PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA DIRECCIÓN GENERAL DE RECURSOS HUMANOS ORGANIZACIÓN & MÉTODOS MANUAL DE PROCESOS

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1 VICER ADMINISTRATIVA DIRECCIÓN GENERAL DE RECURSOS HUMANOS ORGANIZACIÓN & MANUAL DE PROCESOS GESTIÓN DE GRADOS JUNIO DE 2004

2 TABLA DE CONTENIDO OBJETIVO GENERAL... 3 OBJETIVOS ESPECÍFICOS PROCEDIMIENTO PARA LA PROGRAMACIÓN DE GRADOS DE LA UNIVERSIDAD PROCEDIMIENTO DE REGISTRO DE LOS GRADUANDOS EN EL SISTEMA GESTIÓN DE GRADOS PROCEDIMIENTO PARA LA IMPRESIÓN DEL REPORTE DE SOLICITUD DE GRADO PROCEDIMIENTO PARA LA GENERACIÓN DEL ACTA COLECTIVA PROCEDIMIENTO PARA LA IMPRESIÓN DE DIPLOMAS PROCEDIMENTO PARA LA IMPRESIÓN DE ACTAS INDIVIDUALES PROCEDIMIENTO PARA LA ENTREGA DE DOCUMENTOS ORIGINALES PARA EL GRADO PROCEDIMIENTO DE CORRECCIÓN DE ACTAS CERRADAS PROCEDIMIENTO PARA LA GENERACIÓN DEL DUPLICADO DEL ACTA INDIVIDUAL PROCEDIMIENTO PARA LA GENERACIÓN DE DUPLICADO DEL DIPLOMA JUNIO DE 2004 Página 2 de 24

3 OBJETIVO GENERAL De conformidad con lo previsto en el artículo N 24 de la Ley 30 de 1992, en el artículo N 115, literal c de los Estatutos de la Universidad; en el artículo N 6 literales c, e y k del Reglamento Orgánico de la Sede Central y en los artículos N 94 a 105 del Reglamento de Estudiantes, este manual tiene como objetivo describir en forma detallada y sistemática el proceso de reconocimiento de grado en un programa académico y el otorgamiento de título académico correspondiente, con el fin de garantizar la adecuada ejecución y control de las actividades, que en relación con los grados se desarrollan dentro de la Universidad. OBJETIVOS ESPECÍFICOS Servir de consulta y orientación al personal que labora actualmente en la gestión de grados en la Universidad, para conocer los nuevos procedimientos que se pondrán en funcionamiento a partir de la implementación del Sistema de Gestión de Grados, de acuerdo con los nuevos Estatutos y Reglamentos de la Universidad. Servir de consulta y orientación al personal nuevo que se vincule a la gestión de grados en la Universidad, para conocer los procedimientos que se pondrán en funcionamiento a partir de la implementación del Sistema de Gestión de Grados. Facilitar y servir de documento básico de referencia para la realización de las auditorias y la evaluación del control interno. 1 JUNIO DE 2004 Página 3 de 24

4 1. PROCEDIMIENTO PARA LA PROGRAMACIÓN DE GRADOS DE LA UNIVERSIDAD SECRETARIO GENERAL Al principio de cada año solicita a todas las Facultades, Institutos y al Centro de Universidad Abierta la lista de las ceremonias de graduación programadas para el año. FACULTAD, INSTITUTO, CENTRO DE UNIVERSIDAD ABIERTA DECANO ACADÉMICO, DIRECTOR DEL INSTITUTO Y DIRECTOR CUA Envía la programación de ceremonias de graduación del año por medio de una comunicación escrita al Secretario General con copia al Rector. ADMINISTRADOR DEL SISTEMA 1 Con base en la información dada por las Facultades, Instituto y CUA, organiza la programación de las ceremonias de graduación para la Universidad. Registra en el Sistema la siguiente información para cada una de las ceremonias de grados: - Facultad o Instituto - Fecha de la ceremonia de graduación 1 Entiéndase por Administrador del Sistema al funcionario designado por el Secretario General de la Universidad para ejecutar lo relacionado con el Sistema de Gestión de Grados. 1 JUNIO DE 2004 Página 4 de 24

