Certificación Digital para Empresas: identificación y firma electrónica

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1 Certificación Digital para Empresas: identificación y firma electrónica

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3 1 Índice capítulo 1 Qué es un certificado digital?... 3 capítulo 2 Tipos de certificados > Atendiendo al titular del certificado... 7 > Atendiendo al soporte y grado de seguridad del dispositivo... 7 > Atendiendo a usos específicos... 8 capítulo 3 Usos y aplicaciones > Administración Pública > Cámara de Comercio e Industria de Madrid > Aplicaciones informáticas > Otras aplicaciones > Reconocimientos pendientes capítulo 4 Fundamentación legal > De qué depende la validez de un certificado? capítulo 5 Fundamentación técnica capítulo 6 Cómo puedo obtener un certificado digital? > Cómo solicito un certificado digital? > Cómo descargo mi certificado digital? > Cómo instalo mi certificado digital? capítulo 7 Cómo funciona un certificado digital? > Identificación en una web capítulo 8 Demostración de un proyecto de Certificación Digital implantado en la Cámara del Libro de Madrid >> Certificación digital para empresas

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5 3 1. Qué es un certificado digital? Poder gestionar tareas dentro de nuestro negocio de forma telemática sin la necesidad de efectuar desplazamientos, supone un ahorro de nuestro tiempo pero >> Cómo podemos realizar estos trámites de forma segura?? >> Cómo garantizamos la identidad de nuestro interlocutor, el contenido de los documentos telemáticos y la seguridad de nuestros mensajes? En respuesta a todas estas preguntas surge la que hoy en día es una herramienta imprescindible para garantizar tanto la autenticidad del emisor como la integridad de la información transmitida: el certificado digital. Se trata de una información que nos permite: > Identificarnos electrónicamente. > Firmar documentos electrónicos con el mismo valor que la firma manuscrita. > Cifrar documento electrónicos, garantizando que estos datos no puedan ser vistos ni manipulados por terceras personas. >> Certificación digital para empresas

6 4 Aplicaciones del certificado digital en la empresa Ejemplo Identificación electrónica para el: > Acceso a los servicios on line de la Agencia Tributaria (AEAT). Para trámites como ciudadano y como empresa (declaración de IVA, obtención de certificaciones, facturación electrónica ) > Acceso a los servicios on line de la Comunidad de Madrid. > Acceso a los servicios on line de la Cámara de Comercio de Madrid. Para tramitación de certificados de origen, acceso como proveedor al servicio de asesoramiento tecnológico, etc. > Acceso intranets. > Acceso a aplicaciones informáticas empresariales. Firma de documentos electrónicos puedo firmar cualquier documento electrónico con la misma validez legal que la firma manuscrita! > Facturación electrónica. > Firma de contratos. > Firma de correos electrónicos. > Firma de actas. > Votaciones electrónicas. Cifrado de documentos electrónicos > Cifrado de bases de datos electrónicas para el cumplimiento de la ley orgánica de Protección de Datos (LOPD). capítulo 1. Qué es un certificado digital?

7 5 Algunos datos Informe Oficial del Consejo Asesor para las Telecomunicaciones y la Sociedad de la Información. Se trata de lograr, tras un período transitorio, que todas las empresas españolas, sean grandes, medianas o pequeñas, dejen de usar el papel para emitir facturas y lo hagan exclusívamente por vía telemática. En todos los negocios, en las relaciones con los bancos o en la Administración, bastará el envío electrónico de las fracturas de las transacciones. Según la AECOC, cada documento en papel tiene un coste de 0,75. Realice una sencilla multiplicación y piense en los ahorros de papel, mensajeros, tinta, desgaste de impresora, almacenamiento que podría tener con un certificado digital. >> Certificación digital para empresas

