FORMATO PROCEDIMIENTOS Código

Transcripción

1 Elaboró Acto Administrativo de FT-MIC-03-0 Solicitud de Creación, modificación o anulación de documentos aprobado el 01 de Marzo del 2016 Firma de Autorizaciones Revisó Aprobó Auxiliar Administrativo de la Subdirección Administrativa Financiera y de Control Disciplinario Profesional Especializado Subdirección Académica Subdirector Administrativo, Financiero y de Control Disciplinario Representante de la Alta Dirección para el Sistema Integrado de Gestión Diciembre de 2010 Junio de 2013 Febrero de 2016 Control de Cambios Descripción Actualización del modelo de operación procesos del IDEP (Resolución 232 de diciembre de 2010) Migración nuevo formato de Procedimiento FT-MIC Cambios numerales 2, 3,, 5, 6, 7, 8 y 9.(FT-MIC-03-0 Solicitud de Creación, modificación o anulación de documentos aprobado el 15 de Julio del 201) Actualización numerales 1, y 7 (FT-MIC-03-0 Solicitud de Creación, modificación o anulación de documentos aprobado el 01 de Marzo del 2016) 1. Responsable de Procedimiento Auxiliar Administrativo de la Subdirección Administrativa Financiera y de Control Disciplinario

2 2. Objetivo Prestar eficientemente los servicios para la recepción, radicación y distribución de, mediante un sistema de información documental que permita el seguimiento y control de la documentación. 3. Alcance Este Procedimiento aplica para la externa recibida y dirigida a las diferentes áreas de la entidad, dando inicio con la recepción y finalizando en la entrega al responsable de dar tramite al documento. Aplica para todos los procesos del Sistema Integrado de Gestión del IDEP.. Base legal Ley 57 de "Por la cual se ordena la publicidad de los actos y documentos oficiales". Decreto 229 de 1995 Artículo 5, 6, 32, 33. "Por el cual se reglamenta el Servicio Postal". Ley 527 de agosto 18 de "Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones". Ley 59 de Ley General de Archivos. Ley 137 de 2011: Por la cual se expide el de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. NTC 095: Norma General para la Descripción Archivística. Acuerdo 60 de octubre 30 de 2001 "Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas". Resolución No. 79 de 2005 Resolución No. 133 de 200. Resolución Interna 158 de 2011 "Por la cual se crea el Subsistema interno de Gestión Documental y Archivos SIGA del IDEP" Ley 1712 de "Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones." Ley 1755 de "Por medio de la cual se regula el Derecho Fundamental de Petición y se sustituye un título del de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo." Documentos Externos 5. Documentos de Referencia Documentos Internos Manual de Atención al Ciudadano de la Alcaldía Mayor de Bogotá MN-GD Manual de Archivo y GU-GD Buenas practicas para el uso eficiente del papel Término Archivo Radicación de 6. Definiciones Definición Conjunto de documentos, sea cual fuera su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. Es el proceso de comunicación entre dos o más interlocutores en el ámbito interno o externo de la Entidad que genera como soporte un documento escrito. La puede ser interna, enviada y recibida. Es el procedimiento por medio del cual, el Instituto asigna un número consecutivo, a las comunicaciones internas, enviadas y recibidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la Ley. Estos términos se empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el documento. Recibida Es toda comunicación que llega al Instituto para la Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico - IDEP

3 7. Descripción del procedimiento Nro. Descripción de actividades Diagrama de Flujo Responsable Punto de Control Documento soporte de la actividad Observaciones INICIO Se recibe la de: 1 Recibir recibida SIAFI Ciudadanos Funcionarios Sistema Distrital de Quejas y Soluciones SDQS Identificar si la recibida es interna, externa o disciplinarios. 2 Radicar Para radicar se debe verificar que sea de competencia de la entidad, los anexos, el destino, los datos de origen del ciudadano o entidad que las remite, la dirección donde se debe enviar la respuesta y asunto correspondiente para dar tramite en el modulo SIAFI. Documento con Consecutivo de Recibida Modulo SIAFI Gestión Documental. A través del Sistema de Información SIAFI de Gestión Documental se radica el documento siguiendo el MANUAL MN-GD Registrar los datos del destinatario, del remitente y los anexos que el usuario entrega. En caso en que no se reciban alguno o la totalidad de los anexos relacionados en la comunicación, se le informa al usuario y se digita en la casilla de observaciones en el aplicativo de SIAFI. 3 Digitalizar y Adjuntar Verificar que en SIAFI este digitalizado el documento correspondiente al radicado. Archivo digitalizado en PDF Se digitaliza el documento recibido con los soportes o anexos y adjuntar al radicado correspondiente en el Modulo de Gestión Documental SIAFI.

