GUÍA DE AFILIACIÓN Y PAGO AL SISTEMA GENERAL DE RIESGOS LABORALES PARA ESTUDIANTES DE PREGRADO

Transcripción

1 GUÍA DE AFILIACIÓN Y PAGO AL SISTEMA GENERAL DE RIESGOS LABORALES PARA ESTUDIANTES DE PREGRADO Esta guía permite a las Coordinaciones Administrativas de cada facultad identificar las actividades correspondientes a la afiliación y el pago al Sistema General de Riesgos Laborales para estudiantes de pregrado

2 El contenido de este documento Puede reproducirse total o Parcialmente citando la fuente. Consúltelo en Vicerrectoría Académica Dirección de Extensión y Educación Continua Ciudad Universitaria Meléndez Edificio 301- Oficina do. Piso Tel. Fax: Ext Cali, Colombia Agosto 2015 Guía para la afiliación a la Administradora de Riesgos Laborales 2

3 CONTENIDO 1. SELECCIÓN DE PERSONA ENCARGADA IDENTIFICAR ESTUDIANTES REMITIR INFORMACIÓN RECOLECTADA GENERAR AFILIACIÓN DE LOS ESTUDIANTES A LA A.R.L (ADMINISTRADORA DE RIESGOS LABORALES) POSITIVA AFILIACIÓN MASIVA AFILIACIÓN INDIVIDUAL CREACIÓN DE LA PLANILLA DE PAGO POR EL OPERADOR PAGO SIMPLE PLANILLA INDIVIDUAL CARGUE MASIVO DE COTIZANTES (CONVERTIDOR) PAGO POR PARTE DE FINANCIERA Guía para la afiliación a la Administradora de Riesgos Laborales 3

4 Normatividad Decreto 055 del 14 de Enero de 2015 del Presidente de la República de Colombia, Por el cual se reglamenta la afiliación de estudiantes al Sistema General de Riesgos Laborales y se dictan otras disposiciones. Circular 009 del 6 de Mayo de 2015 de Vicerrectoría Administrativa, Información sobre Decreto No. 055 de 2015, mediante el cual se reglamenta la Afiliación de estudiantes al Sistema General de Riesgos Laborales. Guía para la afiliación a la Administradora de Riesgos Laborales 4

5 1. SELECCIÓN DE PERSONA ENCARGADA La Coordinación Administrativa de cada Facultad debe asignar una persona que se encargará de realizar la afiliación vía web de los estudiantes que cumplan con la condición para ser afiliados a la A.R.L (Administradora de Riesgos Laborales) y la realización del procedimiento del pago mediante la plataforma transaccional de Simple por parte de la Universidad. Esta persona envía sus datos personales a la División de Recursos Humanos, los cuales la reciben, verifican y remiten a Positiva, para asignación de Usuario y Clave en el Portal Transaccional de Positiva. 2. IDENTIFICAR ESTUDIANTES La persona que se ha designado en cada Facultad para la atención de estudiantes de Práctica o Pasantías de pregrado, debe realizar la identificación y recolección de información de la cantidad de estudiantes que según el Convenio de Práctica y Pasantía o Contrato de Aprendizaje de cada Organización, cumplen con la condición de ser afiliados a la A.R.L (Administradora de Riesgos Laborales) por parte de la Universidad especificado en el Decreto 055 de 2015-, mediante el diligenciamiento del Formato de Archivo Masivo de Afiliación. NOTA Al realizar el diligenciamiento del Archivo Masivo de Afiliación tener a mano Fotocopia de la Cédula de los Estudiantes, con el fin de prevenir errores en el momento de realizar la Afiliación. Guía para la afiliación a la Administradora de Riesgos Laborales 5

6 3. REMITIR INFORMACIÓN RECOLECTADA El encargado en el Departamento y/o en la escuela envía la información recolectada a la persona responsable de la Afiliación en la Coordinación Administrativa, quien puede realizar la afiliación de forma masiva o individualmente. NOTA La remisión de esta información debe realizarse al menos tres (3) días hábiles antes de la Fecha de Afiliación (Fecha de inicio de la práctica o pasantía) de cada estudiante. 4. GENERAR AFILIACIÓN DE LOS ESTUDIANTES A LA A.R.L (ADMINISTRADORA DE RIESGOS LABORALES) POSITIVA El responsable de la Afiliación en la Coordinación Administrativa entra al Portal Transaccional de Positiva ( e ingrese el usuario y contraseña asignada. Guía para la afiliación a la Administradora de Riesgos Laborales 6

7 4.1. Afiliación Masiva Dirigirse a Ingreso masivo en la pestaña de Afiliaciones Una vez en Ingreso masivo, debe seleccionar Tipo de Planilla: Trabajadores Dependientes y subir el Formato de Archivo Masivo de Afiliación diligenciado. Guía para la afiliación a la Administradora de Riesgos Laborales 7

