GWAVA Retain: Ahorro y Gobierno para sus comunicaciones electrónicas

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1 GWAVA Retain: Ahorro y Gobierno para sus comunicaciones electrónicas Reducción de Costos: Casi anualmente, Tecnologías de Información (TI) dentro de su Plan de Capacidad solicita recursos adicionales de almacenamiento impactando los presupuestos de Inversión y Operación. La búsqueda de alternativas para ser más eficientes en la manera como se selecciona y almacena la información de las organizaciones se ha convertido en una práctica necesaria y constante. Un cálculo de IDC estima que en promedio éste impacto de costo de almacenamiento se acerca al 18% de los presupuestos de funcionamiento de las áreas de TI. -Mantenimiento, administración y actualización de tecnologías de almacenamiento consideradas de Mid-Range a High end.- Volumen: Según IDC, en el 2011 había 10 veces más información almacenada de lo que había en Y además, sugiere tasas de crecimiento del universo digital de 100% cada 24 meses en ese mismo estudio. El reto que define la administración del almacenamiento, conlleva necesariamente a un manejo muy fino de políticas de retención de información. Especialmente, en el contexto de colaboración y correo electrónico, donde tenemos hoy tasas de crecimiento superiores al 30% anual. Osterman Research concluye de su estudio en Marzo del 2014 que un trabajador de oficina puede recibir/enviar más de 147 mensajes al día. Y dedicar a su correo electrónico cerca de dos horas y media de trabajo diario.- Derivado del reto que promueve el almacenamiento del contenido creado a diario por los usuarios y su forma de compartirlo, tenemos el reto asegurarlo, clasificarlo, y hacerlo disponible en procura de su mayor productividad. Adicionalmente, bien sea por temas de ISO 27000, o normatividades de industria, su organización puede estar abocada a resguardar información por periodos de tiempo establecidos. Este contexto invita a las organizaciones a permanentemente analizar la forma como la ecuación: Productividad, Normatividad -compliance-, Seguridad, y Costos (un almacenamiento adecuado), debe ser optimizada regularmente para mantener un balance de costos de propiedad de la tecnología sin sacrificar productividad y cumpliendo a su vez con las regulaciones de su industria, o certificaciones ISO. Uno de las principales fuentes de costo de almacenamiento va hacia las aplicaciones de correo electrónico y su demanda técnica de espacio y características de los recursos e los cuales necesita operar. Un manejo óptimo de las bases de datos del correo electrónico genera beneficios que se traducen de inmediato en rendimiento, confiabilidad y menor costo del sistema. Ahorros en gestión de mantenimiento, respaldo (en tiempo y espacio), y procesos/recursos de restauración ágiles que conlleven a menores costos de operación del sistema deben estar siempre en el análisis de la ecuación que definíamos en el párrafo anterior. Desde una perspectiva general, un sistema de Archiving está diseñado para solucionar problemáticas de almacenamiento longevo y creciente al menor costo posible. Desde una perspectiva técnica, el sistema debe asegurar que la información no está duplicada, y que se encuentra indexada, comprimida, segura, y disponible para la organización y los usuarios. Así mismo, desde una perspectiva de seguridad de información, el sistema y

2 sus datos deben estar Gobernados bajo un grupo de políticas de retención, acceso, y auditoría que garantice la cadena de custodia de las comunicaciones electrónicas en la organización. No solo correo, sino redes sociales y comunicaciones entre dispositivos móviles.- En los siguientes párrafos encontrará una serie de reflexiones que le ayudarán a sensibilizar el tema de costo de propiedad de su correo electrónico, -o costo de operación de su correo en la nube-. Esperamos su contenido les brinde alternativas de solución a problemáticas de almacenamiento, productividad, seguridad y eficiencia de comunicaciones. Como GWAVA Retain genera valor en su Organización: Reduciendo Costos de propiedad de su correo electrónico: En términos de reducción de costos, Retain directamente incide en los siguientes componentes: o Almacenamiento: Retain reduce los tamaños de las bases nativas de Microsoft Exchange al menos en un 60% A través de una adecuada política de retención y del apoyo de Retain a su Exchange, su sistema de correo puede disponer de más espacio mientras mantiene disponible, y de forma móvil el contenido a los usuarios. No de unos pocos días, sino de meses o años. Los costos de almacenamiento de Retain pueden ser un 70% más económico que los discos rápidos requeridos por su sistema de correo electrónico. Tener Archiving en Office 365 significa ir a planes E3/E4. Muchas veces es pagar por cosas que no se van a usar. Al menos no todavía Retain le permite tener ésta funcionalidad para Office 365, para Exchange, o para los dos en modelo hibrido a una fracción del costo que pagaría por un cambio en su plan. Debería tener activo el journal de Exchange para conocer todo lo que entra y sale de su dominio pero no tiene como almacenarlo en su actual infraestructura?. Retain almacena su journal en un sexto de espacio, y en promedio a un tercio del costo. o Mantenimiento y gestión: Quién no ha perdido la disponibilidad del servicio por corrupción en la base de datos del correo electrónico?. Retain le ayuda a mantener bases de datos reducidas que brinden mayor confiabilidad. Adicionalmente los mantenimientos rutinarios de las mismas, así como los respaldos se tornarán más ágiles en tiempos y espacio. Está pensando cambiar de plataforma?. Quizás subir a la nube, o cambiar de proveedor de nube? : La mejor migración siempre será la NO migración. Retain le ayuda a una NO migración. Guarde su correo e información histórica en Retain, sin migrar o con muy pocos días, si es de su preferencia.- conéctelo a su nueva plataforma, y vea como sus usuarios navegan en su

