Invertir Innovar Transformarse

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1 Invertir Innovar Transformarse INSTRUCTIVO DE REGISTRO DE GASTOS - EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA Pensar en grande, empezar en pequeño, crecer rápido

2 REPÚBLICA DEL ECUADOR MINISTERIO DE FINANZAS INSTRUCTIVO DE REGISTRO DE GASTOS - EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA RUP-DS-028

3 RUP-DS-028 No está permitida la reproducción total o parcial de esta obra ni su tratamiento o transmisión electrónica o mecánica, incluida fotocopia, grabado u otra forma de almacenamiento y recuperación de información, sin autorización escrita del Ministerio de Finanzas. DERECHOS RESERVADOS Copyright 2006 primera edición Logotipos MF son marcas registradas Documento propiedad de: Ministerio de Finanzas República del Ecuador Edición Actualizada: Dolores Otáñez Cubierta: Ministerio de Finanzas Composición y diagramación: Ministerio de Finanzas Estructuración: Coordinación de Tecnología Informática CTI - SFOL: Autor: Primera Modificación: Segunda Modificación: Tercera Modificación: Hugo Naranjo Juan Carlos Viteri Carmen Acurio, Evelyn Barahona, Verónica Dávila. 22/01/2010 Dolores Otáñez 22/02/2010 Dolores Otáñez 07/05/2010 Cuarta Modificación: Rocío Salazar, Fabián Samaniego 15/05/2012 Rocío Salazar

4 INDICE DE CONTENIDO CONTENIDO... 4 RESUMEN EJECUCIÓN DE GASTOS INGRESO AL SISTEMA EJECUCIÓN DE GASTOS Registro de la ejecución Creación de un nuevo registro de gastos Detalle de la Transacción Solicitar el CUR de Gasto Aprobar el CUR de Gasto Consulta del registro contable automático Autorización de Pago REGISTRO DE NOTAS DE CRÉDITO Registro del Comprobante de Gasto CUR original Registro de la Nota de Crédito Neteo de Notas de Crédito DEVOLUCIÓN DE CUR DE GASTO CON IVA Registro del comprobante de Devolución DVO... 40

5 RESUMEN INSTRUCTIVO DE REGISTRO DE GASTOS - EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA Este instructivo pretende ilustrar el funcionamiento de las pantallas utilizadas para el registro de gastos durante la ejecución del presupuesto de la Institución. Muestra todas las opciones que disponen los diferentes usuarios en la generación de registros presupuestarios y contables automáticos, dada la funcionalidad implementada en el nuevo sistema de administración financiera esigef. Describe todas las funciones y opciones en la generación de información de la ejecución de gastos de cada Institución y como deben completarse los diferentes campos de información. El registro contable se hace automáticamente a través de una relación establecida entre presupuesto y contabilidad, lo que hace que dichos asientos se generen automáticamente con los hechos y registros presupuestarios correspondientes. Describe también la interoperabilidad que el sistema tiene con el Servicio de Rentas Internas SRI en la validación de los documentos de soporte de las diferentes transacciones, en virtud de que desde el esigef se proveerá de toda la información tributaria al SRI, que deber ser generada por cada Institución. Muestra también, el proceso de solicitud de pago que la Institución debe realizar para pasar la orden al Ministerio de Finanzas y de esa manera cerrar el ciclo del gasto. Se incluye en forma separada, al final de esta edición actualizada, la operatividad de las nuevas funcionalidades incorporadas en el sistema para el registro de las Notas de Crédito y las Devoluciones (DVO), en la ejecución de gastos. 5

6 CAPITULO 1 1. EJECUCIÓN DE GASTOS 1.1. INGRESO AL SISTEMA El usuario accederá al sistema mediante su USUARIO y CONTRASEÑA que le serán proporcionados por el Administrador de sistemas La pantalla de ingreso le solicitará el usuario y la contraseña y puede ser ingresado desde cualquier computadora que tenga acceso a Internet EJECUCIÓN DE GASTOS El nuevo sistema de administración financiera esigef, es un sistema con un enfoque hacia la gestión de la ejecución presupuestaria, lo que hace que todos los movimientos que deban ser reflejados como parte de esta ejecución se originan como movimientos presupuestarios. Estos movimientos mantienen una relación automática con el registro contable de los hechos económicos. El sistema garantiza un registro contable acorde a la normativa y a los lineamientos establecidos por la Subsecretaría de Contabilidad Gubernamental. El enfoque del nuevo sistema consiste en el registro presupuestario de los eventos y hechos económicos que afectan la gestión financiera de la entidad. Aquellos movimientos que son netamente contables o que no tienen afectación presupuestaria se realizarán a través del Subsistema de Contabilidad, con las opciones disponibles para el registro de tales transacciones. 6

7 Registro de la ejecución El sistema esigef, con el enfoque dado en la ejecución presupuestaria, tiene una opción para registrar todos los hechos económicos que afecten al presupuesto. Para la generación del Comprobante de Registro de Gastos, el usuario deberá ingresar en la siguiente Ruta de acceso: Ejecución de Gastos / Registro de Ejecución / Comprobante de Ejecución Esta opción permitirá el acceso a la entidad a la que el usuario tiene permisos. Seleccionando la opción se muestra la pantalla en donde se realizan todos los movimientos con afectación al presupuesto de gastos. Esta pantalla muestra las siguientes opciones para los generadores de documentos: Esta opción es utilizada para crear un nuevo registro de ejecución de gastos. Con esta opción se puede modificar algunos datos de la cabecera del documento. 7

