INSTITUTO HONDUREÑO DE SEGURIDAD SOCIAL

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1 Página 1 1. Introducción Se diseñó el Procedimiento para el trámite de Pago de Incapacidades Temporales por Accidentes de Trabajo y/o Enfermedad Profesional por Riesgo Profesional con la finalidad de contar con un instrumento que permita conocer las instancias necesarias para realizar dicho trámite. Este procedimiento identifica la actividad general del proceso y el grado de detalle de los mismos, describiendo en orden cronológico el conjunto de operaciones que deben realizarse para efectuar el trámite de pago de incapacidades temporales, por accidentes de trabajo y/o enfermedad profesional por riesgo profesional, identificando el responsable de cada actividad. El grado de detalle con el que elaborado, es útil para actividades de capacitación e inducción, sobre todo cuando se trata de empleados de reciente ingreso al Instituto, permite tener un instrumento homogéneo de aplicación uniforme a nivel institucional. 2. Objetivo Establecer el mecanismo idóneo para realizar el proceso de trámite de pago de incapacidades temporales por accidentes de trabajo y/o enfermedad profesional, por riesgo profesional en el Régimen de Riesgos Profesionales DMDSS- DMDSS

2 Página 2 Contar con un proceso administrativo, que identifique las instancias y defina la norma para realizar el procedimiento antes descrito. 3. Alcance Este documento es aplicable a nivel nacional 4. Definiciones ACCIDENTE COMÚN: Cualquier accidente que no tenga su origen en el trabajo y aquellos que queden exceptuados de serlo por no cumplir las condiciones establecidas en la Ley y el presente Reglamento. ACCIDENTE DE TRABAJO: Suceso, evento o acontecimiento imprevisto y repentino relacionado causalmente con la actividad laboral que ocasiona de manera temporal o permanente, lesiones corporales, trastornos funcionales y/o muerte inmediata o posterior del trabajador. Se considera de igual manera como Accidente de Trabajo el que se produce durante la ejecución de órdenes del empleador o ejecución de una labor bajo su autoridad, aun fuera del lugar horario de trabajo y el que se produzca durante el trayecto y horario habituales del trabajador desde su residencia al lugar de trabajo y viceversa DMDSS- DMDSS

3 Página 3 COMISIÓN TÉCNICA DE INVALIDEZ: Trabaja de la mano con la Comisión Técnica de Riesgos Profesionales, revisará periódicamente los criterios de ponderación de la tabla de valuación establecidos en el sistema para calificar la perdida de la capacidad funcional del trabajador. COMISIÓN TÉCNICA DE RIESGOS PROFESIONALES: Es la única instancia encargada por la Ley de determinar el riesgo ocasionado al derechohabiente en un accidente o enfermedad DERECHOHABIENTE: El asegurado, el pensionado y los beneficiarios de ambos que, en los términos de la Ley, tengan vigente su derecho a recibir las prestaciones debidas por el Instituto. ENFERMEDAD COMÚN: Cualquier estado patológico que no se considere de origen profesional. ENFERMEDAD PROFESIONAL: Alteración de salud, nosológicamente bien definida, producida por la acción directa y obligada del trabajo o las condiciones en que éste se ejecuta, en trabajadores que se expongan a factores etiológicos constantes presentes en determinadas profesionales u oficios, bajo las circunstancias previstas en la Ley nacional, DMDSS- DMDSS

4 Página 4 vigente a través del Código del Trabajo. En los casos en que una enfermedad no figure en la Tabla de Enfermedades Profesionales establecidas en el Código del Trabajo, pero se demuestre, por el IHSS la relación de causalidad con los factores de riesgo presentes en el trabajo, será reconocida como Enfermedad Profesional, conforme lo establecido en el presente Reglamento : Es un conjunto de estructuras, normas y procedimientos, destinado a prevenir, proteger y asistir a los trabajadores de los efectos de las enfermedades y accidentes que pueden ocurrir con ocasión o como consecuencia del trabajo que desempeñan. INCAPACIDAD TEMPORAL: Es la que impide al trabajador dedicarse a sus labores habituales durante un periodo limitado de tiempo que no exceda de un (1) año, siempre que al terminar su tratamiento queda apto para el trabajo INCAPACIDAD TOTAL PERMANENTE: Es la disminución de las facultades de un individuo por haber sufrido la pérdida o paralización de algún miembro, órgano o función del cuerpo. INVALIDEZ: Es la consecuencia de un accidente común o enfermedad no profesional DMDSS- DMDSS

5 Página 5 IHSS: Instituto Hondureño de Seguridad Social PATRONO: Persona natural o jurídica, particular o de derecho público que utiliza los servicios de uno o más trabajadores en virtud de un contrato o relación de trabajo PENSIÓN: Es el beneficio, en especie o en dinero, que un asegurado que haya adquirido derechos, percibe en forma periódica temporal o vitalicia por motivo de disminución o perdida de la capacidad de trabajo, como consecuencia de los riesgos cubiertos por el seguro. PENSIONADO: El asegurado que por resolución del Instituto tiene otorgada una pensión por cualquier causa legal RRP: Régimen de Riesgos Profesionales RÉGIMEN DE RIESGOS PROFESIONALES: Es un conjunto de estructuras, normas y procedimientos, destinado a prevenir, proteger y asistir a los trabajadores de los efectos de las enfermedades y accidentes que pueden ocurrir con ocasión o como consecuencia del trabajo que desempeñan DMDSS- DMDSS

