CREACIÓN DE UN DEPARTAMENTO DE RELACIONES PÚBLICAS EN EL HOTEL VENETUR VALENCIA.

Transcripción

1 República Bolivariana de Venezuela Ministerio del Poder Popular Para la Educación Universitaria Ministerio del Poder Popular para el Turismo Colegio Universitario Hotel Escuela De los Andes Venezolanos CREACIÓN DE UN DEPARTAMENTO DE RELACIONES PÚBLICAS EN EL HOTEL VENETUR VALENCIA. INTEGRANTE: LUISANA RODRIGUEZ MORA MÉRIDA, JULIO

2 COLEGIO UNIVERSITARIO HOTEL ESCUELA DE LOS ANDES VENEZOLANOS SUBDIRECCIÓN ACADÉMICA ÁREA DE PASANTÍAS CREACIÓN DE UN DEPARTAMENTO DE RELACIONES PÚBLICAS EN EL HOTEL VENETUR VALENCIA. TUTOR EMPRESARIAL Julio Natera. Gerardo Rojas. Autor: Luisana Rodríguez Mora. Tutor Académico: María Cancelo MERIDA; JULIO

3 República Bolivariana de Venezuela Ministerio del Poder Popular Para la Educación Universitaria Ministerio del Poder Popular para el Turismo Colegio Universitario Hotel Escuela De los Andes Venezolanos Creación de un Departamento de Relaciones Públicas en el Hotel Venetur Valencia. RESUMEN. Autor: Luisana Rodríguez Mora. Tutor Académico: María Cancelo. Fecha: Julio 2014 En la presente Investigación se realizó un estudio de los procesos de promoción y difusión de las instalaciones y servicios que ofrece el Hotel Venetur Valencia, la cual genero varias interrogantes, donde se observó una deficiencia en la comunicación organizacional, generando fallas en la promoción publicitaria y la imagen del hotel, para ello se realizó una investigación documental, la cual permitió dar una visión global de los hechos, con ayuda de la técnica de observación a través de una lista de observación y una matriz FODA, las cuales facilitaron el desarrollo de la propuesta que permitirá fortalecer y mejorar el uso de las herramientas de publicidad e incluir dentro de su estructura organizacional a un departamento de Relaciones Publicas, el cual traerá un gran beneficio a la empresa, mejorando la imagen publicitaria y propiciando una óptima comunicación externa e interna permitiendo un funcionamiento adecuados de las áreas administrativas y operativas de la empresa, fundamentando las mismas por medio de las bases teóricas de la comunicación, comunicación organizacional, las relaciones publicas y los medios de comunicación. 3

4 Dedicatoria A mis padres por todo el apoyo continúo que me han dado durante toda mi etapa de estudio, siempre presentes en mi camino de formación. A todos mis profesores que en algún momento, me colmaron de conocimientos y que hoy en día me hacen la persona que soy Por supuesto a todos mis compañeros y amigos, que me llenaron de risas y alegrías con los que compartí trasnochos y aventuras, juntos logramos cumplir nuestras metas. 4

5 Agradecimientos. En el presente trabajo de investigación primeramente me gustaría agradecerte a Dios por bendecirme para llegar hasta donde he llegado, por ayudarme a hacer realidad el cumplimiento de esta meta. Al colegio Universitario Hotel Escuela, por brindarme la oportunidad de formar parte de tan prestigiosa institución. A mi tutora María Cancelo, y mi Jurado evaluador, por prestarme el apoyo durante la realización de mi trabajo de tesis mostrando paciencia y brindándome las herramientas necesarias para el desarrollo adecuado de la misma. A todos mis profesores que me ayudaron en mi formación como profesional. A todos mis compañeros y amigos, con los que compartí tan linda etapa de mi vida, que en un futuro me traerán los recuerdos más bonitos de mi etapa universitaria. 5

6 INDICE Pág. FASE I LA EMPRESA FIRMA Y RAZÓN SOCIAL DE LA EMPRESA DESCRIPCIÓN UBICACIÓN GEOGRÁFICA DESCRIPCIÓN DEL AMBITO ORGANIZACIONAL ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DESCRIPCIÓN DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA FUNCIONES DE LOS DEPARTAMENTOS DEPARTAMENTO DE COMERCIALIZACION Y VENTAS DEPARTAMENTO DE EVENTOS Y BANQUETES DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS POR EL PASANTE COMERCIALIZACIÓN Y VENTAS EVENTOS Y BANQUETES FASE II EL PROBLEMA PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA OBJETIVOS DE LA INVESTIGACION OBJETIVO GENERAL OBJETIVOS ESPECIFICOS JUSTIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN ALCANCE DE LA INVESTIGACIÓN FASE III MARCO TEORICO ANTECEDENTES BASES TEÓRICAS FASE IV MARCO METODOLÓGICO

7 4.1.-TIPO DE INVESTIGACIÓN DISEÑO DE LA INVESTIGACION POBLACIÓN Y MUESTRA POBLACIÓN MUESTRA TÉCNICAS E INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN DE DATOS FASE V ANÁLISIS Y RESULTADOS QUE SUSTENTAN LA INVESTIGACIÓN ANÁLISIS FODA HOJA DE OBSERVACIÓN Análisis de Resultados a través de la Matriz FODA ANÁLISIS DE LA HOJA DE OBSERVACIÓN FASE VI PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA TÍTULO DE LA PROPUESTA JUSTIFICACIÓN OBJETIVO GENERAL DE LA PROPUESTA OBJETIVOS ESPECÍFICOS DE LA PROPUESTA ESTRUCTURA DE LA PROPUESTA VIABILIDAD CONCLUSIONES RECOMENDACIONES BIBLIOGRAFÍA ANEXOS Anexos I: Control de Asistencias Anexo II: Bitácoras de Actividades.71 7

8 INTRODUCCIÓN. En el mundo actual, la comunicación juega un papel importante en las organizaciones, debido a que la actividad humana se desenvuelve a través de la comunicación, la cual nace de la necesidad de relacionarse con otros individuos o grupos a su alrededor, trayendo consigo un desarrollo en las habilidades y estrategias que ayudan a tener un ambiente laboral armonioso, mejorando las relaciones comunicacionales entre las empresas y el público en general, es por ello que en todo momento estamos emitiendo mensajes, esperando una acción, teniendo por un lado al emisor que es quien transmite este mensaje, y por el otro lado el receptor, el cual recibe, procesa y obtiene una respuesta del mismo trasmitiéndose en un entorno conocido, a través de un canal de comunicación. Sobre las bases comunicacionales dentro de una empresa, es claro que los empleados deben estar orientados hacia los objetivos organizacionales, por ello la comunicación interna y externa son una de las herramientas principales con las que cuenta la empresa, para tener un equipo de trabajo informado y motivado y al mismo tiempo obtener un manejo adecuado de las relaciones humanas y sociales entre el clientes y la empresa. En este caso es necesario destacar la importancia que requiere el hacer uso de la comunicación organizacional, ya que la misma es uno de los aspectos más descuidados y menospreciados en una organización, afectando la difusión de la información, la armonía entre los empleados y la imagen de la empresa. Para reforzar esta afirmación se toma una cita del autor Fernández, Collado Carlos (1997) la cual nos habla sobre la comunicación organizacional como Un conjunto de técnicas y actividades encaminadas a facilitar y agilizar el flujo de mensajes que se dan entre los miembros de la 8