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9 7 2. Tipos de certificados Atendiendo al titular del certificado: > Certificado de Persona Jurídica. Este certificado identifica a una entidad con personalidad jurídica. > Certificado de Representante. Este certificado permite que su titular actúe en nombre de la empresa a la que pertenece. > Certificado de Apoderado. Indicará la relación de apoderamiento entre la persona física y la entidad descrita en el certificado. > Certificado de Pertenencia a empresa. Este certificado permite que su titular se identifique como trabajador perteneciente a una empresa. Atendiendo al soporte y grado de seguridad del dispositivo: Este fichero puede adoptar diversos formatos en función del nivel de seguridad que precise la aplicación informática concreta en la que se va a emplear. > Software. Este es el soporte más habitual. No es preciso disponer de otros elementos periféricos para su uso, contrariamente a los casos anteriores. La mayoría de las aplicaciones del ámbito profesional y tributario se pueden desarrollar con un certificado de este tipo, ya que el nivel de seguridad en el que operan es lo suficientemente alto para considerarlo un buen elemento de identificación electrónica. > Tarjeta. El certificado digital con toda la información relativa al signatario se almacena en un chip que contiene la tarjeta que es leída por un lector específico con el que debe estar equipado el ordenador desde donde se utiliza. > SIM-USB. Se trata de un elemento con conexión USB que alberga el certificado digital. El nivel de seguridad es el mismo que el de la tarjeta pero al no requerir un lector adicional, ya que el soporte sí es un lector, se puede emplear con mayor facilidad en otros ordenadores. Estos dispositivos también están disponibles con 256 Mb de memoria que permiten no sólo disponer del certificado en el dispositivo, sino también almacenar los documentos que necesite. > PCMCIA. Dispositivo lector/grabador universal de tarjetas inteligentes con interfaz PCMCIA. Este tipo de soporte se emplea para los ordenadores portátiles. >> Certificación digital para empresas

10 8 Atendiendo a usos específicos: > Certificado de e-factura. Certificado exclusivo para facturación electrónica atendiendo a la necesidad de las empresas que buscan la seguridad del certificado para la emisión de facturas electrónicas ya que no permite realizar ningún otro tipo de trámite distinto a la facturación electrónica ni con la Administración, ni entre empresas en nombre de la empresa. Características: - Mayor seguridad en caso de que un tercero acceda al certificado. - El procedimiento para obtener este certificado es ágil y rápido. En un día la empresa puede disponer de su certificado. - El certificado de e-factura de AC Camerfirma ha obtenido el reconocimiento expreso de la Agencia Estatal de la Administración Tributaria mediante Resolución dictada por el Director del Departamento de Inspección Financiera y Tributaria del pasado 26 de enero de Cumple la normativa española y europea en materia de firma electrónica. - Lo puede solicitar una persona física, titular del certificado, con capacidad de representación dentro de la empresa o autorizado por un representante de la empresa, para realizar facturación electrónica en nombre de la misma. > Certificado de Servidor Seguro. Certifica que un determinado dominio ha sido registrado a nombre de la entidad identificada en el certificado, no cabe la posibilidad de suplantaciones de la web. - Gracias al empleo del protocolo SSL, garantiza que la comunicación entre el cliente y el servidor es totalmente confidencial y que no podrá ser interceptada ni modificada por un tercero. - Es una herramienta imprescindible para todas aquellas empresas que estén pensando realizar comercio electrónico, especialmente cuando se trata de realizar actividades a través de internet en las que deban circular por la red información tan importante como datos de carácter personal o datos financieros. > Firma de Código. Los Certficados reconocidos para firma de código garantizan la autoría e integridad de los programas o aplicaciones software. > Sello de Empresa. Este certificado está asociado a una máquina y ofrece garantías técnicas de autenticidad de origen integridad. Este certificado podrá ser usado de forma automática desasistida por una aplicación. Es adecuado para la firma de comprobantes de recepción electrónicos, firma de newsletters o comunicaciones de empresa, firma de logs y backups, etc. capítulo 2. Tipos de certificados

11 9 >> Qué tipo de certificado me conviene solicitar?? >>> Dependerá del uso que quiera hacer del mismo. Son las diferentes aplicaciones las que requieren el uso de un certificado u otro. Utilizando el símil de las tarjetas de crédito, es la tienda la que me indica qué tarjetas de crédito son aceptadas para realizar la compra. >> Certificación digital para empresas

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13 11 3. Usos y aplicaciones Son muchos y variados los trámites que actualmente pueden ser gestionados gracias al certificado digital, y día a día éstos van en aumento. A continuación presentamos una relación de trámites a realizar con distintos Organismos. Administración Pública > Ministerio de Trabajo y Asuntos Sociales ( Dispone del sistema DELTA para la realización de declaraciones electrónicas de trabajadores accidentados. > Ministerio de Industria, Turismo y Comercio ( - Ayud@tec: Las empresas pueden tramitar las ayudas, subvenciones y premios que ofrece el MITYC bajo el proyecto para la tramitación a través de técnicas electrónicas, Ayud@tec. Así mismo, el MITYC dispone del sistema CIRCE para la constitución de la Sociedad Limitada Nueva Empresa (SLNE). - CIRCE: A través del CIRCE, se puede obtener toda la información acerca de estas empresas SLNE y acerca de los Puntos de Asesoramiento e Inicio de Tramitación (PAIT) para las mismas. > Ministerio de Administraciones Públicas ( Servicio de notificaciones telemáticas seguras: A través del Servicio de Notificaciones Telemáticas Seguras, el Ministerio de Administraciones Públicas, en colaboración con Correos, pone a disposición de cualquier persona física o jurídica que lo solicite la posibilidad de recibir de forma alternativa por vía telemática las notificaciones que actualmente reciben en papel. La suscripción a este servicio es voluntaria y tiene carácter gratuito. >> Certificación digital para empresas

