FUNCIONES y PROCEDIMIENTOS SECRETARIA MUNICIPAL

Transcripción

1 I. MUNICIPALIDAD DE MACUL SECRETARIA MUNICIPAL SPS.pca. FUNCIONES y PROCEDIMIENTOS SECRETARIA MUNICIPAL Las funciones generales de la Secretaria Municipal abarcan básicamente cinco grandes Areas que consisten en: I. Dirigir las actividades de Secretaria Administrativa del Alcalde II. Desempeñarse como Ministro de Fe en todas las actuaciones municipales. III. Dirigir las actividades de Secretaria administrativa del Concejo. IV. Dirigir las actividades de Secretaria administrativa del Consejo Económico y Social. V. Dar cumplimiento a lo establecido en la Ley Nº sobre Juntas de vecinos y demás Organizaciones Comunitarias. DESCRIPCION DE LAS FUNCIONES: I DIRIGIR LAS ACTIVIDADES DE SECRETARIA ADMINISTRATIVA DEL ALCALDE 1) Revisar a diario toda la documentación, que ingresa al Municipio vía Oficina de Partes, providenciarla y solicitar los antecedentes necesarios. - A las 15:30 de cada día se reciben los documentos del exterior o internos del Municipio, que ingresan a Oficina de Partes, clasificándolos en carpetas por Direcciones y Correspondencia. (Secretaria) - En cada carpeta se revisan los documentos, ya sea en su forma y en su fondo. Se revisa que se adjunten los antecedentes necesarios y en el caso de los documentos externos, que vengan con nombre, dirección, RUT, teléfono, etc. (Secretario Municipal). - Se providencia a la Unidad que corresponda. (Secretario Municipal).

2 2) Revisar a diario la documentación proveniente de las diferentes Direcciones Municipales para firma del Sr. Alcalde solicitar antecedentes necesarios y clasificarla. - Durante toda la mañana se reciben documentos para la firma del Alcalde provenientes de otras Direcciones Municipales en Secretaria, clasificándolas en carpetas. (Secretaria y administrativo). - Se revisan los documentos, en su forma y en su fondo, solicitando los antecedentes necesarios y se hacen las consultas a cada Dirección en caso que fuera necesario. (Secretario Municipal y administrativos) - Se entregan las carpetas al Sr. Alcalde para firma de Oficios, Decretos, Contratos e instrucciones en el caso de las providencias. (Administrativo). - Se refrendan los Decretos, Contratos y otros documentos por el Secretario Municipal; se numeran y se timbran (administrativo) y se entrega nuevamente todo en Oficina de Partes para su despacho. (Secretaria) 3) Supervisión del despacho oportuno de la correspondencia por la Oficina de Partes. - Una vez firmados los documentos, se separan en Oficios, Decretos, Contratos, providencias u otros y se entregan en Oficina de Partes para su despacho. (Secretaria) - Se supervisa y prioriza el despacho de estos documentos por la Oficina de Partes, ya sea personalmente o por correo. (Secretario Municipal. 4) Atender consultas a diario sobre documentación ingresada al Municipio. - Continuamente se está consultando sobre el estado en que se encuentra una solicitud ingresada al Municipio, para lo cual hay que identificarla con el Kárdex y luego hacer su seguimiento para responder. (Secretaria y administrativo). 5) Redacción de respuestas sobre solicitudes de vecinos. - De acuerdo a lo establecido en la Ley Nº de 1999, que modifica la Ley N , se le debe dar respuesta a las presentaciones que se hagan en la Municipalidad, en un plazo no superior a 30 días.

3 - La Secretaria Municipal debe hacer una revisión de las solicitudes pendientes y consultar en cada Unidad Municipal donde haya sido derivada, solicitando su respuesta. - En el caso que la respuesta definitiva por diversas razones no se concrete antes de 30 días, la Secretaria Municipal hace una respuesta parcial al solicitante, explicándole en que, estado se encuentra su presentación. - En otro caso, cuando la Unidad Técnica responde al Alcalde, la Secretaria Municipal debe transcribir esta respuesta al solicitante, para que no quede sin responder y dar cumplimiento a la Ley. II DESEMPEÑARSE COMO MINISTRO DE FE EN TODAS LAS ACTUACIONES MUNICIPALES. 1) Refrendar los decretos y otros documentos oficiales una vez firmados por el Sr. Alcalde y notificarlos cuando corresponda. - El Secretario Municipal firma todos los Decretos, Contratos, Decretos de pago y otros documentos, refrendando la firma del Sr. Alcalde. - Notificar personalmente los Decretos que sean necesarios, especialmente los que adjudican propuestas, ponen término a contrato, disolución de organizaciones comunitarias y otros. 2) Emitir certificados sobre actuaciones municipales cuando se soliciten. - En la Secretaría Municipal se emiten todos los certificados que sean necesarios sobre las actuaciones municipales, como son de deudas de las empresas, de exposición de Plan Regulador, de exposición del escalafón, temas tratados en Concejo y otros. 3) Dar Fe, de algunas actuaciones en terreno cuando lo solicite el Sr. Alcalde como son reuniones con organizaciones, Actas de Entrega, recepciones de algunas obras, Retiro de Kioscos, inundaciones, etc. III DIRIGIR LAS ACTIVIDADES DE SECRETARIA ADMINISTRATIVA DEL CONCEJO Las sesiones del Concejo se celebran: las Ordinarias los primeros u cuartos Martes de cada mes. Las extraordinarias, de acuerdo a las necesidades del servicio.

