Nombre del proyecto MEJORA CONTINUA DE LA GESTION MUNICIPAL EN SAN JOSE

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1 Nombre del proyecto MEJORA CONTINUA DE LA GESTION MUNICIPAL EN SAN JOSE Introducción o antecedentes del proyecto Este trabajo consiste en la continuidad de las actividades de la asistencia técnica que geam desarrolló en años anteriores (2008/2009) para el mejoramiento integral de la gestión municipal de San José. La gestión de la Municipalidad de San José había sido evaluada por MIDAMOS (sistema de medición del desempeño municipalidad) ya 3 veces y sus calificaciones fueron aumentando considerablemente, es decir, el desempeño municipal está en un mejoramiento continuo. Esta asistencia busca que continúe el mejoramiento o se mantenga en el nivel de eficiencia en los 5 aspectos de la gestión en que fue evaluada: financiero, operativo, legislativo, de servicios municipales brindados y participación ciudadana en la gestion municipal. En el concurso de proyectos Municipales para ser apoyos por la asistencia técnica de geam, la Municipalidad de San José de los Arroyos presentó el proyecto para un Sistema Informático Eficiente y Eficaz y obtuvo apoyo técnico de este proyecto para la promoción de la Capacidad Operativa y Financiera de la Municipalidad, concretamente para el mejoramiento del Sistema Informático. OBJETIVO GENERAL DEL PROYECTO Apoyar a la gestión municipal para el mejoramiento continuo de su desempeño OBJETIVOS ESPECIFICOS - Apoyar a la eficiencia del sistema informático - Asistir para el mejoramiento en la gestion financiera - apoyar a la gestión operativa municipal - acompañar el mejoramiento de los servicios municipales brindados a la ciudadanía - apoyar la implementación de mecanismos de participación social en la gestion municipal - asistir a la Junta municipal para el mejoramiento de su gestion. METODOLOGÍA EMPLEADA - acompañamiento en sus tareas de las autoridades y funcionarios municipales relacionados a los ejes del MIDAMOS - capacitaciones a los funcionarios - Coordinacion con otras instituciones que trabajan en el municipio 1

2 ACTIVIDADES PLANIFICADAS En el eje financiero - para la compra y la instalación de un nuevo sistema informático - asesoramiento para la carga de datos del plan financiero y plan de caja - acompañamiento en la aplicación de estrategias de la gestión de recaudaciones - Promoción para la aprobación del Fondo de inversiones sociales - Apoyo a la elaboración del Manual de bienes patrimoniales En el eje operativo - Fortalecimiento al Equipo de Gestión Municipal(EGM) en planificación, coordinación y evaluaciones En el eje de servicios - Verificación de la cubertura del servicio de recolección de Residuos Sólidos - Accesoria para el reglamento de construcciones, espectáculos públicos y protección al medio ambiente En el eje de participación - acompañamiento a la organización de la audiencia pública de rendición de cuentas Verificación de cumplimiento de los desembolsos a comisiones aprobados en el Presupuesto participativo 2010 En el eje legislativo - para la elaboración, implementación y difusión de nuevas ordenanzas - Actualización a los miembros de la JM en sus funciones según la nueva LOM RESULTADOS ESPERADOS En el eje financiero - Nuevo sistema informático instalado y en funcionamiento - plan financiero y plan de caja verificado - estrategia de gestión de cobranzas monitoreada - Resolución municipal para el Fondo de inversiones - Manual de bienes patrimoniales presentado a las autoridades En el eje operativo - Equipo de Gestión Municipal en funcionamiento sistemático En el eje de servicios - Ruteo del servicio de recolección implementado - Reglamentos acerca de las construcciones, y protección del medio ambiente aprobados 2

3 En el eje de participación - audiencia de rendición de cuentas 2009 realizada - desembolsos a las OSCs que fueron adjudicadas con fondos municipales, verificados En el eje legislativo - Nuevas ordenanzas aprobadas y difundidas - Concejales actualizados en sus funciones según la nueva LOM EQUIPO DE TRABAJO DE GEAM - Ing. Jorge Abbate. Direccion ejecutiva - Arq. Romy Vaesken, Coordinacion del Programa - EQUIPO DE TRABAJO CONCIENCIA VIVA - Lic Teresa Raidan, Consultoría en Finanzas y otros - Arq. Maria Hilda Lledó Bavera, Consultoría en Servicios y otros. - Lic. Guido Prieto, Consultoría en Informática. 3

