UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA

Transcripción

1 1 de 10 ÍNDICE 1. OBJETIVO 2 2. ALCANCE 2 3. DEICIONES 2 4. CONTENIDO GENERALIDADES DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 4 5. DOCUMENTO DE REFERENCIA 6 6. FLUJOGRAMA CONTROL DE CAMBIOS ANEXOS 10 Elaborado por Alina Gómez de Ramírez Firma: Cargo Jefe Grupo de Archivos Revisado por Nohemy Carrascal Torres Firma: Cargo Jefe Oficina de Calidad Aprobado por Rafael Castellanos Pinedo Firma: Cargo Vicerrector Administrativo

2 2 de OBJETIVO Establecer los parámetros fundamentales para el control de los s del Sistema de Gestión de Calidad de la Universidad de Córdoba; garantizando la conservación de éstos como evidencia de las distintas actividades desarrolladas en los Procesos del Sistema de Gestión de Calidad. 2. ALCANCE El siguiente procedimiento aplica a todos los registros generados y relacionados en los Procesos del Sistema de Gestión de Calidad de la Universidad de Córdoba. 3. DEICIONES Actualización y Modificación: Introducción de los cambios que se consideren necesarios en cuanto a forma y contenido de un documento. Aprobación: Autorización de la aplicación de un documento. Archivo: Es el conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o a la institución que los produce y a los ciudadanos o como fuentes de la historia. Archivo de Gestión: En este archivo se conservarán todos los documentos recibidos o generados por la actividad de la dependencia, mientras dura el trámite de los asuntos a los que hacen referencia y una vez concluido el mismo hasta que se termine el tiempo de permanencia determinado por la TRD en cada caso. Código: Asignación a los diferentes documentos (procedimientos, formatos, registros, entre otros). Corrección: Eliminación de errores de impresión, lingüística y errores semejantes en el texto publicado de un documento. Disposición: Especifica la acción que se sigue con el registro cuando termina el tiempo de almacenamiento en el Archivo de Gestión (destrucción, microfilmación, Archivo Central, entre otros). Cuando la disposición es el Archivo Central, se toma como referencia la Tabla de Retención Documental TRD. De lo contrario, se aplican los lineamientos definidos por el proceso al que corresponde el registro, con la participación del Administrador Documental, el Jefe de la Oficina de Aseguramiento de la Calidad, del Líder del Proceso y de al menos un representante del Comité de Calidad del Proceso Documento: Datos que poseen significado y su medio de soporte. Listado Maestro: Relación de todos los documentos que componen el Sistema de Gestión de Calidad de la Universidad de Córdoba.

3 3 de 10 Lugar de Archivo: Sitio donde se guarda o almacena el registro utilizado. Ejemplo: Archivo de Gestión de la Dependencia, Archivo Central, o Archivo de Gestión de la Dependencia y Archivo Central; para aquellos registros que pertenecen a la TRD. Formato: Documento preestablecido, impreso o electrónico que sirve para consignar datos generados de una actividad desempeñada, proporcionan evidencia de dicha actividad o presentan los resultados obtenidos. Una vez diligenciado el formato este se convierte en registro. Medio de Archivo: Forma en que se maneja el registro. Puede ser Físico o electrónico. Modificación: Cambio que se hace a un documento o procedimiento, puede ser de forma o de contenido. Nombre: Es el título asignado al respectivo registro. Procedimiento: Describe de forma clara inconfundible los pasos para iniciar, desarrollar y concluir una serie de operaciones secuencialmente establecida en un proceso, que da como resultado final un producto o un servicio. : Documento que representa resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas. Responsable: Nombre del cargo responsable del diligenciamiento del registro. Serie: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneo, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia de sus funciones específicas. Tiempo de Archivo: Tiempo durante el cual los registros permanecen almacenados. En estos ítems se puede especificar el tiempo de almacenamiento de los registros en el Archivo de Gestión y en el Archivo Central para aquellos registros que apliquen; si es un registro electrónico se específica el tiempo en el servidor u ordenador en que se almacena este. TRD (Tabla de Retención Documental): Es un listado de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por un unidad administrativa, en cumplimiento de sus funciones a las cuales se asigna un tiempo de permanencia en cada paso de archivo. Busca la administración de los documentos durante todo el ciclo de vida y en especial cuando el periodo de gestión ha terminado y deben ser enviados para su conservación en el Archivo Central; esto es, el tratamiento secuencial, ordenado y lógico que reciben los documentos desde que se termina el proceso al cual dan soporte hasta el instante en que son eliminados o conservados en función de su valor legal, fiscal, contable, administrativo, histórico, científico o cultural, como fuente para el conocimiento de la trayectoria de la Institución.

