SOLICITUD DE INFORMACIÓN (RFI) Para la adquisición de una solución que soporte el proceso de Gestión Jurídica en. Empresas Públicas de Medellín E.S.P.

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1 Gestión Jurídica VERSIÓN 01 PÁGINA 1 DE 51 SOLICITUD DE INFORMACIÓN (RFI) Para la adquisición de una solución que soporte el proceso de Gestión Jurídica en Empresas Públicas de Medellín E.S.P. Enero de 2013

2 Gestión Jurídica VERSIÓN 01 PÁGINA 2 DE 51 Tabla de contenido 1 INTRODUCCIÓN OBJETIVO Y ALCANCE OBJETIVO ALCANCE CONDICIONES GENERALES PARA EL RFI Fecha de entrega de la información solicitada por EPM Contactos de EPM para enviar la información o hacer consultas Confidencialidad de la Información Idioma de la respuesta al RFI INFORMACION GENERAL ACERCA DE EPM Estructura administrativa de EPM Contexto Secretaria General Modelo Gestión Jurídica en EPM INFORMACION SOLICITADA POR EPM INFORMACION GENERAL ACERCA DE LA COMPAÑÍA INFORMACION SOBRE CONTRATACIONES: INFORMACION SOBRE IMPLANTADORES: INFORMACIÓN FINANCIERA INGRESOS OPERACIONALES MARGEN OPERACIONAL INFORMACION SOBRE PRECIOS DE LISTA: Servicios profesionales de la firma proveedora del software Servicios profesionales del implantador del software (terceros) Si aplica INFORMACION SOBRE LICENCIAMIENTO Y SOPORTE: INFORMACION DEL SOFTWARE... 21

3 Gestión Jurídica VERSIÓN 01 PÁGINA 3 DE INFORMACION BÁSICA DEL SOFTWARE ESPECIFICACIONES FUNCIONALES PRIORITARIAS (GESTIÓN JURÍDICA): ESPECIFICACIONES TÉCNICAS GENERALES ARQUITECTURA Y COMPONENTES TECNOLÓGICOS ESTRATEGIA PROPUESTA DE IMPLANTACIÓN PARA EPM ESFUERZO DE IMPLANTACIÓN PARA EPM CONDICIONES CONTRACTUALES OTRA INFORMACIÓN INFORMACION DE LA PERSONA QUE RESPONDE EL RFI:... 51

4 Gestión Jurídica VERSIÓN 01 PÁGINA 4 DE 51 1 INTRODUCCIÓN La investigación de mercado desempeña un rol fundamental dentro de las actividades requeridas para la contratación de productos y servicios informáticos, pues es mediante esta labor que se realiza la recolección de información sobre las condiciones actuales de la oferta de servicios y productos de potenciales proveedores en el mercado. El presente documento de solicitud de información (Request for Information, RFI por sus siglas en inglés) forma parte de la investigación de mercado que viene realizando las Empresas Públicas de Medellín E.S.P. acerca de los potenciales proveedores de soluciones informáticas enmarcadas dentro de la Gestión Jurídica existentes en el mercado. Los resultados de la evaluación de la información solicitada serán utilizados en el proceso de selección del proveedor de la solución para Empresas Públicas de Medellín E.S.P. Las Empresas Públicas de Medellín E.S.P. (EPM) actúan en el sector de los servicios públicos domiciliarios y conexos. EPM es la casa matriz del Grupo Empresarial EPM, el cual actúa en el mercado bajo la marca EPM a través de las empresas filiales que lo integran y que tiene presencia en parte del territorio de países como Colombia, Panamá, El Salvador y Guatemala. La información que se desea conocer en la presente solicitud de información hace referencia a: - Potenciales proveedores de soluciones y servicios. - Condiciones operativas y técnicas que aseguren la calidad del servicio. - Experiencias de las firmas en la prestación del servicio. - Metodologías apropiadas para la prestación del servicio - Roles funcionales y técnicos requeridos para la prestación del servicio - Tecnologías de información de soporte a la gestión y prestación de los servicios - Esquemas de facturación, licenciamiento y costo del servicio, entre otros aspectos. Este RFI está dirigido a los proveedores que han tenido experiencia en el suministro de software, capacitación, implantación, evolución y soporte de herramientas informáticas para soluciones que apoyen la Gestión Jurídica.

5 Gestión Jurídica VERSIÓN 01 PÁGINA 5 DE 51 2 OBJETIVO Y ALCANCE 2.1 OBJETIVO Investigar en el mercado las características operativas, técnicas, funcionales, contractuales y comerciales de potenciales proveedores para el suministro de una solución informática que contenga, a partir de las mejores prácticas, las herramientas necesarias para la Gestión Jurídica en EPM, incluidos los servicios para la implantación, capacitación, soporte técnico, actualización y mantenimiento, garantizando su integración con la arquitectura existente en EPM. 2.2 ALCANCE Este RFI tiene como alcance para EPM conocer proveedores con experiencia en la prestación de servicios en el suministro e implantación de soluciones informáticas orientadas a la Gestión Jurídica, y para ello se solicita, suministrar información que nos permita cubrir los siguientes tópicos: Conocer sobre la capacidad operativa de los proveedores para prestar servicios de implantaciones de herramientas para la Gestión Jurídica. Obtener información sobre los conocimientos, experiencias, certificaciones y alianzas establecidas por los proveedores. Obtener información sobre los roles, niveles de conocimiento, experiencia y certificaciones requeridos para conformar equipos de trabajo que lleven a cabo las labores requeridas. Conocer la experiencia de posibles proveedores en la planeación, dirección, ejecución y control de proyectos relacionados con la implantación de soluciones para la Gestión Jurídica. Además, el tiempo de duración por proyecto, módulos implantados y número aproximado de desarrollos o customizaciones que se tenían por proyecto, así como el tamaño de la(s) empresa(s) donde ejecutaron el proyecto. Obtener insumos para disminuir riesgos en una negociación y refinar el pliego de condiciones o términos de referencia que enmarcarán el proceso contractual para el proyecto Gestión Jurídica.

