CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO MANUAL GENERAL DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL

Transcripción

1 CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO MANUAL GENERAL DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL MAYO 2003

2 PRESENTACION i La Constitución Política de la República del Ecuador y la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, atribuyen al Organismo Técnico Superior de Control, como una de sus funciones sustantivas, la fiscalización del manejo de los recursos y bienes de carácter público y la expedición de normas secundarias o especiales relativas a esta materia. La Contraloría General del Estado, en su afán de aplicar las técnicas y metodologías modernas que la profesión de la auditoría requiere para ejercer un eficiente y efectivo control, debe efectuar en forma sistemática la actualización de los distintos instrumentos normativos que permitan el adecuado y oportuno ejercicio del control. El presente Manual de Auditoría Gubernamental se compone de tres partes: la primera se refiere a los elementos teóricos y conceptuales; la segunda describe las fases de la auditoría gubernamental y la tercera, en forma resumida, trata de la determinación de responsabilidades. Se ha procurado que su redacción y exposición sean sencillas y comprensibles para la sistematización del trabajo del auditor gubernamental. Los contenidos del manual se hallan expuestos de tal manera que permitan tener una visión global y concreta del proceso de la auditoría gubernamental en general; los aspectos específicos y de detalle, propios de cada modalidad o tipo de auditoría, serán descritos en los manuales especializados que ha emitido y continuará emitiendo la Contraloría General del Estado. Se aspira que este Manual constituya una guía práctica que facilite el desarrollo y cumplimiento de los objetivos de la auditoría gubernamental; oriente el trabajo de las unidades de auditoría interna de las entidades sujetas al control del Organismo Técnico Superior de Control; apoye la labor de las compañías privadas de auditoría contratadas; y, fundamente el ejercicio del control de las distintas unidades de la Contraloría General del Estado. Dr. Genaro Peña Ugalde CONTRALOR GENERAL DEL ESTADO, SUBROGANTE

3 MANUAL GENERAL DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL INDICE GENERAL PRESENTACIÓN i PRIMERA PARTE ASPECTOS CONCEPTUALES CAPITULO I GENERALIDADES 02 CAPITULO II PLANIFICACION INSTITUCIONAL DE LA AUDITORIA 18 CAPITULO III FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES EN EL ÁREA DE AUDITORÍA 48 CAPITULO IV LA SUPERVISIÓN EN EL PROCESO DE AUDITORÍA 66 SEGUNDA PARTE PROCESO DE LA AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CAPITULO V PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORÍA 82 CAPITULO VI EJECUCIÓN DEL TRABAJO 112 CAPITULO VII COMUNICACIÓN DE RESULTADOS 130 TERCERA PARTE LAS RESPONSABILIDADES EN LA AUDITORIA CAPITULO VIII RESPONSABILIDADES 148

4 CAPITULO I GENERALIDADES Pág. BASE LEGAL 02 OBJETIVOS DEL MANUAL GENERAL DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL 02 LA AUDITORIA GUBERNAMENTAL 03 Definición 03 Objetivos 03 Características 04 Clases de Auditoría 05 De acuerdo con la naturaleza 05 De acuerdo con quién lo realiza 08 Proceso 10 Descripción del proceso de auditoría gubernamental 11 Procesos de auditoría específicos 12 NORMATIVA LEGAL Y TECNICA PARA EL EJERCICIO DE LA AUDITORIA GUBERNAMENTAL 12

5 CAPITULO II PLANIFICACION INSTITUCIONAL DE LA AUDITORIA Pág. 1. GENERALIDADES BASE LEGAL Y NORMATIVA AMBITO DE APLICACIÓN OBJETIVOS DE LA PLANIFICACIÓN General Específicos NIVELES DE PLANIFICACIÓN Planificación Estratégica Planificación a Mediano Plazo Planificación Anual POLÍTICAS DE PLANIFICACIÓN Formulación Ejecución Evaluación y Control METODOLOGÍA PARA LA PLANIFICACIÓN ANUAL PROCEDIMIENTOS Y FORMULARIOS PARA PRESENTAR LOS PLANES OPERATIVOS ANUALES Procedimientos Formularios Plazos de Presentación 29

6 9. EVALUACIÓN DE LOS PLANES DE CONTROL Alcance Conceptos a Evaluar Metodología para la Evaluación Tipos de Evaluación FORMULARIOS DE SEGUIMIENTO Y CONTROL Exámenes Iniciados y en Proceso de Ejecución Exámenes Planificados e Imprevistos Autorizados que no Iniciaron Catastro de Entidades y/o Proyectos Sujetos al Control de la Unidad Recursos Humanos Disponibles Cuadro de Vacaciones Anuales Capacitación del Personal Cálculo de Días Hombre (D/H) Disponibles para el Control Cronograma y Alcance del Plan de Control Presupuesto de Viáticos y Movilización para el Control Fuera de la Sede de la Unidad Descripción Específica de Cada Examen Programación por Unidades Operativas 44

7 CAPITULO III FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES EN EL AREA DE AUDITORIA Pág. 1. GENERALIDADES FUNCIONES Nivel Directivo Auditor Supervisor Auditor Jefe de Equipo Auditores 52 3 RESPONSABILIDADES Responsabilidades Compartidas con el Supervisor y el Jefe de Equipo Designación y Responsabilidad del Equipo de Trabajo CODIGO DE ETICA PROFESIONAL CARACTERISTICAS DEL AUDITOR GUBERNAMENTAL 63

8 CAPITULO IV LA SUPERVISION EN EL PROCESO DE AUDITORÍA Pág. 1. CONCEPTO NIVELES DE SUPERVISION OBJETIVOS DE SUPERVISION GUIA DE SUPERVISION EN EL PROCESO DE AUDITORIA Supervisión en la Planificación Preliminar Supervisión en la Planificación Especifica Supervisión en la Ejecución del Trabajo Supervisión en la Comunicación de Resultados 75

