Elaboró. Aprobó Elías Robles Díaz Coordinador de Calidad MLCO-P-01

Transcripción

1 Fecha de Aprobación: 24/04/2012 Número de Revisión: Nombre del Documento: Nombre Puesto Elaboró Iván Urías Director de Proyectos Aprobó Elías Robles Díaz Coordinador de Calidad HISTORIA DE MODIFICACIONES Número de Revisión Nombre Descripción de Modificación Fecha 11 Estela Larrañaga Corrección en el Proceso de Compras 18/01/ Estela Larrañaga Corrección al documento por Observación 28/01/2010 de Auditoría Externa 13 David Rodriguez Corrección al Documento para incluir el 05/02/2010 formato de control-evaluación de proveedores 14 Estela Larrañaga Actualización al contenido del documento 23/03/2010 en la sección Elías Robles Actualización del formato de control de 03/08/2010 documentos Iván Urías Documentación del nuevo proceso de compras 24/04/2012

2 2 DE 7 1. PROPOSITO Establecer los lineamientos y politicas a seguir para realizar las compras dentro de las empresas Mexicana Logistics 2. ALCANCE Este procedimiento aplica a todos las empresas del grupo Mexicana Logistics. 3. RESPONSABILIDAES Gerentes o Directores de Mexicana Logistics: Tiene la responsabilidad de seguir los lineamientos y politicas establecidos por el corporativo en materia de compras. Director General: Tiene la autoridad y responsabilidad de autorizar las compras que impliquen una inversion fuerte o que sean para incrementar la infraestructura dentro de las empresas del grupo. Solicitante: Tiene la responsabilidad de apegarse a las politicas y lineamientos establecidos en este procedimiento. Gerente de materiales: Tiene la autoridad y responsabilidad de llevar a cabo lo descrito en este procedimiento y de asegurarse que se siguen los lineamientos. 4. DEFINICIONES Compras Corporativas: En un proceso metodologico de actividades encaminadas a la mejora, incremento y desarrollo de la calidad de los conocimientos, habilidades y actitudes del capital humano, con la finalidad de elevar su desempeño profesional. 5. POLITICAS Y LINEAMIENTOS No se puede procesar compra alguna si los datos para realizar la misma no vienen completos, los datos requeridos son: área solicitante, razón de compra, nombre o modelo, marca, especificaciones técnicas, entre otras. La compra se llevara a cabo si solo si es esta autorizada.sin hacer excepcion. Es responsabilidad del Gerente de materiales realizar un cuadro comparativo para seleccionar al proveedor, tomando como base que cumpla con los requisitos especificados en la solicitud de compra cuando se trata de compras por primera vez Para realizar las compras tambien puede tomar a un proveedor que ya este aprobado en la lista de proveedores autorizados para realizar la compra sin necesidaded de hacer cuadro comparativo, siempre y cuando

3 3 DE 7 Cumplan con los requisitos al 100% y se haya cumplido el tiempo de entrega.para el caso de compra de servicios continuos, esta evaluación se realiza cada 2 meses. Se emite una calificacion de proveedor cada 6 meses considerando un promedio de los eventos realizados en dichos periodos.emitiendo la lista de proveedores autorizados y en desarrollo. Es responsabilidad de la Gerencia de compras y materiales realizar auditorias fisicas en las terminales para validar los insumos disponibles. Así mismo de mantener el sistema de materiales actualizado y con los montos correctos de acuerdo a las necesidades establecidas. Las requisiciones tendran un horario de recepcion en el departamento de compras corporativo.este horario tendra un límite hasta las 9 am PDT.Toda requisicion que se reciba después de este límite, se procesara al siguiente dia habil. El proceso de revision de requisicion tiene un limite de tiempo de 24 horas.tiempo durante el cual se debera de dar una respuesta al solicitante sobre el estado de su peticion. 6. CONTENIDO, Descripción de Actividades Paso Responsable Actividad Requisición de compras 1 Solicitante Elabora la Requisición de compra a través del sistema de compras de la compañía, indicando claramente la razón de la compra y los siguientes datos: Nombre del producto, modelo, marca (Si aplica), Proveedor sugerido, tiempo en que lo necesita, cantidad y requerimientos técnicos específicos (Cuando son necesarios). 2 Gerente de Evalúa y verifica que toda la información sea correcta. Si la Información de compra es correcta Se realiza y entrega una orden de compra al proveedor. El proveedor entrega cotización y se siguen los pasos descritos en la actividad de Selección de proveedor. Si la Información de compra no es correcta El Gerente de, hace llegar las desviaciones al Solicitante para que sean corregidas e inicie el proceso de nuevo. Fin

4 4 DE 7 Paso Responsable Actividad Selección de Proveedor 1 Gerente de Verifica que el proveedor pueda cumplir con los requisitos de compra, que sea un proveedor establecido, en caso de requerirse que sea un proveedor con un sistema de calidad. En caso de ser compras ya antes realizados se puede seleccionar 2 Gerente de 3 Gerente de área o Directores 4 Gerente de 5 Proveedor / Gerente de 6 Proveedor / Gerente de un proveedor de la Lista de proveedores aprobados. Elabora un cuadro comparativo con todos los proveedores que cotizaron. Mínimo tres por material/servicio/insumo. De acuerdo a la información proporcionada por el Coordinador de Compras, seleccionan al proveedor para realizar las compras. Emite la orden de compra. Se detectaron Anomalías en la entrega Si la entrega no corresponde a las especificaciones acordadas se procede a rechazar el producto o servicio o aceptarlo bajo concesión, emitiendo un calificación de -1, en ese evento para el proveedor. No se detectaron Anomalías en la entrega Se procede a recibir el servicio o producto comprado, dando una calificación de 1 al proveedor por el evento. Fin Paso Responsable Actividad Evaluación del Proveedor 1 Gerente de Después de seis meses y sumando todos los eventos realizados en ese periodo por el proveedor se emite una calificación de proveedor, de acuerdo: Calificación Tipo de Proveedor 88 a 100% Proveedor Confiable 75 a 87.9% Proveedor en Desarrollo Menos de 74.9% Proveedor no confiable. Avisando al proveedor de su situación. Fin

5 5 DE 7 ACTIVO FIJO Y HERRAMIENTA Diagrama de Autorización Órdenes de Compra

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7 7 DE 7 7. ANEXOS: N/A = No Aplican