Manual de operación. Para la elaboración de CFDI gratuito

Transcripción

1 Proveedores de Facturación Electrónica y desarrollo de software Manual de operación Para la elaboración de CFDI gratuito

2 Contenido 1. Introducción 2. Registro 3. Ingreso al sistema Fénix Web 4. Menú Emisión -> Certificado 5. Menú Emisión -> Empresa. 6. Menú Emisión -> Nuevo CFDI 7. Menú Emisión -> Consulta y Cancelación 8. Menú Administración -> Clientes 9. Menú Administración -> Impuestos 10. Menú Administración -> Productos 11. Menú Administración -> Sucursales 12. Menú Opciones > Mi cuenta 13. Menú Opciones -> Cerrar Sesión 14. Aspectos Generales

3 1. Introducción El presente documento muestra paso a paso las funciones y características del sistema gratuito para la elaboración de CFDI. Con este manual el usuario aprenderá a hacer uso del sistema de manera sencilla. 2. Registro Para registrarse deberá dar clic sobre el siguiente link Visualizará el siguiente formulario el cual debe capturar los datos que se solicitan. RFC: Ingresar su RFC ya sea persona física o moral, ejemplo AAA010101AAA. Nombre o Razón Social: el nombre de su razón social, ejemplo Nombre de su empresa SA de CV. Correo: un correo electrónico personal, a dicho correo le llegarán las instrucciones adicionales para su registro. Confirma tu correo: ingresar el mismo correo del paso anterior Nombre de usuario: deberá ingresar un nombre de usuario con un mínimo de 8 dígitos, este nombre es el que el sistema le va a solicitar después que se registre, ejemplo demo1234.

4 Los datos de la siguiente imagen son datos ficticios es solo un ejemplo de como debe llenar el formulario. De clic en el recuadro que dice Acepto los términos y condiciones de uso y para concluir de clic en el botón Regístrate A continuación visualizará una pantalla con los pasos a seguir, siga las instrucciones y continúe con el proceso

5 Abra el correo que le llego, el correo debe ser el mismo con el que se registro, por favor verifique el correo en su bandeja de entrada o en su defecto en correos no deseados. Una vez que lo haya identificado lea cuidadosamente las instrucciones. A continuación se muestra un ejemplo del correo que es enviado. Bienvenido al sistema CFDI FenixWEB! Su cuenta ha quedado activa! POR FAVOR, LEA CON ATENCIÓN. Para poder hacer uso del sistema y comenzar a facturar electrónicamente:

6 Deberá contar con un certificado de sello digital (CSD). Si aún no cuenta con su certificado de sello digital, puede obtenerlo siguiendo los pasos que el SAT publica en su portal haciendo clic aquí. Si usted es persona física puede facturar sólo con su FIEL, en caso de no contar con su FIEL puede obtenerla siguiendo los pasos que el SAT publica en su portal haciendo clic aquí. Si usted ya cumple con el paso anterior entonces podrá iniciar sesión en su portal de facturación electrónica ingresando a con el usuario y contraseña que se detallan al pie de este correo. Una vez dentro de su portal, deberá cargar los archivos de su certificado de sello digital (CSD) o FIEL dentro del menú Emisión / Certificado, seleccionar los archivos con extensión.cer y.key de su sello digital, introducir la contraseña correspondiente y hacer clic en el botón Aceptar para guardar su certificado. Para completar la configuración de su portal deberá capturar sus datos fiscales dentro del menú Emisión / Empresa capturar sus datos fiscales y hacer clic en el botón Aceptar para guardar sus datos. Una vez completados los pasos anteriores, su portal se encuentra listo para emitir comprobantes digitales, esto podrá hacerlo desde el menú Emisión / Nuevo CFDI. Para cualquier duda o comentario acerca de su sistema de facturación, puede comunicarse por los siguientes medios:

7 Distrito Federal y Edo. México: (55) y (55) Interior de la república: Correo de atención: soporte@masfacturas.mx La 7nformación de tu cuenta, es la siguiente: Usuario demo1234 Contraseña y4zipfqibmc9mij/nhtr/g== Gracias por su preferencia! 3. Ingreso a FENIX Una vez leído el correo vamos a seguir los pasos. -Ingrese a Visualizará la siguiente pantalla -Ingrese usuario: demo1234 -Ingrese password: y4zipfqibmc9mij/nhtr/g== De clic en iniciar sesión

8 Deberá ingresar una nueva contraseña, dicha contraseña por regla del SAT deberá contener 8 caracteres y debe contener por lo menos una mayúscula, un número y un carácter. Especial? Ejemplo: Demo1234 Por último de clic en el botón aceptar. Visualizará la pantalla de ingreso al sistema con la notificación de que la contraseña ha sido cambiada con éxito como se muestra en la siguiente figura.

