Entre 5 y 6 meses antes de la apertura Diseño de la consulta y

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1 Entre 5 y 6 meses antes de la apertura Diseño de la consulta y 20 MEDICAL ECONOMICS Edición Española 11 de marzo de

2 suministros Felicidades. Como médico en proceso de abrir su propio consultorio privado está usted delante de una oportunidad de la que no todo el mundo puede disfrutar: diseñar a su gusto el lugar donde va a desarrollar su actividad laboral. La moqueta sobre la que va a caminar, la silla en la que se va a sentar y el ordenador en el que trabajará a diario: todo está a su disposición. Algunas de las decisiones que tendrá que tomar no van a tener una gran trascendencia, como el mejor sitio para comprar paletas para examen bucal y de garganta. Pero otras decisiones van a tener un importante impacto en factores como el cuidado del paciente o la productividad empresarial de la consulta. De qué manera debe diseñar las salas de exploraciones para economizar los movimientos más usuales en un examen físico habitual? Qué sistema informático puede ayudarle a minimizar errores en la gestión de documentos o a mejorar la contabilidad? Aparte de crear un ambiente de trabajo que le facilite la tarea diaria, también hay que vigilar que dicho diseño se ajuste a su presupuesto. Después de todo, el arduo proceso de crear un negocio desde los cimientos deja al joven médico en una situación financiera un tanto precaria. Para ayudar en la medida de lo posible, hemos entrevistado a varios expertos para ofrecer consejos que faciliten la toma de decisiones clave, tanto en el ámbito sanitario como en el económico. Dos opciones básicas en cuanto al espacio a alquilar El mercado actual generalmente ofrece dos tipos de locales comerciales en los que situar nuestra consulta, y cada una de estas opciones ofrece características diferentes que pueden acercarse o no a nuestras expectativas y objetivos. Si va a alquilar un espacio nuevo en un edificio de reciente construcción, lo más probable es que se encuentre usted con Robert Lowes Es hora de decidir la distribución de su consulta y el mobiliario y equipamiento necesarios. un local en bruto donde va a tener que construir paredes, reestructurar la ventilación, el agua, la electricidad, etc. Desde luego, esta opción es la que más libertad le va a ofrecer a la hora de diseñar el espacio según sus propias ideas. Sin embargo, también suele ser la opción más cara, según nos comenta Richard Haines Jr., arquitecto de Atlanta. Si se trata usted de un médico veterano que se adentra en la práctica privada y cuenta ya con el suficiente aval financiero para emprender la aventura y tal vez tenga además una lista importante de pacientes que ya cuentan con usted- esta va a ser su mejor opción. Ala hora de contratar el alquiler del espacio, se puede llegar a negociar con el dueño del local la cesión de parte del montante del alquiler para su mejora y acondicionamiento. De cualquier manera, si va a necesitar llevar a cabo una reestructuración del local, prepárese para invertir algún extra en la obra. En todo caso, como nos cuenta el asesor de gestión clínica Keith Borglum, si va a ejercer la Medicina durante treinta años en ese local, es siempre una buena inversión. En esta situación de local bruto donde hay que construir, va a tener que contratar a un arquitecto o arquitecto técnico que le asegure que las modificaciones a realizar no afectan a la estructura del edificio y que se ajustan a los parámetros legales en cuestión de seguridad y prevención de riesgos, además de garantizar la eficacia del diseño en el trabajo diario. Dada la escasa disponibilidad y alto coste de los locales nuevos, lo más probable es que tenga que optar por alquilar un local que ya esté completamente acondicionado y remodelarlo según sus intereses: construir una nueva sala de recepción, poner una moqueta nueva o cambiar el suelo, tal vez crear una habitación extra o una sala multiusos. Las decisiones sobre el diseño del espacio van a quedar ahora limitadas por el modo en que ya ha sido acondicionado el local. Pero, eso sí, los gastos van a ser menores. MEDICAL ECONOMICS Edición Española 11 de marzo de

