PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

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1 PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS Procedimiento de Elaboración y Control de registros Página 1 de 9

2 1. Objetivo Proporcionar las instrucciones para elaborar y controlar registros eficaz y eficientemente, en el Sistema de Gestión de Equidad de Género del Honorable Congreso del Estado de Puebla 2. Alcance Este Procedimiento aplica a todos los registros del Sistema de Gestión de Equidad de Género del Honorable Congreso del Estado de Puebla sin excepción. 3. Referencias Manual de Equidad de Género Manual de Organización Modelo de Equidad de Género MEG Definiciones 4.1 Documento: Es toda aquella información que puede estar en medio escrito o electrónico, que describe lineamientos para realizar actividades del Sistema de Gestión de Equidad de Género. 4.2 Integrante del Comité: Miembro del Comité de Equidad de Género responsable del Control de Documentos. 4.3 Información: Datos que poseen significado. 4.4 Solicitante: Persona que desee que se emita un nuevo documento (Procedimiento o Formato) o que busque se realicen cambios a procedimientos o formatos ya existentes. 4.5 Congreso: Honorable Congreso del Estado de Puebla. Procedimiento de Elaboración y Control de registros Página 2 de 9

3 5. Procedimiento 5.1 Para documentos nuevos y/o modificados RESPONSABLE NÚM. ACTIVIDAD Personal de la Organización Vocal de Control de registros. Coordinador (a) de comité de equidad Solicitar al / a la Vocal responsable de control de registros la guía para la elaboración del documento requerido, o en su caso, el documento que se desea modificar mediante solicitud de cambios Nota: Para formatos o especificaciones el formato es libre de acuerdo a las necesidades de la información. Elabora/Adecuar el manual, procedimiento o cualquier documento del Sistema de Gestión de Equidad de Género respetando las guías establecidas y/o comentarios recibidos Colocar la fecha de elaboración y su puesto en la portada del documento. Registrar en el control de cambios de los documentos una descripción breve del cambio o alta del documento junto con la fecha de elaboración. Identificar los cambios en el documento subrayando el texto y colocándolo en cursiva. Ejemplo de Cambio Turnar el documento nuevo o modificado con oficio al/a la vocal de control de documentos para su control mediante tarjeta informativa. Revisar que el documento nuevo o modificado cumpla con lo establecido en este documento y que no existan desviaciones al documento guía. Actualizar la Lista maestra de control de formatos. Enviar el documento al siguiente nivel de revisión o corrección según corresponda. En caso de que el documento sea autorizado, se pasará al siguiente nivel de revisión con el/la coordinador (a) del comité de equidad de género. En caso de que el documento no sea aprobado, se regresará el mismo a la persona que elaboró para su adecuación. En ambos casos, se enviará el documento acompañado de una tarjeta informativa Revisar que el contenido del documento sea adecuado y correcto, y se cumpla con los siguientes elementos: Lenguaje inclusivo de género No discriminación Lenguaje adecuado y formal. Enviar el documento al siguiente nivel de revisión o corrección según corresponda. En caso de que el documento sea autorizado, se pasará al siguiente nivel de revisión con el/la presidente (a) de la comisión de equidad y género del Honorable Congreso del Estado de Puebla, colocando su nombre y fecha en el cuadro de control de la portada del documento. En caso de que el documento no sea aprobado, se regresará el mismo a la persona que elaboró y reviso para su adecuación. En ambos casos, se enviará el documento acompañado de una tarjeta informativa con copia para la / el vocal de control de registros. Procedimiento de Elaboración y Control de registros Página 3 de 9

4 Presidente (a) de la comisión de equidad y género. Vocal responsable de control de registros 11 Revisar la elaboración y/o cambio del documento o formato. En caso de que el documento sea autorizado, colocar puesto, fecha y firma en el control de documento de la portada y avisar al/a la coordinador (a) del comité y al / a la vocal de control de registros. 8 En caso de que el documento no sea aprobado, se regresará el mismo a la persona que reviso para su adecuación. En ambos casos, se enviará el documento acompañado de una tarjeta informativa con copia para la / el vocal de control de registros. Asegurar que el documento aprobado contenga fechas y firmas en el control del 9 documento en la portada. 10 Actualizar la Lista Maestra de control de documento y registros. Enviar la información actualizada o nueva a la Dirección de Apoyo Parlamentario, Vinculación Institucional e Informática Legislativa para el alta en el portal del Honorable Congreso del Estado de Puebla en el apartado del Sistema de Equidad de Género. El manual de equidad de género se considera para su consulta al público en general. La documentación y formatos se consideran únicamente para su consulta al interior del Honorable Congreso del Estado de Puebla. Los procedimientos y manuales se deben de transformar a formato PDF protegiéndolos contra modificaciones, impresión y copia. Los formatos se mantendrán en archivo fuente para su uso. 5.2 Para la difusión de documentos nuevos, modificados o cancelados Personal que elaboró un documento Personal que elaboró un documento / Coordinador (a) del comité de equidad de género Preparar una presentación del documento nuevo y/o modificado especificando el contenido del mismo. Para el caso de documentos cancelados, será suficiente el aviso mediante tarjeta informativa a todo el personal del Honorable Congreso del Estado de Puebla. Coordinar junto con el/ la coordinador (a) del comité de equidad la elaboración de una tarjeta informativa para la difusión del cambio o elaboración de un documento. La tarjeta informativa deberá ser firmada por el personal del Honorable Congreso del Estado de Puebla. La presentación y el documento nuevo o modificado se agregará en el portal del Honorable Congreso del Estado de Puebla en el apartado del Sistema de Equidad de Género. Los procedimientos y manuales que se publique en el portal deberá de estar protegida contra cambios y restringida para impresión y copia. Los formatos deberán de enviarse en archivo fuente permitiendo su descarga y registro de información. El manual de equidad de género se considera para su consulta al público en general. La documentación y formatos se consideran únicamente para su consulta al interior del Honorable Congreso del Estado de Puebla. Procedimiento de Elaboración y Control de registros Página 4 de 9

