MANUAL DE PROCEDIMIENTOS FONDO DE CRÉDITO

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1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS FONDO DE CRÉDITO

2 INDICE ANTECEDENTES GENERALES ESTRUCTURA SIMBOLOGÍA FLUJOGRAMA DE PROCESOS FONDO DE CRÉDITO UNIVERSITARIO FONDO DE CRÉDITO... 7 Otorgamiento de Crédito... 8 Control Activación y Mantención de Préstamos. 10 Determinación de Anulidad. 12 Cuota Fija Cuando Si se Declara y cuando No se Declara Ley N Cuota Variable Cobranza de Cuota del 5% ingresos Ley N Determinación Cuota 20% del Saldo Crédito Solidario Fiscal Reprogramado Devolución de Pagaré Deuda Saldada Custodia Sistema de Control Físico.. 24 Proceso de Cobranza de Fondo Solidario de Crédito Universitario Previo a Cobranza y Recaudación de Préstamos Exigibles Cobranza Cuponera Cuota Variable o Cuota del 5% Ley N Cobranza Cuponera Cuota o Cuota Fija Ley N Cobranza Cuota Fija No Declara ingresos Ley N Interés Descuento reprogramación Crédito Fiscal Condonación de Deuda 10 a 12 años Descuento por Pago en Exceso Condonación Deuda 12 a 15 años Sistema de Control Modificación de Monto de Deuda Reprogramación de Deuda Registro de Pago. 44 Retención de Impuesto Universidades y Empresas

3 ANTECEDENTES GENERALES La necesidad de proponer mejoras al actual proceso arancelario compromete aplicar una norma que tenga relación con la eficacia de un sistema de gestión de la calidad, en el caso de la Universidad Tecnológica Metropolitana la norma a aplicar seria la ISO 9001, debido a que su enfoque basado en procesos tanto en el desarrollo de éstos, su implementación y mejora en la eficacia de sistemas de calidad para la satisfacción del alumno. La Universidad está preparándose para participar en un proceso de acreditación y debe contar con mecanismos de autorregulación de la calidad y mejoramiento continuo. Una norma que garantice aquello potenciará a la misma, y permitirá contar con mecanismos de medición que detectarán problemas. La elección de aplicar la Norma ISO 9001, se debe en gran medida a que especifica los requisitos para un sistema de gestión de la calidad que pueden utilizarse para su aplicación interna por las organizaciones, para certificación o con fines contractuales. Se centra en la eficacia del sistema de gestión de la calidad para dar cumplimiento a los requisitos del cliente 1. En cambio la segunda norma mencionada se recomienda como una guía para aquellas organizaciones cuya alta dirección desee ir más allá de los requisitos de la Norma ISO 9001, persiguiendo la mejora continua del desempeño 2, la aplicación de la ISO 9004 no se orienta a la certificación por ello se optó por la norma ISO La reformulación al proceso de Aranceles que se tiene actualmente tiene el propósito es plantear mejoras en términos de calidad del producto y del proceso, servicios a las unidades internas, lo que se traduciría en una reducción de los costos de transacción con los recursos disponibles. 1 NORMA INTERCIONAL ISO 9001 Traducción certificada, disponible en: < 2 NORMA INTERNACIONAL ISO 9001 Traducción certificada, disponible en: < 3

4 ESTRUCTURA A continuación se muestra en la figura siguiente la Estructura del Fondo de Crédito. De la figura anterior se desprende que el Fondo de Crédito está estructurado con un Administrador General de Fondos, quien está encargado de administrar el Fondo asegurando la eficiencia y efectividad en el manejo de recursos del mismo. Secretaria Fondo de Crédito: Realizar funciones generales de secretariado proporcionado en este sentido a todo el personal del fondo, además de la atención del público en general Contador de Fondo de Crédito: Responsable de registrar las operaciones que afectan a los activos, pasivos, resultado y patrimonio del Fondo en la contabilidad del mismo, y emitir oportunamente los informes financieros emanados de ella, de acuerdo a las normas y principios contables generalmente aceptados y a las instrucciones que imparta la Superintendencia de Valores y Seguros. Informático Fondo de Crédito: Cumplir con las instrucciones en relación a peticiones, o manejo de la información que requiera la Universidad, Ministerio, Superintendencia de Valores y Seguros u otras reparticiones previa autorización del Administrador del Fondo. 4

