Procedimiento de Gestión y Control

Transcripción

1 MARCA DE CALIDA TERRITORIAL SOMONTANO-GUARA Procedimiento de Gestión y Control Marca de Calidad Territorial Versión Fecha Responsable MILENIUM3 Ver. 1.0

2 1. OBJETO El presente procedimiento tiene como objeto establecer las reglas aplicadas por el Comité de Gestión y Control (CGC), es decir, la Junta directiva del CEDER Somontano para la concesión, mantenimiento, renovación y uso de la MCT Somontano-Guara MCT Somontano-Guara es una marca de conformidad a las normas establecidas en cada una de las cartas específicas y el CGC es el órgano que certifica. Las empresas que ostentan esta marca, son objeto de evaluaciones y controles descritos en el presente documento tanto para la adquisición como para el mantenimiento y renovación de ésta. Se concede la Marca a una empresa o entidad cuando ésta ha alcanzado el nivel de calidad, en cada uno de los indicadores establecidos en las cartas específicas. El alcance de la certificación constará en el Certificado de Conformidad (diploma) y la licencia de uso (contrato). La MCT Somontano-Guara podrá asociarse al uso de la Marca Comercial de la empresa o entidad certificada de acuerdo a las especificaciones de la Carta Gráfica de la misma. 2. PROCESO DE CERTIFICACIÓN Como primer paso la empresa o entidad interesada debe presentar la solicitud de certificación de la MCT en modelo normalizado al Centro de Desarrollo Somontano (CEDER Somontano). En ese momento, CEDER Somontano facilitará a la empresa o entidad toda la información relevante sobre la MCT y el proceso de certificación de la misma. El proceso de certificación se recogerá en un documento denominado Procedimiento de implantación y evaluación. Página 2 de 12

3 3. ACTIVIDADES DE VERIFICACIÓN -INSPECCIONES Tal y como se recoge en el Reglamento del CGC, éste podrá estimar oportuna la realización de visitas de verificación-inspección, denominadas visitas de conformidad. El CGC dispondrá realizar estas visitas cuando se encuentren indicios de incumplimientos por parte de la empresa o entidad certificada. La información sobre la existencia de estos indicios puede provenir de reclamaciones formales o bien de informaciones verbales que lleguen al CGC. En estas visitas de conformidad se tendrá como finalidad evaluar los ítems de los que se cuestiona el incumplimiento con el fin de verificar si son ciertos o infundados. Las inspecciones serán realizadas por profesionales evaluadores, personal independiente, pertenecientes a la empresa acreditada para tal fin por el C.G.C., que realiza sus funciones bajo la dirección del C.G.C. El personal de inspección estará formal y legalmente capacitado para ejecutar la acción inspectora. Para ello cuenta con dos documentos acreditativos: El carnet de auditor expedido por el C.G.C. La acreditación del C.G.C. Deberán tener presentes en el momento de la inspección ambos documentos La inspección será realizada como proceso previo y básico, para la emisión del informe que estudiará el C.G.C. El personal dedicado a la inspección deberá avalar con garantías, su independencia, así como garantizar el secreto profesional. Las inspecciones serán realizadas en cualquier fase del proceso productivo, y no serán avisadas con antelación a la empresa o entidad inspeccionada. Las inspecciones se realizarán siempre en presencia de una persona responsable de la empresa o entidad inspeccionada. La empresa o entidad tiene la obligación de facilitar la acción inspectora al auditor acreditado. Cuando en un acto de inspección es requerida documentación que por cualquier causa no pueda aportarse en el momento, la empresa o entidad cuenta con un plazo máximo de 15 días para aportar dicha documentación al C.G.C. La negativa a permitir el acceso al establecimiento, a la documentación, etc., se expresarán en el acta ya que responde a una obstrucción a la inspección. Página 3 de 12

