tema 4 No existe una relación temporal entre el cliente y la Agencia

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1 tema 4 Anticipos y depósitos Facturación y cobro Medios de pago al contado Condiciones para la aceptación de cheques y pagarés El pago aplazado La financiación externa Acuerdos comerciales con concesión de crédito a clientes Las devoluciones por servicios no prestados Control de cuentas de crédito OBJETIVOS: Las Agencias de Viajes tienen un elevado número de clientes. Aunque podríamos clasificarlos de diversas maneras, para el caso que nos ocupa, vamos a distinguir entre tres tipos de clientes: CLIENTE PARTICULAR No existe una relación temporal entre el cliente y la Agencia CLIENTE EMPRESA Existe un contrato que regula la relación entre el Agente y la Empresa. Tienen tarifas negociadas. Exige un mayor control y gestión administrativos. El cobro suele hacerse a crédito. La relación se prolonga a lo largo del tiempo. En ocasiones el Agente de Viajes estará instalado en la propia sede de la Empresa Cliente (In-plant). Distinguir entre los diferentes clientes que tienen las Agencias de Viajes. Establecer los detalles de los contratos entre las Agencias y sus clientes. Aprender sobre las distintas formas de pago y las características de cada uno de ellos. Reflexionar sobre la concesión de crédito a clientes y establecer pautas con el fin de evitar problemas e impagos. AGENCIAS MINORISTAS En el caso de las Agencias Mayoristas, sus clientes son las Agencias Mayoristas. Su relación se rige por un contrato entre ambas donde se regulan, entre otros aspectos: Precios y descuentos Condiciones Formas de Pago Cupos

2 Los procedimientos derivados de las relaciones con ellos son muy diferentes en uno y otro caso. El proceso habitual con un cliente en una agencia de viajes es el siguiente: FIRMA DE CONTRATO RESERVA Y VENTA FACTURACIÓN COBRO En algunos casos se cumplen todas las fases de este proceso, en otras pueden darse conjuntamente y a veces, incluso puede omitirse alguna de las fases. 1. ANTICIPOS Y DEPÓSITOS En muchas ocasiones, la reserva de un servicio turístico exige el abono de un anticipo o un depósito a la Agencia de Viajes. Existe una importante diferencia entre ellos: Anticipo Depósito Es un ingreso que recibe la Agencia con el encargo de que realice u organice un viaje para el cliente, por tanto, la Agencia deberá emitir una factura por este ingreso que ha obtenido. En la facturación de este anticipo deberá estar detallado el IVA correspondiente. Cantidad de dinero entregada por los clientes como garantía de las reservas. Generalmente se dan en las reservas de paquetes turísticos, aunque no es algo exclusivo de este tipo de productos. Dichos depósitos se facturan al cliente como SUPLIDOS y no como anticipos (ya que devengarían su IVA correspondiente) y exige entregar un RECIBO al cliente. Tanto el anticipo como el depósito se contabilizarán en la cuenta del cliente y anotarán en su expediente junto con la documentación justificativa. 2. FACTURACIÓN Y COBRO La factura consiste en una relación detallada de los bienes o servicios adquiridos por un cliente determinado durante un período determinado, indica el precio de cada uno de ellos y la suma total. Es obligatorio facturar por todos los bienes y servicios. Antes de remitir las facturas a los clientes, deben realizarse una revisión sistemática, metódica y puntual de las mismas. Toda factura y sus copias deben contener los datos o requisitos siguientes: Número de factura y, en su caso, serie Fecha de expedición La numeración de las facturas dentro de cada serie debe ser correlativa. Se pueden utilizar series separadas cuando existen razones que lo justifiquen o cuando el obligado a su expedición cuente con varios establecimientos desde los que efectúe sus operaciones. A su vez deberá indicarse la fecha en que se haya efectuado la operación o en la que, en su caso, se haya recibido el pago anticipado, si se trata de una fecha distinta a la de expedición de la factura. Tema 4 / pg. 96 Identificación del obligado a expedir la factura y del destinatario Procedimientos Derivados de las Relaciones Económicas con Clientes Domicilio fiscal del obligado a expedir la factura y del destinatario.

