GUÍA DE USUARIO DE LA OPERADORA

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1 GUÍA DE USUARIO DE LA OPERADORA

2 AVISO ESTE DOCUMENTO SE ENTREGA SÓLO PARA FINES DE INFORMACIÓN. Mitel Networks considera fidedigna la información que aparece en este documento a partir de la fecha de su publicación, información que está sujeta a cambios sin aviso previo. Mitel Networks no asume responsabilidad alguna por cualquier error u omisión en este documento ni tendrá obligación alguna con usted como resultado de haberle facilitado este documento o por la información que éste contiene. Ninguna parte de este documento puede reproducirse o transmitirse en forma alguna o por cualquier medio, electrónico o mecánico, para ningún propósito, sin la autorización escrita de Mitel Networks Corporation. Las siguientes marcas son marcas comerciales de sus respectivas compañías u organizaciones: Mitel Networks es marca registrada de Mitel Networks Corporation. Microsoft y Windows son marcas registradas de Microsoft Corporation. Todos los demás nombres y productos del presente constituyen marcas registradas de sus respectivas compañías y son reconocidos mediante este documento. Mitel Networks Speech Server Versión 4.5 Junio de 2003 Copyright 2003, Mitel Networks Corporation. Todos los derechos reservados

3 Tabla de contenido Inicio Objetivo de esta guía Acerca de Mitel Networks Speech Server Beneficios del sistema Lista de funciones Para registrarse en el sistema Inicio de sesión Cambio de la grabación de su nombre Configuración de sus preferencias personales Acceso a la página Web personal Para cambiar su PIN Para programar sus números Configuración de opciones de desvío Configuración del idioma de las instrucciones Para definir su Directorio personal Para administrar los contactos personales en su página Web personal Para agregar nombres de contactos Para borrar nombres de contactos Para editar nombres de contactos Para crear y modificar nombres de contactos Para administrar su lista de contactos Para grabar nombres de contactos Para probar los nombres de contactos Para importar nombres de contactos Para usar comandos de voz Irrupción a línea ocupada Modo para expertos Sugerencias al hablar Comandos de voz universales Administración de llamadas Realización de una llamada Cancelación de una llamada Transferencia de llamada Desvío de llamada Revisión de un número de teléfono Para llamar a la operadora Para cambiar el idioma Para utilizar comandos por tonos iii

4 Mitel Networks Speech Server - Operadora iv

5 Inicio Objetivo de esta guía Esta guía brinda procedimientos para administrar las llamadas en el sistema Mitel Networks Speech Server con operadora. Los usuarios que cuentan con la opción Mensajería unificada deben utilizar la otra guía, la Guía de usuario de Mitel Networks Speech Server Attendant/Unified Messaging. Acerca de Mitel Networks Speech Server Mitel Networks Speech Server es una aplicación activada por voz, que utiliza una operadora automática para enrutar las llamadas entrantes basadas en comandos de voz. Normalmente, debe decir el nombre de la persona con la que desea hablar y el sistema transferirá la llamada a la parte solicitada. Speech Server también es compatible con la mensajería unificada. Para esta función opcional, se necesita una instalación y configuración diferentes al que tiene el sistema con operadora. Esta guía está destinada al sistema con operadora. Con el fin de comunicar, Speech Server utiliza el reconocimiento de voz y la tecnología de texto a voz. Reconocimiento de voz Almacena su impresión de voz cuando usted se registra y la utiliza para identificarlo cada vez que inicia una sesión. Reconoce sus comandos de voz y lleva a cabo las tareas solicitadas, por ejemplo, "Llamar a Ana Sánchez". Reconoce los nombres de su lista de contactos personales, e incluye ese contacto en la tarea, por ejemplo: "Llamar al oftalmólogo". Discurso de texto a texto Lee los nombres que no están registrados personalmente. Está disponible en francés, español, inglés británico (R.U.) e inglés norteamericano (N.A.). 1

6 Mitel Networks Speech Server - Operadora Beneficios del sistema Puede hacer lo siguiente: Realizar llamadas a cualquier número del Directorio de la empresa diciendo el nombre, la extensión o el departamento. Utilizar un menú de múltiples niveles para dirigir una llamada. Programar su propia lista en el Directorio personal con números a los que llama frecuentemente, y luego utilizar comandos de voz para realizar llamadas a esos números. Ingresar al sistema desde su teléfono particular o desde su celular, y utilizar comandos de voz para llamar a números que están programados en el Directorio personal o en el de la empresa. Con la opción Movilidad/Desvío de llamada, traslade sus llamadas entrantes a otro número, por ejemplo, a su número particular, correo de voz o al número de su celular. Con la opción Enterprise Voice Portal, reproduzca comandos personalizados VoiceXML. Estos comandos personalizados son desarrollados por Mitel Professional Services o por distribuidores calificados. Lista de funciones El sistema Speech Server - Attendant proporciona las siguientes funciones: Marcación por nombre Marcación por departamento Marcación por número Irrupción a línea ocupada Revisión de un número Llamada a la operadora Modo de demostración Modo para expertos Marcación por tonos Cambio de idioma Movilidad (Encuéntrame, Desvío de llamada) Portal de voz Menús de múltiples niveles 2