8 Esta opción permite consultar la cabecera del documento. Este botón permite marcar con error a un documento en estado registrado. Mediante esta opción solicitamos a una instancia superior la aprobación del gasto. Este botón permite aprobar el documento CUR de Devengado o Regularización solicitado. Esta opción permite aprobar el comprobante de devolución de un CUR de Devengado ó Regularización de gasto solicitado. Esta opción permite aprobar los comprobantes de devolución de Notas de Crédito registradas. Esta opción permite aprobar documentos de tipo compromiso únicamente. Esta opción permite obtener un comprobante del CUR impreso del registro realizado. El segundo icono permite obtener el comprobante de pago y el tercer ícono permite obtener el reporte de las retenciones y deducciones. Esta opción permite consultar el detalle del documento seleccionado. Este botón permite hacer la consulta del asiento contable generado automáticamente para los registros que así lo ameriten. Con este botón se puede copiar el detalle del documento de ejecución. Esta opción permite copiar la cabecera del documento de ejecución. Esta opción permite recuperar el comprobante de retención aplicado sobre cualquier registro previo de gastos. Esta opción da acceso a la bitácora de seguimiento sobre las operaciones realizadas por los usuarios. Esta opción permite obtener el comprobante de pago de un Devengado realizado. Esta opción deshace los filtros aplicados sobre los registros mostrados Creación de un nuevo registro de gastos El sistema permite ingresar los datos necesarios para registrar los gastos a través de la creación de un Comprobante Único de Registro CUR- de gasto. La pantalla se muestra a continuación. 8

9 En esta pantalla debe definirse: Ejercicio.- El ejercicio fiscal al cual se afectará el registro del gasto. Entidad.- La entidad que afectará su presupuesto por el registro del gasto. Clase de Registro.- Determina que clase de registro se va a realizar: COM.- Para registrar un compromiso. CYD.- Para Registrar un compromiso y devengado en forma simultánea. DEV.- Para registrar un devengado con un compromiso previo. RDP.- Para registrar una regularización de devengado y pago con compromiso previo. REG.- Para registrar una regularización de un pago, realizando compromiso, devengado y pago a la vez. Clase de modificación.- Esta opción permite definir las clases de modificaciones: NOR.- Clase de modificación de tipo normal. DNC.- Devengado de la Nota de Crédito. DVO.- Clase de modificación de devolución, para revertir devengados ya Pagados. RPA.- Clase de documento de reversión parcial, para revertir los saldos no devengados de compromisos. RTO.- Clase de documento de reversión total de transacciones COM, DEV y 9

10 CYD. Clase de gasto.- Esta opción permite especificar la clase de gasto a afectar: SUE.- Corresponden a los gastos de sueldos. TRF.- Corresponden a los gastos de transferencias. DPU.- Corresponden a los gastos referentes a la deuda pública. OGA.- Corresponde a la clasificación de otros gastos administrativos. No. Original.- Este campo permite hacer referencia a otro documento que dio origen a este registro. Se lo usa generalmente para registrar transacciones DEV, RDP, DNC y para revertir toda clase de transacción. Tipo de Documento de respaldo.- Este campo permite especificar el tipo de documento de respaldo de la transacción y estará previamente identificado para una selección directa. Clase de Documento de respaldo.- Corresponde a una sub clasificación del documento que sustenta la transacción. RUC Beneficiario.- Este campo permite seleccionar el beneficiario final de la ejecución del gasto. No. Documento de respaldo.- Este campo permite especificar un código o número de documento. Fuente, Organismo y Correlativo.- Son los campos que corresponden a la identificación de la fuente con la que se financia la ejecución del gasto. Debe utilizarse únicamente para gastos con partidas de crédito externo, interno y donaciones y en los casos de gastos de DPU para especificar la fuente específica de la deuda que se está pagando. Banco.- Este campo permite registrar el Banco con el que se va a regularizar el gasto, se lo usa específicamente para las transacciones REG, RDP y para realizar Devoluciones en efectivo o con Nota de crédito. Cuenta origen.- Muestra la cuenta monetaria de la que se realizará la regularización del pago al beneficiario. Monto Gasto.- Este campo permite definir el monto total por el cual se afectará el presupuesto en este registro. Monto IVA.- Este campo muestra el cálculo del IVA sobre el monto total de los comprobantes de venta registrados en la transacción de acuerdo a los conceptos utilizados en el registro de los mismos. Campo desactivado para el ingreso del usuario, solamente se presenta el monto cuando el CUR es Solicitado. Monto Presupuestario.- Refleja el monto por el cual se afectará el presupuesto. Deducciones.- Muestra el valor por el cual se hicieron deducciones al gasto. Monto líquido.- Muestra el monto que el beneficiario recibirá como pago neto del gasto. Descripción.- Este campo permite especificar la descripción del movimiento realizado. 10

11 Detalle de la Transacción El detalle se muestra de la siguiente forma: La pantalla está compuesta por tres apartados que son: Estructuras presupuestarias Estructuras presupuestarias.- Esta sección permite definir las partidas que van a ser afectadas por la transacción. Esta pantalla muestra en sus dos secciones: 1.- El selector de partidas. Esta sección permite definir la partida que se va a afectar. 2.- El detalle del documento. En esta sección se muestra el detalle de las partidas afectadas por el documento. 11

12 Comprobantes de Venta Esta sección permite definir y especificar todos los comprobantes de Venta autorizados por el SRI, que necesariamente deben utilizarse para sustentar el gasto presupuestario. Esta pantalla contiene: Modo Emisión.- En este campo se podrá seleccionar uno de los siguientes conceptos: Electrónico; Preimpreso o Autoimpreso. 1. Electrónico: Este tipo de comprobantes corresponde al NUEVO ESQUEMA DE EMISIÓN ELECTRÓNICA DE COMPROBANTES 2012 que a partir del mes de febrero del presente año la Administración Tributaria inició con el plan piloto del nuevo esquema de emisión electrónica de comprobantes, en este se han visto involucradas 24 empresas pertenecientes a las provincias de Pichincha, Azuay, Guayas, Manabí, Loja y Tungurahua; lo que se busca es brindar mayor seguridad, mejorar y simplificar el proceso de emisión de comprobantes reduciendo costos en la gestión de obtener, emitir, archivar y resguardar los comprobantes de venta, retención y documentos complementarios. Para el ingreso de los comprobantes con esta modadlidad de emisión, en el sistema el usuario deberá realizar los siguientes pasos: Seleccionar como modo de emisión la opción Eléctronico, tal como se muestra a continuación. 12