5 SIMBOLOGÍA FLUJOGRAMA DE PROCESOS La información recopilada se diagrama a través de flujogramas, cada uno de ellos corresponde a cada proceso presente en el Departamento. Los flujogramas se realizan a través del Programa Microsoft Visio 2007, software que permitió la realización de dibujos vectoriales y sus herramientas permitieron la diagramación. Se utilizó la siguiente simbología: Proceso Simple, solamente se define nombre del proceso. Ejemplo nombre del proceso: Recepción de Documento Proceso Compuesto, establece nombre del proceso y estado en que se encuentra, ejemplo nombre del proceso: Cancelación de Letras, Estado Cancelada Proceso Compuesto, establece si el Proceso es automático o no, nombre del proceso y estado en que se encuentra, ejemplo tipo de proceso: Acuario, nombre del proceso: Cancelación de Letras, Estado: Cancelada Formulario para el ingreso de datos. Ejemplo: Formulario Banco Forma de Condición o Decisión. Ejemplo: Letra Protestada, Si, No Forma de reporte o informe impreso. Ejemplo: Listado de Alumnos con deuda 5

6 Forma de Reporte o informe el cual puede soportar variados formatos. Ejemplo: Listado de alumnos morosos en formato impreso, digital, exportar a Excel, etc. Forma que indica el reporte de Errores Archivo de datos o base de datos con información externa al Sistema Acuario. Ejemplo: Excel Forma que indica el fin del Diagrama de flujo Forma que indica referencia a flujograma anexo INDICADORES Los indicadores desarrollados pertenecen a la perspectiva interna de procesos, y fueron una propuesta a la gestión de los departamentos estudiados, con la meta final de conocer los problemas operativos y mejorar la satisfacción de los clientes a través de la reducción de tiempo. Este desarrollo de indicadores es para lograr una gestión integral de calidad, ya que con esto se espera una retroalimentación de los mismos procesos. Para los indicadores se consideró su simplicidad, debido a que no deben ser un obstáculo en las funciones de quienes realizan los procesos. Son de tipo cuantitativo, y se utilizó para ello fórmulas matemáticas que permiten su cálculo. Uno de los factores que se consideró para definir indicadores fue la calidad de proceso y del servicio entregado, este factor fue uno de los más importantes debidos a que cuando se definieron los indicadores se debió pensar si el proceso ya planteado es coherente con las garantías necesarias para la correcta atención al cliente. Se dió relevancia, como factor a la atención al cliente, esto debido a que la mayoría de los procesos son dirigidos a ellos. A la hora de definir indicadores respecto del tiempo del ciclo del proceso se consideró que éste se divide en tres tipos, los cuales dependen de la duración de la actividad, que es el periodo necesario para realizar una tarea por un operario designado y no contempla momentos de espera. El segundo tipo de tiempo es el de reposo de la transacción y, el último es el de espera del cliente -física-, lo que se ve ejemplificado en el tiempo utilizado por los clientes en la sala de espera de Aranceles. El período de tiempo de cada indicador dependió del proceso, debido a la frecuencia con la que se realizan. 6

7 FLUJOS E INFORMACIÓN DE PROCESOS En este capítulo se muestra los diferentes procesos Existentes en El departamento de Fondo de Crédito, si bien este departamento no cuenta con macro procesos, los procesos se pueden agrupar como se muestra a continuación. 1. Otorgamiento de Crédito 2. Determinación de Anualidad 3. Proceso de Cobranza de Fondo Solidario de Crédito Universitario 4. Devolución de Pagarés 5. Reprogramación de Deuda 6. Registro de Pago FONDO DE CRÉDITO Para realizar los procesos relacionados con el cobro de la deuda, Fondo de Crédito se basa en tres leyes, las cuales serán descritas a continuación: Ley Nº esta ley modifica el fondo universitario reemplazándolo por el Fondo Solidario estableciendo normas uniformes para el otorgamiento y la devolución de los préstamos respectivos. Los beneficiados por ésta ley son los estudiantes universitarios que no pueden pagar hoy la totalidad o parte de la matrícula respectiva y, por otro lado, las personas que cursaron carreras universitarias financiadas con préstamos y que tienen la condición de profesionales egresados o de trabajadores que no culminaron sus estudios. Los créditos otorgados tienen un monto expresado en Unidades Tributarias Mensuales y están sujetos a una tasa de interés del 2% anual, cancelándolo el egresado con un 5% de los ingresos. Si al cabo de un período máximo de doce años quedase aún un saldo insoluto, éste será condonado. Si el monto acumulado de deuda excede de 200 UTM, el plazo máximo para servirla será de 15 años. Se establece además, la extinción de la deuda en caso de muerte del deudor y se faculta al Administrador del fondo para condonar las deudas a quienes se encuentran física o intelectualmente incapacitados para trabajar. La ley Nº establece nuevas formas de reprogramación de deudas provenientes del crédito solidario de la Educación Superior en la cual los deudores deben declarar sus rentas, para ello se les enviará un formulario al domicilio donde deben llenar sus datos para efectuar dicho cobro. Quienes posean su declaración se les beneficiará con el cobro del 5% de los ingresos -sólo deuda pactada 10 años-, en cambio los que no realicen su declaración se les pactará una cuota. Ley Nº establece normas de reprogramación de deudas del crédito fiscal universitario. Para realizar la cancelación, ésta debe ser de acuerdo a los ingresos del 7