4 PLAN OPERATIVO MUNICIPALIDAD DE SAN JOSÉ DE LOS ARROYOS Área Equipo de Gestión Municipal Responsable Tesorero Intendente Secretario General UOC Definir especificaciones técnicas y acompañar a la implementación del sistema informático objetivos del Proyecto Municipal 1. Asistir a la municipalidad para el proceso de contratación. 2. Verificar la Instalación y puesta en funcionamiento del sistema informático. Objetivos del Proyecto Municipal Módulos de Ingresos y Gastos eficientes a fin de programar y ejecutar el presupuesto anual. Relacionar con las estrategias de desarrollo previstos en los planes y programas municipales Pliegos de especificaciones técnicas elaborados Sistema Informático adjudicado. Diciembre/2009 Abril 2010 Publicación en el portal de contrataciones. Publicación en el portal de contrataciones Diagnostico de las necesidades Preparación de las especificaciones técnicas a ser implementadas Presentación y estudio conjunto de especificaciones técnicas Seguimiento y monitoreo al llamado concurso de oferentes Evaluación y sugerencias para la adjudicación de Sistema Informático Verificación de la adquisición. Sugerencias si hiciera falta. Modelos de pliegos, 2.1. Sistema informático instalado Módulos de ingresos, gastos, contabilidad y patrimonio instalados Seguimiento al cronograma presentado por la empresa adjudicada para desarrollo de módulos operativos Verificación de ejecución e implementación del sistema informático Acompañamiento a la capacitación de funcionarios realizada por la empresa adjudicada Sugerencias de ajustes y correcciones necesarias Implementación del sistema informático verificada Agosto/2010 Informes de Ingresos y Egresos realizados por el Sistema informático. Módulos informáticos funcionando Verificación de la presentación por parte de la empresa adjudicada del manual de operación del nuevo sistema informático Revisión del manual de operación. Sugerencias si hiciera falta. 4

5 PLAN OPERATIVO MUNICIPALIDAD DE SAN JOSÉ DE LOS ARROYOS Área Equipo de Gestión Municipal Responsable Tesorero Intendente Secretario General UOC Asistir a la Municipalidad en el eje de Gestión Financiera objetivos del Proyecto Municipal Objetivos del Proyecto Municipal Municipalidad incrementa en un 10% las 1. Asesorar en la carga de datos del plan financiero municipal y recaudaciones con respecto al año base. La municipalidad inicia la implementación de plan de caja políticas de recaudación en forma eficiente y 2. Asistir a la municipalidad en la aplicación de estrategias de transparente. gestión de recaudaciones Implementar Procedimientos administrativos. 3. Impulsar inversiones sociales. Inventarios patrimoniales evaluados e 4. Apoyo en la elaboración de manual de bienes patrimoniales. implementados. Incrementar la inversión social. 1.1 Diagnóstico financiero actualizado. 1.2 Plan financiero y plan de caja verificado Estrategia de gestión de cobranza monitoreada Fondo de Inversión Implementado Manual de bienes patrimoniales Diciembre 2009 Enero/ septiembre Marzo/ 2010 Agosto/2010 Planilla del Plan Financiero Planillas del Plan de Caja Listado de Grandes Contribuyentes. Listado de Notificaciones realizadas. Resolución de compromiso para realizar inversiones. Resolución de aprobación del manual de bienes Diagnóstico financiero Asesoramiento en la carga de datos del Plan Financiero y de Caja Seguimiento a la aplicación Presentación y consenso sobre modelo de informes financieros gerenciales Definir estrategias de recaudaciones Análisis mensuales del comportamiento de los ingresos Recomendaciones para la implementación de estrategias de mejora Coordinar en conjunto la planificación de las notificaciones Supervisar la realización de Informes mensuales al intendente sobre notificaciones realizadas Controlar las notificaciones emitidas y entregadas por muestreo Seguimiento a los Ingresos en base a las metas propuestas Seguimiento mensual a las mejoras de las recaudaciones Carga de la Planilla PIB (Producto Interno Bruto) Elaboración y entrega a Intendencia el proyecto de resolución de compromiso para realizar inversiones Cabildeo para su aprobación Control de la aplicación de resolución y/u ordenanza Provisión y capacitación sobre la aplicación del manual de inventario patrimonial aprobado por Decreto del Poder Ejecutivo. Ejecuciones financieras, Equipo informático Movilidad, viáticos, Horas técnicos, papel. Horas técnico. Planillas de recaudación 5

6 elaborado. patrimoniales para la elaboración del Manual de procedimientos de elaboración del inventario patrimonial Presentación de modelo de Resolución que aprueba e implementa Cabildeo para su aprobación. PLAN OPERATIVO MUNICIPALIDAD DE SAN JOSÉ DE LOS ARROYOS Área Equipo de Gestión Municipal Responsable Tesorero Intendente Secretario General UOC objetivos del Proyecto Municipal Objetivos del Proyecto Municipal Asistir a la Municipalidad en el eje de Gestión Operativa 1. Asistir a la instancia de planificación, coordinación y evaluación interna (EGM) para su fortalecimiento. La municipalidad implementa correctamente el Equipo de Gestión Municipal Área de Auditoría Interna, creada y en funcionamiento Diagnóstico institucional Acompañamiento a la planificación institucional 2010 teniendo en cuenta 1-1 Equipo de Gestión Noviembre /09 Actas de reuniones del EGM. los problemas priorizados. Municipal Septiembre Informes por áreas Cabildeo para la aprobación del plan municipal. Fortalecido Acompañamiento de la ejecución y evaluación del plan municipal y Equipo de Gestión Municipal (EGM). 6