6 Página 6 RIESGO PROFESIONAL: Son los ocasionados a los trabajadores por la exposición a los factores de riesgo en los ambientes laborales. Los riesgos profesionales son los accidentes de trabajo y las enfermedades profesionales. SUBSIDIO: Es el beneficio, en especie o en dinero, que un asegurado activo cotizantes percibe en forma temporal por concepto de enfermedad común, accidente común, maternidad, enfermedad profesional o accidente de trabajo TRABAJADOR: Toda persona natural que presta a otro u otros, natural o jurídica servicios materiales, intelectuales o de ambos géneros, mediante el pago de una remuneración y en virtud de un contrato o relación de trabajo. 5. Referencias INTERNAS Ley y Reglamento del Instituto Hondureño de Seguridad Social Reglamento para la extensión del Certificado de Incapacidad Temporal Laboral Certificado de Incapacidad Temporal Informe Patronal de Accidente de Trabajo Carnet de Afiliación DMDSS- DMDSS

7 Página 7 Comprobante de Vigencia de Derechos Planilla pago por incapacidad laboral Informe final del Inspector EXTERNAS Tarjeta de Identidad 6. Responsabilidad y Autoridades Es responsable de la supervisión y velar por el cumplimiento de este procedimiento, la Gerencia de Riesgos Profesionales, Gerencia de IVM así como la Gerencia Administrativa y Financiera Son responsables de la correcta implementación de este procedimiento: Área de Registros y Análisis Estadísticos, Subgerencia de Servicios de Prevención de Riegos Profesionales Tegucigalpa, Sub-Gerencia Regional de Riesgos Profesionales San Pedro Sula, Gerencia Administrativa y Financiera, Sub-Gerencia de Presupuesto, Sub-Gerencia de Presupuesto, Sub-Gerencia de Registros Contables, Tesorería y el personal operativo que participa en este proceso DMDSS- DMDSS

8 La Unidad de Auditoría Interna de Tegucigalpa y San Pedro Sula, fiscalizaciones para verificar que el mismo se efectué correctamente Página 8 efectuara Procedimiento Asegurado (Paciente) 7.1 Se presenta a la Sub-Gerencia de Subsidios de la Gerencia de Muerte y presenta el Certificado de Incapacidad Temporal Laboral sellado por Riesgos Profesionales (Certificado de Incapacidad Temporal laboral) Hace entrega de Certificado de Incapacidad Temporal Laboral original (blanco y copia rosada) firmado y sellado por Riesgos Profesionales como accidente de trabajo o enfermedad profesional con copia de carnet. GERENCIA DE INVALIDEZ, VEJEZ Y MUERTE SUB-GERENCIA DE SUBSIDIOS Recepción de Documentos 7.2 Recibe, revisa Certificado de Incapacidad Laboral Temporal, ingresa datos en el sistema de incapacidades de Planilla de Subsidios y entrega comprobante de recepción de documentos, traslada documentos al área de control diario. (Certificado de Incapacidad Temporal, Comprobante de recepción de documentos ) Recibe Certificado de Incapacidad Temporal Laboral sellado como Accidente de Trabajo o Enfermedad Profesional DMDSS- DMDSS

9 Página En el Sistema de Incapacidades de Planilla de Subsidios ingresa digitando los datos del Certificado de Incapacidad Temporal Laboral del asegurado Entrega comprobante de recepción de documentos al asegurado Traslada documentos al área de control diario. AREA DE CONTROL DIARIO Auxiliar Administrativo I 7.3 Recibe, revisa, ordena y coteja los Certificados de Incapacidad Temporal Laboral, Imprime planilla de Tegucigalpa y traslada al empleado encargado de elaborar la planilla nacional de pago(certificado de Incapacidad Temporal,) Revisa los Certificados de Incapacidad Temporal Laboral Ordena correlativamente los Certificados de Incapacidad Temporal Coteja la información ingresada en el sistema de incapacidades de planilla de subsidios de los Certificados de Incapacidad Temporal Laboral con los Certificados en físico Imprime la planilla de pago de Tegucigalpa para efectuar nuevamente el cotejo con los Certificados de Incapacidad en físico Una vez realizado el cotejo de la planilla de Tegucigalpa y Certificados de Incapacidad traslada la planilla revisada al empleado encargado de elaborar la planilla nacional de pago de subsidios DMDSS- DMDSS