8 Al subir el archivo a la plataforma de Positiva, se genera un reporte preliminar del total de estudiantes, los estudiantes validados y aquellos estudiantes que presentan alguna novedad, señalando los motivos. En el caso de novedad, se puede solucionar de dos formas: La persona encargada de la afiliación ingresa a la plataforma de afiliaciones individuales y los ingresa uno a uno. La persona encargada de la afiliación informa del error en el archivo inicial para la creación de un nuevo documento con las correcciones pertinentes y posterior remisión a la Coordinación Administrativa. En el reporte preliminar se selecciona Afiliar y generar certificado, donde se genera un Reporte de Radicación o Certificado de Afiliación con el listado de estudiantes afiliados, la Fecha de Afiliación y Fecha de Cobertura. NOTA La afiliación de los estudiantes en la plataforma de Positiva debe realizarse un día antes de la Fecha de Afiliación (Fecha de inicio de la práctica), asegurando que el estudiante tenga cobertura desde el mismo día. Guía para la afiliación a la Administradora de Riesgos Laborales 8

9 4.2. Afiliación Individual Dirigirse a Dependientes en la pestaña de Afiliaciones Una vez en Dependientes, se ingresan todos los datos del estudiante y se da clic en Agregar afiliado a la lista. Si en el reporte preliminar no se genera ninguna novedad, se da clic en Afiliar y generar certificado. Guía para la afiliación a la Administradora de Riesgos Laborales 9

10 Se genera un Reporte de Radicación o Certificado de Afiliación con la Fecha de Afiliación y Fecha de Cobertura del estudiante. NOTA La afiliación de los estudiantes en la plataforma de Positiva debe realizarse un día antes de la Fecha de Afiliación (Fecha de inicio de la práctica o pasantía), asegurando que el estudiante tenga cobertura desde el mismo día de inicio dela practica o pasantía. 5. CREACIÓN DE LA PLANILLA DE PAGO POR EL OPERADOR PAGO SIMPLE La persona encargada en la Coordinación Académica elabora la planilla pago en el Portal Transaccional del operador de pago simple ( cada mes, estableciendo como fecha de cierre el 20 de cada mes. Guía para la afiliación a la Administradora de Riesgos Laborales 10

11 NOTA La planilla de pago se puede modificar después de la fecha de cierre, siempre y cuando no se haya efectuado el pago desde financiera (Planilla sin pagar) Planilla Individual Seleccionar Planillas en línea en el módulo Autoliquidación de aportes, donde se indica el tipo de planilla K, periodo de cotización y clic en la lupa para seleccionar la sucursal donde se va crear la planilla. Finalmente clic en Crear nueva planilla. En el segundo paso (Validación), se selecciona la Administradora de Riesgos Profesionales, caja de compensación: NINGUNA CCF y clic en Continuar. Guía para la afiliación a la Administradora de Riesgos Laborales 11

12 Aún en el segundo paso (Validación), se da clic en Adicionar cotizante En la pestaña Detalles de la autoliquidación, diligenciar: Número de documento, Salario básico, Tipo de cotizante, Departamento, Municipio y por último clic en continuar hasta llegar a la pestaña Riesgos. Guía para la afiliación a la Administradora de Riesgos Laborales 12

13 En la pestaña Riesgos, seleccionar el nivel de la A.R.L (Administradora de Riesgos Laborales) y por último clic en Guardar cotizante. Por último se genera el archivo pila y la liquidación del mismo, para dejar validada la liquidación en línea Cargue masivo de cotizantes (Convertidor) Descargar el convertidor planilla K, el cual es una plantilla en Excel desarrollada por el operador simple para el cargue masivo de cotizantes. Link de descarga convertidor planilla K: hwzwfpvjhltexmqldduktjwwf0bzb3vwm Esta plantilla consta de tres pestañas: Empresa, Base, Plano. En la pestaña Empresa se debe diligenciar el Periodo de Cotización, el Periodo de Cotización Salud, Número de Sucursal y Nombre de Sucursal. Guía para la afiliación a la Administradora de Riesgos Laborales 13

14 En la pestaña Base diligenciar las columnas de los datos básicos de cada uno de los estudiantes. En la pestaña Plano, se extrae la información para el archivo plano, se selecciona hasta la columna en que se tenga diligenciada la información, se copia esta información y se pega en una bloc de notas. Guía para la afiliación a la Administradora de Riesgos Laborales 14

15 Se guarda el bloc y se carga al Portal Transaccional por el módulo Autoliquidación de Aportes, opción Cargar archivo. Por último se genera el archivo pila y la liquidación del mismo, para dejar validada la liquidación en línea. NOTA Este proceso se debe realizar en la penúltima semana del mes en el cual inició la práctica o pasantía, y se debe marcar la novedad de ingreso o retiro dado el caso. 6. PAGO POR PARTE DE FINANCIERA Finalmente, se realiza la imputación presupuestal y se solicita a la Sección de Presupuesto la disponibilidad presupuestal, anexando el resumen de pago de operador pago simple. NOTA Debe enviarse a la Sección de Presupuesto antes del primer día hábil de cada mes (día en el cual se realizará el pago), iniciando el mes siguiente a la fecha de inicio de la práctica o pasantía del estudiante. Agosto 2015 Versión 1 Guía para la afiliación a la Administradora de Riesgos Laborales 15