Procedimiento Para el Control de los Documentos y Registros. Cargo Fecha Nombre y Firma. Representante de la Dirección

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1 Procedimiento Para el Control de los Documentos y Registros Cargo Fecha Nombre y Firma Elaborado Revisado Aprobado Analista de Analista de Representante N. Control: PR-CDR-01 Versión: 06 Fecha: 18 de mayo de 2011 Página 1 de 13

2 Índice 1. Objeto 2. Alcance 3. Términos y Definiciones 4. Responsabilidades 5. Desarrollo 6. Documentos Relacionados 7. Formatos 8. Modificaciones 9. Anexos N. Control: PR-CDR-01 Versión: 06 Fecha: 18 de mayo de 2011 Página 2 de 13

3 1. Objeto El propósito de este procedimiento es determinar la metodología para controlar la documentación y definir los lineamientos para la identificación, almacenamiento, protección, mantenimiento, recuperación, tiempo de retención y la disposición de los registros del sistema de gestión de calidad. 2. Alcance Aplica a todos los documentos y registros del sistema de gestión de calidad de la. 3. Términos y Definiciones RD: Representante. AGC-MM: Área de Gestión de Calidad de Marina Mercante. SGC: Sistema de Gestión de Calidad. DGMM:. AMP: Autoridad Marítima de Panamá. Alta Dirección: Grupo de personas que por su nivel Jerárquico, liderazgo y acciones, propicia que el personal se encuentre completamente involucrado y el Sistema de Gestión de la Calidad opere eficazmente. Está constituido por el Director General de Marina Mercante, Sub-Director de Marina Mercante, Jefes y Sub-Jefes de Departamentos y el Representante de la Dirección, sin embargo la última decisión y responsabilidad final recaerá sobre el Director General. Enlaces a calidad: Persona designada para salvaguardar los documentos del Sistema de Calidad aplicables a una Sección o Departamento. Así como también de asegurar la disponibilidad de los documentos para la consulta del personal. Manual de calidad (M): Documento que describe en forma genérica el Sistema de Calidad establecido. Procedimientos (PR): Documentos que describen en forma general qué se hace para asegurar y controlar la calidad de las actividades que se ejecutan. Instructivos (IT): Descripción más detallada de cómo realizar una tarea específica. Formatos (F): Plataforma o plantillas para recabar la información o datos. N. Control: PR-CDR-01 Versión: 06 Fecha: 18 de mayo de 2011 Página 3 de 13

4 Registros: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia objetiva de actividades desempeñadas. Almacenamiento: Lugar, dispositivo y/o equipo donde se encuentran físicamente los registros. Recuperación: Facilidad de acceso a los registros y a la información contenida en ellos, tomando en cuenta su localización. Tiempo de retención: Período de tiempo vigente de los registros dentro de un archivo en papel o medio electrónico, ya sea el tiempo establecido por la ley o por la organización de acuerdo a sus necesidades de operación. Disposición: Destino final del registro. 4. Responsabilidades Es responsabilidad del Analista de los Sistemas de Calidad (Supervisor) velar por el cumplimiento de lo establecido en este Procedimiento. Es responsabilidad de los Jefes de departamento o sección y de los analistas apoyar y hacer cumplir todo lo establecido en este Procedimiento. Es responsabilidad del enlace a calidad de cada Departamento o Sección: Salvaguardar la documentación del SGC. a) Llevar un control de los documentos externos aplicables a su área de trabajo. b) Velar por el cumplimiento de la elaboración o modificación de la documentación concerniente al sistema de gestión de calidad de su área. c) Asegurarse del control efectivo y la divulgación de la documentación del sistema de gestión de calidad que le aplica. d) Otras asignaciones se encuentran establecidas en la lista de funciones de los enlaces a calidad (Anexo1). 5. Desarrollo A fin de gestionar y llevar un control de los documentos y registros más eficientemente, el Área de Calidad ha definido una figura gestora dentro de cada sección o departamento para la cual ha determinado funciones específicas a desempeñar en su área de trabajo. N. Control: PR-CDR-01 Versión: 06 Fecha: 18 de mayo de 2011 Página 4 de 13

