DEPARTAMENTO DE SERVICIOS HUMANOS DEL ESTADO DE OREGÓN AVISO SOBRE PRÁCTICAS DE PRIVACIDAD. Fecha de entrada en vigencia: 1 de junio de 2005

Transcripción

1 DEPARTAMENTO DE SERVICIOS HUMANOS DEL ESTADO DE OREGÓN AVISO SOBRE PRÁCTICAS DE PRIVACIDAD (State of Oregon Department of Human Services Notice of Privacy Practices) Fecha de entrada en vigencia: 1 de junio de 2005 ESTE AVISO DESCRIBE CÓMO SE PUEDE UTILIZAR Y DIVULGAR SU INFORMACIÓN MÉDICA Y CÓMO USTED PUEDE TENER ACCESO A DICHA INFORMACIÓN. POR FAVOR, LÉALO DETENIDAMENTE. Esta publicación se proveerá en formato apropiado para minusválidos previa solicitud por teléfono al (503) , por Fax al (503) o por TTY al (503) Los formatos disponibles incluyen: Letra grande, Braille, grabación, formato electrónico o presentación oral. El Departamento de Servicios Humanos (Department of Human Services o DHS) tiene obligación de informarle acerca de sus prácticas de privacidad con respecto a la información médica. El aviso sobre prácticas de privacidad le dirá cómo DHS puede utilizar y divulgar su información médica. Esta información se denomina Información Médica Protegida (Protected Health Information o PHI, por sus siglas en inglés). No se describirán todas las situaciones. Por ley federal y estatal, DHS debe proteger la información médica. DHS debe cumplir con las condiciones del aviso actualmente vigente. DHS puede utilizar y divulgar su información médica sin autorización: Para tratamiento: DHS puede utilizar su PHI con los prestadores de atención de la salud encargados de su salud. Por ejemplo, la información se puede compartir para crear y llevar a cabo un plan para su tratamiento. Para pago: DHS puede utilizar su PHI para cobrar o pagar los servicios que usted recibe. Por ejemplo, el DHS puede proveer PHI para cobrar a su plan de salud por la atención médica que usted reciba. Para administración de la atención médica: DHS puede utilizar o divulgar su PHI para administrar sus programas y actividades. Por ejemplo, DHS puede utilizar PHI para revisar la calidad de los servicios que usted recibe. DHS puede utilizar o divulgar información médica sin su autorización a los siguientes fines bajo circunstancias limitadas: Citas y otra información médica: DHS puede enviarle recordatorios de atención médica o exámenes médicos. DHS puede enviarle información sobre los servicios de salud que puedan ser de su interés. Page 1

2 Para actividades de salud pública: DHS es la agencia de salud pública que mantiene y actualiza registros vitales, tales como nacimientos y defunciones. DHS es la agencia pública que mantiene registros y toma medidas para controlar algunas enfermedades. Para la supervisión de la salud: DHS puede utilizar o divulgar su PHI para la supervisión de la salud. Por ejemplo, auditorías, investigaciones, inspecciones y licencias. Para ejecutar una ley y según lo exigido por la ley: DHS puede divulgar PHI para ejecutar una ley o para otros fines según lo que exige o permite la ley federal o estatal. Para disputas y juicios: DHS divulgará PHI en respuesta a una orden judicial. El DHS revelará información en respuesta a una orden administrativa. Si usted se encuentra involucrado en una disputa o un juicio, DHS puede compartir su información en respuesta a requerimientos judiciales. Indemnización de trabajadores: DHS puede divulgar PHI según lo permitido por ley para la indemnización de trabajadores o programas similares. Para denuncias e investigaciones sobre abusos: La ley requiere que DHS reciba denuncias sobre abusos. También requiere que DHS investigue las denuncias sobre abusos. Para programas gubernamentales: DHS puede utilizar y divulgar PHI para beneficios públicos bajo otros programas gubernamentales. Un ejemplo sería para calcular el Seguro Social Suplementario. Para evitar daños: DHS puede divulgar PHI para evitar una amenaza grave para su salud y seguridad o para la salud y seguridad de una persona o del público. Para investigación: DHS utiliza PHI para estudios y para elaborar informes. Estos informes no identifican a una persona específica. Para información sobre una defunción: DHS puede divulgar información de una defunción a un médico forense. DHS también puede compartir información de un difunto con un médico forense o un director de funeraria. Divulgación de información médica a familiares, amigos y otros: DHS puede divulgar PHI a su familia u otras personas comprometidas con el cuidado de su salud. Usted tiene derecho a objetar que esta información sea compartida. Para ayuda en caso de catástrofes: En caso de catástrofe, DHS puede divulgar información sobre usted a cualquier agencia involucrada en actividades de ayuda para catástrofes. DHS puede compartir información sobre usted para informar a su familia sobre su estado o ubicación. Page 2