6 Gestión Jurídica VERSIÓN 01 PÁGINA 6 DE 51 3 CONDICIONES GENERALES PARA EL RFI 3.1 Fecha de entrega de la información solicitada por EPM. La fecha preferible para la entrega de la información solicitada en el RFI, es el día 15 de febrero de 2013, a las 5:00 p.m.; no obstante la información puede ser entregada antes de esta fecha, vía correo electrónico o en medio físico. 3.2 Contactos de EPM para enviar la información o hacer consultas. La información podrá ser enviada en documento físico dirigida a la Unidad Arquitectura y Estrategias de TI en la siguiente dirección: Carrera 58 No , Edificio Empresas Públicas de Medellín, Sótano 2, Oficina de recepción de correspondencia; o por correo electrónico dirigido a las cuentas indicadas en el siguiente párrafo. Nombre: Cargo: Nombre: Cargo: Diego Luis Arango Vásquez Profesional Informatico diego.arango@epm.com.co Ana Cristina Pérez Ramirez Profesional Informatico Ana.Perez.Ramirez@epm.com.co 3.3 Confidencialidad de la Información El presente documento no obliga contractualmente a ninguna de las partes con la información que se solicita y se suministra, dado que corresponde a un proceso de investigación de mercado. Toda la información que entrega y solicita EPM y la que suministran los proveedores se considera confidencial y no podrá ponerse a disposición de terceros para su uso. Los proveedores deberán mantener la confidencialidad sobre toda la información que suministra EPM en la presente solicitud de información, no la utilizarán para la presentación de sus servicios en otras organizaciones ni la utilizarán para cualquier otro fin distinto al que acá se pretende. El potencial proveedor de los servicios y EPM se comprometen a mantener en secreto esta información confidencial y deberán adoptar todas las medidas razonablemente necesarias para garantizar que ella no sea revelada o divulgada por sus empleados o agentes en cumplimiento del compromiso acá establecido.

7 Gestión Jurídica VERSIÓN 01 PÁGINA 7 DE Idioma de la respuesta al RFI Las respuestas a la solicitud de información y toda la correspondencia o documentos relativos a éste deben redactarse en español, incluyendo la información técnica. La información referida a las certificaciones solicitadas se podrá presentar en español o en inglés. 4 INFORMACION GENERAL ACERCA DE EPM EPM tiene su domicilio principal en la ciudad de Medellín, capital del Departamento de Antioquia, República de Colombia, pero por disposición de su Junta Directiva podrá establecer sedes en cualquier lugar del territorio colombiano o en el exterior. EPM es una entidad descentralizada del orden municipal, creada mediante Acuerdo No. 58 el 6 de agosto de 1955, del Consejo Administrativo de Medellín, como un Establecimiento Público Autónomo, y transformada en empresa industrial y comercial del Estado del orden Municipal, por Acuerdo No. 069 del 10 de diciembre de 1997 expedido por el Concejo de Medellín. Su objeto social es la prestación de los servicios públicos domiciliarios de generación, transmisión, distribución y comercialización de energía eléctrica; captación, potabilización, comercialización y distribución de agua potable; recolección y tratamiento de aguas residuales; comercialización y distribución de gas natural. Está facultada igualmente para la prestación de servicios de recolección y disposición final de basuras. Para el cumplimiento de su objeto social, EPM puede desarrollar todo tipo de contratos o consorcios con el fin de lograr la universalidad, calidad y eficacia en la prestación de los servicios públicos domiciliarios a sus usuarios. Siempre debe procurar el bienestar general y el mejoramiento de la calidad de vida de la población, atendiendo a criterios precisos de orden técnico, jurídico, financiero y operativo. La alta dirección de EPM está conformada por la Junta Directiva y el Gerente General, ambos designados por el Alcalde de Medellín. La Junta Directiva la integra 9 miembros: el Alcalde de Medellín que la preside; 5 personas designadas libremente por el Alcalde y 3 más escogidas también por él entre los vocales de control registrados por los Comités de Desarrollo y Control Social de los Servicios Públicos Domiciliarios, que actúan en nombre de los clientes, de acuerdo con los estatutos. La administración de EPM, su representación y la gestión de sus negocios están a cargo del Gerente General, quien tiene facultades para celebrar o ejecutar, sin otras limitaciones que las establecidas en los estatutos, todos los actos comprendidos en su objeto o que se relacionen directamente con su existencia o funcionamiento. Para mayor información consultar el sitio web

8 Gestión Jurídica VERSIÓN 01 PÁGINA 8 DE Estructura administrativa de EPM A continuación se presenta el cuadro resumen de la estructura administrativa de EPM: Gráfico 1: Estructura Administrativa EPM 4.2 Contexto Secretaria General La Secretaría General proporciona la asesoría jurídica estratégica necesaria para permitir que, además de la defensa de los intereses empresariales y del grupo económico, EPM mantenga la posición de liderazgo en el cambiante entorno del sector de servicios públicos. También participa en diversas reuniones de organismos estatales (Comisiones de regulación, Congreso, entidades de control, entre otros) y apoya a la Gerencia General y a los niveles Institucional, Corporativo y Competitivo, con el fin de contribuir a la toma de las mejores decisiones para la empresa y reducir los riesgos propios de su actividad. Su función básica es: participar en la definición de las estrategias institucional y corporativa y en el seguimiento a la estrategia competitiva del Grupo Empresarial, ejecutando las actividades definidas en el Comité Institucional para tal fin.

9 Gestión Jurídica VERSIÓN 01 PÁGINA 9 DE 51 Definir lineamiento, reglas y procedimientos para la prestación de todos los servicios jurídicos en los niveles institucional, corporativo y competitivo en temas tales como contratación, manejo de procesos y litigios judiciales, apoyo en proactividad regulatoria y demás asuntos legales, para procurar el rigor y unidad de criterio jurídico. Actuar como el soporte jurídico de la Junta y de la Gerencia General de EPM en todos los asuntos del manejo y administración de los negocios del Grupo Empresarial. La Secretaría General es la responsable en el modelo de procesos de EPM, del macro proceso GESTIÓN JURÍDICA, el que contiene los siguientes procesos. 4.3 Modelo Gestión Jurídica en EPM El Macroproceso Gestión Jurídica, está compuesto por los siguientes procesos: Suministro de consejeria legal Suministro de consejeria legal Acta de Validacion Atencion de consultas y emision de conceptos Gestiones juridicas de caracter administrativo Preparacion y/o respuesta a solicitudes de informacion y derechos de peticion