7 Mitel Networks Speech Server - Attendant Para registrarse en el sistema La primera vez que inicie una sesión, el sistema lo guiará durante todo el proceso de registro. Una vez que lo haya hecho, puede comenzar a utilizar su Directorio personal. Antes de comenzar, asegúrese de que su administrador de sistema le haya entregado la siguiente información: Extensión de Speech Server (2 a 7 dígitos) Su ID de inicio de sesión (10 dígitos en Norteamérica; 11 dígitos en el Reino Unido) Su PIN (4 a 7 dígitos) Su extensión: programada para Inicio automático de sesión (parcial o completa) o Inicio de sesión manual Dirección URL para su página Web personal Los usuarios en un sistema digital utilizan donde plataformname es el nombre de la plataforma de Speech Server. Los usuarios en un sistema IP no integrado con Directorio activo usan donde 3300IPaddress es la dirección IP de la página de inicio de sesión para la Herramienta de escritorio de 3300 ICP. Los nombres de usuario se deben ingresar en el Perfil de autorización del usuario de la herramienta de Administración del sistema 3300 ICP. Nota: Para ingresar a la página Web personal, los usuarios del sistema de operadora IP integrada deben abrir la página de inicio de sesión de su Herramienta de escritorio de 3300 IP en Internet Explorer, ingresar su ID de inicio de sesión y contraseña de dicha herramienta, hacer clic en Aceptar y, en el menú desplegable "Quiero", seleccionar "Administrar mis aplicaciones activadas por voz". Sugerencia: El inicio de sesión en la página Web personal utiliza el mismo ID de inicio de sesión y PIN que Speech Server Attendant. Sugerencia: Debe cambiar el PIN que se le asignó. El PIN permite ingresar de forma segura a su Directorio personal. Consulte Para cambiar su PIN, en la página 7. Para registrarse en el sistema 1. Marque el número de extensión de Speech Server. Si su extensión está programada para un inicio de sesión manual, diga "Inicio de sesión". 2. Diga su PIN, su ID de inicio de sesión y repita su ID de inicio de sesión para proporcionar una impresión de voz. 3. Grabe su nombre. Las personas que llaman escucharán esta grabación cuando pregunten su nombre. 4. Escuche el tutorial. Al final del tutorial, escuchará un tono o la pregunta " A quién desea llamar?". 5. En este momento, puede decir el nombre de la persona a quien desea llamar. 3

8 Mitel Networks Speech Server - Operadora Inicio de sesión Para iniciar una sesión desde una extensión con inicio automático de sesión 1. Marque el número de extensión de Speech Server. Con esto, se obtiene acceso inmediato al Directorio de la empresa, al Directorio personal y a las funciones del sistema. El administrador de sistema normalmente programa el inicio automático de sesión en el número de extensión de su oficina. Se puede programar el inicio automático de sesión para los números de teléfono celular, buscapersonas, fax y teléfono particular. También puede cambiar el tipo de inicio de sesión para la extensión de la oficina. Consulte Para programar sus números, en la página 8. Para iniciar una sesión desde una extensión o número externo con inicio de sesión manual Sugerencia: Este procedimiento se puede aplicar a un teléfono de la empresa o a un teléfono particular programados con inicio de sesión manual o a un teléfono público con el cual inicia manualmente una sesión. 1. Marque el número de extensión de Speech Server. Inmediatamente se obtiene acceso al Directorio de la empresa. 2. Diga "Inicio de sesión". 3. Diga su ID de inicio de sesión de 10 dígitos (para Norteamérica) o de 11 dígitos (para el Reino Unido), de modo que el sistema pueda verificar su voz con la impresión de voz registrada al inscribirse. Luego de que el sistema verifica su voz, obtiene acceso a las funciones de éste y a su Directorio personal. Los teléfonos de vestíbulos o de departamentos que sirven para muchos usuarios son programados con inicio de sesión manual por el administrador de sistema. Cambio de la grabación de su nombre El sistema graba el nombre durante su registro. Si posteriormente desea cambiar la grabación de su nombre, puede hacerlo fácilmente usando la operadora automática. Para cambiar la grabación de su nombre 1. Marque el número de extensión de Speech Server. Inicie la sesión si es necesario. 2. Diga "Grabar mi nombre". El sistema le pregunta si desea grabar o escuchar su nombre. 3. Diga "Grabar nombre". 4. Diga su nombre y apellido. 5. Espere la instrucción y luego diga "Sí" para mantener la grabación. 4

9 Mitel Networks Speech Server - Attendant Configuración de sus preferencias personales Programe sus preferencias personales con su página Web personal. La configuración de Perfil personal incluye a su Directorio personal y le permite Programar sus números de teléfono (teléfono celular, correo de voz, teléfono particular, fax y buscapersonas) Ajustar sus opciones de desvío (encuéntrame, destino y tiempo de expiración) Ajustar el idioma de las instrucciones (el idioma de las instrucciones de voz de la operadora automática sólo en sistemas bilingües) Cambiar su PIN Acceso a la página Web personal Para tener acceso a la página Web personal 1. Abra la ventana del explorador (Microsoft Internet Explorer 5.5 o una versión posterior) en la PC. 2. Ingrese la dirección URL de su página Web personal. Obtenga esta dirección URL con su administrador. 3. Al activarse la página de inicio de sesión de Mitel Networks Speech Server, ingrese su ID de inicio de sesión y su PIN. Si la opción Idioma de la interfaz de usuario está disponible (sólo en sistemas bilingües), seleccione el idioma de su página Web personal en el menú desplegable. Haga clic en Inicio de sesión o pulse la tecla Introducir. 5