8 deudor -5%-, de lo contrario se le debe cobrar su cuota real, perdiendo el beneficio del 5%, para ello se debe reajustar en un 1% de interés anualmente. En caso de mora, se debe cobrar un interés penal del 1,5% por cada mes o fracción de mes. La deuda se cancela en 10 años, siendo 1991 el primer año y terminando con la décima cuota el año En primer lugar el proceso de Otorgamiento de crédito que se muestra en la figura Nº 17, es el que lidera el conjunto de procesos; este proceso tiene asociado el proceso de Control Activación y Mantención de préstamos. OTORGAMIENTO DE CRÉDITO Verificar que los Créditos Universitarios otorgados no excedan las disponibilidades del Fondo de Crédito Solidario Bienestar Estudiantil: Se crea una nómina de alumnos beneficiados, se asigna el crédito y se emite un pagaré, para luego enviarlo a aranceles. Aranceles: Los pagarés se deben firmar, legalizar y arquear, si el arqueo no es correcto se devuelve a Bienestar el pagaré errado. Si el arqueo está correcto se envía a Fondo de Crédito. FSCU: Se arquean los pagarés, si el arqueo no es correcto se devuelven a aranceles, en caso contrario se revisa la base de datos en Fondo de Crédito para luego enviarlos a custodia donde finalmente se guardan en bóveda. Pagarés. Nómina de respaldo. Medio magnético. Cantidad de alumnos con benefícios / año. Cantidad de pagarés erróeos / año. 8

9 Figura 17.

10 CONTROL ACTIVACIÓN Y MANTENCIÓN DE PRÉSTAMOS Iniciar el periodo de cobro de la deuda. FSCU: Solicita información al Jefe de Bienestar, Director de Docencia -archivo de matrículas-, Jefe de Fondo -archivo de crédito y matrículas Universidades-, Empresa Externa -archivo de comprobación de direcciones-. Con estos datos se cruza la base de datos del sistema del FSCU, donde es revisada y actualizada si el caso lo amerita -el alumno además entrega su dirección-. Se debe comprobar si el deudor es exigible, si es así se da inicio al período de cobro. Nómina de pagarés. Pagarés. Cantidad de datos actualizados / año. Cantidad de deudores exigibles / año. Cantidad de documentos extraviados / año. Cantidad de documentos deteriorados / año. 10

11 CONTROL ACTIVACIÓN Y MANTENCIÓN DE DEUDORES DE PRÉSTAMO Solicitante FSCU Jefe Bienestar Director Docencia Jefe fondo Empresa externa Solicitar entrega o envío Envíar archivo bienestar Enviar archivo de matrículas Enviar archivo de crédito y matrículas Universidades Enviar archivo con compra de direcciones Cruzar base de datos Sistema FSCU Revisar Base de Datos Sistema FSCU Entregar Dirección Actualizar base de Datos Sistema FSCU Deudor Exigible? Iniciar Proceso de Cobro Sistema FSCU 11

12 En segundo lugar el proceso al cual se asocia el segundo conjunto de procesos es el de Determinación de anualidad que se muestra en la figura Nº 18, el cual tiene asociado los siguientes procesos: Cuota fija- cuando se declara y cuando no se declara- Ley Nº , cuota variable cobranza de cuota del 5% ingresos Ley Nº , Determinación Cuota 20% del Saldo, Crédito Fiscal Reprogramado. DETERMINACIÓN DE ANUALIDAD Determinar la forma de pago. Solicitante: Solicita el pago. FSCU: Verifica la modalidad de pago, las cuales pueden ser de dos tipos: anualidades consecutivas o iguales, o el 5% del ingreso anual que se declare para luego dar paso al cálculo de las cuotas. Formulario de Declaración de Renta. Crédito universitario: Cuota fija con tope con presentación de declaración de ingreso. Crédito Fiscal Universitario Cuota fija no hay que declarar. Crédito fiscal Cuota fija no hay que declarar. Crédito solidario reprogramado Cuota fija con tope con presentación de declaración de ingreso. Crédito solidario Cuota Variable del 5% que declare el deudor. Crédito Institucional equivalente al crédito universitario. Crédito Institucional reprogramado equivalente al crédito solidario reprogramado. Crédito institucional solidario igual a la ley Crédito institucional solidario con formato de fondo de crédito igual a la ley Crédito institucional solidario con formato UTEM igual a la ley Cantidad de alumnos que declara ingreso / año. Cantidad de alumnos que solicitan el pago de anualidad / año. Cantidad de alumnos que aplican Ley Nº / año. Cantidad de alumnos que aplican Ley Nº / año. 12