5 - Fecha de cierre del Acta Colectiva (se genera automáticamente en el Sistema) SECRETARIO GENERAL Notifica por escrito a cada una de las Facultades, Instituto y CUA la programación de las ceremonias de graduación. 1 JUNIO DE 2004 Página 5 de 24

6 2. PROCEDIMIENTO DE REGISTRO DE LOS GRADUANDOS EN EL SISTEMA GESTIÓN DE GRADOS FACULTAD, INSTITUTO, CENTRO DE UNIVERSIDAD ABIERTA SECRETARIO DE FACULTAD, PERSONA ENCARGADA EN EL INSTITUTO O PERSONA ENCARGADA EN CUA Previa autorización del Secretario General de la Universidad, éste deberá publicar semestralmente los trámites necesarios para adelantar el proceso de solicitud de grado, con el fin de que el estudiante conozca las fechas, documentos y procedimientos fijados por la Universidad para obtener su título. Consulta mediante un reporte generado desde el Sistema las ceremonias de graduación que se encuentran programadas para su Unidad 2. Abre el acta correspondiente con base en la programación de ceremonias de graduación de la Universidad y el número de Acta Provisional dado por la Secretaría General. Verifica en el Sistema para cada ceremonia de grado la información sobre los nombres del Rector, el Secretario General el Decano Académico y el Decano del Medio Universitario 3. Ingresa la información al Sistema de todas las personas que aspiran al grado y que han cumplido con los requisitos exigidos por la Universidad en el artículo N 94 del Reglamento de Estudiantes. Ingresa el documento de identidad de la persona para que el Sistema extraiga del RAI 4 la información del aspirante relacionada con la graduación, con el fin de verificarla y facilitar su corrección. 2 La Unidad hace referencia a la Facultad, Instituto y el Centro de Universidad Abierta, que gestionarán los grados en la Universidad. 3 Esta información será tomada de la anterior acta de grado de la Facultad. 4 RAI: Registro Académico Integrado. 1 JUNIO DE 2004 Página 6 de 24

7 Si la información relacionada con el documento de identidad, tipo de documento, apellidos y nombres completos, género de la persona y título que va a recibir; no es correcta, no está completa o no existe, solicita a la Oficina de Admisiones y Registro Académico la actualización de ésta información en RAI y envía los documentos soporte 5. FACULTAD, INSTITUTO, CENTRO UNIVERSIDAD ABIERTA SECRETARIO DE FACULTAD, PERSONA ENCARGADA EN EL INSTITUTO O PERSONA ENCARGADA EN CUA Actualiza la información en el Sistema relacionada con la dirección y teléfono de residencia, dirección de correo electrónico principal y alterno, con base en el formato especial diligenciado por el estudiante, previa verificación detallada de los documentos de identificación 6. Específica si la persona desea un diploma adicional traducido al latín (solo aplica para títulos civiles). ADMISIONES Y REGISTRO ACADÉMICO AUXILIAR Realiza las correcciones de la información de los aspirantes al grado, en los siguientes tres (3) días hábiles a la solicitud. 5 Para la actualización de la información se debe remitir a la Oficina de Admisiones y Registro Académico los documentos soporte en caso de ser necesario. Verbigracia Fotocopia de la cédula. 6 El formato de actualización de datos será entregado por la Facultad al aspirante de grado. 1 JUNIO DE 2004 Página 7 de 24

8 FACULTAD, INSTITUTO, CENTRO UNIVERSIDAD ABIERTA SECRETARIO DE FACULTAD, PERSONA ENCARGADA EN EL INSTITUTO O PERSONA ENCARGADA EN CUA Genera un reporte de Acta Colectiva preliminar, una vez el acta esté completa y la información coincida entre el Sistema Gestión de Grados y RAI. Éste deberá contar con el visto bueno del Decano Académico 7. (cfr artículo N 107 literal o, Reglamento Orgánico de la Sede Central). DECANO ACADÉMICO O DIRECTOR Revisa y da su visto bueno al reporte de Acta Colectiva preliminar y en caso de ser necesario solicita al Secretario de Facultad, realizar las correcciones. SECRETARIO DE FACULTAD, PERSONA ENCARGADA EN EL INSTITUTO O PERSONA ENCARGADA EN CUA Actualiza la información en el Sistema, si se requiere, y genera el Acta Colectiva preliminar cuantas veces sea necesario, hasta que se reciba el visto bueno del Decano Académico o Director. Procede al cierre del acta. El Sistema verifica nuevamente que la información relacionada con los datos básicos y del programa coincida con lo registrado en RAI 8. 7 El reporte sólo podrá ser generado antes de la fecha de cierre del acta. 8 Si se encuentra alguna inconsistencia, el Sistema no deja cerrar el acta hasta tanto no se corrija la información en RAI por parte de Admisiones y Registro Académico. 1 JUNIO DE 2004 Página 8 de 24

