GESTIÓN DE EXPEDIENTES Y TRAMITACIÓN DE TÍTULOS SISTEMA DE GARANTÍA INTERNA DE CALIDAD

Transcripción

1 Página 1 de 17 GESTIÓN DE EXPEDIENTES Y TRAMITACIÓN DE TÍTULOS SISTEMA DE GARANTÍA INTERNA DE CALIDAD ÍNDICE 1. OBJETO ALCANCE NORMATIVA Y/O DOCUMENTOS DE REFERENCIA DEFINICIONES RESPONSABILIDADES DESARROLLO SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DE LOS INDICADORES ARCHIVO REGISTROS DE LAS EVIDENCIAS RENDICIÓN DE CUENTAS DIAGRAMA DE FLUJO ANEXOS... 8 RESUMEN DE REVISIONES Edición Fecha Apartado Motivo de la modificación ELABORADO POR: Grupos AUDIT REVISADO POR: CPA APROBADO POR: PRESIDENCIA Director de calidad Rectora Presidente FECHA: Febrero 2010 FECHA: Febrero 2010 FECHA: Febrero 2010

2 Página 2 de 17 1 OBJETO Este procedimiento tiene por objeto garantizar la correcta gestión de los expedientes y la tramitación administrativa de los títulos oficiales que se imparten en la Universidad Católica San Antonio de Murcia. 2 ALCANCE Este procedimiento es de aplicación a todos los títulos oficiales impartidos en la. 3 NORMATIVA Y/O DOCUMENTOS DE REFERENCIA RD 1496/1987, de 6 de noviembre, sobre obtención, expedición y homologación de títulos universitarios. Orden de 22 de marzo 1995, del MEC, su adecuación a la condición masculina y femenina de quienes obtengan títulos oficiales. RD 778/1998, de 30 de abril, por el que se regula el tercer ciclo de estudios universitarios, la obtención y expedición del título de doctor y otros estudios de postgrado. Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal. RD 1044/2003, de 1 de agosto, por el que se establece el procedimiento para la expedición por las universidades del Suplemento Europeo al Título. RD 49/2004, de 19 de enero, sobre homologación de planes de estudios y títulos de carácter oficial y validez en todo territorio nacional. RD 56/2005, de 21 de enero, por el que se regulan los estudios universitarios oficiales de postgrado. Orden ECI/2514/2007, de 13 de agosto, sobre expedición de títulos universitarios oficiales de Máster y Doctor. RD 1393/2007, de 29 de octubre, por el que se establece la ordenación de las enseñanzas universitarias oficiales. 4 DEFINICIONES Certificación supletoria del título (CST): En tanto no se produzca la efectiva entrega del título oficial, el alumno tiene derecho a la emisión de una certificación de que el título se halla

3 Página 3 de 17 en trámite de expedición. La certificación supletoria del título es firmada por la Rectora y surte los mismos efectos legales del título hasta que éste se edite. Integridad: proceso informático de la aplicación InfUCAM, a través del cual el estado del expediente del alumno cambia de activo a finalizado. Al ejecutar este proceso se puede tramitar el título del alumno y facilitar los impresos de solicitud de expedición del mismo. Suplemento Europeo al Título (SET-Diploma Supplement): Es un anexo al título original diseñado para proporcionar una descripción de la naturaleza, nivel, contexto, contenido y estatus de los estudios realizados y finalizados satisfactoriamente. Es un modelo de información unificado y personalizado para el titulado universitario, sobre los estudios cursados, su contexto nacional y las competencias y capacidades profesionales adquiridas. Tiene como objetivo incrementar la transparencia de las diversas acreditaciones europeas y facilitar su reconocimiento por otras instituciones. El Suplemento Europeo al Título es un documento abierto a incorporar actualizadamente el aprendizaje a lo largo de la vida, configurando los conocimientos acreditados a una persona por instituciones europeas de enseñanza superior. Título oficial: es el expedido por las universidades, acreditativo de la completa superación de un plan de estudios de carácter oficial, con validez académica y profesional en todo el territorio nacional. Título propio: es el expedido por las universidades, acreditativo de la superación de otras enseñanzas impartidas en el uso de su autonomía, carente de los efectos que las disposiciones legales otorgan a los títulos oficiales. 5 RESPONSABILIDADES Unidad de Gestión Económica (UGE): Es responsabilidad de los miembros de la UGE la comprobación de los pagos de los alumnos en disposición de finalizar sus estudios de Grado en la Universidad. (ST): Es responsabilidad de los miembros de la ST comprobar la documentación, gestión y custodia de los expedientes y tramitación del título oficial de Grado para la posterior entrega al interesado. Servicio de Doctorado y Secretaría Central: Gestiona los expedientes de los alumnos que han finalizado sus estudios y los remite a la para la emisión del resguardo del título, la certificación supletoria y el título oficial. Sección de Postgrado y Títulos Propios: Es responsabilidad de los miembros de la Sección de Postgrado y Títulos Propios la comprobación de los pagos de los alumnos en disposición de finalizar sus estudios de Postgrado o Títulos Propios en la Universidad.

