HOSPITAL ONCOLÓGICO DEL TÁCHIRA

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1 1 HOSPITAL ONCOLÓGICO DEL TÁCHIRA INFORME DEFINITIVO Nº Características Generales del Ente Auditado El Hospital Oncológico del Táchira, fue creado mediante Resolución Nº 70 del Consejo Directivo de la Corporación de Salud del Estado Táchira de fecha , está adscrito a CORPOSALUD, siendo su objeto garantizar oportunamente la atención y tratamiento especializado, suficiente y con calidez a todas las personas afectadas por patologías oncológicas, a fin de mejorar su salud y calidad de vida. Tiene como domicilio fiscal Calle 3 Bis la Concordia, Av. Principal Las Flores detrás del Hospital Central de San Cristóbal. Alcance y Objetivos de la Actuación La presente actuación fiscal se orientó hacia la evaluación de los aspectos administrativos, presupuestarios, financieros y legales relacionados con los procesos de adquisición, resguardo y entrega de medicamentos, productos farmacéuticos y material médicoquirúrgico del Hospital Oncológico del Táchira, realizados durante el ejercicio fiscal 2014 y para el periodo comprendido desde el. En tal sentido, para el año 2014 el Hospital realizó veinticuatro (24) procedimientos de selección de contratistas para la adquisición de fármacos, medicamentos y material médicoquirúrgico, bajo la modalidad de consultas de precios y contratación directa con recursos provenientes de la Corporación de Salud del Estado Táchira- CORPOSALUD, siendo seleccionados ocho (8) procesos de selección de contratistas. Asimismo, las partidas presupuestarias objeto de análisis fueron la Productos Farmacéuticos y Medicamentos, y Útiles menores médico - quirúrgicos de laboratorio, dentales y de veterinaria, las cuales alcanzaron un monto pagado al de Bs , siendo escogida una muestra a través de la técnica estadística aleatoria azar simple, un monto de Bs ,05 equivalente al 37,58 % del monto pagado. Es de acotar, que al el Hospital no había recibido recursos financieros de CORPOSALUD, del presupuesto aprobado para el ejercicio fiscal 2015.

2 2 Los objetivos específicos se enfocaron en: verificar la legalidad y sinceridad de las operaciones relacionadas con la adquisición de medicamentos, productos farmacéuticos y material médico- quirúrgico, comprobar el registro (entrada y salida) y control llevado por el almacén, así como el inventario de medicamentos, productos farmacéuticos y material médico- quirúrgico, y verificar los procesos relacionados con la entrega a los pacientes de medicamentos, productos farmacéuticos y material médico- quirúrgico. Observaciones Relevantes - En el ejercicio Fiscal 2014, el hospital celebró contratos para la adquisición de productos farmacéuticos, medicamentos y material médico quirúrgicos, mediante la modalidad de Consulta de Precios, que se indican en el Anexo 1, sin que se evidencie en el expediente la documentación que soporte la realización de las actividades previas, asimismo, no se observa el acta para dar inicio a los procedimientos, otorgamiento de la adjudicación por parte de la máxima autoridad, ni la notificación al beneficiario de la adjudicación. Contrario a lo establecido en la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal, publicada en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº de fecha y Reforma Parcial, publicada en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº Extraordinario de fecha , artículo 38. Situación generada a debilidades en la aplicación de la Ley de Contrataciones Públicas y su Reglamento, específicamente en los procedimientos de selección de contratistas llevados a cabo bajo la modalidad de consulta de precios. Trayendo como consecuencia que no se garantice la selección del proveedor más conveniente a los intereses del Hospital, la contratación de bienes y servicios con empresas que no cuenten con la capacidad técnica, legal y financiera; y además, no se garantice la adecuada conformación del expediente de contratación, circunstancia que vulnera los principios de transparencia y legalidad que amerita el debido proceso. - El hospital realizó pagos por Bs ,00 (732,98 U.T.) durante los ejercicios fiscales 2014 y 2015, a la empresa Aga Gas, C.A. para la adquisición de Oxigeno Líquido y Gaseoso, sin que se evidencien los documentos que soporten la aplicación de los procedimientos establecidos en la Ley de Contrataciones Públicas. Contraviniendo lo establecido en Ley de Contrataciones Públicas, publicada en Gaceta Oficial de la