3 En el caso de tener que remodelar el local, tal vez no sea necesario contratar a un arquitecto, dado que los cambios a efectuar no van a afectar a la estructura del edificio. Por ello, tal vez sea más rentable contratar a un diseñador de interiores. También puede contratar a un constructor que le ofrezca servicios de diseño. Existen situaciones en las que, aún cuando sólo hay que remodelar, la eficiencia y la comodidad tienen que pagar aduana. Es decir, si usted acaba de terminar su etapa como médico residente o incluso cuando se trata de un médico veterano pero que va a empezar a ejercer en una zona completamente nueva para usted, es posible que al principio su agenda no esté completamente llena de citas con pacientes, como nos comenta Haines, presidente de Medical Design International. La eficacia y la comodidad no son la prioridad al principio. Yo le recomendaría encontrar un local a buen precio y aprender a convivir con las incomodidades. Los problemas presupuestarios serán los suficientes al principio como para no tener muchos quebraderos de cabeza en cuanto al diseño de la consulta. Una vez que todo funcione a la perfección ya habrá tiempo de remodelar o cambiar la consulta a un local mejor acondicionado. Minimizar el esfuerzo, maximizar la comodidad Ya disponga usted de un local en bruto o uno para remodelar, tenga siempre en mente el canon y las claves para un buen diseño de consulta, y consiga llevar a la práctica cuantos elementos pueda soportar su bolsillo. Uno de estos principios para un buen diseño probablemente el más básico de todos ellos-, según el arquitecto Richard Haines, es que la gente no puede trabajar mientras camina. Dado este principio de sentido común, intente minimizar los pasos que tenga que dar entre los diferentes espacios de su consulta en el trabajo día a día. Por ejemplo, puede mantener las salas de exploraciones lo más cerca posible unas de otras para poder transitar entre ellas fácilmente. Tal vez no sea mala idea, nos comenta Haines, mantener una estación de trabajo escritorio, ordenador, teléfono- cerca de estas salas para estudiar los historiales o hacer llamadas telefónicas entre las distintas citas. Trate de convertir el espacio de la consulta según la lógica clínica: pasar de la sala de espera a ver al médico y de ahí a la sala de exploraciones sin tener que pasar varias veces por el mismo pasillo. Piense que la consulta del médico debe ser un lugar donde la confidencialidad es un factor importante, aparte de otros asuntos protocolarios, según nos comenta Haines. Cuando usted y el paciente salen de la sala de exploraciones, tras la despedida, el paciente debe dirigirse a recepción, donde tendrá que abonar el precio de la consulta, mientras que el doctor deberá dirigirse al otro lado. Según los expertos, un médico de Atención Primaria necesita al menos tres salas de exploraciones para alcanzar una productividad plena. Recuerde que usted no va a ser el único que utilice estas salas, apunta Keith Borglum. Sus asistentes y el personal técnico sanitario van a estar constantemente trabajando en esas salas también. Desafortunadamente, muchas consultas antiguas constan tan solamente de una o dos salas de exploración. Si ese es el caso del local que usted va a alquilar, considere la opción de convertir el despacho del médico en otra sala de exploraciones o de restar espacio a la sala de espera. Cuantas más salas de exploraciones tenga, apunta Borglum, menos espacio necesitará para la sala de espera. Para determinar el tamaño de la sala de espera, tome el número de pacientes que usted proyecta ci- Lista de objetivos De 5 a 6 meses antes de la apertura Marque las casillas según vaya completando los objetivos. Contratar a un arquitecto o diseñador de interiores. Esbozar un diseño de consulta que resulte cómodo y no entorpezca el trabajo diario. Solicitar presupuestos para remodelaciones, si éstas son necesarias, y contratar a una empresa constructora que se encargue de las obras. Determinar las necesidades de mobiliario, equipo clínico y suministros. Adquirir mobiliario, equipo médico y suministros médicos y de oficina. Determinar la necesidad de un sistema informático. Escoger vendedores de sistemas informáticos y negociar el precio de un equipo completo. Planear la instalación informática y la formación de los empleados. 22 MEDICAL ECONOMICS Edición Española 11 de marzo de

4 tar en la hora de máxima asistencia y multiplique por 2,5 para acomodar a los familiares y amigos que puedan acompañar al paciente. Después, reste el número de salas de exploración. El número resultante será el de la cantidad de asientos que va a necesitar. Seguidamente, multiplique el número de sillas por, aproximadamente, 1,8 metros cuadrados. Según esto, una consulta que en hora punta tiene seis citas en una hora debería contar con al menos 22,5 metros cuadrados de espacio en la sala de espera y habilitar doce asientos. La creación de una sala de espera cómoda y práctica requiere un cierto detenimiento. Los pacientes deben tener a la vista a la persona que actuará como recepcionista en cuanto entren al local para que no se sientan perdidos. En cambio, su recepcionista deberá ser capaz de tener a la vista a todos los pacientes, así procuramos evitar que nos olvidemos de alguno. Asegúrese de que el pasillo de entrada es lo suficientemente ancho y la mesa de la recepcionista lo suficientemente baja para las personas en silla de ruedas. El diseño de una buena sala de espera