CONTROL DE CAMBIOS Y MEJORAS. Modificación en las responsabilidades del emisor del documento

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1 Página 1 de 7 NIVEL DE REVISIÓN 01 SECCIÓN Y/O PÁGINA Pág. 2 Sección 5.2 Pág. 3 Sección 5.2 CONTROL DE CAMBIOS Y MEJORAS DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN Y MEJORA FECHA DE MODIFICACIÓN Modificación en las responsabilidades del emisor del Se adecuaron las responsabilidades del emisor del. 02 Pág. 3 Sección 6 Se agregaron políticas, las cuales tendrán como impacto el mejoramiento del procedimiento Pág. 5 y 6 Sección 7.2 Cambio en como realizar las operaciones, lo que permitirá la simplificación de las actividades y los procedimientos Secciones 3.2, 6, 7.2, 8, 9, 10 Secciones 6 y 9 Las modificaciones realizadas en estas secciones, permitirán mayor eficiencia en el proceso, por lo que se verán beneficiados todos los usuarios del Sistema Administrativo de Calidad. Las adecuaciones hechas en estas secciones permitirán llevar un mejor control de los registros Control de emisión Elaboró Revisó Aprobó L.A Nairoby García Muñoz Coordinadora de Documentos M.V.Z J. Isabel Campos Ochoa Responsable del SAC Dr. Cecilio Oswaldo Flores Soto Secretario General FT-CTC-06/REV.00

2 Página 2 de PROPÓSITO Establecer y mantener un mecanismo para identificar, almacenar, recuperar, proteger, conservar y mantener disponibles los registros, así como determinar el tiempo de conservación y destino final. 2.- ALCANCE El presente procedimiento es aplicable a los registros que se generan en el Sistema Administrativo de Calidad de la UAN. 3.- GLOSARIO 3.1- SIGLAS: SAC: Sistema Administrativo de la Calidad. UAN: de Nayarit DEFINICIONES Documento: Información y su medio de soporte. NOTA 1 El medio de soporte puede ser papel, disco magnético, óptico o electrónico, fotografía o muestra patrón o una combinación de éstos. NOTA 2 Con frecuencia, un conjunto de s, por ejemplo especificaciones y registros, se denominan documentación. NOTA 3 Algunos requisitos (por ejemplo, el requisito de ser legible) están relacionados con todos los tipos de s, aunque puede haber requisitos diferentes para las especificaciones (por ejemplo, el requisito de estar controlado por revisiones) y los registros (por ejemplo, el requisito de ser recuperable). Formato: Documento que tiene impresa información estática con espacios en blanco para asentar información variable. Procedimiento Forma especificada de llevar a cabo una actividad o un proceso. Responsable de área: Persona de mayor rango de una área determinada. Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas. 4.- DOCUMENTOS DE REFERENCIA (INTERACCIÓN CON OTROS DOCUMENTOS) Código MC-CTC-01 NA Manual de Calidad Norma ISO-9001:2008 Proceso o

3 Página 3 de 7 5. RESPONSABILIDADES 5.1 Coordinadora de s. Es responsabilidad de la Coordinadora de s revisar la Lista maestra de control de registros y actualizarla cada vez que se modifique, cancele o bien se añada algún registro. 5.2 Emisor del. Es responsabilidad del Emisor del entregar los formatos (para su llenado) a los Usuarios del mismo, así como verificar que los registros cuenten con su código y nivel de revisión. 6.- POLÍTICAS 6.1. Usar tinta permanente para el llenado de todos los registros, a excepción de aquellos que por procedimiento se indique de otra manera. 6.2 Todos los espacios en el registro, deben ser requisitados con información. 6.3 No deberá usarse para registrar, áreas externas al formato, o parte trasera del mismo (en caso de no estar dispuesto para tal caso). 6.4 El acceso a los registros por personal ajeno a la Dependencia Administrativa, Unidad Académica o Área deberá ser autorizado por su titular o en su caso por la persona designada. 6.5 Es responsabilidad del emisor del registro mantener legibles, fácilmente identificables, recuperables y asegurarse de la disposición de los registros, considerando los recursos y espacios disponibles, asegurando su fácil localización y acceso. 6.6 En el caso de registros electrónicos, los usuarios tienen la responsabilidad de almacenarlos en cualquiera de los medios pertinentes. Se debe asegurar su fácil recuperación, por medio del respaldo correspondiente. 6.7 Cuando un formato sufra alguna modificación el Responsable comunicará el cambio al Coordinador de Calidad de cada Dependencia, Unidad Académica, Área o Secretaría quien registra la modificación en la Coordinación del Sistema Administrativo de Calidad. 6.8 Para identificar si se trata de un registro para almacenar información que requiere el SAC, este deberá ser útil, apropiado y eficaz en su uso.