10 Mitel Networks Speech Server - Operadora Esto mostrará la página Web personal. Si su ID de inicio de sesión o PIN fue ingresado de manera incorrecta, aparecerá el mensaje "Acceso denegado". Ingrese su ID de inicio de sesión y PIN en forma correcta. Si no logra ingresar a la página Web personal, solicite ayuda al administrador de sistema. Sugerencia: Agregue la página de inicio de sesión de Speech Server ( a la lista de favoritos de su explorador. 4. Al activarse la página de inicio de sesión de Mitel Networks 3300 ICP, ingrese su ID de inicio de sesión y contraseña de la Herramienta de escritorio, haga clic en Aceptar y en el menú desplegable "Quiero", seleccione "Administrar mis aplicaciones activadas por voz" para ingresar a su página Web personal. Para ver la configuración de su perfil 1. En la página Web personal, haga clic en Mi configuración. Sólo usted puede ver esta configuración. Contacte a su administrador de sistema si desea modificar esta configuración. Datos personales Nombre Apellido Apodo Departamento Ubicación ID de inicio de sesión Idioma Funciones Interfaz de voz para expertos Movilidad (Encuéntrame) Estado Código de cuenta Muestra su nombre tal como está programado en el sistema Muestra su apellido tal como está programado en el sistema Muestra su apodo tal como está programado en el sistema Muestra el departamento al que usted pertenece Muestra su ubicación Muestra su ID de inicio de sesión de 10 dígitos (para Norteamérica) o de 11 dígitos (para el Reino Unido) Muestra la configuración de idiomas Muestra si la opción está "activada" o "desactivada". En el modo Interfaz de voz experta, Speech Server sólo da un tono al recibir una llamada (en vez de decir " A quién desea llamar?"). Muestra si la opción está "activada" o "desactivada". Le permite redirigir sus llamadas a su teléfono particular, teléfono celular, buscapersonas, número de fax, correo de voz o a un número temporal. Muestra si la opción está "activada" o "desactivada". Permite que el sistema marque el código de cuenta adecuado cada vez que realice una llamada. 6

11 Mitel Networks Speech Server - Attendant Datos personales Restricciones de llamada Desde ubicación interna Desde ubicación externa Movilidad (Encuéntrame) Muestra la restricción que se aplica a las llamadas que realice desde una extensión interna. Sus llamadas generadas internamente pueden estar restringidas a Sólo llamadas internas Llamadas internas y locales Llamadas internas, locales y con cargo o Llamadas internas, locales, con cargo e internacionales Muestra la restricción de llamada que se aplica cuando se llama a la extensión de Speech Server desde un número externo. Sus llamadas generadas externamente pueden estar restringidas a Sólo llamadas internas Llamadas internas y locales Llamadas internas, locales y con cargo o Llamadas internas, locales, con cargo e internacionales Muestra la configuración del desvío de llamada. Sus desvíos de llamada pueden estar restringidos a Sólo llamadas internas Llamadas internas y locales Llamadas internas, locales y con cargo o Llamadas internas, locales, con cargo e internacionales Nota: El control de movilidad por teléfono está disponible sólo en inglés y francés. Para salir de la página Web personal En la esquina superior derecha de la ventana del explorador, haga clic en. Para cambiar su PIN Para cambiar su PIN 1. En su página Web personal, haga clic en Cambiar PIN. 2. Ingrese su PIN actual. 3. Ingrese su nuevo PIN (4 a 7 dígitos). 4. Ingrese nuevamente su PIN para ser confirmado. 5. Haga clic en Cambiar. 6. Haga clic en Aceptar. La próxima vez que desee iniciar una sesión en su página Web personal, debe ingresar su ID de inicio de sesión y el nuevo PIN. 7

12 Mitel Networks Speech Server - Operadora Para programar sus números Para programar los números de su teléfono celular, teléfono particular, fax, buscapersonas o correo de voz 1. En su página Web personal, haga clic en Números de teléfono. 2. Haga clic en la ubicación o el dispositivo que desea programar. Recuerde que no puede cambiar el número de su oficina. Sólo el administrador puede configurarlo. 3. En el campo Número, ingrese los dígitos que marcaría desde su teléfono. Consulte a su administrador de sistema para obtener información acerca de su plan de marcación. Para el número de correo de voz, ingrese el número que le entrega el administrador. El número de correo de voz no tiene una configuración de seguridad y está disponible al público. 4. Seleccione los niveles de Seguridad de inicio de sesión para los números de su teléfono celular, teléfono particular, fax y buscapersonas. El Inicio de sesión manual necesita que usted indique su ID de inicio de sesión para la verificación de voz con el fin de ingresar al Directorio personal. Los inicios de sesión completa y parcial dan acceso a las funciones de Speech Server sin verificación de voz. 5. Ajuste las restricciones de llamada para su teléfono celular, teléfono particular, fax o buscapersonas. En el menú desplegable Privacidad, seleccione Público, Usuarios de confianza o Privado. "Público" permite que cualquier persona lo llame, "Usuarios de confianza" permite que las personas que llaman que iniciaron una sesión en el sistema Speech Server lo llamen y "Privado" no permite que nadie lo llame a ese número. Por ejemplo, si el teléfono celular de David Sánchez está configurado en la opción "Público" en su página Web personal, una persona que llama en forma externa puede llamar a la operadora de Speech Server, decir "David Sánchez (celular)" y efectuar la llamada, en el caso de que ese nombre esté en el Directorio de la empresa. 6. Haga clic en Guardar. Configuración de opciones de desvío Es posible que desee desviar sus llamadas a su correo de voz cuando no quiera ser interrumpido, o bien desviar sus llamadas a su teléfono celular o a una ubicación fuera de la oficina en la cual suele trabajar. Nota: Si su teléfono está en un PBX diferente al 3300 ICP, sólo serán reenviadas las llamadas que pasen a través de Speech Server. Aquellas personas que llamen directamente a su número de teléfono no serán reenrutadas. Si su teléfono está en un sistema 3300 ICP integrado con el sistema Speech Server, el administrador puede configurarlo para que todas las llamadas a su número sean redirigidas a su número Encuéntrame (desvío de llamada). Nota: La función Desvío de llamada depende de si la opción Movilidad está habilitada. 8

