Manual de Procedimientos de la Coordinación de Administración, Finanzas y Servicios

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1 Auditoría Superior del Estado de San Luis Potosí Manual de Procedimientos de la Coordinación de Administración, Finanzas y Página 1 de 55

2 Directorio C.P.C. Héctor Vicente Mayorga Delgado Auditor Superior del Estado de San Luis Potosí C.P.C. Ricardo Rodríguez de la Cruz Coordinador General de Auditorias Especiales L.A.E. Kora Elena López López Auditor Especial de Fiscalización Gubernamental C.P. Camerino Hernández Gamboa Auditor Especial de Fiscalización Municipal Lic. Sergio Zapata Loredo Auditor Especial de Legalidad Ing. Raúl Vélez Barrera Auditor Especial de Fiscalización a la Obra Pública Lic. Víctor Manuel Pérez González Coordinador de Administración, Finanzas y C.P. Víctor Manuel Lomelí Guerrero Contralor Interno Página 2 de 55

3 TABLA DE CONTENIDO TABLA DE CONTENIDO... 3 PRESENTACIÓN... 4 OBJETIVOS... 5 FUNDAMENTO LEGAL... 6 ATRIBUCIONES... 8 ALCANCE DEL MANUAL... 9 JUSTIFICACIÓN ESTRUCTURA DE LA COORDINACION DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES NORMAS PROCEDIMIENTOS Página 3 de 55

4 PRESENTACIÓN El Manual de Procedimientos es un instrumento en el que se establecen los pasos o fases que se han de realizarse, para dar seguimiento y correcto manejo a las acciones que una unidad administrativa debe cumplir. Para el caso específico de este Manual de Procedimientos aplicable de la Coordinación de Administración, Finanzas y, se describe en adición la manera en cómo se integran las funciones que tiene y la reglamentación que debe seguir. Para ello y en cumplimiento del artículo 22 del Reglamento Interior de la Auditoría Superior del Estado de San Luis Potosí, se diseñó el presente documento mediante el cual se establecen los mecanismos necesarios que permitan definir la operación y procedimientos de la Coordinación de Administración, Finanzas y. Este Manual como se ha mencionado, es complementario a los lineamentos antes citados y al Reglamento Interior de la Institución, por lo que su uso y aplicación es de observancia obligatoria conforme a los parámetros, alcances y áreas aquí determinadas. Página 4 de 55

5 OBJETIVOS Los objetivos que persigue este Manual de Procedimientos de la Coordinación de Administración, Finanzas y de la Auditoría Superior del Estado de San Luis Potosí son: 1. Definir con claridad la integración y funcionamiento de la Coordinación de Administración, Finanzas y. 2. Establecer la estructura de la Coordinación de Administración, Finanzas y. 3. Proporcionar a los miembros de la Coordinación de Administración, Finanzas y, un instrumento en el que se precisan los procedimientos a seguir en relación a las funciones que tienen encomendadas, con el fin de que se cumplan con eficacia y eficiencia, en apego a la Ley de Adquisiciones del Estado de San Luis Potosí. 4. Establecer y definir los procedimientos necesarios que deberán llevarse a cabo para administrar los recursos y bienes de la Auditoría Superior del Estado con apego a la normatividad vigente. Página 5 de 55

6 FUNDAMENTO LEGAL El fundamento legal para la Coordinación de Administración, Finanzas y de la Auditoría Superior del Estado de San Luis Potosí, es el siguiente: Constitución Política del Estado de San Luis Potosí Art. Descripción 54 La Auditoría Superior del Estado contará con autonomía administrativa, técnica y de gestión, para llevar a cabo la función de fiscalización superior, así como para decidir sobre su organización interna, para lo cual contará con las atribuciones que la ley señale. Ley de Auditoría Superior del Estado de San Luis Potosí Art. Descripción Son facultades y obligaciones del Auditor Superior del Estado, las siguientes: III. Administrar los bienes y recursos a cargo de la Auditoría Superior del Estado y resolver sobre la adquisición y enajenación de bienes muebles y la prestación de servicios, sujetándose a lo dispuesto en las leyes de la materia y atendiendo a los principios de racionalidad, austeridad y disciplina presupuestal, así como gestionar la incorporación y destino o desincorporación de bienes inmuebles del dominio público del Estado, afectos a su servicio; La Auditoría Superior del Estado contará con las siguientes áreas: VI. Coordinación de Administración, Finanzas y ; La Coordinación de Administración, Finanzas y, tendrá las siguientes atribuciones: I. Administrar los recursos financieros, humanos y materiales de la Auditoría Superior del Estado, de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias que la rijan, así como con las políticas y normas emitidas por el Auditor Superior del Estado; II. Prestar los servicios que en general se requieran para el debido funcionamiento de las instalaciones en que se encuentre operando la propia Auditoría Superior del Estado; III. Preparar el anteproyecto de presupuesto anual de la Auditoría Superior del Estado; ejercer y glosar el ejercicio del presupuesto autorizado y elaborar la cuenta comprobada de su aplicación; así como implantar y mantener un sistema de contabilidad de la institución, que permita registrar el conjunto de operaciones que requiera su propia administración; IV. Adquirir los bienes y servicios y celebrar los contratos que permitan suministrar los recursos materiales que solicitan sus unidades administrativas para su debido funcionamiento, y V. Las demás que señale la Ley, el Reglamento Interior y las demás disposiciones legales y administrativas aplicables. Página 6 de 55

7 Reglamento Interior de la Auditoría Superior del Estado de San Luis Potosí Artículo Descripción 4 El ejercicio de sus atribuciones, así como el despacho de los asuntos que le competen, a la Auditoria Superior del Estado, se ejercerá por conducto del Auditor Superior del Estado, y este contará con el Coordinador de Administración, Finanzas y 22 La Coordinación de Administración, Finanzas y, tendrá bajo su responsabilidad el Departamento de Informática y Sistemas, Departamento de Contabilidad, Finanzas y Presupuestos, Departamento de Recursos Humanos, Departamento de Generales, Departamento de Archivo y de Adquisiciones. 24 Para los procesos de adquisiciones, arrendamientos y servicios que realice la Auditoria Superior del Estado, se contará con un Comité de Adquisiciones, mismo que se integrará y funcionará de conformidad con la Ley de Adquisiciones del Estado de San Luis Potosí. De sus actuaciones deberán llevar los registros correspondientes. Página 7 de 55