3 3 República Bolivariana de Venezuela N de fecha , artículo 3 y lo indicado en la Ley de Contrataciones Públicas publicada en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N extraordinario de fecha , artículo 3. Debido a la ausencia de mecanismos de control interno que coadyuven a la aplicación de las modalidades de selección de contratistas, previstos en la Ley de Contrataciones Públicas y su Reglamento, para la adquisición de bienes y prestación de servicios. Trayendo como consecuencia que no se garantice la selección de la mejor oferta, vulnerando los principios de economía, igualdad, competencia y transparencia de la gestión pública. - Se determinó que la Unidad de Kardex no elaboró mensualmente el Modelo 4 (Movimiento Mensual de Materias) y Modelo F15-7 (Relación por concepto de movimiento Mensual de Materias) relacionados con el movimiento de los medicamentos y material médico quirúrgico durante el ejercicio fiscal 2014 y los meses de enero, febrero, marzo y abril del año 2015; contraviniendo lo establecido en el Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Administración y Finanzas, Unidad de Kardex, aprobado en Acta de Consejo Directivo N 05 de fecha 16/03/2009. Situación motivada a debilidades en la aplicación de los mecanismos de control interno, por parte de la Unidad de Kardex, lo cual no garantizó el seguimiento oportuno de la entrada y salida de los suministros del Hospital. Lo que trae como consecuencia, que la Unidad de Bienes y Materias así como la Unidad de Contabilidad-Tesorería, no cuenten con la información necesaria, para realizar sus operaciones, de acuerdo con los movimientos que se producen; asimismo, dificulta la toma de decisiones por parte de los niveles directivos y gerenciales, sobre la existencia o carencia de medicamentos y material médico quirúrgico, para poder satisfacer la demanda de éstos y prestar un mejor servicio a la comunidad. - Los registros de las tarjetas de estantes al , elaboradas por la Unidad de Depósito, no se corresponden con la existencia física del material médico- quirúrgico para la misma fecha, tomada por el equipo auditor; así mismo, no presentan la firma del Jefe de Almacén. Contraviniendo lo establecido en la Publicación Nº 15 Instrucciones y Modelos para la Contabilidad Fiscal de las Proveedurías y Almacenes Nacionales, Capítulo VI, Inventario. Registro que debe llevarse en los Almacenes. Valoración de las Materias. Cuentas que han de rendir los Jefes de Almacén. Lo anteriormente expuesto

4 4 obedece a debilidades en la aplicación de los lineamientos internos, que regulan la elaboración y presentación de las tarjetas de estante de los materiales médicoquirúrgicos, por parte de la Unidad de Depósito, toda vez que no se encuentran conformadas adecuadamente de acuerdo a la normativa legal y sub legal aplicable, de tal forma, que suministren información oportuna; trayendo como consecuencia, que la información plasmada en las tarjetas de estantes, carezca de veracidad y exactitud, lo que a su vez conlleva al riesgo potencial de extravío del material, toda vez que no se ejercen los controles respectivos para su custodia. - Se constató que el Servicio de Farmacia del Hospital, no lleva un control de las caducidades de los fármacos existentes en esta área, toda vez que se encontraron almacenados medicamentos vencidos. Contrario a lo establecido en el Manual de Normas y Procedimientos del Servicio de Farmacia, aprobado en Acta de Consejo Directivo N 05 de fecha16/03/2009, pág. 19/40. Situación motivada a que no han sido aplicados por parte del Servicio de Farmacia los mecanismos de control internos, relacionados con la verificación de la fecha de vencimiento de los medicamentos recibidos a la Proveeduría Regional del Sistema Nacional de Salud del Estado Táchira o del Depósito General, cuyos medicamentos no tienen una alta rotación o están próximos a vencerse; y el formato utilizado denominado Hoja de Pedido y Despacho no detalla la fecha de vencimiento y número de lote a que corresponde; lo que trae como consecuencia que el área de farmacia mantenga en su stock medicamentos vencidos, en detrimento de la gestión desarrollada por el Hospital Oncológico, en términos de eficacia, eficiencia y economía. Conclusiones Sobre la base de los resultados obtenidos a través de la Auditoria Operativa al Hospital Oncológico de Táchira, se concluye: En cuanto a la legalidad y sinceridad de las operaciones relacionadas con la adquisición de medicamentos, productos farmacéuticos y material médico- quirúrgico; se constató que el Hospital celebró contratos para la adquisición de productos farmacéuticos, medicamentos y material médico quirúrgicos, mediante la modalidad de Consulta de Precios, sin

