MANUAL DEL PROCESO DE ADMINISTRACIÓN DE BIENES INMUEBLES CS-STAB-01-P01

Transcripción

1 MANUAL DEL PROCESO DE ADMINISTRACIÓN DE BIENES CS-STAB-01-P01 Versión /03/2015

2 Página: Página 1 de 13 Contenido 1. INFORMACIÓN BÁSICA LINEAMIENTOS DEL PROCESO ROLES GLOSARIO DE TÉRMINOS DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO PROCEDIMIENTO DEL PROCESO DE PROPÓSITO ALCANCE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ANEXOS

3 Página: Página 2 de INFORMACIÓN BÁSICA Proceso Código del Proceso CS STAB 01 P01 PROPÓSITO Gestionar la administración técnica, eficaz y eficiente de los asignados a INMOBILIAR mediante leyes y/o decretos. DISPARADOR Proceso de Regularización de ENTRADAS Expediente del bien inmueble Informe de levantamiento de información Acta de entrega recepción Descripción Productos/Servicios del Proceso Tipo de Proceso Responsables del Proceso Tipo del cliente ACTIVIDADES PRINCIPALES Identificar el tipo de bien inmueble de acuerdo a su uso. Temporales: gestionar pagos de los gastos por el inmueble y su mantenimiento. Permanentes: elaborar el modelo de gestión, dotar de servicios de guardianía y limpieza, socializar expensas con las Entidades Ocupantes, gestionar los pagos de los gastos generados por el inmueble y su mantenimiento. PROCESO RELACIONADO Regularización de Subproceso de Recepción de Bienes Subproceso de Gestión Mensual de Gastos Emisión de Certificación Presupuestaria Contratación y Compras Públicas Bienes inmuebles administrados Sustantivo Cliente Interno y externo 2

4 Marco Legal DIRECCIÓN DE PROCESOS Y CULTURA ORGANIZACIONAL Página: Página 3 de 13 Constitución de la República del Ecuador Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contracción Pública y su Reglamento General de Aplicación Ley de Bienes Estatuto de Régimen Jurídico Administrativo de la Función Ejecutiva Reglamento General Sustitutivo de Bienes del Sector Público Decreto Ejecutivo Nro. 798 Funciones INMOBILIAR Decreto Ejecutivo Nro. 906 Transferencia de bienes del BCE Decreto Ejecutivo Nro Transferencia de bienes del BCE Decreto Ejecutivo Nro Transferencia de bienes del BCE Decreto Ejecutivo Nro. 435 Transferencia de Dominio de aquellos bienes que no son usados en sus funciones principales Decreto Ejecutivo Nro. 38 Transferencia de bienes del FLOPEC Decreto Ejecutivo Nro. 50 Transformar de Secretaría a Servicio Decreto Ejecutivo Nro. 52 Transferencia de bienes del BCE Decreto Ejecutivo Nro Bienes Intestados Decreto Ejecutivo Nro. 823 Transferencia de Bienes Inmuebles FERIA DE DURAN Decreto Ejecutivo Nro. 560 Transferencia de bienes del BCE RESOLUCIÓN INMOBILIAR DSI LINEAMIENTOS DEL PROCESO El proceso de requiere considerar los siguientes lineamientos en los procesos: No se procederá a la administración de un bien inmueble si no se cuenta con el acta de entrega recepción debidamente suscrita. Los bienes inmuebles administrados por INMOBILIAR corresponden a aquellos que son asignados a la Institución mediante Leyes y/o Decretos, estos se dividen en dos grupos de acuerdo a su uso y son: 3