5 Anexo1. Funciones de los enlaces a calidad. En el Área de Gestión de Calidad se mantendrá una Lista de Enlaces a Calidad actualizada de cada sección o departamento (F-CDR-01-04). 5.1 Control de los documentos En La Autoridad Marítima de Panamá, los documentos requeridos por el Sistema de Gestión de Calidad son controlados como sigue: Aprobación de los documentos en cuanto a su adecuación antes de su emisión La aprobación de los documentos se ejecuta según lo determinado en el Instructivo para el Control de Revisión y Aprobación de los Documentos (IT-CDR-01-03) Revisión de los documentos La revisión de los documentos del SGC podrá realizarse: en los seguimientos a los procesos, actividades diarias, auditorias internas, revisión por la Alta Dirección, Comités de Calidad y cada vez que sea necesario con el fin de determinar la pertinencia del cambio y nuevas incorporaciones a la documentación existente Actualización y /o modificación de los documentos La actualización y/o modificación de los documentos del SGC se debe realizar considerando lo siguiente: a) Todos los documentos que forman parte del Sistema de Gestión de Calidad deben ser elaborados según lo establecido en el Instructivo para la Elaboración de Documentos (IT-CDR-01-01). b) Detectada la necesidad de actualización y / o modificación de un documento del SGC-DGMM, el Enlace a Calidad por instrucciones del Jefe de departamento o sección correspondiente remite la solicitud escrita de modificación y /o actualización de los documentos, al Analista de los Sistemas de Calidad (Supervisor), quien determinará en conjunto con el mismo la viabilidad de la solicitud presentada y el tiempo estimado de culminación de dicha elaboración o modificación. N. Control: PR-CDR-01 Versión: 06 Fecha: 18 de mayo de 2011 Página 5 de 13

6 c) Si la solicitud de modificación y /o actualización de los documentos es viable, el jefe del Departamento o Sección correspondiente determinará un elaborador para la modificación y/o actualización respectiva del documento quien debe seguir los siguientes pasos: 1. El Analista de los Sistemas de Calidad (Supervisor) dará las instrucciones pertinentes al Analista de Calidad asignado a dicho proceso para que entregue en formato electrónico; el documento que se va a modificar al elaborador o persona designada. 2. El funcionario autorizado para la revisión del documento verificará el contenido y la forma del documento y solicitará al elaborador las correcciones correspondientes que se requieren con la participación de las áreas involucradas. 3. Actualizado y revisado el documento, el elaborador asignado debe entregar al AGC la nueva versión (en formato electrónico) y asegurarse de que no queden copias en su área del documento modificado para evitar el uso inadecuado de copias no controladas. 4. Una vez entregado al AGC en formato electrónico se procederá a verificar el documento por el Analista de Calidad, responsable del procedimiento, quien procederá a la impresión del documento para la aprobación correspondiente y recopilación de firmas, con el visto bueno de la modificación por el Analista de calidad/ Supervisor y de acuerdo a lo establecido en el Instructivo para el control de revisión y aprobación de los documentos (IT-CDR-01-03). 5. Aprobado el documento se procederá a ejecutar la divulgación de la modificación o elaboración del documento tal y como establece el apartado de este Procedimiento. Los Documentos de Origen Externo (Estándares de la industria, publicaciones técnicas nacionales e internacionales, relacionadas con el que hacer marítimos, regulaciones legales, etc.) son necesarios ya sea como referencia o con el fin de satisfacer los requisitos de los clientes. Ellos son identificados para asegurar la utilización de la versión vigente, mediante una Lista de Documentos Externos (F-CDR-01-02). Cada Enlace a calidad de Departamento o Sección llevará esta lista actualizada de los Documentos de Origen Externos que les conciernen. N. Control: PR-CDR-01 Versión: 06 Fecha: 18 de mayo de 2011 Página 6 de 13

