Colaboración y Comunicaciones Unificadas. José Alania Especialista Plataforma Productividad

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1 Colaboración y Comunicaciones Unificadas José Alania Especialista Plataforma Productividad

2 Día a Día Recibir historial del alumno Validar información Análisis Riesgo y Factibilidad Procesos Internos Colaborativos Estimación de Costo Revisión de Comité Creación de Presupuesto Aprobación de Presupuesto Reg. Solicit. Califica? Crear Exped. Reg. Resultd. Aceptada? Completar Datos Reg. Operación Retirar Solicit. Serv. Archivos Sistema Serv. Arch.

3 Retos de la Colaboración Los Empleados obtienen el 50%-75% de la información relevante de otras personas Más del 80% de la información digital reside en archivos personales y discos duros individuales Los individuos tienen el capital de conocimiento y la mayor parte de este se pierde cuando dejan la institución The Knowledge Worker Investment Paradox Gartner Research 07/17/2002

4 Flujo natural Contactar Comunicar Colaborar

5 Retos al contactar Ubicar Obtener Disponibilidad

6 José Alania Contoso, Ltd. Consultor Lima, Perú Tel: (207) Direct: (207) Fax: (207) Mobile: (775) Home (208) Telex: Work Work IM: Home Home IM: VoIP: JAlania trabajo móvil casa

7 Estudio del uso de las comunicaciones institucionales Harris Interactive Ubicar 60% de las llamadas telefónicas terminan en el VM Jaula del buzón de voz Se recibe en promedio 51 mensajes/día en 7 repositorios diferentes Disponibilidad Se consulta la agenda en el 50% de las llamadas recibidas

8 José Alania Contoso, Ltd. Consultor Lima, Perú Tel: (207) Direct: (207) Fax: (207) Mobile: (775) Home (208) Telex: Work Work IM: Home Home José IM: Alania VoIP: JAlania Consultor Contoso, Ltd. trabajo móvil casa

9 Retos al comunicar, colaborar Específico Inmediato Sencillo

10 DEMO

11 Telefonía e Instant Messaging Audio Conferencia Video Conferencia Web Conferencia Voice Mail e Unified Messaging Instant Messaging Telefonía Conferencias Gestión Común Plataforma Unificada Reducción de Costos Gestión Independiente Experiencia Unificada Plataforma

12 Plataforma de Comunicaciones Unificadas Contactar Comunicar Colaborar

13 Gestión Documental y Automatización de Procesos José Alania Especialista Plataforma Productividad

14 Día a Día Recibir historial del alumno Validar información Análisis Riesgo y Factibilidad Procesos Internos Colaborativos Estimación de Costo Revisión de Comité Creación de Presupuesto Aprobación de Presupuesto Reg. Solicit. Califica? Crear Exped. Reg. Resultd. Aceptada? Completar Datos Reg. Operación Retirar Solicit. Serv. Archivos Sistema Serv. Arch.

15 Tipo de Procesos Procesos Colaborativos Procesos Transaccionales Colaboración no Estructurada Correo electrónico, agenda, mensajería instantánea Estructurada basada en Documentos Creación de Proc. Contratos, Bases de Licitación, RFP Estructurada basada en Formularios Evaluación Personal, Req. Sistemas, Solic. Vacaciones Estructurada basada en Aplicaciones Gestión de Matricula Tesorería CRM Ex-alumnos Complejidad / Rigidez

16 Mejora continua de Procesos Colaborativos Procesos basados en Formatos Procesos basados en Documentos

17 Procesos basados en Formularios Requerimiento de Cambio en Sistemas Registro de Liquidación de Gastos Registro de Actas y Acuerdos Solicitud de Vacaciones Solicitud de Adelanto de Viáticos Solicitud de Permiso Requerimiento de Servicio Solicitud de Viaje Encuesta de Satisfacción de Servicio Evaluación de Personal Requerimiento de Compra Registro de Denuncias y Solicitud de Acceso Quejas Solicitud de Licencia y Solicitud de Traslado Permiso Registro de Ordenes de Compra Solicitud de Incremento de Registro de Visitas Presupuesto

18 Ejemplos Reales

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21 DEMO

22 Procesos basados en Documentos Contratos Procedimientos Propuestas Reglamento de Funciones Informe de Riesgos Business Case Informe de Status Anteproyecto Instructivos Demanda Judicial Bases de Adquisiciones Análisis de Factibilidad Resoluciones Manual de Operaciones Políticas Internas Manual de Calidad Análisis de Retorno de Inversión Proyecto de Reforma

23 Día a Día Recibir historial del alumno Validar información Análisis Riesgo y Factibilidad Procesos Internos Colaborativos Estimación de Costo Revisión de Comité Creación de Presupuesto Aprobación de Presupuesto Reg. Solicit. Califica? Crear Exped. Reg. Resultd. Aceptada? Completar Datos Reg. Operación Retirar Solicit. Serv. Archivos Sistema Serv. Arch.

24 Documentación de Procesos Crear, administrar y proteger el contenido Consolidar, estructurar y asociar información Administrar la información en el tiempo Gestión Documental Automatizar la creación de nuevo contenido Satisfacer requerimientos de normativas

25 DEMO

26 Plataforma de Productividad Comunicaciones Unificadas Colaboración y Procesos Gestión Documental Institucional Workflow Búsqueda Integración Sistemas Interfaz Extensible Soporte Estandar Escalable Infraestructura Segura y Administrada

27 José Alania Especialista Plataforma Productividad

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82 Plataforma de Productividad Comunicaciones Unificadas Colaboración y Procesos Gestión Documental Institucional Workflow Búsqueda Integración Sistemas Interfaz Extensible Soporte XML Escalable Infraestructura Segura y Administrada

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