8 ATRIBUCIONES De conformidad con la Ley de Auditoría Superior del Estado de San Luis Potosí, la institución tiene las siguientes atribuciones: Art 12 Son facultades y obligaciones del Auditor Superior del Estado, las siguientes: III. Administrar los bienes y recursos a cargo de la Auditoría Superior del Estado y resolver sobre la adquisición y enajenación de bienes muebles y la prestación de servicios, sujetándose a lo dispuesto en las leyes de la materia y atendiendo a los principios de racionalidad, austeridad y disciplina presupuestal, así como gestionar la incorporación y destino o desincorporación de bienes inmuebles del dominio público del Estado, afectos a su servicio; Art 16 La Auditoría Superior del Estado contará con las siguientes áreas: VI. Coordinación de Administración, Finanzas y ; Art 19 La Coordinación de Administración, Finanzas y, tendrá las siguientes atribuciones: I. Administrar los recursos financieros, humanos y materiales de la Auditoría Superior del Estado, de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias que la rijan, así como con las políticas y normas emitidas por el Auditor Superior del Estado; II. Prestar los servicios que en general se requieran para el debido funcionamiento de las instalaciones en que se encuentre operando la propia Auditoría Superior del Estado; III. Preparar el anteproyecto de presupuesto anual de la Auditoría Superior del Estado; ejercer y glosar el ejercicio del presupuesto autorizado y elaborar la cuenta comprobada de su aplicación; así como implantar y mantener un sistema de contabilidad de la institución, que permita registrar el conjunto de operaciones que requiera su propia administración; IV. Adquirir los bienes y servicios y celebrar los contratos que permitan suministrar los recursos materiales que solicitan sus unidades administrativas para su debido funcionamiento, y V. Las demás que señale la Ley, el Reglamento Interior y las demás disposiciones legales y administrativas aplicables. Página 8 de 55

9 ALCANCE DEL MANUAL El de la Auditoría Superior del Estado de San Luis Potosí tiene como finalidad constituir un instrumento normativo donde se precisan los procesos y procedimientos a seguir con relación a la administración de todos recursos asignados a la Auditoría Superior del Estado. En el mismo, se regulan de manera directa la forma en cómo deberán llevarse a cabo los procedimientos de acuerdo a la Ley de Auditoría Superior del Estado de San Luis Potosí. Este Manual busca determinar y delimitar los procedimientos a llevar a cabo por la Coordinación de Administración, Finanzas y de la Auditoría Superior del Estado de San Luis Potosí. En lo concerniente a los procedimientos a realizar por el Departamento, se contempla lo establecido en la Ley de Auditoría Superior del Estado de San Luis Potosí, así como el Reglamento Interior del mismo. Página 9 de 55

10 JUSTIFICACIÓN El presente Manual busca apoyar el proceso del manejo de recursos de la Coordinación de Administración, Finanzas y en la Auditoría Superior del Estado. Busca fortalecer el debido cumplimiento de la Ley de Auditoría Superior del Estado de San Luis Potosí. Para los procesos establecidos en el presente documento, se pretende abarcar los relacionados con la coordinación de las áreas de Recursos Humanos, Recursos Financieros y Recursos Materiales. Página 10 de 55

11 ESTRUCTURA DE LA COORDINACIÓN La estructura orgánica de la Coordinación de Administración, Finanzas y, dependerá directamente del Despacho del Titular, buscando abarcar, todas y cada una de las áreas, que brinden servicio de administración y colaboración con todas las áreas en General, desde la recepción, vigilancia, oficialía de partes, hasta los departamentos que abarcan el manejo de todos los recursos asignados a la Auditoría Superior del Estado. Página 11 de 55

12 Manual de Procedimientos del Departamento de Adquisiciones La estructura de la Coordinación, es la siguiente: Auditor Superior Coordinador de Administración, Finanzas y Recepción Vigilancia Oficialia de Parte Departamento de Adquisiciones Departamento de Informática Departamento de Financieros y Presupuestales Departamento de Recursos Humanos Departamento de Generales Departamento de Comunicación Social Página 12 de 55

13 DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES Coordinación de Administración, Finanzas y Coordinador 1. Objetivo. Establecer el enlace entre las diversas áreas de la Auditoría Superior del Estado, relacionado con la coordinación de la administración de los bienes, recursos, y todos aquellos servicios, para el correcto funcionamiento de la Auditoría Superior del Estado. 2. Funciones. a. Planear y programar las actividades de las diversas áreas a su cargo y someter los programas correspondientes a la consideración del Auditor Superior. b. Acordar con el Auditor Superior, la resolución de los asuntos cuya tramitación sea competencia de las áreas administrativas a su cargo. c. Proporcionar apoyo y recomendaciones en asuntos de su competencia a las diversas áreas de la Auditoría Superior del Estado y coordinarse con ellas para el mejor desempeño de las funciones de la Institución. d. Proporcionar la información que se requiera, para elaborar el proyecto de presupuesto de la Auditoría Superior del Estado. e. Intervenir y coordinar en los ingresos, licencias, promociones, remociones y ceses del personal de la Institución. f. Vigilar el cumplimiento de las disposiciones laborales de la normatividad aplicable al funcionamiento de las diversas áreas y en su caso, promover ante la Contraloría Interna, el fincamiento de responsabilidades administrativas correspondientes. Página 13 de 55

