PROCEDIMIENTO GENERAL PARA LA ELABORACIÓN, CONTROL Y MODIFICACIÓN DE PROCEDIMIENTOS

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1 PÁGINA 1 de 15 PROCEDIMIENTO GENERAL PARA LA ELABORACIÓN, CONTROL Y MODIFICACIÓN DE PROCEDIMIENTOS Copia nº: Destinatario: Fecha de Aplicación: Octubre de 1998 Elaborado y revisado por: APROBADO POR: DIRECTOR DE CALIDAD DIRECTOR GENERAL Profesores de Sistemas Electrónicos y

2 PÁGINA 2 de 15 PROCEDIMIENTO GENERAL PARA LA ELABORACIÓN, CONTROL Y MODIFICACIÓN DE PROCEDIMIENTOS INDICE: 1. OBJETO 2. ALCANCE 3. DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA. 4. GENERAL 5. REALIZACIÓN 5.1. TIPOS DE PROCEDIMIENTOS 5.2. PROCEDIMIENTOS GENERALES DE LA CALIDAD SISTEMA DE IDENTIFICACIÓN EMISIÓN ELABORACIÓN REVISIÓN APROBACIÓN DISTRIBUCIÓN CONTROL DIFUSIÓN INTERNA MODIFICACIÓN 6. RESPONSABILIDADES ANEXO I: HOJA DE PROCEDIMIENTOS ANEXO II: LISTA DE CONTROL DE DISTRIBUCIÓN ANEXO III: CARTA DE TRANSMISIÓN DE DOCUMENTOS ANEXO IV: HOJA DE CONTROL DE MODIFICACIONES Profesores de Sistemas Electrónicos y

3 PÁGINA 3 de OBJETO. El presente procedimiento tiene como objeto describir el sistema implantado por DESITELI, para la elaboración, revisión, aprobación, distribución, control y difusión de los procedimientos que forman su Sistema de la Calidad. 2. ALCANCE. Este documento será de aplicación a todos los procedimientos que constituyan el Sistema de la Calidad de DESITELI. 3. DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA. En la realización de este procedimiento se han seguido los criterios establecidos en los siguientes documentos: Manual de la Calidad de DESITELI Norma UNE-EN-ISO 9001 Sistemas de la Calidad. Modelos para el Aseguramiento en el diseño, desarrollo, producción, instalación y servicio posventa 4. GENERAL. En este procedimiento se describen las responsabilidades en la elaboración, recepción, revisión, aprobación, control, distribución y modificación de los Procedimientos del Sistema de la Calidad de la Empresa, y se establece la metodología a desarrollar en cada una de las actividades anteriores. 5. DESCRIPTIVO 5.1. TIPOS DE PROCEDIMIENTOS Los procedimientos se clasifican atendiendo al carácter de actuación en: (a) Procedimientos Generales de la Calidad: Son todos los que regulan las actuaciones de DESITELI y serán aplicables, por consiguiente, a las actividades de la Empresa de carácter común a toda la organización. (b) Procedimientos Específicos de la Calidad. Son los documentos que describen cada una de las actividades específicas de la Empresa 5.2. PROCEDIMIENTOS GENERALES DE LA CALIDAD Profesores de Sistemas Electrónicos y

4 PÁGINA 4 de SISTEMA DE IDENTIFICACIÓN El sistema de identificación permite identificar de forma unívoca el Procedimiento y relacionarlo con toda su documentación Los Procedimientos Generales se identificarán con el siguiente código: PC-XX-YY, donde <PC>: Representa o hace referencia a que se trata de un Procedimiento de la Calidad <XX>: Este campo nos indica al capitulo del Manual de la Calidad y de la Norma UNE-EN ISO 9001 con el que está relacionado <YY>: Este campo representa el número correlativo que tiene este documento, dentro de los de su grupo EMISIÓN La emisión de los Procedimientos Generales corresponde al Jefe del Departamento de Calidad. Se deberán emitir tantos procedimientos como sean necesarios para cubrir las distintas actividades contempladas en el Manual de la Calidad. La necesidad de emisión de los distintos Procedimientos Generales será establecida por el Jefe del Departamento de Calidad, o surgirá como consecuencia de las revisiones periódicas del Sistema de la Calidad. Toda persona perteneciente a la organización de la Empresa podrá solicitar la emisión de un nuevo procedimiento, enviando su propuesta por escrito, siguiendo el cauce jerárquico, al Jefe del Departamento de Calidad. Antes de que éste decida si procede o no su elaboración, comprobará que ninguno de los ya existente trata dicho tema. Si existiese algún procedimiento que contenga parte de dicho tema, llevará a cabo la modificación del mismo ELABORACIÓN Los procedimientos de la calidad serán elaborados por el Jefe del Departamento de Calidad, redactándose con los siguientes criterios: Numeración de hojas. Cada hoja se numerará según se indica en el siguiente ejemplo: Hoja 1 de 6 Titulo del Procedimiento: Deberá dar una descripción clave del procedimiento que se desarrolla. Objeto: Describirá claramente el motivo del procedimiento Alcance: Señalará los limites de aplicación del procedimiento Documentación de Referencia: Se indicarán los documentos utilizados como referencia para la elaboración del procedimiento, así como otros documentos que lo complementan. General: Señalará, si procede, la información general que ayude a la compresión del procedimiento. En caso necesario se incluirá en este apartado las definiciones que se consideren oportunas. Profesores de Sistemas Electrónicos y