13 DETERMINACIÓN DE ANULIDAD Solicitante FSCU Solicitar el pago Modalidad de pago? Anualidades consecutivas e iguales 5% del ingreso anual que se declare Documentos Calcular cuotas Fin Figura

14 CUOTA FIJA CUANDO SI SE DECLARA Y CUANDO NO SE DECLARA LEY N Iniciar el proceso de pago para el solicitante. FSCU: Recibe antecedentes para reactualizar su base de datos. Si se posee la declaración de ingresos se determina cuota, que puede ser hasta un número de diez con un tope de un 5% de los ingresos declarados, si la cuota es mayor a este porcentaje se debe avisar al solicitante por la acumulación del saldo deudor, en caso contrario se realiza el envío de la cuponera. En el caso de no poseer declaración de ingresos se determinará la cuota que es el 20% del saldo de la deuda o el doble del año anterior, para finalmente realizar el envío de la cuponera. Formulario Convenio. Boletas de pago. Cantidad de alumnos que declaran ingresos / año. Cantidad de alumnos que no declaran ingresos / año. 14

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16 CUOTA VARIABLE COBRANZA DE CUOTA DEL 5% INGRESOS LEY Nº Cálculo y cancelación de cuota. FSCU: Inicia el proceso de aviso de cobranza, para ello envía una carta al solicitante. FSCU recibe la declaración de renta exigida. Además, revisa antecedentes del solicitante con el sistema del mismo departamento, con estos datos se determina el monto de la cuota a pagar para enviar cuponera. Si el pago fue oportuno se da fin al proceso, por el contrario se calculan intereses y se envían cartas -de aviso, advertencia y publicación-. Si aún después de ésto, el solicitante no ha pagado, se registra en el Sistema de Morosos y se retiene su Devolución de Impuesto a la Renta dándole fin al proceso. Si el solicitante al momento de recibir las cartas procede al pago, se renegocia la deuda para que éste pueda efectuar el pago, una vez cancelada se da fin al proceso. Declaración Jurada. Declaración Renta. Certificado de AFP. Certificado de Declaración de impuesto. Cuponera de pago. Carta explicativa. Carta de Aviso. Carta de Advertencia. Carta de Publicación. Cantidad de alumnos que declaran ingresos / año. Cantidad de alumnos que no declaran ingresos / año Cantidad de alumnos a los que se les retiene su Devolución de Impuesto a la Renta / año. 16

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18 DETERMINACIÓN CUOTA 20% DEL SALDO Cálculo del monto de la cuota anual o de las subcuotas. Solicitante: No declara ingresos. FSCU: Determina la cuota dada por el monto mayor entre el 20% del saldo de la deuda o el doble del pago anual anterior, dando fin al proceso. No aplica. Cantidad de alumnos que no declaran ingresos / año. Cantidad de alumnos a los que se debe aplicar cuota 20% del saldo / año. Determinación Cuota 20% del saldo Solicitante FSCU No Acredita Ingresos Cuota monto mayor 20% del saldo o del doble del pago anual anterior. Fin 18

19 CRÉDITO SOLIDARIO FISCAL REPROGRAMADO Reprogramación de la deuda. Solicitante: Solicita reprogramación. FSCU: Fija anualidades iguales, sucesivas y prorrogables. Declaración de Ingreso -según sea el caso-. Cantidad de Reprogramaciones / mes. Cantidad de cuotas calculadas erróneamente / mes. En tercer lugar el proceso al cual se asocia el tercer conjunto de procesos es de Devolución de Pagarés que se aprecia en la figura Nº19; los procesos asociados él proceso son: Deuda Saldada, Custodia y Sistema de Control Físico. 19

