GUÍA PARA ELABORAR SOLICITUDES DE INFORMACIÓN EN LA CÁMARA DE SENADORES

Transcripción

1 GUÍA PARA ELABORAR SOLICITUDES DE INFORMACIÓN EN LA CÁMARA DE SENADORES UNIDAD DE ENLACE PARA EL ACCESO Y LA TRANSPARENCIA DE LA INFORMACIÓN NOVIEMBRE 2011

2 ACERCA DE ESTA GUÍA Esta guía está diseñada para auxiliar a todas aquellas personas que deseen preparar una solicitud de información sobre las funciones, atribuciones, competencia y actividades desarrolladas en el Senado de la República. Su objetivo primordial consiste en proporcionar una herramienta útil, accesible y sencilla que facilite el acceso a la información dentro de los procedimientos establecidos por la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental y el Acuerdo Parlamentario para la aplicación de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental en la Cámara de Senadores, y con ello, garantizar el cumplimiento efectivo del derecho de acceso a la información. Finalmente, la presente guía explica el proceso de atención y trámite de las solicitudes de información presentadas y lo que ocurre con la misma después de la presentación.

3 CONTENIDO I. TÉRMINOS UTILIZADOS EN ESTA GUÍA 1 II. QUÉ ES UNA SOLICITUD DE INFORMACIÓN? 2 III. QUIÉN PUEDE PRESENTAR UNA SOLICITUD DE INFORMACIÓN? 2 IV. DEBERÍA PRESENTAR UNA SOLICITUD DE INFORMACIÓN? 2 V. SUGERENCIAS PREVIAS PARA PREPARAR UNA SOLICITUD DE INFORMACIÓN 3 VI. REDACCIÓN DEL TEXTO DE LA SOLICITUD DE INFORMACIÓN 4 VII. QUÉ SUCEDE CON SU SOLICITUD DE INFORMACIÓN? 6 VIII. FORMATO SUGERIDO PARA PRESENTAR UNA SOLICITUD DE INFORMACIÓN 8 IX. DATOS DE CONTACTO 9

4 I. TÉRMINOS UTILIZADOS EN ÉSTA GUÍA. a) Ley.- Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. b) Acuerdo.- Acuerdo Parlamentario para la aplicación de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental en la Cámara de Senadores. c) Cámara.- Cámara de Senadores. d) Comité.- Comité de Garantía de Acceso y Transparencia de la Información. e) Información.- La contenida en los documentos que los sujetos obligados generen, obtengan, adquieran, transformen o conserven por cualquier título. f) Información reservada.- Aquella información que se encuentra temporalmente sujeta a alguna de las excepciones previstas en los Artículos 13 y 14 de la Ley. g) Datos Personales.- La información concerniente a una persona física, identificada o indefinible, entre otra, la relativa a su origen étnico o racial, o que esté referida a las características físicas, morales o emocionales, a su vida afectiva y familiar, domicilio, número telefónico, patrimonio, ideología y opiniones políticas, creencias o convicciones religiosas o filosóficas, los estados de salud físicos o mentales, las preferencias sexuales, u otras análogas que afecten su intimidad. h) Sistema.- Sistema de Solicitudes de Información en Línea (SSIL) 1

5 INTRODUCCIÓN A LAS SOLICITUDES DE INFORMACIÓN II. QUÉ ES UNA SOLICITUD DE INFORMACIÓN? Es un escrito por medio del cual una persona requiere información pública gubernamental a una entidad o dependencia de gobierno del poder ejecutivo, legislativo o judicial; federal, local o municipal. En este caso, dirigida a la Cámara de Senadores, referente a sus funciones, atribuciones, competencias, estructura y actividades y que se enmarcan en la Ley y el Acuerdo. III. QUIÉN PUEDE PRESENTAR UNA SOLICITUD DE INFORMACIÓN? Cualquier persona de cualquier edad y de cualquier profesión puede solicitar información en la Cámara de Senadores. IV. DEBERÍA PRESENTAR UNA SOLICITUD DE INFORMACIÓN? Una solicitud de información es el recurso que permite recibir datos e información principalmente si la misma no se encuentra publicada en la página electrónica de la Cámara. Usted podría presentar una Solicitud de Información a la Cámara de Senadores cuando no hay otros recursos disponibles. 2

6 V. SUGERENCIAS PREVIAS PARA PREPARAR UNA SOLICITUD DE INFORMACIÓN Consultar la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental y el Acuerdo Parlamentario para la aplicación de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental en la Cámara de Senadores, a fin de conocer las condiciones en que el derecho de acceso a la información se cumple en nuestro país. Consultar la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares, a efecto de conocer los alcances de respuesta de una solicitud de información. Visitar la página electrónica del Senado de la República con la finalidad de verificar si sus dudas y/o necesidades de información se encuentran publicadas en dicho sitio. Asegurarse que efectivamente el Senado de la República tiene competencia, facultad y/o atribuciones para proporcionar información sobre el tema de su interés. Revisar los plazos de tiempo, costos y modalidades de entrega de la información establecidos por la ley en la materia. Antes de enviar su solicitud de información, recuerde verificar la legibilidad del texto y la claridad al expresar sus dudas. 3

