3. BASE LEGAL Y OTROS DOCUMENTOS No se registran normas en el presente documento.

Transcripción

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2 2 / 7 1. OBJETIVO Normar y establecer adecuadamente las acciones para realizar el cierre del ejercicio.. 2. ALCANCE El presente documento es de aplicación obligatoria para le área de Contabilidad con apoyo de las demás áreas de la organización. 3. BASE LEGAL Y OTROS DOCUMENTOS No se registran normas en el presente documento. 4. DEFINICIONES 4.1 Cierre de periodo: La única actividad es el bloqueo y desbloqueo del más finalizado. Se realiza un análisis de los resultados mensuales mediante reportes emitidos como Balance General, Estados de Ganancias y Pérdidas, Balance de Comprobación, Reporte de Gastos Mensualizado. 4.2 Asientos de consumo: Son Aquellas cuentas contables que definen los gastos de almacén; como los útiles de oficina, suministros de educación, suministros de mantenimiento, folletería, otros. 4.3 Centro de Costos: Definen a donde va dirigido un gasto de acuerdo a departamentos, áreas, etc. 4.4 Cuentas contables: Es un listado que presenta las cuentas necesarias para registrar los hechos contables. 4.5 Asientos de planilla: Cuentas contables generadas por cargas de personal. 4.6 Asiento de depreciación: Cuenta contable que se utiliza para el cálculo del valor de desgaste de un bien o inmueble. 4.7 Asiento de ingreso: Cuentas contables que reflejan las ventas de una empresa. 4.8 Asientos de tesorería y gastos: Cuentas contables destinadas para pagos diversos. 4.9 Asientos de ajustes contables: Son aquellos que se utilizan para los cuadres de diferencia por tipo de cambio en las cuentas contables Mayor: Es la clasificación de diferentes cuentas que movilizan los activos, pasivos y patrimonio Cuenta corriente: Son los movimientos bancarios que reflejan las operaciones realizadas durante un periodo determinado Saldos pendientes: Es la diferencia entre la suma de movimientos deudores y la suma de movimientos acreedores de una cuenta. Es un eje central en la implementación, ya que afectarán cada uno de los procesos contables Inventario y balance: Es aquel libro obligatorio que toda empresa debe llevar para saber el estado que muestra las operaciones que durante el ejercicio económico se ha realizado Cierre anual: Es el resultado final de todas las operaciones contables al cierre del año Asiento de apertura: Son todas las operaciones contables al inicio de un año o ejercicio. 5. CONDICIONES BÁSICAS 5.1 Las áreas usuarias deberán entregar toda la documentación o comprobantes faltantes del área de Contabilidad antes de realizar el cierre de periodo. 5.2 El Asistente Principal de Contabilidad deberá crear los asientos contables generados en los módulos de PS, con ello deberá revisar y corregir si se requiere. 5.3 Luego analizará los centros de costos, cuentas, mayor, cuentas corrientes y saldos. 5.4 Realización del Proceso Multimoneda. 5.5 Realización del proceso de Costos (Distribución de Gastos). 5.6 Después de haber realizado el ajuste, se generará los asientos de apertura (próximo año). 5.7 Con todos los procesos realizados recién se podrán emitir los siguientes informes: Balance General Mensual. Balance General Comparativo. Balance General Detallado Mensual. Balance General Detallado Comparativo. Estado de Resultados por Unidad de Negocio. Estado de Resultados por Unidad Operativa o Local. Estado de Resultados por Unidad Operativa Programa. Resultados por Programa Unidad Operativa. Estados de Resultados Unidad Operativa Programa Carrera. Estados de Resultados Programa Carrera Unidad Operativa. Estados de Resultados Resumido Unidad Operativa Programa Carrera. Estados de Resultados Resumido Programa Carrera Unidad Operativa. Estado de Resultados Resumido Consolidado.

