El experto responde. - Encuentro - Gestores externos vs entidades externas 23/06/16. Lourdes Garay Coordinadora Orientación a las Empresas

Transcripción

1 El experto responde - Encuentro - Gestores externos vs entidades externas 23/06/16 Lourdes Garay Coordinadora Orientación a las Empresas

2 Gestores externos vs entidades externas Preguntas y respuestas Asociaciones En el caso de una agrupación/asociación de empresas que entre sus actividades está la realización de formación en abierto para sus asociados y en esa formación se inscriben y participan solo las empresas que están interesadas: Se considera que las empresas que están participando en la formación están encomendando la organización de la formación a una entidad externa? Sería la agrupación de empresas la que tiene que comunicar el inicio y finalización de las acciones formativas (accediendo en la aplicación con el perfil de entidad organizadora) o podría ser la propia empresa participante en la formación (accediendo en la aplicación con el perfil de empresa bonificada) la que realice las comunicaciones? La Ley 30/2015 establece que las empresas podrán organizar la formación de sus trabajadores por sí mismas o encomendar la organización de la formación a una entidad externa. En éste último caso, deberán suscribir el correspondiente Contrato de encomienda de la organización de la formación para que la entidad externa realice las correspondientes comunicaciones. Si la empresa opta por esta opción, todos los centros que impartan la formación han de estar debidamente inscritos y/o acreditados y deberán ser contratados por la entidad externa que organiza la formación. La asociación de empresas para poder organizar la formación debe ser una entidad de formación inscrita o acreditada en el Registro de Entidades de Formación ya que no queda claro en la pregunta planteada si se trata de una organización empresarial. Contratación de entidades de formación Tenemos firmado un contrato de encomienda con una empresa y ésta va a poner en marcha un nuevo proceso productivo con maquinaria nueva. La empresa que le vende la maquinaria le incluye un curso de adaptación de los trabajadores al nuevo sistema, impartido por personal de la empresa que les vende la máquina. Podríamos como entidad externa contratar a la persona que va a impartir la formación si es trabajador por cuenta ajena? 1

3 Tal y como establece la normativa (Artículo 9, Ley 30/2015), si la empresa opta por encomendar la organización de la formación a una entidad externa, la impartición de la formación se realizará por una entidad formativa acreditada y/o inscrita en el registro de entidades de formación, no contemplándose excepción alguna al respecto. Por tanto, si la empresa proveedora de la maquinaria imparte un curso a la empresa sobre nuevos procesos productivos, y dicha empresa no es una entidad de formación inscrita o acreditada en el Registro correspondiente, ni ésta consta entre sus actividades, será la empresa bonificada la que deberá contratar directamente dichos servicios, y realizar las gestiones necesarias para bonificarse por la formación recibida, dándose de alta en la aplicación con el perfil de bonificada. Por otra parte, si la venta de la maquinaria incluye la impartición del curso y éste es gratuito para la empresa por haber comprado la maquinaria, no puede ser objeto de bonificación. Un centro formador con el que queremos hacer un curso, nos ha enviado un contrato de encomienda de Organización de empresas, para que lo firmemos. En este caso entendemos que solo nos tiene que emitir una factura por el coste del curso para que nosotros podamos meter el costo. Y que no es necesario firmar nada con esta empresa externa. De acuerdo con el artículo 9 de la Ley 30/2015, las empresas pueden organizar la formación de sus trabajadores por sí mismas, u optar por encomendar la organización de la formación a una entidad externa. Si la entidad de formación se va a limitar a la impartición, y la gestión de la bonificación la realiza la empresa bonificada, no es necesaria la firma del contrato de encomienda, facturando exclusivamente por los costes de impartición. Contratos de Formación y Aprendizaje Una empresa va a realizar un Contrato de Formación y Aprendizaje vinculado a un Certificado de Profesionalidad, puede una entidad externa gestionarle dicha formación y su justificación? La actividad formativa objeto de los contratos para la formación y el aprendizaje no puede ser bonificada en el marco de la formación programada por las empresas para sus trabajadores. Costes del Gestor Externo Si una empresa bonificada encomienda la gestión (comunicación de inicio etc.) a un externo, el coste se justifica como coste indirecto. Este coste no supone un incremento porcentual sobre el coste de impartición?, es decir si se aplica el módulo de 13,00 /hora, no se incrementa este importe en el porcentaje correspondiente como sucede en otros perfiles con los costes de organización? 2