3 Fecha de expedición editorialcep } Identificación del obligado a expedir la factura y del destinatario Domicilio fiscal del obligado a expedir la factura y del destinatario. Descripción de la operación IVA Debiendo constar el nombre y apellidos, razón o denominación social completa y NIF. Si este último es persona física no empresario o profesional no es necesario que conste el domicilio. Deben consignarse todos los datos necesarios para determinar la base imponible, incluyendo el precio unitario sin impuesto de la operación, así como cualquier descuento o rebaja no incluido en dicho precio unitario. Tiene que contener el tipo de IVA y la cuota aplicada. Si hay diferentes tipos de IVA deben detallarse. Todos los cargos de la factura deberán llevar el consiguiente soporte válido para el cobro: - Precios, cantidades, descuentos y comisiones, ajustados al soporte y las tarifas y acuerdos especiales que correspondan - Hay que procurar que las facturas sean correctas ya que una factura incorrecta traerá: - Coste de corrección y retraso en el cobro - Evitar quebrantos en el cobro, ya que si existen errores en el precio o cantidad a favor del cliente o servicios no facturados (por error u omisión) es posible que no se cobren nunca. La legislación española no permite el abono parcial de una factura, deberá abonarse la errónea por la totalidad y emitirse otra correcta (en caso de ser necesario). En algunos casos muy concretos y para importes muy reducidos, pueden utilizarse los tickets o recibos como documentos asimilados a la factura, A la hora de hablar de facturas debemos conocer varias cuestiones: Factura RECTIFICATIVA COPIA de la factura DUPLICADO de la factura Factura PROFORMA Documentan correcciones de una o varias facturas anteriores, o devoluciones de productos o servicios. Como su propio nombre indica, es una copia de la factura original. Debe llevar la palabra COPIA para distinguirla del original. Normalmente el emisor de la factura la utiliza para su documentación interna, por ejemplo como documento para contabilizar el ingreso. En el caso de que el receptor de la factura necesite una copia (por documentación adicional, por extravío, etc.), se le envía una factura igual a la original pero debe llevar la indicación de DUPLICADO. Es una factura que indica, de forma exacta, como será la factura definitiva, pero que no tiene valor contable ni como justificante. Suele incluir la fecha de máxima validez. Es importante señalar que una vez emitida la factura, es obligatorio ingresar el IVA de la factura en la siguiente liquidación con Hacienda, independientemente de que lo hayamos cobrado o no. Por eso, en determinadas circunstancias en las que se tenga duda de su cobro se emite una FACTURA PRO FORMA. Una vez recibidos los fondos, se expedirá la factura definitiva. MF0267_2 / Procesos Económico Administrativos en Agencias de Viajes pg. 97

4 2.1 Factura Electrónica Hoy en día, las facturas pueden realizarse en papel, pero también en soporte electrónico. La factura electrónica reemplaza a la factura en papel y tiene el mismo valor legal. Es un documento electrónico que cumple con los requisitos legal y reglamentariamente exigibles a las facturas tradicionales garantizando la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido. 2.2 Libros De Facturas El reglamento del IVA establece la obligación de tener el LIBRO DE FACTU- RAS EMITIDAS y RECIBIDAS. 3. MEDIOS DE PAGO AL CONTADO Se consideran medios de pago al contado el efectivo, la transferencia y las tarjetas de crédito y débito. En el capítulo posterior veremos más detalladamente, cada uno de ellos. 3.1 Efectivo Es un método cada vez menos utilizado. La ley establece que como máximo se pueden realizar pagos en efectivo por un importe máximo de euros. Lo habitual es que tras el pago se entregue un RECIBO como justificante de dicho pago. 3.2 Transferencia La transferencia es una orden que la Agencia emite a la entidad financiera en la que tiene una cuenta abierta para que proceda al pago de una cantidad determinada a una persona física o jurídica. Una orden de transferencia debe contener la siguiente información: - NOMBRE COMPLETO DEL BENEFICIARIO - CIF - CONCEPTO - IMPORTE. Es conveniente escribirlo tanto en número como en letra, y especificar en qué moneda está el importe. - CUENTA CORRIENTE DEL BENEFICIARIO Realizar una transferencia tiene un coste para el que realiza la transferencia, COMISIÓN POR TRANSFERENCIA. Esta comisión suele ser un porcentaje sobre el importe transferido (aunque existen comisiones mínimas). 3.3 Tarjetas De Crédito Y Débito Es uno de los métodos de pago más utilizados en las Agencias de Viajes. Las tarjetas de crédito y las de débito son diferentes: Tema 4 / pg. 98 Procedimientos Derivados de las Relaciones Económicas con Clientes

