PROCESO DE SUBVENCION TERRITORIALES Y FUNCIONALES MUNICIPALIDAD DE RECOLETA

Transcripción

1 PROCESO DE SUBVENCION UNIVERSAL PARA ORGANIZACIONES TERRITORIALES Y FUNCIONALES MUNICIPALIDAD DE RECOLETA 2013

2 SUBVENCION Es toda cantidad de dinero, excepcionalmente en especies, otorgada en forma discrecional por el Municipio, a título gratuito, a personas jurídicas de carácter público o privado que colaboren directamente en el cumplimiento de las funciones municipales.

3 REQUISITOS QUE DEBE CUMPLIR LA INSTITUCION QUE SOLICITA SUBVENCION Estar inscrita en el Registro Central de Colaboradores del Estado y Municipalidades a través de la página Estar ubicada dentro del territorio jurisdiccional de la comuna y desarrollar actividades dentro de ella. Tener Personalidad Jurídica vigente de carácter público o privado. Tener Directiva Vigente. R.U.T. de la Institución

4 REQUISITOS QUE DEBE CUMPLIR LA INSTITUCION QUE SOLICITA SUBVENCION No tener fines de lucro. Colaborar en el cumplimiento de las funciones municipales, establecidas en el Art. 4º de la Ley Ellas son: Educación y la cultura. Salud pública y la protección del medio ambiente. Asistencia social y jurídica. Capacitación, la promoción del empleo y el fomento productivo. Turismo, el deporte y la recreación. Urbanización y la vialidad urbana y rural. Construcción de viviendas sociales e infraestructuras sanitarias. Transporte y tránsito público. Prevención de riesgos y la prestación de auxilio en situaciones de emergencia o catástrofes. Apoyo y el fomento de medidas de prevención en materia de seguridad ciudadana. Promoción de la igualdad de oportunidades entre hombres y mujeres, y Desarrollo de actividades de interés común en el ámbito local. Tener Cuenta Corriente bancaria o Cuenta de Ahorro a la Vista, a nombre de la Institución.

5 Documentos que debe adjuntar Certificado de Vigencia de Directiva Copia actualizada de Libro de Registro de Socios Fotocopia de carnet del SII Las organizaciones que se han constituido posteriormente a la entrada en vigencia de la Ley deben solicitar su Certificado directamente en el Registro Civil. En cumplimiento a la norma contemplada en el artículo 15 de la Ley sobre Juntas de Vecinos y demás Organizaciones Comunitarias, que establece: Una copia actualizada y autorizada de este registro deberá ser entregada al secretario municipal en el mes de marzo de cada año y a los representantes de las diferentes candidaturas en elecciones de las juntas de vecinos al renovar sus directivas, por lo menos con un mes de anticipación y con cargo a los interesados. Sin perjuicio de lo dispuesto en los incisos anteriores, cada junta de vecinos deberá remitir al secretario municipal respectivo, cada seis meses, certificación de las nuevas incorporaciones o retiros del registro de asociados. Fotocopia simple por ambos lados.

6 Documentos que debe adjuntar Certificado de cuenta corriente o vista Emitida por la institución bancaria correspondiente Certificado de Inscripción en cl Este certificado se obtiene sin costo ingresando a la página web. Quienes no estén inscritos, deberán hacerlo y adjuntar luego el certificado.

7 COMO SOLICITAR UNA SUBVENCION Debe presentar una Solicitud, en el formato entregado por la Dirección de Desarrollo Comunitario, en Avenida Recoleta 2774, piso 2, adjunto, que forma parte de este Manual. La Institución solicitante debe presentar con la Solicitud UNA PROPUESTA, conteniendo los objetivos, justificación y costos de las actividades. Este procedimiento es aplicable, tanto para el financiamiento de los gastos de funcionamiento de la institución, como para la ejecución de un proyecto específico. Si la subvención solicitada es para construcción o mejoramiento de una Sede u otro tipo de inmuebles, debe acreditarse lapropiedad d del terreno, mediante Certificado de Título de Dominio, escritura u otro o documento que acredite tenencia de la propiedad por parte de la Organización, comodato o permiso de uso vigente. El periodo de postulación será definido e informado por la Municipalidad a través de su página web y de las Unidades Competentes