20 DEVOLUCIÓN DE PAGARÉS Poner fin a la obligación del solicitante. Solicitante: Solicita devolución de pagarés. FSCU: Se revisa la base de datos en el sistema de FSCU verificándose si el pago es total o no, en el caso de que no sea así, se constata si tiene deuda. En el caso de poseerla se comprueba si hay condonación, en tal caso se hace la devolución solicitada al igual que, al no poseer deuda y fallecimiento del deudor. En el caso de que el pago sea total, se envía certificado de devolución de pagarés, claro está que previo a la solicitud presentada. Custodia: Recibe certificado de devolución de pagarés y se emite un documento de devolución de pagaré físico, para finalmente entregarle el pagaré al solicitante. Certificado de Deuda Cancelada Pagaré Cantidad de Pagarés Devueltos / mes. Cantidad de Tiempo requerido para realizar Devolución de Pagarés / atención. Cantidad de Pagarés Devueltos erróneamente / mes. 20

21 DEVOLUCIÓN DE PAGARÉ Solicitante FSCU Custodia Solicitud de devolución de Pagarés Revisar base de datos Sistema FSCU Pago total? SI NO Tiene Deuda? NO Fallecimiento? SI Condonación? SI SI Devolución solicitada Enviar Certificado de devolución de pagaré Recibe certificado de devolución de pagaré Devolución de pagaré físico Entrega de pagaré FIN Figura

22 DEUDA SALDADA Hacer término formal de las obligaciones contraídas por el solicitante. Solicitante: Solicita certificado. FSCU: Imprime certificado el cual es firmado por el contador y el administrativo de FSCU también es firmado por el solicitante, se archiva copia del certificado y del pagaré, donde finalmente se entregan fotocopias de pagarés devueltos al solicitante. Certificado de Deuda cancelada. Cantidad de certificados de Deuda saldada emitidos / mes. Cantidad de Documentos extraviados / mes. 22

23 CUSTODIA Resguardar los activos del Fondo. FSCU: Entrega los pagarés a custodia. Custodia: Se recepcionan los pagarés para luego ordenarlos, archivarlos según año y orden alfabético y son guardados en bóveda dándole fin al proceso. Nómina de pagarés. Pagarés. Cantidad de documentos recepcionados / mes. Cantidad de pagarés incorrectamente foliados / revisión. 23

24 SISTEMA DE CONTROL FÍSICO Tener registro de los activos que se encuentran en bóveda. FSCU: Los documentos son recibidos en FSCU y se guardan en la bóveda, una vez allí se realiza un listado de los documentos para su mejor control, el cual sirve para verificar al menos una vez al año aleatoriamente. Listado de documentos guardados en bóveda. Cantidad de revisiones de documentos / año. SISTEMA DE CONTROL FÍSICO FSCU Documentos Listado de documentos en boveda Ingresar documentos a bóveda Recuento al menos 1 vez al año Fin 24

25 En Cuarto lugar se diagramó el Proceso de Cobranza de Fondo Solidario de Crédito Universitario que se aprecia en la figura Nº20, los procesos asociados a este proceso fueron: Previo a Cobranza y Recaudación de Préstamos Exigibles, Cobranza Cuponera Cuota Variable o Cuota del 5%- Ley Nº , Cobranza Cuponera o Cuota Fija Ley Nº , Cobranza Cuota Fija No Declara Ingresos Ley Nº , Interés, Descuentos Reprogramación Crédito Fiscal, Condonación deuda 10 a 12 años, Descuento por Pago en Exceso, Condonación deuda 12 a 15 años, Sistema de Control, Modificación de Monto de Deuda. PROCESO DE COBRANZA DE FONDO SOLIDARIO DE CRÉDITO UNIVERSITARIO Iniciar el proceso de cobranza de la obligación que contrajo el alumno para con la Institución. Solicitante: El solicitante emite una solicitud de crédito documento el cual es enviado a Bienestar Estudiantil donde se asigna el crédito. FSCU: Se registran los pagarés de crédito. Se verifica el valor de la deuda al inicio del periodo de cobro. Envía al Solicitante formulario de declaración de ingresos, para luego el solicitante presentar el formulario de declaración de ingresos. Dependiendo del tipo de Ley a la cual fue sujeto el crédito, se hace el cálculo de valor cuota. Con el cálculo de la cuota anual se emite la boleta de pago. El solicitante si no cancela la cuota anual, Fondo de Crédito emite cartas de cobranza, en caso de seguir sin pagar el FSCU, encarga a una empresa externa que se publique en el sistema financiero la morosidad del solicitante. En caso que el solicitante, posterior de recibir las cartas de cobranza, renegocia su deuda, al igual que si cancela la cuota anual, FSCU emite certificado de deuda cancelada, el cual es entregado al solicitante, para luego dar inicio a la devolución de pagarés, dando fin al proceso. Declaración de ingresos. Cantidad de solicitudes de crédito / año. Cantidad de pagarés registrados / año. 25