10 Página 10 PLANILLA NACIONAL Auxiliar Administrativo I 7.4 Elabora e imprime Planilla Nacional de Pago de Subsidios y resumen de planilla a nivel nacional del pagos de incapacidades por accidente y/o enfermedad profesional y la traslada a Sub-Gerencia de Servicios de Previsión (Area de Registro y Análisis Estadísticos) de la Gerencia de Riesgos Profesionales. (Planilla nacional de pago de Subsidios, resumen de planilla a nivel nacional del pago por accidente y/o enfermedad profesional) Elabora el formato de la planilla nacional Ingresa al Sistema de Incapacidades de Planilla de Subsidios para exportar la data de las planillas regionales y Tegucigalpa al formato de la planilla nacional e integrarlas en una sola planilla Totaliza el valor de la planilla nacional En el sistema separa lo que es Riesgo Profesional: accidentes de trabajo y Enfermedad profesional y Enfermedad- Maternidad Imprime planilla nacional de pago de subsidios Elabora resumen de la planilla nacional de pago de incapacidades por Accidentes de trabajo y/o enfermedad profesional indicando: a) Número de planilla b) Año c) Monto por cada Regional Adjunta resumen a la planilla nacional de pago Traslada Planilla Nacional de Pago a la Sub-Gerencia de Servicios de DMDSS- DMDSS

11 Página 11 Previsión ( Area de Registro y Análisis de Estadísticos del Régimen de Riesgos Profesionales para revisión). SUB-GERENCIA DE SERVICIOS DE PREVISION AREA DE REGISTRO Y ANALISIS ESTADISTICO (ARPE) COORDINADOR /ANALISTA AREA DE REGISTRO Y ANALISIS ESTADISTICO (ARAE) 7.5 Recibe de la Sub-Gerencia de Subsidios de la Gerencia de Muerte la Planilla Nacional de Pago para revisión. (Planilla nacional de pago de Subsidios) Recibe Planilla Nacional de Pago a nivel nacional y firma libro de control de recibido Revisa la Planilla Nacional de Pago a nivel nacional. 7.6 Verifica que valores en planilla de pago coincidan con información de base de datos de ARAE. (Planilla nacional de pago Subsidios) Si los valores calculados en la Planilla Nacional de Pago no coinciden con los asegurados registrados en la base de datos de ARAE devuelve la planilla a la Sub- Gerencia de Subsidios de la Gerencia de IVM para que efectúe las correcciones Si los valores calculados de la Planilla Nacional de Pago coinciden con los asegurados registrados en la base de datos de ARAE le coloca el Visto Bueno e DMDSS- DMDSS

12 Página 12 ingresa los datos a la información en tabla de Excel por los que son casos de accidente y/o enfermedad profesional y el valor total a pagar. 7.7 Elabora memorando a Gerencia de Muerte solicita copia de la Planilla Nacional de Pago en electrónico, solicita firma del Profesionales.( Memo solicitud copia electrónica planilla nacional de pago) Mediante memorando a la Gerencia de Muerte solicita una copia de la Planilla Nacional de Pago en electrónico Solicita la firma y sello del memorando de solicitud. Profesionales 7.8 y sella memorando de solicitud de planilla nacional de pago en electrónico para la Gerencia de Muerte. Y devuelve. (Memo solicitud copia electrónica planilla nacional de pago) Revisa, firma y sella el memorando de solicitud para la Gerencia de Invalidez, Vejez y Muerte Devuelve el memorando a l Area de Registro y Análisis Estadístico (ARAE) SUB-GERENCIA DE SERVICIOS DE PREVISION AREA DE REGISTRO Y ANALISIS ESTADISTICO (ARPE) Coordinador /Analista Area de Registro y Análisis Estadístico (ARAE) DMDSS- DMDSS

13 Página Recibe y revisa memorando de solicitud, remite a la Gerencia de Muerte (Memorando de solicitud) Revisa que el memorando esté firmado y sellado por el Profesionales Remite memorando de solicitud a la Gerencia de Muerte. GERENCIA DE INVALIDEZ VEJEZ Y MUERTE 7.10 Recibe, revisa y traslada memorando de solicitud a la Sub-Gerencia de Subsidios Revisa y traslada memorando de solicitud a la Sub-Gerencia de Subsidios. SUB-GERENCIA DE SUBSIDIOS Jefe de Sub-Gerencia de Subsidios 7.11 Recibe y revisa memorando de solicitud de planilla de pago y grava en electrónico.(memo de solicitud de planilla ) revisa memorando de solicitud de planilla de pago Grava en electrónico la planilla de pago Remite planilla en electrónico al Área de Registros y Análisis Estadísticos (ARAE) de la Gerencia de Riesgos Profesionales SUB-GERENCIA DE SERVICIOS DE PREVISION AREA DE REGISTRO Y PLANEACION DE ESTADISTICA (ARPE) Coordinador /analista de sistema (arpe) DMDSS- DMDSS

14 Página Recibe copia de la Planilla Nacional de Pago en electrónico y la remite a la Regional de Riesgos Profesionales Nor- Occidental para su conciliación Recibe copia en electrónico de la planilla Nacional de pago de la sub-gerencia de subsidios Remite copia de la planilla nacional de pagos en electrónico a la regional de Riesgos Profesionales Nor-Occidental. DIRECCION REGIONAL NOR-OCCIDENTAL SUB-GERENCIA REGIONAL DE RIESGOS PROFESIONALES DEPARTAMENTO SERVICIOS DE PREVISION 7.13 Recibe y revisa copia de la Planilla Nacional de Pago y devuelve al Área de Registros y Análisis Estadísticos del nivel central (ARAE) (copia planilla nacional de pago) Recibe copia de la planilla nacional de pago en electrónico remitida por el Área de Registros y Análisis Estadísticos (ARAE) Efectúa Conciliación de la Planillas Nacional de Pago con la planilla de pago de la zona Nor-occidental Devuelve al Área de Registros y Análisis Estadísticos (ARAE) del nivel central las planillas de pago ya revisadas. SUB-GERENCIA DE SERVICIOS DE PREVISION AREA DE REGISTRO Y ANALISIS ESTADISTICO (ARAE) Coordinador /analista de sistema (arae) DMDSS- DMDSS

