COMISIÓN EUROPEA DIRECCIÓN GENERAL DE AGRICULTURA Y DESARROLLO RURAL

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1 COMISIÓN EUROPEA DIRECCIÓN GENERAL DE AGRICULTURA Y DESARROLLO RURAL Dirección J. Auditoría de los Gastos Agrarios J.5. Auditoría Financiera Bruselas, Doc. VI/6543/98 - EN rev year 2010 FINAL 30/09/2010 NOTA A LA ATENCIÓN DEL COMITÉ DE LOS FONDOS AGRARIOS Asunto: Información que deben presentar los Estados miembros en relación con la liquidación de cuentas de DISPOSICIONES GENERALES A los efectos de la liquidación de cuentas prevista en el artículo 8, apartado 1, letra c), del Reglamento (CE) nº 1290/2005 1, la Comisión Europea deberá recibir la siguiente información antes del I Las cuentas anuales, esto es: a) Los ingresos asignados a los que se refiere el artículo 34 del Reglamento (CE) nº 1290/2005. b) Los gastos del FEAGA 2. c) Los gastos del FEADER 3, 4. d) Información sobre los gastos y los ingresos asignados o confirmación de que los datos de cada transacción se archivan en un fichero informático a disposición de la Comisión. 1 Véase el Reglamento (CE) nº 1233/2007 de la Comisión, de 22 de octubre de 2007, que modifica el Reglamento nº 885/ Véase el artículo 1, apartado 1, letra b), del Reglamento (CE) nº 1233/2007, que modifica el artículo 6 del Reglamento (CE) nº 885/2006. Se deberá presentar esta información de conformidad con el anexo II del Reglamento (UE) nº 825/ Para los códigos presupuestarios del FEADER (F109) aplicables al ejercicio financiero de 2010, véase el anexo IV del Reglamento (CE) nº 884/ Véase el artículo 1, apartado 1, letra c), del Reglamento (CE) nº 1233/2007, que modifica el artículo 6 del Reglamento (CE) nº 885/2006. Se deberá presentar esta información de conformidad con el anexo II del Reglamento (UE) nº 825/2010.

2 e) Para el FEAGA, un archivo informático de las diferencias, por organismo pagador (F100), código presupuestario (F109), código de reconciliación (Reco) e importe de las diferencias explicadas (F106) entre los gastos y los ingresos asignados consignados en la declaración anual y los consignados en las declaraciones mensuales de gastos (cuadro 104) del mismo periodo de acuerdo con el punto 4 del anexo II del Reglamento (UE) nº 825/2010 (para más detalles, véase el punto 5 de este documento). f) g) h) i) Para el FEADER, un archivo informático de las diferencias, por organismo pagador (F100), código presupuestario (F109) 5, código de reconciliación (Reco) e importe de las diferencias explicadas (F106) entre los gastos consignados en la declaración anual y los consignados en las declaraciones trimestrales de gastos del mismo periodo de acuerdo con el punto 4 del anexo II del Reglamento (UE) nº 825/2010 (para más detalles, véase el punto 5 de este documento). Por separado 6, los importes con cargo al Estado miembro interesado y a la Comunidad, respectivamente, de conformidad con el párrafo primero del artículo 32, apartado 5, y el artículo 32, apartado 6, del Reglamento (CE) nº 1290/2005, de acuerdo con el modelo que figura en el anexo II de la presente nota. Por separado, los importes con cargo al Estado miembro interesado y a la Comunidad, respectivamente, de conformidad con el párrafo primero del artículo 33, apartado 8, y el artículo 33, apartado 7, del Reglamento (CE) nº 1290/2005, de acuerdo con el modelo que figura en el anexo II de la presente nota. El cuadro de los pagos indebidos que han de ser recuperados al final del ejercicio financiero debido a irregularidades, con arreglo al artículo 1, apartado 2, del Reglamento (CE, EURATOM) nº 2988/95 del Consejo 7, del Consejo, incluidas las sanciones e intereses que correspondan, de conformidad con el modelo que figura en el anexo III del Reglamento (CE) nº 885/2006. Un extracto del libro mayor de deudores de los importes que han de ser recuperados y abonados en cuenta, que no sean los mencionados en las letras b), c) y h), incluidas las sanciones e intereses que correspondan, de conformidad con el modelo que figura en el anexo III bis del Reglamento (CE) nº 885/ Para los códigos presupuestarios del FEADER (F109) aplicables al ejercicio financiero de 2010, véase el anexo IV del Reglamento (CE) nº 884/ Véase el documento Ares(2010) rev. 1 (directriz nº 1), sobre la presentación a la Comisión, hasta el 1 de febrero de 2011, de los cuadros de los anexos III y III bis del Reglamento (CE) nº 885/ DO L 312 de , p. 1. 2