10 Gestión Jurídica VERSIÓN 01 PÁGINA 10 DE 51 Gráfico 2: Composición macroproceso Gestión Jurídica 5 INFORMACION SOLICITADA POR EPM 5.1 INFORMACION GENERAL ACERCA DE LA COMPAÑÍA Datos Solicitados Respuesta INFORMACIÓN COMERCIAL Nombre de la compañía Dirección Teléfonos Nombre del representante legal Cargo del Representante legal

11 Gestión Jurídica VERSIÓN 01 PÁGINA 11 DE 51 Datos Solicitados Respuesta Nombre persona contacto Fecha de constitución Describa las líneas de negocio que apliquen al objeto del presente RFI: Desarrollo de software a la medida Desarrollo de software genérico Distribuidor de soluciones Jurídicas Consultoría en software Jurídico Otros: Cuáles: Describa el portafolio de servicios relacionados con la prestación de servicios de implantación de software Jurídico. Qué característica(s) tiene la empresa que la diferencie en el mercado?

12 Gestión Jurídica VERSIÓN 01 PÁGINA 12 DE 51 Datos Solicitados Respuesta Indique si la compañía es del orden local (Medellín- Antioquia), nacional (Colombia) o internacional (Fuera de Colombia). Indique con una X si su compañía es la casa matriz o subsidiaria/filial de ésta. Local: Nacional: Internacional: Otro: Casa matriz: Subsidiaria /filial Otro: Cuál: Cuál: Representantes, subsidiaria/filial o distribuidores de su compañía en Colombia Subsidiaria /filial 1 2 Nombre Subsidiaria /filial Contacto Ubicación (Ciudad) Teléfon o 3

13 Gestión Jurídica VERSIÓN 01 PÁGINA 13 DE 51 Datos Solicitados Respuesta Nombre : Indique cuál subsidiaria/filial o distribuidor de su compañía sería la encargada de atender los negocios en la ciudad de Medellín y explique a quién reporta esta sede. Contacto: Teléfono: Ubicación: Dirección electrónica: Reporta a: Describa la estructura organizacional de la casa matriz y de las sedes respectivas. Indique si su empresa está certificada ISO 9001:2000, y en cuáles procesos y vigencias. Sí No: Proceso(s): Vigencia(s):

14 Gestión Jurídica VERSIÓN 01 PÁGINA 14 DE 51 Datos Solicitados Respuesta Indique si su empresa está certificada en CMMI y en qué nivel de madurez. Sí No Nivel(s): Vigencia(s): Indique si su empresa tiene otras certificaciones. Sí No: Cuáles? Cantidad de empleados de su empresa, con vínculo laboral directo en Colombia. Cantidad de empleados de su empresa, con vínculo laboral directo fuera de Colombia.

15 Gestión Jurídica VERSIÓN 01 PÁGINA 15 DE INFORMACION SOBRE CONTRATACIONES: Datos Solicitados Respuesta INFORMACIÓN CONTRACTUAL Indique entre que rangos de Salarios Mínimos Mensuales Legales (SMML) de Colombia, están los valores de los contratos que su empresa ha realizado para la implantación de proyectos del tipo indicado en los términos del presente RFI en los últimos 5 años. Indique y describa BREVEMENTE la metodología utilizada por su empresa para hacer una implantación de proyectos del tipo indicado en los términos del presente RFI. SMML Cantidad de Proyectos Entre 1 y 200: Entre 201 y 500: Entre 501 y 1000: Entre 1001 y 2000: Entre 2001 y 5000: Más de 5000: <<PUEDE COLOCARSE EN UN ANEXO PARA QUE PUEDA DESCRIBIRLA AMPLIAMENTE>> INDIQUE EL ANEXO EN ESTA CELDA

16 Gestión Jurídica VERSIÓN 01 PÁGINA 16 DE 51 Complete los siguientes datos con respecto a los clientes más representativos en Colombia y Latinoamérica que ha tenido en la prestación de servicios de implantación de proyectos del tipo indicado en los términos del presente RFI y resaltando aquellos que puedan compararse con EPM. (LOS QUE CONSIDERE NECESARIOS. PUEDEN PONER MAS FILAS) Número del contrato o Referencia Nombre Cliente País Duración del contrato Desde Hasta Valor ejecutado Solución, Módulos Implantados y versión Contacto (Nombre, teléfono y )

17 Gestión Jurídica VERSIÓN 01 PÁGINA 17 DE INFORMACION SOBRE IMPLANTADORES: Si ha utilizado implantadores (terceros) para prestación del servicio de implantación de sus soluciones jurídicas, complete los siguientes datos con respecto a dichas empresas. Diligencia esta información por cada implantador cuantas veces la requiera. Nombre Implantador: Años de experiencia implantando soluciones Jurídicas: Sede del implantador (País/Ciudad/Dirección): Nombre del contacto: Teléfono del contacto: del contacto: Empresa donde se realizó la implantación País Duración Solución y Desde Hasta Módulos implantados Contacto (Nombre, teléfono y )

18 Gestión Jurídica VERSIÓN 01 PÁGINA 18 DE INFORMACIÓN FINANCIERA INGRESOS OPERACIONALES Favor indicar los ingresos operacionales brutos que obtuvo en los últimos 5 años la subsidiaria/filial o distribuidor de su compañía encargada de atender los servicios objeto de la presente solicitud de información. Año Vigencia Monto de los ingresos operacionales brutos en pesos MARGEN OPERACIONAL Favor indicar el margen operacional que obtuvo en los últimos 5 años la subsidiaria/filial o distribuidor de su compañía encargada de atender los servicios objeto de la presente solicitud de información Año Vigencia Margen operacional 5.5 INFORMACION SOBRE PRECIOS DE LISTA: Favor diligenciar el siguiente cuadro con los roles requeridos para la prestación de servicios profesionales especializados sobre los productos del software para la Gestión Jurídica y su costo: Servicios profesionales de la firma proveedora del software

19 Gestión Jurídica VERSIÓN 01 PÁGINA 19 DE 51 Rol Categoría Valor Día-Hombre Rol (*): Ej.: Especialista técnico, especialista funcional, gerente de proyecto, arquitecto, desarrollador, etc. Categoría (*): Ej.: Senior, Junior, etc. Describir perfil en cada nivel: formación, experiencia, certificaciones, etc Servicios profesionales del implantador del software (terceros) Si aplica. Rol Categoría Valor Día-Hombre Rol (*): Ej.: Especialista técnico, especialista funcional, gerente de proyecto, arquitecto, desarrollador, etc. Categoría (*): Ej.: Senior, Junior, etc. Describir perfil en cada nivel: formación, experiencia, certificaciones, etc.