9 organización, entre la organización y su medio; o bien, influir en las opiniones, aptitudes y conductas de los públicos internos y externos de la organización, todo ello con el fin de que ésta última cumpla mejor y más rápido los objetivos", es así como el uso de estas herramientas comunicacionales permiten un mejor desenvolvimiento de las empresas. De igual forma esto sucede en la hotelería, la comunicación y las relaciones públicas son vitales para tener un funcionamiento óptimo tanto en la parte operativa como administrativa de la misma, por este motivo es pertinente tener una comunicación organizacional interna y externa que facilite las tareas de promoción y difusión de la imagen publicitaria, ya que estas son elementos indispensables en la supervivencia y desarrollo de las empresas. Dentro de las estrategias promocionales y de publicidad, están presente las relaciones públicas como nueva alternativa, a través del uso de herramientas tecnológicas, propiciando una comunicación efectiva, la cual según la autora y profesora Claudia Preci (S/F), nos dice que las relaciones Publicas, son una actividad profesional cuyo fin es comunicar, mediante gestiones personales o con ayuda de medios de comunicación, a personas, empresas, organismos públicos e instituciones, con sus públicos, intentando que los mismos posean una Imagen positiva de ellos. En este caso según las idea expuesta anteriormente, lo esencial seria poder identificar cuáles son los puntos débiles que tiene cada organización y a partir de todas estas funciones, hacer un diagnóstico y aplicarlo de manera rápida y planificada, con el fin de asegurar que se genere un beneficio optimo en la empresa, implementando nuevas formas de comunicación en las empresas de la hospitalidad, propiciando grandes ventajas en el crecimiento progresivo y productivo a las mismas, dando a conocer positivamente su imagen publicitaria, la cual trae un aumento en la cartera de clientes, y mejoras en la comunicación interna y externa que existe en las 9

10 organizaciones, ya que la comunicación es una herramienta poderosa, si se sabe utilizar correctamente. Otro punto no menos significativo son los medios de promoción, los cuales servirán de apoyo para el desarrollo pleno del proceso organizacional a través de las relaciones publicas, ya que su éxito de promoción no depende solo de su diseño sino de transmitir el mensaje a través de los canales adecuados, es decir que el mensaje se envíe a través de un medio que complemente la presentación, previamente analizados por los miembros del equipo pertinente dentro de las relaciones publicas, motivo por el cual se tenga la posibilidad de presentar el mensaje que se quiere dar, obteniendo una receptividad hacia el mismo generando un beneficio continuo tanto como para la empresa como para el cliente, posicionándola en el mercado y proyectando una imagen positiva de la misma, logrando el éxito que se quiere tener dentro y fuera de ella. 10

11 FASE I 1.- LA EMPRESA Como requisito indispensable, se muestra la presentación de la empresa, en la cual se cumple con el convenio presentado por la coordinación de pasantías, con el fin de obtener el título de estudio en Hotelería y Servicio de la Hospitalidad, donde la empresa seleccionada, presta sus instalaciones, dando la posibilidad de aplicar los conocimientos adquiridos durante los semestres del CUHELAV, enfocándose en los departamentos asignados, con el fin de obtener nuevos conocimientos en el campo hotelero, que permitan un mejor desenvolvimiento y crecimiento a nivel profesional, a continuación una breve descripción de la empresa de la hospitalidad FIRMA Y RAZÓN SOCIAL DE LA EMPRESA. HOTEL VENETUR VALENCIA C.A. Rif: G

12 1.2.-DESCRIPCIÓN. El hotel VENETUR Valencia es un ente adscrito a la red de hoteles venezolana de turismo y el ministerio de turismo UBICACIÓN GEOGRÁFICA. El Hotel VENETUR Valencia está ubicado en la Urbanización La Viña, específicamente en la Calle Juan Uslar, siendo ésta una de las áreas más prestigiosas de la zona, rodeada de centros nocturnos, cafés, bares, discotecas y restaurantes de la ciudad de Valencia, estado Carabobo DESCRIPCIÓN DEL AMBITO ORGANIZACIONAL. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA. La estructura organizativa del hotel según Ergas (2012) Toda empresa cuenta, en forma explícita o implícita, con un tipo de jerarquías y atribuciones designadas a los miembros componentes de la misma. En consecuencia, se puede establecer que la estructura organizativa de una empresa es el esquema de jerarquización y división de las funciones componentes de la misma, en cuanto a la mención de la empresa hotelera se enfoca en el control, supervisión y organización de todas las tareas 12

13 asignada a cada uno de los colaboradores para que al momento de estadía del huésped este todo en su perfecto estado. Esta estructura organizativa fue actualizada el año pasado 2013 por órdenes de casa matriz siendo esta la responsable de dirigir todos los cambios para el hotel VENETUR Valencia. Figura 1. Organigrama general de la organización. Fuente: Departamento de Planificación, Presupuesto y Organización, (2014). 13

14 1.5.- DESCRIPCIÓN DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA. La etapa de pasantías, está basada en un periodo de 18 semanas dentro de un departamento administrativo, en este periodo, se dio la oportunidad de interactuar con dos departamentos, comenzando en el departamento de Comercialización y Ventas en el cargo de Ejecutiva, por un tiempo de 14 semanas, luego en el Departamento de Eventos y Banquetes en el cargo de Supervisora, durante 4 semanas; Iniciando con el desempeño de las labores en dichos departamentos, permitiendo conocer más a fondo los mismos, planteando algunas incógnitas, que dieron lugar al tema a desarrollar, donde se busca que haya una relación entre ambos departamentos, ya que estos tienen funciones similares donde el punto central es la venta y promoción del hotel, bien sea en habitaciones o venta de salones, alimentos y bebidas, por este motivo nace la idea de orientar la investigación en la conexión e interacción que existe entre el cliente y la empresa, para dar lugar a nuevas herramientas y medios de difusión del producto, buscando el posicionamiento de la misma y a su vez, mejorar las labores de los departamentos, facilitando su funcionamiento y desarrollo, siguiendo los estándares de calidad. 14

