Nombre de producto. Dexon Document Manager

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1 Nombre de producto Dexon Document Manager EL PRODUCTO ADECUADO PARA EL CONTROL TOTAL DEL CICLO DE VIDA DE SUS DOCUMENTOS O ARCHIVOS, DESDE SU CREACIÓN, PASANDO POR CADA UNA DE SUS ETAPAS EN EL SERVICIO.

2 TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCIÓN 2 QUE ES DEXON DOCUMENT 3 BENEFICIOS 4 REQUISITOS 5 CARACTERISITICAS 6 DEXON DOCUMENT AND ITIL 11

3 INTRODUCCIÓN Para la mayoría de las empresas, el control sobre la gran cantidad de documentos que diariamente soportan sus labores administrativas, comerciales, contables, financieras, de calidad o de producción; se ha convertido en un dolor de cabeza para administradores y un obstáculo para el funcionamiento normal de las compañías. Con el crecimiento normal de las compañías el volumen de documentos también crece y el control de este volumen se hace cada vez mas difícil y engorroso en donde cada vez es más difícil saber, por ejemplo, donde esta un reporte, un informe, un acta, un contrato que se necesita o en la creación de un documento muchas veces el usuario no sabe donde debe archivarlo o por ejemplo cual es la trazabilidad que debe tener un correo electrónico con una orden de compra. Adicional a estos inconvenientes, que de por si son graves, se suma que información vital de la compañía reside en estos documentos y la pérdida de alguno de estos supone un inconveniente que puede causar retrasos, inconformidades y perdida de dinero. De ahí que actualmente una de las principales preocupaciones de las organizaciones es la de poder asegurar y controlar la evidencia y trazabilidad de sus actividades a través de los documentos en una efectiva gestión de los mismos en cada una de sus etapas dentro de la organización.

4 QUE ES DEXON DOCUMENT MANAGER QUE ES DEXON DOCUMENT MANAGER DEXON DOCUMENT MANAGER es el producto de Dexon que permite a sus clientes un crecimiento en su rendimiento operacional, ya que facilita la ubicación, consulta y seguimiento de la información documental indispensable para el desarrollo de múltiples tareas. Desde la misma consola de gestión DEXON, que soporta todo el portafolio de productos, se tendrá un acceso seguro a la información documental que soporta cada proceso. DEXON DOCUMENT le permite la gestión sobre grandes cantidades de documentos, su consulta y almacenamiento, este almacenamiento comprime los documentos lo que asegura el uso de una buena capacidad y permite la gestión sobre cualquier formato (PDF,.doc, XLS, CSV, HTML, JPG entre otros) Además permite la seguridad de los datos al integrar el modulo con el producto DEXON PROFILE MANAGER que permite crear los diferentes usuarios y perfiles que tendrán los respectivos accesos o restricciones a cada una de las funcionalidades del módulo, así mismo actúa como seguro ante pérdidas, extravíos, virus o accidentes inesperados. Permite la captura y digitalización de documentos, OCR (reconocimiento óptico de caracteres) para convertir las imágenes en caracteres y en texto que se pueda indexar, realizar clasificación automática basada en contenido y relevancia de cada documento, gestión automática de versiones basada en el contenido del documento entre otras Este módulo está certificado por Pink Elephant, para el proceso de gestión del conocimiento (Knowledge Management) en ITIL versión 3.1

5 BENEFICIOS Evite la duplicidad de documentos y el uso de versiones no actualizadas Ahorro en espacio físico y logística para el almacenamiento de documentos Mantenga segura la información vital para su organización y restringa el acceso a estos datos a usuarios no permitidos Evite la perdida de documentos importantes o relevantes y controle la fuga de información corporativa. Permita a sus usuarios el acceso al contenido adecuado para apoyar su labor y reduzca tiempos de inactividad. Soporte procesos de auditoría externos con el uso de un solo punto de gestión de todos sus documentos, registros y versiones. Reducción de costos administrativos implicados al uso del papel Mejora significativa en los tiempos de producción y respuesta lo que incrementa la ventaja competitiva Aumento de la productividad de sus empleados.

6 REQUISITOS REQUISITOS DE HARDWARE Este producto funciona en estricta relación con el motor de Base de Datos. Su instalación atiende a dos distintas plataformas de implementación para los cuales los requisitos de hardware del equipo servidor son: Plataforma 1: MOTOR DE BASE DE DATOS Y DEXON SERVER EN UN MISMO EQUIPO FÍSICO. Procesador Intel XEON de 3 GHz o superior 4Gb de RAM 80Gb de epacio de disco disponible en la unidad en la que se va a instalar Dexon 10Gb de espacio de disco disponible en la unidad del sistema 80Gb de espacio de disco disponible en la unidad donde residen los archivos de la base de datos (si es la misma unidad donde se instala Dexon Server se requieren 160Gb REQUISITOS DE SOFTWARE Formato de Archivos: Para instalar Dexon, las particiones del disco deben estar formateadas para el sistema de archivos NTFS, y no para la tabla de asignación de archivos (FAT). Este requisito se aplica a las siguientes particiones: Partición del sistema Partición que almacena los de Dexon Particiones que contienen archivos de base de datos si está instalado en el mismo servidor Sistema Operativo: Dexon es compatible con los siguientes sistemas operativos: Windows 2000 Server SP4 o posterior Windows Server 2003 SP1 Windows Server 2003 R2 Los sistemas operativos deben contar con los siguientes servicios para poder usar el aplicativo: Framework 3.0 Windows Installer 3.0 MDAC 2.8