14 12 > Seguridad Social ( Se podrán realizar telemáticamente, desde la Oficina Virtual de la Seguridad Social, los trámites personales que venían realizando de forma presencial en cualquiera de sus oficinas. Estos trámites se reagrupan bajo el nombre de Servicios personales tales como el informe de vida laboral. > Dirección General de Tráfico ( Gestión de Permisos y Licencias de Conducir por Puntos. > Ministerio de Fomento ( A través de la Oficina Virtual se puede realizar el Pago Telemático de Tasas y Recursos y las Reclamaciones. > Ministerio de Cultura ( A través de la Oficina Virtual se puede realizar el Registro Telemático, Solicitud Telemática del ISBN y Certificados Telemáticos del ICAA. > Agencia Estatal de la Administración Tributaria ( Podrá realizar todos aquellos trámites que la Agencia ofrece a través de su Oficina Virtual, tanto a título empresarial como personal. - Presentación y consulta de declaraciones. - Pago de impuestos. - Pago de deudas notificadas. - Constitución y devolución de depósitos para participación en subastas en línea. - Solicitud de aplazamiento de deudas. - Recibir novedades. - Impresión de etiquetas. - Recursos y reclamaciones. - Comunicación de cambio de domicilio o de variación de datos personales o familiares (modelo 030). - Obtención de certificaciones tributarias electrónicas. - VIES - Consulta operadores intracomunitarios (no españoles). - Notificaciones. capítulo 3. Usos y aplicaciones

15 13 Existen más usos que podrá encontrar en la Oficina Virtual de este organismo. > Fundación Tripartita ( Las empresas que realicen acciones de formación continua disponen de una aplicación telemática que les permite comunicar el inicio y finalización de las mismas, como establece la Orden Ministerial que las regula. > Comunidad de Madrid ( A través de la página podrá acceder a más de 80 trámites on line, como por ejemplo: solicitud de inscripción en el Registro de determinadas actividades, solicitud de autorizaciones o solicitud y adjudicación de servicios. > Comisión del Mercado de Telecomunicaciones ( En cumplimiento de lo dispuesto en la Circular 2/2003, de 26 de septiembre y de la CMT, sobre el procedimiento de suministro de datos de los abonados para la prestación de servicios de directorio en competencia, se ha diseñado un Sistema de Gestión de Datos de Abonado (SGDA) que permite a Operadores de Telecomunicación, Servicios de Emergencia y Prestadores de Servicios de Directorio y Guías llevar a cabo el suministro y recepción de los datos de abonados, por vía telemática y de forma segura. > Oficina Española de Patentes y Marcas A través de la página se pueden realizar diversos trámites como el pago telemático, solicitud de marca o nombre comercial, solicitud de patente europea y PCT, presentación de recursos o el envío de ficheros de pago. > Otras Administraciones regionales y provinciales: Así mismo, se pueden realizar numerosos trámites con las Administraciones Regionales tales como: - Generalitat de Cataluña. - Junta de Andalucía. - Generalitat Valenciana. - IZEMPE: Diputación de Álava, Guipúzcoa, Vizcaya y Gobierno Vasco. - Xunta de Galicia. - Gobierno de Aragón. - Ayuntamiento de Valladolid, etc. - Junta de Castilla y León. Todos estos trámites están detallados en >> Certificación digital para empresas

