Inscripción y Selección de Proveedores

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1 Página 1 de 8 1. Objetivo y Alcance Establecer el mecanismo para la inscripción de proveedores de bienes y servicios en la base de datos de la Universidad de Pamplona. Comprende desde los requisitos de inscripción y finaliza con el registro en la base de datos y el archivo de la documentación. 2. Responsable El responsable por garantizar la adecuada aplicación y ejecución del presente documento es él(la) Líder del Proceso de Adquisición de Bienes y Servicios de la Universidad de Pamplona. 3. Definiciones 3.1 Bien Artículo inventariable o activo de cualquier clase incluyendo, activos fijos, materiales, elementos en deposito y los Bienes, propiedad, planta y equipo de la entidad, y los recibidos. 3.2 Carta de Exclusividad Fotocopia donde una empresa extranjera certifica que el proveedor es el único representante legal en Colombia, o se presenta si es el único productor y/o proveedor de los productos y/o servicios solicitados 3.3 Estados Financieros Los estados financieros reflejan la situación económica, financiera y administrativa de una empresa, así como el resultado de sus operaciones en una fecha o período dados y el cambio que han experimentado sus recursos de un período a otro, permitiendo ser el medio principal para suministrar información contable a aquellas personas que no tienen un acceso directo a los registros de la empresa, con miras a su entendimiento y toma de decisiones de diversa índole. 3.4 IVA El impuesto al valor agregado conocido como IVA, es un tributo sobre el consumo de bienes y servicios gravados con este impuesto. El IVA grava únicamente el valor agregado en cada una de las etapas del ciclo económico, producción, importación, distribución y comercialización del bien. Elaboró Aprobó Validó Firma E. Gabriel Pabón Rivera Firma Gloria Amparo Arciniegas González Firma María Victoria Bautista Fecha Septiembre 30 de 2010 Fecha Octubre 30 de 2010 Fecha Diciembre 06 de 2010

2 Página 2 de NIT Número de identificación Tributaria. Es el número de identificación tributaria que asigna la administración a las personas naturales o jurídicas nacionales o extranjeras. El número del NIT está compuesto por nueve dígitos tratándose de personas jurídicas y por el número de la cédula en el caso de las personas naturales más un (1) digito de verificación. 3.6 Persona Jurídica Una persona jurídica o empresario social o societario es toda persona jurídica, capaz de ejercer derechos, contraer obligaciones civiles, de ser representada judicial y extrajudicialmente, que habitualmente ejerza el comercio. 3.7 Persona Natural Una persona natural o empresario individual es una persona natural o física, cualquiera que sea su sexo, estirpe o condición, que siendo mayor de edad habitualmente ejerza el comercio. 3.8 Proveedor Organización o persona que suministra un bien y/o Servicio. 3.9 Proveedores Activos Proveedores a los que se les realiza compras de bienes y/o servicios durante un año y cumplieron con los requisitos exigidos en la inscripción de proveedores Proveedores Inactivos Proveedores a los que no se les realiza compras de bienes y/o servicios durante un año, que no cumplieron con los requisitos de inscripción de proveedores, o aquellos que enviaron documentos de inscripción de manera incompleta Registro único de Proponentes El registro de proponentes tiene por objeto la inscripción, la clasificación de todas las personas naturales o jurídicas que aspiren a celebrar con las entidades estatales contratos, cualquier persona tiene derecho a consultar los documentos que reposen en él, a obtener copia de los mismos, así como a solicitar que se le expidan certificaciones sobre las inscripciones, calificaciones y clasificaciones que contenga.

3 Página 3 de Retención en la Fuente La retención en la fuente es un sistema de recaudo anticipado de los impuestos, que consiste en la obligación de retener una cantidad determinada por la Ley en el mismo momento del origen del ingreso. La retención en la fuente no es un impuesto, es solo un medio que facilita, acelera y asegura el recaudo de los tributos RUT Registro Único Tributario. El RUT o registro único tributario es el banco de datos creado por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, donde aparecen todos los contribuyentes, responsables y agentes de retención del país con la información general de cada uno. Las demás definiciones que aplican para el presente Instructivo se encuentran contempladas en la Norma NTC ISO 9000:2000. Sistemas de Gestión de La Calidad Fundamentos y Vocabulario. 4. Contenido 4.1 Requisitos de Inscripción Responsable: Líder del Proceso y/o Auxiliar de Almacén Con el objeto de legalizar y facilitar los procesos de contratación; los proveedores deben estar inscritos, adjuntado los documentos mencionados a continuación y teniendo como soporte el FAD-01 Inscripción de Proveedores Para la selección de proveedores se tiene en cuenta: No presentar antecedentes fiscales, disciplinarios o legales. Estar legalmente constituido No tener las inhabilidades, descritas en el artículo No.8 del Acuerdo No. 002 de 12 Enero de 2007 Estatuto de Contratación Administrativa de la Universidad de Pamplona. Diligenciar correctamente el FAD-01 Inscripción de Proveedores y adjuntar los documentos solicitados. Los proveedores deben anexar la información que se presenta a continuación para quedar inscritos oficialmente como proveedores de la Universidad de Pamplona: Persona Natural Diligenciamiento FAD-01 Formulario de Inscripción de Proveedores Certificado de Antecedentes Judiciales (DAS) Original y/o Copia del Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por