debe perseguir que el paciente se sienta como en casa. Coloque las sillas en cómodas agrupaciones en lugar de alinearlas contra la pared. Evite que la luz moleste a los pacientes en espera colocando difusores de luz o cortinillas en las ventanas y evite una iluminación directa. Para ello, utilice pantallas en las lámparas o diseñe la sala con luces rebotadas a la pared o el techo. Un acuario invita a todos a la relajación siempre y cuando se mantenga limpio-. Dada la tendencia de los pacientes de juzgar su consulta por la calidad de la sala de espera, siempre va a ser una buena idea causar una buena primera impresión. El mobiliario debe denotar un gran nivel adquisitivo pero sin implicar opulencia. Se puede conseguir mucho en este sentido gastando el dinero estratégicamente, comenta Borglum. Si el marco de la puerta de entrada chirría o está en mal estado, reemplácela por una nueva, comenta Borglum. Instale también una superficie de mármol sobre la mesa de la recepcionista. Estos pequeños detalles no cuestan demasiado dinero y crean una buena impresión e invitan al paciente a pensar positivamente sobre usted, incluso si el resto de la consulta respira una cierta falta de detalles. Una oficina sin papeles: la tecnología de la información en su nueva consulta Si el precio fuera la prioridad, no cabe duda de que usted optaría por el lápiz y el papel en lugar de por un PDA (agenda electrónica) sin cables. Sin embargo, es difícil no permitirse la inclusión de la última tecnología de la información en su nueva consulta. Cada vez con más asiduidad, los pacientes tienden a comunicarse con usted vía Internet. La calidad de la atención sanitaria muestra la misma tendencia hacia una nueva era electrónica. Y al fin y al cabo, no le interesaría librarse de todas esas situaciones en las que un historial se ha perdido y hay que buscarlo por todo el consultorio? El alto precio de los ordenadores y del software necesario es un gran obstáculo según los presupuestos. Por esto mismo, según comenta Sarah Wiskerchen, de Karen Zupko & Associates, en Chicago, usted podría encargar la contabilidad a una compañía de servicios contables. Usted pagaría por el servicio de contabilidad de esa compañía y no tendría que contratar a su propio personal, por no hablar del ordenador y el software. Algunas compañías ofrecen también la instalación de terminales para gestionar las citas de los pacientes y revisar las facturas de los mismos. En ese caso, usted sólo necesitaría unos pocos ordenadores para las tareas habituales. Sin embargo, encargar la contabilidad a otra compañía puede no resultar rentable si usted va a optar por un sistema informatizado de gestión de historias médicas (o también conocido como EMR, Electronic Medical Record). El equipo de administración del consultorio va a necesitar intercambiar información con el EMR. Además, viene siendo habitual que las compañías ofrezcan un paquete combinado de gestión clínica en la que se incluyen tanto el sistema de gestión médica como el software de gestión administrativa. Y la tendencia es a administrar una sola base de datos de pacientes tanto para administrativos como para médicos. El lanzamiento de un nuevo centro médico es, además, un buen momento para pasarse a un sistema informatizado integral de gestión médica. Es más difícil convertir una consulta en funcionamiento con historiales de papel a un sistema digital que empezar de nuevo. Comenta Laura Jantos, experta en informática en Seattle. Sobre todo, porque hay que romper con muchos hábitos adquiridos a lo largo de muchos años. Una combinación informática de gestión administrativa y clínica no sale barata. Si sumamos el equipo necesario, el software, la instalación, la formación del personal, el mantenimiento y las actualizaciones, el precio total puede irse entre los y los MEDICAL ECONOMICS Edición Española 11 de marzo de

5 Dónde conseguir el mobiliario y los suministros Convertir un local vacío en una consulta funcional requiere muchas compras. Antes de que empiece a llenar el carro desenfrenadamente, haga un par de tareas previas. Pregunte a otros colegas médicos acerca del mejor lugar para conseguir papel para electrocardiograma o jeringuillas. Averigüe qué distribuidores recomienda el colegio oficial de médicos de su zona o las asociaciones profesionales locales y si los miembros reciben algún tipo de descuento. En Estados Unidos, los miembros de la American Medical Association, por ejemplo, reciben entre un 20 y un 36 por ciento de descuento en las compras realizadas en una compañía llamada Penny Wise Office Products. Puede que usted pueda asociar sus compras a las de una clínica local u otros médicos para conseguir descuentos al realizar pedidos más grandes de los que haría por su cuenta. Cada vez resulta más usual que una compañía distribuidora de productos