5 Vocal de Control de registros 14 Resguardar la (s) tarjetas informativas generadas y firmadas. 5.3 Para la distribución y control de la documentación Personal del Honorable Congreso Solicitar mediante oficio, copia del documento considerando nombre y tipo de 15 del Estado de Puebla / documento, dirigido a la / el vocal de control de registros. Personal externo Registrar en el Control de distribución de documentos del documento solicitado la información contenida en el oficio y generar la copia correspondiente. 16 Para el caso de solicitudes externas, acordar con el /la coordinador (a) del comité de equidad si la copia se puede otorgar. Marcar en cada página del documento la leyenda Copia controlada (distribución interna) o Vocal de control de 17 copia no controlada (distribución externa) Comunicarse con la persona que solicitó el documento y entregar la copia generada. registros La persona que recibe el documento debe de firmar de recibido en el Control de distribución de documentos 18 En caso de existir una copia controlada del documento de una revisión anterior, se solicitará y retirará dicha copia para su control. (Ver actividades de Control de documentos obsoletos) 5.4 Para documentos externos 19 Identificar documentación externa aplicable al sistema de gestión de equidad de género. Comité de equidad de Obtener la documentación externa aplicable y enviar al / a la vocal de control de género. 20 registros mediante tarjeta informativa Vocal de control de Registrar en la lista maestra de control de documentos, la referencia del documento 21 externo recibido y la ubicación determinada por el / la usuario de dicha documentación. registros Comité de equidad de Vigilar la validez de la normativa aplicable, y en su caso, avisar de nuevas actualizaciones 22 género al/a la vocal de control de registros. 5.5 Para el Control de documentos obsoletos Resguardar en una carpeta identificada en lomo y portada con el nombre Documentos obsoletos, toda la documentación (Manuales, Procedimientos, Formatos) que se 23 conviertan en obsoletos posterior a una actualización en el mismo. Vocal de control de Solo se almacenará la revisión inmediata anterior del documento actualizado que fue firmada y sea el original. registros Eliminar los documentos obsoletos anteriores disponiendo de ellos asegurando que dichos 24 documentos no se traspapelan o se distribuyen erróneamente. En caso de existir copias de documentos obsoletos, se retirarán las copias controladas, para su posterior eliminación. Procedimiento de Elaboración y Control de registros Página 5 de 9

6 5.6 Para el control, resguardo y retención de registros Comité de equidad de género. Vocal responsable de control de registros Vigilar el correcto registro de información en los formatos del sistema de gestión asegurando que: 1. Los registros son legibles y claros 2. No se tienen tachaduras, borrones ni se altera la información del registros 3. La anotación se realiza con pluma y no con lápiz, o alguna tinta que se pueda borrar. 4. Se cuidan los registros de manchas, humedad o daños. 5. Lo anterior aplica para registros en duro y electrónicos. Vigilar que se cumpla con los puntos siguientes correspondientes al almacenaje y resguardo de registros duros y en electrónico. 1. Todos los registros se deben de incluir en una carpeta la cual este identificada en lomo y portada con el nombre de la información que contiene (Nombre del registro, nombre del procedimiento, etc.) 2. Los registros se podrán almacenar en protectores de hoja, o mediante perforaciones, siempre y cuando, no se altere la legibilidad y claridad de los registros. 3. Las carpetas quedarán a resguardo de la persona que genera los registros por un año. (Enero Diciembre). Al termino de este periodo, los registros se entregarán al/a la vocal de control de registros para su resguardo por un año más. Posterior a este término, los registros se podrán considerar para su eliminación con el método más apropiado. 5.7 Para la entrega recepción de información Coordinador (a) del comité de equidad de género Solicitar la información relacionada a las y los responsables de las vocalías del comité de equidad de género de acuerdo a las personas que dejan su cargo. Vigilar que se entregue un listado completo con la información generada en el año en curso de acuerdo al procedimiento correspondiente. Esta actividad se realizará cuando existan cambios en el personal del comité de equidad. En caso de cambio de legislatura, esta actividad se realizará antes del cambio. Solicitar al / a la vocal de control de registros que verifique si las documentación (Procedimientos y registros) están completos de acuerdo al procedimiento y listado entregados. Entregar la información verificada y validada para su resguardo a la Unidad Coordinadora o responsable del resguardo del archivo de conformidad con la Ley de Archivos del Estado de Puebla. Procedimiento de Elaboración y Control de registros Página 6 de 9

7 6. Documentos de apoyo y registros P01 F01 P01 F02 P01 F03 Solicitud de alta o cambios Lista Maestra de Control de documentos. Control de distribución de documentos 7. Control de cambios 8. Anexo 8.1 Tipo y tamaño de letra por sección Procedimiento de Elaboración y Control de registros Página 7 de 9

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9 Procedimiento de Elaboración y Control de registros Página 9 de 9