13 Seleccionar el tipo de comprobante. En el campo No. Autorización se debe ingresar el número de autorización electrónica, este campo es de 37 dígitos, este es el único campo que debe ingresar el usuario, el resto de información del comprobante como es el establecimiento, el punto de emisión, número de comprobante, fecha de comprobante, monto y valor de IVA e ICE se obtendrá directamente de la base de datos del SRI para el número de autorización ingresada.. 13

14 A continuación se deberá dar clic en el botón crear comprobante y el sistema mostrará la información de la siguiente manera: El detalle del comprobante, el usuario lo debe ingresar tal como se muestra en este instructivo. En el caso de que el número de autorización no corresponda a un comprobante de venta autorizado por el SRI, el sistema mostrará el siguiente mensaje Si el servicio con el SRI no está disponible el sistema mostrará el siguiente mensaje: 14

15 2. Preimpreso o Autoimpreso En esta opción se agrupan las dos modalidades de impresión que el SRI ha manejado de acuerdo a las siguiente definiciones: Preimpreso: Documentos realizados por imprentas a solicitud del contribuyente, estos se realizan ante los establecimientos gráficos autorizados por el SRI. Autoimpresores: Sistema computarizado que permite la emisión directa de comprobantes de venta, retención y documentos complementarios. La solicitud es realizada ante la Administración presentando el formulario 311. En el caso de registrar un comprobante de venta con esta modalidad de emisión, el usuario deberá ingresar la información del comprobante de venta como se indica a continuación. Tipo de Comprobante.- El campo para especificar el tipo de comprobante de venta autorizado. Al seleccionar el tipo de comprobante de forma automática le valida contra la base de datos del SRI y en letras rojas, si la información es correcta le señala el tipo de contribuyente que corresponde, ver lámina: Si el tipo de Comprobante no corresponde, igualmente le señala un mensaje de error, como el siguiente: 15

16 RUC.- En este campo se trae el número de RUC que se ingresó en la cabecera del CUR (cuando es una liquidación de gasto este RUC puede cambiar al RUC de la entidad). Fecha de Caducidad.- Este campo permite especificar la fecha de caducidad del comprobante (el sistema trae automáticamente este campo). No. Serie Comp. Venta Establecim.- Campo para especificar el código de establecimiento (3 dígitos, cuando un comprobante de venta no es exigible de validar con el SRI, se debe ingresar 999). No. Serie Comp. Venta Punto de Emisión.- Campo para especificar el punto de emisión del comprobante (3 dígitos, cuando un comprobante de venta no es exigible de validar con el SRI, se debe ingresar 999). Número Comprobante.- Campo para especificar el número de comprobante (7 dígitos, cuando un comprobante de venta no es exigible de validar con el SRI, se ingresará el número que conste en el comprobante, este número es menor o igual a siete, por lo que si el número secuencial del documento es mayor a siete se ingresarán los siete últimos números que consten en el número secuencial. En caso de que el comprobante no posea numeración, deberán completar sus datos con nueves ). No. De Autorización.- Campo para introducir el número de autorización del comprobante. En los casos que en el comprobante no conste la autorización del SRI se completará este dato con 10 dígitos de nueve Fecha Comprobante.- Campo para el registro de la fecha de emisión del comprobante. Monto Comp. Venta sin IVA.- Campo para introducir el monto neto de la factura (sin IVA, si el comprobante de venta registra un valor de ICE se deberá incluir el valor correspondiente). Monto IVA.- Campo que se llena posteriormente de manera automática al ingresar el detalle del comprobante de venta. Aplica ICE.- Campo que debe marcarse cuando un comprobante registra valor de ICE. Monto ICE.- Campo para ingresar el valor de ICE. Detalle de comprobante.- Nivel en el cual se ingresa el detalle del comprobante de venta NOTA: ESTA INFORMACIÒN ES VALIDADA EN LINEA CON EL SERVICIO DE RENTAS INTERNAS PERMITIENDO GARANTIZAR QUE LAS TRANSACCIONES SE HACEN CON SOPORTES Y DOCUMENTOS DEBIDAMENTE AUTORIZADOS. 16

17 TABLA DE COMPROBANTES DE VENTA EXIGIBLES Y NO EXIGIBLES Código Tipo de Comprobante Verifica Validez Comprobante base SRI 01 Factura x 02 Nota o boleta de venta x 03 Liquidación de compra de Bienes o Prestación de servicios 04 Nota de crédito x 05 Nota de débito x 11 Pasajes expedidos por empresas de aviación 12 Documentos emitidos por instituciones financieras 15 Comprobante de venta emitido en el Exterior 16 Formulario Único de Exportación (FUE) o Declaración Aduanera Única (DAU) o Declaración Andina de Valor (DAV) 19 Comprobantes de Pago de Cuotas o Aportes 20 Documentos por Servicios Administrativos emitidos por Inst. del Estado 21 Carta de Porte Aéreo 41 Comprobante de venta emitido por reembolso 45 Liquidación por reclamos de aseguradoras Nota de Crédito por Reembolso Emitida por Intermediario Nota de Débito por Reembolso Emitida por Intermediario Proveedor Directo de Exportador Bajo Régimen Especial x X X Nota: (x) Documentos que son validados contra la Base de Datos del SRI Detalle de Comprobantes de Venta. Debe registrarse el detalle de cada comprobante de venta que se registra en el CUR con la siguiente información: Sustento Tributario.- En este campo se debe escoger el sustento tributario que corresponde al gasto que está efectuando. Código 01 Sustento del Comprobante Tipo de sustento Crédito Tributario para declaración de IVA (servicios y bienes distintos de inventarios y activos fijos): Debe ser utilizado para todas aquellas prestaciones de servicios o adquisiciones de bienes distintos de inventarios y activos fijos gravadas con derecho a crédito tributario que constan en la declaración de IVA y que no aplican en los códigos 03 17