16 14 Cámara de Comercio e Industria de Madrid La Cámara de Comercio e Industria de Madrid ofrece distintos servicios y trabaja en aplicaciones que facilitan al empresario su trabajo cotidiano gracias al uso de los certificados digitales. > Tramitación de Certificados de Origen ( Aplicación que permite realizar la solicitud de Tramitación de Certificados de Origen a través de Internet. Ya está disponible en las Cámaras de A Coruña, Alcoy, Alicante, Bilbao, Cádiz, Gijón, Gipuzkoa, Madrid, Mallorca, Manresa, Reus, Sabadell, Salamanca, Valencia y Zaragoza. > Servicio de asesoramiento tecnológico para empresas de la Comunidad de Madrid ( Los proveedores tecnológicos de esta plataforma deben disponer de un certificado digital para identificarse y firmar ofertas. El servicio de asesoramiento de la Cámara de Madrid ofrece asesoramiento gratuito para las pymes, ofreciendo soluciones concretas para cubrir las necesidades detectadas. Si usted desea recibir asesoramiento tecnológico gratuito, puede hacerlo a través de o en el teléfono Aplicaciones informáticas La Certificación Digital también le permitirá firmar electrónicamente, con igual validez que la firma manuscrita, sus documentos de: - MS Office XP. - Adobe Acrobat. - Correos electrónicos (MS Outlook, MS Outlook Express, Netscape Messenger). Camerfirma también dispone de una herramienta gratuita, Dfirma Desktop, que le permitirá la firma/validación de documentos y directorios mediante el botón derecho del ratón. Esta aplicación puede descargarla en Para firmar en la PDA, necesitará una aplicación específica de firma que puede obtener en capítulo 3. Usos y aplicaciones

17 15 Otras aplicaciones Además de todo esto, también puede incorporar la autentificación mediante certificación digital en otras aplicaciones empresariales tales como: > Facturación electrónica. Cualquier entidad física o jurídica obligada a expedir facturas puede optar por la modalidad de facturación electrónica. Los sistemas de factura electrónica no son de ámbito exclusivo de grandes compañías sino que son perfectamente aplicables a pymes y autónomos. > Si necesita una plataforma de gestión empresarial, la Cámara de Comercio, junto con la Consejería de Economía e Innovación Tecnológica, ponen a disposición de 500 pymes madrileñas durante 2007, soluciones informáticas de gestión para pymes, 100% subvencionadas que incluyen una plataforma de facturación electrónica. > Más información en > Plataforma de Gestión de Proveedores. Los proveedores de su empresa pueden disponer del certificado digital Camerfirma para identificarse en las aplicaciones y firmar las transacciones realizadas. > Participación y votación e los Consejos de Administración. Los certificados digitales son una herramienta válida para la participación y la firma de actas de los Consejos de Administración. > Juntas de Accionistas. > Intranet Corporativa. > Gestión de Privilegios, etc. >> Me ayudará a ahorrar un certificado digital?? >>> La firma electrónica de documentos y la tramitación telemática supone un ahorro en tiempo de gestión, papel, envío y espacio de almacenamiento físico. Reconocimientos pendientes En estos momentos, se encuentran en proceso de trámite la adaptación y/o acreditación de los Certificados Camerfirma para las siguientes Entidades: Ministerio de Economía Ministerio de Justicia Ministerio de Interior Registradores de la Propiedad y Mercantiles de España Gobierno de Canarias Gobierno del Principado de Asturias. >> Certificación digital para empresas

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19 17 4. Fundamentación legal La fiabilidad de un certificado digital depende en gran medida de la entidad que lo ha emitido. La ley establece una serie de requisitos altamente exigentes para que una entidad pueda llegar a constituirse en autoridad de certificación (1) y somete a severos controles todas las prácticas y protocolos que se siguen a la hora de emitir los certificados y comprobar la identidad de los solicitantes. Todas estas precauciones tienen por objeto asegurar la transparencia de todo el proceso de solicitud y en definitiva, garantizar seguridad y la validez de los certificados emitidos. Actualmente existe un gran número de entidades de certificación que han ido segmentando el mercado de prestación de servicios de certificación según el público objetivo al que se dirigen. >> Qué valor añadido aportan los Certificados de Camerfirma?? >>> Están enfocados al público objetivo empresarial y a sus necesidades. >>> Utilizan la red de Cámaras de Comercio para realizar la validación de los datos que se incluirán en el certificado. >>> Vocación Internacional al estar integrados en la jerarquía de Cámaras de Comercio Europeas de Autoridades de Certificación Chambersing. (1) Autoridad de Certificación. Es la entidad responsable de la emisión y gestión de los certificados digitales. Actúa como tercera parte de confianza entre el Firmante/Suscriptor y el Tercero que confía, vinculando una determinada clave pública con una persona. >> Certificación digital para empresas