9 Ingrese su usuario y contraseña. Visualizará el portal Web con el que va a trabajar para la creación de sus documentos CFDI. 4. Menú Emisión -> Certificado De clic en el menú Emisión se desplegará un submenú -> de clic en Certificado como se muestra en la siguiente figura NOTA: Si es persona Física, puede cargar los archivos de su FIEL, si es persona moral no puede cargar los archivos de su FIEL debe cargar su sello digital, favor de no confundirlos. Los archivos que debe cargar son como los que se muestran en la siguiente imagen En donde el primer archivo es el certificado de sello digital por su extensión.cer y el segundo es el archivo de su llave privada por su extensión.key

10 En la siguiente pantalla deberá cargar sus archivos.cer.key y contraseña siga los pasos como lo indica la siguiente imagen Para finalizar de clic en el botón Aceptar Visualizará la siguiente pantalla de carga exitosa.

11 De clic en el botón OK para finalizar 5. Menú Emisión -> Empresa. De clic en el menú Emisión -> Empresa como se muestra en la siguiente figura Capture los datos que solicita el sistema, todos los campos que tienen un asterisco (*) al inicio son requeridos, los demás son opcionales

12 (imagen 6.2) Para finalizar de clic en el botón aceptar como se muestra en la imagen Menú Emisión -> Nuevo CFDI Para emitir un comprobante fiscal digital de clic en el menú Emisión -> Nuevo CFDI como se muestra en la imagen siguiente Visualizará la siguiente pantalla

13 Deberá capturar los datos que el sistema solicita, en este manual vamos a capturar los datos necesarios para la creación del documento. En la sección de Receptor vamos a seleccionar el tipo de receptor, es decir a que tipo de persona vamos a hacerle el documento CFDI, los tipos de persona que existen son; Persona Fisica/ Persona Moral Venta Mostrador/Venta al público en general Venta al extranjero Elija el tipo de persona dando clic sobre la opción deseada, ejemplo: Una vez que lo haya seleccionado vaya a la derecha en donde dice Cliente. Deberá dar clic donde dice Haz clic aquí para agregar o editar tus Clientes como se muestra en la siguiente imagen

14 La opción anterior es solo en caso de que no tenga ningún cliente agregado, en caso de ya contar con clientes agregados simplemente ingrese las primeras letras del RFC de su cliente y el sistema le devolverá el cliente deseado, solo selecciónelo y listo. En caso de no tener ningún cliente agregado seguimos con el proceso, después de haber dado clic en la palabra aqui se desplegará una pantalla como se muestra en la siguiente imagen. De clic en el signo de mas para agregar un nuevo cliente Visualizará la siguiente pantalla

15 Capture los datos que el sistema solicita, recuerde que estos datos son de su cliente, todos los campos que tienen un asterisco al inicio son requeridos, los demás los puede dejar en blanco. Es muy importante que cuente con el correo electrónico de su cliente para hacerle llegar la factura en automático, en caso de que no cuente con el correo de su cliente ingrese su correo personal.

16 Una vez que haya capturado los datos de clic en el botón Aceptar como se muestra en la imagen anterior. El sistema lo regresará a la pantalla Emision CFDI Mostrándole ya la Razón Social de su cliente, tal como se muestra en la imagen siguiente A continuación deberá capturar los datos que el sistema requiere, todos los campos que dicen opcionales los puede dejar vacíos, en caso de que los necesite solo captura la información requerida. El siguiente ejemplo es solo capturando los datos requeridos en la sección del RECEPTOR, los únicos campos requeridos son vendido a, cliente y método de pago.

17 A continuación deberá capturar los datos de la sección COMPROBANTE, recuerde que no todos los datos son requeridos, los que son opcionales los puede dejar vacíos. La siguiente ilustración muestra la captura de los datos requeridos. En Tipo de CFDI deberá seleccionar el tipo de comprobante que va a necesitar, los tipos que existen son Factura, Nota de Crédito, Nota de Cargo, Recibo de honorarios, arrendamiento, carta porte, donativo y recibo de pago. Seleccione el deseado de la lista Una vez que haya seleccionado el tipo de comprobante visualizará la sección de los CONCEPTOS como se muestra en la siguiente imagen.

