CAPÍTULO V LA PROPUESTA ESTRATEGIAS PARA EL MEJORAMIENTO DE LA GESTION DE PROYECTOCTOS EN EMPRESAS DE CONSTRUCCIÓN CIVIL

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1 CAPÍTULO V LA PROPUESTA ESTRATEGIAS PARA EL MEJORAMIENTO DE LA GESTION DE PROYECTOCTOS EN EMPRESAS DE CONSTRUCCIÓN CIVIL 1. PRESENTACIÓN A continuación se presentan una serie de estrategias para el mejoramiento de la gestión de proyectos en empresas de construcción civil del municipio Jesús Enrique Lossada, con el objeto de optimizar el desarrollo de las actividades involucradas, mediante la corrección de aquellas debilidades detectadas a través del diagnostico realizado. Basado en los aspectos donde se observaron mayor índice de fallas, se proponen varias estrategias a seguir, en busca del fortalecimiento de la gestión de proyectos en empresas de construcción civil, de manera de perfeccionar la formulación de acciones orientadas al cumplimiento de los objetivos planteados. 2. CONCEPTUALIZACIÓN Las estrategias para el mejoramiento de la gestión de proyectos se definen como los medios para lograr los objetivos de manera eficaz que pueden desarrollar cambios positivos en la aplicación del conocimiento, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de forma tal de cumplir 86

2 87 con los requerimientos de los proyectos realizados en las empresas de construcción civil del municipio Jesús Enrique Lossada- 3. OBJETIVO DE LA PROPUESTA Mejorar la gestión de proyectos, a partir del conocimiento teórico, así como de la aplicación de los criterios y experiencias adquiridas por el personal de las empresas de construcción civil del municipio Jesús Enrique Lossada. 4. ALCANCE Las estrategias fueron desarrolladas para ser aplicadas en las empresas de construcción civil del municipio Jesús Enrique Lossada, dichas estrategias por su naturaleza pueden ser aplicadas a otras empresas a nivel nacional con características similares, que presenten debilidades en las actividades involucradas en la gestión de proyectos, En este contexto, las estrategias propuestas desarrolladas en esta investigación, se fundamentan en el trabajar para que exista sinergia, desplegar una actitud de colaboración, entender y el significado del trabajo en equipo. Además, coordinación, armonía, actividad conjunta, con lo cual se pueda transmitir a todos los involucrados en las empresas de construcción civil.la importancia del desarrollo de la gestión de proyecto para lograr los objetivos planteados al inicio de los mismos, según los lineamientos teóricos que esta estable

3 88 5. FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA Las estrategias formuladas se basan en las teorías de diversos autores, entre ellos David (2008) y PMBOK (2004) con los cuales se pretende fortalecer las variables analizadas en la investigación, propiciando el éxito de las acciones implementadas para obtener mejores resultados y lograr de esta manera el cumplimiento de los objetivos propuestos. 6. ESTRATEGIAS PROPUESTAS Estrategia I Fortalecimiento del proceso de iniciación con el propósito de comenzar los proyectos teniendo claro las necesidades del negocio y requerimientos del producto Acciones Al inicio de cada proyecto realizar reuniones con los involucrados para discutir las necesidades del negocio, las características del producto y cualquier otro requerimiento solicitado. Documentar los resultados de la discusión en un acta de constitución con la cual se autoriza el proyecto y lo vincula al trabajo continuo de la empresa. Utilizar el contenido del acta de constitución para el desarrollo preliminar del alcance del proyecto en el cual se debe abordar los requisitos del proyecto y del producto, los productos entregables, los límites del proyecto, y los métodos de aceptación.

4 89 Tiempo de Ejecución Este lineamiento debe ejecutarse a corto plazo, la rapidez con que éste pueda llevarse a cabo, debe realizarse al comienzo de cada proyecto. Recursos Personal capacitado en la discusión de negocios y tomas de decisiones, recursos propios de la empresa. Responsable Para esta estrategia la responsabilidad recae sobre el gerente del proyecto, como miembro principal del equipo y líder capaz de lograr la integración y adopción de las nuevas decisiones. Estrategia II Documentación de los procesos de la gestión de proyectos con la finalidad de estandarizar involucrar a todo el personal para el manejo de la misma información. Acciones Identificar los procesos involucrados en la gestión de proyectos y discutir las formas de aplicarlos en la empresa. Desarrollar las actividades de manera sencilla, secuencial y entendible para los procesos que ameriten su documentación, Documentar las actividades en manuales de procedimiento que faciliten el desarrollo de los procesos involucrados y que permita identificar los