13 Mitel Networks Speech Server - Attendant Para ajustar su desvío de llamada 1. En su página Web personal, haga clic en Encuéntrame. 2. En el campo Encuéntrame, seleccione el dispositivo o la ubicación en la cual desea que lo encuentren, o ingrese un número temporal para el desvío de sus llamadas. El número de oficina es la configuración predeterminada para el campo Encuéntrame. 3. Haga clic en Indefinidamente si desea que el sistema dirija sus llamadas al número Encuéntrame hasta la próxima vez que restablezca el campo Encuéntrame o Haga clic en Hasta y luego seleccione la fecha y hora en que desea que finalice la función Desvío de llamada. 4. Haga clic en Guardar. Mientras se activa el Desvío de llamada, todas las llamadas a su nombre se dirigen al número "Encuéntrame". Recuerde que si un usuario solicita específicamente uno de sus números, por ejemplo "Juan Pérez (celular)", la llamada debería ser enrutada al teléfono celular. Nota: También puede ajustar el desvío de llamada con comandos de voz. Consulte Desvío de llamada, en la página 20. Configuración del idioma de las instrucciones Para configurar el idioma de las instrucciones de la operadora automática 1. En su página Web personal, haga clic en Idioma de las instrucciones. 2. En el campo Reproducir instrucciones en, seleccione el idioma de las instrucciones de la operadora automática para su inicio de sesión. 3. Haga clic en Guardar. El sistema Speech Server le dará instrucciones y responderá a sus órdenes en el idioma seleccionado. Sugerencia: Esta opción de idioma sólo está disponible en sistemas bilingües. Los sistemas bilingües están disponibles en los siguientes idiomas: inglés norteamericano/francés canadiense e inglés norteamericano/español norteamericano. 9

14 Mitel Networks Speech Server - Operadora Para definir su Directorio personal Su Directorio personal es una lista de nombres y números de teléfono para su uso personal. Este directorio le permite utilizar comandos de voz para realizar llamadas a personas que no aparecen en el Directorio de la empresa. Nota: El modo en que crea sus contactos personales para ingresarlos a su Directorio personal depende del tipo de sistema que tenga. Consulte a su administrador si su sistema tiene la opción Directorio activo habilitada. Los usuarios que emplean sistemas que no cuentan con Directorio activo, utilizan su página Web personal para crear contactos en su directorio. Los usuarios que emplean sistemas que cuentan con Directorio activo utilizan Microsoft Outlook para crear contactos en su directorio personal. Para administrar los contactos personales en su página Web personal Si su sistema no tiene la opción Directorio activo habilitada, debe administrar los nombres de contactos personales del directorio con la página Web personal. Sugerencia: Consulte a su administrador de sistema para habilitar la función Directorio personal, lo cual le permitirá realizar llamadas a los contactos de su directorio. Para agregar nombres de contactos Para agregar nombres a su directorio personal utilizando su página Web personal 1. En su página Web personal (consulte Acceso a la página Web personal, en la página 5), haga clic en Directorio personal. 2. Haga clic en Agregar. 3. En el campo Nombre, ingrese el nombre o texto que dirá para iniciar la llamada. Por ejemplo, "Juana López", " trabajo de Pancho", "celular de José" u "oficina de meteorología". Este campo puede contener hasta 60 caracteres. Sugerencia: Cuando use un número en el campo Nombre, deletréelo (por ejemplo, uno o dos). No utilice dígitos numéricos. 4. En el campo Número de teléfono, ingrese el número de teléfono que marcaría desde su teléfono. El sistema admite los caracteres y #. 5. Haga clic en Agregar. 10

15 Mitel Networks Speech Server - Attendant Sugerencia: Grabe los nombres de sus contactos; de lo contrario, el sistema reproducirá una grabación del nombre generada por computadora (TTS) cuando confirme su solicitud. Todos los nombres pueden ser grabados de una vez. Para grabar los nombres, consulte Para grabar nombres de contactos, en la página 14. Sugerencia: Utilice el modo de demostración para verificar si puede llamar a sus contactos. Diga "Activar modo de demostración", diga el nombre del contacto para la prueba y luego diga "Desactivar modo de demostración" para regresar a la operación normal. Consulte Para probar los nombres de contactos, en la página 14. Para borrar nombres de contactos Para borrar contactos de su Directorio personal utilizando su página Web personal 1. En su página Web personal, haga clic en Directorio personal. 2. Haga clic en la entrada del contacto respectivo para seleccionarlo. 3. Haga clic en Borrar. 4. Haga clic en el botón de confirmación Borrar. Para editar nombres de contactos Para modificar un contacto del Directorio personal utilizando su página Web personal 1. En la página Web personal, haga clic en Directorio personal. 2. Seleccione una entrada de contacto desde el Directorio personal. 3. Haga clic en Editar. 4. Cambie los campos Nombre o Número según sea necesario. 5. Haga clic en Guardar. 11