18 Código y 06. Sustento del Comprobante Tipo de sustento Costo o Gasto para declaración de IR (servicios y bienes distintos de inventarios y activos fijos): Debe ser utilizado para todas aquellas prestaciones de servicios o adquisiciones de bienes gravados, distintos de inventarios y activos fijos, que no dan derecho a crédito tributario y en consecuencia el IVA pagado se contabiliza directamente en costos o gastos y se refleja en la declaración de Impuesto a la Renta. Activo Fijo - Crédito Tributario para declaración de IVA: Debe ser utilizado para todas aquellas adquisiciones de activos fijos, gravadas, con derecho a crédito tributario que constan en la declaración de IVA. Activo Fijo - Costo o Gasto para declaración de IR: Debe ser utilizado para todas aquellas adquisiciones de activos fijos que no dan derecho a crédito tributario y en consecuencia el IVA pagado se contabiliza directamente en costos o gastos y se refleja en la declaración de Impuesto a la Renta. Liquidación Gastos de Viaje, hospedaje y alimentación Gastos IR (a nombre de empleados y no de la empresa): Debe ser utilizado para registrar gastos relacionados a viaje, hospedaje y alimentación cuyos comprobantes de venta están a nombre de los funcionarios de la empresa y no a nombre de la misma, pero que si constituyen gastos deducibles para Impuesto a la Renta. Inventario - Crédito Tributario para declaración de IVA: Debe ser utilizado para todas aquellas adquisiciones de inventario gravadas con derecho a crédito tributario que constan en la declaración de IVA. Inventario - Costo o Gasto para declaración de IR: Debe ser utilizado para todas aquellas adquisiciones de inventario que no dan derecho a crédito tributario y en consecuencia el IVA pagado se contabiliza directamente en costos o gastos y se refleja en la declaración de Impuesto a la Renta. Valor pagado para solicitar Reembolso de Gasto (intermediario): Debe ser utilizado para todas aquellas adquisiciones de bienes o prestaciones de servicios gravadas pagadas para solicitar reembolso de gastos. Este sustento es usado para reportar el intermediario. Reembolso por Siniestros: Debe ser utilizado para todas aquellas adquisiciones de gastos médicos y medicina prepagada que constan en la declaración de IVA, realizadas a través de la figura de reembolso de gasto. Concepto Comprobante.- En este campo se debe escoger el/los concepto/s de cada bien o servicio que se encuentra en el comprobante de venta, que puede ser: BIENES 12%, SERVICIOS 12%, IVA 0%, NO SUJETO A IVA, ICE, OTROS SIN RETENCIÓN IVA. El concepto de 18

19 ICE se debe especificar únicamente cuando en un comprobante de venta se detalle ese rubro y se haya marcado previamente el campo ICE en el ingreso del Comprobante de Venta. El concepto No Sujeto de IVA no deberá confundirse con aquellas transferencias de bienes o servicios cuya tarifa de IVA es 0%, por ejemplo no son sujetos de IVA: -Aportes en especie a sociedades; -Adjudicaciones por herencia o por liquidación de sociedades; -Ventas de negocios en las que se transfiera el activo y el pasivo; -Cuotas o aportes que realicen los condóminos para el mantenimiento de los condominios dentro de propiedad horizontal; -Otros citados en el Art. 54 de la Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno. Detalle de Comprobante.- En este campo se debe escoger el detalle de la retención de IVA que se realizará a cada uno de los conceptos escogidos anteriormente que pueden ser: Base Imponible (Sin IVA).- En este campo se debe ingresar el valor neto (sin IVA) del concepto de comprobante. Monto IVA.- Este campo es de cálculo automático conforme al Concepto Comprobante y a la base imponible ingresado anteriormente. Este valor puede ser editado por el usuario responsable con un margen de tolerancia en el cálculo del IVA de más/menos (+,-) 0,02 centavos de Dólar. Monto Retención.- Este campo corresponde a la retención de IVA que se debe realizar al proveedor, se calcula automáticamente conforme al Detalle de Comprobante ingresado anteriormente, así como al Monto IVA calculado o editado conforme al margen de tolerancia. Monto IVA a Pagar a Proveedor.- Este campo corresponde al IVA que se debe pagar al proveedor, se calcula automáticamente conforme al Detalle de Comprobante ingresado anteriormente, así como al Monto IVA calculado menos la Retención. 19

20 Retenciones y Descuentos Esta sección permite registrar todas las retenciones realizadas sobre los comprobantes de venta autorizados y en general los descuentos aplicados en el CUR de gastos: Comprobante de Venta.- En este campo debe escogerse por concepto el comprobante del cual se realizará la retención o descuento. Tipo de Sustento.- Este campo se llena automáticamente conforme al Concepto de Comprobante que se elija. 20

21 Deducción.- Determina el concepto de la retención y/o valor de gasto que se deduce al proveedor de su pago. Retención SRI.- Determina el concepto y porcentaje de retención de Impuesto a la Renta que se va a efectuar por cada Concepto de Comprobante. Fuente.- En este campo debe constar la fuente de financiamiento de las estructuras presupuestarias utilizadas en la transacción Porcentaje.- Permite establecer el porcentaje de retención a aplicar, se llenará automáticamente conforme a la Retención SRI que elija previamente, a excepción de las RETENCIONES DE DOBLE TRIBUTACIÓN DE IMPUESTO A LA RENTA, valor que debe ser ingresado conforme lo especificado en el respectivo convenio; así también aquellos conceptos de retención en los que se establece un rango de retención, se deberá ingresar el porcentaje de retención. Base imponible.- Permite establecer el monto de la base imponible para la retención, valor que por default consta conforme al Concepto de comprobante ingresado y que dependiendo del caso puede ser modificado Monto Retención.- Este campo calcula el valor de la retención aplicada. Cuando las retenciones y/o descuentos que se apliquen en el gasto no se asocian a comprobantes de venta por ejemplo: Amortización de anticipos, multas a contratistas y otros descuentos que no sean de tributos, en el campo monto de retención se debe digitar el valor que el usuario desee registrar, en este caso el sistema no realizará ningún cálculo. Deducciones que necesitan el ingreso del porcentaje de retención 21