3 3 / 7 Estado de Resultados Resumido por Unidad Operativa o Local. Indicadores Financieros Contables Mensuales. Indicadores Financieros Contables Comparativo. Notas a los Estados Financieros. Notas a los Estados de Resultados. Estado de cambios en el Patrimonio Neto. Estado de Flujo de Efectivo. Estado de Resultados Ejecutivo. Estado de Resultados Tributario. Preparación de informe para el crédito de reinversión. Reporte de análisis de activo fijo y depreciación (anual). Reporte de análisis Logístico (anual). Resultados por Programa Margen de Contribución (Estados de Resultados por carrera Margen de Contribución). Resultados por Programa Unidad Operativa Margen de Contribución (Estados de Resultados por carrera Local Margen de Contribución). Resultados por Unidad Operativa Mensualizado Margen de Contribución (Estados de Resultados por local operaciones directas sin repartos). Inventario y balance. Balance de comprobación mensual y acumulada. 6. CONDICIONES ESPECÍFICAS 6.1 El área de Contabilidad dará una fecha límite de entrega de documentación del año o ejercicio que está por culminar. Pasada esta fecha Contabilidad no recibirá ningún documento o comprobante, para que posteriormente pueda realizar el cierre contable sin ningún inconveniente. 6.2 Para ello, el área de Contabilidad mandará un mail especificando la fecha límite de recepción de documentación, la cual se realizará a más tardar la primera semana del último mes del año. 6.3 El tiempo de cierre tributario anual es de 3 meses, el cual termina para los primeros días de abril, y para principios del año se entrega sólo un cierre mensual ejecutivo. 6.4 La presentación de los Estados de Resultados se realizará después de haber cerrado el ejercicio (mes de abril). 6.5 Se debe generar el asiento de apertura el primer día hábil del año para poder empezar el nuevo ejercicio. 6.6 Si después de haber concluido el cierre financiero hay ajustes que realizar, entonces se aperturará el mes que se requiere realizar el ajuste, se realizarán los cambios que se necesiten y luego se cerrará. 6.7 Una vez realizado el cierre del ejercicio, PS recalculará los asientos de cierre y de apertura. 7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO N Acción Responsable 1 Enviar documentos al área de Contabilidad. A: Área Usuaria P: Asistente 2 Crear asientos contables generados en los módulos de PS. A: Contabilidad P: Asistente Principal 3 Revisar y corregir la información de los asientos contables. A: Área Usuaria 4 Analiza los Centros de Costos. 5 Analiza las cuentas. 6 Analiza el Mayor. 7 Analiza Cuentas Corrientes. 8 Analiza Saldos. 9 Realiza el Proceso Multimoneda. 10 Realiza el proceso de Costos (Distribución de Gastos). 11 Genera los asientos de apertura. P: Asistente A: Contabilidad P: Asistente Principal

4 4 / 7 N Acción Responsable 12 Genera informes: Balance General Mensual. Balance General Comparativo. Balance General Detallado Mensual. Balance General Detallado Comparativo. Estado de Resultados por Unidad de Negocio. Estado de Resultados por Unidad Operativa o Local. Estado de Resultados por Unidad Operativa Programa. Resultados por Programa Unidad Operativa. Estados de Resultados Unidad Operativa Programa Carrera. Estados de Resultados Programa Carrera Unidad Operativa. Estados de Resultados Resumido Unidad Operativa Programa Carrera. Estados de Resultados Resumido Programa Carrera Unidad Operativa. Estado de Resultados Resumido Consolidado. Estado de Resultados Resumido por Unidad Operativa o Local. Indicadores Financieros Contables Mensuales. Indicadores Financieros Contables Comparativo. Notas a los Estados Financieros. Notas a los Estados de Resultados. Estado de cambios en el Patrimonio Neto. Estado de Flujo de Efectivo. Estado de Resultados Ejecutivo. Estado de Resultados Tributario. Preparación de informe para el crédito de reinversión. Reporte de análisis de activo fijo y depreciación (anual). Reporte de análisis Logístico (anual). Resultados por Programa Margen de Contribución (Estados de Resultados por carrera Margen de Contribución). Resultados por Programa Unidad Operativa Margen de Contribución (Estados de Resultados por carrera Local Margen de Contribución). Resultados por Unidad Operativa Mensualizado Margen de Contribución (Estados de Resultados por local operaciones directas sin repartos). Inventario y balance. Balance de comprobación mensual y acumulada. 13 Entrega estados de resultados en el octavo día del mes al Contador General. 14 Imprimir y enviar a Gerencia. 15 Colocar los reportes en red. 16 Enviar los reportes a Finanzas (Estado de Resultados Consolidado, Estado de Resultados por Local). 17 Adjunta todos los reportes (Administración, Contabilidad, Finanzas). 18 Envía a Gerencia el informe gerencial. A: Contabilidad P: Asistente Principal A: Finanzas P: Asistente Fin 8. FORMULARIOS Y/O REPORTES Balance General Mensual. Balance General Comparativo. Balance General Detallado Mensual. Balance General Detallado Comparativo. Estado de Resultados por Unidad de Negocio.