14 g. Participar en la elaboración de las actas administrativas inherentes a las atribuciones y funciones que correspondan a la competencia de su área. h. Proponer las modificaciones que estime convenientes para mejorar la normatividad aplicable a las relaciones laborales dentro de la Institución. i. Propiciar, vigilar y administrar el óptimo aprovechamiento de los recursos humanos, financieros y materiales, asignados a las diversas áreas de la Auditoría Superior del Estado j. Preparar el anteproyecto de presupuesto anual de la Auditoría Superior del Estado; ejercer y glosar el ejercicio del presupuesto autorizado y elaborar la cuenta comprobada de su aplicación; así como implantar y mantener un sistema de contabilidad de la Institución, que permita registrar el conjunto de operaciones que requiera su propia administración. k. Prestar los servicios que en general se requieran para el debido funcionamiento de las instalaciones en que se encuentre operando la propia Auditoría Superior del Estado. l. Verificar el buen estado de los bienes muebles e inmuebles así como vigilar que los materiales y suministros proporcionados sean utilizados correctamente. m. Instrumentar las medidas de control sobre los bienes muebles e inmuebles, así como la existencia de los mismos y sus respectivos resguardos. n. Participar activamente en la integración y funcionamiento del Comité del Servicio Civil de Carrera, en los términos previstos por el art. 28 de la Ley de Auditoría Superior del Estado. o. Proponer al Auditor Superior del Estado, el proyecto de los Manuales de la Coordinación de Administración, Finanzas y a su cargo y en su caso las modificaciones pertinentes a la normatividad vigente. p. Organizar, promover y coordinar los cursos, talleres, seminarios, diplomados y eventos de capacitación, tanto internos como externos del personal de la Auditoría Superior del Estado. q. Atender los trámites administrativos relativos al personal de la Auditoría Superior del Estado Página 14 de 55

15 r. Coordinar con la Auditorías Especiales, el calendario anual de viáticos y salidas del personal. s. Vigilar y coordinar la actualización del archivo de la dependencia. t. Coordinar y participar con el enlace de comunicación social, la información generada sobre la Auditoría Superior del Estado. u. Solicitar las auditorías que considere a través de la Contraloría Interna. v. Participar activamente en la integración y participación del Comité de Adquisiciones, Arrendamientos, Enajenación y Desincorporación de Bienes de la Auditoría Superior del Estado de San Luis Potosí, de acuerdo a lo establecido en la Ley de Adquisiciones del Estado. w. Coordinar la vigilancia y acceso al público, a las instalaciones de la Auditoría Superior del Estado, así como proponer cambios y adecuaciones que aseguren oficinas más seguras. x. Verificar y coordinar la correcta recepción de la documentación externa, así como el trámite y tiempos que debe seguir. y. Coordinar la creación y aplicación de los sistemas de informática, así como las adecuaciones que se requieran. z. Establecer mecanismos de control sobre los usuarios y contraseñas a los sistemas y equipos informáticos existentes. aa. Coordinar, verificar y controlar los gastos efectuados y generados, así como las cuentas bancarias establecidas para la Auditoría Superior del Estado. bb. Coordinar y autorizar los gastos de caja chica. cc. Coordinar y autorizar las nóminas generadas en la Auditoría Superior del Estado. dd. Verificar que se cuente con expediente por cada uno de los empleados, con la documentación requerida. Página 15 de 55

16 ee. Autorizar los calendarios de actividades y programas de las diversas áreas a su cargo. ff. Establecer y autorizar los mecanismos para implementar el sistema de control gubernamental en las diversas áreas de la Auditoría Superior del Estado. gg. Las demás que asigne el Auditor Superior del Estado. Página 16 de 55

17 NORMAS El presente documento será de observancia obligatoria para todos los miembros de la Coordinación de Administración, Finanzas y, de la Auditoría Superior del Estado de San Luis Potosí. Los miembros de la Coordinación tienen las siguientes obligaciones: a) Tener conocimiento de la legislación y normativa aplicable a este Manual. b) Aplicar los procedimientos establecidos en el presente Manual de manera pertinente. c) Aplicar los valores de responsabilidad, honestidad, transparencia y respeto en ejercicio de su actividad diaria. d) Manejo Confidencial de la información que así lo requiera. e) Ejecutar las actividades de su competencia, conforme a los acuerdos del Coordinador. f) Observar las normas, principios, valores y objetivos de la Institución. g) Respetar el Reglamento Interior de la Auditoria Superior del Estado. h) Acatar las demás obligaciones que le impongan este documento y los ordenamientos aplicables. Página 17 de 55

18 PROCEDIMIENTOS Los procedimientos inherentes a la Coordinación de Administración, Finanzas y de la Auditoría Superior del Estado son: Coordinación de Administración, Finanzas y Número Nombre del procedimiento Código 1 Procedimiento para coordinar la planeación de las actividades de las áreas de la Coordinación, o ASESLP-CAFSrequerimientos, buscando el aprovechamiento de 001A los recursos. 2 Procedimiento para apoyar las actividades de las ASESLP-CAFSdiversas áreas de la Auditoría Superior del Estado 002A 3 Procedimiento para elaborar el proyecto de ASESLP-CAFSpresupuesto de la Auditoría Superior del Estado. 003A 4 Procedimiento para coordinar y verificar los ASESLP-CAFS- movimientos de recursos humanos. 5 Procedimiento para solicitar auditorías, actas o fincamiento de responsabilidades ante la Contraloría Interna. 6 Procedimiento para coordinar los sistemas de contabilidad de la Institución. 7 Procedimiento para coordinar las medidas de control sobre los bienes e instalaciones. 8 Procedimiento para participar activamente en la integración y funcionamiento del Comité del Servicio Civil de Carrera. 9 Procedimiento para proponer al Auditor Superior del Estado el proyecto de los diversos manuales de la Auditoría Superior. 10 Procedimiento para coordinar diversos eventos de capacitación. 11 Procedimiento para el acceso al público a las instalaciones de la Auditoría Superior del Estado. 12 Procedimiento para la recepción de documentos en la Coordinación de Administración, Finanzas y. 004A ASESLP-CAFS- 005A ASESLP-CAFS- 006A ASESLP-CAFS- 007A ASESLP-CAFS- 008A ASESLP-CAFS- 009A ASESLP-CAFS- 0010A ASESLP-CAFS- 0011A ASESLP-CAFS- 0012A 13 Procedimiento para coordinar la creación y ASESLP-CAFS- Página 18 de 55

19 aplicación de los sistemas de informática y sus adecuaciones. 14 Procedimiento para controlar los usuarios y contraseñas, a los sistemas y equipos de informática existentes. 15 Procedimiento para coordinar, verificar y controlar los gastos efectuados y generados, así como las cuentas bancarias. 16 Procedimiento para autorizar la creación y controlar caja chica. 17 Procedimiento para coordinar y autorizar las nóminas y contratos de personal, generadas en la Auditoría Superior del Estado. 18 Procedimiento para coordinar y autorizar los mecanismos para implementar el sistema de control gubernamental, en las diversas áreas de la Auditoría Superior del Estado. 0013A ASESLP-CAFS- 0014A ASESLP-CAFS- 0015A ASESLP-CAFS- 0016A ASESLP-CAFS- 0017A ASESLP-CAFS- 0018A Página 19 de 55