7 En el caso de aquellos Departamentos o Sección que consulten documentos externos a través de la Internet, los mismos mantendrán una lista actualizada de dichas direcciones electrónicas como referencia. El AGC-MM mantendrá una copia controlada por escrito en papel de la documentación del Sistema de Gestión de Calidad y otra copia en soporte electrónico tal y como se definen en el punto Identificación de cambios en los documentos La identificación de cambios en los documentos permite que: a) Se aseguren que las instrucciones y referencias sean uniformes en todas las partes. b) Se aseguren que los documentos permanecen adecuados para su propósito. c) Que dichos documentos se mantienen actualizados, de esta forma solo la última versión estará en uso. d) Se identifiquen fácilmente los documentos obsoletos. e) Se facilite la recuperación, referencia, revisión, correcciones y emisión de los documentos y procedimientos. f) Se identifique fácilmente los documentos específicos del sitio, así como también los documentos de origen externo. g) Se facilite la verificación del estado de la documentación en las Auditorias Internas. h) Se asegura que solo las personas autorizadas realizan los cambios Estado de versión vigente de los documentos El AGC-MM mantiene una Lista Maestra de Documentos (F-CDR-01-01) en la que se encuentra estipulada: Los Procedimientos, los Instructivos y los Formatos, así como también especifica la identificación general de los documentos (nombre, código, versión vigente, fecha de aprobación etc.). La versión de los documentos se identifica mediante un número consecutivos, según se vayan generando los cambios en la documentación. N. Control: PR-CDR-01 Versión: 06 Fecha: 18 de mayo de 2011 Página 7 de 13

8 5.1.6 Disponibilidad de los documentos, versiones pertinentes en sus puntos de uso El AGC-MM mantiene una Matriz de Distribución de Documentos Asignados (F-CDR-01-05) con el fin de que se identifiquen fácilmente los documentos específicos del sitio y la interrelación de los documentos. Cada enlace a calidad en las secciones o departamentos debe velar por salvaguardar la documentación del sistema de calidad, dicha documentación se mantendrá disponible para el personal involucrado en manuales de procedimientos Documentos legibles y fácilmente identificables Para asegurar que los documentos permanecen legibles y fácilmente identificables se ha elaborado un instructivo IT-CDR Instructivo para la elaboración de documentos, que detalla como se realiza la identificación de los documentos por proceso Identificación, control y distribución de los documentos de origen Interno y externo del sistema de gestión de calidad. Se han determinado los Documentos de Origen Interno y Externo de la siguiente manera: Son documentos de origen interno los elaborados por la propia institución estos pueden incluir, pero no están limitados a: a) Política de Calidad b) Manual del Sistema de Gestión de Calidad c) Procedimientos d) Instructivos e) Formatos Identificación de los documentos de origen externo Se han identificado como documentos de origen, pero no están limitados a: a) Normas Internacionales b) Regulaciones Gubernamentales (leyes, decretos o reglamentos) c) Convenios d) Documentos necesarios para la realización del servicio N. Control: PR-CDR-01 Versión: 06 Fecha: 18 de mayo de 2011 Página 8 de 13

9 Distribución de los documentos Para efectos de distribución de los documentos solamente se podrán hacer copias de estos documentos o partes de ellos bajo la autorización del Analista de los Sistemas de Calidad (Supervisor) en cuyo caso se indicará la naturaleza de la misma. Las copias solicitadas para casos especiales o para áreas que no se encuentran dentro del alcance del SGC, deben identificarse como copias NO CONTROLADAS, ya sea por un sello o identificación escrita de la naturaleza de los mismos. Al entregar una nueva versión o un nuevo documento la Secretaria del Área de Gestión de Calidad registrará en el Formato de Asignación de Copias Controladas (F-CDR-01-03), la entrega de la misma, así como también la recepción de la versión obsoleta Distribución de los documentos de origen externo La distribución de los documentos de origen externo se realiza de acuerdo a lo establecido en el Instructivo Para el Control de los documentos de origen externo Departamento de Control y Cumplimiento de Marina Mercante, (IT-CDR-01-02) Control de otros documentos Otros documentos necesarios para la prestación del servicio y que forman parte del Sistema de Gestión de Calidad son llamados Documentos de Valor, los mismos son controlados según lo descrito en el Procedimiento para el Control de los Documentos de Valor (PR-CDR-03) Documentos obsoletos y su identificación Todas las copias controladas que son retiradas de su lugar de uso, debido a su obsolescencia deben ser entregadas al AGC-MM para su destrucción, con excepción del original, el cual se le debe identificar mediante un sello con la palabra OBSOLETO, con la finalidad de prevenir su uso no intencionado, el mismo se mantendrá según el tiempo que establece la tabla de vida de los documentos correspondientes. En el caso específico de la Misión Permanente de Panamá ante la OMI en Londres y las Sedes internacionales de SEGUMAR los documentos que le apliquen le serán enviados por vía electrónica en formato PDF como una COPIA CONTROLADA del SGC. N. Control: PR-CDR-01 Versión: 06 Fecha: 18 de mayo de 2011 Página 9 de 13