8 EN QUE PUEDEN SER INVERTIDOS LOS RECURSOS DE LAS SUBVENCIONES Los recursos pueden ser invertidos en proyectos específicos y/o en materias propias de la organización. En proyectos específicos y p p determinados, por ejemplo: Construcción o Reparación de Sedes. Mejoramiento de Sedes y Equipamiento Comunitario De acuerdo a la finalidad de la Institución: Medicamentos e Insumos Apoyo al adulto mayor (alimento, pañales, etc.) Actividades Propias de la Organizaciones Sociales: Competencias deportivas. Implementación Deportiva. Muebles y Máquinas. Capacitación de los Dirigentes en materias que les son propias. Actividades Sociales para niños de escasos recursos. Arriendo de Locales para el desarrollo de alguna actividad.

9 CRITERIOS DE INVERSION Las subvenciones pueden ser invertidas en gastos de operación tales como: luz, agua, Teléfono, gas, material de oficina, gastos en personal, solamente si ha sido solicitada con este objetivo. Ella debe ser utilizada exclusivamente en los fines para lo cual fue solicitada, it si ello nosecumpliere debe ser reintegrada al Municipio.

10 GASTOS QUE NO PODRAN REALIZARSE No podrán utilizarse dinero de la subvención para adquisición de vestuario, calzado, elementos de uso personal y otros similares. No puede gastarse parte de la subvención en gastos de alimentos y/o bebidasb para consumo personal. N dá ili di d l b ió d No se podrá utilizar dinero de la subvención en gastos de representación de los dirigentes de la institución, ya que las labores de esta naturaleza son ad-honorem.

11 COMO SE OTORGA UNA SUBVENCION: Ingreso de solicitud al Departamento de Organizaciones Comunitarias, quien elaborará una Base de Datos, la que debe contener Nombre de la Organización, Monto y Concepto de Gasto. Las solicitudes deben ser acogidas por el Alcalde quien las propondrá al Concejo Municipal. Debe contar con Acuerdo del Concejo Municipal y en el cual debe estipularse expresamente el monto de la subvención aprobada. Decreto Alcaldicio en que debe identificarse la Institución beneficiada, objetivo de ella y su monto. Sancionadas las subvenciones, en un plazo de 20 días la Municipalidad notificará a todas las organizaciones la aceptación o rechazo de su solicitud.

12 Procedimiento Administrativo Interno El Departamento de Organizaciones Comunitarias deberá remitir los Certificados que señalan que la organización se encuentra en el Registro Público de Personas Jurídicas Receptora de Fondos Públicos de la Municipalidad de Recoleta, entregados por las organizaciones en su postulación. La SECPLA solicitará i a la DIDECO y Secretaría Municipal i los Certificados de Vigenciai de las Directivas y de la Organización. Secretaría de Planificación Comunal en un plazo de 15 días despachará a las Dirección de Administración y Finanzas la documentación de todas las Organizaciones que procede la Cancelación de la Subvención sin la suscripción de Convenio. Las Organizaciones que se rigen por la Ley , para la formalización del otorgamiento de la Subvención el Municipio y la Organización Beneficiaria deberán suscribir un CONVENIO en donde se establezca la modalidad y monto a asignar, el tiempo de ejecución, el detalle de los gastos y la forma en que se rendirá cuenta de los mismos.

13 Procedimiento Administrativo Interno Envío de Antecedentes de las Organizaciones beneficiarias a la Dirección de Control. La Dirección de Administración y Finanzas a través de sus Unidades es la Encargada de tramitar el pago de la Organización. ElMontodelasubvenciónseentregaráconchequenominativo,anombredelainstitución beneficiada. La organización deberá firmar un RECIBO, el que debe adjuntarse al Egreso Municipal. Recibida la subvención por la Institución beneficiaria, el Departamento de Tesorería Enviará a la SECPLA, fotocopia del Comprobante de Egreso, en un plazo no superior a 3 días. Recepcionado el Comprobante de Egreso por la SECPLA, en un plazo no superior a 5 días, el funcionario habilitado deberá ingresar a la página la información que autoriza la entrega de la subvención, el monto y concepto de gasto. No bebe mediar más de 15 días desde que la institución beneficiaria recibió el aporte hasta que se publica en dicha página web. La Secretaría de Planificación Comunal deberá mantener un archivo digital con todas solicitudes subvenciones aprobadas e ingresadas al portal