5 editorialcep } Tarjeta de Débito Tarjeta de Crédito el cargo en la cuenta del cliente se realiza en el mismo instante de la utilización de la tarjeta de débito El cargo en la cuenta del cliente se realiza en una fecha posterior (normalmente a final de mes) y es en ese momento en el que la Agencia recibe el pago. La tarjeta de crédito supone el riesgo de que el cliente no abone la liquidación de su tarjeta. Devengan una serie de comisiones. 4. CONDICIONES PARA LA ACEPTACIÓN DE CHEQUES Y PAGARÉS Los cheques y pagarés son en la actualidad un medio de pago y cobro habitual en las empresas. Sin embargo, es importante realizar una reflexión sobre su uso: - Al cobrar un cheque o pagaré, habitualmente el banco nos cobra una comisión. - En el caso de que la cuenta del emisor del cheque o pagaré no tuviera fondos y el banco procederá a la devolución del documento, lo que genera unos gastos de devolución a la Agencia de Viajes. Además, podría darse el caso de tener que acudir a medios judiciales para exigir su cobro. - El pagaré supone un cobro aplazado para la Agencia de Viajes (salvo que podamos descontarlos, en cuyo caso tenemos gastos de descuento de efectos e intereses). Sólo en determinados casos las Agencias de Viajes aceptarán cheques y pagarés como medio de cobro. Únicamente deberían ser aceptados sólo si existe absoluta confianza por parte del emisor de los cheques y pagarés. 5. EL PAGO APLAZADO Definimos pago aplazado como aquél que no se realiza en el momento en el que se contrae la obligación, sino en una fecha posterior. Existen varias fórmulas que veremos a continuación: 5.1 Factoring El factoring consiste en que una empresa cede a una compañía de factoring la gestión del cobro de sus facturas pendientes de clientes. De esta manera, la empresa externaliza su gestión de cobro a clientes, los cobros los realizará una empresa especializada a través de una comisión. Las empresas de factoring suelen seleccionar las facturas aceptadas en factoring y suelen ser de clientes de probada solvencia. Casi todas las entidades financieras españolas tienen su sociedad de factoring: BANESTO FACTORING, BBVA FACTORING. Existen dos tipos de factoring: - Factoring con recurso, en el que la empresa de factoring no asume el riesgo de insolvencia de los deudores pudiendo retroceder al cliente el importe de los créditos impagados. - Factoring sin recurso, en el que sí asume el riesgo de insolvencia del deudor de los créditos hasta el límite de cobertura consignado en el contrato. MF0267_2 / Procesos Económico Administrativos en Agencias de Viajes pg. 99

6 5.2 Confirming El confirming es un servicio que prestan las entidades bancarias que consiste en que una empresa cede a la entidad bancaria la gestión de sus facturas pendientes de pago a sus proveedores. De esta manera la empresa externaliza su gestión de pagos a proveedores, ya que será el banco el encargado de realizarlos. A cambio, cobra una comisión. En general, para que la contratación de un confirming sea rentable, es importante tener un número elevado de pagos y proveedores de forma periódica. Casi todas las entidades bancarias prestan este servicio de confirming. Un proveedor cuyo cliente tenga contratado el servicio de confirming, puede solicitar al banco gestor el ANTICIPO DEL PAGO. Es decir, el proveedor, gracias al confirming, obtiene financiación gracias a que recibe el pago por anticipado. A cambio, debe abonar intereses y comisiones. 6. LA FINANCIACIÓN EXTERNA Las Agencias de Viajes pueden precisar obtener financiación para su actividad ordinaria o para inversión. En estos casos puede tener varias vías para obtener financiación. Veremos en este apartado las formas más habituales que tienen las Agencias para obtener financiación externa. PRÉSTAMO CRÉDITO RENTING LEASING 6.1 Préstamo Es una operación financiera por la que una empresa o particular (en este caso la Agencia de Viajes) recibe de una entidad financiera (también podría recibirlo de un particular o de sus socios), una cantidad de dinero, con la obligación de satisfacer los gastos de la operación y los intereses, así como de devolver la cantidad de dinero recibida en los plazos pactados. Destacamos varios tipos de préstamos: PRÉSTAMO PERSONAL PRÉSTAMO PARTICIPATIVO PRÉSTAMO HIPOTECARIO Se utilizan para financiar cantidades específicas para un momento determinado. En las agencias de viajes se utilizan para financiación de circulante, es decir, para aquellas épocas en las que los pagos superan a los cobros y, transitoriamente, la agencia precisa financiación. Este préstamo se devolverá en la fase en la que los cobros son superiores a los ingresos. Préstamo que otorgan los accionistas de la Sociedad. Generan intereses. Préstamo que tiene como garantía una hipoteca sobre un bien inmueble. Su tipo de interés suele ser inferior al del préstamo personal debido a la existencia de la garantía. En caso de no devolver el préstamo, el prestamista podría pasar a ser el propietario del inmueble. El préstamo hipotecario se formaliza ante notario. Tema 4 / pg. 100 Procedimientos Derivados de las Relaciones Económicas con Clientes