20 Procedimiento para coordinar la planeación de las actividades de las áreas o requerimientos de la Coordinación, buscando el aprovechamiento de los recursos. ASESLP-CAFS-001A 1. Objetivo. Establecer los pasos necesarios para coordinar la planeación o programación de las actividades de las diversas áreas de la Auditoría Superior del Estado. 2. Alcance. Este procedimiento involucra a: a. Auditor Superior del Estado, b. Coordinador de Administración, Finanzas y, c. Jefes de Departamento y Encargados de Áreas. 3. Referencias Normativas. a. Constitución Política del Estado Libre y Soberano de San Luis Potosí, b. Ley de Auditoría Superior del Estado de San Luis Potosí, c. Ley de Adquisiciones del Estado de San Luis Potosí, d. Reglamento Interior de la Auditoría Superior del Estado de San Luis Potosí. 4. Políticas aplicables al procedimiento. a. Las reuniones con los diversos jefes de departamento o encargados de área, deberán ser constantes. b. Las solicitudes de servicios, materiales o recursos, insumos, informes, calendarios, programas, planes de trabajo o comprobaciones, deberán ser presentados preferentemente por escrito. c. El Coordinador decidirá si autoriza los documentos presentados o en su caso, los llevará ante el Auditor Superior para su aprobación. d. Todos los acuerdos buscarán siempre el aprovechamiento de los recursos financieros, tecnológicos, humanos o materiales. Página 20 de 55

21 5. Descripción de actividades inherentes al procedimiento Fase Responsable Descripción 1 Coordinador Solicita a los diversos jefes de departamento o encargados de área, solicitudes de servicios, materiales o recursos, insumos, informes, calendarios, programas, planes de trabajo, o comprobaciones, para su revisión y aprobación. 2 Coordinador Revisa la documentación, autoriza o rechaza y propone adecuaciones. Regresa documentación para inicio de trabajos, continuación de trámites o procedimientos. En su caso envía al Auditor Superior para su aprobación. 3 Coordinador Envía la información al Auditor Superior, para su aprobación y autorización. 4 Jefes de Departamento. y Encargados de Área Reciben documentación para iniciar o continuar trámites o procedimiento. Página 21 de 55

22 Procedimiento para apoyar las actividades de las diversas áreas de la Auditoría Superior del Estado ASESLP-CAFS-002A 1. Objetivo. Establecer los pasos necesarios para la apoyar las actividades de las diversas áreas de la Auditoría Superior del Estado, que soliciten a la Coordinación. 2. Alcance. Este procedimiento involucra a: a. Auditor Superior del Estado, b. Coordinador de Administración, Finanzas y, c. Auditores Especiales, Coordinadores de Área, Jefes de Departamento y Encargados de Áreas. 3. Referencias Normativas. a. Constitución Política del Estado Libre y Soberano de San Luis Potosí, b. Ley de Auditoría Superior del Estado de San Luis Potosí, c. Ley de Adquisiciones del Estado de San Luis Potosí, d. Reglamento Interior de la Auditoría Superior del Estado de San Luis Potosí. 4. Políticas aplicables al procedimiento. a. Las reuniones con los diversos auditores especiales, coordinadores de área, jefes de departamento y encargados de áreas, deberán ser a solicitud de cada uno de ellos con sus excepciones. b. Las solicitudes de servicios, materiales o recursos, insumos, informes, calendarios, programas, planes de trabajo o comprobaciones deberán ser presentados, preferentemente por escrito. c. El Coordinador decidirá si autoriza con los documentos presentados o en su caso, los llevará ante el Auditor Superior para su aprobación. d. Todos los acuerdos buscarán siempre el aprovechamiento de los recursos financieros, tecnológicos, humanos o materiales. Página 22 de 55

23 5. Descripción de actividades inherentes al procedimiento. Fase Responsable Descripción 1 Coordinador Recibe a los diversos Auditores Especiales, Coordinadores de Área, Jefes de Departamento y Encargados de Áreas o en su caso las solicitudes de servicios, materiales o recursos, insumos, informes, calendarios, programas, planes de trabajo o comprobaciones, para su revisión y aprobación. 2 Coordinador Revisa la documentación, autoriza o rechaza y propone adecuaciones. Regresa documentación o la manda a las diversas áreas de la Coordinación, para cumplimiento o inicio de trabajos, continuación de trámites o procedimientos. En su caso, envía al Auditor Superior para su aprobación. 3 Coordinador Envía la información al Auditor Superior, para su aprobación y autorización. 4 Auditores Especiales, Coordinadores de Área, Jefes de Departamento y Encargados de Áreas Reciben documentación para iniciar o continuar trámites o procedimiento. Página 23 de 55

24 Procedimiento para elaborar el proyecto de presupuesto de la Auditoría Superior del Estado. ASESLP-CAFS-003A 1. Objetivo. Establecer los pasos necesarios para elaborar el proyecto de presupuesto de la Auditoría Superior del Estado. 2. Alcance. Este procedimiento involucra a: a. Auditor Superior del Estado, b. Coordinador de Administración, Finanzas y, c. Jefes de Departamento y Encargados de Áreas. 3. Referencias Normativas. a. Constitución Política del Estado Libre y Soberano de San Luis Potosí, b. Ley de Auditoría Superior del Estado de San Luis Potosí, c. Ley de Adquisiciones del Estado de San Luis Potosí, d. Reglamento Interior de la Auditoría Superior del Estado de San Luis Potosí. 4. Políticas aplicables al procedimiento. a. La documentación presentada por los departamentos y áreas, deberá ser cotejada con lo requerido, autorizado y gastado durante el periodo anterior. b. El Coordinador, deberá conjuntar toda la información para la revisión y autorización del Auditor Superior. c. El proyecto de presupuesto autorizado, será enviado al H. Congreso del Estado, para su publicación. d. El proyecto buscará siempre el aprovechamiento de los recursos financieros, tecnológicos, humanos o materiales. Página 24 de 55

