Cuentas Significativas: ORACLE 1301, 7541, , 7544,7551, 1156

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1 Cuentas Significativas: ORACLE 1301, 7541, , 7544,7551, 1156 Preparación del Registro de Ventas: Las cuentas relacionadas con este ciclo son la siguientes: V003 Créditos de Exportación- Peñoles ; V003 Ventas de Minerales del Extranjero Plata ; V003 Ventas de Minerales del Extranjero ORO V003 Ventas Finales de Minerales Plata ; V003 Ventas Finales de Minerales Oro xxx-V003 (701 a 705) Refining cost- multas contractuales ; B005 Wells Fargo VENTAS PROVISORIAS El analista de planta envía al Analista de Operaciones la información del stock de bolsones existente en planta, con esta información se hacen las reservas de contenedores y buque. Se inicia el proceso de carga y transporte del concentrado a Puerto Deseado generando a la salida de cada convoy un archivo Planilla de Operación de Carga y Despacho el cual contiene la información del envío a puerto (información de los camiones, cantidad de bolsones, identificación de los bolsones, peso húmedo, humedad) Luego que se termino el transporte, el Superintendente de Planta envía un archivo con la información de ley del material enviado a puerto. Una vez armado el embarque, el Analista de Operaciones envía un archivo con la información para que la gerencia de planta confirme la ley y los datos del embarque que serán utilizados en la Fc Pro forma para la oficialización del permiso de aduana. Para la confección de la Factura Pro forma se utiliza el promedio de las cotizaciones de oro y plata en el mercado ( correspondiente a los cinco días anteriores a la fecha de la Factura Pro forma. Una vez que el concentrado se consolida en puerto se tienen los pesos oficiales del embarque que son utilizados para la confección de la Factura de Venta Provisoria, tomando la ley de oro y plata del informe preparado por la Gerencia de Planta y el promedio de las cotizaciones de oro y plata (Report Metal Platts) corresponde a los cincos días previos a la fecha de BL y según las deducción previstas en el contrato de compra venta vigente. El Analista de Operaciones prepara la documentación del embarque y las envía al comprador para revisión y aprobación. Una vez aprobada la documentación y facturas se envía la documentación al comprador, se registra la venta y se coordina el pago según el cronograma previsto en el contrato vigente. Página 1 de 5

2 El Analista de Operaciones emite facturas provisorias y envía una copia al comprador y otra al Supervisora contable, quien genera la entrada de venta provisoria a través de un Formulario de Ingreso de Diario y entrega toda la documentación de respaldo al Gerente de Administración y Finanzas para su revisión y aprobación, dejando evidencia de este control y aprobación. Ésta se registra cargando la cuenta Créditos de Exportación y la cuenta Refining cost- (deducciones que surgen del Contrato), y abonando la cuenta Ventas de Mineral del Extranjero. VENTAS FINALES Cuando el material llega a destino, un representante del vendedor y comprador supervisan el muestreo y preparación de muestras representativas del embarque (compósitos) los cuales son ensayados por laboratorio del comprador y del vendedor. A continuación se procede al intercambio de las leyes, cualquiera de las partes (comprador y/o vendedor) hace una propuesta a la otra sobre las leyes finales. Si la diferencia entre los valores esta dentro del rango aceptado por el contrato se procede a tomar el promedio de los resultados, caso contrario se envía al árbitro. Con los resultados del laboratorio árbitro, el comprador procede a preparar la liquidación final que es revisada y aprobada por el vendedor (analista de Operaciones). Se utiliza la cotización promedio del mes siguiente al mes de arribo del concentrado a destino (según lo convenido en el contrato de compra venta de concentrados) y las deducción convenidas en el contrato. El Analista de Operaciones prepara las facturas de venta finales junto con todos los demás documentos de aduana y los envía al comprador para su aprobación. Después de la aprobación por ambas partes, el Analista de Operaciones entrega la factura al Supervisor Contable. La entrada de la venta final es propuesta por el Supervisor Contable, cargando la cuenta Créditos de Exportación y la cuenta Refining cost- multas contractuales (deducciones que surgen del Contrato), y abonando la cuenta Ventas Finales de Mineral. Además, los asientos de ventas provisorias generados en los meses anteriores son revertidos. Tales entradas son propuestas por el Supervisor Contable en el Formulario de Ingreso de Diario que, junto con la documentación de respaldo, es revisado y aprobado por el Gerente de Administración y Finanzas. Página 2 de 5