16 Mitel Networks Speech Server - Operadora Para administrar sus contactos personales con Microsoft Outlook Si su sistema tiene la opción Directorio activo habilitada, puede manejar sus nombres de contactos personales de su directorio personal con la carpeta de Contactos en Microsoft Outlook. Speech Server admite hasta cinco números por contacto. Sugerencia: Consulte a su administrador de sistema para activar la función Directorio personal, lo cual le permitirá realizar llamadas a los contactos de su directorio personal. Sugerencia: Busque las instrucciones para usar Microsoft Outlook en el archivo Ayuda de dicho programa. Para crear y modificar nombres de contactos Para crear y modificar un contacto en el Directorio personal con Microsoft Outlook 1. En el menú Archivo de Microsoft Outlook, vaya a Nuevo, y haga clic en Contacto. 2. En la casilla Nombre completo, escriba el nombre y apellido del contacto. 3. Ingrese la información que desea incluir para el contacto. Incluya sus múltiples números de teléfono. Speech Server admite cinco números para cada contacto: oficina, teléfono particular, fax de oficina, teléfono celular y buscapersonas. 4. En Ayuda de Microsoft Outlook, puede obtener instrucciones acerca de cómo modificar un contacto. Sugerencia: Para verificar si puede llamar a sus contactos, use el modo de demostración. Al decir "Activar modo de demostración" se habilita la función; si dice "Desactivar modo de demostración" la deshabilita. Nota: Puede grabar los nombres de sus contactos en su página Web personal para que el sistema confirme los nombres con una voz humana, en vez de hacerlo con una automatizada. Haga clic en el nombre de contacto presente en su Directorio personal, luego haga clic en Grabar nombre y siga las instrucciones. Para obtener una información más detallada, haga clic en la carpeta de Contactos de Microsoft Outlook y luego haga clic en Ayuda en la barra de menús para ingresar a la Ayuda en línea del programa. Nota: El número de entradas que puede ingresar en su lista de contactos personales es definido por su administrador de sistema. Si necesita ingresar más entradas en su lista de contactos, comuníquese con su administrador. 12

17 Mitel Networks Speech Server - Attendant Para administrar su lista de contactos El número máximo de contactos que puede tener en su página Web personal está determinado por una licencia de software. Si tiene más contactos en Microsoft Outlook de los permitidos por la licencia, el sistema elige los contactos al azar para ingresarlos a su página Web personal. El máximo número aceptado por el sistema es de 505 contactos. El siguiente procedimiento le permite seleccionar qué contactos estarán activados por voz. En este procedimiento, los contactos que desea tener en su página Web personal se colocan en la categoría Contacto por voz. Sólo esos contactos aparecerán en su lista personal. Para crear una categoría Contacto por voz 1. Abra su carpeta de Contactos en Microsoft Outlook. 2. Con el botón derecho, haga clic en un nombre de contacto. 3. Seleccione Categorías del menú emergente. 4. Haga clic en el botón Lista principal de categorías. 5. En la casilla de texto Nueva categoría, escriba Contacto por voz, haga clic en Agregar y luego en Aceptar. 6. En la ventana Categorías, haga clic en Aceptar. Para ingresar sus contactos existentes en la categoría Contacto por voz. 1. Con el botón derecho, haga clic en el nombre de contacto o mantenga pulsada la tecla Ctrl, seleccione múltiples contactos y luego haga clic con el botón derecho en el último nombre de contacto. 2. Seleccione Categorías del menú emergente. 3. Seleccione la casilla de verificación de Contacto por voz. 4. Haga clic en Aceptar. Para ingresar un nuevo contacto en la categoría Contacto por voz 1. En la ventana Contacto sin título, haga clic en Categorías luego de agregar la información para el nuevo contacto. 2. Seleccione la casilla de verificación de Contacto por voz. 3. Haga clic en Aceptar. Sugerencia: Si hace clic en el menú Ver, selecciona Vista actual y luego Por categoría, puede ver fácilmente qué contactos pertenecen a la categoría Contacto por voz. Microsoft Outlook mostrará su lista de contactos, ordenados por categoría. 13

18 Mitel Networks Speech Server - Operadora Para grabar nombres de contactos Cuando solicita a una persona en su Directorio personal, la operadora reproduce el nombre solicitado (por ejemplo, "Ana Pérez") para confirmar el destino antes de enrutar la llamada. De manera predeterminada, la operadora reproduce un nombre generado por computadora; sin embargo, puede grabar usted mismo el nombre para que el sistema lo utilice al confirmar llamadas. Use su página Web personal y su teléfono para grabar los nombres. Para grabar los nombres en su Directorio personal 1. En su página Web personal, haga clic en el nombre de contacto que desea grabar en su Directorio personal. 2. Haga clic en Grabar nombre. 3. Marque el número de extensión de Speech Server. 4. Luego de la respuesta de la operadora, diga "Inicio de sesión" y su ID de inicio de sesión. Si está llamando desde un número de inicio automático de sesión, no necesita iniciar sesión. 5. Diga "Iniciar sesión de grabación". 6. Una vez que el sistema le solicite que se conecte, haga clic en Conectar. 7. Haga clic en Grabar. Cuando escuche el tono, grabe el nombre de la persona. 8. Haga clic en Reproducir para escuchar su grabación. Para grabar sobre el nombre, haga clic en Grabar nuevamente. 9. Cuando esté satisfecho con su grabación, haga clic en Guardar. 10. Si lo desea, haga clic en otro nombre y grábelo. 11. Cuando haya terminado de grabar los nombres, haga clic en Desconectar para volver al menú principal. 12. Cuelgue. Para probar los nombres de contactos El sistema cuenta con un modo de demostración que le permite probar las funciones existentes, como la Marcación por nombre, sin efectuar realmente una llamada. En vez de enrutar la llamada a la parte solicitada, el sistema lo regresa al menú principal. Para probar sus entradas de contactos personales 1. Marque el número de extensión de Speech Server. 2. Diga "Activar modo de demostración". 3. Diga el nombre, la extensión o el departamento (grupo) que desea probar. 14