4 El informe de verificación, que se obtendrá como consecuencia de estas visitas, deberá ser elevado por la empresa auditora designada por el CGC y contendrá la comprobación de todos los ítems objeto de evaluación. Si durante la visita se encontraran desviaciones de carácter leve, sean o no sean las que eran objeto de comprobación, también se incluirán en el informe así como las medidas de mejora propuestas y el plazo de ejecución, con el fin de que sean realizadas para subsanar las no conformidades. El informe posteriormente se entregará al CGC, quien procederá a su estudio y en última instancia tendrá que dictaminar si revocar el Certificado (en caso de verificarse los indicios de incumplimientos) o mantenerlo (en caso de observar que estos indicios eran infundados). En el caso de que en el informe de verificación se hayan encontrado desviaciones leves, se informará por escrito a la empresa o entidad para que desarrolle las medidas de corrección propuestas. 4. MANTENIMIENTO DEL CERTIFICADO El Certificado tendrá la validez que venga especificada en el contrato. Esta validez puede ser interrumpida por dos motivos: Porque el CGC lo decida por alguna de las siguientes causas: o Que las condiciones bajo las que se concedió el certificado dejen de darse. o Cuando se produzca una sanción grave, que dañe la imagen de la MCT. o Cuando realicen un uso abusivo o fraudulento de la MCT. Porque la empresa o entidad renuncie voluntariamente a ostentar la marca. Será condición para mantener el certificado que la empresa cumpla las condiciones que le han permitido que se le otorgue el mismo. Durante el periodo de validez del certificado, el CGC, podrá decidir que se realicen controles extraordinarios (visitas de verificación), para comprobar el cumplimiento de los indicadores de la carta específica, tal y como bien recogido en el capítulo 3 del presente documento. En caso de existencia de reclamaciones reiteradas por parte de la clientela hacia una empresa certificada, el CGC se reserva el derecho a realizar inspecciones no rutinarias con el fin de comprobar la veracidad o no de las reclamaciones recibidas y dictaminar la continuidad o no de una empresa o entidad en el uso de la MCT, así como a acordar Página 4 de 12

5 la suspensión cautelar de la Marca hasta que sea verificada, siguiendo el procedimiento recogido en el apartado 3 del presente documento. 5. RENOVACIÓN DEL CERTIFICADO La duración del certificado es la estipulada en el contrato. En el momento de finalización de este se procederá a su renovación. Para renovarlo la empresa o entidad recibirá una visita denominada visita de renovación. Ésta será llevada a cabo por la empresa auditora acreditada por el CGC. De ésta. Saldrá como resultado la emisión de un informe, denominado Informe de renovación. En esta visita, serán de nuevo estudiados los indicadores, las no conformidades leves, en el caso de que las hubiese y la implantación de las medidas de mejora propuestas en la certificación, con el fin de determinar la situación en la que se encuentra la empresa o entidad en el momento de la visita, de cara a su renovación. Este informe será estudiado por el CGC quien acordará o no su renovación conforme a las indicaciones del procedimiento de evaluación e implantación. Una vez dictaminada la resolución positiva o negativa por parte del CGC, la empresa o entidad tendrá un periodo de reclamación de 15 días naturales para presentar aquellas alegaciones que considere oportunas. Transcurrido este plazo el CGC, dictaminará en firme la resolución o renovación de la MCT a la empresa o entidad. En caso de que la empresa o entidad voluntariamente no quiera renovar el Certificado para ostentar la MCT, ésta tendrá que realizar una declaración escrita en la que haga constar la intención de no renovación. Esta declaración se hará llegar al CGC y en el momento en que este resuelva la aprobación de la no renovación, esta quedará confirmada y se procederá darla de baja del registro de empresas o entidades de la MCT. Desde el momento que el Comité resuelva la no renovación, y así lo notifique, la empresa tendrá que dejar de hacer uso de la marca. 6. USO DE LA MCT Somontano-Guara La Marca es propiedad exclusiva del CEDER Somontano en virtud del registro como Marca en la Oficina de Armonización del Mercado Interior de la Unión Europea (OAMI). Página 5 de 12