20 Gestión Jurídica VERSIÓN 01 PÁGINA 20 DE INFORMACION SOBRE LICENCIAMIENTO Y SOPORTE: Favor diligenciar el siguiente cuadro con el precio de listas y los esquemas de licenciamiento ofrecidos, así como el valor del mantenimiento y soporte requerido: Licencia / Módulos, Componentes, etc. Esquema de licenciamiento (Ej. Por procesador, usuario nombrado, cliente instalado, etc. Valor Moneda (US$ COP$) ó

21 Gestión Jurídica VERSIÓN 01 PÁGINA 21 DE INFORMACION DEL SOFTWARE INFORMACION BÁSICA DEL SOFTWARE Datos Solicitados Respuesta Nombre del software Fecha de la primera versión Fecha de la última versión Periodicidad de las versiones Número de versiones en el mercado Número de personas dedicada al soporte del software jurídico Número de personas dedicada al desarrollo del software jurídico Describa el Roadmap del software

22 Gestión Jurídica VERSIÓN 01 PÁGINA 22 DE ESPECIFICACIONES FUNCIONALES PRIORITARIAS (GESTIÓN JURÍDICA): La solución para la Gestión Jurídica debe suplir básicamente las siguientes necesidades: 1. Atender, tramitar y responder todas las solicitudes que llegan a la Secretaría General: Radicar las solicitudes que llegan a la Secretaría General. Asignar las solicitudes radicadas a los responsables del trámite. Atender y realizar seguimiento a procesos, conciliaciones extrajudiciales, tutelas, actos administrativos, consultas, reclamaciones extracontractuales y otros asuntos radicados. Realizar la asignación de tareas teniendo en cuenta los días hábiles. Generar documentos combinando las plantillas de word con la información registrada en el sistema. Administrar los usuarios y perfiles que pueden acceder a la información. Reasignar los asuntos pendientes y heredar los permisos sobre el asunto gestionado por el titular. Dejar rastro de las modificaciones realizadas a la información y poder realizar seguimiento en el momento que sea requerido. Enviar mensajes a cada uno de los responsables e interesados durante cada una de las etapas de la gestión de las solicitudes y alertar a los responsables sobre los vencimientos de términos. Consumir servicios web para interactuar con otros sistemas internos como el sistema de correspondencia interna, contratación y ERP (One World). Integración con SharePoint Server 2010 como repositorio documental. Realizar consultas por cualquiera de los campos que componen la información del sistema, permitir su impresión y exportar a diferentes formatos. Generar reportes de forma personalizada según las necesidades del usuario, permitir su impresión y exportar a diferentes formatos. 2. Entregar la información de Procesos, conciliaciones extrajudiciales, tutelas, actos administrativos, Consultas, Reclamaciones extracontractuales y otros asuntos tramitados por EPM: Para generar reportes para enviar a los entes internos y externos la información requerida por estos. Exponer consultas y servicios web para ser consultados por otros sistemas. Favor diligenciar el siguiente cuadro, indicando si la herramienta que ofrece cumple con las condiciones especificadas. Conteste a cada una de las columnas de acuerdo a la característica que se pregunta. La convención para la columna calificación es la siguiente: 1: Soportado al entregarse "LISTO PARA UTILIZARSE no necesita configuración o personalización adicional.

23 Gestión Jurídica VERSIÓN 01 PÁGINA 23 DE 51 2: La funcionalidad requerida se puede resolver a través de configuraciones adicionales que no implican desarrollo. 3: Es necesario extender las funcionalidades con desarrollos sobre el sistema. 4: No Soportado. Si considera necesario aclarar o ampliar información acerca del cumplimiento de la condición, hágalo utilizando la columna Observaciones. Adicionalmente, si no puede ofrecer una solución integral (que cubra el 100%), pero tiene un paquete para un tema específico (Ej: procesos judiciales), favor especificarlo en un documento anexo.

24 Gestión Jurídica VERSIÓN 01 PÁGINA 24 DE 51 Titulo Descripción Calificación Información de los procesos judiciales y/o tutelas Información de Comité de Conciliación Registrar toda la información básica de un proceso judicial y/o tutela tal como: radicado único de la rama judicial, jurisdicción, tipo de proceso, tema del proceso, subtema del proceso, despachos judiciales dependiendo de la instancia, partes en el proceso, fecha inicio del proceso, valor pretensión, tipo de moneda, descripción de las pretensiones, descripción de los hechos, dirección de los hechos, informe técnico, abogado(s) responsable(s) del proceso por parte de EPM, el apoderado de la contraparte, juez o magistrado, área involucrada, lugar del despacho; y adjuntar documentos soportes y vincular la conciliación prejudicial si existe. Registrar toda la información relacionada con los casos que deben ir a Comité de Conciliación, tales como: Si requiere ir o no a Comité, Módulo/ funcionalidad Observaciones

25 Gestión Jurídica VERSIÓN 01 PÁGINA 25 DE 51 Información de la vigilancia de los procesos y/o tutelas Información de las actuaciones del proceso y/o tutelas Clasificación del proceso judicial según normas internacionales Fecha de la audiencia, tipo de conflicto, Participación de la entidad, decisión del Comité, cuantía aprobada por el Comité, argumento del Comité, resultado audiencia. Además si requiere ir al comité debe tener las listas del Ministerio del Interior y de Justicia, tales como: Principal Motivo de la solicitud, Fundamento principal de la propuesta que se plantea a consideración del comité, etc. Registrar toda la información de la vigilancia de los procesos, en primera y segunda instancia, tal como: nombre de la firma que hace la vigilancia, fecha inicio vigilancia y fecha retiro vigilancia Registrar toda la información de las actuaciones o etapas del proceso, como: la fecha de la actuación, clase de actuación, observación o comentario de la actuación y la posibilidad de adjuntar documentación en imagen, en texto o en audio o video por actuación. Registrar toda la información de la clasificación del proceso judicial, tal