26 PROCESO DE COBRANZA DE FONDO SOLIDARIO DE CRÉDITO UNIVERSITARIO Solicitante Bienestar Estudiantil Fondo de Crédito Empresas Externas Solicitud de crédito Asignación de Crédito Registrar Pagarés de crédito Valor de la deuda al inicio del período de cobro Presentó Declaración? Enviar Formularios declaración de ingresos Cálculo de cuota anual Fijada por Ley N Cálculo de Cuota anual 5% ingresos Recibir Certificado de Deuda Cancelada Emitir Certificado de Deuda Cancelada Devolucion de Pagarés FIN Pagó cuota anual Envíar Boletas de Pago Valor Cuota Anual SI NO Cobranza por cartas de morosidad Publicar morosidad en Sistema Financiero Renegoció SI Figura

27 PREVIO A COBRANZA Y RECAUDACIÓN DE PRÉSTAMOS EXIGIBLES Actualizar información para comenzar con el cobro de la deuda. Solicitante: Según la situación del solicitante es la Ley que se aplicará en su caso para comenzar la cobranza. Paralelamente se inicia el proceso de cobranza que es efectuado por la misma Universidad como por empresas Externas, las cuales realizan un respaldo y rinden cuenta de esto al FSCU. FSCU: Actualiza la base de datos de su Sistema para dar luego inicio al proceso de cobranza para lo cual envía carta para solicitar su declaración de renta, la cual una vez recibida por el solicitante este la devuelve con la información correspondiente. Se recibe la Declaración de Renta para luego ser revisada por el sistema y se determina el monto de las cuotas, para poder posteriormente hacer envío de la cuponera y finalmente reactualizar la base de datos del Sistema FSCU. Carta explicativa. Declaración de renta. Cuponera de pago. Cantidad de cartas enviadas para solicitud de Declaración de Renta / año. Cantidad de cuponeras enviadas / año. 27

28 PREVIO A COBRANZA Y RECAUDACIÓN DE PRÉSTAMO EXIGIBLE Solicitante FSCU Universidades Externas Luego de determinado en LEY Actualización Base de Datos Sistema FSCU Proceso de Cobranza Sistema FSCU Proceso de Cobranza Sistema Proceso de Cobranza Sistema Recibe carta y solicitud Envíar Carta y solicitar declaración Realizar respaldo y rendición Realizar respaldo y rendición Recibir Declaracion de Renta Recibir y Revisar antecedentes Sistema FSCU Determinar monto cuota Envíar cuponera Re-actualizar Base de datos Sistema FSCU FIN 28

29 COBRANZA CUPONERA CUOTA VARIABLE O CUOTA DEL 5% LEY Nº Realizar el cobro de las obligaciones. FSCU: Envía cuponera al solicitante. Solicitante: Recibe cuponera más una carta explicativa. FSCU: En el caso de que el pago sea oportuno se da fin al proceso, en caso contrario, se da inicio al cálculo de intereses y se envían tres cartas las cuales son: carta de Aviso, Carta de Advertencia y Carta de Publicación, si aún después del recibo de estas tres cartas no se ha efectuado el pago, se envían los datos del solicitante al SICOM, para luego hacer retención a la Devolución de la Renta de esta forma queda pagada la obligación y el proceso llega a su fin. En el caso que el pago se efectúe después de la llegada de las tres cartas se renegocia la deuda para finalizar con el pago. Cuponera de pago. Carta explicativa. Carta de Aviso. Carta de Advertencia. Carta de Publicación. Cantidad de deudores que pagan oportunamente/ año -según Ley Nº Cantidad de deudores en SICOM/ año -según Ley Nº Cantidad de renegociaciones de deuda/ año -según Ley Nº

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31 COBRANZA CUPONERA O CUOTA FIJA LEY Nº Realizar el cobro de las obligaciones. FSCU: Envía cuponera al solicitante. Solicitante: Recibe cuponera más una carta explicativa. FSCU: En el caso de que el pago sea oportuno se da fin al proceso, en caso contrario, se da inicio al cálculo de intereses y se envían tres cartas las cuales son: Carta de Aviso, Carta de Advertencia y Carta de Publicación, si aún después del recibo de estas tres cartas aun no se ha efectuado el pago se envían los datos del solicitante al SICOM, para luego hacer retención a la Devolución de la Renta de ésta forma queda pagada la obligación y el proceso llega a su fin. En el caso de que el pago se efectúe después de la llegada de las tres cartas se renegocia la deuda para finalizar con el pago. Cuponera de pago. Carta explicativa. Carta de Aviso. Carta de Advertencia. Carta de Publicación. Cantidad de deudores que pagan oportunamente/ año según Ley Nº Cantidad de deudores en SICOM/ año según Ley Nº Cantidad de renegociaciones de deuda/ año según Ley Nº