3 II III j) Un resumen de las operaciones de intervención y una declaración del volumen y ubicación de las existencias al final del ejercicio [cuadros F-Audit del final del ejercicio financiero] 8. k) La confirmación de que los datos de cada movimiento de existencias de intervención están guardados en los archivos del organismo pagador 9. l) Los cuadros relativos al final del ejercicio financiero contemplados en el artículo 4, apartado 2, letra e), del Reglamento (CE) nº 883/2006 (cuadros ). Los certificados e informes elaborados por el organismo u organismos de certificación. La declaración o declaraciones de fiabilidad (artículo 7, letra d), del Reglamento (CE) nº 885/2006). IV El dictamen del organismo de certificación sobre la declaración de fiabilidad (artículo 5, apartado 4, del Reglamento (CE) nº 885/2006). A la hora de elaborar los documentos antes citados, los Estados miembros deberán tomar en consideración las observaciones indicadas en el capítulo 4 del informe de síntesis 10 sobre la liquidación de cuentas del ejercicio financiero de En el caso de que un Estado miembro haya autorizado a varios organismos pagadores, deberá enviar a la Comisión, antes del 15 de febrero de , una síntesis elaborada por los organismos coordinadores que ofrezca una visión general de los certificados y las declaraciones de fiabilidad. 2. TRANSMISIÓN DE DOCUMENTOS Los documentos se proporcionarán de la manera siguiente: a) Transmisión de las cuentas anuales a la Unidad DG AGRI J.1 por vía electrónica: - Con respecto al FEAGA, se deberán presentar el gasto anual y el fichero de diferencias de cada organismo pagador de conformidad con el anexo II del Reglamento (UE) nº 825/2010. Esta información se ha de enviar utilizando el medio de transmisión y el «formato de fichero normalizado», descritos en el anexo II. - Con respecto al FEADER, se deberán presentar el gasto anual y el fichero de diferencias de cada organismo pagador de conformidad con el anexo II del Reglamento (UE) nº 8 Artículo 10, apartado 2, del Reglamento (CE) nº 884/2006 y artículo 7, apartado 2, del Reglamento (CE) nº 885/ Téngase presente que, con arreglo a lo dispuesto en el punto A.II.5 del anexo I del Reglamento (CE) nº 884/2006, se debe enviar un resumen a la Comisión, al mismo tiempo que las cuentas anuales, indicando los controles efectuados, las cantidades comprobadas y las anomalías detectadas en las declaraciones mensuales y anuales. 10 Informe de síntesis presentado en la reunión nº 54 del Comité de los Fondos Agrícolas de 22 de abril de 2010 Documento n AGR/2010/ /EN. 11 Véase la directriz nº 8. 3