5 Página: Página 4 de 13 o o Temporales: son aquellos bienes inmuebles disponibles para atender los requerimientos de las entidades públicas; y, que pueden ser sujetos de arriendo o enajenación. Permanentes: son aquellos bienes inmuebles para uso de dos o más entidades públicas. Los TDR s para las contrataciones de servicios o adquisición de bienes que se requieran para atender las necesidades de los inmuebles administrados, deberán ser elaborados por el y aprobados por el Subdirector Técnico de Bienes. 3. ROLES. Ejecuta las actividades para la administración de bienes inmuebles, siendo el responsable por los bienes inmuebles temporales encomendados a su cargo. Coordinador General de Planificación y Gestión Estratégica. Planifica, coordina, controla y da seguimiento a los procesos y proyectos para garantizar el cumplimiento de los objetivos estratégicos y metas institucionales, así como también el mejoramiento de los procesos. Dirige el proceso de emisión de Avales Presupuestarios. Director Administrativo. Gestiona, planifica, organiza, coordina y controla los recursos materiales y servicios para satisfacer los requerimientos de las diferentes unidades y cumplimiento de los objetivos institucionales. Dirige el proceso de Compras Públicas. Director de Talento Humano. Administra y propende el desarrollo del talento humano mediante la aplicación de leyes, reglamentos, normas, políticas, métodos y procedimientos eficientes y eficaces como factores claves del éxito organizacional y gestión institucional. Director Financiero. Administra, gestiona, suministra y controla los recursos financieros requeridos para la ejecución de los planes, programas y proyectos en el cumplimiento de los objetivos institucionales. Dirige el proceso de Emisión de Certificaciones Presupuestarias y el proceso de Ejecución de Pagos.. Planifica y dirige los procesos para gestionar la administración técnica, eficaz y eficiente de los bienes inmuebles del Sector Público. Gestión y Análisis de. Dirige y controla los procesos de gestión y análisis de bienes inmuebles en respuesta a requerimientos de las entidades públicas para la dotación de infraestructura. 4

6 Página: Página 5 de 13 Legalización de. Dirige y supervisa acciones legales y trámites pertinentes con la finalidad de efectivizar la dotación de infraestructura requerida por las diferentes entidades del Sector Público. Experto de. Asigna y coordina a los funcionarios encargados de la gestión administrativa de los asignados a INMOBILIAR. Es el encargado de establecer las actividades correspondientes a cada funcionario, dependiendo del tipo del Bien Inmueble por administrar. Subdirector Técnico de Bienes. Formula, ejecuta y emite la política pública para la administración de los bienes inmuebles del Sector Público. Coordina los procesos de administración de bienes muebles e inmuebles que son asignados a INMOBILIAR para su posterior uso, disposición o enajenación, supervisando la gestión de sus direcciones nacionales. 4. GLOSARIO DE TÉRMINOS Acta entrega recepción. Documento que evidencia la entrega y recepción de: bienes inmuebles, bienes muebles, consultorías, contratación de obras, entre otros. Además de definir el responsable por el bien recibido. Certificación Presupuestaria. Documento emitido por la Dirección Fianciera que garantiza la disponibilidad de recursos, para comprometer un gasto con cargo al presupuesto institucional autorizado para el año fiscal respectivo, previo cumplimiento de las disposiciones legales vigentes que regulen el objeto materia del compromiso. Dicha certificación implica la reserva del crédito presupuestario, hasta el perfeccionamiento del compromiso y la realización del correspondiente registro presupuestario. CUR de Pago. Documento que evidencia el pago por diferentes conceptos. DNABI. Dirección Nacional de. TDR s. Términos de referencia: Documento que contiene las especificaciones técnicas, objetivos y estructura de cómo ejecutar un determinado estudio, trabajo, proyecto, servicio, construcción, conferencia, negociación, etc. 5

7 5. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO DIRECCIÓN DE PROCESOS Y CULTURA ORGANIZACIONAL Página: Página 6 de 13 6

8 Página: Página 7 de PROCEDIMIENTO DEL PROCESO DE 6.1. PROPÓSITO Determinar las actividades que permitan gestionar la administración técnica, eficaz y eficiente de los asignados a INMOBILIAR mediante leyes y/o decretos ALCANCE Este proceso abarca desde la recepción del bien inmueble hasta gestionar los pagos de los gastos generados por el inmueble y su mantenimiento mensualmente DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ACTIVIDAD ROL DESCRIPCIÓN Proceso de Regularización de Legalización de Bienes Inmuebles El producto del Proceso de Regularización de bienes es el Expediente del bien inmueble, mismo que contiene las escrituras inscritas en el Registro de la Propiedad a nombre de INMOBILIAR, así como también la Ficha catastral del inmueble, entre otros. DOCUMENTO Y/O REGISTRO Expediente del bien inmueble Subproceso de Recepción de Bienes Subdirector Técnico de Bienes El Expediente del bien inmueble es la entrada del subproceso de recepción de bienes y este culmina con la suscripción del acta de entrega recepción y el respectivo informe de levantamiento de información del inmueble recibido. Acta entregarecepción interna Informe de levantamiento de Información Disponer gestión Subdirector Técnico de Bienes Con el acta y el informe el Subdirector dispone la gestión para la administración del inmueble al Director de Administración de. Memorando Recibir Acta y gestionar Una vez recibida el acta entrega recepción, el Director define el tipo de inmueble de a la información del Expediente ya sea en temporales o permanentes. N/A 7