4 4 de CONTENIDO 4.1. GENERALIDADES Los s generados en las actividades de los Procesos del Sistema de Gestión de Calidad de la Universidad de Córdoba, proporcionan evidencia objetiva, sobre el funcionamiento de este, por tal motivo estos deben ser legibles y almacenados; con la finalidad de conservarlos, y que sean accesibles al momento de ser consultados. El control de s inicia, desde la identificación y relación de los formatos y registros en la sección de s de los documentos (Procedimientos e Instructivos), ver sección 7 de este documento hasta la actualización del Listado Maestro de s (FPLA-006), el cual trabaja conjuntamente con la TRD. Si un documento (Procedimiento e Instructivo) utiliza un nuevo, y no existe el formato, el Funcionario Público diseña el formato en relación a los lineamientos del Instructivo para la edición de Documentos (IPLA-001), y lo entrega al Líder de Proceso para que lo revise. Si la información registrada en el formato presenta un valor legal, histórico, fiscal, contable, administrativo, científico o cultural, como fuente para el conocimiento de la trayectoria de la Universidad, el Líder del Proceso solicita al Jefe de Archivo la inclusión de este en la TRD de la dependencia de origen de este Documento; y este en compañía con el Comité de Archivo, estudia la vinculación del en la TRD. Si el Comité de Archivo determina que este no necesita ser incluido en la TRD, el líder de Proceso en compañía con el equipo de mejoramiento, con el Administrador Documental y el Jefe de la Oficina de Aseguramiento de la Calidad, determina los lineamientos de almacenamiento de este. El archivo y mantenimiento de los s de cada dependencia es responsabilidad de la persona encargada de archivar, con la finalidad de garantizar que su disponibilidad sea oportuna y evitar los daños por manipulación y deterioro ambiental. Si un es enviado a otra dependencia y se requiere almacenar una copia, se envía la copia o el original del registro según corresponda a la dependencia que así lo requiera a través del medio de comunicación establecido (Oficio, correo electrónico, medio magnético, entre otros según sea el caso) La Universidad en la actualidad utiliza registros impresos y en medio electrónicos DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Pasos Responsable Descripción Necesita Registrar una información de una actividad que está realizando. a) La información que debe registrar necesita de un 1 SERVIDOR PÚBLICO formato impreso, procede a: Selecciona Formato. Revisa que la identificación del Formato, sea la correcta (Código y Nombre)

5 5 de 10 Pasos Responsable Descripción Diligencia formato: El formato se llena a tinta y debe ser legible; para que la información sea entendible y no sea alterada. En los registros no se puede realizar ningún tipo de enmendaduras, tachaduras, anotaciones, realces, dobleces, maltratos, entre otros, que dificulten la lectura de estos. b) La se debe registrar en un formato de medio electrónico: Ingresa contraseña para acceder al software Selecciona formato o formulario Ingresa datos Verifica información digitada. Guarda información. c) La información a registrar no necesita de un formato: Identifica (código, nombre y fecha de realización de la actividad. Diligencia registro, recuerde que estos deben ser legibles y deben ser llenados con elementos y dispositivos que conserven la integridad de la información como (tinta, láser, cinta, entre otros). Almacena : a) Impreso: Esta identificado en la TRD de la dependencia, realiza lo siguiente: - Identifica o busca la carpeta con el número de serie y de subserie de la TRD. Esta carpeta no debe tener gancho metálico. - Folia el Si el no lo identifica la TRD, se almacena 2 SERVIDOR PÚBLICO según los lineamientos establecidos por la dependencia. b) en medio electrónico: La información es almacenada indefinidamente en el servidor, que se ha dispuesto para ello. Para la protección de la información se realiza Back-up diariamente, asegurando dos copias de este. Una de las copias es entregada diariamente al Jefe de la Oficina de Sistemas y la otra es guardada por el administrador de la base de datos 3 SOLICITANTE Necesita consultar un : a) Impreso: Identifica ubicación del, a través del Listado Maestro de s FPLA-006.

6 6 de 10 Pasos Responsable Descripción Diligencia solicitud FPLA-001, entrega solicitud al responsable de archivar el Consulta. Devuelve sin enmendaduras, tachaduras, anotaciones, realces, dobleces, maltratos. b) Medio Electrónico: Identifica ubicación de registro, a través del Listado Maestro de s FPLA-006. Si el solicitante es un funcionario Público ingresa clave al Software y consulta información; de lo contrario realiza los tramites para acceder a la información del. 4 SERVIDOR PÚBLICO El Tiempo de Retención y la Disposición de los registros esta definida en el Listado Maestro de FPLA-006, si el registro esta contemplado en la TRD de la Universidad, está definido por el Comité de Archivo y Correspondencia y por el Jefe de la Dependencia. Si el registro no está en la TRD el tiempo de retención y la disposición de estos es definida por el Líder Proceso y Equipo de Mejoramiento 5. DOCUMENTO DE REFERENCIA No Aplica

7 7 de FLUJOGRAMA FUNCIONARIO PÚBLICO SOLICITANTE INICIO Necesita registrar información Necesita Formato? No Identifica Si Diligencia Qué clase de Formato Medio Electrónico Impreso Ingresa contraseña Selecciona Formato Selecciona Formato Revisa Identificación Digita Diligencia Formato Verifica 1 Guarda información

8 8 de 10 FUNCIONARIO PÚBLICO SOLICITANTE 1 Almacena Qué Clase de es? Impreso Guarda Medio Electrónico Está identificado en la TRD? No Guarda Guarda Si Realiza Back-up Identifica y/ o busca carpeta con la serie y subserie Guarda dos copias del Back-up Guarda Folia Necesita Consultar un 2

9 9 de 10 FUNCIONARIO PÚBLICO SOLICITANTE 2 Qué Clase de? Medio Electrónico Identifica Ubicación de Impreso Identifica Ubicación de Servidor Público? Si Digita Contraseña Diligencia FPLA-001 No Diligencia FPLA-001 Consulta Consulta Devuelve Es Aprobódo FPLA- 001? No Si Consulta

10 10 de Código Nombre Responsable Lugar de Archivo Medio de Archivo Tiempo de Archivo Disposición FPLA-001 FPLA-006 Solicitud para Elaborar, Actualizar, Modificar y Retirar Documentos y Adquirir una Copia Controlada Listado Maestro de documentos Servidor Público Administrador Documental Oficina de Asegurami ento de la Calidad Oficina de Asegurami ento de la Calidad Físico 1 año Destrucción electrónic o Indetermina do No aplica 8. CONTROL DE CAMBIOS No Aplica 9. ANEXOS No aplica