5 90 resultados de cada uno. Incluir esta documentación formalmente en el sistema de gestión de gestión de la calidad de la empresa, de modo que pueda ser auditable y tenga mejora continua. Tiempo de Ejecución La implantación de esta estrategia se visualiza a mediano plazo, con el fin de estandarizar los procesos y que los futuros proyectos se rijan bajo estos lineamientos Recursos Personal capacitado en el área de sistema de calidad y mejoramiento continúo de los procesos además de personal experto en gestión de proyectos que puede interno o externo Responsable La responsabilidad de implementar la estrategia propuesta es de todo el equipo involucrado en el proyecto y del gerente del mismo, quienes darán la información necesaria al personal de sistema de gestión de la calidad para el desarrollo de los manuales. Estrategia III Fortalecimiento de la planificación a través de la inclusión de la. estructura de desglose de trabajo (EDT)l y la gestión de riesgos con el objetivo de poseer la información completa para una optima ejecución.

6 91 Acciones Identificar expertos internos o externos en el desarrollo de EDT, con la finalidad que su experiencia sirva de apoyo para la formación del equipo de planificadores en este ámbito. Realizar reuniones de trabajo donde el equipo de planificadores junto a los expertos analice el alcance del proyecto detallado y luego subdivida los productos entregables del proyecto en componentes pequeños hasta llegar al nivel más bajo denominado paquete de trabajo creando la de esta manera la estructura desglose de trabajo (EDT) de manera que pueda se planificado y controlado mas fácilmente. Identificar personal experto interno o externo en gestión de riesgos que implante este proceso en la organización. Iniciar la aplicación de la gestión de riesgos a los proyectos en curso al igual que los futuros con el propósito de aumentar el margen de seguridad de los mismos y mitigar las perdidas por la aparición eventos no deseados. Desarrollar un plan de formación para el personal involucrado que abarque los temas concernientes a la gestión de riegos, entre los cuales se menciona: Planificación de gestión de riesgos Identificación y Análisis de riegos Planificación de gestión de respuestas ante los riesgos. Medir el resultado de la aplicación de la gestión de riesgos en los proyectos para obtener información sobre los puntos débiles y llevar el r de la aplicación de la gestión de riesgos en los proyectos para obtener

7 92 información sobre los puntos débiles y llevar el proceso a la mejora continua. Tiempo de Ejecución La implantación de estas estrategias se visualiza a corto plazo, ya que la aplicación de una óptima gestión de riesgos en los próximos proyectos podrá mitigar la aparición eventos negativos. Recursos Recursos propios de la empresa y personal experto en gestión de riesgos y desarrollo de estructura desglose de trabajo que puede ser interno o externo. Responsable La responsabilidad del mejoramiento del proceso de gestión de riesgos es del gerente del proyecto. Estrategia IV Mejoramiento de los proceso ejecución y control de proyectos con el objetivo que el desarrollo del mismo sea de manera efectiva, llevando los controles pertinentes que permitan visualizar las potenciales deviaciones con respecto el plan. Acciones Conformar el equipo de trabajo verificando que su disponibilidad, capacidad, experiencia, intereses y costo, sean afines con los objetivos de proyecto.

8 93 Desarrollar las capacidades técnicas del equipo por medio de programas que permitan el mejorar del conocimiento del personal involucrado. Verificar antes de la ejecución que todos los procedimientos de aseguramiento de la calidad involucrados estén actualizados y sean del dominio del equipo. Elaborar los formatos necesarios para controlar las actividades involucradas en el proyecto de manera que se pueda verificar la evolución o retraso de las mismas y sirvan para la elaboración de pronósticos y tendencias. Realizar reuniones donde el equipo de trabajo identifique si debe producirse un cambio o ya se ha producido e informarlo a los involucrados, de manera que se pueda realizar los cambios pertinentes. Distribuir las actualizaciones del proyecto según los cambios identificados, que permita que el equipo visualice el impacto ocasionado en todos los procesos involucrados. Elaborar un sistema de comunicación efectivo que permita mantener informado el avance o retraso del proyecto y las causas de los mismos, con la finalidad de que todos manejen la información necesaria para posibles tomas de decisiones y cambios en el alcance. Tiempo de Ejecución La propuesta debe implementarse a corto y mediano plazo, de manera de establecer mecanismos efectivos en la ejecución y control de proyectos