3 Otros usos y divulgaciones requieren su autorización por escrito: A otros fines, DHS le solicitará un permiso por escrito antes de utilizar o divulgar PHI. Usted puede cancelar este permiso en cualquier momento por escrito. DHS no puede anular los usos o divulgaciones ya hechos con su permiso. Otras leyes que protegen la PHI: Muchos programas de DHS tienen otras leyes que rigen la utilización y divulgación de su información médica. Por ejemplo, generalmente usted debe dar su permiso por escrito para que DHS pueda utilizar y divulgar información sobre sus registros de tratamiento de salud mental y dependencia química. Sus derechos a la privacidad de PHI Cuando DHS guarda información para desempeñar sus funciones de agencia de salud pública, otras leyes estatales y federales rigen los registros de salud pública. Los registros de salud pública no están sujetos a los siguientes derechos: Derecho a ver y obtener copias de sus registros: En la mayoría de los casos, usted tiene derecho a ver u obtener copias de sus registros médicos. Usted debe hacer la solicitud por escrito. Puede tener que pagar el costo de las copias. Derecho a solicitar una corrección o actualización de sus registros: Usted puede solicitar cambiar o agregar información faltante a los registros de salud creados para usted por DHS si piensa que hay un error. Debe hacer la solicitud por escrito y explicar los motivos de su solicitud. DHS puede rechazar su solicitud en ciertas circunstancias. Derecho a obtener una lista de las divulgaciones: Usted tiene derecho a solicitar a DHS una lista de las divulgaciones de su PHI realizadas luego del 14 de abril de Usted debe presentar la solicitud por escrito. Esta lista no incluirá la cantidad de veces que dicha información se divulgó debido a tratamiento, pago, ni administración de atención médica. La lista no incluirá la información provista directamente a usted o a su familia ni la información enviada con su autorización. Si usted solicita la lista más de una vez durante un período de 12 meses, se le puede cobrar una tarifa. Derecho a restringir los usos y divulgaciones de PHI: Usted tiene derecho a solicitar que DHS restrinja la manera en que se utiliza o divulga su información. Usted debe realizar la solicitud por escrito e informar a DHS qué información quiere restringir y a quién quiere que se apliquen dichas restricciones. DHS no tiene obligación de estar de acuerdo con la restricción. Usted puede solicitar la finalización de las restricciones por escrito o en forma verbal. Derecho a revocar el permiso: Si se le pide que firme una autorización para utilizar o divulgar PHI, usted puede cancelar esta autorización en cualquier momento. Usted debe realizar la solicitud por escrito. Esto no afectará la información que ya haya sido compartida. Page 3

4 Derecho a elegir la forma en la que nos comunicaremos con usted: Usted tiene derecho a solicitar que DHS comparta PHI con usted de un determinado modo o en un determinado lugar. Por ejemplo, usted puede solicitar que DHS le envíe la información a su trabajo, en vez de que se la envíe a su casa. Usted debe realizar esta solicitud por escrito y no es necesario que explique el motivo de su solicitud. Derecho a elevar quejas: Usted tiene derecho a elevar una queja si no está de acuerdo con la forma en que DHS utilizó o divulgó su información médica. Derecho a recibir una copia de este aviso: Usted tiene derecho a solicitar una copia de este aviso en cualquier momento. Cómo comunicarse con DHS para utilizar sus derechos de privacidad Para usar cualquiera de los derechos de privacidad antes mencionados, usted puede ponerse en contacto con su oficina local de DHS. También puede llamar a la Oficina de Defensa de la Gobernación (Governor s Advocacy Office) a la dirección que figura al final de este aviso. DHS puede rechazar su solicitud. Si DHS rechaza su solicitud, le enviará una carta en la cual explicará el motivo. DHS le informará cómo solicitar la revisión del rechazo. Cómo presentar una queja de privacidad o denunciar un problema de privacidad Usted puede comunicarse con cualquiera de las personas que se detallan más abajo si quiere presentar una queja de privacidad. También puede comunicarse con ellos para denunciar cualquier problema relacionado con la forma en que DHS utilizó o divulgó su información médica. Sus beneficios no se verán afectados por las quejas que usted presente. Si usted realiza una queja, DHS no puede utilizar esto en su contra. Si usted coopera en una investigación, DHS no puede utilizar esto en su contra. Si usted se niega a estar de acuerdo con algo que usted considera ilegal, DHS no puede utilizar esto en su contra. State of Oregon Department of Human Services Governor s Advocacy Office 500 Summer St. NE, E17 Salem, Oregon Teléfono: Fax: GAOinfo@state.or.us Office for Civil Rights, Medical Privacy Complaint Division U.S. Department of Health and Human Services 200 Independence Avenue, SW, HHH Building, Room 509H Washington D.C Teléfono: TTY: OCRComplaint@hhs.gov Page 4

5 Para más información sobre este Aviso de Prácticas de Privacidad Si usted tiene preguntas sobre este aviso, puede comunicarse con el funcionario de privacidad de DHS (DHS Privacy Officer). Puede comunicarse con el funcionario de privacidad de DHS si necesita más información sobre privacidad. State of Oregon Department of Human Services Privacy Officer 500 Summer Street NE, E24 Salem, Oregon Teléfono: Fax: En el futuro, DHS puede cambiar su Aviso de Prácticas de Privacidad. Todos los cambios se aplicarán a la información que DHS ya posea. También se aplicarán a toda información que DHS reciba en el futuro. Una copia del nuevo aviso se publicará en todos los sitios y en todas las instalaciones de DHS. Se proveerá una copia del nuevo aviso según lo requiere la ley. Usted puede solicitar una copia del aviso actual en cualquier momento que visite una oficina de DHS. También puede obtener una copia del aviso actual en Page 5

6 State of Oregon Department of Human Services Privacy Officer 500 Summer Street NE, E24 Salem, Oregon 97301