4 1) Recopilación de antecedentes y preparación de las citaciones del Concejo 'Municipal y su envío oportuno a los Sres. Concejales. - En la semana anterior a la sesión ordinaria fijada en el Reglamento del Concejo, esta Secretaría se preocupa de consultar a cada Director si tiene algún tema para tratar en Concejo. En caso de haber, se le solicita que envíe los antecedentes correspondientes para la citación. (Secretario Municipal). - También se hace una revisión de los informes o antecedentes solicitados en Concejo por los señores Concejales. Se llama a todas las Direcciones con el objeto de solicitarlos en el caso que estén pendientes. (Secretaria) - Una vez que se tienen los posibles temas para el Concejo se le comunica al Sr. Alcalde para su conocimiento e instrucciones de ponerlo en Tabla. (Secretario Municipal). - Con el visto bueno del Sr. Alcalde, se confecciona la citación, solicitando asesoría del Director Jurídico cuando sea necesario. (Secretario Municipal). - Se envía la citación a los señores Concejales con todos los antecedentes e informes con que cuenta la Secretaría Municipal generalmente el día Viernes anterior a la sesión ordinaria, a petición de los señores Concejales, ya que el plazo para entregarla es de 48 horas antes, de acuerdo a Reglamento. (Secretaria y administrativo) - Para las sesiones extraordinarias se procede de igual forma, enviando la citación con los antecedentes de los puntos de la tabla, respetando los plazos de entrega fijados en el Reglamento. - Con dos días de anticipación, se solicita a Alcaldía el salón azul y se le avisa a la Secretaria de Actas el día y hora de la sesión. (Secretaria) 2) Revisión de Actas, distribución y custodia. - Las actas de las sesiones se graban y son transcritas textuales por una secretaria de actas. - Una vez dactilografiadas las actas, el Secretario Municipal las revisa y le hace las observaciones en el caso que tuviera. - Una vez corregidas las actas, se les sacan fotocopias para los señores Concejales y la Dirección que lo solicite y posteriormente se archivan. (Secretaria).

5 3) Transcripciones de Acuerdos y distribución. - Al día siguiente de celebrada una sesión del Concejo; el Secretario Municipal procede a redactar los acuerdos tomados, haciéndose asesorar de las Unidades Técnicas que correspondan y enviándolos para revisión de la Dirección Jurídica. - Una vez corregidos los acuerdos, se les saca fotocopias y se envía a la Unidad Técnica que corresponda con el objeto de darles cumplimiento. (Secretaria). - Los acuerdos se adjuntan a las actas para enviarlos a los señores Concejales. (Secretaria y administrativo). 4) Coordinar informes y solicitudes efectuadas en sesiones del Concejo. - Los informes y peticiones solicitadas en sesión, son registrados en un cuaderno especial por el Secretario Municipal. - Al día siguiente de celebrada la sesión, se les envía un memorándum firmado por el Secretario Municipal a cada Dirección o Unidad Municipal con la solicitud hecha en sesión. - Estas peticiones se anotan en un libro especial que lleva la Secretaría Municipal, con fecha de entrega y plazo para responder. (Secretaria). - Transcurridos 10 días desde la solicitud, la Secretaria se encarga de recordar su cumplimiento. 5) Revisar el cumplimiento de los Acuerdos del Concejo. - El Secretario Municipal se coordina con cada Director o Unidad Técnica para el cumplimiento de los acuerdos del Concejo. IV DIRIGIR LAS ACTIVIDADES DE SECRETARIA ADMINISTRATIVA DEL CONSEJO ECONOMICO y SOCIAL 1) Preparar y despachar citaciones del CESCO. De acuerdo a lo dispuesto en la Ley Orgánica Constitucional de Municipalidades, hay algunas materias en que el CESCO debe conocer o dar su opinión, como son el Presupuesto Municipal, la Cuenta Anual del Alcalde, los nombres de calles y plazas, las patentes de alcohol y otras materias que el Sr. Alcalde considere importante recabar su opinión.