22 Las retenciones que corresponden a los convenios de Doble Tributación, en el caso de ser utilizados requerirán que se ingrese el porcentaje específico para realizar el cálculo de la retención. A continuación se listan las deducciones y/o retenciones definidas en el esigef con las correspondientes cuentas contables a las que cada una se encuentra asociada. Su efecto contable se da únicamente cuando el CUR de Gasto ha sido Pagado y en el caso de los ingresos cuando el CUR de Ingreso ha sido Percibido. RETENCIONES DE IMPUESTO A LA RENTA RETENCION_INICIAL RETENCION_FINAL MAYOR SUBCUENTA1 SUBCUENTA RETENCIONES PARA MANEJO DE CONTRATOS Y NOTAS DE CRÉDITO RETENCION_INICIAL RETENCION_FINAL MAYOR SUBCUENTA1 SUBCUENTA (*) Nota: (*) Utilización en Notas de Crédito RETENCIONES PARA UTILIZARSE EN INGRESOS RETENCION_INICIAL RETENCION_FINAL MAYOR SUBCUENTA1 SUBCUENTA OTRAS RETENCIONES ESPECÍFICAS PARA CURS DE GASTO RETENCION_INICIAL RETENCION_FINAL MAYOR SUBCUENTA1 SUBCUENTA

23 RETENCIONES PARA USAR SOLAMENTE EN LA NÓMINA RETENCION_INICIAL RETENCION_FINAL MAYOR SUBCUENTA1 SUBCUENTA RETENCIONES PARA EL MANEJO DE DEUDA PÚBLICA RETENCION_INICIAL RETENCION_FINAL MAYOR SUBCUENTA1 SUBCUENTA Solicitar el CUR de Gasto Previo a la aprobación de un CUR de gasto, sea de Compromiso, Devengado o Regularización, es necesario realizar la Solicitud de dicho CUR, para lo cual el usuario selecciona el CUR y presiona el icono de Solicitar y el sistema presentará una pantalla con la información de la cabecera del CUR. Para confirmar la Solicitud del CUR se debe presionar nuevamente el icono de solicitar, caso contrario deberá presionar el icono de Salir. 23

24 Cuando el sistema ejecuta la solicitud de una transacción, se realizan una serie de validaciones que verifican en forma general que los montos establecidos en la cabecera de la transacción, tanto para el monto del gasto como para las deducciones, coincidan con la sumatoria de los detalles en las estructuras presupuestarias, comprobantes de venta y deducciones. En caso de que estas validaciones no sean exitosas se emitirá un mensaje de error indicando que no es posible realizar la Solicitud de la transacción Aprobar el CUR de Gasto Los CUR s de gasto que se encuentren en estado Solicitado, pueden aprobarse, para ello el usuario debe seleccionar el CUR y presionar el ícono de Aprobar Documento. El sistema presenta una pantalla con la información de la cabecera del CUR, como se muestra en la pantalla siguiente: Para Confirmar la aprobación de la transacción, se debe presionar el icono de aprobar documento, caso contrario presionar el ícono de Salir. Solamente cuando se aprueba una transacción (DEV, CYD, REG, RDP), se puede verificar su efecto tanto en el presupuesto como en la Contabilidad Consulta del registro contable automático El sistema permite consultar los registros contables automáticos que se hubieren realizado sobre aquellos movimientos que impliquen movimientos de devengado con su correspondiente transacción de pago. Los devengados y los pagos pueden ser consultados en esta pantalla. 24

25 Para ver los registros contables, debe seleccionar el documento original del registro del gasto y presionará el botón de consulta de registros contables. Los tipos de registros contables que se podrán verificar en transacciones DEV y CYD se muestran en la siguiente lámina: DAG.- Devengado Automático de Gastos Permite verificar el asiento contable correspondiente a la instancia de devengado. PAG.- Pago Automático de Gastos Permite verificar el asiento contable automático correspondiente a la instancia de pagado, se realiza un asiento de pago por cada fuente de financiamiento que conste en la transacción. PIC.- Pago de IVA en COMPRAS Permite verificar el asiento contable automático correspondiente al pago de IVA al proveedor generado en la transacción. Los tipos de registros contables que se podrán verificar en transacciones REG y RDP son: 25

26 DAG.- Devengado Automático de Gastos Permite verificar el asiento contable correspondiente a la instancia de devengado. PAR.- Pago Automático de Regularización Permite verificar el asiento contable automático correspondiente a la instancia de regularización del pago. Las transacciones de regularización solamente se pueden realizar con una fuente. PIR.- Pago de IVA en COMPRAS de Regularización Permite verificar el asiento contable automático correspondiente a la Regularización del pago de IVA al proveedor generado en la transacción. Los tipos de registro que se podrán verificar en las transacciones con Notas de Crédito NDC son: RNC.- Registro de la Nota de Crédito. Permite verificar el asiento contable automático generado por esta transacción. Que corresponde a un valor en menos del Comprobante de Venta original, sobre el cual se emite la Nota de Crédito. DAG.- Devengado automático de gastos. Permite verificar, obviamente, lo que es el gasto presupuestario disminuido, en el cual se disminuye la cuenta de gasto del devengado original y se acredita la cuenta del ingreso presupuestario, para recuperar el espacio por el valor de la Nota de Crédito. Los tipos de registros contables que se podrán verificar en transacciones REG y RDP son: Los tipos de registro que se podrá verificar en transacciones DVO corresponden a la anulación de los registros originales, dependiendo de la transacción original realizada. 26

27 Se usa una transacción DVO para el caso de anulaciones, de CYD, DEV y REG, siempre y cuando exista devolución de dinero. A continuación se incluyen los registros contables que se generan al realizar una transacción: REG DVO OGA: PIR.- Anulación del Pago de IVA en COMPRAS Permite verificar el asiento contable automático correspondiente a la anulación de la Regularización del pago de IVA al proveedor generado en la transacción original. PAR.- Anulación del Pago Automático de Regularización Permite verificar el asiento contable automático correspondiente a la anulación de la instancia de regularización del pago de la transacción original. DAG.- Anulación del Devengado Automático de Gastos Permite verificar el asiento contable automático correspondiente a la anulación del devengado originalmente registrado. Para la consulta contable, la barra de herramientas tiene las siguientes opciones: Este botón permite regresar a la pantalla anterior Esta opción permite consultar el asiento contable generado bajo esa clase de registro. La consulta contable presenta la siguiente pantalla: 27