4 Generar el reparto de Planilla de reparto de comunicaciones expedida por SIAFI Dos veces al día se genera el reparto en el link de reparto de comunicaciones y se genera la planilla siguiendo el MANUAL DE MN-GD Las comunicaciones entregadas a la Dirección, pueden ser reasignadas a otras dependencias para su trámite y respuesta. En este caso se utiliza el formato FT- GD Se entrega la en el puesto de trabajo del funcionario destinatario de la teniendo en cuenta lo siguiente: 5 Realizar recorrido de entrega de recibidas Planilla de reparto de comunicaciones del modulo SIAFI, firmada por el funcionario que recibe la Comunicación con hora y fecha. a) En el caso de que el funcionario a quien va dirigida la no se encuentre, la comunicación será entregada en el siguiente recorrido. b) En el caso de ausencia temporal del funcionario la la debe recibir la persona designada. El funcionario que recibe la firma la planilla de reparto. 6 Asignar Funcionario destinatario de la Verificar tiempos de respuesta FT-GD Planilla de La requiera ser reasignada por competencia para su tramite se realiza a través del formato FT-GD Planilla de 7 Archivar planillas de recibida Funcionario encargado del Archivo de Gestión Carpeta que reposa en Se archiva en la carpeta de el archivo de gestión de reparto de comunicaciones externa la ventanilla única de recibida radicación FIN 8. Tiempos Un (1) día Hábil hasta la asignación de

5 9. Políticas de Operación Generales del procedimiento Se realizarán dos (2) recorridos diarios para la entrega de uno en la mañana y otro en la tarde. La asignación de siempre se generara en el aplicativo SIAFI, para la reasignación de por competencia se debe realizar a través de la Planilla FT-GD Planilla de. Sistema de Gestión Ambiental Todos los funcionarios y contratistas deben participar activamente en las actividades de capacitación, sensibilización, difusión e implementación del Plan Institucional de Gestión Ambiental. Hibernar los computadores cuando van a estar sin uso por más de 15 minutos y apagar el computador, monitor, parlantes e impresora al terminar la jornada. Se deben hacer separación de los residuos sólidos de acuerdo con la clasificación establecida en el Plan de Acción Interno de Residuos PAIR-. Imprimir solamente la versión definitiva de un documento, las versiones preliminares se deben revisar y corregir en medio magnético y enviarlos a través de correo electrónico. Regular el tono de voz, adecuar los tonos de timbre de los teléfonos fijos y móviles para evitar el exceso de ruido. Sistema de Seguridad y Salud Ocupacional Sistema de Seguridad de la Información Sistema de Gestión Documental y Archivo Todos los funcionarios y contratistas deben participar en las actividades que fortalezcan el ambiente laboral sano y seguro convocadas por el IDEP. Todos los funcionarios y contratistas deben atender las orientaciones, directrices e información relacionada con la gestión del riesgo Hacer dos pausas activas dentro de la jornada laboral una en la mañana y la otra en la tarde cada una de 10 minutos. Todos los funcionarios y contratistas deben velar por cuidado de las instalaciones generales, áreas compartidas, puestos y elementos de trabajo. No obstruir las vías de acceso y salida a las áreas de trabajo. Todos los funcionarios son responsables de la integridad del equipo de computo asignado. Por ningún motivo se debe realizar instalación de software no licenciado y sin autorización del administrador del sistema. El uso del correo institucional solo debe ser para fines institucionales y/o misionales se prohíbe el uso del mismo para suscripciones de índole personal. Las contraseñas son de uso personal y exclusivo, se prohíbe el uso compartido de las mismas. Cada funcionario es responsable de la organización e integridad de la información almacenada en los equipos de computo y debe realizar un Backup mensual de la misma en coordinación con el administrador del sistema. Se debe realizar una inspección con el antivirus antes de utilizar medios de almacenamiento extraíbles utilizados en los equipos de computo de la entidad con el fin de evitar la propagación de virus informáticos. No se deben conservar copias o duplicados de un mismo documento; si existen varias, se conserva la que contenga mayor información. El funcionario encargado del archivo de gestión de cada dependencia debe mantener actualizado el inventario documental del proceso. No alterar los documentos: no doblar, no resaltar, no escribir en los documentos (pueden perder su valor probatorio). Las carpetas de los archivos de gestión no deben contener más de 200 folios. Si se requiere unir legajos documentales con ganchos de cosedora, se debe utilizar solamente uno y el correspondiente papel de sacrificio.