25 5. Descripción de actividades inherentes al procedimiento. Fase Responsable Descripción 1 Coordinador Solicita a los Jefes de Departamento y Encargados de Área, la propuesta de gastos, compras, servicios, incluido su programa anual de actividades, calendarios, para la elaboración del Proyecto de Presupuesto. 2 Jefes de Envían documentación al Coordinador. Departamento. Encargados de Áreas 3 Coordinador Revisa la documentación, verifica y propone adecuaciones. 4 Coordinador Envía la información al Auditor Superior, para su aprobación y autorización. 5 Auditor Especial Autoriza y envía al Congreso para su publicación. Página 25 de 55

26 Procedimiento para coordinar y verificar los movimientos de recursos humanos ASESLP-CAFS-004A 1. Objetivo. Establecer los pasos necesarios, coordinar y verificar los movimientos de recursos humanos de la Auditoría Superior del Estado de San Luis Potosí. 2. Alcance. Este procedimiento involucra a: a. Auditor Superior del Estado, b. Coordinador de Administración, Finanzas y, c. Jefes de Departamento de Recursos Humanos. 3. Referencias Normativas. a. Constitución Política del Estado Libre y Soberano de San Luis Potosí, b. Ley de Auditoría Superior del Estado de San Luis Potosí, c. Ley de Adquisiciones del Estado de San Luis Potosí, d. Reglamento Interior de la Auditoría Superior del Estado de San Luis Potosí. 4. Políticas aplicables al procedimiento. a. El Auditor Superior será la única figura, que autorizará la contratación o movimientos del Personal. b. El Coordinador hará cumplir las indicaciones del Auditor Superior, a través del Departamento de Recursos Humanos. c. El Departamento de Recursos Humanos llevará expedientes de todo el personal e informará al Coordinador, de cualquier cambio. d. El Coordinador verificará cual será el presupuesto afectado y asignado para los movimientos del personal. Página 26 de 55

27 5. Descripción de actividades inherentes al procedimiento. Fase Responsable Descripción 1 Coordinador Recibe del Auditor Superior la indicación de un cambio, ingreso, salida o movimiento del personal. 2 Coordinador Revisa la documentación requerida o en su caso, verifica el presupuesto a afectarse y pasa la indicación al Jefe del Departamento de Recursos Humanos, quien inicia el procedimiento para su debido cumplimiento. 3 Jefe del Departamento de Recursos Humanos Verifica la documentación, captura en su sistema o en su caso arma el expediente o lo complementa y lo envía al Coordinador para su análisis y autorización. 4 Coordinador Informa al Auditor Superior sobre el cumplimiento de la indicación y en su caso, revisa con él la documentación del movimiento de personal. Página 27 de 55

28 Procedimiento para solicitar auditorías, actas o fincamiento de responsabilidades ante la contraloría interna ASESLP-CAFS-005A 1. Objetivo. Establecer los pasos necesarios para solicitar auditorías, levantamiento de actas o fincamientos de responsabilidades ante la Contraloría Interna. 2. Alcance. Este procedimiento involucra a: a. Auditor Superior del Estado, b. Coordinador de Administración, Finanzas y, c. Contralor Interno. 3. Referencias Normativas. a. Constitución Política del Estado Libre y Soberano de San Luis Potosí, b. Ley de Auditoría Superior del Estad de San Luis Potosí, c. Ley de Adquisiciones del Estado de San Luis Potosí, d. Reglamento Interior de la Auditoría Superior del Estado de San Luis Potosí. 4. Políticas aplicables al procedimiento. a. Cualquier trámite relacionado con este procedimiento, deberá ser autorizado por el Auditor Superior. b. Una vez requerido cualquiera de los puntos señalados, se iniciarán los actos de la Contraloría de acuerdo a sus procedimientos establecidos. Página 28 de 55

29 5. Descripción de actividades inherentes al procedimiento. Fase Responsable Descripción 1 Coordinador Solicita al Contralor por escrito, cualquier auditoría, levantamiento de acta o fincamiento de responsabilidad al personal. Se anexa documentación o en su caso pruebas que acompañe la solicitud. Lo anterior, una vez autorizado por el Auditor Superior. 2 Contralor Recibe la documentación y comunica al Coordinador el paso a seguir. 3 Coordinador Informa al Auditor Superior del inicio del procedimiento. Espera instrucciones de ambos. Página 29 de 55

30 Procedimiento para coordinar los sistemas de contabilidad de la institución ASESLP-CAFS-006A 1. Objetivo. Establecer los pasos necesarios, coordinar los sistemas de contabilidad de la Auditoría Superior del Estado. 2. Alcance. Este procedimiento involucra a: a. Auditor Superior del Estado, b. Coordinador de Administración, Finanzas y, c. Jefe de Departamento de Recursos Financieros o Contabilidad. 3. Referencias Normativas. a. Constitución Política del Estado Libre y Soberano de San Luis Potosí, b. Ley de Auditoría Superior del Estado de San Luis Potosí, c. Ley de Adquisiciones del Estado de San Luis Potosí, d. Reglamento Interior de la Auditoría Superior del Estado de San Luis Potosí. 4. Políticas aplicables al procedimiento. a. Los sistemas de contabilidad serán de acuerdo a lo señalado en la normatividad y serán autorizados por el Auditor Superior. b. La revisión deberá hacerse periódicamente, buscando siempre la optimización y trasparencia en el manejo de los recursos. Página 30 de 55

31 5. Descripción de actividades inherentes al procedimiento. Fase Responsable Descripción 1 Coordinador Solicita al Jefe del Departamento de Recursos Financieros la información sobre el avance, captura y situación actual que guardan los sistemas de contabilidad en la institución. 2 Jefe de Departamento de Recursos Financieros Presenta la información requerida, con antecedentes y avances, la recibe el Coordinador, para su revisión. 3 Coordinador Envía la información al Auditor Superior para su aprobación y autorización. Página 31 de 55

32 Procedimiento para coordinar las medidas de control sobre los bienes e instalaciones ASESLP-CAFS-007A 1. Objetivo. Establecer los pasos para coordinar las medidas de control sobre los bienes e instalaciones de la Auditoría Superior del Estado. 2. Alcance. Este procedimiento involucra a: a. Auditor Superior del Estado, b. Coordinador de Administración, Finanzas y, c. Jefe de Departamento de Recursos Materiales, d. Encargado de Mantenimiento. 3. Referencias Normativas. a. Constitución Política del Estado Libre y Soberano de San Luis Potosí, b. Ley de Auditoría Superior del Estado de San Luis Potosí, c. Ley de Adquisiciones del Estado de San Luis Potosí, d. Reglamento Interior de la Auditoría Superior del Estado de San Luis Potosí. 4. Políticas aplicables al procedimiento. a. Los controles deberán aplicarse al total de bienes muebles e inmuebles de la Auditoría Superior del Estado. b. Cualquier trabajo a realizarse sobre el tema deberá ser autorizado por el Coordinador o en su caso, por quien designe el Auditor Superior. Página 32 de 55