9 94 Recursos Personal involucrado en la ejecución del proyecto Responsable La responsabilidad de esta estrategia recae directamente en el gerente del proyecto en conjunto con todo el equipo y el personal de Recursos Humanos encargado de reclutamiento y selección de personal, para velar el cumplimiento de estas acciones y como consecuencia un efectivo control y ejecución de proyectos. Estrategia V Formalización del proceso de cierre, a través de la finalización formal de las actividades y del contrato. Acciones Elaborar una lista de verificación de todas las actividades involucradas de proyecto y los requerimientos del producto y llenarla al culminar el mismo en conjunto con el cliente con la finalidad de visualizar alguna falla y poder corregirla. Una vez culminado entregar a lo involucrados para su aprobación y aceptación Elaborar y mantener actualizado un formato que contenga la lista de contratos requeridos para la ejecución de proyectos y las actividades involucradas en cada uno, de modo que se pueda poseer un control de ejecución y finalización de los mismos

10 95 Realizar el cierre del contrato, involucrando la solución de los temas pendientes y el cierre de todos los contratos involucrados para el desarrollo del proyecto. Tiempo de Ejecución Este lineamiento debe ejecutarse a mediano plazo, para buscar el mejoramiento del cierre del proyecto a través de la verificación de cada actividad y contrato con la finalidad de asegurar el cumplimiento de los objetivos planteados Recursos Recursos propios de la empresa, personal involucrado en el proyecto en especial del supervisor del proyecto Responsable Para esta estrategia la responsabilidad recae en el supervisor del proyecto, debido a que posee el dominio y manejo de todas las actividades involucradas en el proyecto. Estrategia VI Fortalecimiento del proceso de toma de decisiones dentro de la organización, a través de acciones que ayuden a consolidar cada una de las fases involucradas y el desarrollo del proyecto. Acciones Establecer objetivos claros desde el inicio del proceso de ejecución del

11 96 proyecto, vinculándolos con las metas y objetivos planteados. Fomentar la participación de todo el equipo involucrado en el proyecto, en la formulación de ideas y análisis. Investigar acerca de situaciones similares previas, que puedan servir de apoyo para el proceso, utilizando referencias documentales para la generación y selección de la mejor alternativa. Generar suficientes posibles soluciones para contar una amplia gama al momento de tomar las decisiones, en base a las capacidades organizativas. Seleccionar y utilizar técnicas analíticas que permitan evaluar las posibles estrategias a tomar. Determinar las ventajas y desventajas de cada una de las opciones planteadas, de manera que se pueda visualizar lo cuales traerá los mayores beneficios ala organización. Seleccionar en conceso del todo el equipo de trabajo las estrategias aplicables basados en los resultados obtenidos de la investigación y análisis Difundir las alternativas elegidas a todo el equipo del proyecto, de manera que todos manejen la misma información y pueda desarrollar su trabajo para el mismo fin. Tiempo de Ejecución Este lineamiento debe ejecutarse a corto plazo, para buscar lo antes posible el mejoramiento del proceso de toma de decisiones que conlleva al correcto desarrollo del proyecto.

12 97 Recursos Recursos propios de la empresa, personal involucrado en el proyecto y de alto rango para tomar decisiones trascendentales dentro de la organización. Responsable Para esta estrategia la responsabilidad recae en el gerente del proyecto, como miembro principal del equipo y líder capaz de lograr la integración y adopción de las nuevas decisiones. 7. FACTIBILIDAD DE LA PROPUESTA La factibilidad de implementar las estrategias propuestas a fin de mejorar la gestión de proyectos en las empresas de construcción civil es considerada como alta, pueden desarrollarse exitosamente en un corto o mediano plazo, con el gerente del proyecto como líder de los procesos decisorios que involucren al proyecto, dicho gerente debe ser el responsable de la difusión y puesta en marcha de todas las acciones contempladas y velar por el fiel cumplimiento de ellas. Desde la perspectiva técnica, las estrategias propuestas son factibles, por cuanto las empresas cuentan con la capacidad financiera para disponer de los equipos, herramientas y demás recursos para llevar a cabo su implantación. Su factibilidad económica está garantizada por la disposición de los recursos financieros necesarios para proporcionar la orientación requerida al personal, como clave del proceso formulado.