9 Si el acta no alcanza a ser cerrada antes de la fecha establecida, solicita al Secretario General aprobación para que la persona encargada en la Secretaria de la Facultad proceda a realizar dicho trámite 9. En caso de que se presenten grados en forma privada deben ser notificados a la Secretaría General para que éste, de acuerdo con la programación, habilite la apertura de actas extemporáneas. (cfr artículo N 101, Reglamento de Estudiantes). ADMINISTRADOR DEL SISTEMA Mantiene la información actualizada sobre los nombres del Rector y del Secretario General en el Sistema. 9 El Secretario General autoriza el cierre del acta o cambio en la fecha del acta, previo análisis de las implicaciones que esto tenga en la numeración de los folios. 1 JUNIO DE 2004 Página 9 de 24

10 3. PROCEDIMIENTO PARA LA IMPRESIÓN DEL REPORTE DE SOLICITUD DE GRADO SECRETARIO GENERAL Genera el reporte de solicitud de grado, el cual deberá ser presentado por el Secretario General de la Universidad para revisión y aprobación del Rector. RECTOR Revisa y aprueba la solicitud de grado, si es necesario solicita hacer las correcciones pertinentes. ADMINISTRADOR DEL SISTEMA Una vez la solicitud de grado se encuentre aprobada y firmada por el Rector, por instrucción del Secretario General de la Universidad, se deberá proceder a guardarla en los archivos de la Secretaría General. 1 JUNIO DE 2004 Página 10 de 24

11 4. PROCEDIMIENTO PARA LA GENERACIÓN DEL ACTA COLECTIVA ADMINISTRADOR DEL SISTEMA Verifica en el Sistema la lista de actas cerradas que requieren ser generadas. Ordena la generación de cada una, de acuerdo con las fechas de grado dando prioridad a las primeras, para ayudar a conservar la numeración definitiva de las actas y los folios de los libros de grados de la Universidad. El Sistema genera automáticamente los números de folio y lleva el control del número del libro que se esté utilizando. Valida en el Sistema que el Acta Colectiva quede correctamente generada y que los números de folio sean los correctos. Con la autorización previa del Secretario General, asigna al Acta Colectiva el estado Legalizando en Secretaría General 10. El Sistema notificará a ADAC para que proceda a imprimir los diplomas y a la Secretaría General para dar inicio a la impresión de las actas individuales. Una vez legalizada el Acta, el Sistema incluye los documentos (actas individuales, diplomas en español y en latín) en la orden de impresión disponible. En caso de no haber órdenes disponibles, el Sistema crea un lote de impresión de acuerdo al tipo de documento. 10 Cuando el acta colectiva haya sido generada por el Sistema, esto indicará que la información consignada ha sido revisada y aprobada por el Decano Académico, el Secretario de la Facultad, y todas las instancias involucradas con los paz y salvos y certificados requeridos como requisitos de grados. 1 JUNIO DE 2004 Página 11 de 24

12 El Acta Colectiva no podrá ser impresa antes de la fecha de la ceremonia de graduación. Imprime y entrega el Acta Colectiva para revisión y firma al Secretario General y al Rector de la Universidad. Por instrucción del Secretario General, una vez firmada el Acta Colectiva la archiva en el libro correspondiente y lo notifica en el Sistema para dar por terminada la gestión de este documento. 1 JUNIO DE 2004 Página 12 de 24

