Expediente 300/2014/00071

Transcripción

1 Página: 1 de 29 PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARA LA CONTRATACIÓN DE UN SERVICIO DE TRASLADO, DEPÓSITO, CUSTODIA Y GESTIÓN DE LOS ARCHIVOS DOCUMENTALES DE AGENCIA TRIBUTARIA MADRID. 1. OBJETO Es objeto del presente contrato la prestación del servicio auxiliar de traslado, depósito, custodia y gestión de archivos de expedientes y documentos generados en el Organismo Autónomo Agencia Tributaria Madrid. Por razones de eficacia administrativa e insuficiencia y adecuación de espacios físicos, el depósito, custodia, conservación y organización de los fondos documentales se realiza externamente con apoyo en la gestión en cuanto a informatización, localización, extracción, entrega y reintegro de documentación y expedientes. La titularidad y propiedad de los fondos de archivo son de la Agencia Tributaria Madrid. En ningún caso la documentación almacenada y custodiada en dependencias externas ajenas a la Agencia Tributaria Madrid podrá suponer por parte de la empresa adjudicataria el ejercicio de potestades públicas. Agencia Tributaria Madrid mantiene la dirección y supervisión del archivo. Es la propia Agencia Tributaria Madrid a quien corresponde, garantizar el acceso de los ciudadanos a la información y a los documentos, facilitar la documentación y la utilización de los datos contenidos en los documentos, e impedir el acceso a la información de aquellos documentos restringidos por las disposiciones legales. A todos los efectos legales los expedientes y documentación de archivo de pasivo almacenados y custodiados externamente son responsabilidad de la propia Agencia Tributaria Madrid, quién facilitará los que se soliciten por los cauces legales y aquellos que deban enviarse a un organismo público en cumplimiento de trámites reglamentarios o que los mismos sean reclamados por los Tribunales de Justicia, dejando fotocopia o copia autorizada en el archivo. Todo ello de conformidad con lo dispuesto en la Ley 30/1992, de 26 de Noviembre de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, Real Decreto 2568/1986, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento de organización, funcionamiento y régimen jurídico de las Entidades locales y demás normas de aplicación. El servicio consistirá en trabajos de traslado de los archivos gestionados externamente, carga, transporte, colocación, preparación, en su caso, de contenedores, suministrados por el adjudicatario, para albergar lotes de documentación administrativa y tributaria pasiva de la Agencia Tributaria Madrid, codificación de los mismos, almacenaje, custodia y gestión diaria de archivo de esta documentación. Se considera documentación administrativa y tributaria pasiva la procedente de la actividad generada por las Unidades Administrativas de la Agencia Tributaria Madrid, en especial la relacionada con la gestión tributaria y de uso poco frecuente. Página 1 de 29

2 Página: 2 de 29 Se entiende por expediente todos aquellos documentos que integran la información de los ciudadanos (informes, fichas, resultados, documentos en papel etc.), así como los elementos que los contienen (carpetas, sobres, dossieres). Los puntos de suministro de contenedores y recogida de la documentación serán con carácter general: las instalaciones de la empresa que en la actualidad tiene almacenado, custodia y gestiona el archivo de pasivo de Agencia Tributaria Madrid y las demás dependencias de este Organismo (ver anexo I). La documentación almacenada en las instalaciones de la empresa que en la actualidad custodia y gestiona el archivo de pasivo de Agencia Tributaria Madrid dispondrá la misma en el muelle de carga, debidamente paletizada. Toda esta documentación, en su caso, será trasladada a las instalaciones de la empresa adjudicataria para su almacén, custodia y gestión de archivo, quién dispondrá de los contenedores necesarios, procediendo a su llenado, precintado por personal de la empresa adjudicataria, confección de un inventario de su contenido y su codificación. Estos contenedores podrán ser precintados en presencia de un responsable de la Administración. No obstante, si durante la duración del contrato se produjese la incorporación de otro centro o el cambio de ubicación de alguno de los anteriormente citados, estos quedarían incluidos en la prestación del servicio. Realizado los traslados y el almacenaje, se requiere la custodia en las instalaciones, con adecuadas medidas de seguridad y la gestión de expedientes. En especial se destaca la gestión expedientes archivados de impuestos como el del incremento del valor de los terrenos de naturaleza urbana, por ser uno de los más dinámicos (autoliquidaciones remitidas por las entidades financieras, expedientes en los que se han grabado liquidaciones, recursos, solicitudes, expedientes pendientes del IBI, de fincas que ya tienen determinado el valor catastral, etc.). Otros trabajos relacionados con la gestión de archivo de tipo correctivo y adaptativo. Por la Subdirección General de Secretaría Técnica de la Agencia Tributaria Madrid, podrá solicitarse la disposición de medios personales y materiales con la finalidad de atender trabajos relacionados con la gestión de archivo que, previa justificación y conformidad del Director de los Trabajos, puedan ser necesarios por adaptación de expedientes y documentación, insuficientemente identificados, contenidos en palets y/o contenedores, para su mejor y pronta localización, por necesidades detectadas y/o sobrevenidas de carácter funcional a las expresadas de carácter general en el presente pliego de prescripciones técnicas. Se incluye el procesado, identificación, etiquetado y almacén de información mediante código de barras. A modo de ejemplo: Trabajos de manipulación de legajos y expedientes, atados, desatados, grapado y desgrapado de documentación, etiquetado e identificación en cajas archivadoras tipo AZ, y aquellos otras prestaciones que se puedan derivar en traslados masivos de archivos de activo a pasivo que serán objeto de custodia. Este tipo de actuaciones podrán realizarse en las instalaciones de la empresa adjudicataria o, en su caso, en dependencias de la Agencia Tributaria Madrid. Página 2 de 29