15 Página Recibe de Riesgos Profesionales de la región Nor-Occidental Planilla Nacional de Pago conciliada, solicita Visto Bueno al Profesionales. (Copia planilla nacional de pago) Recibe Planilla Nacional de Pago de Riesgos Profesionales de la regional Nor- Occidental conciliada Solicita visto Bueno del Profesionales Profesionales 7.15 Otorga el Visto Bueno a Planilla Nacional de Pago y devuelve. (Planilla Nacional de Pago) Otorga el visto bueno firmando y sellando en cada una de las hojas que forman la Planilla Nacional de Pago Devuelve la Planilla Nacional de Pago al área de Registro y Análisis Estadístico AREA DE REGISTRO Y ANALISIS ESTADISTICO (ARAE) Coordinador /analista de sistema (ARAE) 7.16 Recibe Planilla Nacional de Pago autorizada y remite al Area de Apoyo Administrativo de la Sub-Gerencia de Previsión de la Gerencia de Riesgos Profesionales. (Planilla Nacional de Pago) Revisa que la Planilla Nacional de Pago esté autorizada con la firma y sello del Profesionales Remite al área de Apoyo Administrativo de la Sub-Gerencia de Previsión las planillas de pago para su aprovisionamiento DMDSS- DMDSS

16 Página 16 SUB-GERENCIA DE PREVISION AREA DE APOYO ADMINISTRATIVO Inspector de riesgos profesionales 7.17 Recibe la Planilla Nacional de Pago revisada del Área de Registros y Análisis Estadísticos (ARAE), elabora memorando de solicitud de Reserva presupuestaria para la Sub-Gerencia de Presupuesto la reserva, solicita firma en memorando al Profesionales (planilla de pago original, memo solicitud de reserva ) Confirma que la planilla de pago a nivel nacional del Área de Registros y Análisis Estadísticos (ARAE) tenga el Visto Bueno del Profesionales Verifica que los cálculos de la planilla de pago estén correctos Elabora memorando para la Sub-Gerencia de Presupuesto solicitando la reserva presupuestaria para el pago de planillas por accidentes de trabajo y/o enfermedad profesional a nivel nacional Solicita firma y sello en memorando al Profesionales. Profesionales 7.18 Recibe, revisa y verifica montos en memorando de solicitud de reserva presupuestaria con copia de Planilla Nacional de Pago, firma y sella memorando y devuelve memorando al Area de Apoyo Administrativo Revisa el memorando versus la copia de la Planilla Nacional de Pago DMDSS- DMDSS

17 Página Verifica que los montos solicitados equivalen a los montos a pagar en la Planilla Nacional de Pago y sella memorando de solicitud de reserva presupuestaria para la Planilla Nacional de Pago Devuelve memorando de solicitud de reserva presupuestaria firmado y sellado al Area de Apoyo Administrativo. AREA DE APOYO ADMINISTRATIVO Inspector de riesgos profesionales 7.19 Recibe y revisa memorando de solicitud de reserva firmado, adjunta Planilla Nacional de Pago por accidentes de trabajo y enfermedad profesional por Riesgos Profesionales y traslada a la Sub-Gerencia de Presupuesto. (memo solicitud de reserva, Planilla Nacional de Pago) Revisa que el memorando este firmado y sellado por el Profesionales Adjunta Planilla Nacional de Pago por accidentes de trabajo y/o enfermedad profesional por Riesgos Profesionales Traslada documentación a la Sub-Gerencia de Presupuesto. SUB-GERENCIA DE PRESUPUESTO ANALISTA DE PRESUPUESTO 7.20 Recibe y revisa memorando de solicitud de reserva presupuestaria y documentación DMDSS- DMDSS

18 Página 18 de planilla nacional de pago de incapacidades por accidentes de trabajo y/o enfermedad profesional, verifica en sistema SAP disponibilidad presupuestaria, registra en sistema la reserva presupuestaria, imprime y remite a la Gerencia de Riesgos Profesionales (Memo solicitud de reserva presupuestaria) Revisa el memorando de solicitud de reserva presupuestaria con documentación de pago para la Planilla Nacional de Pago de incapacidades por accidentes de trabajo y/o enfermedad profesional de Riesgos Profesionales Verifica en el sistema SAP si el Régimen de Riesgos Profesionales cuenta con la disponibilidad presupuestaria para el pago de la Planilla Nacional De no contar con disponibilidad Presupuestaria en el régimen de Riesgos Profesionales devuelve la documentación al área solicitante indicando no autorizar el pago solicitado por falta de disponibilidad De contar con disponibilidad Presupuestaria en el régimen de Riesgos Profesionales Registra en el sistema SAP, graba la Reserva de Recursos para el pago de la Planilla Nacional e imprime documento y remite a la Gerencia de Riesgos Profesionales Imprime el documento de reserva presupuestaria Remite la documentación del pago y la reserva presupuestaria a la Gerencia de Riesgos Profesionales DMDSS- DMDSS