7 PLAN OPERATIVO MUNICIPALIDAD DE SAN JOSÉ DE LOS ARROYOS Área Equipo de Gestión Municipal Responsable Tesorero Intendente Secretario General UOC Asistir a la Municipalidad en el eje de Servicios 1.1- Ruteo aprobado correctamente implementado. objetivos del Proyecto Municipal 1. Proponer la correcta implementación del ruteo aprobado por la Ordenanza de cobertura del servicio de recolección de residuos sólidos urbanos, vigente. 2. Asesorar para reglamentar construcciones y espectáculos públicos. 3. Asistir para reglamentar acciones de Protección del Medio Ambiente. Objetivos del Proyecto Municipal Contar con un relleno sanitario dentro de las normativas vigentes. Mejora sustancialmente el plan de recolección de basura. Ordenanza de transito implementada Relevamiento del recorrido actual del Servicio de Recolección de RSU - Mapa de ruteo Mapa de Ruteo. aprobado Verificación del mapa de ruteo aprobado y actual.. Julio/ 2010 Mapa de ruteo y recomendaciones para el correcto recorrido de área de. cobertura de recolección de residuos sólidos urbanos Presentación y capacitación para el uso de planillas de sistematización Horas técnico de la información sobre cobertura de servicios, movilidad Reglamentación sobre Construcciones y espectáculos públicos implementadas Reglamentación sobre protección al ambiente Ordenanzas aprobadas. Ordenanza aprobada Estudio en forma conjunta de Ordenanza de Construcciones Presentación de Ordenanza de Construcciones a Ejecutivo Cabildeo para su aprobación Estudio en forma conjunta de Ordenanza de Espectáculos Públicos Presentación de Ordenanza de Construcciones a Ejecutivo Cabildeo para su aprobación Elaboración de propuesta de manual de uso del salón municipal Presentación de Ordenanza de Construcciones a Ejecutivo Cabildeo para su aprobación Estudio en forma conjunta de Ordenanza de Protección al Ambiente Presentación de Ordenanza de Construcciones a Ejecutivo Cabildeo para su aprobación. Modelo de Ordenanza Modelo de Ordenanza 7

8 implementada. PLAN OPERATIVO MUNICIPALIDAD DE SAN JOSÉ DE LOS ARROYOS Área Equipo de Gestión Municipal Responsable Tesorero Intendente Secretario General UOC objetivos del Proyecto Municipal Objetivos del Proyecto Municipal Asistir a la Municipalidad en el eje de Servicios 1. Acompañar a las Audiencias Públicas de Rendición de Cuentas y Presupuesto Participativo. Fortalecer la participación del municipio. Promover mayor transparencia a la gestión Municipal Audiencia Pública de Rendición de Cuentas realizada Procedimientos de rendición de cuentas de las OSCs implementados. Febrero/ 2010 Material de APRC Resolución aprobada Asesoría a las autoridades y funcionarios para la realización de la APP Capacitación a funcionarios para la preparación y elaboración de documentaciones para la Rendición de Cuentas Verificación de instrumento para la rendición de cuentas Entrega de modelo de Resolución llamado a audiencia pública de presupuesto año a funcionario nexo con OSCs para realizar selección de proyectos, incorporación al presupuesto y seguimiento a las comisiones que han recibido fondos. 8

9 PLAN OPERATIVO MUNICIPALIDAD DE SAN JOSÉ DE LOS ARROYOS Concejales miembros del EGM, Área Junta Municipal Responsables Secretario de la Junta Municipal, Secretario General Municipal Asesorar al Legislativo y Ejecutivo para la correcta elaboración, implementación y difusión de ordenanzas. objetivos del Pyto. Municipal 1. Asistir en la elaboración, implementación y difusión de ordenanzas necesarias. 2. Asesorar a la JM en sus funciones conforme Nueva Ley Orgánica. Objetivos del Pyto Municipal Miembros de la Junta Municipal conocen sus funciones y brindan marco legal con ordenanzas priorizadas 1.1. Nuevas Ordenanzas necesarias implementadas Nuevas Ordenanzas necesarias difundidas. Septiembre / 2010 Ordenanzas aprobadas por la JM. Ordenanzas difundidas en mural de información. Gacetilla de prensa radio local Recopilación de ordenanzas existentes Asesoría a la Junta y la Intendencia para elaboración de ordenanzas Cabildeo para aprobación de ordenanzas Proponer estrategias de difusión de ordenanzas: radio existente, mural de información y en lugares públicos Verificar la implementación de las estrategias propuestas. Modelos de ordenanzas. Movilidad viático Modelos de ordenanzas. Movilidad viático 9

10 3.1. Miembros de la Junta conocen sus funciones. Jun/2010 Taller de capacitación realizado Estudio y revisión de Nueva Ley Orgánica con respecto a las modificaciones referentes a las funciones de la Junta Municipal Elaboración de esquema de capacitación Elaboración, impresión y entrega de material para capacitación Desarrollo de taller de capacitación.. Impresora. Proyector Planillas de asistencia., Movilidad Viático. Materiales a ser entregados. 10