3 Página: 3 de 29 Palets que contienen cajas que se encuentran en un elevado estado de deterioro, lo que dificulta la búsqueda de los documentos solicitados, y se aconseja su trasvase a nuevos contenedores normalizados de la empresa. Generación de nuevos contenedores. Cambio de contenedores EXTRACCIÓN, INVENTARIO, TRASVASE Y REFERENCIACIÓN - EXTRACCIÓN de los soportes de documentación de las actuales unidades de instalación (contendores/cajas) deterioradas. - INVENTARIO, catalogación, clasificación e inventario de la documentación que se ha determinado como objeto de tratamiento y su localización de almacenamiento inicial. - TRASVASE, de la documentación por serie documental y de forma ordenada de su ubicación a los contenedores normalizados. - REFERENCIACION, trascripción de las descripciones que figuren en los lomos de archivadores definitivos o az a programa informático o impreso de control de referenciación, según condiciones en las que se desarrolle el servicio. - INFORMATIZACIÓN DE CONTENIDOS - Grabación de datos en sistema de gestión de archivo. - Creación de archivo ofimático. - Obtención de las ubicaciones para cada contenedor. - UBICACIÓN DEFINITIVA - El sistema facilita de forma automática o manual las ordenes de ubicación para los contenedores pendientes de ubicación: - Emisión de órdenes de ubicación. - Distribución de contenedores según órdenes de ubicación. - Verificación ubicaciones. - Ubicaciones facilitadas por el sistema - Lectura automática de ubicación física de (etiqueta contenedor + etiqueta de ubicación de estantería), validación automática con datos facilitados por el sistema. - Actualización sistema de archivo. - Acceso sistema de préstamos de documentos. - Extracción de base de datos (Excel) para entrega. Las horas de dedicación que puedan representar estos trabajos se realizará sin coste ni compensación económica hasta un máximo de 800 horas en el curso de los cuatro años de duración del contrato. El límite se renovará nuevamente, de forma proporcional, en caso de prórroga del contrato. La empresa llevará un control del número de horas ejecutadas en cada actuación con antecedentes y fechas. La Subdirección General de Secretaría Técnica de la Agencia Tributaria Madrid, podrá requerir información, con periodicidad mensual, de extractos o resúmenes de las horas realizadas de forma acumulada, y saldo restante a la fecha de petición. Página 3 de 29

4 Página: 4 de 29 Absorción de incrementos por nuevas incorporaciones Para absorber mayor necesidades de almacén, equiparado en archivadores de dimensiones aproximadas de AZ de 35 cm. x 25 cm. x 10 cm la empresa adjudicataria facilitará sin coste un máximo de 360 metros lineales/año, equiparado en archivadores de dimensiones aproximadas de AZ de 35 cm. x 25 cm. x 10 cm. La deducción anual se renovará nuevamente, en caso de prórroga del contrato. 2. PLAZO El plazo de prestación de servicios abarcará desde el 15 de diciembre de 2014 hasta el 14 de diciembre de El contrato podrá prorrogarse de forma expresa y por mutuo acuerdo de las partes antes de su finalización, siempre que la duración total del contrato, incluidas las prórrogas, no exceda de seis años y que las prórrogas no superen, aislada o conjuntamente, el plazo fijado originariamente. 3. PRECIO Y FORMA DE PAGO 3.1. PRECIOS UNITARIOS DE LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS ITEM depósito y custodia ITEMS GESTION ARCHIVO DESCRIPCIÓN Depósito y custodia de la documentación (precio por contenedor y mes) y nuevas incorporaciones PRECIOS UNITARIOS (IVA excluido) 0,28 Suministro de contenedores y precintos para introducir la 1,95 documentación (precio por contenedor) Recogida de nuevos contenedores de documentación de Agencia Tributaria Madrid, carga de los contenedores y 0,86 transporte hasta el centro de custodia (precio por contenedor) Informatización de cada contenedor (precio por contenedor) 0,32 Servicio de consulta, precio de localización por 1,27 contenedor (*) Servicio de consulta, Precio de reintegro, reposición o devolución y ubicación del contenedor en su posición 1,27 original (precio por contenedor) (*) Precio de transporte por gestión diaria de todos los envíos de centro de custodia a las dependencias de agencia 4,36 tributaria (sólo ida sin coste vuelta) Precio de transporte de recogida por viaje (de Agencia 0,00 Tributaria Madrid a centro de custodia) Retirada de la documentación y puesta a disposición de la 0,00 Agencia Tributaria Madrid en muelle de carga Precio expurgo de documentación que sea declarada obsoleta (los contenedores liberados deducirán las 0,00 unidades de depósito y custodia) (1) Digitalización de documentos (por página) 0,05 (2) Coste hora para trabajos de archivo de tipo correctivo y 16,50 /HORA adaptativo Página 4 de 29

5 Página: 5 de 29 El referente para traslados masivos se establece en 0,78 /contenedor al que se aplicará el coeficiente de adjudicación resultante de la oferta formulada por el licitador en custodia y almacén (*) Cuando se requieran dos o más consultas del mismo contenedor, en la misma petición, el precio de localización de las citadas consultas así como el de su reposición, en la misma fecha, se considerará consulta única y precio único, no incrementando el precio por unidad. (*) Se procederá igualmente cuando el centro de custodia facilite el contenedor completo. (1) y (2) Se facturarán las digitalizaciones una vez excedido el número de unidades sin coste, así como las horas que excedan, igualmente sin coste, previstas en el presente pliego para trabajos relacionados con la gestión de archivo y por adaptación de expedientes y documentación contenidos en palets y/o contenedores, para su mejor identificación y localización. Todas las digitalizaciones y horas que se realicen una vez excedido el límite expresado se indicará en los extractos de conformidad de cada uno de los servicios peticionarios previo a la conformidad de factura. El gasto se asumirá con el importe anual máximo estimado de cada anualidad ESTIMACIÓN PRECIO DEL TRASLADO TOTAL DEL ARCHIVO. IMPORTE MÁXIMO DETERMINADO Cálculo realizado para efectuar aproximadamente 78 traslados en camiones tipo trailer de punto origen a punto destino, carga, descarga y manipulación, calculando una carga en cada trailer aproximadamente de 30 palets. Estimación contenedores diciembre ,00 Metros lineales ,00 Estimación AZ ,00 Número palets 2.325,00 Estimación de traslados en vehículo tipo trailer 78 Precio traslado contenedores ,00 Importe IVA ,40 Importe total ,40 El precio unitario referente para traslados masivos se establece en 0,78 /contenedor al que se aplicará el coeficiente de adjudicación resultante de la oferta formulada por el licitador en custodia y almacén DETERMINACIÓN DEL PRESUPUESTO DE LICITACIÓN El presupuesto de licitación se determina por importe máximo estimado y por precios unitarios IVA excluido, con la siguiente desagregación: 1) Componente precio por traslado de la totalidad del archivo desde la ubicación actual, en camiones tipo trailer, de punto origen a punto destino, carga, descarga y manipulación. 2) Componente por depósito y custodia. 3) Componente por gestión de archivo. 4) Importe máximo estimado a tanto alzado de euros anuales (IVA excluido); euros (IVA excluido) para el conjunto de los cuatro años para cubrir mayores necesidades de las inicialmente previstas y otros trabajos relacionados con la gestión de archivo que, previa justificación y conformidad Página 5 de 29