19 Página 19 SUB-GERENCIA DE PREVISION AREA APOYO ADMINISTRATIVO Inspectores de riesgos profesionales 7.21 Recibe y revisa la reserva presupuestaria, elabora memo solicitud de aprovisionamiento para la planilla de pago de Riesgos Profesionales por accidentes de trabajo y/o enfermedad profesional y remite a la Gerencia Administrativa y Financiera (Memo solicitud de aprovisionamiento) Revisa la reserva presupuestaria Elabora memorando de solicitud de aprovisionamiento Solicita firma y sello del memorando Adjunta reserva presupuestaria, Planilla Nacional de Pago y memorando de solicitud de aprovisionamiento Traslada documentación anotando en el libro de control a la Gerencia Administrativa y Financiera. GERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Area de Revisión 7.22 Recibe la documentación para el pago de la planilla de pago por incapacidades de accidentes de trabajo y/o enfermedad profesional (memorando, reserva Presupuestaria, Planilla de pago por Incapacidad ) DMDSS- DMDSS

20 Página Recibe y revisa la documentación para el pago de la planilla nacional de pago por incapacidades temporales de accidentes de trabajo y/o enfermedad profesional del Régimen de Riesgos Profesionales planilla de pago por incapacidades de accidentes de trabajo y/o enfermedad profesional Memo solicitud de reserva presupuestaria Memo solicitud de aprovisionamiento reserva presupuestaria Si la planilla de pagos presenta diferencias en los cálculos, la devuelve a la Gerencia de Riesgos Profesionales para su respectiva corrección Si los cálculos están correctos se emite memorando, a la Subgerencia de Registros Contables para que proceda a registrar facturas en el sistema SAP el aprovisionamiento respectivo Traslada la documentación de orden de aprovisionamiento a la Sub-Gerencia de Registros Contables SUBGERENCIA DE REGISTROS CONTABLES Contador I Recibe y revisa orden de aprovisionamiento, elabora listado de proveedores y Traslada a Contador asignado (orden aprovisionamiento, planilla de pago, listado de proveedores) Recibe y revisa documentos de solicitud de aprovisionamiento y planillas de pago DMDSS- DMDSS

21 Página Elabora listado de proveedores en el sistema informático y contiene la siguiente información: 1.- Beneficiario 2.- Concepto de pago 3.- Valor 4.- Número de reserva 5.- Número de Memorando 6.- recibido en Sub-Gerencia de Registros Contables Imprime el listado de proveedores Traslada listado y documentación de cuentas por pagar a Contador Asignado para el registro en el sistema SAP Contador II 7.24 Recibe, revisa y verifica documento presupuestario y la demás documentación de cuentas por pagar, las planillas de pago de Incapacidades por accidentes de trabajo y/o enfermedad profesional asignada, (documentación cuentas por pagar, documento presupuestario, planilla de pago de Incapacidades por accidente y enfermedad profesional) Revisa que la documentación de cuentas por pagar las incapacidades de accidentes de trabajo y/o enfermedad profesional tengan adjunto el documento Presupuestario DMDSS- DMDSS

22 Página Si la documentación de las cuentas por pagar no traen adjunto el documento presupuestario, elabora y remite memorando a la Sub-Gerencia de Presupuesto para que se elabore el documento presupuestario adjuntando la documentación de pago Si la documentación de las cuentas por pagar trae adjunto el documento presupuestario registra las facturas en el sistema SAP del módulo de finanzas La documentación para realizar el trámite de pago de cuentas por pagar y las planillas de pago por accidentes de trabajo y/o enfermedad profesional, deben traer adjunto todos los documentos soportes que amparan el desembolso La documentación de cuentas por pagar deben ser revisadas por parte de la Unidad que la envía, en caso que no efectúe la revisión a los documentos de cuentas por pagar solicitados, es responsable de los perjuicios económicos que genere esta acción Efectúa el registro en el sistema SAP de las facturas de cuentas por pagar de las planillas de pago de incapacidad por accidentes de trabajo y/o enfermedad profesional en el sistema, genera documento, e imprime, (facturas de cuentas por pagar ) Registra las facturas de la documentación de cuentas por pagar de las planillas de incapacidad por accidentes de trabajo y/o enfermedad profesional de forma DMDSS- DMDSS

23 Página 23 directa en el sistema SAP, desde el módulo de Finanzas en la transacción FB60 Registro de facturas de Cuentas por pagar donde queda registrado el compromiso de pago en la partida en el Haber El sistema genera el Documento SAP que adjunta a la documentación de pago y contiene la siguiente información: 1.- Número de documento 2.- Clase de documento 3.- documento 4.- Beneficiario 5.- Pago a: según Orden de Compra, Factura 6.- Cuenta, 7.- Centro de Costo 8.- Posición Presupuestaria 9.- Texto cuenta 10.- Debe 11.- Haber Imprime documento soporte de la transacción que contiene la información de : a.- Número de documento b.- Clase de documento: ZP contabilidad. pagos DMDSS- DMDSS