26 Gestión Jurídica VERSIÓN 01 PÁGINA 26 DE 51 financieras -NIIF Información de instancias en los procesos judiciales y/o tutelas Información de la terminación del proceso y/o tutelas Información de los gastos del proceso Información de las conciliaciones extrajudiciales como: probabilidad de pérdida, fecha estimada de pago (fecha de inicio del proceso + años de duración según el tipo de proceso), valor estimado de pago (igual a las pretensiones), respaldo de la obligación que incluye el nombre de compañía de seguros, número póliza, y valor del deducible. Registrar toda la información de las instancias, tal como: fecha de la providencia, providencia, tipo de condena, valor condena y el documento soporte (imagen, texto, audio). Registrar toda la información de terminación del proceso, tal como: fecha de terminación, tipo de terminación, tipo de terminación (sentencia o conciliación, desistimiento, etc.), sentido de la decisión (favorable, desfavorable), valor pagado o recibido. Registrar toda la información de de los gastos del proceso, tal como: pagos de honorarios, curadores, peritos, transporte, copias, etc. Registrar toda la información básica de una conciliación extrajudicial

27 Gestión Jurídica VERSIÓN 01 PÁGINA 27 DE 51 Información de la terminación de la conciliación Relaciones procesales como: radicado, jurisdicción, tipo de proceso, tema conciliación, subtema, centro de conciliación, partes en el proceso, participación de la entidad (convocado principal, Convocado Secundario, etc.), fecha inicio de la conciliación extrajudicial, valor pretensión, tipo de moneda, descripción de las pretensiones, descripción de los hechos, dirección de los hechos, informe técnico, abogado(s) responsable(s) de la conciliación por parte de EPM, el apoderado de la contraparte, procurador; y adjuntar documentos soportes. Registrar toda la información de terminación de la conciliación, como: fecha de terminación, tipo de terminación (Conciliación, No Conciliación), valor pagado o recibido. Relacionar que a partir del número de identificación del sujeto procesal, visualice todos los procesos judiciales, laborales, conciliaciones, acciones de tutelas y reclamaciones extracontractuales que tiene

28 Gestión Jurídica VERSIÓN 01 PÁGINA 28 DE 51 Consulta de procesos, tutelas y conciliaciones Informes ejecutivos de procesos, tutelas y conciliaciones radicadas en el sistema, y que permita ingresar a la información respectiva. Se requiere realizar consultas por cualquier campo, por rango de fechas, y poder exportar esta información a diferentes formatos; además generar gráficas asociadas a los resultados de la consulta. Informes por rango de fechas y por vigentes y/o terminados y poder filtrar los resultados obtenidos por tema y favorabilidad. Ejemplos: - Por tipo de proceso: - Tipo proceso - Cantidad - Por apoderado: - Apoderado - Cantidad - Por tema y/o subtema: - Tema y/o subtema - Cantidad - Por favorabilidad: - Favorabilidad - Cantidad Además debe permitir la exportación de esta consultas a Excel y generar gráficas.

29 Gestión Jurídica VERSIÓN 01 PÁGINA 29 DE 51 Reporte de procesos judiciales, tutelas, conciliaciones extrajudiciales Generación de reportes por diferentes campos y exportarlos a Excel, tales como: - Procesos vigentes a una fecha para Contabilidad, con la siguiente información: - Radicado - Demandante (s) - Demandado (s) - Despacho - Clase de proceso - Valor de la pretensión y moneda - Pretensión - Probabilidad de pérdida - Fecha de inicio - Fecha estimada de pago - Valor estimado de pago - Fallo primera instancia - Fallo segunda instancia - Despacho segunda instancia - Gerencia - Dependencia - Lugar despacho - Estado del proceso (última actuación). - Abogado - Procesos terminados en un rango

30 Gestión Jurídica VERSIÓN 01 PÁGINA 30 DE 51 Información de las reclamaciones extracontractuales de fechas para Contabilidad, con la siguiente información: - Radicado - Demandante - Demandado - Despacho - Clase de proceso - Valor de la pretensión y moneda - Pretensión - Probabilidad de pérdida - Fecha de inicio - Fecha estimada de pago - Valor estimado de pago - Fallo primera instancia - Fallo segunda instancia - Despacho segunda instancia - Gerencia - Dependencia - Lugar despacho - Estado del proceso (última actuación) - Fecha de terminación - Tipo de terminación - Abogado Registrar toda la información básica de una reclamación extracontractual tal como: número de la reclamación,

31 Gestión Jurídica VERSIÓN 01 PÁGINA 31 DE 51 Actuaciones de las reclamaciones extracontractuales Información de la terminación de las reclamaciones extracontractuales Información sobre conceptos tipo de reclamación, nombre reclamante(s), fecha de la reclamación, Gerencia, dependencia, Jefe Área responsable, cargo de la persona responsable, fecha del siniestro, descripción del siniestro, dirección donde ocurrió el siniestro, valor de las pretensiones, placa vehículo oficial, placa vehículo particular, valor avalúo, si requiere ir a comité de conciliación. Registrar toda la información de las actuaciones o etapas de las reclamaciones extracontractuales, fecha, clase de actuación, observación o comentario de la actuación y adjuntar documentación (imagen, texto audio o video) por cada actuación. Registrar toda la información de terminación de la reclamación extracontractual, tal como: fecha pago, persona(s) a las que se les paga, número de contrato de transacción, valor pagado y tipo de terminación. Registrar toda la información básica de una consulta, tal como: radicado,

32 Gestión Jurídica VERSIÓN 01 PÁGINA 32 DE 51 Actuaciones de las conceptos Consulta de conceptos Información de las procesos disciplinarios fecha de la consulta, tipo de consulta (contractual, no contractual), dependencia que solicita la consulta, persona que solicita la consulta, tema y/o subtema de la consulta, resumen de lo solicitado, concepto emitido, fecha de respuesta, responsable(s) de atender la consulta, y adjuntar documentación (texto consulta, texto concepto emitido). Registrar toda la información de las actuaciones o etapas de los conceptos, con la siguiente información: fecha de la actuación, clase de actuación, observación o comentario de la actuación y adjuntar documentación (imagen, texto audio o video). Consultar de manera dinámica y full text la información de los conceptos, por diferentes campos, tales como: conceptos por abogado, conceptos sobre un tema y/o subtema, generar estadísticas y poder exportar la información a Excel, Word, PDF, etc. Registrar toda la información básica de un proceso disciplinario, tal como:

33 Gestión Jurídica VERSIÓN 01 PÁGINA 33 DE 51 Información de las actuaciones de los procesos disciplinarios Consulta de los procesos disciplinarios Información de los procedimientos ambientales radicado, fecha de solicitud, tipo de proceso, tema y/o subtema, fecha ejecutoria, tipo de notificación, fecha de notificación, identificación notificado, fecha fijación, fecha desfijación, tipo recurso, fecha interposición, fecha fallo, número de acto, tipo de acto, clase acto, fallo, nombre y cedula del investigado. Registrar toda la información de las actuaciones o etapas de los procesos disciplinarios, con la siguiente información: fecha de la actuación, clase de actuación, observación o comentario de la actuación y adjuntar documentación (imagen, texto audio o video). Consultar la información de los procesos disciplinarios, por diferentes campos, tales como: procesos disciplinarios por abogado, procesos disciplinarios sobre un tema y/o subtema, etc., generar estadísticas y poder exportar la información a Excel, Word, PDF, etc. Registrar toda la información básica de un procedimiento ambiental, tal como: tipo de documento, número

34 Gestión Jurídica VERSIÓN 01 PÁGINA 34 DE 51 Información de las actuaciones de los procedimientos ambientales Consulta de los procedimientos ambientales Radicar solicitudes de expediente, fecha del expediente, autoridad ambiental, dependencia que solicita, si fue o no otorgado, tiempo otorgado, fecha inicio procedimiento, representante(s), bitácora frente a la autoridad ambiental (fecha, observación) Registrar toda la información de las actuaciones o etapas de los procedimientos ambientales, con la siguiente información: fecha de la actuación, clase de actuación, observación o comentario de la actuación y adjuntar documentación (imagen, texto audio o video). Consultar la información de los procedimientos ambientales, por diferentes campos, tales como: procedimientos ambientales por abogado, procedimientos ambientales en trámite, etc., generar estadísticas y poder exportar la información a Excel, Word, PDF, etc. Registrar toda la información básica de cualquier solicitud que se reciba, tal como: número de radicado, fecha de solicitud, origen (entidad,

35 Gestión Jurídica VERSIÓN 01 PÁGINA 35 DE 51 Alarmas Reasignación de funcionarios Información de los sujetos o personas que intervienen en la aplicación dependencia, persona), tipo de requerimiento (consulta, proceso disciplinario, etc.), descripción del requerimiento, complejidad, asignación de responsable de la atención del requerimiento según su cargar de trabajo, y/o que permita cargar las que están en el sistema documental de la Empresa, para realizar la gestión correspondiente y registrar la respuesta o entregarla a la aplicación que la generó El sistema debe generar alarmas para diferentes eventos: vencimiento de términos, audiencias, etc. y estas deben ser notificadas por Outlook a la(s) persona(s) responsable (s). Permitir reasignar los trabajos y/o tareas por ausencia de un funcionario de forma definitiva o temporal Registrar toda la información básica de las personas naturales y/o jurídicas que el sistema va a utilizar, tal como: si se trata de personas externas: identificación, nombre, dirección y teléfono; cuando se trate de personas internas utilizar la información contenida en el

36 Gestión Jurídica VERSIÓN 01 PÁGINA 36 DE 51 Áreas involucradas Tipos de jurisdicción Tipos de procesos judiciales Despachos judiciales Partes en el proceso Tipos de moneda directorio activo de la empresa. Asignación de las Gerencias y Dependencias de la empresa a cualquier asunto. La información se debe tomar de la aplicación que maneja las dependencias en la empresa. Parametrizar toda la información básica de los tipos de jurisdicción de los procesos judiciales, tales como: Penal, Arbitral, Civil y Comercial, etc. Parametrizar toda la información básica de los tipos de procesos judiciales, con la siguiente información: Jurisdicción, tipo de proceso, años de duración estimados para el tipo de proceso. Parametrizar de los despachos judiciales, tales como: Tribunal Administrativo, Consejo de Estado, Juzgados, etc. Parametrizar las partes en el proceso, tales como: demandante, demandado, tercero interviniente, tutelante, etc.). Parametrizar los tipos de moneda, tales como: Dólar Americano, Pesos, Gramos Oro, etc.

37 Gestión Jurídica VERSIÓN 01 PÁGINA 37 DE 51 Actuaciones de los procesos judiciales Tipo de terminación de los procesos Tema y Subtema Tipo de reclamación Clases de actuación de las reclamaciones Tipos de terminación de las reclamaciones Autoridades Ambientales Parametrizar las actuaciones de los procesos judiciales, tales como: Audiencias, Alegatos etc. Parametrizar los tipos de terminación de los procesos judiciales, tales como: Sentencia, Conciliación desistimiento, etc. Parametrizar los tema y subtemas que se manejarán en la aplicación. Ejemplo; Tema: Derecho Fundamental-Mínimo Vital, etc., subtema: reconexión del servicio de agua potable, conexión del servicio de agua potable, etc. Parametrizar de los tipos de reclamación, tales como: Daños a bienes de terceros, lesiones personales, etc. Parametrizar las clases de actuación de la reclamación, tales como: Solicitud Avalúo, Ofrecimiento y/o prueba de legitimidad, etc. Parametrizar los tipos de terminación de la reclamación, tales como: Desistimiento del reclamante, No responsabilidad de EPM, Pago Reclamación, Pago Contratista, etc Parametrización de las autoridades