33 5. Descripción de actividades inherentes al procedimiento. Fase Responsable Descripción 1 Coordinador Solicita al Jefe del Departamento de Recursos Materiales y al Encargado de Mantenimiento, la información sobre el avance y situación actual que guardan los servicios, reparaciones y/o medidas de control sobre los bienes muebles e inmuebles de lainstitución. 2 Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Encargado de Mantenimiento Presentan la información requerida, con antecedentes y avances, la recibe el Coordinador para su revisión. Esperan instrucciones. 3 Coordinador Autoriza o rechaza la información y la envía al Auditor Superior para su conocimiento. Página 33 de 55

34 Procedimiento para participar activamente en la integración y funcionamiento del comité del servicio civil de carrera ASESLP-CAFS-008A 1. Objetivo. Establecer los pasos para participar activamente en la integración y funcionamiento del comité del servicio civil de carrera, en la Auditoría Superior del Estado. 2. Alcance. Este procedimiento involucra a: a. Auditor Superior del Estado, b. Coordinador de Administración, Finanzas y, c. Comité del Servicio Civil de Carrera. 3. Referencias Normativas. a. Constitución Política del Estado Libre y Soberano de San Luis Potosí, b. Ley de Auditoría Superior del Estado del Estado de San Luis Potosí, c. Ley de Adquisiciones del Estado de San Luis Potosí, d. Reglamento Interior de la Auditoría Superior del Estado de San Luis Potosí. 4. Políticas aplicables al procedimiento. a. El Auditor Superior será el presidente, y designará los miembros del Comité del Servicio Civil de Carrera, de la Auditoría Superior del Estado. b. Las sesiones serán de acuerdo a la normatividad, sin embargo, el Coordinador de Administración, Finanzas y como responsable del personal podrá solicitar reuniones extraordinarias. c. El Coordinador de Administración, Finanzas y, será el secretario del comité y en cada sesión levantará el acta correspondiente y le dará seguimiento a los acuerdos. Página 34 de 55

35 5. Descripción de actividades inherentes al procedimiento. Fase Responsable Descripción 1 Coordinador Solicita al Auditor Superior autorización para convocar a reunión, ya sea ordinaria y extraordinaria. 2 Coordinador Realiza la orden del día y la envía a los miembros del Comité. 3 Coordinador Levanta el acta con los acuerdos y recaba las firmas. 4 Coordinador Le da seguimiento a los acuerdos e informa al Auditor Superior, para la autorización e inicio de los trámites correspondientes. Página 35 de 55

36 Procedimiento para proponer al Auditor Superior del Estado, proyecto de los diversos manuales de la Auditoría Superior ASESLP-CAFS-009A 1. Objetivo. Establecer los pasos para proponer al Auditor Superior, los proyectos de los diversos manuales para la Auditoría Superior del Estado. 2. Alcance. Este procedimiento involucra a: a. Auditor Superior del Estado, b. Coordinador de Administración, Finanzas y. 3. Referencias Normativas. a. Constitución Política del Estado Libre y Soberano de San Luis Potosí, b. Ley de Auditoría Superior del Estado de San Luis Potosí, c. Ley de Adquisiciones del Estado de San Luis Potosí, d. Reglamento Interior de la Auditoría Superior del Estado de San Luis Potosí. 4. Políticas aplicables al procedimiento. a. El Auditor Superior autorizará el envío de los Manuales, al Congreso del Estado para su publicación en el Periódico Oficial del Estado, y con eso darle legalidad a cada uno de ellos. b. El Coordinador de Administración, Finanzas y, será el responsable del conocimiento del personal y de su implementación en la Auditoría Superior del Estado. Página 36 de 55

37 5. Descripción de actividades inherentes al procedimiento. Fase Responsable Descripción 1 Coordinador Presenta al Auditor Superior, los diversos Manuales para su conocimiento y aprobación. 2 Auditor Superior Aprueba y solicita al Coordinador, realice el trámite de publicación en el Periódico Oficial del Estado. 3 Coordinador Verifica su publicación y envía a todo el personal para su conocimiento. Página 37 de 55

38 Procedimiento para coordinar diversos eventos de capacitación ASESLP-CAFS-0010A 1. Objetivo. Establecer los pasos para coordinar los eventos de capacitación al personal de la Auditoría Superior del Estado. 2. Alcance. Este procedimiento involucra a: a. Auditor Superior del Estado, b. Coordinador de Administración, Finanzas y, c. Jefe del Departamento de Recursos Humanos. 3. Referencias Normativas. a. Constitución Política del Estado Libre y Soberano de San Luis Potosí, b. Ley de Auditoría Superior del Estado de San Luis Potosí, c. Ley de Adquisiciones del Estado de San Luis Potosí, d. Reglamento Interior de la Auditoría Superior del Estado de San Luis Potosí. 4. Políticas aplicables al procedimiento. a. El Auditor Superior autorizará los cursos de capacitación de acuerdo a la solicitud que realice la Coordinación de Administración, Finanzas y, a través del Departamento de Recursos Humanos. b. La Coordinación propondrá al Auditor Superior el listado de los participantes a los eventos y cursos para su aprobación. Página 38 de 55

39 5. Descripción de actividades inherentes al procedimiento. Fase Responsable Descripción 1 Coordinador Recibe del Departamento de Recursos Humanos, cursos, seminarios y propuestas de personal para su verificación y aprobación. 2 Coordinador Envía listado al Auditor Superior para modificaciones o aprobación. 3 Coordinador Comunica a las áreas involucradas sobre los cursos, seminarios, fechas y participantes para iniciar los trámites correspondientes. 3 Coordinador Avisa a todo el personal que va a participar, para su preparación, inscripción o cualquiera que se requiera. Página 39 de 55

