MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICA

Transcripción

1 Elaboró Revisó M.C. José Alfredo González Linares Director de Programas de Innovación y Calidad Ing. Arnoldo Solís Covarrubias Coordinador Sectorial de Planeación y Desarrollo del Sistema Autorizó Dr. Carlos Alfonso García Ibarra Director General de Educación Superior Tecnológica Fecha de documentación: Número de revisión: 1 FO-DGICO-002 VALIDACIÓN 1

2 Objetivo(s): Establecer y mantener un control electrónico de los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad de la DGEST. Glosario: Documento Controlado: Todo aquel documento interno y/o externo que presente información que afecte a la calidad de los servicios proporcionados por la DGEST. (Se consideran documentos vigentes y controlados, de manera electrónica los documentos del SGC que se encuentren a disposición en el portal, tanto para consulta como para impresión). Documento de Origen Externo: Documento que sirve de referencia al desarrollo de las actividades y funciones del Sistema de Gestión de la Calidad y que no fue elaborado de manera interna en la DGEST. Documento Internos Controlado: Documentos del Sistema de Gestión de la Calidad. Documento no Controlado: Toda copia en PAPEL es un Documento No Controlado a excepción del original, que se encuentra resguardado en la Dirección de Desarrollo del Sistema, esta leyenda la llevaran todos los documentos al momento de ser impresos. Las firmas autógrafas se conservan en los documentos originales en resguardo en la Dirección de Desarrollo del Sistema, por lo que las versiones vigentes en el portal no cuentan con las firmas correspondientes. Lista Maestra de Documentos Controlados: Registro de Calidad en donde se encuentran relacionados todos los documentos controlados que integran el Sistema de Gestión de la Calidad. Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas. C.D. Controlador de Documentos. SGC: Sistema Gestión Calidad. SGEST: Dirección General de Educación Superior Tecnológica. Marco Normativo: FO-DGICO-003 PRESENTACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 2

3 Norma ISO 9001:2008, COPANT/ISO 9000:2008, NMX-CC-9001-IMNC-2008, México, Noviembre de Referencias: Norma para el Sistema de Gestión de la calidad- Fundamento y vocabulario. ISO 9000:2008 COPANT/ISO NMX-CC-9000-IMNC Norma para el Sistema de Gestión de la calidad- Requisitos. ISO 9001:2000 COPANT/ISO NMX-CC-9001-IMNC Alcance: Aplica a todas las áreas de la DGEST. La Dirección de Programas de Innovación y Calidad a través del C.D. es la responsable de llevar a cabo el control de documentos inherentes al sistema de gestión de la calidad. Responsabilidades: El elaborador de Documentos. Detecta necesidades para elaborar un documento. El Controlador de Documentos de la DGEST. Es el único autorizado para imprimir documentos del SGC, a usuarios que deseen tener el documento en físico, asegurándose siempre de que sea la revisión vigente. Resguarda, copias escaneadas de las firmas originales de los procedimientos que conforman el SGC. Notifica a través del Portal de la DGEST/Dirección de Programas de Innovación y Calidad/SGC/DGEST, los cambios y correcciones que se hagan a los Documentos del SGC e informa a los responsables de los procesos en la DGEST. Identificados por su nombre y fecha de emisión, se controlan a través del portal de la DGEST/Dirección de Programas de Innovación y Calidad/SGC/DGEST. Y se citan en los procedimientos operativos. Actualiza lista maestra de documentos internos controlados, lista maestra de documentos de origen externo, lista maestra para el control de registros de calidad del SGC. Proporciona la impresión de documentos del SGC/DGEST, solicitado por escrito. Deberá conservar las solicitudes de documentos a efecto de comunicar los cambios cuando sea un usuario de los documentos del SGC/DGEST. FO-DGICO-003 PRESENTACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 3

4 Elaborador de Documentos Responsable de Revisar y Autorizar Controlador de Documentos de la DGEST Inicio Elabora Documento 1 Revisa Documento 2 no Es correcto si 3 Firma de revisado Autoriza Documento 4 Identifica cambios y número de revisión 5 Publica documentación para consultta 6 Fin FO-DGICO-004 DIAGRAMA DE BLOQUES 4