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33 COBRANZA CUOTA FIJA NO DECLARA INGRESOS LEY Nº Realizar el cobro de las obligaciones. FSCU: Inicia proceso de aviso de cobranza para lo cual, envía una carta al solicitante, la cual es recibida por éste, para luego enviar antecedentes sobre ingresos y datos personales. Estos son revisados por el sistema FSCU para determinar el monto de cuota y el número de cuotas a pagar, luego de esto se envía cuponera de pago. En el caso que el pago sea oportuno se da fin al proceso, en caso contrario, se da inicio al cálculo de intereses y se envían tres cartas las cuales son: carta de Aviso, Carta de Advertencia y Carta de Publicación, si aún después del recibo de estas tres cartas aún no se ha efectuado el pago se envían los datos del solicitante al SICOM, para luego hacer retención a la Devolución de la Renta de ésta forma queda pagada la obligación y el proceso llega a su fin. En el caso de que el pago se efectúe después de la llegada de las tres cartas se renegocia la deuda para finalizar con el pago. Cuponera de pago. Carta explicativa. Carta de Aviso. Carta de Advertencia. Carta de Publicación. Cantidad de deudores que pagan oportunamente/ año según Ley Nº no declaración. Cantidad de deudores en SICOM/ año según Ley Nº no declaran ingresos. Cantidad de renegociaciones de deuda/ año según Ley Nº no declaran ingresos. 33

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35 INTERÉS Calcular intereses según crédito que posea el solicitante. Solicitante: Solicita pago. FSCU: Si el pago es oportuno se procede aplicar el descuento según crédito que posea el solicitante, si es Crédito Universitario éste será de 1%, si es Crédito Universitario Solidario es de 2%, dándole fin al proceso. En el caso de que el pago no sea oportuno se calcula interés que en caso del Crédito Universitario será de interés de un 1,5% por cada mes o fracciones de mes en que se atrase, en el caso del Crédito Universitario Solidario las cuotas morosas devengarán un 1,5% como en el caso anterior y se da por finalizado el proceso. Formularios de Declaración de ingresos. Cantidad de deudores que pagan oportunamente / año. Cantidad de deudores que aplican el 1% de descuento / año. Cantidad de deudores que aplican el 2% de descuento / año. Cantidad de deudores que no pagan oportunamente aplican 1,5% / año. 35

36 DESCUENTOS REPROGRAMACIÓN CRÉDITO FISCAL Objetivos del proceso Aplicar descuentos según año de contraída la deuda. Solicitante: Solicita reprogramación. FSCU: Verifica si se está al día con las obligaciones, en tal caso se realizan los descuentos. Certificado de Deuda Cancelada. Pagaré. Cantidad de reprogramaciones / año. Cantidad de deudores al día para realizar descuentos / año. DESCUENTO REPROGRAMACIÓN CRÉDITO FISCAL Solicitante FSCU Solicitar Reprogración Al día con obligaciones? Se procede descuentos -ver tabla- Fin 36

37 CONDONACIÓN DE DEUDA 10 A 12 AÑOS Extinción de obligación del solicitante. Solicitante: Paga sus obligaciones. FSCU: Verifica si se canceló oportunamente, si es así, dependiendo de la cantidad de años se condona deuda, en caso contrario no hay condonación de deuda. No aplica. Cantidad de deudores que cancelaron oportunamente / año. Cantidad de deudores que condonan deuda / año. 37

38 DESCUENTO POR PAGO EN EXCESO Lograr descuento en caso de pago en exceso. Solicitante: Solicita descuento. FSCU: Aplica un descuento máximo de un 2,5% por cada décimo del saldo deudor. El descuento se aplica al pago en exceso del valor del pago anual correspondiente o siempre que el exceso represente una fracción no menos a un décimo. No aplica. Cantidad de personas que pagaron en excesos / año. Cantidad de personas a aplicar 2,5% de descuento / año. DESCUENTO POR PAGO EN EXCESO Solicitante FSCU Solicitar descuento Máximo descuento 2,5% Fin 38

39 CONDONACIÓN DEUDA 12 A 15 AÑOS Dar término a la deuda según las condiciones establecidas para ello. Solicitante: Paga sus obligaciones. FSCU: Verifica si se canceló oportunamente, si es así, dependiendo de la cantidad de años se condona deuda, en caso contrario no hay condonación de deuda. No aplica. Cantidad de deudores a condonar deuda entre 12 y 15 años / año. CONDONACIÓN DEUDA 12 A 15 AÑOS Solicitante FSCU Paga sus obligaciones Cancela oportunamente? Si No Se paga durante 12 a 15 años No hay condonación Condonar deuda Fin 39