5 PÁGINA 5 de 15 Descriptivo: Se detallarán la secuencia de las operaciones objeto del procedimiento, método de realización, medios necesarios, responsabilidades, registros de los resultados y archivo de los registros. Responsabilidades: Se detallarán las responsabilidades de las diferentes personas que intervengan. Anexos: Contemplarán los formatos e impresos que se citen en el descriptivo, y que son necesarios para documentar los resultados de las actividades indicadas. Los procedimientos serán mecanografiados o realizados con impresora, utilizando los impresos incluidos en el anexo I de este procedimiento. El Jefe del Departamento de Calidad firmará y fechará todas las hojas, en el casillero correspondiente a Realizado, de la misma forma el Director/Gerente lo hará en el casillero Aprobado REVISIÓN Una vez elaborado el Procedimiento será sometido a revisión, para lo cual será enviado a los responsables de las distintas Unidades Organizativas para su comentario. Recepcionados éstos por el Jefe del Departamento de Calidad, procederá al análisis de los mismos y elaboración de versión definitiva APROBACIÓN Los Procedimientos Generales, una vez elaborados y revisados, se considerarán en revisión 0, las posteriores revisiones se numerarán correlativamente a partir del 1. Después de la revisión del procedimiento, éste será sometido a la aprobación del Director Gerente, que firmará y fechará todas las hojas que lo componen en el casillero de Aprobado DISTRIBUCIÓN Una vez aprobado el procedimiento, se procederá a su distribución mediante copias. El Jefe del Departamento de Calidad será el encargado de proceder a la distribución del procedimiento a cada uno de los destinatarios incluidos en la correspondiente Lista de control de distribución (Anexo II). La mencionada lista será elaborada y actualizada por el Jefe del Departamento de Calidad en base a las directrices del Director Gerente de la Empresa. La distribución se realizará acompañando al procedimiento de la correspondiente Carta de Transmisión de Documentos (Anexo III), quedando evidencia de acuse de recibo por el destinatario CONTROL Corresponde al Jefe del Departamento de Calidad el control de los Procedimientos Generales de la Calidad. Profesores de Sistemas Electrónicos y

6 PÁGINA 6 de 15 A efectos de control de la distribución se distinguirán dos tipos de copias: Copias controladas. Copias no controladas. Las copias controladas irán identificadas en la portada indicando el número de copia, persona y/o cargo a la que se le asigna y fecha, así como la inscripción de copia controlada. En el resto de las hojas se indicará copia controlada y nº de copia. Las copias no controladas se identificarán indicando en la portada la inscripción de copia no controlada. El envío de las copias controladas quedará registrado en la Lista de control de distribución, en la que se indicará claramente el número de copia controlada, número de revisión del documento, persona y/o cargo y entidad externa o interna a la que se le envía y fechas de emisión y de acuse de recibo. Corresponde al Jefe del Departamento de Calidad mantener actualizada la lista de control de distribución, de modo que se pueda notificar a los poseedores de copias controladas cualquier notificación que se produzca. Igualmente es responsable de mantener correctamente archivados los originales y copias de los documentos. Queda prohibida la reproducción, total o parcial, de las copias controladas de los Procedimientos Generales de la Calidad. Se podrán obtener copias no controladas de los Procedimientos Generales de la Calidad previa petición al Jefe del Departamento de Calidad DIFUSIÓN INTERNA Con objeto de asegurar que el personal de DESITELI que realiza las actividades contempladas en los procedimientos conoce claramente su contenido, el Jefe del Departamento de Calidad llevará a cabo la difusión interna de los mismos, mediante copias controladas, acompañando al documento una Carta de transmisión de documentos MODIFICACIONES Con objeto de conseguir y mantener la efectividad de las actividades contempladas en el Sistema de la Calidad se deberán llevar a cabo las necesarias revisiones y modificaciones de los Procedimientos Generales de la Calidad. En todas y cada una de las hojas que pertenezcan a una determinada revisión, se indicarán el número de revisión y fecha, así como las firmas de las personas y fechas en que realizaron su preparación, revisión y aprobación. Existirá una Hoja de control de modificaciones (Anexo IV), en la que quedarán reflejadas las sucesivas modificaciones, con indicación de la sección revisada, las páginas afectadas y fecha de revisión. Profesores de Sistemas Electrónicos y