4 En primer lugar, es importante puntualizar que de acuerdo con la normativa (Ley 30/2015, Artículo 9), no se entiende que se encomienda la organización si la actividad a desempeñar por la entidad externa se limita a la gestión administrativa (es decir, la empresa, desde su perfil de entidad bonificada, autoriza a un usuario externo con este único fin). En este caso, los costes de dicha gestión se imputarán como costes indirectos y, de acuerdo con el Artículo 7 de la citada normativa, en el coste máximo bonificable (determinado por el módulo correspondiente conforme a la modalidad y nivel de la formación), están comprendidos tanto los costes directos como los costes indirectos. Tenemos duda respecto a la correcta definición de las condiciones económicas para un gestor administrativo: El problema para nosotros es que aunque damos precisamente el servicio claramente definido como gestión administrativa (tramites en la aplicación telemática de gestión, comunicación y finalización de las acciones formativas) en el caso de que no indiquemos correctamente estas condiciones económicas a efectos de seguimiento siendo el gasto de costes indirectos susceptible a la bonificación por el uso de un término u otro en el contrato nos podrán indicar que es un gasto no sería bonificable por lo cual rogamos nos indiquen si sería correcto especificar en el contrato que: La compensación económica al Gestor Administrativo por las tareas realizadas (costes indirectos, personal de apoyo) se limita al 10% del coste total de la actividad formativa realizada y justificada Nos apoyamos en este supuesto en el Artículo 7. Módulos económicos de la Ley 30/2015, de 9 de septiembre, por la que se regula el Sistema de Formación Profesional para el empleo en el ámbito laboral acorde al cual Los costes indirectos no podrán superar el 10 por ciento del coste total de la actividad formativa realizada y justificada. En el caso de que la definición arriba especificada fuera correcta: Se deberán especificarse adicionalmente las condiciones económicas como en su momento se hizo para entidades organizadoras (coste por hora/ alumno, por grupo, etc. o un porcentaje de los costes directos) o se puede o debe especificar de otra forma? Ejemplos: 1.- Cantidad fijada por trabajador (por ejemplo: 1,3 Euros/hora/alumno). 2.- Cantidad porcentual de costes directos. 3.- Cantidad fijada por nº de horas de trabajo del gestor administrativo. En el caso de gestores externos que se limitan a realizar tareas administrativas, la normativa sólo especifica el límite del 10% para la totalidad de los costes indirectos, entre los cuales se incluyen los correspondientes a dicha gestión, no especificando condiciones económicas sobre dichos importes, que en todo caso deberán cumplir con los requisitos formales y de contenido conforme a la normativa vigente. 3

5 Puede el gestor administrativo especificar sus condiciones económicas como 10% de la bonificación? Puede el gestor administrativo cobrar cantidades diferentes en concepto de gestión administrativa (comunicación y finalización de las acciones formativas en la aplicación telemática) en función de la complejidad de gestión que le supone: Por ejemplo, en los casos cuando tiene que recopilar los datos de varios ficheros de la empresa bonificada tarda bastante más que cuando estos datos le facilitan en el formato electrónico. Hay que tener en cuenta algunos límites en estos casos? Los costes de gestión, al igual que cualquier otro coste imputado, deberán regirse por el principio de racionalidad y corresponderse con la actividad desarrollada y el servicio prestado, no con el importe de la ayuda percibida. En todo caso, la normativa sólo especifica el límite del 10% para la totalidad de los costes indirectos, incluyendo la gestión administrativa, pero no especifica condiciones económicas sobre dichos importes, que en todo caso deberán cumplir con los requisitos formales y de contenido conforme a la normativa vigente. Somos una entidad que tiene condición del gestor administrativo (comunicación y finalización de las acciones formativas en la aplicación telemática). Es admisible relacionar nuestros honorarios profesionales con lo especificado en Artículo 7. Módulos económicos de la Ley 30/2015, de 9 de septiembre, por la que se regula el Sistema de Formación Profesional para el empleo en el ámbito laboral acorde al cual Los costes indirectos no podrán superar el 10 por ciento del coste total de la actividad formativa realizada y justificada? Podemos cobrar cantidades diferentes en concepto de gestión administrativa (comunicación y finalización de las acciones formativas en la aplicación telemática) en función de duración (nº de horas) o nº de alumnos de cada acción o tiene que ser siempre el mismo precio? Podemos establecer en el contrato el nº de acciones que hacemos por un precio determinado y por ejemplo un nº de acciones cuya comunicación y finalización haremos de forma gratuita? Efectivamente, la normativa sólo establece el límite del 10 por ciento del coste total de la actividad formativa para la totalidad de los costes indirectos. No obstante, conviene recordar que, tanto este coste como cualquier otro imputado, deberán corresponderse con la actividad desarrollada y el servicio prestado, y regirse por el principio de racionalidad. Respecto a la facturación de dichos costes, la Ley 30/2015 no establece condiciones, pero en todo caso, debe cumplir con los requisitos formales y de contenido conforme a la normativa vigente. En cualquier caso, los costes deben siempre corresponderse y asociarse con las acciones/grupos formativos; en el caso de facturar por un servicio de gestión de varias acciones formativas, a los respectivos justificantes deberán adjuntarse los criterios de imputación a cada uno de los grupos. 4