24 Página 24 c.- fecha del documento d.- Beneficiario Al efectuar el registro de las facturas contenidas en la documentación de cuentas por pagar las planillas de pago de las incapacidades por accidentes de trabajo y/o enfermedad profesional, el sistema SAP se bloquea automáticamente para su liberación Elabora y envía memorando de remisión con documentos adjuntos para la Gerencia Administrativa y Financiera (memorando de remisión ctas por pagar ) Elabora memorando de remisión detallando los documentos de las cuentas por pagar de las planillas de pago de incapacidades por accidentes de trabajo y/o enfermedad profesional para revisión, para la Gerencia Administrativa y Financiera Envía el memorando de remisión y la documentación de cuentas por pagar a la Gerencia Administrativa y Financiera así como por el sistema GERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Secretaria 7.27 Recibe, registra y traslada memorando y documentación de cuentas por pagar de las planillas de pago de incapacidades por accidentes de trabajo y/o enfermedad DMDSS- DMDSS

25 Página 25 profesional de Riesgos Profesionales al Analista Administrativo/Analista Financiero. (memo de remisión ctas por pagar, documentación) Traslada las facturas y la documentación soporte al Analista Administrativo/Analista Financiero para su verificación previo a firma en libro de control Analista Administrativo/Analista Financiero 7.28 Recibe, revisa documentos, clasifica facturas de cuentas por pagar de las planillas de pago de las incapacidades por accidentes de trabajo y/o enfermedad profesional (documentos, facturas ctas por pagar ) Revisa la documentación de pago de las planillas de pago de incapacidades por accidentes de trabajo y/o enfermedad profesional Clasifica las facturas de cuentas por pagar, las planillas de pago de incapacidades de accidentes de trabajo y/o enfermedad profesional de Tegucigalpa, San Pedro Sula y Regionales 7.29 Verifica que la documentación legal esté vigente y que las planillas de pago Corresponden a la fecha de pago (planillas de pago de incapacidades por enfermedad y accidentes de trabajo ) Si no cuenta con la vigencia de la documentación legal (planillas de pago de incapacidades por accidentes de trabajo y/o enfermedad profesional la DMDSS- DMDSS

26 Página 26 solicita a la Gerencia de Riesgos Profesionales Si cuenta con la vigencia de la documentación legal sigue con el proceso de revisión 7.30 Verifica si los montos, fechas, cantidades en la planilla de pagos y documentación soporte sean correctos Revisa que las planillas de pago de incapacidades por accidentes de trabajo y/o enfermedad profesional no tengan borrones ni tachaduras, estén correctos los datos de montos y fechas, solicitudes de pago y que la documentación soporte este completa Si en las planillas de pago de incapacidades por accidentes de trabajo y/o enfermedad profesional hay borrones o tachaduras o no están correctos los datos, solicita las correcciones según sea el caso a la Unidad Solicitante Si en las planillas de pago de incapacidades por accidentes de trabajo y/o enfermedad profesional y documentos soportes los datos están correctos continúa con el proceso de revisión 7.31 Verifica que la documentación en físico esté acorde con lo descrito en el sistema Si la documentación en físico no está acorde con lo descrito en el sistema SAP devuelve la documentación a la Sub-Gerencia de Registros Contables para que realicen las correcciones en el sistema Si la documentación está acorde con lo descrito en el sistema SAP cambia el tipo de bloqueo en el sistema a letra F (bloqueo financiero) DMDSS- DMDSS

27 Página Remite por memorando la documentación de planilla de pago por accidentes de trabajo y/o enfermedad profesional a Tesorería (memorando de remisión documentos de planilla de pago por accidentes y/o enfermedad profesional) Remite documentación revisada a Tesorería mediante memorando para que continúe con el trámite de pago de la planilla de pago por incapacidad de accidentes de trabajo y/o enfermedad profesional. TESORERIA Tesorero 7.33 Recibe de Gerencia Administrativa y Financiera memorando de remisión de pago para planilla de pago de incapacidad por accidentes de trabajo y/o enfermedad profesional con los documentos adjuntos, genera reporte de facturas para pago (reporte de facturas para pago) Revisa que la documentación para el pago de las planillas de incapacidad por accidentes de trabajo y/o enfermedad profesional este completa Genera reporte de factura lista para pago 7.34 Consulta la disponibilidad de efectivo y saldos de cuentas bancaria y presenta a la Gerencia Administrativa y Financiera En el reporte de ingreso de caja, consulta el efectivo que ha ingresado a las DMDSS- DMDSS

28 Página 28 arcas de Tesorería Consulta los saldos de las cuentas bancarias Presenta reporte de las deducciones y disponibilidad de efectivo a la Gerencia Administrativa y Financiera (Reporte de factura y disponibilidad) GERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA y Financiero 7.35 Recibe y revisa reporte de ingreso de caja y de facturas listas para pago, pagos y autoriza transferencia para pago de planilla de incapacidad por accidentes trabajo y/o enfermedad profesional del Regimen de Riesgos Profesionales. y devuelve a Tesorería (Reporte de ingreso de caja, facturas de pago) Autoriza el pago de planilla de incapacidad por accidentes de trabajo y/o enfermedad profesional por transferencia de fondos a los bancos correspondientes TESORERIA Tesorero(a) 7.36 Recibe la programación de pagos de la planilla de incapacidad por accidentes de trabajo y/o enfermedad profesional de Riesgos Profesionales y efectúa el desbloqueo en el Sistema SAP (programación de pagos) Revisa la programación de pagos de incapacidad por accidentes de trabajo y/o Enfermedad profesional Efectúa en el Sistema SAP el desbloqueo de las facturas de pago de DMDSS- DMDSS