9 Página: Página 8 de 13 Subproceso de Gestión Mensual de Gastos Si el inmueble es temporal, dispone la gestión para dar inicio al subproceso de gestión mensual de gastos. N/A Solicitar informe del bien inmueble Si el inmueble es permanente se solicita mediante memorando al Director Nacional de Gestión y Análisis de el Informe técnico de diagnóstico del bien inmueble. Memorando Proceso de Uso Correcto y Eficiente de Bienes Inmuebles Gestión y Análisis de El requerimiento por parte de la DNABI, es el disparador del Proceso de Uso Correcto y Eficiente de, el producto de este proceso es el Informe técnico de diagnóstico del bien inmueble solicitado. Informe Técnico de Diagnóstico Remitir informe y disponer gestión Experto de El Experto remite el Informe técnico de diagnóstico al Administración de y dispone su gestión para la revisión del mismo. Correo Electrónico Revisar Informe Técnico de Diagnóstico El Analista revisa si el Informe técnico de diagnóstico contiene toda la información requerida y de ser necesario gestionará con la Dirección Nacional de Gestión y Análisis de cualquier inquietud o aclaración respecto del mismo. N/A Elaborar el Modelo de Gestión Revisar y remitir Revisar Modelo y remitir para validación Validar Modelo de Gestión Experto de Subdirector Técnico de Bienes para su validación Con la información obtenida del Informe técnico de diagnóstico, el Analista elabora el modelo de gestión a ser aplicado para la administración del inmueble. El Experto revisa el modelo de gestión y de no encontrar observaciones lo remite al. El Director revisa el modelo de gestión y de no encontrar observaciones lo remite al Subdirector Técnico de Bienes para su validación. El Subdirector revisa el modelo de gestión y de no encontrar observaciones lo valida para su ejecución. Modelo de Gestión Modelo de Gestión Modelo de Gestión Modelo de Gestión 8

10 Página: Página 9 de 13 Gestionar personal y servicios para el inmueble Disponer elaboración de memorando Elaborar Memorando para contratación de personal Revisar y remitir Solicitar contratación de personal Proceso de Reclutamiento y selección Experto de Experto de Director de Talento Humano El Director coordina las actividades para proveer el personal y los servicios requeridos para la administración del inmueble conforme lo establecido en el Modelo de gestión. El Experto dispone la elaboración del Memorando de solicitud de contratación del personal. El Analista elabora el borrador de memorando para solicitar la contratación del personal y lo reasigna al Experto para su revisión. El Experto revisa el borrador de memorando y de no encontrar observaciones lo reasigna al Director Nacional de Bienes Inmuebles. El Director revisa el borrador de memorando y de no encontrar observaciones lo remite al Director de Talento Humano solicitando la contratación del personal. El requerimiento por parte de la DNABI, es el disparador del Proceso de Reclutamiento y selección, el producto de este proceso es el personal contratado conforme lo solicitado. Correo electrónico Correo electrónico Borrador de Memorando Borrador de Memorando Memorando N/A Coordinar dotación de servicios de seguridad y limpieza para el inmueble Mientras se desarrolla el Proceso de reclutamiento y selección, el Director Nacional de Bienes Inmuebles, coordina las actividades para dotar de servicios de seguridad y limpieza al inmueble. Correo electrónico Gestionar dotación de servicios Experto de Conforme la directriz emitida por el Director de Bienes Inmuebles el Experto dispone al/los Analista/s de Bienes correspondiente/s la dotación del servicio de seguridad y la elaboración de los TDR s para la contratación del servicio de limpieza. Correo electrónico 9