5 5 / 7 Estado de Resultados por Unidad Operativa o Local. Estado de Resultados por Unidad Operativa Programa. Resultados por Programa Unidad Operativa. Estados de Resultados Unidad Operativa Programa Carrera. Estados de Resultados Programa Carrera Unidad Operativa. Estados de Resultados Resumido Unidad Operativa Programa Carrera. Estados de Resultados Resumido Programa Carrera Unidad Operativa. Estado de Resultados Resumido Consolidado. Estado de Resultados Resumido por Unidad Operativa o Local. Indicadores Financieros Contables Mensuales. Indicadores Financieros Contables Comparativo. Notas a los Estados Financieros. Notas a los Estados de Resultados. Estado de cambios en el Patrimonio Neto. Estado de Flujo de Efectivo. Estado de Resultados Ejecutivo. Estado de Resultados Tributario. Preparación de informe para el crédito de reinversión. Reporte de análisis de activo fijo y depreciación (anual). Reporte de análisis Logístico (anual). Resultados por Programa Margen de Contribución (Estados de Resultados por carrera Margen de Contribución). Resultados por Programa Unidad Operativa Margen de Contribución (Estados de Resultados por carrera Local Margen de Contribución). Resultados por Unidad Operativa Mensualizado Margen de Contribución (Estados de Resultados por local operaciones directas sin repartos). Inventario y balance. Balance de comprobación mensual y acumulada. 9. ANEXOS 9.1 Flujograma del Procedimiento de Multimoneda.

6 6 / 7 ÁREA USUARIA FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO DE CIERRE DEL EJERCICIO ANUAL. CONTABILIDAD FINANZAS Inicio Enviar documentos. Crear asientos contables generados en los módulos de PS. Revisar y corregir información. Analizar CeCo. Analizar cuentas. Analizar el mayor. Analizar las Cuentas Corrientes. Analizar los Saldos. GL Proceso Multimoneda. Realizar el proceso de costos (Distribución de gastos). Próximo año. Generar asiento de apertura. 2 ELABORADO POR: SUPERVISADO POR: APROBADO POR: Miluska Núñez - Área de Procesos y Tecnología Raúl Marcos - Área de Contabilidad Jaime Tamashiro - Dirección de Administración y Finanzas REVISIÓN: CADA 6 MESES FECHA DE ELABORACIÓN: Diciembre 2009

7 7 / 7 ÁREA USUARIA FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO DE CIERRE DEL EJERCICIO ANUAL. CONTABILIDAD FINANZAS 1 Generar informes. Entregar estado de resultados. Mes de abril. Estado de Resultado Consolidado. Estado de Resultado por Local. Imprimir y enviar a gerencia. Enviar a Finanzas. Adjuntar reportes. Colocar en red los reportes. Enviar a Gerencia el informe gerencial. Fin Fin ELABORADO POR: SUPERVISADO POR: APROBADO POR: Miluska Núñez - Área de Procesos y Tecnología Raúl Marcos - Área de Contabilidad Jaime Tamashiro - Dirección de Administración y Finanzas REVISIÓN: CADA 6 MESES FECHA DE ELABORACIÓN: Diciembre 2009