6 Página: 6 de 29 del Director de los Trabajos, puedan ser necesarios por adaptación de expedientes y documentación contenidos en palets y/o contenedores, para su mejor identificación y localización. En todo caso, en el presupuesto total se indicará como partida independiente, el importe del Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA). DETERMINACIÓN DEL PRECIO DE ADJUDICACIÓN. El precio de adjudicación se conformará de la suma de los siguientes apartados: 1) Aplicando el coeficiente de adjudicación resultante de la baja ofertada al componente precio por depósito y custodia y previsión de incorporaciones. 2) Aplicando el coeficiente de adjudicación resultante de la baja ofertada al componente precio del resto de ítems reflejados en el apartado 3.1 del Pliego de Prescripciones Técnicas Particulares que rige el contrato por gestión de archivo. 3) Se adicionará el importe a tanto alzado máximo estimado de euros (IVA excluido) anuales; euros (IVA excluido) para el conjunto de los cuatro años, coincidente con el de licitación, sin reducción. 4) Se adicionará el componente precio por traslado, al que se aplicará el mismo coeficiente de adjudicación por depósito y custodia si, concurriendo la empresa que actualmente gestiona el archivo externo de Agencia Tributaria Madrid, no resultase adjudicataria. En todo caso, en el precio total se indicará como partida independiente, el importe del Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA). Consideraciones a tener en cuenta: El precio del traslado se ha establecido como importe máximo estimado para una previsión de traslado de contenedores. En el supuesto de que a fecha , el inventario de contenedores objeto de traslado, fuese inferior a , se reajustará a la baja el importe adjudicado por traslado, facturándose el importe real, en función del menor número de contenedores resultantes. Para calcular la reducción, se aplicará el coeficiente de adjudicación al precio unitario de 0,78 /contenedor x el menor número de contenedores. Para la valoración de ofertas, de conformidad con los principios de no discriminación e igualdad de trato, la empresa que actualmente realiza la custodia y gestión de archivo externo de Agencia Tributaria Madrid, de estar interesada en concurrir a la licitación del contrato, deberá presentar oferta, excepto en el apartado recogida de documentación, carga de los contenedores y transporte hasta el centro de custodia ( precio total de traslado de actual centro de almacenaje y custodia a nuevo centro ). Página 6 de 29

7 Página: 7 de ) En el supuesto de que resulte adjudicataria la citada empresa el importe máximo estimado de adjudicación se obtendrá como se ha definido anteriormente, lógicamente excluyendo el coste del traslado. En otro supuesto, el precio del contrato se incrementará con el precio ofertado por el licitador en el concepto precio de traslado. En la ejecución del contrato, menores necesidades de las inicialmente previstas, lleva implícito la reducción del compromiso de gasto dando lugar simplemente a un ajuste por minoración del expediente de gasto, no considerándose modificación de contrato, ya que Agencia Tributaria Madrid no adquiere ninguna obligación ni el contratista ningún derecho respecto a la cuantía total del contrato, al no imponerse la obligación de adquirir o pedir un número determinado de unidades. DESAGREGACIÓN PRESUPUESTO ANUAL Traslado de la totalidad del archivo desde la ubicación actual, en camiones tipo trailer, de punto origen a punto destino, carga, descarga y manipulación. CONTENEDORES 4 CAJAS AZ por caja TOTAL CAJAS AZ METROS LINEALES metros lineales AZ POR PALET 126 AZ AZ PALETS Precios IVA excluido *0,78 =56.940,00 TIPOS Infrecuente o poco probable. Probable pero con escaso movimiento Peticiones más habituales VOLUMEN DE DOCUMENTACIÓN PERIODOS DE EJECUCIÓN 40% 15 al 19 de diciembre de % 20 al 26 de diciembre de % Días 27 y 31 de diciembre de 2014 La documentación debe de estar perfectamente depositada, custodiada y en condiciones de una correcta gestión de archivo el día 2 de enero de DEPÓSITO Y CUSTODIA 1.2) 1.2) DEPÓSITO Y CUSTODIA UNIDADES ESTIMADAS (mes) PRECIOS UNITARIOS TOTAL 2015 (IVA EXCLUIDO) TOTAL 2016 (IVA EXCLUIDO) TOTAL 2017 (IVA EXCLUIDO) TOTAL 2018 (IVA EXCLUIDO) (IVA EXCLUIDO) DEPOSITO Y CUSTODIA (*) , , , , ,71 INCORPORACIONES DEPOSITO Y CUSTODIA 350,964 0, , , , ,24 Página 7 de 29

