CÓDIGO FECHA DE REVISIÓN No. DE REVISIÓN PÁGINA. UIS-PR-CDR-03 20/01/ de 5

Transcripción

1 UIS-PR-CDR-03 20/01/ de 5 1. PROPÓSITO: Establecer los controles necesarios para la identificación, legibilidad, almacenamiento, protección, recuperación, retención y disposición de cada uno de los registros generados en las áreas que afectan al sistema de gestión integral de Universal con el objeto de facilitar su utilización y manejo. 2. ALCANCE: Aplica a todos y cada uno de los registros de calidad generados en el Sistema de Gestión de Integral de Universal. 3. LINEAMIENTOS: Para el control global de los registros de calidad se establece lo siguiente: Identificación: La identificación de los Registros de Calidad se realiza de acuerdo con el UIS-LI-CDR-01 Elaboración de documentos en su parte correspondiente a Formatos, considerando que un formato se convierte en registro cuando tiene datos que evidencian el trabajo realizado. Ésta identificación se da en la Matriz de Registros de Calidad UIS-FO-CDR-03. Se codificaran los registros que permitan la operación eficaz del Sistema de Gestión Integral; que estén relacionados con los requisitos del usuario; que deriven de un formato establecido en el Sistema de Gestión Integral; que estén relacionados con una actividad que incida en la operación del Sistema de Gestión Integral. Para el caso de los registros electrónicos estos se podrán identificar con su nombre y código. Para aquellos registros en donde la normatividad establecida en las disposiciones legales y reglamentarias aplicables vigentes establezcan políticas de identificación de registros electrónicos y/o papel, éstas se respetaran. Almacenamiento El almacenamiento de los Registros de Calidad se efectuará en carpetas, folders o cualquier medio que garantice su conservación y fácil recuperación, además podrán estar en archiveros y/o escritorios. En el caso de registros electrónicos, estos se almacenarán en medios electrónicos (cintas magnéticas, CD discos flexibles, servidores y pizarra) Protección La protección se realizará manteniendo el lugar limpio y en condiciones apropiadas para el resguardo de los documentos. Se cuenta con extintores de fuego para salvaguardar los registros en papel o en medios electrónicos. Los registros electrónicos son protegidos y respaldados generando copia electrónica o acceso a la pizarra de tráfico y/o logística.

2 UIS-PR-CDR-03 20/01/ de 5 Recuperación Cualquier persona puede recuperar los registros siguiendo las indicaciones del personal responsable del resguardo de los documentos. Para permitir que los registros sean fácilmente recuperables en los anaqueles y/o muebles de archivo se mantienen carpetas o folders identificados con el nombre del registro que guardan. Tiempo de retención El tiempo de retención tanto para los registros en papel como para los registros en medios electrónicos se define en la Matriz de Registros de Calidad UIS-FO-CDR-03. Disposición La disposición de los registros en papel o en medios electrónicos se establece en la Matriz de Registros de Calidad UIS-FO-CDR-03. Así mismo la disposición de los registros en papel y de los registros electrónicos, se destruye o envía al archivo muerto. 4. DESARROLLO No RESPONSABLE ACTIVIDAD 1 Responsables de registro Identifica los registros que pertenecen al SGI. 2 Responsable del registro Determina el lugar de almacenamiento y el acceso (general o restringido) de los registros. Para el almacenamiento se tendrá en cuenta el UIS-PR-CDR-01 Elaboración de Documentos. Se deben determinar los cargos que pueden tener acceso al archivo de los registros, teniendo en cuenta que si una persona no autorizada requiere algún registro debe consultarlo a través de los cargos autorizados. Esta información se registra en la Matriz de Registros de Calidad UIS-FO-CDR Responsable del registro Establece en la Matriz de Registros de Calidad UIS-FO-CDR-03 el tiempo de retención o conservación de cada uno de los registros del SGI. Se deben tener en cuenta los requerimientos legales para determinar el tiempo de retención de algunos registros. 4 Responsable del registro Determina la disposición a aplicar a cada registro una vez que haya culminado el periodo de retención del archivo, registrando esta información en la Matriz de Registros de Calidad UIS-FO-CDR Responsable del registro Actualiza la Matriz de Registros de Calidad UIS-FO-CDR-03 cuando se requiera,

3 UIS-PR-CDR-03 20/01/ de 5 resaltando aquellos que fueron actualizados. 6 Responsable del registro Envía la Matriz de Registros de Calidad UIS-FO-CDR-03 al Coordinador de ISO para su revisión. 7 Coordinador de ISO Revisa que los campos de la Matriz de Registros de Calidad UIS-FO-CDR-03 estén correctamente. 8 Coordinador de ISO Publica la Matriz de Registros de Calidad UIS-FO-CDR-03. Fin del procedimiento.

4 UIS-PR-CDR-03 20/01/ de 5 5. DIAGRAMA DE FLUJO 1 2 INICIO Responsable del Registro Identifica los Registros que pertenecen al SGI Determina lugar de almacenamiento y acceso Determina los cargos que pueden tener acceso al registro/ personas no autorizadas consultan con cargos autorizados La información la registra en Matriz de Registros de C. (UIS-FO-CDR-03) Determina la disposición de los registros una vez terminado el periodo de retención del Archivo 5 Actualiza Matriz de Registros de Calidad (UIS-FO-CDR-03) cada vez que se requiera 6 4 Envía el UIS-FO-CDR- 03 al Coordinador ISO para su revisión 7 8 Coordinador ISO Revisa que los campos del UIS-FO- CDR-03 estén correctamente Publica el UIS-FO- CDR-03 3 Establece en el UIS- FO-CDR-03 tiempo de retención de acuerdo a los requerimientos Legales FIN

5 UIS-PR-CDR-03 20/01/ de 5 6. REFERENCIAS: Código ISO 9001:2008 ISO 9000:2005 NMX-R-026-SCFI-2009 NEEC Documento Sistema de Gestión de la Calidad: Requisitos. Sistemas de Gestión de la Calidad-Fundamentos y vocabulario. (definiciones) Servicios Aduanales-Calidad de los Servicios Proporcionados por el Agente Aduanal: Requisitos y Métodos de Comprobación. Nuevo Esquema de Empresas Certificadas Socio Comercial Certificado Perfil del Agente Aduanal. 7. DEFINICIONES: Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas. Evidencia objetiva: Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo. Legible: Que se permita su clara lectura. CONTROL DE CAMBIOS No. DE REVISIÓN FECHA MOTIVO