38 Gestión Jurídica VERSIÓN 01 PÁGINA 38 DE 51 Manejo de direcciones Plantillas Agenda de asuntos por responsable Cargas de trabajo Parametrizar Argumentos del Comité de Conciliación ambientales que requieren los trámites ambientales. Que se pueda construir la dirección a partir de listas, para identificar inequívocamente la nomenclatura de un lugar. Lo anterior para poder realizar búsquedas por direcciones. Utilización de plantillas de word y excel que contengan información del sistema para generar diferentes documentos, tales como: poder, contestaciones, alegatos y memoriales, entre otros. Poder realizar la consulta de los asuntos pendientes y terminados por responsable, de acuerdo al criterio ingresado. El sistema debe permitir realizar la revisión de las cargas de trabajo de cada uno de los posibles responsables de requerimientos no solo de la aplicación, sino de los asuntos que este tenga en otras aplicaciones de la Empresa. Parametrizar los argumentos del comité de conciliación que manejará el sistema para el reporte de conciliaciones para el ministerio del

39 Gestión Jurídica VERSIÓN 01 PÁGINA 39 DE 51 Actualizar información a las conciliaciones revisadas por comité Consulta de información interior y justicia. Adicionar de forma masiva la fecha y número de Acta del comité, a las conciliaciones revisadas por comité. El sistema debe permitir realizar consultas de manera dinámica por cualquier campo o combinación de campos (resultados numéricos y gráficos) y que estas se puedan exportar a cualquier formato (Excel, Word, PDF, etc.)

40 Gestión Jurídica VERSIÓN 01 PÁGINA 40 DE ESPECIFICACIONES TÉCNICAS GENERALES Cualquier detalle que se requiera especificar o aclarar debe ser escrito en el campo de comentarios. La convención para la calificación es la siguiente: 1: Soportado al entregarse "LISTO PARA UTILIZARSE. No necesita configuración o personalización adicional. 2: La funcionalidad requerida se puede obtener a través de configuraciones adicionales que no implican desarrollo. 3: Es necesario extender las funcionalidades con desarrollos sobre el sistema. 4: No Soportado. Necesidad Característica Requisitos Calificación Comentarios/Obser vaciones TCP/IP Debe funcionar sobre la red de EPM. Estándares y Tendencias Interfaz enabled Web La interacción con el usuario final debe realizare a través de un explorador o browser (Internet Explorer 8 o superior) y verificarse la funcionalidad requerida por EPM. Plataforma Se debe validar que el software opere sobre Microsoft Windows 2008 server R2. Servidor de base de datos Utiliza base de datos Oracle 11g o SQL Server 2008 R2.

41 Gestión Jurídica VERSIÓN 01 PÁGINA 41 DE 51 Funcionalidad Decimales Multimoneda Atributos de tipo numérico con mínimo dos cifras decimales Dólar americano, euro, gramos oro Mencione cuántos decimales soporta Segregación de Funciones mediantes roles y perfiles La solución permite delegar funciones por medio de asignación de perfiles a los usuarios administradores de diferentes áreas de la organización. Así como también una administración centralizada de los administradores dueños de la solución. El sistema permite una adecuada segregación de funciones permitiendo mantener la asignación de los permisos por medio de perfiles y grupo. Seguridad Configuración permisos Configuración de permisos hasta el nivel de campos por pantalla por usuario o rol. Manejo de Auditorias (Archivos de Log o tablas de auditoría). Guardar el registro de las diferentes acciones de un usuario sobre los diversos recursos de infraestructura tecnológica del sistema de información (servidores, archivos y directorios, bases de datos, definidos por el administrador) y conservar la trazabilidad de todas las transacciones realizadas por el usuario de acuerdo al rol asignado en el sistema y poder seleccionar

42 Gestión Jurídica VERSIÓN 01 PÁGINA 42 DE 51 Integración de la seguridad con el directorio activo de Windows. campos o información que se requieran auditar. En ningún caso debe exponerse la información de acceso al sistema (como el password) como parte de estos registros. La solución debe almacenar en un archivo de Log o tablas de auditoría toda la información relacionada con los accesos y actividades realizadas con respecto a cada una de las transacciones. Single SIGN-ON: Autenticación utilizando un meta-directorio a través de LDAP o el directorio activo de Microsoft. Este será el único repositorio de usuarios al que accederán los distintos recursos del sistema de información. Protocolos seguros Flexibilidad Encripción Acceso La solución debe permitir la comunicación a través de protocolos seguros (SSL; HTTPS). Flexibilidad de integración con sistemas de autenticación fuerte y PKI. Encripción de todos los datos relativos al sistema de seguridad o información en tablas de la base de datos. Control sobre el acceso, ejecución remota, activación de servicios, configuración de direcciones y activación de puertos sobre TCP/IP

43 Gestión Jurídica VERSIÓN 01 PÁGINA 43 DE 51 Firma electrónica Permitir firmar electrónicamente. Sistema Certificación Asignación Perfil Defecto. de de por Transacciones solo por medio de la aplicación. Acceso a través de herramientas AD-HOC (SQL, SQL/plus o similar). Línea Base de Seguridad Uso de certificados digitales. Asignación automática de atributos por defecto, en donde se especifiquen los roles mínimos para cada usuario. No debe existir ningún tipo de interacción entre los distintos recursos del sistema de información a través de transacciones que no sean autenticadas en el repositorio de usuarios y autorizadas de acuerdo con los roles respectivos asignados para la entidad que esté realizando la operación. El único tipo de acceso a la aplicación, para cualquier interacción que deba realizarse, debe ser a través del front end y bajo ningún motivo por acceso directo a la infraestructura que lo soporta. En ningún caso el usuario tendrá conexión directa a la base de datos o al servidor de componentes para el efecto de realizar sus funciones. Se debe tener como principio fundamental en la construcción de la seguridad, que "la seguridad se debe construir de menos a más. Se debe asignar el mínimo privilegio requerido, no el máximo posible".

44 Gestión Jurídica VERSIÓN 01 PÁGINA 44 DE 51 Contemplar como mínimo cualquier otro aspecto que los sistemas operativos Windows y UNIX posean relativos a la seguridad. Sesiones Limitación en el número de sesiones a las que se pueda conectar simultáneamente un usuario. Reportes Reporte acerca del último acceso (fecha y hora, workstation) en el proceso de logon. Mantenibilidad Escalabilidad Capacidad para ser analizado Capacidad para ser analizado La solución debe permitir el manejo y la escalabilidad en el volumen de las transacciones y de los usuarios. La aplicación debe registrar los errores con los detalles de la causa raíz del error, el usuario, el proceso que lo generó y la excepción generada, con el fin de entregarle datos al administrador. Los errores presentados a los usuarios deben proveer información básica de la causa del error sin presentar información técnica que no sea de su competencia.