20 18 Marco legal Marco Europeo. Directiva 1999/93/CE, del 13 de diciembre de 1999, por la que se establece un marco comunitario para la firma electrónica. Marco Español. Ley de firma Digital 59/2003 del 19 de diciembre de Sobre factura electrónica: Ley 59/2003, de firma electrónica: regula la firma electrónica, su eficacia jurídica y la prestación de servicios de certificación. RD 1496/2003, Reglamento sobre obligaciones de facturación y de modificación del Reglamento del IVA (RD 1624/2002), transposición de la Directiva 2001/115/CE sobre facturación en relación con el IVA. Orden EHA/962/2007, de 10 de abril, por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas, contenidas en el Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación (BOE, 14 de abril de 2007). capítulo 4. Fundamentación legal

21 19 De qué depende la validez de un Certificado? La validez de un certificado como elemento de seguridad se apoya sobre cuatro pilares fundamentales: 1. Autentificación de las partes. La autenticidad hace referencia a la garantía que ofrece el poder demostrar que el emisor de un mensaje es realmente quien dice ser, debido a que la clave privada empleada para firmar un se corresponde inequívocamente con una clave pública, la cual está asociada a su vez a un certificado digital con los datos del poseedor de las claves. 2. Integridad de la transacción. La integridad consigue demostrar que el mensaje se mantiene tal y como lo ha enviado el emisor y no ha sido manipulado durante el envío, debido a que la más mínima alteración sería percibida por el receptor. 3. Confidencialidad. El certificado digital permite la opción de que únicamente el emisor y el receptor sean quienes compartan la información. 4. No repudio. Por su parte, el no repudio permitirá al receptor impedir que el emisor pueda negar la autoría del mensaje, debido a que este último es el único que conoce la clave privada que posibilita la firma. >> Certificación digital para empresas

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23 21 5. Fundamentación técnica Técnicamente, el certificado digital se apoya en la utilización de una pareja de claves criptográficas: una privada conocida únicamente por el titular y otra pública susceptible de ser conocida por cualquier persona. Ambas claves están vinculadas entre sí de forma única, de tal forma que de la pública no se puede deducir la privada. La misión de una Autoridad de Certificación consiste en a asociar esa clave pública con los datos identificativos de su titular, creando de esta forma un certificado digital garantizado por la propia Autoridad de Certificación. El Certificado digital es el medio técnico que proporciona a los datos electrónicos de los elementos de autentificación del firmante, integridad de la información y no repudio de lo firmado. Es decir, se trata de la generación de un entorno en el que las comunicaciones y transacciones sean seguras y fiables. Para todo ello, el Certificado Digital, se basará en los siguientes pilares tecnológicos: > Criptografía asimétrica Este mecanismo utiliza dos claves: una de las llaves será pública, podrá ser conocida por todos, y otra, que será privada, deberá estar custodiada por su propietario. >> Certificación digital para empresas

24 22 > Función Hash: Nos permite asegurarnos de que nuestra comunicación llegue a su destino sin que haya sido modificada, es decir, la integridad. Las funciones hash transforman un mensaje de longitud arbitraria en un número fijo de bits, de tal forma que dos mensajes diferentes generaran dos secuencias Hash distintas. Así vamos a identificar de forma única al mensaje original. Al mensaje le aplicamos un algoritmo de Hash, al que le encriptamos con nuestra clave privada, este código de bits es lo que llamamos firma electrónica. El proceso de verificación seguirá el camino inverso, esto es, generamos la secuencia Hash del documento, lo desencriptamos con la llave pública del remitente y comprobamos que ambos resultados coinciden. Todo este proceso no es visible para el usuario, ya que se realiza de forma automática desde las aplicaciones. capítulo 5. Fundamentación técnica

25 23 >> Qué elementos tiene un Certificado Digital?? >>> La identidad del titular. >>> La clave pública del titular. >>> Datos propios del certificado: número de serie, fecha de caducidad, etc. >>> La identidad de la autoridad de certificación que lo ha emitido. >>> La firma de la autoridad de certificación. >> Certificación digital para empresas

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27 25 6. Cómo puedo obtener un Certificado Digital Los trámites para solicitar un certificado digital varían en función del protocolo que establece cada autoridad de certificación. En cualquier caso, la Autoridad de Registro (2) deberá realizar una serie de verificaciones. En el caso de los certificados digitales empresariales Camerfirma, las verificaciones a realizar serían las siguientes: - Identidad del solicitante. - Entidad. - Relación existente entre trabajador y empresa. La documentación requerida varía en función del tipo de certificado digital que se solicita. (2) Autoridad de Registro. Entidad responsable de la gestión de las solicitudes e identificación y registro de los solicitantes de un certificado. En el caso de las empresas madrileñas la Autoridad de Registro es la Cámara Oficial de Comercio e Industria de Madrid. >> Certificación digital para empresas

