PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE REGISTROS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD DE LA PAOT REVISIÓN Y APROBACIÓN

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1 PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE REGISTROS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD DE LA PAOT REVISIÓN Y APROBACIÓN Fecha de Publicación: 16 de enero de 2006 Fecha de Inicio de Vigencia: 16 de enero de 2006 Revisado por: Nombre Puesto Fecha Firma Ma. del Carmen Rodríguez Representante de la Dirección de la PAOT 12-enero Aprobado por: Nombre Puesto Fecha Firma Enrique Provencio Procurador Ambiental y del Ordenamiento Territorial del Distrito Federal 16-enero P-CR-PAOT

2 Después: PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE REGISTROS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD DE LA PAOT CAMBIOS HISTÓRICOS Pág. 2 de Enero-2006 Derivado de la tercera auditoria interna al SGC-PAOT, se incorporó al procedimiento de control de registros, el párrafo que dice Esta renovación de la Lista Maestra de Registros, se hará en caso de que existan nuevos registros a incorporar y se hará por lo menos semestralmente. Sin embargo, si algún responsable de los procesos requiere incorporar un registro antes del periodo establecido, este se hará previo aviso del interesado al responsable del Procedimiento de Control de los Registros mediante el formato P-CR-F1-PAOT Antes: Ago-2005 Se ajustó la lista maestra de registros para evitar espacios en blanco en las columnas relativas a los tiempos de retención de los registros. Antes: Jun-2005 Como resultado de la segunda auditoría se identifico que el nombre correcto es Lista Maestra de Registros del Sistema de Gestión de Calidad. Antes: Oct-2004 En la página 4 del procedimiento P-CR-PAOT en el primer párrafo decía Lista de Registros del Sistema de Gestión de Calidad y se corrigieron los espacios en blanco. Revisado: Aprobado: Lic. Ma. Del Carmen Rodríguez Juárez Representante de la Dirección Lic. Enrique Provencio Alta Dirección

3 PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE REGISTROS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD DE LA PAOT Pág. 3 de 6 PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE REGISTROS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD DE LA PAOT OBJETIVO: Asegurar que los registros que constituyen una evidencia de la conformidad del Sistema de Gestión de Calidad de la PAOT con los requisitos de la norma ISO 9001:2000, están debidamente establecidos, identificados, almacenados, y son fácilmente recuperables. OBJETIVOS ESPECÍFICOS: Garantizar que, en un rango del 90 al 100 por ciento, los registros de los procesos del Sistema de Gestión de Calidad cumplan con los criterios de control establecidos en el mismo, garantizando su uso adecuado en los términos de la norma ISO 9001:2000. ALCANCE: Aplica a todos los registros que proporcionen evidencia de la conformidad con los requisitos. RESPONSABILIDADES: a) Del Titular de la PAOT, aprobar el presente procedimiento. b) Del representante de la Alta Dirección su revisión. c) De la Coordinación de Asuntos Jurídicos y Recepción de Denuncias y de la Coordinación Técnica y de Sistemas de la PAOT, elaborar el procedimiento. d) Del responsable del Control de Registros (COTESI, CAJRD) cumplir con los lineamientos establecidos en este procedimiento para el control efectivo de todos los registros aplicables al Sistema de Gestión de Calidad de la PAOT. e) Del personal de la PAOT que participa en los procesos del SGC de la Procuraduría, cumplir con los lineamientos establecidos en este procedimiento para la generación, manejo y custodia de los registros que generen en el desempeño de sus actividades. DEFINICIONES: Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas. REFERENCIAS: M-MC-PAOT P-EP-PAOT Manual de Calidad (vigente) Procedimiento para elaborar procedimientos documentados (vigente) FORMATOS: P-CR-F1-PAOT Lista Maestra de Registros del Sistema de Gestión de Calidad ANEXOS: P-CR-A1-PAOT Flujograma del Procedimiento de Control de Registros. DESARROLLO/INSTRUCCIONES/LINEAMIENTOS: Los responsables de realizar actividades aplicables al Sistema de Gestión de la Calidad o quien indique el procedimiento respectivo, deben documentar los resultados en los formatos correspondientes. Los registros deben ser fácilmente identificados y de manera única (nombre y/o código únicos), en conformidad con lo que establece el procedimiento correspondiente, para indicar en ellos la trazabilidad a la conformidad con los requisitos o evidencia de actividades desempeñadas.

4 PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE REGISTROS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD DE LA PAOT Pág. 4 de 6 El Responsable del Control de los Registros, debe mantener actualizada la Lista Maestra de Registros del Sistema de Gestión de Calidad P-CR-F1-PAOT. Esta renovación de la Lista Maestra de Registros, se hará en caso de que existan nuevos registros a incorporar y se hará por lo menos semestralmente. Sin embargo, si algún responsable de los procesos requiere incorporar un registro antes del periodo establecido, este se hará previo aviso del interesado al responsable del Procedimiento de Control de los Registros mediante el formato P-CR-F1-PAOT. El archivo de los mismos, para asegurar su recuperación inmediata puede ser: a) Alfabéticamente, b) Numéricamente, c) Alfanuméricamente, d) Cronológicamente, etc. Los registros deben ser almacenados físicamente en gavetas metálicas y/o en formatos digitales, en folders y/o carpetas, en áreas que tengan las condiciones ambientales que los registros requieren, con la finalidad de asegurar su protección y recuperación. Para asegurar la permanente legibilidad de los registros, se establecen las siguientes especificaciones: a. Queda prohibido realizar cualquier tipo de enmendaduras, tachaduras, anotaciones, realces, dobleces, maltratos, etc. a los registros, que pudieran dificultar su lectura b. Si los registros son llenados a mano, únicamente se deberá utilizar tinta y letra de molde c. En caso de necesitar corregir algún dato al momento de su llenado, se deberá marcar éste con una diagonal, escribir el dato correcto y firmar a un lado por el responsable del registro d. Aquellos espacios que queden en blanco en los registros, deberán cruzarse con una diagonal El tiempo de retención de los registros está documentado en el formato P-CR-F1-PAOT y durante ese tiempo, el responsable de su control cumple con los lineamientos indicados en el presente documento. Disposición.- Al vencer el tiempo de retención, los registros son destruidos por cualquier medio.

5 LISTA MAESTRA DE REGISTROS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Código: P-CR-F1-PAOT Pág. 5 de 6 FECHA DE ELABORACIÓN: DD/MM/AAAA ELABORÓ Nombre Puesto APROBÓ Nombre Puesto FECHA DE EMISIÓN:DD/MM/AAAA No. Proceso / Subproceso Código ó Nombre del Registro Tipo de Registro Almacenamiento / Ubicación Protección y Legibilidad Tiempo de Retención Disposición Final

6 ANEXO 1 FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE REGISTROS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD DE LA PAOT Código: P-CR-A1-PAOT Pág. 6 de 6 ÁREA RESPONSABLE DE ACTIVIDADES EN EL SGC CONTROL DE REGISTROS Los responsables de realizar actividades aplicables al Sistema de Gestión de la Calidad, documentan los resultados en los formatos correspondientes y en el sistema informático SASD Informa las especificaciones de los registros a ser controlados por el SGC de la PAOT Actualiza la Lista Maestra de Registros del SGC P-CR-F1-PAOT

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