5 5 evidenciarse documentación que soporte la realización de las actividades previas, acta para dar inicio a los procedimientos, otorgamiento de la adjudicación por parte de la máxima autoridad, ni la notificación al beneficiario de la adjudicación; además se realizaron pagos a la empresa Aga Gas, C.A. para la adquisición de Oxigeno Líquido y Gaseoso, sin comprobarse la existencia de documentos que soporten la aplicación de los procedimientos establecidos en la Ley de Contrataciones Públicas. Sobre el registro (entrada y salida) y control llevado por el almacén, así como el inventario de medicamentos, productos farmacéuticos y material médico- quirúrgico; la Unidad de Kardex no elaboró mensualmente el Modelo 4 (Movimiento Mensual de Materias) y Modelo F15-7 (Relación por concepto de movimiento Mensual de Materias) relacionados con el movimiento de los medicamentos y material médico quirúrgico; asimismo, los registros de las tarjetas de estantes al , elaboradas por la Unidad de Depósito, no se correspondieron con la existencia física del material médico-quirúrgico para la misma fecha, tomada por el equipo auditor; ni presentan la firma del Jefe de Almacén. Por otra parte, el Servicio de Farmacia del Hospital, no lleva un control de las caducidades de los fármacos existentes en esta área, toda vez que se encontraron almacenados medicamentos vencidos. Recomendaciones De acuerdo con los resultados señalados en el presente Informe de Auditoria Operativa al Hospital Oncológico de Táchira, se formulan las siguientes recomendaciones a las máximas autoridades del Hospital: 1. En los procedimientos de selección de contratistas bajo la modalidad de Consulta de Precios que lleve a cabo el Hospital, se deberá dar estricto cumplimiento a lo previsto en el Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley de Contrataciones y su Reglamento; a fin de garantizar la selección del proveedor más conveniente a los intereses del Hospital, a fin de garantizar la contratación de bienes y servicios con empresas que cuenten con la capacidad técnica, legal y financiera; y se asegure la adecuada conformación del expediente de contratación, en pro de los principios de transparencia y legalidad que amerita el debido proceso. 2. Implantar mecanismos de control interno que coadyuven a la aplicación de las modalidades de selección de contratistas, previstas en el Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley de

6 6 Contrataciones Públicas y su Reglamento, para la adquisición de bienes y prestación de servicios, con el fin de garantizar la selección de la mejor oferta, en pro de los principios de economía, igualdad, competencia y transparencia de la gestión pública. 3. La Unidad de Kardex, deberá aplicar los mecanismos de control interno establecidos relacionados con el seguimiento oportuno de la entrada y salida de los suministros del Hospital, a objeto de garantizar que la Unidad de Bienes y Materias y la Unidad de Contabilidad-Tesorería, cuenten con la información necesaria, para realizar sus operaciones, de acuerdo con los movimientos de medicamentos y material médico quirúrgico que se produzcan; y por ende facilite la toma de decisiones por parte de los niveles directivos y gerenciales, sobre la existencia o carencia de los mismos, a fin de poder satisfacer la demanda y prestar un mejor servicio a la comunidad. 4. La Unidad de Depósito deberá dar cumplimiento a los lineamientos internos, que regulan la elaboración y presentación de las tarjetas de estante de los materiales médico - quirúrgicos; así como deberán ser conformadas de acuerdo a lo previsto en la Publicación Nº 15 Instrucciones y Modelos para la Contabilidad Fiscal de las Proveedurías y Almacenes Nacionales ; a objeto de garantizar que la información plasmada en las referidas tarjetas, sea veraz y exacta; lo cual conllevaría a evitar el riesgo potencial de extravío del material, ejerciendo controles adecuados para su custodia. 5. El Servicio de Farmacia deberá aplicar los mecanismos de control interno, relacionados con la verificación de la fecha de vencimiento de los medicamentos recibidos de la Proveeduría Regional del Sistema Nacional de Salud del Estado Táchira o del Depósito General, que no tengan una alta rotación o estén próximos a vencerse, así mismo deberán detallar en el formato denominado Hoja de Pedido y Despacho la fecha de vencimiento y número de lote a que corresponde; a fin de evitar mantener en su stock, medicamentos vencidos, y dar cumplimiento con los principios de eficacia, eficiencia y economía, en beneficio de la gestión del Hospital Oncológico. Lcda. Mabel Bautista Jiménez Directora de Control de la Administración Descentralizada

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