7 CARACTERÍSTICAS DEXON DOCUMENT está diseñado para automatizar las tareas que son responsabilidad del departamento de IT relacionadas con la clasificación, almacenaje, consulta y custodia de la información documental. CARACTERÍSTICAS DEXON DOCUMENT Clasificación automática de Documentos Permite ordenar y clasificar los documentos según su formato, contenido, relevancia y el proceso de gestión al cual esté relacionado dentro de la organización OCR (Optical Character Recognition, Reconocimiento Óptico de Caracteres) Identifica automáticamente símbolos o caracteres que pertenecen a un determinado alfabeto a partir de una imagen para almacenarla en forma de datos en la CMDB para convertir las imágenes en caracteres y en texto que se pueda indexar.

8 Creación de documentos Creación de documentos dentro de la herramienta y distribuirlos de manera sencilla, incluye además la captura y digitalización de documentos. Custodia de documentos Guardar documentos de forma segura, sin ocupar espacio físico como lo harían en papel. Además, esto sería adaptable a cualquier otro tipo de documento que sea necesario preservar por cumplimiento de leyes o por interés interno de la organización. Consulta de Documentos Le permite crear consultas sobre los documentos tan solo ingresando valores como fecha de ingreso, o alguna palabra calve dentro del documento buscado

9 Importe de archivos Permite importar una gran cantidad de documentos de diferentes formatos importándolos directamente a la CMDB. Permite el ingreso de Ficheros ofimáticos (Doc, Ppt, Xls, etc.), ficheros de Autocad, formatos de imagen (TIF, GIF, PCX, BMP, JPEG, etc), así como documentos HTML, PDF o . Estructura de Documentos Permite crear grupos lógicos de documentos archivados y su visualización en un árbol jerárquico que le permite navegar a través de los documentos, expedientes, y carpetas de forma sencilla y rápida. Workflows integrados Permite crear Workflows automáticos para la gestión de aprobación o cambios en documentos críticos. Todo sin la necesidad de mover la documentación lo que antes suponía una demanda de tiempo y recurso humano innecesaria.

10 Versiones de Documentos Administrar las versiones de los documentos, de forma que se puedan recuperar las versiones anteriores, gestionar cuales deben ser utilizadas, controlar la obsolescencia en los documentos y apoyar los sistemas de Gestión de Calidad. Log de actividades Guarda un histórico detallado, que está siempre visible, acerca de todos los cambios que ha sufrido un documento durante su ciclo de vida, que permitirá conocer en cada momento que personas han modificado un documento concreto, qué cambios ha hecho cada uno, en que hora fueron modificados los documentos. Usuarios DEXON DOCUMENT integra un modulo de creación de usuarios y perfiles que restringe el acceso a las distintas tareas garantizando así la seguridad y confidencialidad de la información generada por cada usuario

11 DEXON DOCUMENT and ITIL DEXON DOCUMENT apoya directamente los procesos ITIL Versión 3.1 que DEXON gestiona. Siendo de gran utilidad para cada uno de los procesos implementados (Incidentes, problemas, cambios, activos y configuración, eventos, conocimiento, niveles de servicio, capacidad y disponibilidad) Este módulo está presente en la formación y transferencia del conocimiento, la propiedad intelectual, la información sobre conformidad y estándares o en aquella documentación de errores, soluciones provisionales e información de pruebas. Todas estas actividades relacionadas con las mejores prácticas ITIL. GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO. La base del Sistema de Gestión del Conocimiento del Servicio (SKMS) está constituida por una gran cantidad de datos en una base central o Sistema de Gestión de la Configuración (CMS) y la CMDB. La CMDB envía datos al CMS, que a su vez proporciona información al Sistema de Gestión del Conocimiento del Servicio favoreciendo de este modo el proceso de toma de decisiones. Todas las actividades relacionadas en este proceso se soportan en gran medida gracias al módulo DEXON DOCUMENT

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13 CONCLUSIÓN La información se ha vuelto, por su abundancia, criticidad y diversidad, en uno de los retos de administración para cualquier organización. Una solución de Gestión Documental como DEXON Document manager proporciona un modelo de control de documentos que le ofrece la capacidad de tener una memoria corporativa sustentada en nuestra base de información, una mejora significativa en el rendimiento de su empresa y el acceso rápido a fuentes de información de tipo legal, contable, administrativa, operativa, financiera, económica, que de otra manera sería imposible administrar. Dexon Document deberá ser parte de la política de información de la organización y de sus procesos y procedimientos y de esta forma asegurar que los datos, información y conocimiento se comparten desde un único punto.

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