28 26 Cómo solicito un certificado digital La solicitud de los Certificados digitales Camerfirma se realiza a través de la página A continuación se describe el procedimiento para solicitar un certificado de pertenencia a empresa de Camerfirma. >> paso 1 >> paso 2 >> paso 3 >> paso 4 Tras realizar la solicitud, el solicitante recibirá un correo indicándole la documentación a aportar y facilitándole los datos de su Cámara de Comercio. capítulo 6. Cómo puedo obtener un certificado digital

29 27 Cómo descargo mi certificado digital Una vez realizada la solicitud del certificado digital y tramitada la documentación con la Autoridad de Registro de la Cámara Oficial de Comercio e Industria de Madrid, podremos proceder a la descarga del certificado digital para su posterior instalación. A continuación se detallan los pasos a seguir para la descarga del certificado digital. En la parte superior derecha del Contrato de Prestación de Servicios de Certificación Digital está la Clave de Producto y la dirección a la cual debe acceder para introducirla. Accedemos a la dirección e introducimos la clave de producto y el código de seguridad y pinchamos en Enviar >> Certificación digital para empresas

30 28 Aparecerá la siguiente pantalla y pulsamos en Aceptar En la siguiente pantalla, aparece el botón de Descargar que pulsaremos capítulo 6. Cómo puedo obtener un certificado digital

31 29 Aparecerá la siguiente pantalla para que procedamos a guardar el certificado digital en nuestro equipo, por lo pulsaremos en Guardar Procederá a elegir el directorio donde quiere guardar el certificado. >> Certificación digital para empresas

32 30 La última pantalla que aparece es la siguiente, donde pulsaremos en Abrir A partir de este momento comenzará el proceso de instalación del certificado. capítulo 6. Cómo puedo obtener un certificado digital

33 31 Cómo instalo mi certificado digital Instalación de un certificado digital en Microsoft Internet Explorer versión 4 y posteriores. Una vez que disponemos de un certificado electrónico es necesario proceder a su instalación en nuestro sistema operativo (Windows), lo cual es posible realizarlo de dos maneras: > Opción A: instalación mediante el uso del Internet Explorer 4 y versiones posteriores. Una vez abierto el navegador es necesario seleccionar la opción Herramientas y posteriormente Opciones de Internet dentro del menú desplegable. Dentro de la ventana de Opciones de Internet seleccionaremos la pestaña Contenido, y más tarde sobre el botón Certificados. En la siguiente pantalla se debe pulsar sobre la pestaña Personal y posteriormente sobre el botón Importar. >> Certificación digital para empresas

34 32 > Opción B: realizar doble clic sobre el icono del propio certificado. De cualquiera de las dos formas obtendremos como resultado la ventana del Asistente para la importación de certificados, que nos irá guiando sobre el proceso de instalación del certificado. Haremos clic en Siguiente para continuar el proceso de instalación. Pulsamos sobre Examinar para seleccionar el archivo que contiene el certificado. capítulo 6. Cómo puedo obtener un certificado digital

35 33 Es necesario comprobar que el tipo de documento que va a abrir es Intercambio de información personal (*.pfx,*.p12). Una vez seleccionado el archivo pulsaremos en Siguiente. Introduciremos el PIN de activación, y posteriormente haremos clic sobre la casilla Habilitar protección segura de claves privadas, de manera que nos comunique cada vez que el sistema haga uso de nuestro certificado. Clic en Siguiente para continuar el proceso. Pincharemos sobre la opción Seleccionar automáticamente el almacén de certificados en base al tipo de certificado. Avanzamos pulsando en Siguiente. >> Certificación digital para empresas

36 34 Pulsamos en Finalizar para validar el proceso. Por último, será necesario definir el nivel de seguridad haciendo clic en el botón Nivel de seguridad. Definiremos un nivel de seguridad alto, de manera que se exigirá nuestra contraseña al hacer uso del certificado electrónico. Pincharemos por tanto en Alto, y posteriormente en Siguiente. capítulo 6. Cómo puedo obtener un certificado digital

37 35 Deberemos indicar una nueva contraseña para hacer uso del certificado. Una vez introducida una segunda vez para su confirmación, pulsaremos en Finalizar. Obtendremos entonces un mensaje que nos informa que todo el proceso de importación se ha realizado correctamente, y que por tanto nuestro certificado digital ha quedado alojado en nuestro ordenador y está listo para ser usado. Se debe hacer clic en Aceptar para terminar el proceso. >> Certificación digital para empresas