5 ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE 1. Elabora Documento Detecta necesidades de emitir un nuevo documento, define el nombre con el que se dará a conocer el documento. El nombre deberá hacer referencia a la actividad propia a realizar Solicita al controlador de documentos le asigne código. 2. Revisa documentos 2.1. Revisa que el documento cumpla con las especificaciones aplicables Los documentos deben ser revisados de acuerdo a la tabla de aprobación y autorización de documentos. (ver anexo 513-PG-01-A02) Si es correcto pasa a la etapa 3 No es correcto regresa a la etapa 1 3. Firma de revisado Firma documento en la parte correspondiente de revisado. 4. Autoriza Documento Recibe documento revisado y verificado que cumpla con las especificaciones aplicables. 5. Identifica Cambios y Número de Revisión Autoriza documento y firma en el campo correspondiente 4.3. Se entrega al Controlador de documentos de la DGEST para su publicación en el portal El controlador de Documentos de la DGEST recibe la documentación revisada y autorizada verifica cambios y numero de revisión (ver anexo 7). Elaborador de documento. Controlador de documentos Responsable de revisar. Responsable de revisar. Responsable de autorizar. Controlador de documentos de la DGEST. 6. Publica documentación, consulta documentación y publica en el portal. 6.1 Da de alta en el portal del SGC los documentos actualizados y los registra en la lista maestra de documento y los formatos en la lista para el control de registros de calidad. Difunde a través del portal del SGC la disponibilidad de la documentación incluyendo formatos y su fecha de aplicación. 6.2 Consulta en el portal del SGC la documentación publicada recientemente. 6.3 Difunde al interior de la DGESTla disponibilidad y las fechas de aplicación de la Controlador de documentos de la DGSET. IL-DGICO-005 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 5

6 documentación del SGC vigente para la aplicación respectiva de cambios, revisiones o actualizaciones. 6.4 Pedirá al usuario firme la lista para control de instalación de archivos electrónicos del SGC. 6.5 En el caso de que algún usuario desee tener el documento impreso deberá solicitarlo por escrito al CD para que. Le haga entrega del documento impreso y en caso de que sea electrónico deberá firmar la lista para el control de distribución de documentos electrónicos con el fin de tener un control de los documentos que se han entregado y poder notificarle que existe algún cambio o una nueva versión cuando sea necesario. 6.6 En el caso de los formatos que son anexos a un procedimiento o que no pertenezcan a uno en particular debe entregarlos con sus respectivos instructivos de llenado y en medio electrónico. Para que puedan ser requisitazos por el usuario (ver procedimiento del SGC para el Control de Registros de Calidad). TIEMPO APROXIMADO DE EJECUCIÓN: Próxima revisión. FO-DGICO-005 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 6

7 ANEXOS Nombre del Documento Propósito Código del documento 1 Tabla de control de cambios 513-PG-01-A Tabla de aprobación y autorización de documentos. 513-PG-01-A02 1 Tabla de control de cambios 513-PG-01-A01 REGISTROS Documentos de Trabajo Lista de Documentos de Origen Externo. Lista para Control de Registros de Calidad. Formato para el control de instalación de documentos electrónicos Tiempo de conservación Hasta la siguiente modificación Hasta nueva actualización Hasta la siguiente modificación Responsable de conservar Controlador de documentos de DGEST. Controlador de documentos de DGEST Controlador de documentos de DGEST. Código de registro o identificación única Anexo 8 Anexo 9 513_PG-01-R01 IL-DGICO-006 ANEXOS Y REGISTROS 7

8 Revisión Núm. Fecha de aprobación Descripción del cambio Motivo(s) O 18 de septiembre de 2009 Inicio de procedimiento 1 21 de enero de 2011 Disposiciones emitidas por DGICO Certificación individual de la DGEST Actualización de formatos de acuerdo a disposiciones de la DGICO FO-DGICO-007 HISTORIAL DE CAMBIOS 8