4 Página 4 de 7 7. ACCIONES DIAGRAMA FUNCIONAL

5 Página 5 de DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

6 Página 6 de 7 No. Operación Quién Hace qué Con quién O con qué Cuándo y Dónde Cómo Registro 4 Establecer tiempo de Usuario del Emisor del Cuando se han Definir junto con el Emisor No. almacenamiento. Operación Quién Con quién identificado Cuándo del y, el Cómo tiempo de Registro Hace qué O con qué todos Dónde los almacenamiento del registro. 1 Elaborar formato Emisor del Personalmente registros. Una En vez el que El se tiempo Diseñar de conservación los formatos que se área de han trabajo. detectado está indicado emplearán en para cada registrar las las actividades. procedimiento, actividades así que como resulten la de En el área disposición de la aplicación de los mismos, de s trabajo. la disposición del SAC. final En el de caso los donde registros no puede aplique ser destruir un formato, o enviar definir al archivo otra muerto manera de aquellos registrar registros la información. que cumplieron Solicitar como mínimo código su para el tiempo de nuevo conservación. registro a la 5 Archivar registro y Usuario del Personalmente Una vez que han Archivar Coordinadora los registros en de disponer protección. sido consultados. carpetas documentación. identificadas, de 2 Identificar registro Coordinadora de Personalmente En el Cuando área de se forma ha tal Revisar que se la pueda Lista tener maestra de FT-CTC-07 s trabajo. elaborado acceso la control a ellos. de registros internos Lista Maestra Archivar de y los a registros partir del en un consecutivo control lugar de que siguiente tenga condiciones disponible asignar registro interno. ambientales código al adecuadas, registro. Registrar la En el área donde de información estén protegidos que a trabajo. contra continuación daño o deterioro se menciona y en eviten su la perdida. lista maestra de control de 6 Disponer de los Usuario del Personalmente Cuando se ha Mantener registros: disponibles los registros determinado la registros -numero durante consecutivo el tiempo vigencia del establecido -numero de en requisición cada registro. En el procedimiento -nombre del del SAC. registro área de trabajo. Una vez -código que ha terminado la vigencia -numero del registro, de revisión definir la que se -fecha debe de hacer revisión con el registro. -tipo de registro 7 Destruir registro Usuario del Personalmente Cuando el Una vez que - Papel periodo de (opcional). tiempo de archivo del - registro Magnético concluye almacenamiento (ver tiempo -área de que conservación lo genera 3 Llenar registros Usuario del Personalmente ha concluido. Cuando En se tiene la sección La persona 8. CONTROL que realiza la el área identificada DE la REGISTROS), actividad (se organizar especifica en el trabajo. actividad los a s procedimiento) debe para llenar el desarrollar. En enviarlos el formato, al archivo cuidando muerto o que la área de trabajo. destruirlos. información Esto es esté agrupar completa y los registros legible. en carpetas, hojas Al plásticas, momento cajas de llenar o el archivos registro, (en verificar papel o que se electrónicos), cumplen todos asegurando los requisitos que su que almacenamiento él se piden. sea contra daños o deterioro.

7 Página 7 de DOCUMENTOS GENERADOS (CONTROL DE REGISTROS) Código FT-CTC-07 Registro Lista maestra de control de registros internos Tiempo de conservación Permanente Disposición del registro Reciclaje Responsable de almacenarlo Coordinadora de Documentos Lugar de almacén Archivo del área 9.- MONITOREO Y MEDICIÓN No. Descripción de la actividad del Secuencia seguimiento o medición 3 y 5 El seguimiento y medición del proceso se lleva a cabo mediante la lista maestra de control de registros internos. Periodicidad Trimestral Nombre del registro Lista maestra de control de registros internos Código FT-CTC ANEXOS FORMATOS: FT-CTC-07 Lista Maestra de control de Registros Internos