15 1.6.-FUNCIONES DE LOS DEPARTAMENTOS DEPARTAMENTO DE COMERCIALIZACION Y VENTAS. El departamento de comercialización y ventas, es el que más se complementa a todos los demás departamentos, pero su función principal son las ventas y la publicidad de las habitaciones del hotel, es aquí donde se atrae la mayor cantidad de clientes, presentando la empresa como un producto primordial, del cual se da a conocer sus servicios e instalaciones; entre las funciones se destacan las siguientes: Tiene la responsabilidad máxima, en ventas a grupos de convenciones, empresas gubernamentales, equipos entre otros. Elaborar estrategias de publicidad y promoción. Buscar clientes potenciales. Establecer las diferentes tarifas de habitaciones que posee el hotel, para los diferentes grupos Solicitar al cliente una descripción detallada de lo que desean con fechas y número de Pax, a través de un correo que posee la empresa para evitar confusiones y obtener una información más veraz. Responder los presupuestos requeridos para habitaciones, a través de la web o personalmente al cliente. 15

16 Conseguir la mayor cantidad posible de negocios con grupos y convenciones. Hacer un seguimiento de los grupos vía telefónica o por la web. Cierra trato con los grupos, que estén convencidos de que desean formar parte de la cartera de clientes y hacer uso de los servicios del hotel. Informar sobre las ventas al departamento de contabilidad y finanzas. Elaborar plan de visitas para promocionar la empresa DEPARTAMENTO DE EVENTOS Y BANQUETES. Internamente en el Hotel, este departamento es el responsable de la organización de diferentes tipos de eventos ya sean de carácter social o empresarial; de este modo se dan a conocer y disponer los salones, la infraestructura del hotel, su material y equipo para que el cliente pueda realizar su evento. Entre las funciones principales tenemos: Permite planificar con anticipación los horarios, cantidad y honorarios de su personal al hotel y mantener un mejor control de costos en la mercancía; para así obtener una alta rentabilidad. Da conocer al cliente la capacidad de los distintos salones según el tipo de evento. Aplica las políticas de crédito vigente para cada caso. 16

17 Establece la ubicación de los diferentes montajes de los salones adecuados al evento a realizar. A través del sistema, controla los horarios y fechas de salones ocupados. Establece, en coordinación con el Gerente de A y B, políticas para propinas de los eventos y en cuanto a descorche. Coordina las políticas en cuanto a la cancelación de los eventos. Promueve la venta de eventos en coordinación con el Gerente de A y B y el Gerente General. Establece en coordinación con el Dpto. de A y B el manual informativo sobre banquetes para promover con mayor efectividad los servicios incluyendo menús, tipos de buffet, capacidad de salones, entre otros. Elaboración de presupuesto personalmente o vía web para banquetes. Atiende a clientes potenciales de eventos especiales. Realiza cotizaciones para eventos y contratos. Coordina las formas de pago y facturación pertinentes, para cada caso. Elabora y envía notificaciones de los eventos a realizarse a los departamentos que corresponda para su coordinación operativa. 17

18 Hace un seguimiento de cada evento y verifica cada uno de sus puntos antes de empezar para corregir a tiempos imprevistos. Supervisa cada evento, a través de una guardia, con el fin de mantener un control en el proceso y realización del mismo, y así mantener un estándar de calidad DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS POR EL PASANTE. El desempeño al cual se adecuo el pasante, consto de diferentes actividades y procedimientos, los cuales muestran las funciones principales de ambos departamentos COMERCIALIZACIÓN Y VENTAS En este departamento, el pasante tiene la posibilidad de integrarse directamente con el ambiente de trabajo, enfrentando situaciones reales. Se conoce de forma detallada las funciones del departamento. Se visualizan y analizan las herramientas necesarias para captar la mayor cantidad de clientes. Establecer las diferentes tarifas que se ofrecen para los diferentes grupos, bien sean gubernamentales, equipos entre otros. 18

19 Se tiene la posibilidad de realizar presupuestos a través de un correo que posee la empresa, respondiendo a las inquietudes de presentan los clientes. Hacer seguimiento diario de los grupos tentativos o definitivos que han solicitado algún presupuesto. Verificar en las redes sociales eventos a efectuarse en el estado, con el fin de tener en cuenta nuevos grupos a la cartera de clientes. Elaborar un plan de visitas en conjunto con mis compañeros de trabajo, para hacer promoción de las habitaciones del hotel y a su vez generar nuevos consumidores que darán lugar a un posicionamiento de la empresa EVENTOS Y BANQUETES. Por medio de este departamento, el pasante, pudo desempeñarse en el cargo de asistente de Eventos y Banquetes ejerciendo las siguientes funciones y procesos. Conocer el Sistema de almacenamiento para realizar los presupuestos. Dar a conocer a los clientes los diferentes salones, según la cantidad de personas. Elaboración del Menú Buffet diario, que se va a servir en el Hotel. 19

20 Elaboración de planos de las instalaciones del hotel, para distribuir al personal de servicio según un rango. Analizar las mejores opciones, para ofrecer al cliente, según el tipo de evento. Verificar la calidad de las presentaciones de los alimentos y Bebidas. Hacer un seguimiento de los eventos tentativos y confirmados, para llevar un control de los mismos. Conocer las diferentes opciones de alimentos y bebidas, que se pueden ofrecer al cliente según el evento y la cantidad de personas. FASE II 2.- EL PROBLEMA PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA. Los prestadores de servicio, por lo general mantienen una comunicación constante con el cliente, es por ello que la misma debe ser efectiva, y contar con las herramientas necesarias para llevar a cabo el manejo de la imagen de la empresa, conservando una buena comunicación organizacional, enfocada en el éxito continúo de la misma, por ello es importante destacar que toda empresa necesita de una comunicación interna 20

21 y externa con el cliente, sus proveedores, la competencia y el público en general. Aunado a este caso, se presenta la empresa de estudio, la cual muestra dentro y fuera de su estructura un mal manejo de la comunicación organizacional, presentando problemas en la publicidad e imagen del hotel, donde se observó una falta de personal, el cual no está apto para el manejo de herramientas de publicidad y del desarrollo de estrategias publicitarias, así como también se observaron algunas deficiencias en el administración de los medios de comunicación al momento de dar a conocer y proyectar la imagen del hotel. En relación con lo anterior, el problema radica dentro y fuera del Hotel, ya que las labores de promoción son ejercidas por departamentos que no cuentan con las herramientas de promoción necesarias, tal es el caso de la gerencia del Hotel Venetur Valencia, la cual cuenta con tan solo algún material promocional que es enviado por casa matriz a la cadena Venetur, dejando en segundo plano las otras áreas y promociones que puede ofrecer el hotel, evidenciando que la empresa no cuenta con un ente u oficina que pueda brindarle la información requerida al cliente de forma rápida, por lo contrario el mismo debe conformarse con la poca información existente en la web o esperar vía telefónica para ser atendido, lo que hace tedioso a su público el investigar sobre dicha empresa, ya que muchas veces se muestran herméticas. Es por ello que es necesario tratar este tipo de dificultades lo antes posible, ya que las mismas pueden traer consigo consecuencias a corto o largo plazo, ocasionando una perdida en la información que se desea proporcionar en relación a alguna actividad, promoción o evento, ocasionando una perdida notoria en recursos, clientes y tiempo invertido en 21