médicos y de suministros de oficina tenga su propia website. Aprovéchese de las ventajas de las compras por Internet. Mobiliario. Si cuenta con un buen presupuesto, considere la posibilidad de contratar a un diseñador de interiores que le ayude a seleccionar y adquirir las sillas, mesas y el resto del mobiliario de la sala de espera. Ya se encargará el diseñador de coordinar la colocación de todos los elementos en consonancia con el espacio. Sin embargo, va a necesitar negociar duramente con estos profesionales. Los diseñadores de interior presentan unas facturas bastante altas, según comenta el arquitecto Richard Haines. Trate de limitar el precio a un 25 por ciento por encima de la compra de artículos. Otro recurso interesante para adquirir el mobiliario de oficina es a través de su distribuidor de productos médicos y centros de venta de material y mobiliario de oficina usados. Sea donde sea que realice su compra, no escatime dinero a la hora de comprar la silla donde se va a sentar su paciente y sus acompañantes. Usted necesita sillas cómodas con reposabrazos en los que los pacientes de mayor edad puedan confiar a la hora de levantarse del asiento, y un par de sillas sin reposabrazos para aquellos pacien dólares en los cinco primeros años para una consulta privada con sólo un médico. Sin embargo, si en lugar de comprar el equipo, lo adquiere a través de un leasing, puede conseguirlo todo por unos 500 a 800 dólares al mes. Lo que usted debería saber sobre la tecnología de la información aplicada a la Sanidad El tipo de equipo que va a necesitar va a estar determinado por el software que va a utilizar en su trabajo diario. Si lo primero que hace es comprar un ordenador, puede que se encuentre con el problema de que el software que necesita no es válido en la máquina que ha adquirido. Los paquetes de software de gestión administrativa suelen venir con las mismas características sea quien sea la compañía que los programa: administración de citas, facturación, etc. En comparación con este tipo de software, los sistemas de gestión clínica (o EMRs) pueden ser de muy distintos tipos. Se les suele aplicar la etiqueta de EMR a muchas bases de datos de historias clínicas donde lo único que se ha realizado ha sido el escaneo y digitalización de documentos que pasan a ser archivados como documentos PDF que, al fin y al cabo, sólo sirven para poder ser vistos en la pantalla de un ordenador. Los sistemas EMR integrales, no obstante, son mucho más potentes y ofrecen muchas más posibilidades: desde organizar las citas, hasta presentar los análisis de laboratorio por pantalla o impresora, además de poderse comunicar con sus empleados on line incluso con otros colegas médicos, dado que su funcionamiento se fundamenta en bases de datos relacionables. Estos sistemas integrales le permiten generar códigos de diagnósticos y procedimientos de acuerdo con las pautas aceptadas internacionalmente, participar en proyectos de investigación on line o enviar la factura detallada a recepción donde se encargarán de cobrarla. Todos estos sistemas informáticos de gestión clínica suelen ser muy flexibles. Ofrecen muchas opciones para la introducción de datos, como el sistema de reconocimiento de voz. Y son fáciles de personalizar. De esta manera, puede crear sus propios formularios para visitas de pacientes con, pongamos por ejemplo, diabetes. Qué sistema informático es el correcto Una vez haya comprendido las ventajas de la aplicación de la informática y la tecnología de la información a la gestión clínica, comience la búsqueda del equipo que mejor se ajusta a sus necesidades. Visite ferias de muestras, pregunte a otros colegas médicos, pruebe versiones de demostración disponibles en Internet y visite el colegio médico local y las asociaciones profesionales para ver si tienen alguna recomendación para usted. En Estados Unidos, por ejemplo, la American Academy of Family Physicians ha creado un consorcio con varias compañías que 24 MEDICAL ECONOMICS Edición Española 11 de marzo de

6 tes con problemas de obesidad, comenta Keith Borglum. Sillas nuevas con estas características suelen estar entre los 200 y 300 dólares. Puede adquirir el mobiliario para usted y sus empleados en la misma compañía donde adquiera los muebles de la sala de espera y así negociar un precio global. Sea un jefe generoso y ofrezca sillas cómodas a sus empleados, aconseja el asesor de gestión de medicina privada Gray Tuttle Jr. Equipo clínico y suministros. En su aventura adquisitiva va a tener que enfrentarse a la compra de varios elementos de precios bastante elevados, como por ejemplo una máquina de ultrasonidos para llevar a cabo ecografías. Estos elementos es conveniente buscarlos y adquirirlos por separado, pero en el caso de material de uso diario y no tan caro, lo mejor es comprarlo en grandes cantidades