40 SISTEMA DE CONTROL Mantener control sobre los archivos. FSCU: Se revisan aleatoriamente casos de deudores para luego verificar si el cálculo de intereses está aplicado a los saldos llegando el proceso a su fin. No aplica. Cantidad de aplicaciones de intereses erróneamente calculadas/ revisión. SISTEMA DE CONTROL FSCU Revisar aleatoriamente deudores Verificar cálculo de interés. Fin 40

41 MODIFICACIÓN DE MONTO DE DEUDA Anular antiguo pagaré, y registrar nuevo pagaré de deuda. Solicitante: Solicitar modificar monto de deuda. FSCU: Verifica información del deudor, para lo cual pide información académica a Registro Curricular, luego de esto informa a Bienestar el cambio de pagaré el cual es enviado a FSCU donde es recepcionado. FSCU envía un memorando a Bienestar Estudiantil -memorando Conductor Pagaré Nulo- en conjunto con esto se ingresan los datos modificados dándole fin al proceso. Pagarés. Memorando. Certificado de Situación Académica. Cantidad de pagarés anulados / año. MODIFICACIÓN DE MONTO DE DEUDA Deudor Administrador de Deuda Registro Curricular Bienestar Solicitar Modificar Monto de Deuda Verificar información de deudor Informar situación Académica de deudor Recepcionar Nuevo Pagaré Cambiar Pagaré Memo con Modificaciones Ingresar datos modificados Fin 41

42 En quinto lugar se muestra el proceso de Reprogramación de Deuda. El proceso se puede apreciar en la figura Nº 22. REPROGRAMACIÓN DE DEUDA Reprogramar la deuda del solicitante. Solicitante: Solicita el pago de deuda. FSCU: En caso de que éste no sea oportuno la cuota devengará un interés de un 1,5% por cada mes o fracción de mes que se atrase el deudor. En caso que la morosidad esté publicada, se exigirá un abono a la deuda que inicialmente equivale al 30% de la deuda, en caso de presentar dificultad de cancelar se podrá hacer una rebaja del porcentaje de abono de hasta un 15%, si aún así el deudor manifiesta no poder abonar la deuda se le solicita demostrar a través de certificación su realidad económica; comprobada esta situación, se autoriza el convenio de pago sin abono. En el caso que el deudor posea documentos protestados se le exige el pago del documento protestado, si existiese dificultad para el pago del protesto, se puede rebajar el monto del abono de hasta un 50%, suscribiendo un pagaré con aval por el saldo y se suscribe el convenio de pago por el saldo. Formularios de convenio. Boletas de pago. Cantidad de reprogramaciones / mes. 42

43 REPROGRAMACIÓN DEUDA Solicitante FSCU Solicitar Pago de Deuda Es Oportuno? Pagar Normal Interés Morosidad Fin Está Publicada? Exigir Abono 30 % SI Cancela? Si NO Certificar situación Económica Cancela? Rebajar a un 15% NO Comprobar situación Economica Suscribir pago sin Abono Fin SI Posee Dcto. Protestado? NO Fin Exigir el pago Cancela? Rebajar monto de abono hasta un 50% Reprogramar Fin Figura

44 En sexto lugar existe el conjunto de procesos que es liderado por el proceso de registro de pago que se puede apreciar en la figura Nº 20 y al cual tiene asociado el proceso de Retención de Impuesto Universidades y Empresas en la figura Nº 23. REGISTRO DE PAGO Registrar los pagos en el sistema de la Universidad. Banco: Registra pagos diariamente en Internet. FSCU: Verifica diariamente pagos en Internet en la página del banco, para luego ingresar en el sistema de FSCU en la opción carga de cupones Banco y realizar una conciliación diaria. Contabilidad: Se recibe un documento de FSCU con los pagos realizados para que se haga una verificación contable dando fin al proceso. Documento de Fondo de Crédito con pagos realizados. Cantidad de cupones cargados en el sistema FSCU / día. Figura

45 RETENCIÓN DE IMPUESTO UNIVERSIDADES Y EMPRESAS Actualización de datos. Empresa Externa: Una vez hecho el pago es informado a FSCU a través de medios magnéticos y nóminas, permitiendo a Fondo de Crédito la actualización de FSCU. FSCU: Actualiza datos finalizando el proceso. Archivo magnético. Cantidad de datos actualizados / día. 45