13 5. PROCEDIMIENTO PARA LA IMPRESIÓN DE DIPLOMAS ARQUITECTURA Y DISEÑO ASISTIDO POR COMPUTADOR (ADAC) AUXILIAR Recibe la notificación de impresión de diplomas a través del Sistema, una vez se encuentre el Acta Colectiva en el estado Legalizando en Secretaria General. Extrae un archivo plano con toda la información necesaria para alimentar un programa especial, con el cual elaborará los diplomas utilizando el ploter destinado para este fin. La impresión del diploma incluye el sello de registro y el sello de duplicado en caso necesario 11. Recibe determinada cantidad de diplomas de la Secretaria General para que sean utilizados en la medida en que lo demande la impresión. El Sistema mantendrá una relación de los números de serie de seguridad del papel entregado, utilizado y dañado en el proceso. Registra en el Sistema la relación de los números de seguridad correspondientes a los diplomas que han sido utilizados y aquellos que se han dañado en el proceso. Envía los diplomas impresos y dañados a la Secretaría General, junto con un reporte generado por el Sistema. ADMINISTRADOR DEL SISTEMA Valida con el Sistema que todos los diplomas sean devueltos a la Secretaría General, incluyendo los que fueron dañados en el proceso de impresión e informa al Secretario General de la 11 Cuando se trata de un duplicado, en el diploma aparecerá en forma de sello la palabra duplicado, y la fecha de impresión. Si éste corresponde a un grado posterior a julio de 2004 el Sistema relacionará el número anterior de serie del papel de seguridad que se anula. 1 JUNIO DE 2004 Página 13 de 24

14 Universidad quien lo autoriza, para que confirme en el Sistema la recepción de los documentos 12. Entrega para la firma los diplomas al Rector y al Secretario General Los diplomas dañados serán anulados por el Secretario General. 13 El Secretario General igualmente deberá firmar el registro del diploma. 1 JUNIO DE 2004 Página 14 de 24

15 6. PROCEDIMENTO PARA LA IMPRESIÓN DE ACTAS INDIVIDUALES ADMINISTRADOR DEL SISTEMA Una vez se encuentre el Acta Colectiva en el estado Legalizando en Secretaría General, el Sistema notifica las actas individuales que están pendientes para ser impresas. Previa autorización del Secretario General de la Universidad, ordena la impresión de actas individuales. Una vez impresas, éstas deben ser firmadas por el Secretario General. Registra en el Sistema cada uno de los números de seguridad de la papelería empleada en la impresión, así como la papelería dañada en el proceso Con este procedimiento el Sistema da por impresos los documentos. La papelería dañada serán anulada por el Secretario General. 1 JUNIO DE 2004 Página 15 de 24

16 7. PROCEDIMIENTO PARA LA ENTREGA DE DOCUMENTOS ORIGINALES PARA EL GRADO ADMINISTRADOR DEL SISTEMA Reúne las actas individuales y los diplomas para la ceremonia de grado, para que el Secretario General de la Universidad las envíe a la Unidad respectiva para la firma de los decanos, con la relación de documentos entregados generado desde el Sistema; la cual será firmada por la Unidad respectiva como soporte 15. FACULTAD, INSTITUTO, CENTRO UNIVERSIDAD ABIERTA SECRETARIO DE FACULTAD, PERSONA ENCARGADA EN EL INSTITUTO O PERSONA ENCARGADA EN CUA Recibe las actas individuales y los diplomas, firma la relación enviada por la Secretaría General y confirma la recepción de estos en el Sistema. Entrega los diplomas para la firma de los Decanos Académico y del Medio Universitario de la Facultad, del Director del Instituto o CUA. Reúne los documentos firmados (diplomas y actas individuales) para ser entregados en la ceremonia de grado. 15 El encargado debe reunir las actas individuales y los diplomas en español, latín y eclesiásticos. 1 JUNIO DE 2004 Página 16 de 24