29 Página 29 incapacidades por accidentes de trabajo y/o enfermedad profesional de acuerdo a programación autorizada 7.37 Genera propuesta de pago autorizada (propuesta de pago) Una vez ejecutado el desbloqueo de las facturas en el sistema SAP genera la Propuesta de pago autorizada.( ver procedimiento tramite de pago por Transferencia de fondos en el sistema bancario ) 7.38 Se efectúa el Pago de planilla de incapacidades por accidentes de trabajo y/o enfermedad Profesional de Riesgos Profesionales Se Efectúa el Pago en el Sistema SAP ejecutando la transacción F110 y llenado los respectivos campos e Indicando la vía de pago por la que se hará efectivo el Tramite como ser Cheque, Transferencia o Línea de Crédito a) Cheques se indica con una letra (C) b) Transferencia se indica con una letra (T) c) Líneas de Crédito..se indica con una letra (L) 7.39 En caso de que el Pago sea por Transferencia de fondos se elabora oficio solicitando la transferencia al Banco Central de Honduras y remite a Dirección Ejecutiva para la firma (oficio solicitud transferencia) Elabora el oficio para el Banco Central de Honduras solicitando la transferencia de fondos para el Banco comercial con quién el Instituto tiene contrato para efectuar DMDSS- DMDSS

30 Página 30 los pagos por planillas, esta información debe hacerse cinco (5) días antes de cada pago El oficio de transferencia de fondos contiene la siguiente información: Cuenta de la que se extraerá los fondos Cuenta receptora Monto a transferir Remite oficio de solicitud de transferencia para el Banco Central de Honduras a la Dirección Ejecutiva para firma y sello DIRECCION EJECUTIVA Director Ejecutivo 7.40, sella y devuelve el oficio de transferencia de fondos a Tesorería (oficio solicitud transferencia ) y Sella el oficio de transferencia de fondos para el Banco Central de Honduras Devuelve oficio do y sellado a Tesorería. TESORERIA Tesorero(a) 7.41 Recibe. Revisa y entrega oficio de transferencia de fondos al Auxiliar de Servicios Generales para su traslado al Banco Central de Honduras DMDSS- DMDSS

31 Página Revisa que el oficio de transferencia de fondos esté firmado y sellado por el Director Ejecutivo Entrega original y copia del oficio al Auxiliar de Servicios Generales para que lo traslade al Banco Central de Honduras indicándole regrese la copia firmada y sellada como acuse de recibo. Auxiliar de Servicios Generales 7.42 Recibe, traslada y entrega oficio de solicitud de transferencia en Banco Central de Honduras (oficio de solicitud) Recibe el oficio de solicitud del Banco Central de Honduras Traslada el oficio de solicitud de transferencia al Banco Central de Honduras Entrega en recepción de documentos el oficio de solicitud de transferencia indicándole al receptor le firma y selle en la copia de recibido y lo traslade al area correspondiente para su trámite. BANCO CENTRAL DE HONDURAS Y/O BANCO COMERCIAL 7.43 Realiza la Transferencia de fondos, envía notificación a Tesorería (notificación transferencia realizada ) DMDSS- DMDSS

32 Página El Banco Central de Honduras Notifica a Tesorería la realización de la transferencia de fondos al banco indicado. TESORERÍA Tesorero 7.44 Recibe y revisa notificación del Banco Central de Honduras, comunica a la Gerencia de Riesgos Profesionales que los asegurados pueden presentarse al Banco comercial a cobrar incapacidad Revisa la notificación del Banco Central de Honduras que la transferencia de fondos se ha efectuado, Comunica a la Gerencia de Riesgos Profesionales que los asegurados que solicitaron pago de incapacidad por accidentes de trabajo y/o enfermedad profesional pueden presentarse a hacer efectivo su pago correspondiente Efectúa la compensación de facturas de cuentas por pagar en libros, archiva en el expediente del Banco y traslada la documentación a la Sub-Gerencia de Registros Contables (notificación transferencia, estados de cuenta, expediente) En el sistema ingresa a Libros para efectuar la compensación de las facturas de las cuentas por pagar versus la obligación con el Banco Central de Honduras de la transferencia de fondos al banco comercial DMDSS- DMDSS