18 En esta sección de CONCEPTOS deberá capturar los datos que el sistema le requiere, le explicare cada campo a que se refiere. Cantidad: es la cantidad de su producto o servicio Producto/Servicio: es la descripción de su producto o servicio Clave: es una clave que puede asignarle a su producto o servicio, esa clave es alfanumérica, es decir puede contener letras y números, por ejemplo P01. Unidad: es la unidad de medida, kg, lts, etc. En caso de no contar con unidad de medida puede escribir la palabra No aplica Valor unitario: el monto del producto o servicio sin IVA Descuento: En caso de agregar un descuento ingresar el monto, de lo contrario dejarlo en blanco. Importe: Es el importe total de la cantidad por el precio unitario, el sistema lo calcula en automático. Una vez que haya capturado la información de clic en el botón Agregar Concepto Al dar clic en agregar concepto se desplegará una pantalla solo verifique que la información es correcta y en caso de querer cambiar el impuesto cámbielo en donde dice Impuesto Federal. El sistema por default deja el producto o servicio capturado en 16% de IVA pero si es otro impuesto puede modificarlo, ver imagen siguiente. Una vez que haya verificado el tipo de impuesto de clic en el botón Aceptar para regresar a la pantalla principal. Visualizará el concepto agregado como se muestra en la siguiente pantalla

19 En la pantalla anterior puede visualizar el producto agregado junto con un detalle de los importes (subtotal, descuento, IVA, total, etc.) En caso de querer agregar mas conceptos capture de nuevo los conceptos (Cantidad, Producto, Clave, Unidad, Valor Unitario) y de clic en el botón Agregar Concepto para cargar otro concepto. Una vez que haya cargado los conceptos deseados visualizará cuatro botones en la página como se muestra a continuación Botón Generar: Genera el documento y lo almacena en su portal, lo puede verificar despues en el menú emisión -> Consulta y cancelación Botón Generar y Enviar: Genera el documento y lo envía en automatico al cliente que registro inicialmente. Vista previa: Genera una vista previa de su factura Limpiar Datos: limpia todos los datos que haya puesto en la pantalla. En este ejemplo daré clic en el botón Generar, al darle clic nos enviará un mensaje El comprobante fue generado correctamente. De clic en el botón OK.

20 7. Menú Emisión -> Consulta y Cancelación De clic en el botón Emisión -> Consulta y Cancelación como se muestra en la siguiente imagen Visualizará una pantalla en la cual podrá tener las siguientes opciones 1. Visualizar documentos 2. Enviar por correo electronico sus documentos 3. Descargar XML y PDFs emitidos 4. Agregar addendas 5. Cancelar comprobantes 6. Actualizar o refrescar 7. Tambien cuenta con filtros para buscar sus facturas por RFC, Total, Serie, etc. En la siguiente pantalla se muestran las opciones previamente descritas.

21 Para utlilizar cualquera de las operaciones antes mencionadas es necesario dar clic sobre el comprobante que desee visualizar, enviar, descargar, agregar addenda o cancelar. Como se muestra en la siguiente pantalla Filtro de busqueda Para utilizar el filtro de búsqueda seleccione el Filtro y elija la opcion deseada como se muestra en la siguente imagen. Una ves que haya seleccionado el filtro deberá capturar la búsqueda requerida como se muestra en la imagen siguiente

22 Una vez capturado el filtro visualizará el resultado de la busqeda. Seleccione cualquiera y elija la opcion que desea, como descargar pdf, descargar xml, enviar por correo, etc. 8. Menú Administración -> Clientes De clic en el menú Administración y seleccione Clientes como se muestra en la siguiente imagen.

23 Una vez realizado podrá dar de alta, baja o actualizacion de clientes Alta de clientes Para dar de alta a un cliente de clic en el boton que dice nuevo cliente como se muestra en la siguiente figura Visualizará la siguiente pantalla

24 Deberá capturar todos los campos que le requiere el sistema, recuerdoe los campos requeridos son los que tienen un asterisco (*) los demás no son requeridos Una vez llenados todos los datos de clic en el botón aceptar El sistema le notificara un mensaje indicando el cliente ha sido agregado correctamente Edicion de clientes Para editar un cliente de clic en el botón editar como lo muestra la siguiente pantalla

25 Despues se desplegará la pantalla con todos los datos del cliente, simplemente actualize los datos que requiera y de clic en el botón aceptar para finalizar Eliminar clientes Para eliminar un cliente de clic en el botón eliminar como se muestra en la siguiente figura Filtro de busqueda de cliente Para buscar un cliente en la lista, cuenta con un combo de lado izquiedo en el cual puede seleccionar si desea buscar a su cliente por RFC o Razón Social, seleccione el tipo de busqueda e ingrese el RFC o la Razón social en la caja de texto posterior. Ver ejemplo en imagen siguiente