17 8. PROCEDIMIENTO DE CORRECCIÓN DE ACTAS CERRADAS FACULTAD, INSTITUTO, CENTRO UNIVERSIDAD ABIERTA SECRETARIO DE FACULTAD, PERSONA ENCARGADA EN EL INSTITUTO O PERSONA ENCARGADA EN CUA Solicita la reapertura del acta al Secretario General, quien determinará los pasos a seguir y los documentos afectados. La autorización será otorgada por el Secretario General a través del Sistema para que el encargado en la Unidad pueda realizar las correcciones en las actas que ya se encuentran cerradas. Valida y corrige la información registrada en el acta con RAI e imprime un reporte de Acta Colectiva preliminar, el cual deberá contar nuevamente con el visto bueno del Decano Académico o Director. Cierra el acta en el Sistema. ADMINISTRADOR DEL SISTEMA Una vez generada el Acta Colectiva, el Sistema anula automáticamente los documentos que ya han sido impresos y aquellos que se vieron afectados por las correcciones. Gestiona la impresión y firma de los nuevos documentos. 1 JUNIO DE 2004 Página 17 de 24

18 9. PROCEDIMIENTO PARA LA GENERACIÓN DEL DUPLICADO DEL ACTA INDIVIDUAL SOLICITANTE Solicita en la recepción de la Rectoría el duplicado del Acta Individual e informa el número del documento de identidad. En caso de que la persona tenga varios títulos con la Universidad, debe notificar de qué titulo desea el Acta. Los duplicados de Acta Individual serán expedidos en la Secretaría General, cuando su fecha de expedición sea posterior al 15 de octubre de Para aquellos que fueron expedidos antes de esta fecha, se deberá hacer la solicitud del duplicado directamente en la Facultad y ésta determinará el procedimiento a seguir. RECEPCIONISTA Verifica en el Sistema los datos relativos al grado. En caso de que falte información en el Sistema o la persona solicite correcciones, el interesado deberá entregar los documentos adicionales requeridos para realizar los ajustes pertinentes. Informa al solicitante que debe dirigirse a la entidad financiera autorizada y efectuar la consignación por el valor correspondiente La entidad financiera autorizada actualmente es el Banco de Crédito - Oficina Javeriana. 1 JUNIO DE 2004 Página 18 de 24

19 SOLICITANTE En la entidad financiera autorizada encontrará una cartelera con las instrucciones para diligenciar la consignación por concepto de solicitud de copia de Acta Individual. Consigna el valor asignado en la cuenta correspondiente. Entrega a la recepcionista en la Rectoría el recibo de consignación, con el timbre de la registradora del banco. RECEPCIONISTA Registra en el Sistema la solicitud del interesado. Entrega al solicitante el recibo generado por el Sistema con el registro de la solicitud y una fecha de entrega estimada 17. Elabora y entrega una relación de las consignaciones realizadas durante el día, discriminada por concepto y por Unidad a la Oficina de Tesorería junto con los soportes. Este trámite deberá realizarse a más tardar a las 8:30 a.m. del día siguiente a la fecha de la consignación. TESORERÍA CAJERO DE INGRESOS Firma como constancia de recibo la copia de la relación de consignaciones realizadas en el día y entrega el respectivo comprobante de ingreso. Destina el dinero a cada rubro de la Unidad correspondiente, según la relación enviada por la recepcionista de la Rectoría. 17 El recibo se utilizará como comprobante para la persona que solicita el documento y será necesario para reclamar el duplicado. 1 JUNIO DE 2004 Página 19 de 24

20 ADMINISTRADOR DEL SISTEMA Con la autorización del Secretario General de la Universidad, busca la información del Acta Colectiva en el Sistema. Si la información de los participantes en el Acta Colectiva se encuentra completa, el duplicado aparece en estado de notificación ; de lo contrario permanece en estado de solicitud hasta tanto no se complete dicha información. Agrega el duplicado del Acta Individual a un lote de impresión. Imprime el duplicado del Acta Individual. Registra en el Sistema el número de serie del papel utilizado. Gestiona la firma del Secretario General. Cierra el Acta Colectiva. En caso de que sea necesario realizar correcciones, se debe reabrir, cerrar, legalizar y archivar nuevamente el Acta Colectiva, previa autorización del Secretario General. Las Actas Colectivas corregidas, serán firmadas únicamente por el Secretario General, y se almacenarán junto con el Acta Colectiva original como soporte. SOLICITANTE Reclama el Acta Individual, presentando el recibo correspondiente. RECEPCIONISTA Registra en el Sistema la entrega del duplicado. Con esto el Sistema da por terminado el trámite. 1 JUNIO DE 2004 Página 20 de 24

