Matriz de Riesgos y Controles. Proceso de Compras.

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1 Matriz de Riesgos y Controles Proceso de A continuación encontrarán una guía para la identificación de riesgos y controles sugeridos dentro del proceso de s. Esta guía es solo un modelo que busca orientar al Gerente o Auditor, y por lo cual cada compañía deberá analizar la viabilidad de los controles sugeridos de acuerdo a los riesgos de su industria. 30 de junio de 2011

2 Inadecuada definición de criterios técnicos, financieros y de cumplimiento para la selección de Política de Comité de interdisciplinario Concepto Técnico Definición de requisitos mínimos a entregar por los para su vinculación Vinculación de que no cumplen con los conceptos técnicos, de capacidad y financieros Evaluación de según los criterios establecidos Visitas a las plantas de los Cada año se realiza el proceso de selección de Periódicamente se actualiza la información financiera y técnica Auditorías periódicas Contratación de vinculados con actividades ilícitas Consulta periódica en listas restrictivas con su correspondiente soporte. Ejemplo: Lista Clinton Actualización de la documentación 1

3 Acuerdos de beneficios entre los y los funcionarios del área de s, por fuera de las políticas de contratación y del Código de Ética de la compañía. Se realizan reuniones periódicas con los para conocer sus expectativas y oportunidades de mejora Línea de denuncias Los funcionarios de s firman declaraciones periódicas sobre su responsabilidad e independencia durante su trabajo Código de Ética Información de los indicadores de fraude presentados en el Elaborar contratos y/o acuerdos de s sin el correspondiente aval jurídico Todo contrato y/o acuerdo de s deberá contar formalmente con el aval jurídico Pérdidas financieras al realizar negociaciones con los por un valor mayor a U$ xxx, sin contar con un contrato, acuerdo u orden de Toda negociación con los mayor a U$ xxx, debe contar con un contrato, acuerdo u orden de según corresponda. 2

4 a con precios mayores a los ofrecidos en el mercado Se hace una divulgación de pliegos y/o condiciones requeridas de al público Solicitar mínimo tres cotizaciones en el mercado para realizar un análisis formal y seleccionar el Investigar los precios del mercado y compararlos con los del Incumplimiento de los durante la ejecución del contrato de los criterios por los cuales fueron seleccionados Indicadores de cumplimiento y de solución de reclamos alternos Visitas a las plantas de los Contacto para la solución de problemas Niveles de seguimiento a las ordenes pendientes por entregar Depender de un solo alternos Solicitud de s a registrados en sistema pero no autorizados Bloqueo en el sistema de no aprobados Cada año se realiza el proceso de selección de Actualización de la documentación Modificaciones a los precios acordados en el proceso de selección del Verificación por un nivel adecuado entre los precios contratados vs facturados Acuerdos contractuales inadecuadas o innecesarias Comité de interdisciplinario Niveles de autorización de s Informar a los los funcionarios autorizados para s Validación de la fecha de vencimiento de la garantía del producto 3

5 Información errónea o desactualizada con relación a los niveles de inventarios Verificación periódica de los inventarios Reportes periódicos Acceso restringido a los saldos de los inventarios Errores en el registro de las órdenes de Validación entre lo registrado y lo autorizado custodia de las ordenes generadas Pérdida de las órdenes de Órdenes de s con numeración consecutiva Acceso restringido a los archivos maestros de información Incumplimiento en el nivel de producción del para atender los requerimientos realizados Programación de s alternos Acuerdos contractuales de cumplimiento Visitas a las plantas de los Recepción de s Entrega de productos en mal estado, defectuosos o incompletos Verificación aleatoria y/o total de la mercancía antes de ser aceptada, de acuerdo a criterios formalmente establecidos por la compañía. Indicadores de entrega Seguimiento formal a los reclamos realizados 4

6 Entrega de productos no solicitados, o sin la correspondiente orden de Toda entrega de productos debe contar con la remisión y el número de orden de Recepción de mercancía por personal no autorizado o sin criterios para la verificación de la misma Personal encargado de la recepción segregación de funciones Pérdida de la mercancía recibida Personal encargado de la recepción custodia física de la mercancía recibida Rotación del personal de vigilancia Entrega formal de la mercancía da al área solicitante Verificación periódica de los inventarios Pérdida de las garantías de los productos custodia de las garantías para la solicitud de reclamaciones 5

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