19 Mitel Networks Speech Server - Attendant 4. La operadora confirmará su solicitud y lo regresará al menú principal o bien le indicará que no es posible reconocer su solicitud. En el modo de demostración, el sistema no finalizará su llamada. 5. Diga "Desactivar modo de demostración" para volver a operar normalmente. Para importar nombres de contactos Si está en un sistema Mitel Networks Speech Server Attendant que no está integrado con Directorio activo y está usando un Mitel Networks 5240 IP Appliance, puede importar sus entradas de marcación rápida desde la Lista personal del 5240 IP a su directorio personal. Esta importación sólo funcionará si la integración IP y el 5240 IP Appliance están en el mismo PBX que Speech Server y si el usuario tiene privilegios de inicio de sesión para la Herramienta de escritorio de 3300 ICP. Nota: El botón Importar sólo aparece en su página Web personal si su sistema de operadora no está integrado con Directorio activo y está conectado a un sistema Mitel Networks 3300 ICP. Para importar contactos desde la Lista personal de Mitel Networks 5240 IP Appliance 1. En su página Web personal, haga clic en Directorio personal. 2. Haga clic en Importar nombres. 3. Espere a que el sistema actualice los archivos. El tiempo que toma este proceso depende del tamaño de su Directorio personal. La lista actualizada de sus contactos se mostrará la próxima vez que actualice su pantalla. Nota: El procedimiento de importación toma los nombres que se ingresan en el Perfil de autorización del usuario de la herramienta de Administración del sistema 3300 ICP. 15

20 Mitel Networks Speech Server - Operadora Para usar comandos de voz Speech Server responde a comandos de voz natural. A medida que se sienta más cómodo con las instrucciones, puede usar las funciones de Irrupción a línea ocupada y Modo para expertos. Irrupción a línea ocupada La Irrupción a línea ocupada le permite interrumpir las instrucciones del sistema con una consulta. Speech Server interrumpirá la reproducción de las instrucciones para responderle. Esta función permite a los usuarios experimentados obtener un servicio más rápido. Los usuarios sin experiencia pueden seguir escuchando las instrucciones hasta que éstas terminen. Su administrador puede activar o desactivar esta función para usted. Nota: El sistema desactiva la Irrupción a línea ocupada cuando usted escucha por primera vez el tutorial de Speech Server. Modo para expertos En el Modo para expertos, Speech Server da un tono breve en lugar de dar instrucciones cuando llama al sistema. Si el sistema encuentra un error, por ejemplo, si no puede reconocer el nombre solicitado, éste comienza a dar instrucciones. Su administrador puede activar el Modo para expertos en su cuenta. Sugerencias al hablar Cuando hable con la operadora Hable en forma clara, pero no grite. Hable en forma normal, no muy lento, especialmente cuando diga su ID de inicio de sesión. En ambientes ruidosos, no utilice teléfonos con altavoces. Recuerde que puede interrumpir las instrucciones si está activada la función Irrupción a línea ocupada. Si se le pide confirmar un nombre, responda sólo "Sí" o "No". Si responde "No", espere una instrucción antes de dar el nombre nuevamente. 16

21 Mitel Networks Speech Server - Attendant Si el sistema no reconoce un nombre, puede ser que no esté programado o que su pronunciación no corresponda a la del sistema. Comuníquese con su administrador de sistema para agregar el nombre o corregir su pronunciación. Cuando realice llamadas a un nombre que aparece en su Directorio personal Diga el nombre tal como fue ingresado en su Directorio personal. Diga el nombre y el apellido de la persona, por ejemplo, "Pedro Martínez". Comandos de voz universales Los siguientes comandos de voz están disponibles desde cualquier parte en el sistema Speech Server: Diga "Cancelar" o "Detener" "Operadora" "Repetir" "Ayuda" "Tutorial" "Operadora automática" Para Terminar la operación actual Transferir a la operadora Repetir la última instrucción Obtener ayuda (lista de comandos válidos actuales) Acceder a un tutorial para la aplicación actual Transferir a la operadora de Speech Server Administración de llamadas Realización de una llamada El sistema puede llamar a nombres de contactos del Directorio de la empresa o de su Directorio personal. Cuando utilice el Directorio de la empresa, puede solicitar el nombre del departamento o decir el nombre de la persona y el sistema transferirá (de manera predeterminada) la llamada al número de la oficina. Para realizar una llamada a un número de teléfono celular, buscapersonas, fax o teléfono particular de una persona en el directorio de la empresa, debe pedir este servicio de manera específica. Por ejemplo, puede decir "Francisco López (casa)". Observe que para recibir la llamada, Francisco no debe tener su número de teléfono particular configurado en la opción "Privado". Si el número de teléfono está configurado como "Usuarios de confianza", tendrá que iniciar la sesión en el sistema Speech Server y luego solicitar la llamada. Al usar el Directorio personal y administrar sus contactos con 17

22 Mitel Networks Speech Server - Operadora - su página Web personal, debe decir el texto exacto que ingresó en el campo Nombre del Directorio personal, por ejemplo, "Pizza Vanelli" o "casa de Juan". - en Microsoft Outlook, debe decir el nombre y apellido si sólo tiene un número de teléfono programado. Si tiene más de un número programado, debe decir el nombre y apellido y luego dirigir la llamada, por ejemplo, "casa de Juan". Condiciones: El nombre del departamento se debe programar en el Directorio de la empresa. El nombre de la persona se debe programar en su Directorio personal o en el Directorio de la empresa. Si su administrador crea un menú de múltiples niveles con Transferencia de llamada, Transferencia a correo de voz, Mensaje de audio y nodos VoiceXML, puede llamar al sistema y responder a instrucciones dentro de una serie de menús para: hablar o dejar un mensaje a una persona en particular, obtener información desde un comando grabado o interactuar con un comando VoiceXML. - Al hacer inicialmente una llamada al sistema, el menú de múltiples niveles le permite realizar una llamada al directorio de la empresa mientras está en el menú principal, pero no le permite hacerlo cuando está dentro de subniveles del menú. - Al estar en subniveles del menú de múltiples niveles, puede pulsar la tecla * en el teléfono para regresar al nivel anterior. Si el número al que llama no está programado o está marcado como "Privado", o bien está marcado como "Usuarios de confianza" y usted no ha iniciado una sesión en el sistema Speech Server, la operadora responderá "Lo sentimos, no puede acceder a ese número de teléfono". Puede hacer una llamada a un buzón de voz, ("<nombre> < apellido> en su correo de voz") si el nombre del destinatario está en el Directorio de la empresa y tiene un número de correo de voz programado en el sistema Speech Server. - Si el administrador activa la Selección automática de ruta (ARS), el sistema enrutará directamente su llamada a un buzón de voz. Si ARS no está activada, tendrá que ingresar un número de buzón de voz después de la solicitud, "<nombre> < apellido> en su correo de voz". Para realizar una llamada 1. Marque el número de extensión de Speech Server. Inicie la sesión si es necesario. 2. Cuando la operadora responda, diga - el nombre y apellido de la persona a la que desea llamar, o diga el nombre y apellido de la persona y luego dirija la llamada, o bien diga el texto que ingresó en el campo Nombre de su página Web personal; o - un nombre de departamento; o - un número de teléfono (un dígito a la vez). 18