22 las mismas, proyectando una imagen negativa y en desventaja frente a la competencia. De esta forma se plantea la creación de un departamento que presente una solución inmediata a la problemática existente, así como también poder tener un manejo adecuado de los recursos y a su vez mantener un ambiente laboral armonioso, con miras al desarrollo y posicionamiento de la empresa. En este caso se plantean algunas interrogantes en relación a la problemática existente, entre las cuales tenemos: Cuenta el Hotel Venetur Valencia con alternativas o medios para la promoción y difusión del hotel? Cuál es la necesidad de implementar nuevas alternativas para promocionar el hotel? Se maneja una comunicación organizacional adecuada en el Hotel Venetur Valencia? Permitirá la alternativa seleccionada promocionar y difundir de forma óptima a la empresa? 22

23 2.2.-OBJETIVOS DE LA INVESTIGACION OBJETIVO GENERAL. Evaluar los procesos de comunicación en la promoción y difusión de las instalaciones y servicios que ofrece el Hotel Venetur Valencia OBJETIVOS ESPECIFICOS Identificar los instrumentos de publicidad y promoción utilizados por el Hotel Venetur Valencia Realizar un diagnóstico de las necesidades a nivel publicitario del hotel Venetur Valencia. Analizar los recursos existentes dentro de la empresa para la promoción y difusión de la misma. Verificar el manejo de la comunicación organizacional utilizado para el proceso de promoción y difusión de la imagen del hotel JUSTIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN. Al estudiar la realidad existente dentro y fuera del Hotel Venetur Valencia, se pretende mostrar el desenvolvimiento de la empresa a nivel 23

24 promocional en función de la imagen pública de la empresa, para ello se realizó una investigación documental para fundamentar con la ayuda de documentos, tesis y revistas la idea de llegar a una alternativa propia, analizando a través de una investigación de campo el ambiente real donde se llevan a cabo las labores tanto operativas como administrativas, mediante la observación realizada por el pasante, con los conocimientos adquiridos a lo largo de su carrera, dando un criterio confiable, haciendo uso de una matriz FODA y una hoja de observación, dando a conocer los aspectos positivos y negativos que se presentan en la empresa. Es de esta forma como dicha investigación, según los aspectos teóricos y prácticos, busca manejar una comunicación organizacional adecuada, para tener un ambiente laboral favorable y llevar a cabo las estrategias de publicidad y promoción según los autores estudiados, con la implementación de una nueva unidad en la estructura organizacional, la cual pueda superar los obstáculos comunicacionales que se presenten dentro y fuera de la empresa, llevando a la empresa al éxito, generando una cadena de clientes que depositaran su confianza en el hotel y sus empleados, mejorando la calidad y servicios ofrecidos, proyectando una imagen positiva de la misma ALCANCE DE LA INVESTIGACIÓN. Al determinar las necesidades que se perciben en el Hotel Venetur Valencia, se pretende evaluar el proceso de comunicación organizacional a través de la promoción y difusión de las instalaciones y servicios que ofrece la empresa, las cuales fueron observadas durante las pasantías administrativas del sexto semestre realizadas en el periodo del 2014, teniendo en cuenta la incorporación de una nueva alternativa que se adecue 24

25 a las necesidades ya establecidas, que más adelante darán lugar a una mejora continua del Hotel, partiendo de los objetivos de la investigación, en relación con la comunicación organizacional, que permitirá proyectar de forma positiva la imagen de la empresa. FASE III. 3.-MARCO TEORICO ANTECEDENTES. Con el fin de fundamentar el objetivo de la investigación, se analizaron diferentes tesis de grado, permitiendo ampliar y sustentar el desarrollo del mismo, utilizando varios enfoques, para conocer y tener una idea más clara en la investigación. Según Arias, F (1999) Los antecedentes se refieren a los estudios previos y tesis de grado relacionadas con el problema planteado, es decir, investigaciones realizadas anteriormente y que guardan alguna vinculación con el problema en estudio. Debe evitarse confundir los antecedentes de la investigación con la historia del objeto de estudio en cuestión. Uzcátegui, M (2001), desarrolló un trabajo, el cual tiene como título Propuesta de una Unidad Administrativa de Relaciones Publicas a la 25

26 Gerencia del Hotel Helvetia & Bristol. Esta investigación plantea la creación de una Unidad de Relaciones Publicas, como un recurso fundamental e indispensable dentro de la estructura organizativa, la cual debe ser capaz por medio de esfuerzo continuo y planificado, desempeñar una función administrativa, logrando cumplir con el reto exigido por la moderna industria hotelera, manteniendo e incrementando la producción del uso por parte del mercado a través de la comunicación, promoción, publicidad, marketing, abriendo así paso al desarrollo de una gerencia integral moderna, bajo los criterios de calidad total (eficiencia, efectividad y eficacia), proyectándose como una institución bien concebida y estructurada. Esta investigación fue documental, debido a que se basó en la recolección de fuentes bibliográficas y trabajos especiales de grado, en su metodología, aplico la observación directa y diseño de campo, donde se obtuvo como conclusión, la creación de la unidad administrativa, enfocada en las Relaciones Publicas, logrando a través de ello una comunicación óptima, que generara un incremento en la producción, en el mercado, y por ende en forma efectiva su publicidad, proyectándose en una institución confiable y reconocida. Es por ello que se pretende vincular este trabajo de investigación con la propuesta que se seleccionó, tomando como guía las herramientas, conceptos y procedimientos que se siguieron para lograr su objetivo, permitiendo desarrollar nuevos procesos y hacer uso de nuevas herramientas que darán lugar a la mejora publicitaria del Hotel Venetur Valencia, empleando adecuadamente las estrategias de comunicación organizacional. Dentro de este antecedente Alarcon L y Gomez J, (2009), plantean un trabajo de investigación, titulado como Propuesta para la creación de un Departamento de Eventos y Banquetes en el Hotel Hesperia Playa el Agua, cuyo objetivo fue permitir conocer la importancia que implica reforzar lo que este servicio representa, es decir, fortalecer la calidad del mismo; por esta 26

27 razón es necesaria la aplicación de una estructura organizacional enfocada en la búsqueda de mejorar el área operativa y administrativa y con ello la eficaz y eficiente aplicación de dos elementos fundamentales dentro de la administración como lo son la planificación y la organización, entendiendo por esta una estructura formalizada de roles. La metodológica utilizada fue de tipo documental ya que la información utilizada es de fuentes secundarias (textos, revistas, documentos, prensa. Realizo un análisis FODA como instrumento viable para realizar un análisis organizacional. El mismo llego a la conclusión de que la creación de un departamento de eventos y banquetes, lograra fortalecer la calidad del mismo, obteniendo una mejora en la operatividad y administración, llevando una correcta planificación y organización del hotel. En efecto, se puede vincular el trabajo de investigación descrito anteriormente, para sustentar, la creación del departamento de relaciones públicas, y a su vez se enfoca en objetivos similares, planteando la creación de un nuevo departamento, para dar una mejora continua dentro del proceso de comunicación y operatividad de la empresa BASES TEÓRICAS. Con el propósito de fundamentar la investigación se aportan aspectos teóricos relacionados con la investigación, con el fin de obtener y consultar diferentes referencias bibliográficas que respalden el tema de estudio. La comunicación, como base principal en la investigación, plantea lo siguiente según algunos autores: 27