40 Procedimiento para el acceso al público, a las instalaciones de la Auditoría Superior ASESLP-CAFS-0011A 1. Objetivo. Establecer los pasos para el acceso al público, visitantes y demás personas que ingresen a las instalaciones de la Auditoría Superior del Estado. 2. Alcance. Este procedimiento involucra a: a. Auditor Superior del Estado, b. Coordinador de Administración, Finanzas y, c. Encargado de Vigilancia, d. Recepcionista. 3. Referencias Normativas. a. Constitución Política del Estado Libre y Soberano de San Luis Potosí, b. Ley de Auditoría Superior del Estado de San Luis Potosí, c. Ley de Adquisiciones del Estado de San Luis Potosí, d. Reglamento Interior de la Auditoría Superior del Estado de San Luis Potosí. 4. Políticas aplicables al procedimiento. a. Las instalaciones de la Auditoría Superior son de libre acceso al público que se identifique, llene la bitácora correspondiente y porte su gafete. b. La coordinación entre el área de vigilancia y recepción, será esencial para mantener las oficinas seguras. Página 40 de 55

41 5. Descripción de actividades inherentes al procedimiento. Fase Responsable Descripción 1 Recepcionista Recibe a las personas que deseen ingresar a las instalaciones, solicitándoles los siguientes datos: persona a quién visita y motivo. 2 Recepcionista Vía telefónica se comunica con el personal que desean contactar y en caso de que se encuentre, podrá autorizar el acceso; si no se encuentra, se, registran los datos de la persona y en su caso el asunto a tratar. 3 Recepcionista En caso de autorizar el acceso, se le solicita una identificación oficial se le pide registre sus datos en la bitácora (fecha, hora, nombre de la persona a quién visita, motivo y firma) y se le entrega un gafete, el cual deberá portar a la vista mientras se encuentre dentro de las instalaciones. Se le solicita permanecer en la sala de espera en casos muy específicos, entrar a las oficinas o pasar a la oficialía mayor para entregar documentos. 3 Encargado de Vigilancia 4 Encargado de Vigilancia 5 Encargado de Vigilancia Abre la puerta revisando que la persona porte el gafete a la vista y se le permite el acceso. En caso de no portar gafete se le restringirá el acceso. Verificará que en caso de accesar con equipo de computo o similares, se deberá asentar en la bitácora acondicionada para ello, el número de serie, modelo y color. Para la salida de las instalaciones, el encargado de vigilancia verificará que las personas salgan con sus equipos de acuerdo con la bitácora. 6 Recepcionista Se le solicitará a cambio de su credencial, el gafete que le fue proporcionado al entrar, así como la hora y firma de salida. 7 Recepcionista y Encargado de Vigilancia Informarán al Coordinador de las entradas y salidas de visitantes a las instalaciones para su conocimiento. Página 41 de 55

42 Procedimiento para la recepción de documentos en la Coordinación ASESLP-CAFS-0012A 1. Objetivo. Establecer los pasos para la recepción de la documentación a la Auditoría Superior del Estado y su trámite correspondiente. 2. Alcance. Este procedimiento involucra a: a. Auditor Superior del Estado, b. Coordinador de Administración, Finanzas y, c. Jefe del Departamento de Informática, d. Encargado de la Oficialía de Partes. 3. Referencias Normativas. a. Constitución Política del Estado Libre y Soberano de San Luis Potosí, b. Ley de Auditoría Superior del Estado de San Luis Potos, c. Ley de Adquisiciones del Estado de San Luis Potosí, d. Reglamento Interior de la Auditoría Superior del Estado de San Luis Potosí. 4. Políticas aplicables al procedimiento. a. Toda la documentación que se reciba debe ser clasificada como privada y enviada a la brevedad al despacho del Auditor Superior para su trámite correspondiente. b. Los tiempos de recepción y captura en los sistemas de informática y entrega al despacho, serán evaluados y autorizados por el Coordinador de Administración, Finanzas y o en su caso por quién designe el Auditor Superior. Página 42 de 55

43 5. Descripción de actividades inherentes al procedimiento. Fase Responsable Descripción 1 Encargado de la Recibe a los mensajeros o personas que Oficialía de Partes posean documentos, sobres, paquetes, etc. dirigidos al personal o a la Auditoría Superior 2 Encargado de la Oficialía de Partes 3 Encargado de la Oficialía de Partes 3 Encargado de la Oficialía de Partes 4 Encargado de la Oficialía de Partes del Estado. Verificará el asunto del documento con la finalidad de clasificarlo como urgente o trámite normal. Sellará de recibido una copia simple, misma que verificará sea idéntica al original que está recibiendo, (paginas, hojas, fechas, persona que firma, etc.) incluso podrá obtener una copia de este último, para entregarlo con el sello correspondiente. En caso de tratarse de una compañía de mensajería, firmar y sellar el acuse correspondiente. Captura en su sistema los datos que se requieran e inmediatamente entrega al despacho del Auditor Superior la correspondencia, especificando cuales son de carácter urgente. Entrega relación diaria de correspondencia recibida al Coordinador de Administración, Finanzas y, para su conocimiento. Señalará fallas, problemas o adecuaciones en el sistema de captura para el trámite ante el Departamento de Informática. Página 43 de 55

44 Procedimiento para coordinar la creación y aplicación de los sistemas de informática y sus adecuaciones ASESLP-CAFS-0013A 1. Objetivo. Establecer los pasos para coordinar la creación y aplicación de los sistemas de informática y sus adecuaciones. 2. Alcance. Este procedimiento involucra a: a. Auditor Superior del Estado, b. Coordinador de Administración, Finanzas y, c. Jefe del Departamento de Informática. 3. Referencias Normativas. a. Constitución Política del Estado Libre y Soberano de San Luis Potosí, b. Ley de Auditoría Superior del Estado de San Luis Potosí, c. Ley de Adquisiciones del Estado de San Luis Potosí, d. Reglamento Interior de la Auditoría Superior del Estado de San Luis Potosí. 4. Políticas aplicables al procedimiento. a. La Coordinación de Administración, Finanzas y a través del Departamento de Informática, realizarán los sistemas, que permitan la pronta y adecuada información de las diversas áreas. b. Los sistemas buscarán siempre el aprovechamiento de los recursos financieros, humanos, tecnológicos y materiales de la Auditoría Superior del Estado. Página 44 de 55