6 - En estos casos, la Secretaria Municipal por instrucciones del Sr. Alcalde solicita los antecedentes a las Unidades Técnicas Municipales para preparar la citación, la que se envía a cada integrante a su domicilio. - Las reuniones del CESCO también pueden ser autoconvocadas de acuerdo al Reglamento del mismo, para lo cual el Vicepresidente solicita en Secretaria Municipal la confección, el reparto de las citaciones y el salón. - Se solicita el salón azul para el día y la hora indicados (Secretaria) - En la reunión, el Secretario Municipal registra la asistencia de los consejeros y los acuerdos tomados en la sesión, en un Libro especialmente para el CESCO. - Al día siguiente de la reunión del CESCO, el Secretario Municipal redacta los acuerdos y se envían al Sr. Alcalde para pasarlo a sesión de Concejo si procediere. Las reuniones del CESCO se celebran una vez al mes o cada dos meses como promedio. 2) Atender y asesorar a los miembros del CESCO en las materias que le son propias. - Los integrantes del CESCO se dirigen a la Secretaría Municipal cuando requieren de alguna información relacionada con el Municipio. En Secretaría se le atiende y se coordina con las Unidades Técnicas si la materia lo requiere para responderle. (Secretario Municipal) 3) Llevar archivo actualizado con toda la documentación del CESCO. - En Secretaría Municipal se lleva el archivo de los integrantes, citaciones, documentación, acuerdos, asistencia y toda la documentación referida al Consejo Económico y Social. V DAR CUMPLIMIENTO A LO DISPUESTO EN LA LEY N , SOBRE JUNTAS DE VECINOS Y DEMAS ORGANIZACIONES COMUNITARIAS. 1) Llevar un registro de Organizaciones Comunitarias con su correspondiente Personalidad Jurídica y mantener un archivo actualizado de las organizaciones.

7 - En Secretaría Municipal se lleva un Libro de registro de las organizaciones comunitarias, donde consta el número de la personalidad jurídica, el nombre de la organización y la individualización de la persona que deposita los antecedentes. - Además se lleva un Libro de registro de las Directivas de cada organización, en el que consta los nombres del Presidente, Secretario y Tesorero. - En Secretaría Municipal se mantiene un archivo en carpeta por cada organización con Personalidad Jurídica Municipal el que contiene: Estatutos, Acta de constitución, listado de socios constituyentes, Certificado de Depósito, Actas de elecciones de directorio, fotocopia del libro registro de socios, la que deber estar actualizada. 2) Recibir documentación oficial de las Organizaciones Comunitarias, como son estatutos, listado de socios, actas, etc. - En Secretaría Municipal se atiende diariamente a las Organizaciones Comunitarias que ingresan documentación relativa a constituciones, elecciones, cambios de directiva, renuncias de socios, listados de socios y otros documentos. - Una vez ingresados, se fotocopian, se protocolizan y se envían a la Dirección de Desarrollo Comunitario para su revisión. 3) Revisar y dar aprobación de estatutos de las Organizaciones Comunitarias conforme a lo dispuesto en la Ley. - Una vez revisados los documentos de las organizaciones, por parte de la DIDECO, se envía un Oficio para la firma del Secretario Municipal con las observaciones o conformidad antes del plazo estipulado en la Ley para su respuesta. - El Secretario Municipal, procede a revisar los oficios, los firma, se enumeran y se despachan personalmente o por carta certificada a las organizaciones. (Administrativo) 4) Otorgar certificado que soliciten las organizaciones comunitarias con personalidad jurídica, como son certificados de depósito de los documentos, certificados de personalidad jurídica, certificados de directivas u otros.

8 - En Secretaria Municipal se confeccionan certificados de Personalidad Jurídica de acuerdo a solicitudes de organizaciones o de alguna Unidad Municipal. (Secretaria) - Se otorgan certificados de Directiva vigente, que se confeccionan en DIDECO, para la firma del Secretario Municipal. La atención de las Organizaciones Comunitarias y las tareas descritas en este punto se realizan en forma diaria. En esta materia se trabaja coordinadamente con la Dirección de Desarrollo Comunitario, Departamento de Organizaciones Comunitarias.