6 Su uso está sujeto a las condiciones especificadas a continuación: 1. La Marca debe reproducirse según las especificaciones de la Carta Gráfica de la misma. 2. Es voluntario solicitar la marca, pero en caso de otorgamiento será obligatoria su utilización para empresas o entidades cuyos productos o servicios hayan sido certificados. 3. La Marca, debe ir asociada al nombre de la empresa o entidad certificada y al producto o servicio para la que ha sido concedida. En ningún caso se utilizará la marca de forma que pueda llevar a engaño al consumidor final. 4. La empresa o entidad podrá hacer uso de la marca en etiquetas, papelería, acciones publicitarias, uniformes, vehículos de transporte y placas identificativas colocadas en las instalaciones de la empresa. En caso que quisiera hacer uso de ella en otro modo, tendrá que pedir permiso expreso al CGC, para tal fin. 5. La empresa o entidad certificada no podrá hacer uso de la marca desde el momento en que: Caduque el periodo de validez de certificación que dio lugar a la licencia de uso correspondiente. El CGC comunique la suspensión temporal o la retirada definitiva del certificado. 7. COMPROMISOS DE LAS EMPRESAS Y ENTIDADES CERTIFICADAS. Además de cumplir con los requisitos establecidos en el presente Procedimiento y en el contrato de licencia de uso de la Marca, la empresa o entidad certificada está obligada a: Permitir a los servicios técnicos designados por el CGC el acceso a los documentos relacionados con la certificación, en cualquiera de sus áreas y en el momento en que le sean requeridos. La empresa o entidad pondrá a disposición de los servicios técnicos, el personal oportuno para poder responder a todas las cuestiones que pueden surgir durante la realización de las visitas. Informar a los servicios técnicos de seguimiento, de todos aquellos hechos relevantes para la evaluación del sistema de calidad. Página 6 de 12

7 Comunicar por escrito al CEDER Somontano Todas las modificaciones que realice en su sistema de calidad y que pueden afectar a la certificación: - Las modificaciones jurídicas de la empresa o entidad, cambios de razón u objeto social. - Las modificaciones en la fabricación de productos certificados. - El traslado de las instalaciones en las que se realizaba la actividad. En el caso de retirada del certificado la empresa o entidad se compromete a: Devolver el original del certificado al CEDER Somontano, así como de la placa publicitaria. No utilizar copias o reproducciones de dicho certificado. Retirar de su documentación pública cualquier referencia posible a la certificación o a la Marca. 8. SANCIONES El incumplimiento por parte de la empresa o entidad certificada del presente procedimiento o del contrato de licencia de uso de la marca puede ser objeto de medidas cautelares. El Comité puede proponer la imposición de sanciones cuando se den las causas necesarias para ello. Antes de elevar una propuesta de sanción, el CGC comunicará a la empresa o entidad afectada y a los servicios técnicos, su intención de hacerlo y asegurará a las primeras la oportunidad de ser oídas. La empresa o entidad afectada tiene un plazo de 30 días desde la recepción de la comunicación para solicitar ser escuchadas por el CGC. Se establecen las sanciones siguientes: a) Apercibimiento, con o sin aumento de la frecuencia de los controles de seguimiento. b) Suspensión temporal del certificado. c) Retirada del certificado. a. Apercibimiento, con o sin aumento de la frecuencia de los controles de seguimiento. El fin de esta sanción, es poner en conocimiento de la empresa o entidad certificada la disconformidad del CGC con una determinada actuación que haya realizado o está realizando y con la cual se está incumpliendo alguna norma de uso de la marca, con el Página 7 de 12