3 información sin recordar, o importarles sobre cual plataforma recibieron o enviaron sus correos. Simplemente están allí y los pueden accesar, buscar y gestionar de forma móvil. Su servicio al usuario se verá recompensado pues le entrega las herramientas para que ellos mismos busquen su información. No invierta más tiempo en recuperación de correos borrados por error, o perdidas de archivos PST. o Licenciamiento: Cuenta con más licencias de Exchange, o suscripciones de Office 365 que las que debería tener? Con Retain, los empleados temporales, o retirados de la organización pueden de inmediato salir de su sistema de correo eliminando cuentas de licencias inoficiosas. Todo el acceso a esta información estará de todas maneras disponible al usuario, a su estructura organizacional, o a auditoría. Igualmente, el correo puede ser exportado en diferentes formatos en caso de necesitar hacer uso de esta información. (Incluido visor encriptado y PDF) o Auditorías: Guarda respaldos de Exchange por normatividad, política y auditorías?. Olvídelos!! Ellos nunca garantizan que la información está allí. Además, ocupan muchísimo espacio, requieren entorno de restauración, y consumen horas de trabajo que bien podrían dedicar a hacer mejor a la organización. De la misma forma que no encuentra correos en las copias de respaldo de Exchange cuando no se usa el journal, la información puede desaparecer de Office 365 si el empleado la borra y no tiene activa esta funcionalidad o su sistema de Archiving nativo. Habrá un sin número de horas buscando la información requerida que no genera resultados positivos. Entregando gobernabilidad a sus comunicaciones electrónicas: Traducimos Gobernabilidad en un conjunto de principios, políticas y procedimientos que garanticen la integridad y la cadena de custodia de la información de sus comunicaciones electrónicas. Quien puede ver la información. En que condiciones se puede auditar. Quien audita, y como se puede auditar al auditor. Que protocolos se deben seguir. Son algunos de los ejemplos que tienden a estructurar un gobierno de información que le dé la tranquilidad a directivos, y mismos técnicos de TI que la información está siendo resguardada de forma confidencial, y segura mientras se encuentra disponible para la organización.

4 Manteniendo un gobierno de información adecuado sus usuarios se ven beneficiados de otros factores de nuestra propuesta de valor como lo son: o Seguridad: Su información en la nube provee acceso a los usuarios a la misma y almacena volumen, pero, provee mecanismos de auditoría como búsquedas multi-buzones, definiciones de políticas sobre acceso a la información, y sobre todo trazabilidad?. Retain, bien sea en premisa o en la nube, le ayuda a mantener una definición de gobernabilidad que satisfaga las necesidades de control y confidencialidad de su organización. Le preocupan los archivos PST y el manejo que se le da a los mismos en términos de portabilidad o tráfico, respaldo y confidencialidad?. Retain le ayuda a su empresa a liberarse de los archivos PST de forma sistemática, segura, y heredando sobre toda esa información su definición de gobernabilidad. Confía su empresa en que cada usuario realiza la retención de información con el mejor criterio organizacional?. Tiene normatividades que observar, o simplemente quiere tener el control de lo que entra y sale de su correo bajo la firma del dominio de su organización? Deje que las políticas que su gobernabilidad ha fijado sean ejecutadas por Retain con la mayor seguridad, elementos de búsqueda y de exportación de información. Correo electrónico no es el único canal de comunicación electrónica. Retain lleva la gobernabilidad de información definida a redes sociales, mensajería instantánea, y comunicaciones entre dispositivos móviles si su organización lo requiere. o Productividad: Retain provee herramientas de búsqueda avanzada ediscovery-, que permite a usuarios y auditores encontrar a través de cadenas de caracteres anexos de correos que contienen la información que buscan. Adicionalmente, tiene flexibilidad de grabar estas búsquedas y emplear etiquetas personales para su mejor gestión. Diferencias Importantes de nuestra Tecnología: Visión. Hoy, abarcamos un concepto más amplio cubriendo múltiples canales de comunicaciones electrónicas. Nuestro futuro va hacia la inclusión de otras aplicaciones desde nuestro motor de búsqueda electrónica. (ediscovery). Cubrimos un espectro amplio en cuanto a tecnologías y proveedores que permiten a su organización escoger lo mejor para la evolución tecnológica de la misma. Correo Electrónico: Módulos para Microsoft Office 365, y Microsoft Exchange, Novell GroupWise, y Google Apps. Redes Sociales: Facebook y Twitter

5 Mensajería móvil: Mensajes SMS y BlackBerry PIN para dispositivos Android y BlackBerry. Manejamos una única instancia de almacenamiento (SIS) lo que nos permite de-duplicar información, comprimirla, encriptarla, indexarla y gestionarla en un modelo costo beneficio inigualable. No dependemos de tecnologías específicas y brindamos a nuestros clientes esa misma independencia. Nuestra promesa se basa en ahorro de costos y gobernabilidad de información. Promesa que ejecutamos con el profesionalismo y experiencia que acreditan nuestros socios de negocios y clientes.

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