28 Comunicación: Para María del Socorro Fonseca, comunicar es "llegar a compartir algo de nosotros mismos. Es una cualidad racional y emocional específica del hombre que surge de la necesidad de ponerse en contacto con los demás, intercambiando ideas que adquieren sentido o significación de acuerdo con experiencias previas comunes" Según Stanton, Etzel y Walker, la comunicación es "la transmisión verbal o no verbal de información entre alguien que quiere expresar una idea y quien espera captarla o se espera que la capte" Para Lamb, Hair y McDaniel, la comunicación es "el proceso por el cual intercambiamos o compartimos significados mediante un conjunto común de símbolos" Según Idalberto Chiavenato, comunicación es "el intercambio de información entre personas. Significa volver común un mensaje o una información. Constituye uno de los procesos fundamentales de la experiencia humana y la organización social" Teniendo en cuenta las anteriores ideas y definiciones, se puede plantear una definición de comunicación: Se puede decir que es un proceso por el cual se puede transmitir un mensaje, con la intervención de varios elementos, que nacen de la necesidad del ser humano para comunicarse con los demás, esperando que el mismo sea descifrado y se capte la idea u información que se quiere transmitir. Vinculado a este concepto, se muestra un tipo de comunicación relacionada con las relaciones humanas la cual plantea lo siguiente: 28

29 Comunicación Organizacional Es importante destacar esta definición la cual expresa claramente lo que se plantea según Fernández, Collado Carlos (1997). Un conjunto de técnicas y actividades encaminadas a facilitar y agilizar el flujo de mensajes que se dan entre los miembros de la organización, entre la organización y su medio; o bien, influir en las opiniones, aptitudes y conductas de los públicos internos y externos de la organización, todo ello con el fin de que ésta última cumpla mejor y más rápido los objetivos". Para que la función comunicadora sea efectiva dentro y fuera de la organización esta debe ser según Abraham Nosnik (1996): Abierta: Tiene como objetivo el comunicarse con el exterior; ésta hace referencia al medio más usado por la organización para enviar mensajes tanto al público interno como externo. Evolutiva: Hace énfasis a la comunicación imprevista que se genera dentro de una organización. Flexible: Permite una comunicación oportuna entre lo formal e informal. Multidireccional: Esta maneja la comunicación de arriba hacia abajo, de abajo hacia arriba, transversal, interna, externa entre otras. Instrumentada: Utiliza herramientas, soportes, dispositivos; porque hoy en día muchas organizaciones están funcionando mal, debido a que las informaciones que circulan dentro de ella no llegan en el momento adecuado ni utilizan las estructuras apropiadas para que la comunicación sea efectiva. 29

30 Para cumplir su efectividad, la comunicación organizacional se mira en cinco perspectivas que permiten ver de forma más detallada la comunicación que se quiere lograr y estas son: 1. Comunicación Interna: Son actividades que se realizan dentro de una organización para mantener las buenas relaciones entre los miembros de la empresa por medio de la circulación de mensajes que se originan a través de los diversos medios de comunicación empleados por ella, con el objetivo de proveer comunicación, unión y motivación para así alcanzar las metas establecidas por la organización. 2. Comunicación Externa: Todas aquellas comunicaciones que están dirigidas a sus públicos externos, con el fin de mantener o perfeccionar las relaciones públicas y así proyectar mejor la imagen corporativa de la organización. 3. Relaciones Publicas: Son las diferentes actividades y programas de comunicación que se crean para sostener las buenas relaciones con los diferentes públicos que forman la organización. 4. Publicidad: Son los diferentes mensajes emitidos a través de los distintos medios masivos de comunicación que tienen como objetivo incrementar la venta de los productos o servicios de la organización. 30

31 5. Publicidad Institucional: Se considera como una herramienta de las relaciones públicas; ya que evoca en el público una imagen favorable de la organización. Estableciendo como definición principal, para la elaboración de la propuesta, las Relaciones Públicas, donde los autores plantean la importancia de las mismas, Barquero Cabrero, José Daniel y Barquero Cabrero, Mario (2000:p.77), Lo que se prioriza fundamentalmente con referencia a los públicos internos, es la formación o constitución del llamado (grupo empresa), es decir, que la totalidad de los integrantes de la organización, desde el más elevado directivo o ejecutivo hasta los empleados de menor nivel jerárquico, constituyan un grupo en el auténtico sentido de la palabra (grupo) a un conjunto de personas que poseen un objetivo común e interaccionan entre sí. Pero, es preciso destacar que sólo merced a la comunicación puede establecerse el objetivo común, lo mismo que la interacción para que esto pueda realizarse es necesario que se establezca entre ellas un sistema de comunicación, que es el medio básico indispensable para la formación del denominado grupo empresa en una organización Para que este proceso de comunicación sea efectivo, y se desarrolle continuamente es necesario contar con la ayuda de herramientas tecnológicas, que se definen de la forma siguiente: Promoción: Kotler y Armstrong (2003), determinan promoción como las actividades que comunican las ventajas del producto y convencen a los consumidores meta 31

32 de comprarlo (p. 63). Medios de comunicación. Según Iván Thompson (2006). Los medios de comunicación son el canal que mercadólogos y publicistas utilizan para transmitir un determinado mensaje a su mercado meta, por tanto, la elección del o los medios a utilizar en una campaña publicitaria es una decisión de suma importancia porque repercute directamente en los resultados que se obtienen con ella. Por ello, tanto mercadólogos como publicistas deben conocer cuáles son los diferentes tipos de medios de comunicación, en qué consisten y cuáles son sus ventajas y desventajas, con la finalidad de que puedan tomar las decisiones más acertadas al momento de seleccionar los medios que van a utilizar. Es por ello que las Relaciones Públicas deben tener una estrecha relación con los medios de comunicación haciendo uso de los mismos de la forma siguiente: Diarios: permite a la organización acceder al público general. Revistas: permite acceder a públicos más y mejor segmentados. Radio: permite transmitir información instantáneamente las 24 horas del día. Televisión: Otorga gran notoriedad a la institución. Internet: Se puede trabajar sobre el sitio web institucional o con la versión en línea de diversos medios. 32