8 fin de que la empresa la modifique y aplique las mejoras necesarias para que esta desviación desaparezca. En este apercibimiento se le indicará el hecho así como las medidas de mejora y el plazo de que dispone para implantarlas. Siempre que esto ocurra, el servicio técnico evaluado se personará para constatar la situación. Posibles incumplimientos que produzcan apercibimiento: Hacer reproducciones de la marca no atendiendo a lo especificado en el Manual de uso Gráfico de la misma. No hacer uso de la Marca una vez que se ha sido certificado. Hacer uso de la Marca, por cualquier otro medio de los que se especifican en el presente procedimiento de uso de la MCT Somontano-Guara, sin pedir permiso expreso al CGC para tal fin. No cumplimiento en plazo y forma de las medidas de mejora aceptadas en certificación o renovación sin causa justificada. No participar en las acciones informativas, formativas y cualquier otro acto, que promovido por CEDER Somontano haya sido invitadas a participar. Cualquier otra acción que el CGC considere razonable y suficiente para esta sanción. b. Suspensión temporal del certificado. La suspensión temporal del Certificado es una sanción que el CGC puede emitir por las siguientes causas: En caso de tener cuatro apercibimientos durante la vigencia del certificado. En caso de incumplimiento grave. Ante estas situaciones el CGC emitirá la suspensión temporal cautelar hasta que se emita el correspondiente dictamen y se pueda adoptar un acuerdo definitivo. Se considera incumplimiento grave: La No comunicación de cualquier cambio que pueda afectar de una u otra manera la tenencia de la MCT Somontano-Guara. Incumplimiento de cualquiera de las normas detalladas en la carta específica del sector. El incumplimiento, una vez obtenida la certificación de algún indicador excluyente que ya fue valorado positivamente en el momento de la certificación. Página 8 de 12

9 No permitir a los servicios técnicos, designados por el CGC, el acceso a documentación referente a la marca que le sea solicitada. Utilizar la marca de modo fraudulento o de forma que implique engaño para el consumidor. Hacer uso de la marca para productos o servicios no certificados. Cualquiera otra que considere así el CGC, atendiendo a lo firmado en el contrato de otorgamiento de la MCT Somontano-Guara. c. Retirada del certificado. La retirada del certificado será decidida por el CGC y ésta puede ser provocada por: Acumulación de tres suspensiones temporales con independencia de que éstas hubieran sido finalmente favorables para la empresa o entidad certificada. Acumulación de seis o más apercibimientos durante la vigencia del certificado. En caso de incumplimientos graves y/o reiterados por parte de la empresa o entidad que ostenta la marca. Cualquier otra razón que el CGC considere razonada y suficiente para la imposición de esta sanción Una vez retirado el certificado, la empresa o entidad podrá volver a solicitar el certificarse siempre y cuando haya transcurrido, al menos, el plazo mínimo de un año desde que fuese retirado. En este momento, tiene que volver a realizar todo el proceso de certificación. No siendo considerada válida para esta certificación ninguna de las acciones que se pudiesen haber realizado en el anterior proceso por el que se le otorgó la MCT Somontano-Guara. CEDER Somontano se reserva las acciones legales oportunas contra aquellas empresas o entidades que realicen un uso fraudulento de la MCT Somontano-Guara 9. RECURSOS La empresa o entidad solicitante o certificada podrá elevar por escrito razonado contra los acuerdos adoptados por el CGC en aplicación del presente procedimiento y que le afecten directamente, en un plazo máximo de 15 días naturales a contar a partir de la recepción del acuerdo. La interposición por escrito razonado no interrumpe la aplicación del acuerdo adoptado en ninguno de los casos. Página 9 de 12

