Titulo: INVENTARIOS CICLICOS CSS

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1 Elaborado por: COP Titulo: S S Revisado Por: CSS Código: BO Aprobado por: DTC Fecha de Revisión: No. a 6. OBJETIVO Definir los lineamientos generales para llevar a cabo la toma de inventario cíclico en forma adecuada, de tal manera que sea una medida para garantizar el estado del inventario general. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para todos los inventarios cíclicos que sean efectuados en Logistecsa. 3. DOCUMENTOS Y REGISTROS RELACIONADOS Listado de Inventario Cíclico 4. DEFINICIONES BODEGA: área física de almacenamiento definida e identificada, asignada a un Cliente. ESTANTERIA: Combinación de elementos verticales, horizontales y diagonales con anaqueles y entrepaños y por lo común sin puertas, que soportan materiales almacenados. ESTIBA: Plataforma doble, de material plástico, madera o metal, de dimensiones predeterminadas, diseñada para colocar sobre ella mercancía y facilitar su almacenamiento, movilización, y transporte utilizando estibador hidráulico manual o montacargas. Por su separación con el suelo, disminuye el riesgo de contaminación, humedad y otros factores externos causados por el contacto o roce con el suelo o superficies contaminadas.

2 BO-0-08 No. 2 a 6 : Toma física aleatoria de mercancía realizada en intervalos de tiempo continuos determinados por la Coordinación de Operaciones y la Coordinación de Calidad y Procesos. MATERIALES: Insumos suministrados por el cliente, los cuales se utiliza para la manufactura de los productos terminados. Estos materiales son: Materia Prima (MP), Material Auxiliar (MA) y Material de Empaque (ME). MERCANCÍA: Es todo producto Farmacéutico, Material P.O.P y Materiales, suministrado por el cliente para su custodia y manejo logístico 5. RESPONSABILIDADES JEFE DE BODEGA: Es responsable por planificar con los auxiliares de bodega la toma de inventario cíclico. AUXILIAR DE BODEGA: Es responsable de recibir las instrucciones por parte del jefe de bodega para la ejecución del inventario cíclico. 6. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO 6.. consideraciones generales. a. La información arrojada de los inventarios cíclicos debe ser canalizada a través del Jefe de Bodega o Coordinador de Operaciones, quien es el responsable del resultado de los inventarios. b. El proceso de toma de inventario cíclico es una operación interna de Logistecsa, realizada netamente con personal perteneciente a la bodega respectiva, como metodología para garantizar el estado del inventario. c. El Jefe de Bodega o Coordinador de Operaciones conjuntamente con el Director Técnico de Calidad establecen el programa general de inventario

3 BO-0-08 No. 3 a 6 cíclico de cada bodega anualmente de tal manera que la ejecución del conteo físico se ejecute de acuerdo a las necesidades de las operaciones. d. La persona que va a realizar el conteo, debe tener en cuenta que el formato debe presentarse sin enmendaduras ni tachones, debe estar escrito con esfero de color azul, siguiendo las buenas prácticas de documentación. En caso de existir modificaciones, debe explicar el motivo por el cual las realizó y firmar con nombre claro al respaldo del mismo. e. Los inventarios físicos se realizan en las primeras dos horas de la jornada laboral. Se deben efectuar los conteos de manera rápida y precisa para no afectar el tiempo de trabajo disponible el día del inventario cíclico. f. El Segundo Conteo en caso de ser necesario, lo debe realizar una persona distinta a la que haya realizado primer conteo. g. Se debe verificar que las cajas cerradas se encuentren debidamente selladas, que el peso concuerde con lo normal aparente, que los sellos sean los originales y en caso de existir cajas abiertas verificar el contenido de las mismas contando el total de las unidades contenidas. h. Para los inventarios cíclicos, no se hace necesario rotular los productos para ninguno de sus conteos Respecto al procedimiento a seguir para la toma de inventarios Cíclicos:

4 BO-0-08 No. 4 a 6 A continuación se detallan las actividades a desarrollar y sus responsables en cada etapa. a. Primero el Jefe de Bodega o Coordinador de Operaciones genera el listado de inventario total de la bodega respectiva, en el sistema informático correspondiente. b. Segundo, debe pasar el listado a una hoja de EXCEL, si fuese necesario. c. Tercero: el Jefe de Bodega o Coordinador de Operaciones debe dejar solo las siguientes 0 columnas de la base de datos en la hoja Excel: Bodega, Descripción, Código, Lote, Ubicación, Existencia, Comprometido, Disponible, Expira, Observaciones, o como este diseñado en el sistema de inventarios sea de Logistecsa o del cliente. d. Cuarto: el Jefe de Bodega o Coordinador de Operaciones abre el archivo Base de Datos Cíclicos de la bodega respectiva y verifica los productos que deben inventariarse ese día. e. Quinto: el Jefe de Bodega o Coordinador de Operaciones filtra los productos a inventariarse en el listado de Excel. f. Sexto: el Jefe de Bodega o Coordinador de Operaciones debe eliminar el contenido de las columnas: Existencia, Comprometido, Disponible. g. Séptimo, el Jefe de Bodega o Coordinador de Operaciones guarda el listado del inventario cíclico del día en su computador, dentro de la carpeta virtual de Inventarios Cíclicos de la bodega correspondiente, nombrando el archivo con la fecha del inventario.

5 BO-0-08 No. 5 a 6 h. Octavo, el Jefe de bodega o Coordinador de Operaciones imprime el listado de todos los productos a inventariarse, anotando en el encabezado la fecha y la hora de emisión. i. Noveno: por último el Jefe de Bodega o Coordinador de Operaciones entrega los listados al auxiliar de bodega respectivo. para que se dirija a la ubicación marcada en el listado para verificar físicamente las cantidades. NOTA : en el Listado de Inventario Cíclico se incluyen las ubicaciones de todos los lotes del producto a inventariar existentes en bodega, tanto en el área de disponible como en el área de Devoluciones. j. Luego, el auxiliar de bodega designado debe dirigirse a la ubicación que indica el listado y comprobar la ubicación del producto, luego debe hacer el conteo físico del número de corrugadas selladas y el número de unidades en la corrugada de saldos (si los hay), y debe anotar estas cantidades en los espacios en blanco de los listados con esfero azul. k. El auxiliar de bodega también debe verificar el estado de las corrugadas y anotar en la columna de Observaciones del listado las avería del empaque (si las hay). l. Al finalizar el conteo, el listado es entregado al jefe de bodega, para revisar las observaciones sobre el estado del empaque de los productos y debe tomar acciones inmediatas. m. El jefe de bodega, debe entregar al coordinador de Operaciones los listados para cotejar las cantidades físicas con las de la hoja de cálculo.

6 BO-0-08 No. 6 a 6 n. El Coordinador de operaciones, si llega a detectar alguna inconsistencia entre los resultados físicos y los del sistema programa un segundo conteo. Si persiste la inconsistencia se hace una investigación exhaustiva de las posibles causas de la inconsistencia. o. Al concluir el inventario cíclico del día se entregan los listados de inventario cíclico con las firmas de los ejecutores del conteo al jefe de bodega quien también debe firmar en la parte correspondiente. Luego este registro es entregado al Coordinador de Operaciones para que incluya su firma. p. Finalmente, los listados son devueltos al jefe de bodega quien los debe grapar y archivar por fecha.

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