8 Página: 8 de ) GESTIÓN CONCEPTOS FACTURABLES POR GESTIÓN 1.3) UNIDADES ESTIMADAS (mes) PRECIOS UNITARIOS TOTAL 2015 (IVA EXCLUIDO) TOTAL 2016 (IVA EXCLUIDO) TOTAL 2017 (IVA EXCLUIDO) TOTAL 2018 (IVA EXCLUIDO) (IVA EXCLUIDO) INFORMATIZACION CONTENEDOR 494,455 0, , , , ,71 CONTENEDORES 241,788 1, , , , ,85 SERVICIO CONSULTAS (LOCALIZACION) 224,327 1, , , , ,75 SERVICIO CONSULTAS (REINTEGRO O RESPOSICION A SU LUGAR). 88,352 1, , , , ,48 ENVIO DE CONSULTAS 20,583 4, , , , ,92 NUEVAS RECOGIDAS Y TRANSPORTE DE ATM A CENTRO DE CUSTODIA 527,582 0, , , , ,64 IMPORTE MÁXIMO ESTIMADO A TANTO ALZADO 1.4) PREVISIÓN POR MAYORES NECESIDADES DE LAS INICIALMENTE PREVISTAS Y OTROS TRABAJOS RELACIONADOS CON LA GESTIÓN DE ARCHIVO POR ADAPTACIÓN DE EXPEDIENTES Y DOCUMENTACIÓN, INSUFICIENTEMENTE IDENTIFICADOS, CONTENIDOS EN PALETS Y/O CONTENEDORES, PARA SU MEJOR Y PRONTA LOCALIZACIÓN. TOTAL 2015 (IVA EXCLUIDO) TOTAL 2016 (IVA EXCLUIDO) TOTAL 2017 (IVA EXCLUIDO) TOTAL 2018 (IVA EXCLUIDO) , , , ,00 PRESUPUESTO TOTAL ACUMULADO: 1.1) Traslado de la totalidad del archivo de punto origen a punto destino, 1.2) Depósito y custodia y previsión de incorporaciones, 1.3) Gestión y 1.4) Previsión a tanto alzado PRESUPUESTO TOTAL ACUMULADO TOTAL 2015 TOTAL 2016 TOTAL 2017 TOTAL ) PRECIO POR TRASLADO , ) PRECIO LICITACIÓN ESTIMADO POR DEPÓSITO Y CUSTODIA DE ARCHIVO (INICIAL Y PREVISIÓN DE INCORPORACIONES) , , , ,95 1.3) PRECIO LICITACIÓN ESTIMADO POR GESTIÓN DE ARCHIVO 1.4 ) PREVISIÓN POR MAYORES NECESIDADES DE LAS INICIALMENTE PREVISTAS Y OTROS TRABAJOS RELACIONADOS CON LA GESTIÓN DE ARCHIVO POR ADAPTACIÓN DE EXPEDIENTES Y DOCUMENTACIÓN, INSUFICIENTEMENTE IDENTIFICADOS, CONTENIDOS EN PALETS Y/O CONTENEDORES, PARA SU MEJOR Y PRONTA LOCALIZACIÓN , , , , , , , ,00 IVA 21% , , , ,46 TOTAL , , , ,76 (*) Unidades proyectadas a diciembre 2014 considerando promedio de unidades y conceptos facturados en el periodo (enero 2009 a julio 2013) 55 meses. Página 8 de 29

9 Página: 9 de 29 RESUMEN PRESUPUESTO POR ANUALIDAD. En cumplimiento de lo dispuesto en la Base 28.8 de las de ejecución del Presupuesto de Gastos del Ayuntamiento de Madrid, la imputación presupuestaria de los gastos a cada ejercicio económico se realizará teniendo en cuenta el momento en el que pueda resultar exigible la obligación de que se trate. A tal efecto, al tratarse de un contrato que lleva aparejada prestaciones cuya realización es continuada a lo largo de todo el periodo de ejecución y cuyo régimen de pago tiene periodicidad mensual, la exigibilidad se produce desde el primer día del mes siguiente a la finalización del periodo de prestación, para lo cual será imprescindible la presentación de la correspondiente factura TOTAL TRASLADO , ,40 GESTION , , ,13 GESTION , , ,00 GESTION , , ,89 GESTION , , ,77 TOTAL , , , , , ,19 AÑO IMPUTACIÓN PRESUPUESTARIA , , , , , ,45 El precio del contrato es de ,19 IVA incluido (base imponible ,78 IVA excluido, importe IVA al 21% ,41 ) A efectos de presupuesto se imputa con cargo a la aplicación presupuestaria / (Custodia, depósitos y almacenaje), del Programa Gestión Tributaria de la Agencia Tributaria Madrid. El Valor estimado es de ,96 considerando el precio IVA excluido del contrato inicial; ,78, y la previsión de una o más prórrogas hasta un máximo de 2 años, computando para cada año de prórroga el importe previsto para los últimos 12 meses de gestión ( ,30 ); lo que representa un total de ,60 y la previsión de una modificación máxima del 10% del precio del contrato ( ,58 ) si las previsiones estimadas por gestión resultasen insuficientes.. La Agencia Tributaria Madrid efectuará el pago del precio mediante liquidaciones mensuales contra presentación de las correspondientes facturas emitidas, por meses vencidos, que serán abonadas previa conformidad, de acuerdo con lo establecido en el artículo del TRLCSP. A los precios unitarios ofertados por la empresa adjudicataria. En la facturación, los precios unitarios se consignarán con un máximo de 6 decimales. Los referidos precios unitarios tendrán la consideración de precios intermedios que aplicados por las unidades ejecutadas objeto de facturación configuran la base imponible que se redondeará a céntimos. Si por razones técnicas el adjudicatario no 1 Se ha calculado considerando la gestión de la última quincena del ejercicio Página 9 de 29

10 Página: 10 de 29 pudiera aplicar los precios unitarios intermedios, redondeará al valor inferior más próximo que contenga el número de lugares decimales. DESGLOSE DE FACTURAS Las facturas identificarán las unidades de ejecución y los correspondientes precios unitarios desglosado en los siguientes conceptos: Unidades de depósito y custodia. Nuevas incorporaciones depósito y custodia. Informatización contenedor. Suministro contenedores. Servicio consultas. Reposición de consultas. Precio de transporte por gestión diaria de todos los envíos de centro de custodia a las dependencias de Agencia Tributaria Madrid (sólo ida sin coste vuelta). Recogida de nuevos contenedores de documentación de Agencia Tributaria Madrid, carga de los contenedores y transporte hasta el centro de custodia (precio por contenedor). Todo lo anterior referido a: - Contenedores o expedientes y precintos suministrados en el periodo. - Contenedores o expedientes recogidos, trasladados y ubicados definitivamente. - Contenedores o expedientes solicitados y transportados para consulta en Agencia Tributaria Madrid. - Transportes efectuados en el periodo. - Contenedores o expedientes consultados en el propio centro de depósito. - Contenedores depositados y custodiados el primer día del mes que se factura. A estos efectos, de conformidad con el apartado dos de la disposición adicional trigésima tercera del TRLCSP, el contratista deberá hacer constar en cada factura presentada, la identificación tanto del órgano administrativo con competencias en materia de contabilidad pública, como del órgano de contratación y del destinatario, según lo dispuesto en el apartado 28 del Anexo I del Pliego de Cláusulas Administrativas Particulares. Abonos a cuenta por operaciones preparatorias: No proceden. 4. EJECUCION DE LOS TRABAJOS 4.1 Suministro y llenado de los contenedores La empresa adjudicataria suministrará a los centros que la Agencia Tributaria Madrid determine, con la periodicidad y en la cantidad que esta fije, los contenedores y precintos necesarios. Estos contenedores deberán tener las siguientes características técnicas: Página 10 de 29

11 Página: 11 de 29 Con carácter general las medidas de cajas archivadores serán de 43 cm largo x 36 cm profundo x 31 cm alto. (medidas aproximadas), con capacidad para almacenar, al menos, 4 cajas de documentación tributaria municipal, considerando que cada una de las cajas tiene unas dimensiones aproximadas de 35 cm. x 25 cm x 10 cm. Son admisibles igualmente contenedores de documentación definitivos de medidas 43cm*40,5cm*28cm con capacidad para 4 AZ. Cumplirán los estándares de calidad requeridos para el servicio y poseerán la suficiente rigidez para mantener su forma original una vez llenos y apilados. Estarán realizadas en un cartón con la resistencia necesaria para que pueda manipularse y soportar sin deteriorarse el peso de 4 cajas que asciende aproximadamente a un total de 15 kilos. Dispondrán de tapa u otro sistema de cierre, de forma que no pueda verse su contenido. Dispondrán de sistema de agarre. El personal de la empresa adjudicataria se desplazará a dichos centros para el llenado de los contenedores, confección de un inventario de su contenido y su codificación. Estos contenedores serán precintados por personal de la empresa adjudicataria en presencia de un responsable de la Administración antes de su carga y transporte. El inventario que se realizará en los centros de recogida deberá contener la siguiente información: - Código del centro - Número de contenedor - Número de las cajas incluidas en cada contenedor, con código de tributo y ejercicio a que corresponde. Al hacerse cargo de la documentación, la empresa adjudicataria firmará el correspondiente recibí y será responsable de la misma durante el plazo de vigencia del contrato. 4.2 Carga, transporte y descarga de los contenedores Corresponde al adjudicatario la carga, el transporte en vehículos aportados por el mismo, la descarga, el archivo en sus instalaciones y la informatización de los contenedores. Las actividades relacionadas con este apartado serán realizadas en el plazo máximo establecido en los tramos programados. El traslado se realizará en vehículos cerrados y se adoptarán las medidas oportunas para que no exista posibilidad de pérdida o deterioro de la documentación. En ningún caso los vehículos quedarán cargados en el exterior del punto de carga ni del de descarga. La empresa adjudicataria se ajustará a los calendarios y orden de traslados establecidos por la Agencia Tributaria Madrid, que podrá modificarlos según las circunstancias y necesidades propias, con un preaviso de 24 horas, y sin penalización alguna. Página 11 de 29

12 Página: 12 de 29 La empresa deberá nombrar un supervisor encargado en cada uno de los puntos de carga. 4.3 Depósito, custodia, consulta de la documentación y gestión de expedientes de archivo. La documentación será depositada y custodiada en las instalaciones del adjudicatario. Identificación de contenedores será anónima mediante códigos de barras, que se relacionarán con la información de las bases de datos existentes lo cual aporta anonimato a la documentación que contienen. Los contenedores permanecerán precintados en todo momento. Por necesidades de funcionamiento podrán excepcionarse de precinto, garantizándose en todo momento la confidencialidad, protección de datos personales y seguridad de la información. Toda la documentación será informatizada y se emitirá una etiqueta para cada contenedor con código de barras que deberá contener la siguiente información: - Código del centro: Subdirección General. - Número de contenedor - Número de cajas incluidas en cada contenedor, con código de tributo, si procede, y/o asunto, y ejercicio a que corresponde. - En su caso número de expediente administrativo referenciado en las cajas. - Código de localización del contenedor en el archivo definitivo Cuando se vaya a pasivizar documentación tributaria de un ejercicio que represente gran volumen de documentación de Agencia Tributaria Madrid, la empresa adjudicataria deberá disponer de los medios humanos y materiales para retirar, codificar y archivar hasta 250 contenedores diarios. La empresa adjudicataria deberá mantener las instalaciones donde se ubica el archivo en perfecto estado, especialmente en los que se refiere a materia de seguridad contra incendios e intrusión así como lo relativo a humedades y plagas de insectos, debiendo informar de forma inmediata a la Agencia Tributaria Madrid de cualquier incidencia que se produzca en las mismas. Personal de la Agencia Tributaria Madrid podrá comprobar con la periodicidad que considere conveniente el estado de las instalaciones. Para consulta de la documentación, la empresa adjudicataria proporcionará periódicamente los contenedores y/o expedientes que les sean solicitados, mediante entrega física de los mismos. Si no se necesitase la documentación y/o expediente físico original, se facilitará la información vía Internet, de forma telemática o por fax al personal autorizado al efecto por la Agencia Tributaria Madrid. El lugar de entrega será el que corresponda al responsable de la dependencia solicitante. Excepcionalmente, y a petición del Archivo solicitante, los expedientes y documentos que se requieran con carácter de urgencia, tras la localización de las pertinentes consultas, serán entregadas en un plazo máximo de veinticuatro horas. Estas peticiones urgentes no darán lugar a un mayor coste de entrega. Ello sin perjuicio de la mejora en el plazo de entrega de documentos físicos que no se considere susceptible de Página 12 de 29

13 Página: 13 de 29 digitalización para su posterior remisión telemática o a través de cualquier otro sistema que entrañe su manipulación directa, por contenido de información de carácter personal y contenido confidencial o sensible, que sean solicitados por la Agencia Tributaria Madrid, que pueda ofertar la empresa adjudicataria, para dar respuesta con premura a los requerimientos de información efectuados por Juzgados y órganos u organismos administrativos, y en la medida en que por tal motivo interese al citado Organismo Autónomo disponer, con la misma inmediatez y agilidad que se tendría a través de un archivo interno. Asimismo Agencia Tributaria Madrid podrá desplazar a las instalaciones del adjudicatario personal propio en los casos que considere oportuno para efectuar consultas de la documentación depositada, y para ello, el adjudicatario pondrá a su disposición el contenedor precintado correspondiente. La empresa adjudicataria retornará al archivo los contenedores o expedientes consultados, previamente precintados que serán ubicados en el mismo lugar que lo fueron inicialmente. Servicio de destrucción confidencial de documentos. La Administración Tributaria podrá formular peticiones de expurgo, sin cargo alguno, de aquella documentación que sea declarada obsoleta, a partir de la cual la empresa adjudicataria creará un listado de contenedores a destruir que deberá ser conformado por escrito por la Administración y procederá a la destrucción de los mismos, realizando los procesos pertinentes para garantizar una destrucción confidencial de los documentos. Una vez destruidos los contenedores, se realizará la baja informática de los mismos en los inventarios, y se enviará el correspondiente Certificado de Destrucción. El proceso de destrucción confidencial certificada se realizará con máquina industrial en propiedad en las mismas instalaciones de custodia de manera controlada y directa según norma DIN con un máximo nivel de seguridad para la destrucción de archivos. La gestión de expedientes del archivo pasivo lleva implícito: Los expedientes ubicados en el archivo pasivo que sean solicitados con cualquier tipo de petición (programada o de urgencia) se procederá a su localización, extracción, ordenación, transporte y entrega adoptando el responsable designado por la empresa adjudicataria las medidas de seguridad y confidencialidad, para su entrega ordenada en destino. En origen se precintará el contenedor, previa constancia de la extracción o activación hasta que sea nuevamente repasivizado en la misma ubicación, actualizándose el registro informático. En todo momento, los armarios, estanterías, módulos, deberán estar en buen estado de conservación. Los días, horarios, periodicidad y lugares se especifican en el Anexo 1 de este pliego. Página 13 de 29

14 Página: 14 de 29 Cuando determinada Subdirección General solicite envíos masivos del archivo activo al archivo de pasivo que incluya suministro de contenedores, precintado, recogida y depósito en los lugares o dependencias que se indiquen, se deberá actualizar el inventario, ordenar y colocar los expedientes en la ubicación correspondiente. En el caso de que la Subdirección General correspondiente determine, bien con personal propio bien a través de una empresa externa, que los expedientes sean sometidos a un proceso de microfilmación, escaneo o procedimiento similar de almacén, el adjudicatario suministrará estos expedientes en las mismas condiciones que lo establecido para los solicitados con carácter programado, y en el lugar que se le indique. Respecto a los expedientes de carácter urgente y en el horario que se le indique, el adjudicatario deberá consultar en la aplicación informática de archivos los números de expediente para proceder a la unificación de los mismos antes de su prestación. Asimismo procederá al registro informático de su préstamo o reactivación en la mencionada aplicación. En las entregas de los expedientes activados se recogerán aquellos otros suministrados previamente y que una vez consultados deben nuevamente repasivizarse. 4.4 Retirada de la documentación. En caso de modificación o extinción del contrato, los contenedores que deban ser retirados por la Agencia Tributaria Madrid de las instalaciones de la empresa adjudicataria, deberán ser puestos a disposición de esta en el muelle de carga del adjudicatario, debidamente paletizados y en el orden que la Agencia Tributaria Madrid determine. 4.5 Aplicación informática para el registro de la ejecución de los trabajos y soporte de la facturación emitida por la empresa adjudicataria. Las empresas que presenten proposiciones para tomar parte en la licitación de la prestación de este servicio, deberán tener la aplicación informática que la garantice, para que la Mesa de Contratación, si lo considera conveniente, antes de la adjudicación, pueda realizar la comprobación oportuna. Esta aplicación informática deberá disponer de las funcionalidades que permitan seguir la ejecución de los trabajos detallados en los puntos 4.1, 4.2, 4.3 y 4.4 del presente pliego de prescripciones técnicas, así como emitir mensualmente, por cada mes vencido, la factura tal y como se detalle en el punto 3 del presente Pliego. Las unidades básicas, sin perjuicio de convenir un detalle alternativo serán: - Código del Centro de Agencia Tributaria Madrid. - Número de contenedor. - Número de cada lote incluido en el contenedor con expresión, en su caso, del código de tributo y ejercicio al que corresponde. Página 14 de 29

15 Página: 15 de 29 - Número de expediente en cada lote. - Identificación de la ubicación física del contenedor en las instalaciones del adjudicatario. Dispondrá asimismo de aplicación informática de gestión de archivo a través de web que permitirá a los usuarios autorizados la creación, modificación y baja de administradores y usuarios para diferentes servicios así como la realización de consultas, altas de nueva documentación y solicitud de destrucción de documentación. Fechas de: - Precintado del contenedor. - Primera entrada del contenedor y ubicación del mismo en las instalaciones del adjudicatario para su depósito y custodia. - Fechas de consulta de expedientes de contenedores en los locales de Agencia Tributaria Madrid. - Fechas de consulta de expedientes de contenedores en las instalaciones del adjudicatario. - 2ª y posteriores entradas del contenedor en las instalaciones del adjudicatario para su depósito y custodia. Con estos datos básicos, el adjudicatario deberá proporcionar a la Agencia Tributaria Madrid la siguiente información agrupada por meses: 1. Inventario del suministro y llenado de los contenedores, tal como prevé el punto 4.1 del pliego de prescripciones técnicas. 2. Contenedores y/o expedientes recogidos, trasladados y ubicados definitivamente cada día del mes. 3. Inventario resumen, así como inventario detallado de todos los contenedores que están en custodia del adjudicatario, distinguiendo los que se encuentran en sus instalaciones, de los que se han facilitado a la Agencia Tributaria Madrid para su consulta. Tanto el resumen como el detalle de esta información se proporcionará de acuerdo a la siguiente jerarquía: Subdirección General de Agencia Tributaria Madrid. Tributo y ejercicio al que corresponde Número de contenedor y cajas incluidos en el mismo. En uso números de expedientes. 4. Contenedores y/o expedientes facilitados en cada mes a la Agencia Tributaria Madrid para su consulta (punto 4.3 del pliego de prescripciones técnicas). 5. Contenedores y/o expedientes facilitados a la Agencia Tributaria Madrid para su consulta en las instalaciones del adjudicatario (punto 4.3 del pliego de prescripciones técnicas). 6. Contenedores y/o expedientes devueltos tras su consulta a la Agencia Tributaria Madrid (punto 4.3 del pliego de prescripciones técnicas). 7. Relación de cajas destruidas en su caso, siguiendo indicaciones de la Agencia Tributaria Madrid (punto 4.3 del pliego de prescripciones técnicas). 8. Factura mensual con el detalle previsto en el punto 3 de este pliego de prescripciones técnicas. Página 15 de 29

16 Página: 16 de 29 Toda la información anterior será accesible on line al personal de la Agencia Tributaria Madrid que ésta determine. Asimismo, cuando la Agencia Tributaria Madrid, lo solicite, la firma adjudicataria entregará soporte informático de toda la información anterior. Por último, además de estar accesible on line toda la información anterior, existirá un módulo de peticiones a través del cual el personal de Agencia Tributaria Madrid hará la solicitud de entrega de contenedores y/o expedientes, petición de contenedores y/o expedientes para su consulta, petición e información. 4.6 Consultas en formato digital y digitalización de documentos. Los Servicios peticionarios podrán requerir que determinadas consultas se faciliten en formato digital y no en formato papel. Para tal fin la empresa adjudicataria, facilitará la consulta, sin incremento de coste adicional por digitalización de documentos, hasta un límite máximo de hojas (una cara), en el curso de los cuatro años de duración del contrato. En caso de prórroga este compromiso será directamente proporcional a la duración de la prórroga. Se computarán igualmente en este límite las digitalizaciones de documentación del archivo (activo para pasivizar o pasivo para reactivar) que por necesidades funcionales de algún servicio se requiera, sin tener la consideración de consulta. La digitalización de documentos lleva implícito, igualmente sin coste, los siguientes trabajos adicionales: recogida de la documentación, desatado y desgrapado, digitalización, colocación, grapado, atado, reubicación y retorno a contenedor de pasivo y, si no se realizase on line, entrega del soporte físico. La empresa llevará un control del número de unidades digitalizadas, con referencias de los Servicios peticionarios, antecedentes y fechas. La Subdirección General de Secretaría Técnica de la Agencia Tributaria Madrid, podrá requerir información, con periodicidad mensual, de extractos o resúmenes de las digitalizaciones realizadas de forma acumulada, con identificación del Servicio peticionario, y saldo restante a la fecha de petición. Excedido el número de unidades previsto, sin coste, al precio de la consulta se le añadirá el precio de digitalización, teniendo en cuenta el número de copias y precio unitario de digitalización por página. Todas las digitalizaciones que se realicen una vez excedido el límite expresado se indicará en los extractos de conformidad de cada uno de los servicios peticionarios previo a la conformidad de factura. El gasto se asumirá con el importe anual máximo estimado de cada anualidad. Página 16 de 29

17 Página: 17 de Documentación de Tribunales: Aquellos expedientes que se remitan al archivo de pasivo por devolución de los Juzgados u otros servicios ajenos a la Agencia Tributaria Madrid, de los que no se tenga referencia en la base de datos informática, se almacenarán y gestionarán igualmente por la empresa de gestión de archivo, realizando todos los trabajos necesarios de manipulación, desatados, atados e incorporación en el lugar correspondiente, con la identificación e intercalado tanto en AZ, contenedor, como en la base datos informática. 4.8 Condiciones mínimas para la ejecución del contrato: Sin perjuicio de las especificaciones pormenorizadas descritas en el punto 5 del presente pliego de prescripciones técnicas, para la ejecución del contrato se requieren, al menos, los siguientes medios personales y materiales: INSTALACIONES: Las exigencias mínimas requeridas de las instalaciones de almacenaje, custodia y gestión de archivo, de obligado cumplimiento, susceptibles de inspección, en todo caso, con carácter previo a la adjudicación del contrato son las siguientes: Nave industrial con capacidad de almacén, al menos, de metros cúbicos, con medidas de seguridad de extinción de incendios y sistemas autónomos y automáticos de extinción. Las instalaciones tienen que estar adecuadas a la finalidad prevista y deberán estar en disposición de licencia de actividad y funcionamiento. Deberán disponer de informe ECA de PCI favorable y en vigor con las pertinentes revisiones en instalaciones contra incendios Normativa R.D. 1942/1993, R.D. 2267/2004, R.D. 312/2005, R.D. 314/2006 (Documento básico SI: seguridad en caso de incendio). Inspección periódica para establecimientos industriales (depósito de archivos; edificación tipo C con riesgo alto de incendios). Recinto cerrado y vallado. Capacidad de crecimiento, en la nave de archivo, durante los cuatro próximos años de un 20%. Vigilancia física 24 horas todos los día del año. Control de accesos personal integrado con sistema de seguridad a oficinas, diferenciado de las zonas de archivo; disponiendo de registro informático de movimiento de entrada y salida. Sistemas de seguridad, incluidas cámaras de vigilancia interiores y exteriores conectadas a SAI y barreras interiores de infrarrojos en la zona de muelles. Pararrayos, carencia de arquetas en el interior de la nave. Garantía de funcionamiento informático para consultas en caso de fallo en el suministro eléctrico. Página 17 de 29

18 Página: 18 de 29 La documentación en archivo se encontrará repartida en diferentes sectores de incendio, al menos, dos sectores distintos. Las estanterías de depósito serán metálicas 100%. En el almacén no podrá identificarse la pertenencia de contenedores del Organismo Autónomo Agencia Tributaria Madrid. Distribución del riesgo: en ningún caso deben estar juntos más de 30 contenedores por cada 10 m 2 de superficie en planta. Deberá disponer de medidas de protección activa y pasiva necesarias para un edificio de riesgo alto para custodia de documentación, destacando las siguientes: Medidas de Protección frente al fuego Red independiente de agua al depósito de incendios. Sistema de extinción con extinción total por inundación de volúmenes mediante Agua nebulizada o Espuma de Alta Expansión que cubre la documentación sin dañarla. Sistemas de protección contra robo Red de cámaras de vigilancia (CCTV) y servicio de vigilancia in situ. Sistemas de protección contra el agua Instalaciones aisladas del exterior. Sistemas que permitan la completa circulación del agua por las redes de distribución del sistema. Sistemas de protección frente a insectos/ plagas. 5. OBLIGACIONES DE LA EMPRESA CONTRATISTA 5.1 Recursos humanos y materiales afectos a la prestación de los servicios. Recursos humanos El adjudicatario aportará los medios humanos y todos los medios materiales necesarios para la prestación de los servicios objeto del contrato y cuidará que el personal que aporte posea la formación, cualificación, experiencia y nivel profesional adecuado en gestión de archivos, creación, envíos y preenvíos y organización. Para la prestación de los servicios contratados, la empresa adjudicataria utilizará su propio personal, quién realizará sus funciones siguiendo las instrucciones que reciba la misma en consonancia con las obligaciones asumidas por ésta en el contrato, comprometiéndose a que todo el personal y colaboradores afectos a los servicios contratados conozcan las necesidades de Agencia Tributaria Madrid en relación al mismo. En caso de accidente o perjuicio de cualquier tipo ocurrido a los trabajadores del archivo externo de pasivo con ocasión del ejercicio de sus cometidos, el adjudicatario cumplirá lo dispuesto en la legislación vigente bajo su responsabilidad sin que alcance en modo alguno a la Agencia Tributaria Madrid. El contratista está obligado al cumplimiento de la normativa vigente en materia laboral, de seguridad social, de integración social de trabajadores con discapacidad y de Página 18 de 29

19 Página: 19 de 29 prevención de riesgos laborales, conforme a lo dispuesto en la Ley 31/1995, de 8 de noviembre, sobre Prevención de Riesgos Laborales y en el Reglamento de los Servicios de Prevención, aprobado por Real Decreto 39/1997, de 17 de enero, así como de las que se promulguen durante la ejecución del contrato. No existirá vinculación laboral alguna entre el personal que se destine a la ejecución del contrato y la Agencia Tributaria Madrid, por cuanto aquél queda expresamente sometido al poder direccional y de organización de la empresa adjudicataria en todo ámbito y orden legalmente establecido y siendo, por tanto, ésta la única responsable y obligada al cumplimiento de cuantas disposiciones legales resulten aplicables al caso, en especial en materia de contratación, Seguridad Social, prevención de riesgos laborales y tributaria, por cuanto dicho personal en ningún caso tendrá vinculación jurídico-laboral con la Agencia Tributaria Madrid, y ello con independencia de las facultades de Control e Inspección que legal y/o contractualmente correspondan al mismo. El equipo de trabajo adscrito a los servicios contratados y las personas que lo integran deben conocer el contenido de los pactos relativos a la propiedad intelectual de los programas y bases de datos, esencialmente en lo que se refiere a seguridad y confidencialidad y su obligación personal de respetarlos Recursos Materiales, Auxiliares y de Transporte Las infraestructuras, equipamiento del archivo externo de pasivo, medios auxiliares utilizados, elementos de transporte y equipamiento informático, serán proporcionados por la empresa adjudicataria. El coste de estos servicios se considera incluido en la oferta global. Informática. El adjudicatario suministrará en el archivo pasivo los equipos ordenadores e impresoras y aplicaciones informáticas necesarios para el control, inventario y gestión de los fondos ubicados en el mismo, así como los consumibles de dichos equipos (cintas, tinta, disquetes, papel, CD, DVD, etc.). Las bases de datos que genere han de ser compatibles para su exportación y captura por las herramientas informáticas de Agencia Tributaria Madrid. Los datos mínimos a contemplar en dichas bases, así como su tratamiento y características le serán comunicados al adjudicatario por la Subdirección General correspondiente, y en su caso, la que se proponga por el adjudicatario en aras a la mejor localización. En base a ellos, suministrará (en soporte papel y/o CD, según se le indique) la relación de movimientos de expedientes ordenados por tipo de petición, centro peticionario; así como las estadísticas periódicas que se soliciten. Dichos datos son propiedad de Agencia Tributaria Madrid y el adjudicatario vendrá obligado en todo momento a suministrarlos al citado Organismo, en el soporte informático adecuado y/ o en papel, con la ordenación de registros que se le indique. Todos los documentos, independientemente del soporte en que se plasmen (papel, informática, etc.), que se elaboren y los trabajos que se realicen para la ejecución del Página 19 de 29

20 Página: 20 de 29 presente contrato, serán de la exclusiva propiedad de la Agencia Tributaria Madrid, debiendo devolverse al mismo a la finalización del contrato y en los términos establecidos. Asimismo, la Agencia Tributaria Madrid, a la finalización del contrato o de sus posibles prórrogas, será la propietaria de bases de datos y procesos informáticos realizados por el adjudicatario para tratar la información, en el formato que se solicite por Agencia Tributaria Madrid,. De la misma manera, en caso de utilizarse contenedores para la custodia de la documentación, éstos pasarán a ser propiedad de la Agencia Tributaria Madrid a la finalización del contrato. Elementos de transporte. El adjudicatario deberá disponer de los vehículos de transporte necesarios y de características adecuadas para la correcta prestación del servicio objeto de este contrato. Serán por cuenta del adjudicatario todos los gastos necesarios para su funcionamiento: conductor, combustible, reparaciones, mantenimiento, seguros, impuestos, etc. y deberá velar por la normativa vial de aplicación. Igualmente será por cuenta del adjudicatario el suministro de cajas, envases, recipientes, etc., necesarios para el transporte de los expedientes en las debidas condiciones. En el caso de que el adjudicatario contrate el transporte con una tercera empresa, excepcionalmente y con causa mayor justificada que deberá comunicar a la Agencia Tributaria Madrid, será responsable de que ésta cumpla con la normativa vigente y con las condiciones de ejecución de trabajos que contemplan este contrato, haciéndose cargo en todo momento de los gastos que se puedan ocasionar Locales Para la ejecución del objeto de contrato, la empresa adjudicataria deberá disponer de un local para albergar el archivo de pasivo con las siguientes características: a) Deberá estar situado a una distancia que permita la entrega de solicitudes urgentes de los expedientes. b) Deberá tener la capacidad suficiente para albergar la documentación administrativa, que forme parte del archivo pasivo y la que se puedan pasivizar durante la ejecución del contrato. c) Deberá poseer las condiciones suficientes que garanticen el buen estado de conservación, confidencialidad y seguridad de los documentos depositados. d) Serán destinados únicamente al almacenaje y custodia de archivos de documentos. Dichas condiciones serán como mínimo: - Señalización: Ningún rótulo o señalización debe indicar la ubicación de los locales Página 20 de 29