CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS LUZ AMPARO PEREZ RUTH PINZON

Transcripción

1 CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS Versión 01 Revisado por: Aprobado por: Nombre Cargo Fecha: LUZ AMPARO PEREZ GERENTE ADMINISTRATIVA 14/10/2014 RUTH PINZON GERENTE GENERAL 17/10/ PROPÓSITO Definir la estructura, la metodología y los parámetros bajo los cuales se desarrolla el control de registros y documentos del Sistema de Gestión de Sostenibilidad, con el fin de mantener disponibles y actualizados los documentos y de conservar los registros para evidenciar el cumplimiento de los requisitos establecidos. 2. DEFINICIONES Procedimiento Forma especifica para llevar a cabo una actividad o un proceso. Procedimiento documentado Documento en donde se describe la manera específica de realizar una actividad que involucra varias áreas. Registro Documento que suministra evidencia objetiva de la aplicación de los requisitos considerados en el Sistema de Gestión de Sostenibilidad. 3. ALCANCE Esta metodología se aplica para el control de los procedimientos y formatos relacionados con el Sistema de Gestión de Sostenibilidad, incluyendo las actas o informes que deben quedar como constancia de actividades efectuadas. 4. METODOLOGÍA 4.1. CONTENIDO DE LOS PROCEDIMIENTOS El contenido de los procedimientos es el siguiente: 1. PROPÓSITO Es el objetivo que se pretende lograr con la aplicación del procedimiento 1/5

2 2. DEFINICIONES Es la descripción de términos particulares o específicos que facilitan la comprensión del procedimiento. 3. ALCANCE Son los límites del procedimiento, el marco de aplicación o las restricciones de éste. 4. METODOLOGÍA Es la descripción detallada sobre quién, cómo, dónde y con qué se realiza la actividad. Se puede describir en prosa o utilizar el siguiente esquema: ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO 5. CONTROL DE REGISTROS Son las evidencias objetivas de la aplicación de los procedimientos, como son: formatos diligenciados, actas, informes, entre otros y la forma como se controlan. Se debe utilizar el siguiente esquema: NOMBRE DEL REGISTRO MEDIO EN EL QUE SE RECOPILA LUGAR DE ARCHIVO TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL 6. CONTROL DE CAMBIOS DEL DOCUMENTO Es la descripción de los cambios que tiene el documento a través del tiempo. Se debe utilizar el siguiente esquema: FECHA VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO 2/5

3 NOTA: Siempre se debe respetar la numeración anterior, documentando No Aplica en caso de que el numeral no requiera utilizarse para ese procedimiento. 4.2 PRESENTACIÓN DE LOS DOCUMENTOS Procedimientos El encabezado de los procedimientos es el siguiente y solo va en la primera página: NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Versión XX Revisado por: Aprobado por: Nombre / Cargo Fecha En el pie de página se registrará la paginación del documento de la siguiente manera: 1/ Formatos El encabezado de los formatos es el siguiente: NOMBRE DEL FORMATO Versión XX 4.3. CONDICIONES PARA LA TRANSCRIPCIÓN. Los procedimientos y formatos deben elaborarse preferiblemente en letra Arial tamaño 11, utilizando mayúsculas y negrilla para títulos y minúscula y negrilla para los subtítulos, pudiendo estar en forma impresa o sistematizada REVISIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS La elaboración de los documentos, puede ser llevada a cabo por cualquier empleado de la agencia, pero la revisión debe hacerla el Responsable de cada proceso, verificando que lo descrito permita lograr lo establecido con el propósito del mismo. Como consecuencia de la revisión, debe aparecer la firma o el nombre del responsable en la casilla correspondiente 3/5