9 CAPITULO V PLANIFICACION DE LA AUDITORIA Pág. 1. GENERALIDADES Fundamentación Objetivo FASES DE LA PLANIFICACIÓN Orden de Trabajo y Carta de Presentación Planificación Preliminar Planificación Específica CONTROL INTERNO Y EVALUACIÓN Fundamentos del Control Interno Definición del Control Interno Responsabilidad en la implantación del control interno Elementos del control interno Normas de control interno Controles básicos Evaluación del Control Interno Base normativa Seguimiento de recomendaciones Métodos y documentación para evaluar el control interno Atributos funcionales de referencia (AFR s) Resultados de la Evaluación del Control Interno Guía para utilizar el formulario Resultados de la Evaluación del Control Interno 95

10 3.3.2 Comunicación de resultados de la evaluación de control interno Relación de la evaluación de control interno con los programas de trabajo RIESGOS DE AUDITORIA PRUEBAS Y TÉCNICAS DE AUDITORÍA Introducción Tipos de Pruebas de Auditoría Técnicas para la Aplicación de las Pruebas en Auditoría Pruebas sin medición estadística Pruebas con medición estadística Programas y Técnicas de Auditoría Programas de auditoría Técnicas y prácticas de auditoría La técnica de la entrevista para auditores 107

11 CAPITULO VI EJECUCION DEL TRABAJO 1. GENERALIDADES 112 Pág. 2. HALLAZGOS DE AUDITORIA Elementos de los Hallazgos de Auditoría EVIDENCIAS DE AUDITORÍA Atributos de la Evidencia CONCLUSIONES DE AUDITORÍA DOCUMENTACIÓN DE UNA AUDITORÍA COMUNICACIÓN DE HALLAZGOS DE AUDITORÍA Plazos para la Recepción de Comentarios de la Entidad Comunicación de Resultados a Ex Funcionarios Entrevista Preliminar a Funcionarios Responsables Conferencia Final con la Alta Dirección de la Entidad Auditada PAPELES DE TRABAJO Definición Propósito Características Generales Ordenamiento, Revisión y Aprobación de los Papeles de Trabajo Custodia y Archivo de los Papeles de Trabajo Marcas de Auditoría Carta de Representación INDICADORES DE GESTION De Gestión o Eficiencia De logro o Eficacia 125

12 CAPITULO VII COMUNICACION DE RESULTADOS 1. ENFOQUE GLOBAL 130 Pág. 1.1 Comunicación al Inicio de la Auditoría Comunicación en el Transcurso de la Auditoría Comunicación al Término de la Auditoría Convocatoria a la Conferencia Final Acta de Conferencia Final EL INFORME DE AUDITORIA Requisitos y Cualidades del Informe Responsabilidad en la Elaboración del Informe Criterios para Ordenar los Resultados Comentarios, Conclusiones y Recomendaciones CLASES DE INFORMES Informe Extenso o Largo Informe Breve o Corto Informe de Examen Especial Informe de Indicio de Responsabilidades Penal ESTRUCTURA DE LOS DIFERENTES INFORMES Cuadro Comparativo de la Estructura TAREAS FINALES DE LA COMUNICACION DE RESULTADOS Programa para Comunicar Resultados Efectos de la Comunicación de Resultados en el Informe PRODUCTOS DE LA COMUNICACION DE RESULTADOS Para Usuarios Directos Para Uso Interno 140

13 7. TRAMITE DEL INFORME DE AUDITORIA Y EXAMENES ESPECIALES Procedimientos Guía General para la Elaboración y Redacción del Informe CRONOGRAMA DE IMPLANTACION DE RECOMENDACIONES SÍNTESIS DEL INFORME 143

14 CAPITULO VIII RESPONSABILIDADES 1. GENERALIDADES Fundamentos de la Responsabilidad Definición Origen de la Responsabilidad Factores para el Establecimiento de las Responsabilidades Objetivos del Establecimiento de Responsabilidades Efectos de las Responsabilidades Clases de Responsabilidades 150 Pág Clasificación por los sujetos Clasificación por el objeto RESPONSABILIDAD ADMINISTRATIVA Fundamentos Sujetos de responsabilidad Limitación constitucional Sanciones administrativas Autoridad competente Graduación de las sanciones administrativas Recursos administrativos y jurisdiccional RESPONSABILIDAD CIVIL CULPOSA Fundamentos Sujetos de responsabilidad Limitación constitucional Aspectos para su establecimiento Autoridad competente Tipos de responsabilidad civil culposa 155

15 Responsabilidad Civil Vía Glosa Sujetos de responsabilidad Motivo de las glosas Responsabilidad Vía Orden de Reintegro Sujetos de responsabilidad Motivo de las órdenes de reintegro Oficio de orden de reintegro Principales diferencias entre glosas y ordenes de reintegro INDICIOS DE RESPONSABILIDAD PENAL Fundamento Sujetos de responsabilidad Contenido del informe de indicios de responsabilidad penal Hechos que originan el indicio de la responsabilidad penal Tipos de Delito Delito de peculado en el sector público Otros delitos Autoridad competente ACTAS E INFORMES DE INDICIOS DE RESPONSABILIDAD PENAL Trámite con Acta Trámite con Informe ACTA DE INDICIOS DE RESPONSABILIDAD PENAL Base Legal Formulación del Acta Procedimientos y Trámites Administrativos MEMORANDO DE ANTECEDENTES 165

16 7.1 Base Legal Estructura y Contenido Introducción Ordenamiento de las clases de responsabilidades Relación de los hechos INFORMACION ANEXA Trámite Administrativo 168