7 PÁGINA 7 de 15 Cualquier miembro de DESITELI, podrá proponer modificaciones a los procedimientos Generales, que serán remitidas, siguiendo el cauce jerárquico, al Jefe del Departamento de Calidad. El Jefe del Departamento de Calidad estudiará la iniciativa proponiendo o no la correspondiente revisión. Una vez que la revisión haya sido aprobada, el Jefe del Departamento de Calidad se encargará de su control y distribución, enviando copia a cada una de las personas que posean una copia controlada. Los destinatarios serán responsables de incluirlas adecuadamente en su procedimiento, retirando la parte obsoleta correspondiente y enviándosela al Jefe del Departamento de Calidad junto con el correspondiente acuse de recibo. 6. RESPONSABILIDADES El Jefe del Departamento de Calidad, es el responsable de: Elaborar, controlar y distribuir los Procedimientos Generales de la Calidad. Preparar las posteriores revisiones y ediciones de los Procedimientos Generales, así como su control y distribución. Realizar la revisión de los procedimientos generales, así como la distribución y control de los mismos. Realizar el seguimiento para el cumplimiento de todo lo detallado en el presente procedimiento, por medio de auditorías internas. El Jefe del Departamento de Ingeniería es el responsable de realizar la revisión de los procedimientos específicos y el Director Gerente de la Empresa es el responsable de la aprobación de todos os procedimientos. La emisión de los procedimientos específicos será responsabilidad del departamento al que afecte el procedimiento en cuestión. Profesores de Sistemas Electrónicos y

8 PÁGINA 8 de 15 ANEXO I: HOJA DE PROCEDIMIENTOS Profesores de Sistemas Electrónicos y

9 PÁGINA 9 de 15 TÍTULO: PROCEDIMIENTOS DE LA CALIDAD REVISIÓN: FECHA: CÓDIGO: EDICIÓN: FECHA: PÁGINA ANEXOS: Realizado por: Coordinado por: Profesores de Sistemas Electrónicos y

10 PÁGINA 10 de 15 ANEXO II: LISTA DE CONTROL DE DISTRIBUCIÓN Profesores de Sistemas Electrónicos y

11 PÁGINA 11 de 15 HOJA DE CONTROL DE MODIFICACIONES HOJA: DE DENOMINACIÓN: Nº REV. Nº ASIGNADO A ENTIDAD FECHA EMISION FECHA ACUSE Profesores de Sistemas Electrónicos y

12 PÁGINA 12 de 15 ANEXO III: CARTA DE TRANSMISIÓN DE DOCUMENTOS Profesores de Sistemas Electrónicos y

13 PÁGINA 13 de 15 TRANSMISIÓN DE DOCUMENTOS Nº: FECHA: DESTINATARIO (Nombre): ENTIDAD: DIRECCIÓN DESTINATARIO: Muy señores nuestros: Se adjunta se envía por separado para su Revisión Corrección Utilización Comentario Aprobación Información La documentación que se indica a continuación: DENOMINACIÓN Rev. Nº de Copias OBSERVACIONES: Enviar revisión anterior: SI NO NA DEVOLVER LA COPIA FIRMADA A: Firma del remitente: Recibida la documentación referenciada por: Nombre: Fecha: Observaciones: Firma Se adjunta revisión anterior: SI NO NA Profesores de Sistemas Electrónicos y

14 PÁGINA 14 de 15 ANEXO IV: HOJA DE CONTROL DE MODIFICACIONES Profesores de Sistemas Electrónicos y

15 PÁGINA 15 de 15 HOJA DE CONTROL DE MODIFICACIONES HOJA: DE DENOMINACIÓN: REVISIÓN SECCIÓN REVISADA PAGINAS REVISADAS Nº FECHA Profesores de Sistemas Electrónicos y

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