4 Página 4 de 8 la Cámara de Comercio (Vigencia inferior a 90 días). Fotocopia del Registro Único Tributario RUT- Fotocopia cédula de Identidad del representante Legal Copia del Certificado de antecedentes Fiscales del Representante Legal (Certificado de la contraloría - vigencia no mayor a 3 meses) Copia del Certificado de antecedentes Disciplinarios del Representante Legal (Certificado de la procuraduría- vigencia no mayor a 3 meses) Copia del certificado de inscripción en el SICE, vigente. Documento opcional Certificación bancaria expedida por una Entidad Financiera donde se registre el número y tipo de cuenta correspondiente (Nombre, NIT, Razón Social). Original del Registro único de Proponentes de la Cámara de Comercio (vigencia mínimo 3 meses). Documento opcional. Estados Financieros (Balance General y Estado de Resultados), la vigencia no debe ser mayor a 1 año Fotocopia Tarjeta profesional Contador Público. Fotocopia Tarjeta profesional Revisor Fiscal. (En caso de tener) Fotocopia Cédula del Contador Público Fotocopia Cédula del Revisor Fiscal. (En caso de tener) Persona Jurídica Diligenciamiento FAD-01 Formulario de Inscripción de Proveedores Certificado de Antecedentes Judiciales (DAS) Original y/o copia del Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la Cámara de Comercio (Vigencia no mayor a 3 meses). Fotocopia del Registro Único Tributario Fotocopia cédula de Identidad del representante Legal Copia del Certificado de Antecedentes Fiscales representante legal. Certificado Contraloría Representante Legal (Vigencia no mayor a 3 meses). Copia del Certificado de Antecedentes Fiscales Empresa. Certificado Contraloría Empresa (Vigencia no mayor a 3 meses). Copia del Certificado de Antecedentes Disciplinarios. Certificado Procuraduría Representante Legal (Vigencia no mayor a 3 meses). Copia del Certificado de Antecedentes Disciplinarios. Certificado Procuraduría Empresa (Vigencia no mayor a 3 meses). Copia del certificado de inscripción en el SICE, vigente. Documento opcional Certificación bancaria expedida por una Entidad Financiera donde se registre el número y tipo de cuenta correspondiente (Nombre, NIT, Razón Social). Original del Registro único de Proponentes de la Cámara de Comercio (vigencia mínimo 3 meses). Documento opcional. Estados Financieros (Balance General y Estado de Resultados), la vigencia no debe ser mayor a 1 año Fotocopia Tarjeta profesional Contador Público. Fotocopia Tarjeta profesional Revisor Fiscal. (En caso de tener) Fotocopia Cédula del Contador Público

5 Página 5 de 8 Fotocopia Cédula del Revisor Fiscal. (En caso de tener) De igual modo deben anexar: a) Carta de presentación. b) Portafolio de los bienes y/o Servicios que ofrece. c) Fotocopia de las cartas de exclusividad o Representación comercial que posea, expedidas por las Empresa matriz. d) Tres (3) referencias comerciales e) Anexos. (Catálogos, y otros) Estos Documentos deben quedar en el archivo de la Oficina de Adquisiciones y Almacén. 4.2 Inscripción del Proveedor Responsable: Auxiliar de Almacén 1. Los proveedores que deseen inscribirse deben diligenciar el FAD-01 Inscripción de Proveedores el cual esta disponible en la página Web del proceso de Adquisición de Bienes y Servicios, específicamente en la página de la Universidad de Pamplona. ( 2. El Auxiliar de Almacén recepciona el formato diligenciado con los documentos descritos por correo certificado, personalmente y verifica que todos los documentos estén completos junto con los documentos anexos. En caso de no estar completos los documentos, se remite un oficio informando al proveedor de los documentos que le hacen falta, para que en el menor tiempo posible los complete. 4.3 Selección del Proveedor Responsable: Líder del Proceso Auxiliar de Almacén Para la selección de los proveedores se considera, si es un proveedor nuevo y/o antiguo: a) Si el proveedor es nuevo: El proveedor debe diligenciar y realizar entrega de los documentos de inscripción, de acuerdo a lo contemplado en la actividad 4.1. El(La) Líder del proceso de Adquisición de Bienes y Servicios, determina como criterio para seleccionar proveedores nuevos, las tres (3) referencias comerciales solicitadas, según la actividad 4.1.