26 9. Menú Administración -> Impuestos De clic en el menú Administración despues de clic en el submenú Impuestos como se muestra en la siguiente figura Visualizará despues una pantalla en la cual podrá ingresar la configuración de cualquier tipo de impuesto Para agregar un nuevo impuesto de clic sobre el simbolo de MAS que dice agregar nuevo impuesto. Visualizará una pantalla la cual le solicita los datos del impuesto. Para esto vamos a hacer un ejemplo de un tipo de impuesto que requiere IVA y Retencion. En el paso 1 nos pide que tipo de impuesto es, en caso de ser impuesto Federal se selecciona el tipo de impuesto federal. En el paso 2 nos solicita la descripcion del impuesto, en esta descripcion vamos a poner una breve descripcion de nuestro impuesto en este caso vamos a escribir Honorario. En el paso 3 nos solicita el IVA trasladado vamos a poner 16 En el paso 4 nos solicita el IEPS, este vamos a dejarlo en blanco

27 En el paso 5 nos solicita el ISR Retenido vamos a ponerle 4 En el paso 6 nos solicita IVA retenido vamos a dejarlo en blanco. Teniendo como resultado la siguiente imagen Para finalizar vamos a dar clic en el botón Aceptar y el sistema nos desplegará un mensaje indicandonos que el impuesto ha sido cargado correctamente, demos clic en el botón OK. Este impuesto nos va a servir en el momento de hacer una factura y requerimos que el IVA sea 16% y el ISR retenido sea del 4% entonces elegimos este impuesto. En caso de requerir otra operación o porcentajes de impuesto se crean todos los que requiera. El sistema por default genera las facturas con un impuesto del 16%. Editar de impuestos Para editar o eliminar impuestos simplemente de clic sobre la imagen Editar o Eliminar como se muestra en la siguiente figura.

28 10. Menú Administración -> Productos De clic en el menú administación despues en el submenú productos como se muestra en la siguiente imagen Alta de productos Para dar de alta a un producto de clic en el boton que dice nuevo producto como se muestra en la siguiente figura

29 Visualizará la siguiente pantalla Deberá capturar todos los campos que le requiere el sistema, recuerdoe los campos requeridos son los que tienen un asterisco (*) los demás no son requeridos Una vez llenados todos los datos de clic en el botón aceptar El sistema le notificara un mensaje indicando el producto ha sido agregado correctamente Edicion de productos Para editar un producto de clic en el botón editar como lo muestra la siguiente pantalla

30 Despues se desplegará la pantalla con todos los datos del producto, simplemente actualize los datos que requiera y de clic en el botón aceptar para finalizar Eliminar productos Para eliminar un producto de clic en el botón eliminar como se muestra en la siguiente figura Filtro de busqueda de productos Para buscar un producto en la lista, cuenta con un combo de lado izquiedo en el cual puede seleccionar si desea buscar por Clave del producto o por descripción, seleccione el tipo de busqueda e ingrese la clave o el producto en la caja de texto posterior. Ver ejemplo en imagen siguiente

31 11. Menú Administración -> Sucursales De clic en el menú Administración y despúes en el submenú sucursales como se muestra en la siguiente figura. Podrá visualizar los datos de su empresa y tambien puede editar los datos. Cualquier dato que este mal simplemente ingrese a sucursal, modifique y de clic en el boton Aceptar para finalizar. 12. Menú Opciones -> Mi cuenta

32 De clic en el menú opciones despues en el submenu Mi cuenta como se muestra en la siguiente imagen Visualizará una pantalla en la cual podrá ver los datos de su cuenta, si desea editar o guardar cambio simplemente ingrese los datos que le solicita el sistema y para finalizar de clic en el boton aceptar, ver imagen adjunta Cambio de contraseña De igual forma en la misma pantalla puede cambiar su contraseña simplemente ingrese los datos que solicita el sistema y de clic en el boton Cambiar Contraseña. Ver imagen siguiente.

33 13. Menú Opciones > Cerrar Sesión Para cerrar sesion simplemente de clic en el menú Opciones y despues en el menú cerrar sesion como se muestra en la imagen siguiente 14. Aspectos Generales El sistema Fenix cuenta con ventanas ocultas, cada que usted abre un menu, en la parte inferior se queda abierta la pantalla que ya habia abierto, simplemente de clic sobre la pantalla a la que desea regresar para volverla a ver sin necesidad de estar buscando en el menú. Como ejemplo vea la siguiente imagen.

34 Si desea minimizar o cerrar una pantalla para no tener todas abiertas solo de clic en la X o el simbolo - que se encuentra de lado superior derecho. Pantalla de Inicio Para regresar a la pantalla de Inicio simplemente cierre todas las ventanas hasta llegar a la pantalla inicial.

35 En la pantalla inicial tambien puede dar clic directamente en ciertos menús para facilitar el ingresar a módulos como por ejemplo los adjuntos en la imagen siguiente. Este manual ha sido creado con la finalidad de ayudarle a la correcta manipulación del sistema. En caso de no haber sido claros por favor estamos para servirle y comunicarse al los telefonos que se encuentran en el pie de página o enviar un correo a soporte@masfacturas.mx Gracias por su atención.