14 COMO SE DEBE RENDIR UNA SUBVENCIÓN Una vez recibidos e invertidos los fondos de la Subvención, las organizaciones debe presentarse una RENDICION DE CUENTAS DOCUMENTADA. La Dirección de Control Municipal es la encargada de recepcionar, revisar, supervisar y aprobar o rechazar las Rendiciones de las Subvenciones. En el caso de ser objetada los documentos o la En el caso de ser objetada los documentos o la rendición se devolverá al encargado de ella para su corrección.

15 Toda Rendición de Cuentas deberá ser remitida con un oficio dirigido al Director de Control y con toda la documentación de respaldo en Original. La Rendición debe ser entregada directamente en la Dirección de Control del Municipio. Para la rendición la Organización deberá solicitar en la Dirección de Control Formulario y/o Planilla de Gastos en la cual debe detallar fecha, Nº del Documento de Pago y Lugar de Compra, Concepto de Gasto, y Monto

16 ASPECTOS IMPORTANTES No pueden rendirse fondos gastados antes de la fecha en que se produjo el acuerdo del Concejo Municipal que otorgó la subvención. Todo gasto debe encontrarse respaldado con documentos, ya sea boleta o factura, las cuales NO pueden tener ninguna clase deenmendaduras. d Larendición ió tampocopuede traer enmendaduras o errores. En el caso de movilización ió y gasto de estacionamiento i se deberá incorporar una planilla especial que deberá detallar fecha, horario aproximado, monto y motivo con timbre y firma autorizada del encargado de la institución que recibió la subvención. En el caso de Estacionamiento deberá adjuntarse comprobante de Pago

17 CUENTA PÚBLICA Para efectos de la rendición, además de la presentación documental, cada organización deberá asistir de forma obligatoria a la Cuenta Pública de Subvenciones que se realizará en el mes de Diciembre. En dicha instancia las organizaciones darán cuenta de los gastos y ejecución de los proyectos financiados por la subvención. La no presentación en dicha Cuenta Pública inhabilita para La no presentación en dicha Cuenta Pública inhabilita para postular a subvenciones del año presupuestario 2014.

18 DEVOLUCION DE FONDOS DE SUBVENCION Al 31 de diciembre si aún queda saldo éste deberá ser integrado en Tesorería Municipal en un formulario de Reintegro del cual se adjuntará copia a la Rendición. Si los recursos no son gastados para los fines para lo cual fue solicitada la subvención, estos deben ser reintegrados a la Municipalidad

19 FLUJO PROCESO SUBVENCION ORGANIZACIÓN HABIL ENVIO ANTECEDENTES A: DIRECCION JURÍDICADAF Y DIRECCIÓN DECONTROL ELABORACION Y FIRMA DE CONVENIO CUENTA PÚBLICA RENDICIÓN DE SUBVENCIONES INGRESO DE SOLICITUD NOTIFICACIÓN A ORGANIZACIONES PAGO DE SUBVENCION RECEPCIÓN ORGANIZACIONES COMUNITARIAS PROMULGACIÓN MEDIANTE DECRETO ENVIO DE COMPROBANTE DE EGRESO A SECPLA RENDICIÓN APROBADA INGRESO INFORMACIÓN A WWW REGISTROS CL RENDICIÓN SUBVENCION CONTROL Formulario y Antecedentes tecede tes adjuntos APROBACION CONCEJO

20 CALENDARIO ASESORÍAS Lunes 1º a Jueves 4 de Julio PROPUESTAS Viernes 5 a Viernes 12 de Julio EVALUACIÓN Lunes 15 y Martes 16 de Julio ADJUDICACIÓN Miércoles 17 de Julio ENTREGA DE RECURSOS Desde Jueves 1º de Agosto en adelante. CONVENIOS Miércoles 24 a Viernes 26 de Julio ACUERDO CONCEJO Martes 23 de Julio