10 El recurso siempre será contestado en el plazo de 60 días naturales por el CGC sea cual sea la decisión del Comité. 10. RENUNCIA AL CERTIFICADO La empresa o entidad que ostenta la MCT Somontano-Guara puede renunciar en cualquier momento al certificado mediante un escrito expreso dirigido al CGC, haciéndose efectiva la renuncia cuando el Comité confirme por escrito su aceptación. En el momento de la renuncia la empresa o entidad deberá devolver el original del certificado y la placa publicitaria al CEDER Somontano. La empresa o entidad certificada se compromete a no utilizar la marca en ningún producto que elabore a partir del siguiente día hábil del de la recepción del escrito del CGC aceptando la renuncia. También se compromete a quitar de la papelería o de cualquier otro medio publicitario o de uso de la empresa o entidad, la marca; teniendo para ello un plazo máximo de 30 días a contar a partir del día siguiente a la recepción de la aceptación de la renuncia por parte del CGC. 11. MODIFICACIONES El presente procedimiento podrá ser modificado por la Asamblea del Centro de Desarrollo del Somontano después de un informe de motivación del CGC que es la Junta Directiva de la CEDER Somontano. Toda modificación del presente procedimiento se comunicará por escrito a las empresas y/o entidades solicitantes y certificadas afectadas, precisando, en caso de ser necesario el plazo que se concede para aplicar las nuevas condiciones. Página 10 de 12

11 GLOSARIO DE TÉRMINOS Carta General. Es el documento marco que recoge el alcance, los principios, valores y compromisos que rigen la, así como los elementos fundamentales de desarrollo de la Marca de calidad Territorial. Carta específica. Es el documento que recoge los requisitos establecidos en cada uno de los sectores para el producto o servicio que pretende ostentar la Marca de Calidad Territorial. Certificación. Proceso por el que se hace constar que una empresa/entidad cumple con los requisitos necesarios par ostentar la MCT expedido por el órgano correspondiente, en este caso el Comité de Gestión y Control (CGC). Empresa evaluadora. Empresa reconocida por la entidad propietaria de la Marca, que reúne las condiciones y tiene una formación suficiente, para desarrollar el proceso de evaluación previo a la certificación y las inspecciones de verificación, en su caso. Informe de evaluación. Informe técnico emitido por la empresa evaluadora para ser remitido al CGC para su valoración y posterior concesión o denegación de la Marca a la empresa/entidad solicitante. Indicadores discriminantes. Son aquellos requisitos establecidos por la Marca que son imprescindibles para que una empresa/entidad pueda ostentar la Marca. Indicadores exigibles. Son aquellos requisitos establecidos por la Marca que son de obligado cumplimiento, pero que en caso de no conformidad, se establecerán las medidas correctoras oportunas para lograr su cumplimiento. Indicadores de mejora. Son requisitos que obedecen fundamentalmente al compromiso de mejora continua que la empresa/entidad adquiere con la Marca. Informe de verificación. Informe técnico emitido por la empresa evaluadora acreditada por el CGC, a petición de éste, para comprobar los incumplimientos o no realizados por una empresa/entidad certificada. Informe de renovación. Informe técnico emitido por la empresa evaluadora acreditada por el CGC, a petición de éste, para valorar la renovación o no del certificado por parte de una empresa/entidad portadora de la Marca. Página 11 de 12

12 Licencia de uso. Contrato firmado por parte del CGC y la empresa/entidad que ha logrado la certificación de la Marca donde se autoriza al uso y disfrute de la misma. Plan de medidas correctoras. Es el conjunto de medidas que se establecen en el informe de evaluación para subsanar aquellas no conformidades detectadas en el proceso de evaluación. Plan de mejora. Es el conjunto de medidas que se establecen en el informe de evaluación que obedecen fundamentalmente al compromiso de mejora continua que la empresa/entidad adquiere con la Marca Visitas de conformidad. Son las visitas que la empresa acreditada por parte del CGC realiza a petición de éste en su labor de inspección y verificación de las empresas/entidades que ostentan la Marca. Visitas de evaluación. Son las visitas que la empresa acreditada por parte del CGC realiza, a petición de éste, dentro del proceso de evaluación de las empresas/entidades que solicitan la certificación de la Marca. Página 12 de 12