33 FASE IV. 4.-MARCO METODOLÓGICO TIPO DE INVESTIGACIÓN. La presente investigación se denomina como un proyecto factible, puesto que el mismo pretende implementar una herramienta viable que atienda las necesidades de difusión y promoción que presenta la empresa a través de un departamento, usando como comparación, la propuesta viable del manual de la UPEL (2010), la cual define al proyecto factible como la investigación, elaboración y desarrollo de una propuesta de un modelo operativo viable para solucionar problemas, requerimientos o necesidades de organizaciones o grupos sociales; puede referirse a la formulación de políticas, programas, tecnologías, métodos o procesos. El proyecto debe tener apoyo en una investigación de tipo documental, de campo o un diseño que incluya ambas modalidades. Mediante el proyecto factible se pretende hallar la solución a un problema, buscar la salida más conveniente, mediante la utilización de los mejores recursos humanos, materiales y científicos. En virtud de lo expuesto anteriormente, se propone la creación de un departamento de relaciones Públicas en el Hotel Venetur Valencia, que permitirá dar a conocer de forma positiva a la empresa manteniendo en alto su estatus de calidad, así mismo se presenta como un caso que puede ser real y realizable en cualquier momento. Desde la perspectiva metodológica, esta investigación propone una mejora en el desarrollo de las labores de los departamentos señalados, motivando a la interacción de las relaciones 33

34 humanas y sociales en el entorno laboral, con el fin de optimizar estratégicamente la promoción empática hacía el consumidor. Dicha propuesta de investigación parte de la realidad existente en el desarrollo de la creación del departamento mediador de enlace entre los demás departamentos, por tal motivo, tomando en consideración los objetivos y características del estudio, la presente investigación se ubica en la modalidad de tipo descriptiva, con un diseño documental y de campo. DESCRIPTIVA. Según Tamayo Tamayo (1999). Define que la investigación de tipo descriptiva comprende la descripción, registros, análisis, e interpretación de la naturaleza actual, y la composición o proceso de los fenómenos. El enfoque se hace sobre conclusiones dominantes o sobre como una persona, grupo o cosa se conduce o funciona en el presente (P.52) Referente a esta cita guarda estrecha relación con la investigación que se está desarrollando porque en la misma se realizan descripciones y análisis de todos los datos que se recogen en la realidad, es decir, en el lugar donde se llevara a cabo la propuesta que activara de forma equilibrada el planteamiento que muestra las ventajas que generara la creación del departamento, planteando una mejora en la estructura organizativa de la empresa, integrando y renovando continuamente el buen funcionamiento de la misma, y en las personas que de una u otra manera guardan relación con el presente estudio DISEÑO DE LA INVESTIGACION. 34

35 DISEÑO DOCUMENTAL. Arias, (2006). La investigación documental es un proceso basado en la búsqueda, recuperación, análisis, crítica e interpretación de datos secundarios, es decir, los obtenidos y registrados por otros investigadores en fuentes documentales: impresas, audiovisuales o electrónicas (P.27). Al tomar en consideración lo antes expuesto, debe mencionarse que el presente estudio es documental por el hecho de asesorarse con materiales de consulta, tales como: trabajos especiales de grado, revistas y conceptos relacionados con la investigación. DISEÑO DE CAMPO. Arias, (2006) define la investigación de campo: Aquella que consiste en la recolección de datos directamente de los sujetos investigados, o de la realidad donde ocurren los hechos (datos primarios), sin manipular o controlar variable alguna, es decir, el investigador obtiene la información pero no altera las condiciones existente De allí su carácter de investigación no experimental. (p.31), por ello se tomó esta alternativa ya que la misma, se basa en la investigación que pudo observar el pasante según los conocimientos adquiridos en el transcurso de su carrera y dar un criterio confiable, con miras de enfocar su aprendizaje, en la búsqueda de la solución más adecuada ante la problemática planteada en esta investigación POBLACIÓN Y MUESTRA. 35

36 POBLACIÓN. Según Hernández, R. (2001). Describe la población como El conjunto de todos los casos que concuerdan con una serie de especificaciones, es decir, la población que se va a estudiar y sobre la cual se pretenderá generalizar resultados (P.115). De lo anterior se deriva el hecho que la población está constituida por los departamentos de Comercialización y Ventas y Eventos y Banquetes MUESTRA. Según Nieves (1999), explica que la muestra tipo censal ocurre cuando la muestra es la misma población, para que sea representativa por el tamaño de esta. (P.94). Por tanto al ser la población pequeña se tomará la totalidad de la misma como la muestra censal. 5.-TÉCNICAS E INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN DE DATOS. Falcón y Herrera, (2005), se refieren al respecto se entiende como técnica, el procedimiento o forma particular de obtener datos o información. 36

37 La aplicación de una técnica conduce a la obtención de información, la cual debe ser resguardada mediante un instrumento de recolección de datos. Según los autores antes mencionados son dispositivos o formatos (en papel o digital), que se utilizan para obtener, registrar o almacenar información. Los instrumentos utilizados para la recolección de datos fueron de carácter primario, pues se obtiene la información a través del contacto directo con el objeto de estudio; en este caso, se aplicaron la observación directa y análisis documental. OBSERVACIÓN DIRECTA. Según Bosch, (1999), la observación es una técnica que consiste en observar atentamente el fenómeno, hecho o caso, tomar información y registrarla para su posterior análisis. La observación es un elemento fundamental de todo proceso investigativo; en ella se apoya el investigador para obtener el mayor número de datos. Es observación directa cuando el investigador se pone en contacto personalmente con el hecho o fenómeno que trata de investigar, tal como se aplicó en este estudio donde el investigador estuvo en contacto directo con el ambiente de estudio. Esta observación se realiza utilizando como herramienta de recolección de información una hoja de observación, que es un instrumento que sirve para registrar la observación estructurada que permite al que la realiza detectar la presencia o ausencia de un comportamiento o aspecto definitivo previamente. Hoja de observación o control, como la llaman algunos autores, representan un instrumento de observación útil para evaluar aquellos comportamientos y actitudes de las secretarias en relación con la 37

38 ética profesional, donde se recolecta información sobre datos de forma sistemática. ANÁLISIS DOCUMENTAL. Según Bosh, (1999), La recopilación documental es un instrumento de investigación cuya finalidad es obtener datos e información a partir de documentos escritos y no escritos, susceptibles de ser utilizados dentro de los propósitos de una investigación en concreto. La utilización de un texto, documento e información documental existente sobre la implementación de nuevos departamentos en el área hotelera, y a su vez, un tema de gran importancia como lo son las relaciones humanas y sociales entre la sociedad, permitiendo establecer los lineamientos para la propuesta de la creación del departamento de Relaciones Publicas, lo cual será necesario para el sustento del Marco Referencial fundamental de esta propuesta así como de las bases legales. Para la recolección de información se realizó un análisis FODA, en la búsqueda de diagnosticar la situación actual del funcionamiento de los departamentos de Comercialización y Ventas en conjunto con el de Eventos y Banquetes FASE V. 6.-ANÁLISIS Y RESULTADOS QUE SUSTENTAN LA INVESTIGACIÓN. 38