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39 37 7. Cómo funciona un certificado digital A continuación veremos algunos ejemplos de cómo funciona la Certificación Digital como identificación en sitios web y cómo se firman documentos electrónicos. Identificación en una web Para mostrar un ejemplo de cómo emplear un certificado digital al acceder a una web que requiera identificación segura, vamos a acceder a los servicios on line para empresas de la Comunidad de Madrid a través de Accedemos a >> En Servicios y Trámites. >> Certificación digital para empresas

40 38 >> Consultas y gestiones telemáticas De entre los servicios que se ofrecen, accedemos al deseado. En ese momento nos pedirá identificación. >> Seleccionamos el Certificado con el que queremos trabajar. >> Introducimos nuestra Clave privada. capítulo 7. Cómo funciona un certificado digital

41 39 >> Certificación digital para empresas

42 40 Firma de un documento electrónico Para ilustrar un ejemplo de firma, hacemos la firma de un correo electrónico con Outlook Cuando tengamos abierto un nuevo mensaje de correo electrónico, y antes de enviarlo, se agrega la firma digital, hay dos posibilidades: >> Opción 1 Si pulsamos el icono quedará anexada automáticamente la firma digital al mensaje. A la hora de enviar el mensaje, el programa solicita la contraseña que, en su caso, se introdujo al instalar el certificado. capítulo 7. Cómo funciona un certificado digital

43 41 Una vez introducida la contraseña correctamente, se hace efectivo el envío. Si no ponemos la contraseña o nos equivocamos al ponerla, el mensaje no se enviará firmado. El programa nos comunicará que el mensaje no puede ser enviado de forma firmada, y nos ofrecerá la opción de enviarlo de forma normal. >> Opción 2 En Herramientas, Opciones, en la pestaña de Seguridad, pulsamos en Firmas Digitales y agregamos el certificado con el que queremos firmar. Podemos también, si así se desea, tener por defecto activada la opción de cifrar, firmar, incluso las dos opciones activadas. Esto lo podremos hacer desde la barra de menú seleccionar Herramientas, Opciones. En la ventana Opciones seleccionar la pestaña de Seguridad. Dentro del apartado Correo Electrónico Cifrado, marcaremos la casilla de Cifrar contenido y datos adjuntos para mensajes salientes y Agregar firma digital a los mensajes salientes. Hacemos clic en el botón Aceptar de la ventana Opciones, y ya tendremos configurado el correo para enviarlo firmado y cifrado sin tener que activar estas opciones en cada uno de los mensajes que enviemos. >> Certificación digital para empresas

44 42? >> Qué es lo que recibe el destinatario? Pinchando sobre el icono de Firma del Certificado. podrá ver las propiedades de seguridad del mensaje y acceder a los datos Además de correos electrónicos, puede firmar todo tipo de documentos electrónicos. Algunos sistemas operativos ya incorporan en sus aplicaciones la opción de firma electrónica de documentos. En el caso de que sus aplicaciones no estén adaptadas a la firma electrónica, puedes descargarse la aplicación Camerfirma Desktop, permite firmar digitalmente archivos y directorios directamente desde el explorador de Windows, con sólo pulsar el botón derecho del ratón. Veamos un ejemplo : Descargamos gratuitamente la herramienta desde: Una vez ejecutado el programa DFIRMA DESKTOP, firmaremos el documento siguiendo los siguientes pasos: capítulo 7. Cómo funciona un certificado digital

45 43 >> 1. Selección del documento y opción de firma. >> 2. Ventana de firma. >> Certificación digital para empresas

46 44 >> 3. Selección del certificado. >> 4. Firma. capítulo 7. Cómo funciona un certificado digital

47 45 >> 5. Verificación de la firma. >> Certificación digital para empresas

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49 47 8. Demostración de un proyecto de certificación digital implantado por la Cámara del Libro de Madrid Hasta ahora hemos estado viendo algunos de los usos generales en los que utilizar el certificado digital. En este apartado, queremos mostrar un uso concreto y de sencilla aplicación que se llevó a cabo desde la Cámara del Libro de Madrid con sus editoriales asociadas, el cual ha supuesto un ahorro de tiempo en la gestión de un trámite habitual de esta institución. Sistema de recepción y envío de facturas de exportación por correo electrónico firmado digitalmente La Cámara del Libro de Madrid puso en funcionamiento un sistema de recepción de facturas de exportación por correo electrónico firmado digitalmente. La situación inicial: Los asociados de la Cámara del Libro de Madrid, debido a las circunstancias de su trabajo, necesitaban presentar ante la Cámara del Libro de Madrid unas facturas de exportación que requerían ser selladas por esta institución. Este hecho implicaba que las empresas se vieran obligadas a realizar unos desplazamientos que conllevaban unos costes económicos en la impresión, el envío y una pérdida de tiempo. Con el fin de agilizar y mejorar este trámite de cara a sus clientes y para la mejora de su propia gestión, la Cámara del Libro, empleando los certificados digitales, realizó el siguiente proceso que a continuación mostramos comparando con el proceso tradicional y señalando las ventajas del nuevo frente a éste. >> Certificación digital para empresas