7 editorialcep } 6.2 Pólizas De Crédito Son operaciones por las que una entidad financiera pone a disposición de la empresa una cantidad de dinero hasta un limite pactado durante un tiempo determinado, Acabado el plazo, la empresa deberá devolver las cantidades pendientes en ese momento. A lo largo de la vida del crédito, la empresa tendrá que pagar las comisiones correspondientes y los intereses relativos a las cantidades utilizadas. Los créditos de disposición gradual se formalizan en pólizas de crédito, que son impresos oficiales. Estos créditos son especialmente indicados para los casos en que la empresa no va a emplear todo el dinero del crédito durante todo el tiempo, De modo que la empresa irá retirando fondos a medida que los necesite y los entregará a medida que vaya disponiendo de liquidez. Vamos a conocer la terminología que se aplica en la contratación de préstamos y créditos: PRINCIPAL O CAPITAL PRESTAMISTA CUOTA Importe prestado Persona física o jurídica que presta el dinero Pagos periódicos realizados para la devolución del préstamo. Lo habitual es que la cuota sea constante y periódica e incluya una parte de capital y una parte de intereses (es el llamado sistema francés). También puede darse el caso de pagos periódicos de intereses (mensualmente) y amortización de capital una vez al año. PERÍODO CARENCIA. TIPO DE INTERÉS PLAZO PRÉSTAMO COMISIONES NOVACIÓN DE DEL Período tras la concesión del préstamo en el que no se realizarán pagos al banco. Puede ser de dos tipos: Carencia de capital. En este caso, durante el período de carencia se pagarán únicamente intereses. Carencia total. No se realiza ningún pago durante este período. Podríamos definirlo como el precio que se paga por tener un préstamo. Es un porcentaje sobre el capital pendiente de devolución. El tipo de interés puede ser fijo o variable. Fijo sería, por ejemplo, un 5%. Variable es en el caso de que pueda modificarse en función de un tipo de interés referencial, por ejemplo, EURIBOR + 0,5 %. Tiempo que va a durar el préstamo. Por ejemplo, en los hipotecarios, el plazo es muy largo, mientras que en los créditos al consumo, son muy cortos. Existen diversas comisiones que se pueden aplicar a los préstamos: COMISIÓN DE ESTUDIO. Es una comisión que cobra la entidad bancaria por analizar la operación. COMISIÓN DE APERTURA. Se refiere a los trámites en relación a la formalización del préstamo. COMISIÓN DE CANCELACIÓN PARCIAL O TOTAL. Un porcentaje sobre las cantidades que se amorticen anticipadamente. Es parcial si aún queda préstamo por amortizar, en caso de que se devuelva todo el capital sería total. COMISIÓN DE SUBROGACIÓN: comisión que cobra el banco en el caso de trasladar el préstamo a otra entidad o cambiar el deudor (por ejemplo, en el caso de comprar un inmueble con una hipoteca, se modifica el deudor). Modificación de las condiciones del préstamo o crédito. Podría ser una alteración del plazo de vencimiento, MF0267_2 / Procesos Económico Administrativos en Agencias de Viajes pg. 101

8 6.3 Leasing Es una operación de financiación a través de la cual una entidad de leasing cede a una empresa el uso de un determinado activo a cambio de unas cuotas periódicas. Al final del período pactado, la empresa tiene una opción de compra del bien. ENTIDAD DE LEASING propietaria de un activo cede el uso del activo a cambio de unas cuotas periódicas AGENCIA DE VIAJES Paga unas cuotas periódicas por el uso del bien Al final del período tiene una opción de compra del bien Es una manera de financiación a largo plazo destinada a adquirir un activo fijo que es propiedad de la entidad de leasing y que cede su uso a la empresa a través del contrato de leasing. La principal ventaja frente al préstamo radica en las ventajas fiscales, aunque hay que tener en cuenta que el bien será propiedad de la entidad de Leasing hasta que no se ejerce la opción de compra. El Leasing se contabiliza en la cuenta 217 Derechos sobre bienes en régimen de arrendamiento financiero y el elemento pasará a formar parte del inmovilizado material cuando se ejecute la opción de compra. 6.4 Renting Es una opción para hacer frente a la financiación a largo plazo para la compra de activo fijo; la empresa paga una cuota periódica. Existen varias diferencias con el Leasing: - en el renting no existe opción de compra del bien al término del contrato - es la entidad de renting la que se hace responsable del mantenimiento y aseguramiento del activo - los contratos suelen ser a más corto plazo En las Agencias de Viajes es muy utilizado el contrato de renting para la adquisición de vehículos o equipos informáticos. Tema 4 / pg. 102 Procedimientos Derivados de las Relaciones Económicas con Clientes

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