28 Aquí se puede verificar la correspondencia de las cuentas implicadas en el registro de la ejecución, los correspondientes auxiliares que se generan a partir de la información del CUR de gastos y los montos respetivos por los cuales se hacen las afectaciones contables a las cuentas correspondientes Autorización de Pago El sistema esigef con el enfoque de administración centralizada de Caja y los recursos del estado, dispone de una opción para solicitar el pago cuando la institución así lo amerite. Tal solicitud se convierte en una orden de pago para el Tesoro Nacional quien generará la respectiva orden de pago o transferencia directamente desde la CCU del Banco Central. La opción es: Esta opción presenta la siguiente pantalla: 28

29 Se pueden observar aquí todos los movimientos de devengado que están pendientes de solicitar el pago respectivo. Esta pantalla permite verificar el concepto del gasto, El RUC y nombre del beneficiario y los montos correspondientes a los pagos y las retenciones realizadas. Mediante esta opción solicitamos el pago al Ministerio de Finanzas. La pantalla de confirmación mostrará el siguiente mensaje: Con la autorización de pago concluye el proceso de ejecución de gastos por parte de la Entidad, el proceso posterior de pago y envío de las Transferencias al BCE son procesos que le corresponden a la Tesorería de la Nación REGISTRO DE NOTAS DE CRÉDITO Las Notas de Crédito son comprobantes de índole contable y tributaria, que sirven para sustentar el otorgamiento de un descuento o bonificación, anulación total o parcial de la devolución de bienes vendidos. La funcionalidad incorporada en el esigef para el registro de las Notas de Crédito, es similar a los otros modos de reversión que tiene el sistema. La clase de registro y la clase de gasto es la 29

30 misma que la del Comprobante CUR original, sobre el cual se va a aplicar la Nota de Crédito. La clase de modificación es DNC, nueva opción incorporada en el sistema. Para la Nota de Crédito está habilitada una cuenta virtual que es la Notas de Crédito por Efectivizar. La Nota de Crédito puede ser parcial ó total dependiendo del valor de dicha nota. En la Nota de Crédito no aplica deducciones, existe un control en el sistema que no le permite el ingreso de las mismas. La opción de deducciones está deshabilitada para evitar que el usuario ingrese esos datos. Conforme lo señalado en el concepto de la Nota de Crédito, ésta se emite como un descuento o bonificación, anulación total o parcial de la devolución de bienes vendidos, por consiguiente se realiza sobre un comprobante de venta emitido previamente. A continuación se describe el proceso de registro de la Nota de Crédito en el sistema esigef, a través del siguiente caso práctico: Se crea el CUR de gasto CYD NOR OGA, con dos comprobantes de venta: una nota de venta con un detalle y una factura con dos detalles: o Monto: USD o Deducciones: USD o Entidad o CUR original 2215 o CUR DNC USD Registro del Comprobante de Gasto CUR original En la lámina siguiente se muestra la cabecera del Comprobante de Gasto CUR original 2215, en estado APROBADO 30

31 A continuación se describen los datos del CUR original registrado: Detalle de las partidas presupuestarias Se ingresa la información del ítem presupuestario correspondiente al gasto con su estructura correcta: Tipo de Comprobante de Venta (CV) Al seleccionar el Tipo de Comprobante (en este caso NOTA O BOLETA DE VENTA), el comprobante se valida con la Base de Datos del SRI que lo identifica, en este caso, como OTRO CONTRIBUYENTE. Si no se valida se mostrará el mensaje de error y no le permitirá ingresar la información. 31

32 Detalle del Comprobante de Venta (1 detalle) Registro de Retención en la Fuente de IVA con el ícono Detalle del Comprobante Detalle de la Factura (2 detalles) Registro de Retención en la Fuente de IVA con el ícono Detalle del Comprobante 32

33 Retenciones y Deducciones Una vez ingresados los detalles, se crea el CUR en estado REGISTRADO, el mismo se procede a SOLICITAR y APROBAR. Se AUTORIZA PAGO y la Tesorería de la Nación realiza el pago total del CUR de gasto normal Registro de la Nota de Crédito Siguiendo con el ejemplo, la Entidad recibe una Nota de Crédito por USD , valor total de la factura ingresada en el CUR de gasto anterior No Registro de la cabecera del comprobante Se crea la cabecera del CUR CYD DNC OGA y se carga el CUR original. Se puede hacer DNC por el valor total o parcial del CUR original (2215). En este caso se realiza por el total. o CUR creado: 2216 o Monto (Nota de Crédito) DNC: -100 El campo Banco se desplegará en 99-Cuentas Virtuales y en el campo Cuenta Origen se elegirá NCF-Notas de Crédito por Efectivizar. El monto del gasto se ingresará en negativo y en el campo deducciones no se ingresará valor, ya que en la Nota de Crédito no hay deducciones. A continuación se puede ver la pantalla del registro de la Nota de Crédito 33

34 Copia de los detalles del CUR original Láminas desplegadas con la información ingresada, utilizando la opción correspondiente Copiar detalles : Automáticamente se copia la estructura del CUR original y se debe confirmar la orden con el ícono Copiar detalles : Detalles del Comprobante de Venta (Nota de Crédito) En la pestaña Comprobantes de Venta se desplegará por default el tipo de documento Notas de Crédito y el RUC del Comprobante de venta y un campo Comprobante Asociado, sobre cuyo link se debe hacer clic y se visualizarán todos los comprobantes de venta del CUR original. El usuario elegirá el comprobante que va a afectar con la Nota de Crédito, conforme se observa en la lámina desplegada: Posteriormente se ingresan los datos de la Nota de Crédito: 34