39 6.1.-ANÁLISIS FODA. Para el planteamiento de este análisis, se analiza las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas del Hotel Venetur Valencia. Fortalezas del Hotel Venetur Valencia. Tiene una ubicación estratégica en una de las mejores zonas residenciales de la ciudad de Valencia. Cuenta con un personal capacitado en las diferentes áreas, además, parte del mismo posee varios años de ejercicio dentro de las instalaciones del hotel. Amplio estacionamiento. Máxima seguridad, cuenta con tres garitas de vigilancia, ubicadas en sitios estratégicos, para resguardar las instalaciones. Piscina descubierta al aire libre, con sombrillas y sillas a su alrededor, para la comodidad del cliente. Dos restaurantes, con una gran calidad en sus menús, los cuales ofrecen una gran variedad gastronómica nacional e internacional. Espacios para la presentación de espectáculos públicos y celebraciones según lo desee el cliente. 39

40 Amplias áreas verdes para el disfrute de los clientes. Oportunidades del Hotel Venetur Valencia. Es una empresa que pertenece al estado, lo cual permite ser una opción prioritaria para las empresas del gobierno. Ofrece espacios para la realización de conciertos y eventos artísticos. Se encuentra ubicado en una ciudad industrial. Oportunidad de que equipos y artistas tengan la posibilidad de usar los servicios del hotel en general. Posee una amplia cartera de clientes. Cuenta con el espacio a nivel estructural para la creación de nuevos departamentos. Debilidades del Hotel Venetur Valencia. 40

41 Una buena parte de las habitaciones no se encuentran en óptimas condiciones. Aun así, existe un plan de mantenimiento y reingeniería en todas las habitaciones. No cuentan con un departamento que se encargue de la publicidad del hotel. No posee un sistema WI-FI dentro de las habitaciones. Es débil la comunicación organizacional entre los diferentes departamentos de la empresa. Las promociones que presta el hotel son realizadas por personal que no cuenta con las herramientas de publicidad adecuadas para captar al cliente. Amenazas del Hotel Venetur Valencia. Hoteles de la competencia, presentan al mercado un producto totalmente nuevo e innovador. Mayor capacidad en cuanto a salones y centro de convenciones, en los hoteles de la competencia, además de habitaciones más nuevas y modernas. Los hoteles de la competencia poseen mejores herramientas de difusión y promoción de sus instalaciones y servicios. 41

42 Nuevos hoteles que se están construyendo en la ciudad, y están prontos a apertura, los cuales aportaran unas 380 habitaciones y salones más para e inventario con el que cuenta la ciudad HOJA DE OBSERVACIÓN. A través de la hoja de observación se pretende mostrar de forma más detallada los ítems a utilizar para hallar la problemática que presenta la empresa, se presente de la forma siguiente: HOJA DE OBSERVACIÓN Ítems a Evaluar Si No Se maneja algún tipo de publicidad en el Hotel? X El hotel cuenta con un departamento encargado de la publicidad y promoción? X Se usan las redes sociales de forma adecuada? X Poseen material publicitario? X La mayoría de los clientes que usan las instalaciones y servicios del hotel son clientes potenciales? X Se trabaja de forma empírica, para la promoción, dando solución al problema y situación en el momento? X Cuentan con el espacio necesario para la creación de nuevos departamentos? X Existe relación recíproca entre los departamentos encargados de vender tanto habitaciones como salones, eventos y banquetes? X 42

43 Todos los departamentos están informados sobre las promociones y publicidad que maneja el hotel? Cuentan con un personal capacitado en el área de relaciones públicas? Hacen uso de herramientas tecnológicas para la publicidad y promoción del hotel? Se dan a conocer las actividades y promociones que realiza el hotel con un tiempo adecuado? Llega de forma eficiente y a tiempo las promociones y actividades que realiza el hotel? Se maneja de forma adecuada la Comunicación Organizacional? X X X X X X Cuadro: 1 Leyenda: Hoja de Observación Fuente: El Autor. (Ver grafica de la figura 2, pag.43) 6.3.-Análisis de Resultados a través de la Matriz FODA. Luego de recopilar la información necesaria, por medio de los instrumentos seleccionados, en función de los objetivos propuestos en la investigación, se realizó un análisis que representa las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas que posee la empresa, las cuales sirvieron como base al presente estudio. 43

44 A través de esta herramienta se logró identificar la problemática existente dentro de la empresa, dando lugar a varias incógnitas, las cuales fundamentan y enfatizan los aspectos positivos y negativos que posee la empresa siendo notoria la debilidad existente en cuanto a la promoción y difusión de las instalaciones y servicios del hotel, ya que la misma no cuenta con elementos y herramientas de publicidad que permitan dar a conocer el hotel como un producto accesible y de calidad, generando algunos resultado negativos y sin ningún beneficio, ubicando a la empresa en desventaja frente a la competencia. Por tal motivo, se procedió a analizar los entornos internos y externos (Matriz FODA), con los que cuenta la empresa para darle una mayor utilidad y así generar beneficios a futuro, aumentando la cartera de clientes potenciales, de esta forma crear nuevas estrategias de comunicación organizacional que podrían implementarse dentro de la empresa trayendo consigo una mejora positiva y continua que podrá afianzar la comunicación entre el cliente y la empresa, fortaleciendo la organización, fidelizar a los clientes y posicionarse en el mercado ANÁLISIS DE LA HOJA DE OBSERVACIÓN. Al hacer la evaluación de los resultados obtenidos en la hoja de observación, se pudo observar que la misma muestra las diferencias porcentuales entre los ítems planteados para hallar la problemática existente en la empresa de estudio. Según los resultados obtenidos se obtuvo un porcentaje elevado en los problemas de comunicación organizacional, arrojando un valor del 29% donde se afirman los aspectos positivos con los que cuenta la empresa para 44

45 la promoción y difusión del hotel, por otro lado se muestra un valor superior en cuanto a las deficiencias que posee la empresa, arrojando un 71 % de los elementos que no posee la empresa para la promoción y comunicación, trayendo como consecuencia una perdida notoria en los ingresos y procesos de comunicación efectiva para el manejo de la publicidad del Hotel. Esto se puede observar de forma detallada en el grafico siguiente: Grafica de los Resultados obtenidos de la Hoja de Observación. 71% 29% SI (Elementos Publicitarios que posee la empresa NO (Elementos publicitarios que no posee la empresa ) Figura 2. Leyenda: Grafica de la Hoja de Observación, con los porcentajes obtenidos de los elementos publicitarios que posee el Hotel Venetur Valencia, para determinar los aspectos positivos y negativos que evidencian la problemática existente según los ítems establecidos (ver tabla 1, pág. 38). FASE VI. 45