3 Además, el Supervisor Contable registra el número de entrada de identificación correspondiente en el formulario mencionado, una vez que ha sido registrado en el sistema de contabilidad. COBRANZAS El cronograma de cobranzas esta establecido en el contrato de compra venta de minerales, por lo que el Analista de Operaciones solo verifica el cumplimiento del mismo informando al área contable para su registro. El Analista de Operaciones confecciona un archivo de cobranzas que se actualiza en forma semanal. Luego de la venta provisoria, el Analista de Operaciones verifica el cumplimiento del pago e informa a Corporate el concepto del pago y los documentos de soporte del mismo. Los fondos son transferidos a la cuenta de DEMO S.A. en el Exterior (Wells Fargo). Por regulaciones cambiarias del Banco Central los fondos deben ser transferidos al país en un lapso de 10 días, el Analista de Operaciones hace el seguimiento de estas transferencia informando los plazos de vencimiento. Finalmente, el Supervisor Contable propone a la Compañía las entradas correspondientes al cobro y la transferencia, respectivamente, en otro Formulario de Ingreso de Diario, que es revisado y aprobado por el Gerente de Administración y Finanzas. Las entradas propuestas para registrar el cobro consisten en cargar la cuenta correspondiente del Wells Fargo y abonar la cuenta de Créditos de Exportación. Luego, el Supervisor Contable registra el número de entrada de identificación correspondiente en el formulario mencionado, una vez que ha sido registrado en el sistema contable. Finalmente, la cuenta Créditos de Exportación es analizada por el Supervisor Contable al cierre del período. La cuenta Créditos de Exportación surge de diferentes tipos de movimientos: - Cargo por reconocimiento de ventas finales - Abono por reversión de entrada de ventas provisorias que se transformaron en finales - Cargo por ventas provisorias, que aún no son finales - Abono por liquidación de las obligaciones del comprador, a través de una transferencia. Finalmente, el Supervisor Contable concilia la información de Ventas para el período informado en el Estado de Resultados, que es revisado y firmado por el Gerente de Administración y Finanzas. Página 3 de 5

4 Como ya se ha descrito en G.4.1 Transacciones Diarias de Tesorería se realiza la Conciliación del Wells Fargo. Documentos Clave: - Factura de Venta Provisoria - Documento de Aduana - BL - Planilla Excel de Detalles ( Sales reconciliation ) - Formulario de Ingreso de Diario - Contrato de venta de concentrado Controles: A Verifique que la factura pro forma esté Basada sobre las leyes y toneladas estimadas de oro y plata informadas por el Superintendente de Planta, y que el promedio de las cotizaciones de oro y plata en el mercado ( correspondiente a los cincos días previos al inicio del embarque; el Analista de Operaciones genera la factura pro forma. A Verifique que la Fc de Venta Provisoria esté Basada sobre las leyes de oro y plata informadas por el Superintendente de Planta y que el peso coincida con el informe de consolidación de aduana, y que el promedio de las cotizaciones de oro y plata en el Informe de Metal Platts corresponde a los cincos días previos a la fecha de BL. A Verifique que las ventas Finales correspondientes a los embarques cerrados sean estimadas por el Analista de Operaciones considerando el promedio de la ley final del embarque acordada con el comprador y considerando la cotización establecida en el contrato de compra venta de minerales. A El Supervisor Contable realiza una conciliación de las cuentas involucradas. Página 4 de 5

5 A El Gerente de Administración y Finanzas revisa las conciliaciones relacionadas con el proceso. A El Analista de Operaciones emite las facturas provisorias o finales y envía una copia al Supervisor Contable, que genera la entrada de ventas finales y provisorias a través del Ingreso de Diario y entrega toda la documentación de respaldo al Gerente de Administración y Finanzas para su revisión y aprobación, dejando evidencia de este control y aprobación. A El Supervisor Contable genera una entrada de venta provisoria o final a través del Formulario de Ingreso de Diario y entrega toda la documentación de respaldo al Gerente de Administración y Finanzas para su revisión y aprobación. Página 5 de 5

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