21 10. PROCEDIMIENTO PARA LA GENERACIÓN DE DUPLICADO DEL DIPLOMA SOLICITANTE El duplicado puede solicitarse por tres razones: por pérdida, por deterioro o por cambio de nombre 18. Solicita el duplicado del diploma e informa el número del documento de identidad en la recepción de la Rectoría. Si la persona que solicita el duplicado del diploma no es el titular, ésta deberá presentar una autorización firmada con copia del documento de identidad. En caso de que la persona tenga varios títulos con la Universidad, deberá notificar de qué título desea el diploma. RECEPCIONISTA Consulta en el Sistema la información relacionada con el grado, para que la persona verifique los datos. Informa al solicitante que debe dirigirse a la entidad financiera autorizada y efectuar la consignación por el valor correspondiente. En caso de que falte información en el Sistema o la persona solicite correcciones, el solicitante deberá entregar los documentos adicionales necesarios para realizar los ajustes. 18 Deberá adjuntar los documentos que soportan la razón por la cual se debe generar copia del documento. 1 JUNIO DE 2004 Página 21 de 24

22 Registra en el Sistema la solicitud, el tipo de diploma deseado y si éste se trata de un duplicado por perdida, deterioro o cambio de nombre de acuerdo con la certificación que presenta el titular o la persona autorizada. Genera en el Sistema un recibo con la solicitud de la persona y una fecha de entrega estimada 19. Entrega al interesado el recibo que utilizará como comprobante para reclamar el duplicado. Elabora y entrega una relación de las consignaciones realizadas durante el día, discriminada por concepto y por Unidad a la Oficina de Tesorería junto con los soportes. Este trámite deberá realizarse a más tardar a las 8:30 a.m. del día siguiente a la fecha de la consignación. TESORERÍA CAJERO DE INGRESOS Firma como constancia de recibo la copia de la relación de consignaciones realizadas en el día y entrega el respectivo comprobante de ingreso. Destina el dinero a cada rubro de la Unidad correspondiente, según la relación enviada por la recepcionista de la Rectoría. ADMINISTRADOR DEL SISTEMA Con la aprobación del Secretario General de la Universidad, busca la información del Acta Colectiva en el Sistema. Si la información de los participantes en el Acta Colectiva se encuentra completa, el duplicado aparece en estado de notificación ; de lo contrario permanece en estado de solicitud hasta tanto no se complete dicha información. 19 Se estima que el tiempo de entrega del duplicado del diploma es de 10 días hábiles. 1 JUNIO DE 2004 Página 22 de 24

23 Agrega a un lote de impresión el duplicado del diploma. ARQUITECTURA Y DISEÑO ASISTIDO POR COMPUTADOR (ADAC) AUXILIAR Imprime el duplicado del diploma. Registra en el Sistema el número de serie del papel utilizado. Entrega a la Secretaría General el duplicado del diploma. ADMINISTRADOR DEL SISTEMA Presenta la documentación para la firma del Secretario General, quien a su vez tramita la firma del Rector del duplicado del diploma. Envía a la Facultad el diploma junto con una relación de envío generada por el Sistema para que ésta sea firmada por el encargado en la Unidad como soporte. Cierra del Acta Colectiva. En caso de que sea necesario realizar correcciones, se debe reabrir, cerrar, legalizar y archivar nuevamente el Acta Colectiva, previa autorización del Secretario General. Las Actas Colectivas corregidas, serán firmadas únicamente por el Secretario General, y se almacenarán junto con el Acta Colectiva original como soporte. FACULTAD, INSTITUTO, CENTRO UNIVERSIDAD ABIERTA SECRETARIO DE FACULTAD O PERSONA ENCARGADA EN EL INSTITUTO Recibe el diploma y gestiona la firma de éste por los Decanos Académico y del Medio Universitario o del Director, que a la fecha ocupen los cargos. 1 JUNIO DE 2004 Página 23 de 24

24 Envía el diploma firmado a la Secretaría General. SOLICITANTE Reclama el duplicado del diploma, presentando el recibo correspondiente. RECEPCIONISTA Registra en el Sistema la entrega del documento. Con esto el Sistema da por terminado el trámite. 1 JUNIO DE 2004 Página 24 de 24