46 7.-PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA TÍTULO DE LA PROPUESTA. Propuesta para la creación de un Departamento de Relaciones Publicas para el Hotel Venetur Valencia JUSTIFICACIÓN. Venezuela, es un país con gran potencial para el turismo y la hotelería, por ello es vital, contar con la disposición de las empresas y disponer de un equipo capacitado para llevar a cabo cada función, así como también contar con las herramientas que promuevan la difusión y promoción de las empresas de hospitalidad. Actualmente se está usando como complemento indispensable las herramientas tecnológicas, que con la ayuda de especialistas en la materia, se logra un posicionamiento en el mercado con mayor aceptación de parte de su público; por lo general el público actual, busca una comunicación más accesible e inmediata, es por ello que las empresas de hospitalidad, deben contar con una herramienta que permita circular su información de modo más automático, haciendo uso de elementos tecnológicos y estratégicos que permitan tener un manejo adecuado del target al que se quiere llegar de forma más rápida y eficiente. En relación a lo expresado anteriormente, en la búsqueda de la mejor alternativa de publicidad para el Hotel Venetur Valencia, se tomó en cuenta varias opiniones en la que destaco lo expresado por la autora Teresa del 46

47 Pilar Niño (1993), la cual nos dice lo siguiente, "Si concebimos el papel de la comunicación en la empresa como determinante en el mantenimiento de las buenas relaciones interpersonales, debemos asumir una posición en contra de las prácticas administrativas que fomenten la existencia de una única forma de comunicación. Es así como el valor y la importancia de las buenas comunicaciones en la organización se puede apreciar en situaciones críticas o de conflictos. Por esta razón, se hace necesario el implemento de una nueva alternativa de promoción y difusión, considerando que esta debe tener un enfoque hacia las buenas relaciones interpersonales, teniendo un seguimiento de la misma e igualmente es indispensable contar con un equipo que maneje adecuadamente la comunicación organizacional dentro y fuera de la empresa. De esta misma forma se halló la alternativa de comunicación más adecuada para la empresa de estudio, haciendo énfasis en las relaciones publicas, en la que se define según "Claudia Preci, (S/F) como: Acto profesional cuyo fin es comunicar mediante gestiones personales o con ayuda de medios de comunicación a personas, empresas, organismos públicos e instituciones con sus públicos, intentando que los mismos posean una imagen positivas de ellos. Es por ello que en concordancia con lo antes expresado se presenta una propuesta que afirma la importancia de implementar estrategias de publicidad a través de la comunicación organizacional con ayuda de los medios de comunicación, mejorando continuamente la proyección de la imagen publicitaria del Hotel Venetur Valencia, haciendo uso de las Relaciones Públicas a través de un departamento capacitado para su manejo, el cual ira de la mano con la organización y su medio. 47

48 Esto se cumple haciendo un estudio de las opiniones, aptitudes y conductas de los públicos internos y externos de la organización, todo ello con el fin de que ésta última cumpla mejor y más rápido los objetivos, puesto que la misma no puede sobrevivir ni prosperar sin confianza e imagen positiva, principalmente la confianza no sólo con sus clientes, sino de su personal, el cual pueda ejercer su labor en relación con el departamento, para favorecer la marcha de esta empresa, posicionándola en el nivel más alto en el mercado y en la mente del consumidor. Es de esta forma como la incorporación de la comunicación organizacional dentro de la empresa, por medio de la ejecución de la propuesta establecida de crear un departamento de Relaciones Publicas, dará lugar a la interacción y relación entre los diferentes departamentos, afianzando el desarrollo humano y social, proyectando la empresa en el mercado consumidor, para observar su desenvolvimiento en el ambiente o target deseado, involucrando la imagen empresarial y posicionamiento de la empresa, a través de las herramientas que ejerce el departamento OBJETIVO GENERAL DE LA PROPUESTA. Crear de un departamento de Relaciones Publicas para el Hotel Venetur Valencia OBJETIVOS ESPECÍFICOS DE LA PROPUESTA. 48

49 Obtener la información necesaria para establecer como eje principal las relaciones públicas a través de la comunicación organizacional. Elaborar estrategias haciendo uso de la comunicación efectiva. Presentar estrategias publicitarias para la promoción y difusión, garantizando la rentabilidad de las instalaciones y servicios que ofrece el Hotel Venetur Valencia ESTRUCTURA DE LA PROPUESTA. Gracias a los estudios realizados, la estructura de elaboración de la propuesta se dividió en diferentes fases que darán a conocer todo su desarrollo en orden creciente, en la cual se procura diseñar la estructura organizativa del departamento que puede ser aplicada dentro de la estructuración ya existente en la empresa. Así mismo se describirán los cargos y funciones del Departamento de Relaciones Publicas y sus integrantes. Al desarrollar por completo cada una de las fases de la estructura de esta propuesta y ponerla a prueba, esta tendrá como resultado un cambio positivo dentro y fuera de la empresa, generando nuevos empleos aumento en la cartera de clientes y el posicionamiento del hotel Venetur Valencia como imagen potencial dentro del mercado competitivo. Descripción del Departamento de Relaciones Publicas. 49

50 Este departamento va enfocado en la comunicación entre la empresa y su público, el cual tiene como clave principal proyectar, administrar y mantener su imagen de forma positiva. Haciendo uso de las relaciones publicas a través de una planificación detallada que se llevara a cabo de manera estratégica. Este departamento hace uso de herramientas tecnológicas, que permiten reducir gastos y obtener mejores resultados al momento de atraer clientes, favoreciendo así la visión que se quiere lograr, sirviendo como como una potente ventaja de competitividad a la hora de querer alcanzar un posicionamiento en el mercado, permitiendo una comunicación organizacional efectiva dentro y fuera de la empresa. Esta disciplina se beneficia de la publicidad, la información y la promoción no pagada para realizar su cometido usando las estrategias más adecuadas según el target al que se quiere llegar. FASE II Objetivos del Departamento. Este departamento tendrá como objetivo principal mantener una comunicación organizacional efectiva persiguiendo la misión y visión del Hotel Venetur Valencia, enfocándose en la promoción y difusión de las instalaciones y servicios del hotel, buscando una proyección de la imagen publicitaria que cautivara activamente a los clientes potenciales, obteniendo una mejora en las relaciones humanas y sociales entre la empresa, el cliente y sus empleados, con el fin de cumplir a cabalidad las exigencias y 50

51 requerimientos de los clientes y mantener un estatus de calidad dentro y fuera de ella. Diseño de la estructura organizativa del departamento. Para poder llevar a cabo esta propuesta es necesario ubicar dentro de la estructura organizacional ya existente el departamento a crear, manteniendo un equilibrio en el mismo, con el fin de situarlo en un punto estratégico que mejore el funcionamiento de la empresa. Organigrama del Departamento de Relaciones Públicas: Gerente de Relaciones Públicas. Asistente de Gerente de Relaciones Públicas Figura: 3 Fuente: Luisana Rodríguez. Organigrama General con el departamento de Relaciones Publicas. 51

52 Figura 4. Leyenda: Organigrama General del Hotel Venetur Valencia. Fuente: Autor Esta estructura está basada y adecuada a la infraestructura y recursos con los que cuenta la empresa destacando las relaciones interdepartamentales que deben existir en conjunto con el departamento de relaciones públicas, así tenemos: 52