11 Página: Página 10 de 13 Dotar de servicio de seguridad El Analista ejecuta la dotación del/los punto/s de seguridad requerido/s para atender las necesidades del inmueble conforme lo dispuesto. N/A Elaborar TDR o requerimiento por catálogo electrónico para contratación de limpieza y gestionar su aprobación Solicitar Certificación presupuestaria El Analista elabora los TDR s o el requerimiento para la compra por catálogo electrónico, para la contratación del servicio de limpieza y solicita la revisión y aprobación de los mismos a través del Experto. Una vez aprobados los TDR s o el requerimiento, el Analista ingresa solicita la Certificación presupuestaria para realizar la contratación del servicio de limpieza. TDR s Memorando Proceso de Emisión de Certificación Presupuestaria Director Financiero El requerimiento por parte de la DNABI a través del sistema, es el disparador del Proceso de Emisión de Certificación Presupuestaria, el producto de este proceso es la Certificación Presupuestaria conforme lo solicitado. Certificación Presupuestaria Proceso de Contratación y Compras Públicas Director Administrativo El requerimiento por parte de la DNABI, es el disparador del Proceso de Contratación y Compras Públicas, el producto de este proceso es la dotación del servicio de limpieza conforme lo solicitado. N/A Socializar Modelo de Gestión con las Entidades Ocupantes De igual manera mientras se desarrollan las actividades para dotar de servicios de seguridad y limpieza al inmueble, el Director coordina y ejecuta la socialización del modelo de gestión con las Instituciones Públicas que harán uso del inmueble, durante la socialización se comunica el monto de las expensas mensuales que cada Institución deberá asumir y se gestiona la transferencia de fondos que cubrirá dichos valores. Acta de Reunión El pago de estos valores se realiza a través de modificaciones presupuestarias para 10

12 Página: Página 11 de 13 Disponer elaboración del Informe Técnico para Convenio de transferencia de fondos Disponer elaboración del Informe Técnico Experto de aquellas Entidades que forman parte del Presupuesto General del Estado, y mediante depósitos o transferencias para las Empresas Públicas, Gobiernos Autónomos Descentralizados, Instituciones Financieras, entre otros. Una vez socializado el Modelo de gestión y gestionados los recursos el Director oficializa la transferencia de los mismos, y dispone al Experto la elaboración del Informe técnico previo a la suscripción del Convenio de transferencia de fondos. Conforme la directriz emitida por el Director de Bienes Inmuebles el Experto dispone al Bienes correspondiente la elaboración del Informe técnico previo a la suscripción del Convenio de transferencia de fondos. Correo electrónico Correo electrónico Elaborar Informe Técnico para Convenio de Transferencia de Fondos El Analista elabora el Informe técnico previo a la suscripción del Convenio de transferencia de fondos y lo remite para su revisión. Informe Técnico Revisar y remitir El Experto revisa el Informe técnico y de no encontrar observaciones lo remite al. Informe Técnico Gestionar elaboración del Convenio de Transferencia de Fondos El Director gestiona la elaboración del Convenio de transferencia de fondos para su posterior suscripción. Convenio de Transferencia de Fondos Remitir Convenio para suscripción Una vez elaborado el Convenio se remite al Subdirector Técnico de Bienes para su suscripción y gestión. Convenio de Transferencia de Fondos 11

13 El Subdirector suscribe el Convenio de transferencia de fondos, y remite el original del mismo a la Dirección de Gestión Documental y Archivo. Página: Página 12 de 13 Suscribir Convenio Subdirector Técnico de Bienes En el mes de Enero de cada año, la Subdirección deberá remitir a la Coordinación General de Planificación y Gestión Estratégica los recursos permanentes de los Edificios administrados para su gestión con el Ministerio de Finanzas, no obstante si se recibe un inmueble en el transcurso del año, se realizará el mismo procedimiento. Memorando Subproceso de Gestión Mensual de Gastos La entrega del Modelo de Gestión al Administrador contratado es la entrada para dar inicio al Subproceso de gestión mensual de gastos. N/A 7. ANEXOS o Manual del Subproceso de Recepción de Bienes o Manual del Proceso de Emisión de Certificación Presupuestaria o Manual del Proceso de Contratación y Compras Públicas o Manual del Subproceso de Gestión Mensual de Gastos 12

14 FIRMAS DE REVISÓN Y APROBACIÓN DIRECCIÓN DE PROCESOS Y CULTURA ORGANIZACIONAL Página: Página 13 de 13 Acciones Nombre Cargo Firma Fecha Elaborado Por: Ing. Diana Ruiloba Procesos Aprobado Eco. Vanessa Bienes Por: Centeno Inmuebles Validado por: Ing. Fabián Moscoso Subdirector Técnico de Bienes CONTROL DE HISTORIAL DE CAMBIOS Versión Descripción del Cambio Fecha de Actualización 1.0 Emisión Inicial 10/07/ Se actualiza al proceso de acuerdo al proyecto de reglamento para la administración de bienes 25/03/