y en un solo establecimiento. Muestre su lista de la compra a varios distribuidores y pida presupuestos. Material de oficina. Si va a utilizar historias clínicas en papel, lo mejor es adquirir ese material a través de una compañía especializada en suministros para consultas y clínicas. Para otros materiales no tan especializados, como papel de impresora o fotocopias, considere otros distribuidores. No olvide nunca la opción de la compra por Internet. A veces es más ventajoso en cuanto al tiempo empleado en la compra, el envío directo al centro de trabajo y el precio. Y no tendrá que desplazarse a la tienda. Las compras deberían estar a cargo de un solo empleado. Si va a tener un administrador central o un gerente de personal, encárguele a esa misma persona la adquisición periódica de material, así no se arriesga a encontrarse pedidos duplicados. Además, si un solo empleado es responsable de las compras, hay más posibilidades de que tenga en cuenta siempre comprar al mejor postor. Además, al menos una vez año, vuelva a pedir presupuestos a los distribuidores de suministros y compruebe si los precios y los servicios han cambiado. En nuestra próxima entrega, hablaremos sobre las tareas a llevar a cabo de 3 a 4 meses antes de la apertura de su nueva consulta. Entre los temas a tratar estarán los siguientes: número de empleados necesario, salarios, descripciones de las tareas a llevar a cabo según los puestos, cómo publicitar los puestos de trabajo a ofrecer y cómo entrevistar a los candidatos y adoptar decisiones sobre contratación. ofrecen software de gestión clínica y de gestión administrativa orientada al sector sanitario. Estas compañías ofrecen suculentos descuentos a todos los miembros de dicha asociación. Evalúe el potencial de un fabricante de software con el mismo esmero que lo haría con un socio o compañero de trabajo. Ante todo, hay que asegurarse de que son económicamente estables, comenta Laura Jantos. La mejor compañía para usted va a ser aquella que ya tiene una cierta experiencia y varios años en funcionamiento en el mercado. Siga filtrando la lista de fabricantes de software: están orientados hacia la pequeña y mediana empresa u ofrecen productos sólo para grandes grupos? El sistema de gestión clínica que ofrecen ha tenido en cuenta las características determinantes de su especialidad médica? Una vez se encuentre con un puñado de compañías que merecen su confianza, envíeles una petición de información con la lista de características que a usted le gustaría ver en su programa informático de gestión clínica, adaptado a las necesidades de su consultorio. Adjunte, además, una pregunta concreta: qué característica ha de tener el equipo informático necesario para que el software pueda funcionar con fluidez? La adquisición del equipo necesario (ordenadores y periféricos) a través del vendedor del software le va a garantizar el correcto funcionamiento del paquete de software y va a simplificar la instalación y corrección de errores. Pídales que le visite un comercial para ver una demostración de cómo funcionaría el programa. Pida referencias y recomendaciones y visite a alguno de los usuarios que ya cuentan con el software de su elección para ver el producto a pleno rendimiento. Recuerde, sin embargo, que algunos vendedores de software intentarán enviarle a usuarios que casi están en nómina por la empresa informática, a los cuales la compañía ofrece un descuento por cada cliente nuevo que se decida tras ver el programa en funcionamiento. Según Susan Jones, experta en informática aplicada a la Sanidad, céntrese en aquellos usuarios de software de gestión clínica que no estén tamizados por algún tipo de colaboración con la compañía que lo distribuye o fabrica. Ha encontrado al candidato ideal? Negocie entonces el precio y preste mucha atención no sólo al coste inicial del producto sino también a las futuras actualizaciones, el equipo necesario para ponerlo en marcha, la instalación y el mantenimiento. Algunas compañías ofrecen las actualizaciones junto con el contrato de mantenimiento y otras no, comenta Jones. Además, asegúrese de quién va a ser el responsable de la instalación y puesta en marcha de todo el equipo: usted, el fabricante de software o algún tercero? Una vez haya firmado el contrato, acuerde un periodo de tiempo concreto para la instalación y la formación del personal que va a trabajar con el sistema informático para que todo esté listo una vez tenga una fecha de apertura de su nuevo centro médico. En este artículo sólo hemos cubierto algunos aspectos básicos de las aplicaciones de la informática a la gestión y práctica médica. Para mantenerse al día y leer más sobre todos los aspectos concernientes, lea la sección de informática en nuestra revista o visite dicha sección en MEDICAL ECONOMICS Edición Española 11 de marzo de