50 48 >> Nuevo proceso con Certificación Digital. El exportador genera la factura de exportación y la convierte en pdf o en cualquier otro formato imprimible desde el pc. >> Exportador Las facturas de exportación se envían por correo electrónico tanto en Word, Excel, JPF, TIFF, PDF, como archivos adjuntos a un mensaje de correo electrónico. >> Exportador >> Cámara del libro de Madrid El mensaje de correo electrónico se firma digitalmente mediante la firma electrónica de Camerfirma. capítulo 8. Demostración de un proyecto de certificación digital

51 49 La Cámara convierte las facturas recibidas a PDF (de Adobe Acrobat) y las sella y visa electrónicamente. Las facturas de exportación firmadas electrónicamente y selladas se envían al exportador. >> Exportador >> Cámara del libro de Madrid El exportador recibe la factura de exportación firmada electrónicamente y sellada que podrá remitir a: >>> Contabilidad >>> Almacén >>> Cliente >>> Transitario >>> Aduana >> Certificación digital para empresas

52 50 Trámite con el Trámite con el Ventajas del nuevo antiguo proceso certificado digital proceso Las editoriales No es necesario imprimir Mejora de la gestión de la imprimían las facturas las facturas. Se guardan documentación electrónica, de exportación. en formato electrónico. en lugar de en papel. Reducción del consumo de papel y cartuchos de tinta. Reducción del espacio de almecenamiento. Las editoriales enviaban Las facturas de exporta- Los clientes de la Cámara las facturas ción se enviaban del Libro, se ahorran por mensajero por correo electrónico, el coste del envío o por correo físico. tanto en Word, Excel, por mensajero. JPG, TIFF, PDF, como archivos adjuntos Reducción del tiempo a un mensaje de correo de tramitación. electrónico. La Cámara del Libro La Cámara convierte Mejora la gestión sellaba y firmaba las facturas recibidas de la documentación. las facturas en papel. a PDF (de Adobe Acrobat) y las sella y visa Reducción del consumo de electrónicamente. papel y cartuchos de tinta. Eliminación de papel y por tanto del espacio de almacenamiento. La Cámara del Libro Las facturas Eliminación de gastos enviaba las facturas se devuelven adjuntas de correo. en papel por correo a otro correo electrónico, o mediante mensajero. firmado digitalmente Reducción del tiempo por la Cámara. de tramitación. capítulo 8. Demostración de un proyecto de certificación digital

53 51 En definitiva, el envío telemático de un documento ha permitido: - Facilitar y agilizar la presentación de facturas de exportación en la Cámara del libro de Madrid. - Ahorrar en correo, fax y/o mensajerías. - Resolver problemas de facturas urgentes. - Permitir en un futuro el intercambio de datos con las aduanas. - Facilitar el archivo de la información en formato digital. Y todo ello, de una forma: - Sencilla. - Sin inversión inicial (sólo es necesario un certificado digital). - Fiable. - Segura. Tras más de un año en funcionamiento, más de 60 empresas están utilizando el servicio con plena satisfacción, valorando fundamentalmente los ahorros de tiempo y costes de mensajería y la sencillez de funcionamiento. En resumen La firma digital de cualquier documento garantiza que éste es el original, que no ha sido modificado y que lo envía la persona que lo firma. Así mismo, hace posible la irrefutabilidad de los compromisos adquiridos. Por este motivo, la firma digital es necesaria para realizar trámites formales por vía telemática. Solicite ya su certificado digital a través de y si ya lo ha hecho, sáquele el máximo partido a través de las aplicaciones empresariales que le hemos presentado en este libro. >> Certificación digital para empresas

54 Depósito Legal: M

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56 Cámara Oficial de Comercio e Industria de Madrid Área de Innovación y competitividad C/ Ribera del Loira, Madrid Tel.: Cofinanciado por la Consejería de Economía e Innovación Tecnológica de la Comunidad de Madrid y el Ministerio de Industria, Turismo y Comercio