4 825/ El fichero anual de gastos deberá comprender los importes totales de la parte comunitaria de los gastos públicos (F106), junto con los códigos presupuestarios (F109) y de moneda (F107). - En lo que se refiere al anexo III del Reglamento (CE) nº 885/2006, el cuadro debe presentarse conforme a la nota Ares(2010) rev. 1 (directriz nº 1), sobre la presentación de los cuadros de los anexos III y III bis. La declaración anual electrónica deberá coincidir en todos los casos con la versión firmada en papel e indicar los mismos gastos para cada uno de los códigos presupuestarios. b) Transmisión manual a la Unidad DG AGRI J.5 En soporte papel (firmado) y en formato electrónico: CD ROM + 1 COPIA IDÉNTICA DEL CD ROM (estructúrense los CD ROM según el modelo del anexo): Las cuentas anuales. El anexo de la directriz nº 1 (= línea del total del cuadro electrónico del anexo III) 13. El anexo 2 de la presente nota con los importes que corren a cargo del Estado miembro interesado y de la Comunidad, respectivamente, del cuadro del anexo III (véase la parte I, punto 5, de la directriz nº 1). El cuadro del anexo III bis del Reglamento (CE) nº 885/2006. Los certificados e informes elaborados por el organismo u organismos de certificación. La declaración o declaraciones de fiabilidad (artículo 7, letra d), del Reglamento (CE) nº 885/2006). El dictamen del organismo de certificación sobre la declaración de fiabilidad (artículo 5, apartado 4, del Reglamento (CE) nº 885/2006). Los cuadros correspondientes al final del ejercicio presupuestario mencionados en el artículo 4, apartado 2, letra e), del Reglamento (CE) nº 883/2006 (cuadros ), si procede. La información se deberá enviar a: Comisión Europea Dirección General de Agricultura y Desarrollo Rural Unidad J5-Auditoría financiera Rue de la Loi 130 B-1049 BRUSELAS BÉLGICA 12 Para los códigos presupuestarios FEADER (F109) aplicables al ejercicio financiero de 2010, véase el anexo IV del Reglamento (CE) nº 884/ Véase el anexo 4 adjunto. 4

5 Se recuerda lo siguiente a los Estados miembros: Los documentos en formato Word son: el informe, el certificado, la declaración de fiabilidad, la síntesis de las declaraciones de fiabilidad, la confirmación de que todos los detalles de los movimientos de existencias están registrados por ordenador, y cualesquiera anexos y demás documentos. Los cuadros F-Audit, no obstante, se podrán presentar en formato PDF o escaneados. Los documentos se denominarán: report.doc: contiene el informe y todos sus anexos certif.doc: el certificado confir.doc: la confirmación de que todos los detalles de movimientos de existencias están archivados por ordenador SoA_PAXY.doc: la declaración de fiabilidad opinion.doc: el dictamen del organismo de certificación sobre la declaración de fiabilidad faudit.pdf: los cuadros F-Audit (en formato PDF o escaneados) intervention.doc: un resumen de las operaciones de intervención y una declaración de la cantidad y ubicación de las existencias al final del ejercicio assursyn.doc, certifsyn.doc y summsyn.doc: una síntesis de las declaraciones de fiabilidad, los certificados y el resumen general (para los Estados miembros con más de un organismo pagador). Tómese nota de que estos documentos se deberán enviar por correo a la unidad J.5. y por correo electrónico a AGRI-J5@ec.europa.eu antes del DECLARACIÓN ANUAL DISPOSICIONES ESPECÍFICAS PARA EL FEADER En la declaración anual del FEADER, que debe presentarse en papel y electrónicamente (documento: EAFRD.xls), deben figurar: - el nombre del organismo pagador y su código (F100), - el número del programa de desarrollo rural y el número de código común de identificación (CCI), - el código presupuestario (F109) 14, - una descripción de la medida, - los gastos de la declaración anual (F106), por código presupuestario. En el anexo 3 del presente documento figura un modelo de declaración anual con todos los datos que se solicitan. 14 El código presupuestario (F109) debe crearse conforme al anexo IV del Reglamento (CE) nº 884/2009 (por ejemplo: «medida» «porcentaje de cofinanciación» «tipo de programa» «número de programa»). 5