23 Mitel Networks Speech Server - Attendant Por ejemplo Para llamar a Juan Pérez Extensión Número de teléfono celular Buscapersonas Fax Número particular Correo de voz Diga "Juan Pérez" "Juan Pérez (celular)" "Juan Pérez (buscapersonas)" "Juan Pérez (fax)" "Juan Pérez (casa)" "Juan Pérez (correo de voz)" El número de oficina (extensión) y el número de correo de voz de Juan Pérez son públicos (esta configuración es fija y no se puede cambiar). Por lo tanto, cualquier persona puede dejar un mensaje en su correo de voz o llamar a Juan Pérez diciendo su nombre o diciendo "Juan Pérez (oficina)". Sugerencia: El sistema Speech Server es de fácil operación y responde a una variedad de comandos de voz, por ejemplo, "Juan Pérez número de oficina", "Juan Pérez - cel" y "Juan Pérez - celular". Juan Pérez puede elegir la configuración de privacidad (Público, Usuarios de confianza o Privado) para sus otros números (números de teléfono celular, buscapersonas, fax o teléfono particular) en su página Web personal y así restringir las llamadas a esos números. "Privado" restringe a todas las personas que llaman. "Público" no pone restricciones y "Usuarios de confianza" permite que otras personas que inician una sesión en el sistema Speech Server puedan llamarlo. Esta configuración también puede ser definida por el administrador. Nota: Si realiza una llamada específicamente a un número de extensión, por ejemplo: "Juan Pérez (número de oficina)" cuando la opción Desvío de llamada está configurada hacia un teléfono celular, el sistema aceptará su solicitud y enrutará la llamada al número de extensión. 3. El sistema confirmará el nombre solicitado. Si la confirmación es correcta, permanezca en silencio o diga "Sí" y la operadora enrutará su llamada. Si el nombre confirmado es incorrecto, diga "No" o "Cancelar", y la operadora le permitirá solicitar nuevamente el nombre. Entonces, el sistema colgará. Si luego de varios intentos, la operadora automática no puede reconocer el nombre de la persona a la que trata de llamar, será enrutado a la operadora. Si ésta se encuentra fuera de servicio, recibirá instrucciones para volver a intentar la llamada. Sugerencia: Para que la operadora pueda reconocerlo fácilmente, reduzca al mínimo el ruido externo. Si la línea está ocupada y la persona a la que está llamando tiene su número de correo de voz programado con el sistema Speech Server, la operadora le indicará que deje un mensaje en su correo de voz si usted dice "<Nombre y apellido> en su correo de voz". 19

24 Mitel Networks Speech Server - Operadora Sugerencia: Para obtener una lista de los departamentos a los que puede llamar, pregunte a la operadora " Cuáles son los departamentos?". Nota: Si realiza una llamada a un número de extensión, por ejemplo: "Juan Pérez (número de oficina)" y la opción Desvío de llamada está configurada hacia un teléfono celular, el sistema aceptará la solicitud y transferirá la llamada al número de extensión de la oficina. Cancelación de una llamada Para cancelar una llamada Diga "Cancelar" o "No" antes de que la operadora automática diga "Marcando..." Si pulsa 0 (cero), cancelará la transferencia y el sistema enrutará automáticamente su llamada a la operadora. Transferencia de llamada 1. Durante una llamada, pulse la tecla Transferencia del teléfono. 2. Pulse la tecla Speak@Ease (tecla Reconocimiento de voz en el 5240 IP Appliance) o marque el número de extensión de Speech Server. 3. Diga el nombre de la persona o departamento. 4. Una vez que la operadora automática confirme el nombre, cuelgue el auricular. Desvío de llamada Se pueden desviar llamadas a uno de los números programados (teléfono celular, buscapersonas, fax, teléfono particular, correo de voz) o a un número de teléfono temporal. Si activa el desvío de llamada, las personas que llaman, quienes lo solicitan por el nombre, son desviadas a su número de desvío de llamada. Sus privilegios de redireccionamiento determinan si usted puede redirigir sus llamadas a números internos, locales, con cargo o internacionales. Se puede activar, desactivar o solicitar el desvío de llamada con la operadora. Además, se puede programar el desvío de llamada en la sección "Encuéntrame" de su página Web personal. Consulte la página 9. Por ejemplo, si Guillermo González trabaja en su casa, puede configurar "Encuéntrame" en su número de teléfono particular. Luego, si alguien lo llama solicitando su nombre, el sistema redirige en forma automática la llamada al número de teléfono particular de Guillermo. Sin embargo, si una persona que llama solicita específicamente un número, por ejemplo, "Guillermo González (celular)", la llamada es dirigida al número solicitado. También puede configurar la hora en que desea que finalice el desvío de llamada. Una vez que finaliza el desvío de llamada, el sistema dirige las llamadas que se efectúan a su nombre a su número de oficina. 20