33 Página Salda la partida de pago de la transferencia de fondos del Banco Central de Honduras Archiva en el expediente del Banco que corresponde Traslada la documentación a la Sub-Gerencia de Registros Contables SUB-GERENCIA DE REGISTROS CONTABLES Contador 7.46 Se realiza la compensación en el Sistema SAP de todos los Pagos efectuados por concepto de pago de planilla de incapacidad por accidentes de trabajo y/o enfermedad profesional Se Realiza la Compensación de Todas las partidas abiertas de manera Automática de todos los pagos efectuados por concepto de planilla de pago por incapacidad de accidentes de trabajo y/o enfermedad profesional ejecutando la Transacción F-44 y llenando los campos respectivos (Generando documento de Ajuste por cada partida) 7.47 Recibe y Archiva Documentación original del Trámite de Pago de incapacidades temporales por accidentes de trabajo y/o enfermedad profesional por Riesgo Profesional a los asegurados Recibe toda la Documentación original del Trámite de Pago y los Archiva en el expedientes de la Orden de Pago correspondiente (expediente orden pago) DMDSS- DMDSS

34 Página FIN DEL PROCEDIMIENTO 8. Diagrama de Flujo DMDSS- DMDSS

35 Página DMDSS- DMDSS

36 Página DMDSS- DMDSS

37 Página DMDSS- DMDSS

38 Página DMDSS- DMDSS

39 Página DMDSS- DMDSS

40 Página DMDSS- DMDSS

41 Página Anexos 9.1 Certificado de Incapacidad Temporal DMDSS- DMDSS

42 Página Informe Patronal de Accidente de Trabajo DMDSS- DMDSS

43 Página Carnet de Afiliación 9.4 Comprobante de Vigencia de Derechos 9.5 Informe final del Inspector (PROTOCOLO) DMDSS- DMDSS

44 Página GERENCIA REGIMEN DE RIESGOS PROFESIONALES COMISION TECNICA DE RIESGOS PROFESIONALES PROTOCOLO DE ESTUDIO DE ACCIDENTE Solicitud : CTI Tipo de Solicitud: Pensión por Invalidez Ingreso a RRP: Sesión Fecha: Nombre: Afiliación: Teléfono: Edad: Sexo: Estado Civil: Dirección: Ingreso a la Empresa: Cargo Actual: Actividades que Realiza: Antigüedad laboral: Empresa: P Tel. Dirección: Actividad Económica: Supervisado Horário: por: Lic. Jornada: Días: l Accidente: Dr. Mes: Hugo Rodriguez Año: Dr. Día Hugo Rodriguez Hora: Lugar: Actividad que Realizaba: Descripción breve del Muerte evento: (IVM), en CRITERIOS DE CALIFICACION 1.- Suceso Imprevisto memorando y Repentino: Con Ocasión o a causa del Trabajo: 3.- Hubo Lesión al Trabajador: 4.- Ejecución de órdenes memorando del empleador: En el trayecto y horario DMDSS- habitual de su DMDSS-. casa al trabajo o viceversa: DOCUMENTOS DE memorando SOPORTE 919- Informe de Investigación de Accidente Reporte Patronal de Accidente de Trabajo: Revisión del Expediente Clínico Testigos Reporte de Periódico Fotografías y Croquis Conclusiones: Tomando en consideración el cumplimiento de los Criterios de Calificación, se Procede a Organización el traslado del y Métodos Expediente Administrativo, a la Comisión Técnica de Riesgos Profesionales para que se emita el respectivo Dictamen de Calificación de Riesgo del Asegurado con Numero de Afiliación objeto de este estudio.

45 Página Tarjeta de Identidad 10 Historial y revisiones Revisión Fecha Descripción y/o ítems modificados Actualizado por 1 5/11/2013 Primera Lic. Liliana Castillo Lic. Castillo Lic. Castillo Lic. Castillo Liliana Liliana Liliana 2 24/03/2014 Observaciones y visto bueno de la Sub- Gerencia de Subsidios, en memo NO.037-RIV- IHSS 3 28/03/2014 Observaciones de la Gerencia de IVM en memo NO RIVM 4 28/03/2014 Observaciones de la Sub-Gerencia de Subsidios en memo NO. 037-RIVM-IHSS 5 03/04/14 Observaciones de Gerencia de RP, en Memo 288-GRP- 14-IHSS Cambio sugeridos por Lic. Liliana Autorizado por: DMDSS- DMDSS

46 Página 46 la Gerencia Administrativa y Financiera en memorando GAYF Cambios sugeridos por la gerencia administrativa y financiera en memorando GAYF Memorando GAYF Memo no.45-grrp-15- IHSS Castillo Lic. Keila Rosalía Pinto Figueroa /01/ Memo 75-GRRP- 15-IHSS Y 45- GRRP-IHSS, enviado por el Sub-Gerente de Riesgos Profesionales, solicitando fusionar en un solo procedimiento el tramite de pago por incapacidades temporales por enfermedad y accidente de trabajo, e iniciarlo DMDSS- DMDSS-. Lic. Keila Rosalía Pinto Figueroa INICIA COMO NUEVO PROCEDIMIENTO YA QUE SE UNIFICO ACCIDENTE DE TRABAJO CON ENFERMEDAD PROFESIONAL POR RIESGO PROFESIONAL EN MEMORANDO

47 Página 47 como un nuevo procedimiento Memorando DMDSS-IHSS- de la Direccion Médica Nacional 10 Aprobación de la Gerencia de Riesgos GRP-15-IHSS NO.075-GRP-15-DE LA GERENCIA DE RIESGOS PROFESIONALES DMDSS- DMDSS

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