35 No. Serie Comp. Venta Establecimiento No. Serie Comp. Venta Punto de Emisión Número de la Nota de Crédito Autorización del SRI Fecha de Emisión de la Nota de Crédito Monto en signo negativo (-) sin IVA Detalles de la Nota de Crédito Se ingresan los detalles de la Nota de Crédito que deberán ser los mismos del comprobante de venta original. La base imponible se ingresará en negativo. Ver la información ingresada en la siguiente lámina: Se hace lo mismo para la Factura, se asocia la Factura, se ingresa los datos de la Nota de Crédito, el monto es en negativo y al ingresar los detalles de la Nota de Crédito deben ser los mismos detalles del comprobante original y los montos en negativo hasta por el valor de la Factura original. 35

36 NOTA: No se deben ingresar deducciones porque en la Nota de Crédito no se aplica. En caso de ingresar deducciones, el sistema emite el siguiente mensaje de Error: Una vez ingresada la información, se crea el CUR en estado REGISTRADO, el mismo se procede a SOLICITAR y APROBAR. Para aprobar se debe seleccionar el botón Aprobar Devolución Notas de Crédito. Nueve ícono creado en el sistema. Se autoriza el pago y la Tesorería de la Nación realiza el pago total del CUR de gasto normal. 36

37 Consulta contable Una vez aprobado el CUR de registro de la Nota de Crédito, se pueden consultar los registros contables generados, seleccionado la Opción de Consulta Contable. Los registros contables del CUR 2216 (Nota de Crédito) son: o RCN: Registro de la Nota de Crédito (Asiento automático) Código de Nombre de la Cuenta Debe Haber la Cuenta Notas de Crédito por Efectivizar Cuentas por Cobrar Impuesto al Valor Agregado Compras Cuentas por Pagar Bienes y Servicios de Consumo TOTAL o Registro del gasto presupuestario disminuido con el DAG (Devengado automático de gasto) y por ende la recuperación del espacio presupuestario Código de Nombre de la Cuenta Debe Haber la Cuenta Cuentas por Pagar Bienes y Servicios de Consumo Servicios de Correo TOTAL Neteo de Notas de Crédito Se pueden presentar dos opciones de utilización ó neteo de las Notas de Crédito: 37

38 Puede aplicarse a una Factura del mismo proveedor, en cuyo caso ingresa una deducción que está parametrizada en el sistema, con el código 337. Otra opción corresponde al Neteo de las Notas de Crédito, lo cual se realizará a través de un registro contable. Este registro para las Entidades del Gobierno Central, será realizado por la Subsecretaría de Contabilidad Gubernamental. Las Entidades Descentralizadas y Autónomas, realizarán este registro directamente, ya que son Entes Contables. Registro contable del Neteo de las Notas de Crédito Para la utilización de valores registrados por concepto de Notas de Crédito en la cuenta , se ha parametrizado la deducción 337 UTILIZACIÓN NOTAS DE CREDITO, esta deducción se la debe utilizar cuando la entidad reciba una nueva factura del proveedor del cual recibió la nota de crédito como se muestra a continuación: El valor que se ingrese en monto retención deberá ser menor o igual al saldo que la entidad tenga en la cuenta , esto se puede verificar en los reportes contables. Cuando la Tesorería de la Nación realice el pago del CUR, en el asiento de pago que se genera, el valor de la deducción 337 se contabilizará al crédito en la cuenta , disminuyendo el saldo disponible de la entidad en dicha cuenta. 38

39 A continuación se presenta un resumen del registro contable del Neteo de la Nota de Crédito, aplicada como deducción (337) en el caso del mismo Proveedor: Código de la Nombre de la Cuenta Debe Haber Cuenta Cuentas por Pagar Bienes y Servicios de Consumo Recursos Fiscales Notas de Crédito por Efectivizar Descuentos y Retenciones 1.00 Generados en Gastosadministración Pública Central TOTAL Como puede verse en el registro contable, en este caso, la Nota de Crédito por USD 50.00, se deduce del valor a pagar al Proveedor en una nueva transacción DEVOLUCIÓN DE CUR DE GASTO CON IVA Los tipos de registro que se podrá verificar en transacciones DVO corresponden a la anulación de los registros originales, dependiendo de la transacción realizada. Se usa una transacción DVO para el caso de anulaciones, de CYD, DEV y REG, siempre y cuando exista devolución de dinero, en la cuenta bancaria desde la que se realizó el pago o se utiliza la figura de cuenta bancaria virtual para realizar la corrección de errores. Previamente a la realización de una transacción DVO debe verificarse que no exista pago de las deducciones, el sistema valida esta condición. Este tipo de devoluciones deben considerar dos casos: 39

40 1. Las devoluciones DVO que corresponden a un CUR original que tiene detalles del comprobante de venta (Facturas), en cuyo caso: La devolución sólo se puede hacer dentro del mismo mes en el cual se aprobó el CUR original. Si la devolución se realiza en el siguiente mes, necesariamente debe hacer una Nota de Crédito. La devolución será por el valor total del CUR original. Si es parcial debe hacerlo a través de una Nota de Crédito. La incidencia contable de esta transacción deberá generar los asientos de reversión de las siguientes transacciones en su orden: o o o Reversión del asiento de pago de IVA al proveedor PIC, PIR (si el monto del IVA es mayor que cero). Reversión del asiento de pago al beneficiario PAG, PAR. Reversión del asiento de devengado de gastos DAG. 2. Las devoluciones en efectivo de CUR s que no tienen comprobantes de venta autorizados por el SRI, en cuyo caso: La fecha de aprobación del CUR de devolución puede ser cualquiera. Se podrán hacer devoluciones totales o parciales. La incidencia contable de esta transacción deberá generar los asientos de reversión de las siguientes transacciones en su orden: o o Reversión del asiento de pago al beneficiario PAG, PAR. Reversión del asiento de devengado de gastos DAG. La incidencia presupuestaria de un DVO, será la misma que actualmente existe, es decir se devolverán los valores pagados y devengados involucrados en la devolución a las partidas correspondientes (que consten en el CUR de devolución). Adicionalmente en los casos de devolución de transacciones con clase de registro REG y CYD se devolverá a la partida correspondiente el monto comprometido Registro del comprobante de Devolución DVO Dentro de la opción Crear, las combinaciones de documentos de respaldo pueden ser: 40