6 4. FICHEROS INFORMÁTICOS (DATOS DEL CUADRO DE LAS X, DATOS DE LA DECLARACIÓN ANUAL Y DATOS DE RECONCILIACIÓN) CON ARREGLO AL REGLAMENTO (UE) Nº 825/2010 DE LA COMISIÓN El artículo 7, apartado 1, letra c), del Reglamento (CE) nº 885/2006 exige que los Estados miembros envíen a la Comisión, antes del 1 de febrero, registros de toda la información contable exigida a efectos estadísticos y de control en la forma y el contenido establecidos sobre la base del artículo 8, apartado 1, de ese Reglamento, es decir, los datos del cuadro de las X, los datos de la declaración anual y los datos de reconciliación. Esos ficheros informáticos deben transmitirse a la Comisión por medio de STATEL/eDAMIS 15. El organismo de coordinación del Estado miembro deberá enviar: - los ficheros del cuadro de las X según lo indicado en el punto 2 del anexo II del Reglamento del cuadro de las X; - el fichero o ficheros de la declaración anual según lo indicado en el punto 3 del anexo II del Reglamento del cuadro de las X; y - de haber diferencias entre la declaración anual y la declaración mensual o trimestral o diferencias entre la declaración anual y los datos del cuadro de las X, un fichero de explicación de diferencias para todos los organismos pagadores o ficheros separados de explicación de diferencias para cada uno de los organismos pagadores según lo indicado en el punto 4 del anexo II del Reglamento del cuadro de las X. Las diferencias no explicadas pueden ser motivo de denegación de financiación con arreglo al artículo 31 del Reglamento (CE) nº 1290/2005. Además, el organismo de coordinación del Estado miembro debe transmitir una lista de códigos con respecto a cada organismo pagador, a través de STATEL/eDAMIS, si se utilizan códigos para campos respecto de los cuales el anexo III del Reglamento (CE) nº 884/2009 no establece códigos normalizados con arreglo al punto 5 del anexo II del Reglamento del cuadro de las X. 15 Véase el anexo II del Reglamento (UE) nº 825/

7 Anexo 1 El CD ROM (+ 1 copia idéntica del CD ROM) deberá estructurarse en las siguientes carpetas 16 : XXXX_name (= código del organismo pagador y nombre abreviado, por ejemplo: IT01_AGEA) - cover.doc: Carta de presentación de los documentos si procede (también puede ser un documento PDF o escaneado) INFORME - report.doc (contiene el informe y todos sus anexos) - annex1.xls (pruebas substantivas del FEAGA, si resulta más práctico) - annex2.xls (pruebas substantivas del FEADER, si resulta más práctico) - IT report.doc (si las cuestiones de seguridad de la información figuran en un informe separado) - certif.doc (certificado) - confir.doc (confirmación de que todos los detalles de movimientos de existencias están registrados informáticamente) - SoA_PAXY.doc (declaración de fiabilidad) - opinion.doc (dictamen del organismo de certificación sobre la declaración de fiabilidad) FEAGA - EAGF.xls (cuentas anuales) - EAGF2.doc (en caso necesario, otros documentos relacionados con el FEAGA) FEADER - EAFRD.xls (cuentas anuales véase el anexo 3 adjunto) - EAFRD2.doc (en caso necesario, otros documentos relacionados con el FEADER) ANEXO III - Annex III total.xls (anexo de la directriz nº 1 (= línea del total del cuadro del anexo III]). (véase el anexo 4 adjunto) - Annex IIIA.xls (véase el R. 885/2006 modificado por el R. 1233/2007) - Art32_33.xls (véase el anexo 2 adjunto, ref: parte I, punto 5, de la directriz nº 1) MODULACIÓN - Modulation.xls (si procede) INTERVENCIÓN - Intervention.doc (un resumen de las operaciones de intervención y una declaración de la cantidad y ubicación de las existencias al final del ejercicio) - Intervention2.doc (otros documentos relacionados con la intervención, si procede) - Faudit.pdf (cuadros F-audit en formato PDF o escaneados) 16 En la medida de lo posible, sírvanse utilizar en el CD ROM formatos de archivo (sobre todo.doc= documentos de Word,.xls= documentos de Excel) y nombres de carpetas para facilitarnos su traducción y clasificación. 7