7 VI. REDACCIÓN DEL TEXTO DE LA SOLICITUD DE INFORMACIÓN La redacción del texto deberá presentar: Redacción en español y con letra legible; Utilizar lenguaje respetuoso y moderado; Solicitar a la Cámara de Senadores la respuesta a su solicitud de información; Dirigir el escrito o solicitud de información al titular de la Unidad de Enlace para el Acceso y la Transparencia de la Información de la Cámara de Senadores. En la parte superior derecha del escrito, señalar la fecha de su solicitud; En el extremo superior izquierdo, redactar el nombre y cargo del titular de la Unidad de Enlace, a quien se dirige la solicitud de información. A continuación, describir con detalle el contenido de su solicitud de información aportando todos los elementos necesarios que propicien su localización, ello con el objetivo de facilitar su búsqueda. Podría indicar la modalidad en que prefiere se otorgue el acceso a la información, la cual podrá ser verbalmente siempre y cuando sea para fines de orientación, mediante consulta directa, correo electrónico, copias simples, certificadas u otro tipo de medio. Firmar su solicitud de información. 4

8 Ingresar su nombre y una dirección de correo electrónico o domicilio particular en el cual espera recibir notificaciones sobre el estado de su solicitud de información, así como la respuesta que esta Cámara otorgue a la misma. A continuación se exponen algunos casos en que la materia de una solicitud de información no corresponde a la competencia de la Cámara de Senadores: Cuando se solicitan las funciones, atribuciones, competencias, estructura y actividades de cualq1uier dependencia que no sea el Senado de la República. Cuando se solicite asesoría jurídica para casos específicos y particulares, en materia labora, penal, civil, entre otras. Cuando se solicite la elaboración de una investigación, resumen, cálculo o cualquier otro tipo de procesamiento de la información contenida en los archivos. En estos casos, la Unidad de Enlace deberá orientar debidamente al solicitante sobre la dependencia o institución que en su caso pudiera desahogar su petición, asimismo, ésta Unidad de Enlace debe registrar y archivar copia de todas las solicitudes consideradas improcedentes. 5

9 VII. QUE SUCEDE CON SU SOLICITUD DE INFORMACIÓN? FASE 1: RECEPCIÓN DE LAS SOLICITUDES DE INFORMACIÓN Al recibir la solicitud de información, se registran los datos del solicitante en el Sistema de Solicitudes de Información en Línea (SSIL), y creamos su cuenta personal. Simultáneamente, hacemos llegar vía correo electrónico- el Número de Folio correspondiente a su solicitud de información. FASE 2: ANÁLISIS DE LAS PETICIONES Inmediatamente después del registro, nuestro equipo realiza una cuidadosa y puntual lectura de la petición para identificar las necesidades de información del solicitante. FASE 3: CLASIFICACIÓN DE LAS SOLICITUDES DE INFORMACIÓN Una vez identificadas las necesidades de información, las peticiones se clasifican conforme su materia (parlamentaria, legislativa, administrativa, técnica o de otra índole), para su debida atención. FASE 4: GESTIÓN INTERNA DE LA SOLICITUD DE INFORMACIÓN Al conocer la materia de interés, la Unidad de Enlace realiza el trámite necesario con las áreas competentes para la emisión de la respuesta. 6

10 Si la solicitud requiere la asistencia de otra dependencia o institución, orientamos al solicitante para consultar nuevas fuentes de información. FASE 5: RECEPCIÓN DE LA INFORMACIÓN POR LA UNIDAD DE ENLACE Cuando las áreas emiten las respuestas necesarias para los solicitantes, la Unidad de Enlace verifica las condiciones en que será enviada dicha información. FASE 6: REMISIÓN DE LA RESPUESTA AL SOLICITANTE En esta etapa, nuestro equipo selecciona el formato en que se proporcionará la información, considerando la opción de envío que el solicitante haya seleccionado (correo electrónico, correo postal o algún medio magnético o digital). FASE 7: POSTEVALUACIÓN Con la finalidad de evaluar la calidad de atención proporcionada al solicitante, realizamos un análisis de las respuestas emitidas y su correlación con el tiempo de respuesta. Dicho análisis nos permite mejorar y eficientar nuestra labor diaria. 7

11 VIII. FORMATO SUGERIDO PARA PRESENTAR SOLICITUDES DE INFORMACIÓN México D.F. a del mes de de 20 (Título de Profesión y Nombre del Responsable de la Unidad de Enlace) Titular de la Unidad de Enlace para el Acceso y la Transparencia de la Información (cargo) Por este medio, me permito solicitar la información siguiente: (Describa con detalle la información que desea recibir, texto libre). Asimismo, deseo recibir la respuesta a mi solicitud de información en la siguiente modalidad. (Señale el medio a través del cual espera recibir la respuesta a su solicitud de información) Atentamente (Nombre y firma (firma opcional) del solicitante) 8

12 UNIDAD DE ENLACE PARA EL ACCESO Y LA TRANSPARENCIA DE LA INFORMACIÓN DEL SENADO DE LA REPÚBLICA PÁGINA DEL SENADO DE LA REPÚBLICA PORTAL DE TRANSPARENCIA: FORMATO PARA PRESENTAR SOLICITUDES DE INFORMACIÓN: ngbook&view=book&id=40&page=1&itemid=158 REALIZAR UNA SOLICITUD DE INFORMACIÓN: MÓDULO DE ATENCIÓN Unidad de Enlace para el Acceso y la Transparencia de la Información: Reforma No. 135, Planta Baja, Oficina No. 14. Hemiciclo, Col. Tabacalera, Deleg. Cuauhtémoc, C.P Contacto: transparencia@senado.gob.mx Teléfono: Ext y 4114, Fax