41 CLASE REGISTRO CLASE CLASE GASTO MODIFICACION CYD DVO OGA DEV DVO OGA REG DVO OGA RDP DVO OGA DEV DVO SUE Las demás combinaciones, en las cuales no se incluirán detalles de comprobantes de venta y por consiguiente valores de IVA debe mantener la funcionalidad actual. Luego deberá ingresar en el campo No. CUR Original el Número de CUR original que se quiere devolver, el usuario carga la información de la cabecera del CUR original utilizando la funcionalidad del botón Cargar, que hace que el sistema copie toda la información de la cabecera del CUR original en el CUR de DEVOLUCIÓN. A continuación se va a desarrollar un caso de registro de una devolución en una transacción con detalle de comprobantes, consiguientemente con IVA. Registro de la cabecera del comprobante DVO Se crea la cabecera del CUR CYD DVO OGA y se carga el CUR original. El sistema valida que la fecha de registro sea en el mismo mes, caso contrario no le permitirá crear el comprobante. La información del CUR original es por el valor total, con el Monto de Gasto en negativo: 41

42 NOTA: En el campo Banco debe ingresar Banco Central del Ecuador y en Cuenta Origen, la cuenta en la cual se realizó el depósito; excepto para el caso de las devoluciones que se realizan para corregir errores, en cuyo caso debe utilizar en Banco: Banco Virtual y en cuenta origen: Seleccionar de la lista de valores Regularización Copia de los Detalles Una vez ingresados los datos, se crea la cabecera del CUR en estado REGISTRADO y se procede a seleccionar la opción Copiar detalles : El sistema copia las partidas, las facturas y las retenciones del CUR original. Si el DVO se realiza para corregir algún dato puntual, el usuario puede volver a usar la misma factura. NOTA: Un DVO de corrección de errores que comúnmente realizan las entidades, se refiere a errores en la partida presupuestaria, en cuyo caso se anula el registro y vuelve realizar otro CUR con la partida presupuestaria correcta, con el mismo comprobante de venta (Factura). En este caso utiliza el Banco virtual, ya que no existe devolución de dinero. Detalle de las Partidas De acuerdo a la clase de registro seleccionada, el usuario deberá copiar los detalles de las partidas del CUR original tal como lo hace actualmente teniendo en cuenta que el campo monto IVA a este nivel ya no debe presentarse en la pantalla: 42

43 En la pantalla seleccionada se debe confirmar la opción Copiar detalles y se copian las partidas asociadas al CUR original con signo negativo: Detalle de Comprobantes de Venta Los campos correspondientes al detalle de Comprobantes de Venta se copian con la misma estructura del CUR original y se copian los campos de montos con signo negativo: Detalle de Conceptos de Comprobantes de Venta Se copia toda la estructura del detalle de Conceptos de Comprobantes de Venta del CUR original, con la consideración de que los campos de montos se copian con signo 43

44 negativo. Se puede consultar la información copiada, sin opción de modificar o eliminar. Copia de las Deducciones Las deducciones se copian automáticamente con los valores en negativo. El detalle de descuentos se copia con la lógica que actualmente se realiza, teniendo en cuenta los nuevos campos incorporados para el registro de IVA. Con los detalles copiados, se procede a Crear el CUR en estado REGISTRADO, para posteriormente proceder a Solicitar Documento: 44

45 El sistema verifica que las deducciones realizadas en el CUR original no se encuentren pagadas y además, que los datos de la cabecera y los datos del Detalle sean los mismos. El documento se pasa al estado SOLICITADO: Aprobación del CUR de Devolución El funcionario de la Subsecretaria de Contabilidad Gubernamental en base a las justificaciones presentadas por la entidad procederá a Aprobar el CUR de Devolución. La APROBACIÓN del CUR de Devolución, se realiza a través de una nueva opción creada en la ejecución de gastos. Esta opción permite aprobar el comprobante de devolución de un CUR de Devengado ó Regularización de gasto solicitado. Presionamos el ícono señalado APROBAR DEVOLUCIÓN y se despliega la siguiente pantalla: 45

46 El CUR pasa al estado APROBADO (CUR 4101), ver lámina siguiente: Conforme puede verse, se genera el CUR en estado APROBADO, Autorizado Pago (AP) y Pago Total (PT). Consulta Contable Una vez aprobado el CUR de registro de la Devolución, se pueden consultar los registros contables generados, a través de la Opción Los registros contables del CUR 4101 de este Instructivo (REG-DVO-OGA), son: 46

47 o PIR: Registro del Pago del IVA en Compras de Regularización Código de Nombre de la Cuenta Debe Haber la Cuenta Recursos Fiscales Cuentas por Cobrar Impuesto al 4.20 Valor Agregado Compras TOTAL o Registro del PAR Pago Automático de Regularización Instancia de regulación del pago Código de la Nombre de la Cuenta Debe Haber Cuenta Recursos Fiscales Descuentos y Retenciones 0.50 Generados en Gastos - Administración Pública Central Cuentas por Pagar Bienes y Servicios de Consumo TOTAL o Registro del DAG Devengado Automático de Gastos Registra la recuperación del espacio presupuestario por el monto correspondiente a la Devolución Código de la Nombre de la Cuenta Debe Haber Cuenta Cuentas por Pagar Bienes y Servicios de Consumo Cuentas por Pagar IVA Bienes Proveedor 70% Cuentas por Pagar IVA Bienes - SRI % Cuentas por Cobrar Impuesto al 6.00 Valor Agregado - Compras Pasajes al Interior TOTAL

48 Debe tenerse en cuenta que el orden de generación de los registros contables en la devolución, se realizan en el orden que aparecen: Primero el PIR Luego el PAR y Luego el DAG Lo contrario del orden en el que se realizan los asientos contables al registrar el CUR original: Primero el DEV Luego del PAR y Luego el PIR NOTA FINAL: TODA DUDA DE CARÁCTER TRIBUTARIO CONSULTAR AL CALL CENTER DEL SERVICIO DE RENTAS INTERNAS (SRI)