6 Entidades Externas Una Entidad externa puede actuar como Gestor externo para prestar servicios a una empresa en su gestión como empresa bonificada? Sí, puede actuar como gestor externo para una entidad bonificada siempre y cuando su actividad se limite a las funciones de gestión administrativa. Funciones del Gestor Externo La entidad externa es la entidad que se encarga de impartir y realizar toda la gestión de la bonificación de la empresa bonificada. Pero, los gestores externos no me queda claro... Las entidades externas pueden ser también gestores externos o tienen que cumplir unos requisitos diferentes? Y qué funciones tienen estos gestores externos? Realizan solo las comunicaciones para la bonificación de formación o también deben de preparar algún tipo de documentación? Qué coste se puede bonificar del trabajo realizado por los gestores externos? De acuerdo con el artículo 9 de la Ley 30/2015, no se entenderá que se ha encomendado la organización de la formación a una entidad externa cuando la actividad a desempeñar por ésta se limite a las funciones de gestión administrativas necesarias para la correcta aplicación de las bonificaciones. Por tanto, en este caso, la empresa bonificada autoriza a un usuario externo para realizar dichas tareas, pero asume la responsabilidad del desarrollo satisfactorio de la formación y la gestión de la bonificación, así como las funciones de seguimiento, control y evaluación, adecuación de la formación a las necesidades formativas, custodia de documentación, etc. En cuanto al coste de dichos gestores externos, se imputarán como costes indirectos, que estarán sujetos al límite del 10% del coste total de la actividad formativa realizada y justificada. Según se indica en la Ley 30/2015, las entidades organizadoras comunicarán la formación en la aplicación si así lo acuerdan con la empresa. En el caso de que esto no fuera así, la empresa bonificada podría contratar una entidad externa que realizase los trámites administrativos ante la FEFE y podría justificar estos costes como indirectos? La Ley contempla, tanto la posibilidad de encomendar la organización de la formación a una entidad externa, como que las empresas realicen dicha organización por sí mismas. En este último caso, pueden autorizar a un usuario o gestor externo, que realizará exclusivamente las tareas administrativas, asumiendo la empresa la responsabilidad sobre el correcto desarrollo de la formación y la aplicación de la bonificación. Los costes de dicho gestor externo se imputarán como costes indirectos, y por tanto estarán sujetos al límite del 10% del coste total de la actividad formativa realizada y justificada. 5

7 En el caso de que organice la formación una entidad externa las comunicaciones las deberá hacer la propia entidad externa o la propia empresa, no procediendo en este caso la figura de un tercero dado que es una función de la entidad que organiza la formación. Subcontratación Una Entidad externa puede contar con el apoyo de un gestor externo en el desempeño de las tareas que le son propias? No, de acuerdo con el Artículo 9 de la Ley 30/2015, ni la actividad de organización ni la de impartición pueden ser objeto de subcontratación. Me gustaría saber si, una vez firmado el contrato de encomienda (actuando como entidad organizadora), podríamos contratar una entidad externa para realizar las comunicaciones de las empresas bonificadas. (Esta entidad facturaría a la organizadora, que no repercutiría costes en la factura). No, de acuerdo con el Artículo 9 de la Ley 30/2015, ni la actividad de organización ni la de impartición pueden ser objeto de subcontratación. Por qué opina la Fundación Tripartita que los gestores de formación no pueden realizar gestiones administrativas para una entidad organizadora? El artículo 9.3 de la Ley 30/2015 dice que "ni la actividad de organización ni la de impartición podrán ser objeto de subcontratación. No se entenderá que se ha encomendado la organización de la formación a una entidad externa, cuando la actividad a desempeñar por esta se limite a las funciones de gestión administrativas necesarias para la correcta aplicación de las bonificaciones". Es decir, la Ley 30/2015 prevé que las entidades organizadoras encomienden gestiones administrativas a entidades externas, pero la FEFE ha afirmado en varias ocasiones -en este mismo foro- que eso no se puede hacer porque implicaría incurrir en subcontratación. Cómo va a existir subcontratación de la organización si el artículo 9.3 dice explícitamente que no la hay? 6

8 El artículo 12 de la Ley 30/2015 establece que las entidades a las que las empresas encomienden la organización de la formación para sus trabajadores estarán obligadas, entre otros, "a comunicar el inicio y finalización de las acciones formativas programadas". El artículo 9 establece que "No se entenderá que se ha encomendado la organización de la formación a una entidad externa, cuando la actividad a desempeñar por esta se limite a las funciones de gestión administrativas necesarias para la correcta aplicación de las bonificaciones", entendiéndose, por tanto, por parte de las entidades bonificadas, que son las que se aplican las bonificaciones, no así las entidades externas. A este respecto, la Ley establece claramente que "Ni la actividad de organización ni la de impartición podrán ser objeto de subcontratación", y tipifica como infracción muy grave (Disposición adicional tercera) "Realizar subcontrataciones indebidas, tanto en lo que respecta a la impartición como a la organización de las acciones formativas". 7