25 Mitel Networks Speech Server - Attendant Nota: Si su teléfono está en un PBX diferente al sistema 3300 ICP, sólo serán redirigidas las llamadas que pasen a través del sistema Speech Server. Aquellas personas que llamen directamente a su número de teléfono no serán reenrutadas. Si su teléfono está en un sistema 3300 ICP integrado con el sistema Speech Server, el administrador puede configurarlo para que todas las llamadas a su número sean redirigidas a su número Encuéntrame (desvío de llamada). Nota: La capacidad de programar el desvío de llamada en el teléfono está disponible en inglés norteamericano, inglés británico o francés. Para desviar llamadas a su teléfono particular, teléfono celular, máquina de fax, buscapersonas, correo de voz o a un número temporal 1. Marque el número de extensión de Speech Server. Inicie la sesión si es necesario. 2. Diga "Desvío de llamada". 3. Diga "Desviar llamadas". 4. Diga "Teléfono particular", "Celular", "Buscapersonas", "Fax", "Correo de voz" o el número de teléfono, un dígito a la vez (incluido el código internacional o código de área si es necesario). Los números personalizados se deben programar en el Directorio personal para que el sistema responda a su solicitud. Nota: Las llamadas son desviadas directamente a su correo de voz sólo si su administrador activa ARS para el sistema. Si ARS no está activada, la persona que llama deberá ingresar un número de buzón de voz para dejar un mensaje. Sugerencia: Si el sistema Speech Server reconoce el número desde el que está llamando, le dará la opción de decir "Usar este número". 5. Cuando la operadora pregunte si desea definir una fecha de término, diga "Sí" o "No". Si dice "Sí", diga la fecha y hora cuando se le solicite, por ejemplo, "10 de marzo" y "10:30 a.m.". La medianoche se reconoce como "cero horas", es decir, "0:00". Si dice "No" a la fecha de término, espere a que el sistema desvíe todas sus llamadas al destino solicitado. 6. Luego de que la operadora confirme la fecha y hora, diga "Sí" para volver al menú principal. Para desactivar el desvío de llamada 1. Marque el número de extensión de Speech Server. Inicie la sesión si es necesario. 2. Diga "Desvío de llamada". La operadora indica su configuración actual de desvío de llamada. 3. Diga "Desactivar desvío de llamada". Para solicitar su configuración de desvío de llamada 1. Marque el número de extensión de Speech Server. Inicie la sesión si es necesario. 2. Diga "Desvío de llamada". La operadora dice su número actual de desvío de llamada y la hora de término. 21

26 Mitel Networks Speech Server - Operadora Sugerencia: El Desvío de llamada es una función opcional que su administrador de sistema puede activar según el usuario, si se adquiere y activa la opción Movilidad en el sistema. Para obtener acceso a esta función, contacte a su administrador de sistema. Su administrador de sistema también tiene la facultad de redireccionar llamadas a números internos, locales, de larga distancia o números internacionales con cargo. Contacte a su administrador de sistema para obtener los privilegios de redireccionamiento requeridos. Revisión de un número de teléfono Para revisar un número de teléfono en el Directorio de la empresa o en el Directorio personal 1. Marque el número de extensión de Speech Server. Inicie la sesión si es necesario. - Para obtener un número de oficina en el Directorio de la empresa, diga "Revisar número de nombre, apellido". - Para obtener un número de departamento, diga "Revisar número de nombre de departamento". - Para obtener un nombre del Directorio personal, diga "Revisar numero del nombre que aparece en el Directorio personal". - Para un número de teléfono celular, diga "Revisar número de nombre, apellido en su teléfono celular". - Para un número particular, diga "Revisar número de teléfono particular de nombre, apellido". - Para un número de fax, diga "Revisar número de fax de nombre, apellido". Sugerencia: Con respecto a los ejemplos anteriores, también se puede decir " Cuál es el número de..." 2. El sistema reproduce el número correspondiente al nombre que ha solicitado. Si el número no está disponible, el sistema responde "Lo siento, ese número no está disponible". Nota: No puede solicitar un número de teléfono particular, fax, buscapersonas o teléfono celular que no esté programado o que esté marcado como "Privado". Para llamar a la operadora Para llamar a la operadora Diga "Operadora", diga "Cero" o marque 0 en cualquier momento. 22

27 Mitel Networks Speech Server - Attendant Para cambiar el idioma En los sistemas bilingües, puede intercambiar o cambiar el idioma de las instrucciones que le proporcionará la operadora automática. Después de decir el idioma deseado, la operadora le dará instrucciones en ese idioma durante la llamada. Los sistemas bilingües cuentan con los siguientes idiomas: Inglés y francés Inglés y español Para configurar el idioma de las instrucciones de la operadora automática para realizar la llamada 1. Marque el número de extensión de Speech Server. 2. Solicite el idioma secundario. Por ejemplo, si la operadora lo saluda en inglés, diga - "Français" o bien - "Español". 3. La operadora le dará instrucciones y responderá a sus órdenes en el idioma solicitado durante la llamada. Sugerencia: Se puede especificar el idioma de las instrucciones de la operadora en su página Web personal. Cada vez que inicie una sesión en el sistema, éste responderá con el idioma especificado. Consulte Configuración del idioma de las instrucciones, en la página 9. 23

28 Mitel Networks Speech Server - Operadora Para utilizar comandos por tonos Se puede realizar una llamada a través del sistema Speech Server marcando el número con marcación por tonos (DTMF). Para realizar una llamada con marcación por tonos 1. Marque el número de extensión de Speech Server. 2. Después de que la operadora conteste, marque el número. La operadora efectúa la llamada. 24

29 Mitel Networks Speech Server - Attendant NOTAS 25