4 Página 4 de 17 Además, gestiona los expedientes de los alumnos que han finalizado sus estudios de Postgrado o Títulos Propios e inicia la tramitación del título oficial o propio emitiendo el resguardo del título y remitiendo a la la documentación necesaria para la emisión de la certificación supletoria y el título oficial. Rectorado: Firma las certificaciones supletorias del título y el título oficial. 6 DESARROLLO 6.1. Generalidades El desarrollo de este procedimiento supone la realización de unas actuaciones centralizadas tanto en la de la UCAM y su centro de postgrado Estudio previo de alumnos en disposición de finalizar. Para Grado La ST dispone de una aplicación informática, InfUCAM, para la consulta y gestión de expedientes. El programa permite emitir los listados de los alumnos en disposición de finalizar sus estudios con los datos necesarios para comprobar, en una primera fase los créditos superados, matriculados y la verificación del abono de matrícula, y en una segunda fase la superación de la totalidad de los créditos exigidos en su plan de estudios. Para Postgrado y Titulos Propios La Sección de Postgrado y Títulos Propios dispone de una aplicación informática, InfUCAM, para la consulta y gestión de expedientes. El programa permite emitir los listados de los alumnos en disposición de finalizar dichos estudios con los datos necesarios para comprobar, en una primera fase los créditos superados, matriculados y la verificación del abono de matrícula, y en una segunda fase la superación de la totalidad de los créditos exigidos en su plan de estudios Volcado informático de actas desde Jefatura de Estudios y Secretaría de Postgrado. Desde la Secretaría Central (Jefatura de Estudios), Secretaría de Postgrado y Servicio Doctorados se realiza un volcado informático de las actas emitidas por cada una de las titulaciones. Tras la finalización de este proceso, en el caso de los títulos de Grado, se notifica a la ST para efectuar la integridad. La Sección de Postgrado y Títulos Propios lleva a cabo la integridad de dichos estudios.

5 Página 5 de Gestión de títulos oficiales. Los miembros de la ST son los encargados de realizar las siguientes actuaciones para la correcta tramitación en el caso de los títulos de Grado: Recibir y diligenciar la solicitud de expedición del título de los alumnos hasta la obtención del título oficial, así como la emisión del resguardo de expedición del título oficial y la certificación supletoria, previo pago de las tasas correspondientes. Emitir los certificados académicos personales de finalización de estudios y los certificados de títulos propios de especialización universitaria solicitados por los alumnos. Así como la emisión de la certificación académica para el expediente del alumno. Revisión del pago de las tasas que deben abonar los interesados. Mecanización de datos en el programa oficial de títulos y revisión de los registros que conforman el lote a expedir. Posteriormente se remite el lote al Ministerio de Educación. Con las claves ya asignadas por el Ministerio, el lote es enviado a Signe, S.A. para que los títulos sean impresos. A su vez, en Signe se inscribe en la base de datos el código alfanumérico de la cartulina que se utiliza para su impresión. La empresa imprime, además, un facsímil, y una copia que incluye un cuadro de retiré. La firma de las cartulinas correspondientes a los títulos que expide la UCAM corresponde a la Rectora y al Jefe de Títulos. Registro y entrega de Títulos. Se inscriben los Títulos expedidos en el libro de registro correspondiente, y se procede a informar al interesado para su retirada. El interesado también puede solicitar que se lo remitan por correo a la Delegación del Gobierno- Alta Inspección de Educación, remitiendo posteriormente los retires a la Universidad. O bien recoger por otra persona mediante la entrega de un poder notarial. Respecto a los títulos de Postgrado o Propios, los miembros de la Sección que gestiona dichas titulaciones son los encargados de realizar las siguientes actuaciones para la correcta tramitación de sus títulos: Recibir y diligenciar la solicitud de expedición del título de los alumnos emitiendo el resguardo de expedición del título oficial, previo pago de las tasas correspondientes. Emitir los certificados académicos personales de finalización de estudios y los certificados de títulos propios solicitados por los alumnos. Así como la emisión de la certificación académica para el expediente del alumno. Revisión del pago de las tasas que deben abonar los interesados. En cuanto a los títulos de Postgrado y Propios, la ST es responsable de:

6 Página 6 de 17 Emitir la certificación supletoria. Mecanización de datos en el programa oficial de títulos y revisión de los registros que conforman el lote a expedir. Posteriormente se remite el lote al Ministerio de Educación. Con las claves ya asignadas por el Ministerio, el lote es enviado a Signe, S.A. para que los títulos sean impresos. A su vez, en Signe se inscribe en la base de datos el código alfanumérico de la cartulina que se utiliza para su impresión. La empresa imprime, además, un facsímil, y una copia que incluye un cuadro de retiré. La firma de las cartulinas correspondientes a los títulos que expide la UCAM corresponde a la Rectora y al Jefe de Títulos. Registro y entrega de Títulos. Se inscriben los Títulos expedidos en el libro de registro correspondiente, y se procede a informar al interesado para su retirada. El interesado también puede solicitar que se lo remitan por correo a la Delegación del Gobierno- Alta Inspección de Educación, remitiendo posteriormente los retires a la Universidad. O bien recoger por otra persona mediante la entrega de un poder notarial. En la actualidad, la está trabajando en la implementación de las bases necesarias para la expedición del SET, cumpliendo así con la normativa vigente. 7 SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DE LOS INDICADORES Identificación del Indicador Tiempo total en la tramitación de títulos Código del Indicador asociado al proceso PCL13-IN01 Tipo soporte y tiempo de archivo Informático Responsable de su custodia grado/sección de títulos de postgrado Encuesta de satisfacción realizada a los egresados sobre el proceso de tramitación de títulos PCL13-IN02 Informático o papel 1 año grado/sección de títulos de postgrado Número de títulos expedidos por curso académico PCL13-IN03 Informático grado/sección de títulos de postgrado 8 ARCHIVO REGISTROS DE LAS EVIDENCIAS Identificación del registro Listado de Infucam para la verificación de alumnos en disposición de finalizar estudios (créditos superados y matriculados) Código del proceso asociado al registro PCL13 Tipo soporte y tiempo de archivo Informático Responsable de su custodia

7 Página 7 de 17 Solicitud de expedición y pago de tasas Certificación académica de Finalización de estudios Certificación académica de Finalización de Secretaría General (SG) a (ST) Resguardo expedición del título oficial PCL13 PCL13 PCL13 PCL13 Informático Informático/papel Informático/papel Informático/papel Certificación supletoria del título oficial PCL13 Informático/papel Facsímil y retiré del título oficial PCL13 Papel Libro de registro PCL13 Informático/papel 9 RENDICIÓN DE CUENTAS De forma anual, la ST recoge la información necesaria para proceder al análisis del proceso de gestión de expedientes y tramitación de títulos de los que la Universidad Católica San Antonio es responsable, e informa a Presidencia/Consejo de Gobierno de los resultados de dicho análisis, estableciendo en caso necesario las propuestas de mejora. A través del procedimiento de Información Pública PCL11, se procede a informar a los grupos de interés internos y externos de forma global.

8 Página 8 de DIAGRAMA DE FLUJO

9 Página 9 de ANEXOS

10 Página 10 de 17 Anexo nº1: Listado de Infucam para la verificación de alumnos en disposición de finalizar estudios (créditos superados y matriculados). Anexo nº2: Solicitud de expedición y pago de tasas. Anexo nº3: Certificación académica de Finalización de estudios. Anexo nº4: Certificación académica de Finalización de Secretaría General (SG) a Sección de Títulos (ST). Anexo nº5: Resguardo expedición del título oficial. Anexo nº6: Certificación supletoria del título oficial. Anexo nº7: Facsímil y retiré del título oficial.

11 ANEXO 1 Página 11 de 17 Anexo nº1: Listado de Infucam para la verificación de alumnos en disposición de finalizar estudios (créditos superados y matriculados).

12 ANEXO 3 Página 12 de 17 Anexo nº2: Solicitud de expedición y pago de tasas.

13 ANEXO 3 Página 13 de 17 Anexo nº3: Certificación académica de Finalización de estudios.

14 ANEXO 4 Página 14 de 17 Anexo nº4: Certificación académica de Finalización de Secretaría General (SG) a (ST).

15 ANEXO 5 Página 15 de 17 Anexo nº5: Resguardo expedición del título oficial.

16 ANEXO 6 Página 16 de 17 Anexo nº6: Certificación supletoria del título oficial.

17 ANEXO 7 Página 17 de 17 Anexo nº7: Facsímil y retiré del título oficial.