45 5. Descripción de actividades inherentes al procedimiento. Fase Responsable Descripción 1 Coordinador Recibe de las diversas áreas las solicitudes para la creación, modificación o adecuación de los sistemas de informática. Revisa y autoriza. 2 Coordinador Envía cambios, modificaciones o creación de sistemas de informática al Jefe del Departamento de Informática para su trabajo inmediato. 3 Coordinador Comunica al Auditor Superior y a las áreas involucradas, sobre el inicio o adecuación de los mismos. 4 Jefe del Departamento de Informática Informa periódicamente al Coordinador, sobre los avances de los sistemas o en su caso de las conclusiones de los mismos. Página 45 de 55

46 Procedimiento para controlar los usuarios y contraseñas, a los sistemas y equipos de informática existentes ASESLP-CAFS-0014A 1. Objetivo. Establecer los pasos para controlar los usuarios y contraseñas a los sistemas y equipos de informática existentes. 2. Alcance. Este procedimiento involucra a: a. Auditor Superior del Estado, b. Coordinador de Administración, Finanzas y, c. Jefe del Departamento de Informática. 3. Referencias Normativas. a. Constitución Política del Estado Libre y Soberano de San Luis Potosí, b. Ley de Auditoría Superior del Estado de San Luis Potosí, c. Ley de Adquisiciones del Estado de San Luis Potosí, d. Reglamento Interior de la Auditoría Superior del Estado de San Luis Potosí. 4. Políticas aplicables al procedimiento. a. La Coordinación de Administración, Finanzas y deberá recibir mensualmente o cada que se genere un cambio, el total de usuarios y sus respectivas contraseñas, de los equipos y sistemas informáticos así como de los servidores o equipos que requieran identificación para su acceso. b. El Auditor Superior a través del Coordinador de Administración, Finanzas y, autorizará los accesos a los sistemas y servicios de internet de acuerdo a la necesidad de cada área. Página 46 de 55

47 5. Descripción de actividades inherentes al procedimiento. Fase Responsable Descripción 1 Coordinador Recibe mensualmente del Jefe de Informática la relación de los equipos, sistemas, y servidores, con todos los usuarios y contraseña, además de la información detallada de los derechos de cada uno de ellos. También se debe incluir, los accesos de los administradores y cualquier usuario que pueda controlar dichos equipos. 2 Coordinador Recibe, revisa y resguarda. 3 Coordinador Envía copia de dicha documentación al Auditor Superior del Estado, para modificaciones o cambio. En caso de lo anterior se envía al Jefe del Departamento de Informática. 4 Jefe del Departamento de Informática Realiza los cambios o adecuaciones, a la brevedad. Comunica al Coordinador del cumplimiento. Página 47 de 55

48 Procedimiento para coordinar, verificar y controlar, los gastos efectuados y generados, así como las cuentas bancarias. ASESLP-CAFS-0015A 1. Objetivo. Establecer los pasos para coordinar, verificar y controlar, los gastos efectuados y generados, así como las cuentas bancarias de la Auditoría Superior del Estado. 2. Alcance. Este procedimiento involucra a: a. Auditor Superior del Estado, b. Coordinador de Administración, Finanzas y, c. Jefe del Departamento de Recursos Financieros o Contabilidad. 3. Referencias Normativas. a. Constitución Política del Estado Libre y Soberano de San Luis Potosí, b. Ley de Auditoría Superior del Estado de San Luis Potosí, c. Ley de Adquisiciones del Estado de San Luis Potosí, d. Reglamento Interior de la Auditoría Superior del Estado de San Luis Potosí. 4. Políticas aplicables al procedimiento. a. La Coordinación de Administración, Finanzas y, es la responsable directa de que los gastos efectuados, cumplan con la normatividad vigente, así como verificar y controlar, los movimientos de las cuentas bancarias de la Auditoría Superior del Estado. b. Los gastos deberán ser autorizados por el Coordinador de Administración, Finanzas y o en su caso, por quién designe el Auditor Superior. Página 48 de 55

49 5. Descripción de actividades inherentes al procedimiento. Fase Responsable Descripción 1 Coordinador de Recibe del Jefe del Departamento de Recursos Administración. Financieros o Contabilidad las facturas, pólizas Finanzas y de cheques, entre otros, para la autorización respectiva, así como los estados de cuenta, de las diversas cuentas bancarias, debidamente cotejadas, para su verificación. Toda la documentación anterior, deberá estar capturada en los sistemas de informática, que fueron 2 Coordinador de Administración, Finanzas y 3 Jefe del Departamento de Recursos Financieros o Contabilidad creados para el fin. Firma de Autorizados, aquellos que considere cumplen con la normatividad respectiva. Regresa al Jefe del Departamento de Recursos Financieros o Contabilidad Envía al Auditor Superior pólizas de cheques, facturas y todos los documentos autorizados por el Coordinador, para la firma e indicaciones de pago. 4 Coordinador de Administración. Finanzas y Recibe informe del inicio de procedimiento de pago y sus derivados, por parte del Jefe del Departamento de Recursos Financieros o Contabilidad. Página 49 de 55

50 Procedimiento para autorizar la creación y controlar la caja chica ASESLP-CAFS-0016A 1. Objetivo. Establecer los pasos para autorizar la creación y controlar la caja chica, de diversas áreas, en la Auditoría Superior del Estado. 2. Alcance. Este procedimiento involucra a: a. Auditor Superior del Estado, b. Coordinador de Administración, Finanzas y, c. Jefe del Departamento de Recursos Financieros o Contabilidad, d. Diversas áreas. 3. Referencias Normativas. a. Constitución Política del Estado Libre y Soberano de San Luis Potosí, b. Ley de Auditoría Superior del Estado de San Luis Potosí, c. Ley de Adquisiciones del Estado de San Luis Potosí, d. Reglamento Interior de la Auditoría Superior del Estado de San Luis Potosí. 4. Políticas aplicables al procedimiento. a. La Coordinación de Administración, Finanzas y es la responsable directa, de la creación y control de las cajas chicas, así como de que los gastos efectuados y sus comprobaciones cumplan con la normatividad vigente. b. Los gastos, deberán ser autorizados por el Coordinador de Administración, Finanzas y o en su caso, por quién designe el Auditor Superior. Página 50 de 55

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