45 Gestión Jurídica VERSIÓN 01 PÁGINA 45 DE 51 Confiabilidad Capacidad recuperación de La aplicación debe garantizar, en caso de presentar alguna falla, que no se encuentre afectado ninguno de los controles de seguridad, que la información no esté corrupta o faltante, y que los componentes de la aplicación no se hayan modificado. Tolerancia fallas ante La aplicación debe contar con puntos de retorno en caso de que alguna transacción no haya finalizado debido a fallas o disponibilidad de la aplicación. Arquitectura Diseño Arquitectura Multinivel Multiempresa Arquitectura distribuida Diseño de los componentes y paquetes del sistema. La arquitectura de la solución debe ser multinivel. Será validada mediante la documentación entregada por la firma. La solución permite la configuración unificada para varias empresas, pero permitiendo que se maneje independientemente la información de cada una. Además se debe permitir una configuración particular por cada empresa La instalación de los componentes del software debe poder realizarse de forma distribuida, es decir, componentes de aplicación, componentes de datos y componentes de servicios por separado.

46 Gestión Jurídica VERSIÓN 01 PÁGINA 46 DE 51 Usabilidad Motor workflows Actualización Notificaciones de Capacidad para ser operado Manuales técnicos Manuales funcionales Consultas generación Reportes y de La aplicación debe proveer una funcionalidad genérica de configuración de workflows para los procesos que lo requieran (además de los que vienen configurados por defecto) La solución debe tener una arquitectura que permita su actualización de versión sin afectar los desarrollos propios de la empresa La solución provee la capacidad de notificar a través de SMS y/o mail Facilidad del usuario para interactuar con el aplicativo a través de pantallas, modelo de navegación, imágenes y ayudas. Cuenta con manuales técnicos en formato digital y en diferentes idiomas (español e inglés). En estos se debe contar con información del diccionario de bases de datos, interrelación, servicios de integración, monitoreo de base de datos, información de instalación, etc. Cuenta con manuales funcionales en formato digital y en diferentes idiomas (español e inglés). En estos se describen las transacciones del proceso de negocio que apoya el software. Módulo para la construcción dinámica de consultas y reportes por parte del usuario final.

47 Gestión Jurídica VERSIÓN 01 PÁGINA 47 DE 51 Exportación reportes de Exporta los reportes en diferentes formatos (pdf, Excel,csv entre otros) Interoperabilid ad Web services Built - in La solución dispone de servicios web que permiten la integración con otras aplicaciones. La solución provee integraciones ya construidas con sistemas externos tales como: ERP, Sharepoint, entre otros. Movilidad Visualizar información Funcionalidad en escenarios móviles Instalación Tipos dispositivos Configuración de La solución permite visualizar información de expedientes, realizar, aprobar solicitudes en dispositivos móviles y recibir alertas concernientes a temas como procesos jurídicos, audiencias entre otros. La solución provee la capacidad de extender las funcionalidades de la Gestión Jurídica a escenarios móviles La aplicación es Web o es una aplicación que se instala en el dispositivo móvil Soporta dispositivos móviles con sistema operativo Android, IOS y BlackBerry OS. La solución permite configurar la información que se va desplegar en el dispositivo móvil

48 Gestión Jurídica VERSIÓN 01 PÁGINA 48 DE 51 Licenciamiento Online - offline Multilenguaje Adjuntos Como es el licenciamiento (por dispositivo o por usuario o no tiene) La aplicación trabaja en modo conectado o desconectado. La solución permite la configuración en diferentes lenguajes: presentación usuario final, mensajes error, ayudas en línea, entre otros. Por cada empresa o filial Anexos en diferentes formatos a nivel de registro (Excel, Word, pdf, videos, audios) Manejo ambientes Multiempresa Adaptabilidad Portabilidad de Que se tenga ambiente de desarrollo, pruebas y producción Flexibilidad que tiene el sistema para añadir nuevas funcionalidades Independencia del sistema operativo, base de datos y contenedor de aplicaciones.

49 Gestión Jurídica VERSIÓN 01 PÁGINA 49 DE ARQUITECTURA Y COMPONENTES TECNOLÓGICOS Favor detallar la arquitectura y componentes tecnológicos sobre los cuales funciona la aplicación. Ítem Descripción Tecnologías Lenguaje(s) de Programación / Componentes de Software Servidor de Web / Servidor de Aplicaciones Sistema Operativo Software adicional requerido Requisitos mínimos de hardware Motor de Base de Datos Motor / Versión Software adicional requerido Requisitos mínimos de hardware Estaciones de Trabajo de Usuario Final Sistema Operativo Navegador Web / Versión

50 Gestión Jurídica VERSIÓN 01 PÁGINA 50 DE 51 Software adicional requerido Requisitos mínimos de hardware NOTA: PUEDE ADJUNTAR EN UN ANEXO LA INFORMACIÓN TECNICA QUE CONSIDERE OPORTUNA REFERENCIANDO EL ANEXO.

51 Gestión Jurídica VERSIÓN 01 PÁGINA 51 DE 51 6 ESTRATEGIA PROPUESTA DE IMPLANTACIÓN PARA EPM Describa como su firma propondría implantar una solución para la Gestión Jurídica en Empresas Públicas de Medellín E.S.P., EPM, indicando la estrategia a utilizar. 7 ESFUERZO DE IMPLANTACIÓN PARA EPM A partir de la estrategia propuesta por su firma, indique por cada uno de los módulos a implantar el esfuerzo en días-hombre, su costo, desglosándolo por perfiles requeridos para su implantación y duración en tiempo de la implantación. 8 CONDICIONES CONTRACTUALES Adicionar la forma de desembolso propuesta por su firma (Esta información la requerimos para efectos de presupuesto). Así mismo relatar o adjuntar condiciones contractuales especiales que Empresas Públicas de Medellín E.S.P., EPM. deban considerar respecto a su compañía tanto en el licenciamiento como en la implantación. 9 OTRA INFORMACIÓN Puede adicionar toda la información que considere necesaria relacionándola como anexo. 10 INFORMACION DE LA PERSONA QUE RESPONDE EL RFI: Datos Solicitados Respuesta Nombre: Cargo: Dirección: Teléfono: Celular: