ANALISIS INTERNO DE LAS RELACIONES PUBLICAS INTERNAS DEL GRUPO SEED

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1 ANALISIS INTERNO DE LAS RELACIONES PUBLICAS INTERNAS DEL GRUPO SEED Miriam Dalila Santillán Piñón 1 y Teresita de Jesús Amador Parra 1 1 División de Estudios de Postgrado Instituto Tecnológico de Ciudad Cuauhtémoc Avenida Tecnológico s/n Ciudad Cuauhtémoc, Chihuahua, Cp miriam_dalila_santillan@hotmail.com tereap2002@yahoo.com Abstracto: Es importante que una empresa conozca cómo se encuentran las relaciones públicas internas, por éste motivo se ve la necesidad de analizar las relaciones que prevalecen en el Grupo SEED, analizando únicamente una de las áreas, el Colegio Bilingüe Gestalt, el cual cuenta con un modelo de educación centrado en la filosofía Gestalt. En los últimos años, el Colegio ha tenido problemas de cambio constante de personal, por tal motivo, se hace relevante un análisis para conocer cuáles son los motivos por los cuales el personal tiende a renunciar. Después de analizar los resultados se propuso un modelo de relaciones públicas internas para el Colegio Bilingüe Gestalt, dicho modelo se pretende poner en práctica a partir del ciclo escolar , y realizando monitoreo para conocer si las deficiencias o debilidades detectadas. El modelo de programa de relaciones públicas se diseño en base al propuesto por Koontz y O donnell, 1. INTRODUCCIÓN El ser humano por naturaleza esta siempre en interacción con su entorno, ya sea de manera pasiva o de manera constante. La forma en cómo el hombre se relaciona con el hombre crea una forma de interrelación. Cuando las relaciones trascienden de lo social hasta su entorno se crean relaciones públicas, dado que el individuo tiende a mostrar a otros su forma de actuar. Esto toma gran interés cuando se refleja una relación pública en el entorno empresarial. No obstante es necesario aclarar que no es únicamente el tema de Relaciones Públicas en obras de beneficencia y actividades que una empresa realiza en pro de la comunidad y/o como publicidad, sino que envuelve un poco más, ya que ésta debe reflejar la organización que la empresa tiene, así como la personalidad, el carácter, el nivel educativo de las personas que para ella laboran, para lo cual se encuentran relacionados algunos otros conceptos como comunicación, publicidad, propaganda, públicos, entre otros. En las cuales se involucran las personas que laboran en la organización o empresa. Las personas que laboran dentro de una empresa pretenden siempre trabajar en la mejor, y para ello se crean una relación mutua entre el personal interno y las personas que tienen contacto con la misma, si las relaciones son favorables se crea un buen prestigio y estatus de la misma, lo cual conlleva a un alto nivel de competitividad. Víctor Gordoa (2005) menciona: Para lograr la preferencia de los clientes, los inversionistas, los jefes, los colaboradores, requieren de un plan maestro de imagen pública que asegure que usted será identificado como el mejor de su ramo, por lo que se cree que si una empresa cuenta con esto, se considera que es líder en su ramo, que muestra gran competitividad, por lo tanto la combinación de imagen y relaciones públicas es importante para generar competitividad. En Ciudad Cuauhtémoc Chihuahua, las empresas por lo general, no se preocupan de estos aspectos que pudieran ser factores para transformarlos en líderes. Por eso la importancia de conocer si existe una interrelación entre las relaciones públicas con la competitividad que genera, analizando principalmente aspectos internos. Este documento de investigación, se centra principalmente en la empresa llamada grupo SEED, la cual se ha visto afectada por las relaciones públicas internas que ahí prevalecen, principalmente en el Colegio Bilingüe Gestalt, debido a que existen actividades no productivas dentro del personal, tanto del área de maestros como del personal de apoyo.

2 1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA La interrelación que existe entre personas o entre organizaciones, puede analizarse desde el punto de vista de las relaciones públicas, las cuales se caracterizan por ser una opción de publicidad gratuita, confiable, ya que ésta se hace por lo general, a través de recomendaciones o comentarios positivos de persona a persona, es decir, acciones que se manifiestan en beneficio de una organización, sin la necesidad de pagar algún medio de comunicación para promoverlo. Por lo cual, este trabajo de investigación pretende analizar las debilidades y/o las fortalezas de las relaciones que están presentes en el Grupo SEED, específicamente en el Colegio Bilingüe Gestalt. 1.1 Definición del Problema La administración del Grupo SEED se encuentra afectada en relación a bajas de personal, de igual manera el Colegio Bilingüe Gestalt presenta este fenómeno, además de baja de alumnos, las cuales en ocasiones se desconoce el motivo. Por otro lado, existe desconocimiento de la misión y la visión, tanto por parte del personal, alumnado, padres de familia y la comunidad, se desconoce además, si para el personal queda clara la filosofía Gestalt y si sus expectativas laborales se están cumpliendo, tanto en cuestiones de trabajo como de remuneración económica. Aunado a lo anterior, se considera que la comunicación establecida de forma interna en el grupo, no es suficientemente clara tanto para los padres de familia, como para los empleados e inclusive al exterior de la organización, muestra de ello, es que algunos alumnos, personal académico y de apoyo, se han dado de baja debido a que no cumplen con los principios de la institución o están fuera de las expectativas de ésta, afectando todo ello, la imagen del grupo SEED de manera interior y al exterior del mismo. Por lo cual, se considera de suma importancia analizar el porqué se está presentando esta situación, así como las posibles soluciones. Para lo cual se han planteado las siguientes preguntas de investigación. 2.2 Preguntas de Investigación El Colegio Bilingüe Gestalt es conocido en la comunidad donde opera? Cuáles medios de comunicación serán los adecuados para el público interno del Colegio Bilingüe Gestalt? Por qué los maestros y alumnos del Colegio Bilingüe Gestalt no cumplen con los principios de la institución? Qué expectativas de los maestros y alumnos del Colegio Bilingüe Gestalt no se están cumpliendo y por qué? En base a las preguntas anteriores se plantean los siguientes objetivos. 2.3 Objetivos Objetivo general El objetivo general de esta investigación es: Analizar los factores que afectan internamente al Grupo SEED, para elaborar la propuesta de un programa de relaciones públicas que ayuden a fortalecer su imagen interna Objetivos específicos Para dar cumplimiento al objetivo general de la presente investigación se establecen los siguientes objetivos específicos. 1. Definir al público interno que labora en el Colegio Bilingüe Gestalt. 2. Analizar los factores que afectan la imagen interna del Grupo SEED. 3. Evaluar y diagnosticar los factores que afectan a la imagen interna del Grupo SEED. 4. Elaborar la propuesta del programa de relaciones públicas para el Colegio Bilingüe Gestalt. 2.4 Hipótesis En base a lo anterior surge la siguiente hipótesis de investigación: H1. Mejorar la comunicación interna del Colegio Bilingüe Gestalt, dará como resultado relaciones públicas internas positivas.

3 2.5 Justificación Este trabajo de investigación se justifica desde el punto de vista social, debido a que pretende analizar si los problemas de conocimiento de la filosofía Gestalt, las expectativas de la dirección hacia el personal y viceversa se originan debido a que la información no esta expresada de manera clara. Por otro lado, es importante utilizar adecuadamente los medios de publicidad, así como el conocer si el objetivo de ésta publicidad está dirigido a la población a la cual se pretende llegar, para con ello beneficiar a los diferentes públicos del colegio como lo son: el personal, la dirección y administración del colegio. De igual manera, este trabajo de investigación se justifica desde el punto de vista económico, debido a que en cualquier negocio o institución es de gran importancia estar un paso adelante de la competencia, que redunda en un incremento de alumnos, lo cual también se reflejará en las finanzas de la institución. Este trabajo de investigación beneficia desde el punto de vista práctico, ya que se considera que es fundamental que una empresa conozca a su personal, las expectativas y lo que para ellos significa pertenecer a la empresa, para con ello, lograr fijar objetivos y ser una organización competitiva. Sin embargo, a pesar de lo anterior, se debe de tener presente que existen limitantes que escapan a este proyecto de investigación, las cuales se describen a continuación Limitantes Las principales limitantes para el desarrollo de la presente investigación son las siguientes: 1. Los resultados serán validos exclusivamente para el Colegio Bilingüe Gestalt. 2. La resistencia al cambio para implementar un plan de relaciones públicas. 3. La disponibilidad de los padres de familia (dentro del Colegio Bilingüe Gestalt) para dar su verdadera opinión. 4. Que los resultados que se generen en esta investigación no determinan que se realicen las propuestas de mejora para el Colegio. 5. La investigación solo se realiza con el público interno del Colegio. 2.7 Supuestos Se da por válida la información que proporciona el Colegio Bilingüe Gestalt y el público interno para efecto de esta investigación. 2. MARCO TEORICO Programa de Relaciones Públicas de Koontz y O'Donnell Para Koontz y O'Donnell, la elaboración de un programa de Relaciones Públicas es: "la función que lleva consigo la selección e instrumentación entre las alternativas posibles de objetivos, políticas, procedimientos y programas. Consiste, por lo tanto, en la adopción de una decisión que afecta la futura orientación de la empresa, de un departamento, de un servicio o meta". Los objetivos previstos por alcanzar son los fines principales y fundamentales de la planificación. Las fases principales para llevar a cabo una planeación estratégica para la creación de un programa de relaciones públicas son las siguientes: 1) Llevar a cabo un diagnóstico situacional que incluya antecedentes, información de la opinión pública, conocimiento de la cultura organizacional, escrutinio pleno de las empresas, toma de decisiones, formulación y trazado de políticas y estrategias. 2) Realizar el tratamiento (es una etapa táctica), que incluye la fijación de objetivos y selección de públicos, la búsqueda, desarrollo y selección de alternativas, implementación y ejecución. Realización de calendario de actividades, cronograma y estimación de tiempos. Armado preliminar del plan, así como hacer un inventario de los recursos destinados al presupuesto y el desarrollo de la propuesta de planificación general. 3) Etapa estructural (o de acción). Se asignan responsabilidades, se delegan funciones, se organiza la difusión institucional y las acciones para hacer conocer el plan. Se estructura la promoción y la publicidad del programa, se fijan los canales de comunicación y se seleccionan los medios.

4 4) Etapa de ejecución (evaluación). Se hacen las correcciones necesarias, ajustes, se verifica la planeación, se hace una evaluación final y se exponen los resultados. 4.1 Tipo de Investigación 3. METODOLOGIA Esta investigación es de tipo cuantitativo-deductivo, cuantitativo ya que va a medir las variables propuestas para la investigación, teniendo a la vez un enfoque inductivo, ya que busca conocer como se encuentran las relaciones públicas internas del Grupo SEED, en el Colegio Bilingüe Gestalt, y deductivo porque por medio de los resultados de este estudio, se puede deducir si las relaciones públicas internas establecidas son positivas, con lo cual se estará en condiciones de proponer un programa de relaciones públicas. 4.2 Variables y su operacionalización La operacionalización de las variables se muestra en la tabla 4.1. Tabla 4.1 Operacionalización de las variables Variable Motivación emocional Compromiso Retribución económica Conocimiento de la institución Capacitación Comunicación Indicadores Estable, progresiva, resignada. Alto, medio, bajo y nulo Conforme, Inconforme Amplio, Medio y Bajo Amplia, Media y Nula Comunicado, Medio comunicado y No comunicado 4.3 Descripción de la Población La población con la cual se va a trabajar en esta investigación, es el personal que labora en el Colegio Bilingüe Gestalt, dentro del cual se incluye al personal administrativo, personal docente, personal de apoyo y personal de mantenimiento. 4.4 Instrumento de Medición El instrumento de medición a utilizar es una encuesta tipo Escala de Likert, ya que es un medio útil y eficaz para recopilar información en un tiempo relativamente breve, lo cual permitirá evaluar las respuestas que se hayan obtenido de la muestra. La escala de Likert se maneja poniendo puntuación de uno a cinco a las siguientes afirmaciones: Muy de acuerdo, de acuerdo, ni de acuerdo ni desacuerdo, en desacuerdo y muy en desacuerdo. Cabe mencionar que las respuestas pueden variar el valor dependiendo de la pregunta planteada. 4.5 Análisis de los Datos Cada uno de los datos obtenidos en la encuesta serán analizados por medio del software Statical Packae for the Social Sciences (SPSS), que es un programa estadístico informático, el cual ayudará a conocer los resultados obtenidos de la aplicación de el cuestionario. 4.6 Plan de Relaciones Públicas Internas el Grupo SEED

5 Teniendo conocimiento de diferentes modelos de Relaciones Publicas y habiendo hecho un análisis exhaustivo, se considera que el modelo o el programa mas adecuado para esta investigación es el de Koontz y O'Donnell, debido a que el Grupo SEED es una empresa pequeña, que no cuenta con una amplia infraestructura, dicho modelo se aplica a este proyecto, a excepción de la etapa cuatro, ya que dicha etapa depende de la dirección del Colegio Bilingüe Gestalt. El plan de relaciones públicas internas consta de cuatro etapas: Para contar con un conocimiento mas exacto de las necesidades del Colegio, se realiza un cuestionario al personal, el cual auxiliará para conocer cuales son las fortalezas y debilidades que se tienen y, con ello, poder diseñar el programa de relaciones públicas internas que se adecue correctamente, siendo esta la primera etapa del programa. La segunda etapa, consiste en fijar los objetivos de desarrollo que la dirección defina para los diferentes sectores internos del Colegio, los cuales se basan en tácticas operacionales para el personal, realizando un cronograma y armando un plan preliminar. En la tercera etapa que consiste en asignar las responsabilidades y delegar las funciones, así como organizar la difusión institucional y las acciones que se tomarán para hacer del conocimiento del personal el plan de trabajo. También se estructura la publicidad, fijando los canales de comunicación que se tendrán, de igual manera se seleccionan los medios más apropiados para llevarla a cabo. La última etapa consiste en evaluar y realizar correcciones o ajustes verificando que el programa haya sido el correcto, exponiendo los resultados obtenidos a las autoridades correspondientes para la toma de decisiones. 4. RESULTADOS En base a la encuesta realizada al personal del Colegio Bilingüe Gestalt, se obtuvieron los siguientes resultados en cada una de las preguntas realizadas. 1. El personal del Colegio Bilingüe Gestalt conoce la filosofía Gestalt? Obteniendo como resultados que el 54% de la muestra, tiene un amplio conocimiento de la filosofía Gestalt, al 20% le es indiferente, el 13% conoce la filosofía, el 10% no la conoce, y el resto, no la conoce y considera que no es necesario. 2. La honestidad es una característica que identifica a los directivos del Colegio Bilingüe Gestalt? Se observó que el 17% de los encuestados coincide en que la honestidad es una de las características principales de los directivos, el 50% está de acuerdo, el 13% en desacuerdo, el 17% ni en uno ni en otro y el 3% en total desacuerdo. 3. Conoce en qué consiste la misión y visión del Colegio? Acerca del conocimiento de la misión y visión del Colegio Bilingüe Gestalt, encontrando que el 43% está de acuerdo en que conoce la misión y la visión del Colegio, al 27% les es indiferente conocerlas, el 17% no las conoce, en contraste el 6% de la muestra las conoce muy bien, el resto considera que no es importante conocerlas. 4. Conoce a sus jefes inmediatos, así como al personal que trabaja para el Colegio Bilingüe Gestalt, en áreas diferentes a la que usted labora. Reflejándose que el 33% de los encuestados conoce muy bien a sus jefes y compañeros de trabajo, el 27% los conoce, al 17 % le es indiferente, el 17% no los conoce y el resto no le interesa conocerlos. 5. Le agrada tener el reconocimiento público del Instituto por haber obtenido un logro significativo con respecto a su trabajo? Se observó que el 13% opina que le agradaría contar con el reconocimiento público de algún logro obtenido, el 33% opina que estaría bien, un 27% considera que no le afecta tenerlo o no, el 20% menciona que no le agradaría, al 7% realmente no le gustaría contar con dicho reconocimiento ante los demás. 6. El personal del Colegio Bilingüe Gestalt ha cumplido con todas y cada una de las expectativas que tenía al ingresar a laborar en el plantel? Se reflejó que el 50% está de acuerdo en que se han cumplido las expectativas que tenía antes de ingresar a laborar en el Colegio Bilingüe Gestalt, el 17% considera que no se han cumplido sus expectativas, el 7% que realmente no se han cumplido sus expectativas, al 20% del personal le es indiferente si se han cumplido o no, y el resto de los encuestados están realmente satisfechos con las expectativas. 7. Se siente orgulloso de laborar en el Colegio Bilingüe Gestalt? Con respecto al orgullo de pertenecer al Colegio Bilingüe Gestalt, se mostró que el 43% está orgulloso, al 29% le es indiferente, el 14% de los encuestados está muy orgulloso, a diferencia de un 11% que no está orgulloso y un 3% definitivamente no está orgulloso. 8. Es agradable el ambiente del trabajo del Colegio Bilingüe Gestalt?

6 En relación con el ambiente de trabajo en el Colegio, el 40% está muy contento con el ambiente de trabajo, el 33% está contento, el 20% le es indiferente y el 7% no le agrada. 9. Está satisfecho de pertenecer al plantel laboral del Colegio Bilingüe Gestalt? En relación con la satisfacción de pertenecer al plantel laboral del Colegio Bilingüe Gestalt, se obtuvieron los siguientes resultados: un 30% está realmente satisfecho, el 40% se encuentra satisfecho, el 10% no se encuentra satisfecho, al 17% le es indiferente, mientras que un 3% realmente no está satisfecho. 10. Cumple usted con lo establecido en el contrato de trabajo que firmó al inicio del ciclo escolar? En el cumplimiento con el contrato de trabajo se encontró que el 50% considera que realiza totalmente lo convenido en dicho contrato, el 30% considera que ha cumplido gran parte de lo establecido, y el resto manifiesta que no recuerda o conoce a totalidad lo establecido. 11. El personal del Colegio Bilingüe Gestalt es bien pagado en relación a otras escuelas particulares de la región? En relación con la remuneración económica del Colegio con otras instituciones de escuelas particulares se encontró que el 47% esta de acuerdo con su pago, mientras que el 36% se encuentra muy conforme, al 10% le da igual y el 7% considera que no es pagado adecuadamente en relación a otras instituciones de la región. 12. El personal del Colegio Bilingüe Gestalt está capacitado para el trabajo y para las actividades que se desarrollan en el Instituto? Con respecto a la capacitación para realizar las actividades, el personal del Colegio Bilingüe Gestalt mostró que el 30% considera estar capacitado para el trabajo que desempeña, a diferencia del 43% que considera tener los conocimientos necesarios, al 17% le es indiferente si esta capacitado o no, el 7% considera que no esta realmente capacitado y el 3% que no cuenta con los conocimientos necesarios para desarrollar su trabajo. 13. Le gustaría tener un taller introductorio a la forma de trabajar del Colegio? En relación a participar en un taller introductorio antes de trabajar en la Institución, el 36% lo considera muy importante, al 30% le es importante, el 20% considera que no tiene importancia, un 7% no lo considera necesario y un número igual opina que no es importante para realizar sus actividades. 14. La comunidad de Ciudad Cuauhtémoc conoce el Colegio Bilingüe Gestalt? En relación a si la comunidad de Ciudad Cuauhtémoc conoce el Colegio Bilingüe Gestalt, se obtuvo lo siguiente: el 23% considera que la mayoría de las personas de la comunidad lo conocen, el 50% del personal considera que la comunidad conoce la institución, el 20% opina que para la comunidad es indiferente, solo el 7% considera que no es conocido en la comunidad. 15. En el Colegio le gustaría que se notificara al personal de sucesos personales como cumpleaños, enfermedad y otros, con el fin de contar con el apoyo de sus compañeros de trabajo? Sobre hacer del conocimiento a los compañeros de trabajo de sucesos personales, un 27% está muy de acuerdo, el 33% está de acuerdo, al 27% le es indiferente, el 6% no lo considera importante y un 7% no desea que sean conocidos por sus compañeros de trabajo. 16. Los canales de comunicación que utiliza el Colegio Bilingüe Gestalt son los más adecuados para transmitir la información al personal. Un 27% de los encuestados opina que son muy adecuados los medios actuales de comunicación, el 43% está de acuerdo con los canales de comunicación actuales, al 13% le son indiferentes, el 10% considera que no son los correctos y el 7% que no son realmente los más apropiados. 17. Cuál sería el medio de comunicación más adecuado para usted? El 50% prefiere reuniones informativas, el 30% considera mejor publicar la información en un tablero y el 20% que la comunicación se dé de manera personal. 18. Dentro de cual rango se encuentra su pago quincenal. Los rangos de pago se sitúan en un 47% de $3, a $3,500.00, el 30% de $2, a $3,000.00, el 13% de $2, a $2,500.00, y el resto cuenta con un pago mayor de $3, CONCLUSIONES

7 Se concluye que después del análisis se han detectado focos rojos en lo referente a los medios de comunicación con el personal, así como el conocimiento de la filosofía Gestalt, la misión y la visión del Colegio. En lo referente a la motivación se encontró que se basa de manera emocional, lo cual no tiene relación con la remuneración económica que perciben los empleados. Aunado a esto se tiene desconocimiento de las obligaciones y derechos que el trabajador tiene al signar el contrato laboral. Teniendo como fortaleza de que el personal que labora para la institución está capacitado para realizar sus actividades. 6. REFERENCIAS 1. Ayala S. (2004), Gestión Empresarial, Relaciones Públicas en la Empresa, Texto universitario de la Universidad Nacional de San Martín, Argentina. 2. Belch G. y Belch M. (2005), Publicidad y Promoción, perspectiva de la comunicación de marketing integral, 6ta. Edición, Mc Graw Hill, México. 3. Blas, S. (2000), ABC de las Relaciones Públicas, 5ta. Edición, Gestión, Madrid. 4. Bonilla Gutiérrez C. (2004), Relaciones Públicas, Factor de Competitividad para empresas e instituciones, 5ta. Edición, CECSA Editorial, México. 5. Cutlip Scout M. (2000), Relaciones Públicas Eficaces, 3ra. Edición, Gestión, Madrid. 6. Fernández F. y Barquero D. (2004), El Libro Azul del Protocolo y Las Relaciones Públicas, Mc Graw Hill, España. 7. Furnham, A., (2001), Psicología Organizacional, Alfaomega, México. 8. Guillén, C., (2000), Psicología del trabajo para relaciones laborales, Mc Graw Hill, España. 9. García S., (2008), Hernández, Fernández y Baptista, Metodología de la Investigación, (2006), 4ta. Edición, Mc Graw Hill, México. 11. Lattimore D. (2008), Relaciones Publicas, profesión y práctica, 2da. Edición, Mc Graw Hill, México. 12. López, H. (2006), La Enseñanza de las Relaciones Públicas, Editorial Granamérica-Medellín, España. 13. Muñoz J. (2007), Nuevo Diccionario de Publicidad, Relaciones Públicas y Comunicación Corporativa, Pentice Hall, México. 14. Ortiz K., (2007), Pacheco M. (2005), Mercados y Negocios, Revista de Investigación y Análisis, Editorial Mc Graw Hill, México. 16. Seitel Fraser P. (2006), Teoría y Práctica de las Relaciones Públicas, Pearson Educación, Madrid. 17. Simon R. (1980), Public Relations, Concept and Practices, Gris Publishing, USA. 18. Stanton, W. (2007), Fundamentos de Marketing, 14ª. Edición, Mc Graw Hill, Colombia. 19. Ríos Szalay J. (2006), Relaciones Públicas: su administración en las organizaciones, Trillas, México. 20. Rojas Orduña O. (2005), Relaciones Públicas, La eficacia de la influencia, Editorial ESIC, España. 21. Russell J. y, Kleppner T., (2005), Publicidad, 16ª. Edición, Prentice Hall, México. 22. Treviño Martínez R. (2000), Publicidad Comunicación Integral de Marketing, Editorial Mc Graw Hill, México. 23. Valdez Zepeda A. (2005), Mercados y Negocios, Revista de Investigación y Análisis, México. 24. Wilcox D.J. (2000), Relaciones Públicas, Estrategias y Tácticas, Editorial Pearson Educación, Madrid. 25. Xifra J. (2003), Teoría y Estructura de las Relaciones Públicas, Mc Graw Hill, España. 26. Zurita Godoy G. (2006), Revista Merca2, México.