6 Página 6 de 8 b) Si el proveedor es Antiguo: El (La) Líder del proceso de Adquisición de Bienes y Servicios, selecciona un proveedor antiguo de acuerdo a su historial pasado reflejado en la evaluación de proveedores. Dentro de la categoría correspondiente, se extrae el listado de proveedores que se encuentran con la certificación vigente después se procede a diligenciar el FAD-19 Listado de Proveedores. El propósito de la selección, es el de establecer una lista de aquellas empresas u organizaciones que ofrecen bienes y servicios y son potenciales proveedores para solicitar cotizaciones de sus ofertas presentadas de bienes y/o servicios. Los proveedores que no cumplan con los requisitos de documentos exigidos se les informa inmediatamente por correo electrónico y/o comunicación telefónica y se les otorga un plazo de 15 días hábiles para completar la información; de lo contrario son incluidos en la lista de proveedores inactivos, hasta cuando se reciba la documentación completa. Los proveedores que cumplan todos los requisitos mencionados en la actividad 4.1 Requisitos de Inscripción, se incluyen en la base de datos como proveedores activos. El contacto con el proveedor puede ser a través de: vía fax, correo electrónico, telefónicamente o directamente según sea pertinente. Los documentos de los proveedores se clasifican en el archivo según sean: proveedores activos e inactivos. El (La) Líder del Proceso de Adquisición de Bienes y Servicios, realiza la selección de proveedores. 4.4 Registro en la Base de Datos y Archivo de la Documentación Responsable: Auxiliar de Almacén Una vez seleccionado el proveedor se procede a ingresar sus datos en el FAD-19 Listado de Proveedores, y se archiva la documentación. Para el archivo de la documentación se sigue lo establecido en la Resolución No. 453 de Abril 5 de 1999: Por el cual se aprueba el Manual de asuntos para la descripción de Documentos de Archivo de la Universidad de Pamplona y la Ley 594 de Julio 14 de La evaluación de los proveedores es realizada teniendo en cuenta variables para el bien y/o prestación del servicio como lo son: calidad, disponibilidad, cumplimiento plazo contractual, cumplimiento en la cantidad, servicio postventa, experiencia con la institución, precio y oportunidad en la entrega de los documentos. Los criterios de evaluación son tenidos en cuenta para contratar con ellos el próximo año.

7 Página 7 de 8 5. Documentos de Referencia NTC ISO 9000:2000 Sistema de Gestión de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario NTC GP 1000:2004. Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTC GP 1000:2009. Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública. Ley 594 de Julio 14 de Ley General de Archivo. Resolución No. 453 del 5 de Abril de Manual de Asuntos de Archivo de la Universidad de Pamplona. Acuerdo No. 002 de 12 Enero de 2007: Estatuto de Contratación Administrativa de la Universidad de Pamplona 6. Historia de Modificaciones Versión Naturaleza del Cambio Modificación en la codificación de los formatos documento documento documento - Directrices Administración del Sistema de Gestión de la Calidad. documento documento, según Acta Número 40 Fecha de Aprobación Fecha de Validación Diciembre 27 de 2005 Enero 11 de 2006 Diciembre 18 de 2006 Diciembre 20 de 2006 Marzo 12 de 2007 Marzo 14 de 2007 Octubre 17 de 2007 Octubre 25 de 2007 Diciembre 9 de 2007 Diciembre 21 de 2007 Noviembre 5 de Diciembre 06 de Administración de Formatos Código Nombre Responsable Ubicación Acceso FAD-01 FAD-19 Inscripción de Proveedores Listado de Proveedores Auxiliar de Almacén Auxiliar de Almacén Sección de Adquisiciones y Almacén, Centro Interactivo Sección de Adquisiciones y Almacén, Centro Interactivo Personal de Adquisiciones y Almacén Personal Sección de Adquisiciones y Almacén Tiempo de retención Según TRD Según TRD Disposición Final Archivo Central Universidad de Pamplona Archivo Central Universidad de Pamplona

8 Página 8 de 8 8. Anexos. No aplica.

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