4 4.5. APROBACIÓN DE PROCEDIMIENTOS La aprobación la debe realizar el Gerente o Representante, verificando que el documento es coherente con las políticas y objetivos establecidos por la empresa; firmando o colocando el nombre en la casilla correspondiente a Aprobado por, como evidencia de aprobación DIFUSIÓN Y DISTRIBUCIÓN Los procedimientos e instructivos deben permanecer siempre al alcance de las personas que los utilizan o los deben consultar, distribuyéndoles una copia al que no tenga acceso al sistema, siendo por lo tanto, documentos controlados. Con el fin de consultar la versión vigente de cualquier documento, el Responsable del Sistema de Sostenibilidad debe mantener actualizado el Listado maestro de documentos internos, el cual debe mantener a disposición para quien lo quiera consultar MODIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS INTERNOS Las modificaciones pueden ser sugeridas por cualquier empleado, pero la revisión y aprobación de éstas debe ser realizada por los mismos cargos que revisaron y aprobaron el documento original. Cuando se modifique un documento se debe cambiar de versión por el consecutivo siguiente. El Responsable del Sistema de Sostenibilidad, debe registrar en el ítem de control de cambios del documento de cada procedimiento, la naturaleza de los cambios de los procedimientos y formatos. Es también su responsabilidad recopilar las versiones impresas obsoletas y entregar las versiones actualizadas a los empleados a los cuales se les distribuyen las copias. En caso de querer conservar copias no actualizadas para propósitos legales o de conocimientos, debe identificarlas con el sello de OBSOLETO. 4.8 DOCUMENTOS PUBLICITARIOS Es responsabilidad de la Directora de Mayoreo y Directora de Receptivo, revisar y aprobar los documentos publicitarios de los productos y/o actividades turísticas que ofrece la agencia, dejando constancia de revisión en los correos electrónicos de aprobación de la información a publicar en la página web o en los artes para material impreso, cuando el contenido cumple con los requisitos establecidos en la norma NTS TS 003; y del personal de diseño la verificación del cumplimiento de este requisito previo a la publicación de esta información; ejemplo que no sea publicidad engañosa, que no se ofrezcan productos o destinos que impacten negativamente la sostenibilidad, etc. 4.9 CONTROL DE REGISTROS Condiciones generales de los registros 4/5

5 Deben ser legibles. Deben estar en medios impresos o magnéticos. En caso de estar en medios magnéticos deben tener mecanismos que eviten la pérdida de éstos. Los elaborados manualmente deben ser hechos con tinta no borrable. Los lugares de almacenamiento deben ser de fácil acceso y que eviten daños o deterioros Control de los registros En el ítem de control de registros de cada procedimiento se establece el control de los registros de calidad, describiendo lo siguiente: Nombre del registro Medio en que se recopila: Puede ser físico o magnético. En ambos casos describir el nombre de la carpeta donde se encuentra almacenado. Ubicación del archivo: se debe describir el lugar, link o la ruta para acceder al registro. (Ej1: Oficina de Gerencia / archivo # 1 / Cajón 3/ Orden Consecutivo. Tiempo de retención: se debe describir el tiempo que estará disponible el registro. Disposición final: Se debe describir cual es el destino del registro una vez se cumpla el tiempo de retención, ya sea archivo inactivo o desecho. Nota: Los archivadores que contengan registros en medio físico, deben estar debidamente identificados o numerados, además clasificarlos por actividad desarrollada y por fecha consecutiva Elaboración de Back up El Responsable del Sistema de Sostenibilidad debe hacer el Back up de tal manera que se conserve un respaldo de todos los registros que aparecen sistematizados y conservarlo en un sitio que asegure la preservación de la documentación. 5. CONTROL DE REGISTROS NOMBRE DEL REGISTRO Listado maestro de documentos internos MEDIO EN QUE SE RECOPILA Magnético UBICACION DEL ARCHIVO Calidad / mis documentos / documentos norma sostenibilidad/ proceso de control y mejora / registros TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL 5 años Eliminar 6. CONTROL DE CAMBIOS DEL DOCUMENTO FECHA VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO 5/5