10 Los enlaces a calidad de la Misión Permanente de Panamá ante la OMI y de las Sedes Internacionales deben remitir al AGC-MM, la notificación por escrito de que las copias de los documentos obsoletos son eliminadas Divulgación de los documentos En cada Departamento o Sección, al igual que la Misión Permanente de Panamá ante la OMI y Sedes internacionales de SEGUMAR el enlace a calidad asignado, velará por la divulgación del nuevo documento o la nueva versión. Evidencia del cumplimiento de la misma quedará determinado mediante: Lista de asistencia, o memorando según sea el caso. Copia de tal evidencia deberá ser enviada al AGC-MM. En ningún momento se realizará una inducción sin la aprobación previa del documento. NOTA: En el caso especifico de las Sedes Internacionales, las copias controladas en forma electrónica deben contar con un cintillo aclaratorio que indique que la impresión del mismo se convierte en una copia NO CONTROLADA. 5.2 Control de los registros En la Autoridad Marítima de Panamá, los registros generados por el Sistema de Gestión de Calidad son establecidos y controlados para proporcionar evidencia de la conformidad con el SGC como sigue: Identificación de los registros Los registros son establecidos e identificados para facilitar su recuperación. Los registros son fechados e identificarán al personal, producto o evento para los cuales fueron generados. Los registros del sistema de gestión de calidad se encuentran determinados por resolución de la institución y pueden ser generados por: a) Personal involucrado en una actividad o trabajo que requiere que los resultados sean registrados. b) Para determinar y referenciar el periodo de tiempo, el producto, la persona o evento a los cuales están relacionados. c) Lo establecido en los procedimientos en cuanto a la elaboración de documentos y formatos, los cuales pueden ser reportes, libros diarios, minutas de reunión, etc. N. Control: PR-CDR-01 Versión: 06 Fecha: 18 de mayo de 2011 Página 10 de 13

11 Los registros podrán ser identificados por: a) El nombre correspondiente del registro, b) Fecha de generación, (mes o año). c) Nombre del Barco o Cliente (si aplica). d) Número determinado del producto (algunos ejemplos son: IMO, patente, letra de radio, número de auditoria, etc.) e) Código del formato (si aplica). f) Otros datos que puedan identificar al mismo. Todos los registros en papel deben ser legibles y de fácil comprensión. Las observaciones, datos o cálculos deberán registrarse en el momento en que se generan y deberán ser identificables con el cometido específico. Cuando los registros son llevados electrónicamente, los usuarios deben asegurarse que la información registrada corresponde a los datos originales Almacenamiento de los registros Los registros son almacenados en un ambiente conveniente para evitar su deterioro o pérdida. Los registros en formato impreso o papel deben ser mantenidos y almacenados, estos pueden ser en: archiveros, carpetas, cajas, cajones, gabinetes entre otros, debidamente identificados de tal manera que se pueda recuperar el mismo fácilmente Protección de los registros Los registros establecidos están protegidos, mantenidos y resguardados en un lugar designado por cada sección o departamento, de tal modo de reducir al mínimo su deterioro y prevenir la perdida o daño de la información. Cada sección o departamento será responsable de archivar los registros que genere de acuerdo a las actividades que desempeñe. Los Jefes de departamento o sección son los responsables de velar por la integridad de los registros generados por el personal a su cargo. Los registros en medio electrónico se les realizará copias de seguridad o (back up) para su protección en forma regular tal y como lo establece el Procedimiento Para el control y Respaldo de los Registros Electrónicos, PR-CDR-02. N. Control: PR-CDR-01 Versión: 06 Fecha: 18 de mayo de 2011 Página 11 de 13

12 5.2.4 Recuperación de los registros Los registros deben estar organizados de tal modo que se facilite su recuperación, si fuera necesario y ubicado en sitios accesibles al personal que los requiera para el desarrollo de su trabajo. Cuando exista un convenio contractual, los registros estarán disponibles para la inspección por el cliente o su representante, sin embargo la confidencialidad de los datos debe ser siempre considerada. Los registros estarán disponibles para los representantes de la institución (tales como Auditores internos) si son requeridos Retención de los registros Todos los registros generados serán recopilados y retenidos con el fin de demostrar el cumplimiento a los requisitos especificados en el sistema de calidad, a las leyes y regulaciones legales, y a los requisitos solicitados por el cliente. Los períodos de retención son determinados por la institución y han sido estipulados en las resoluciones Nº DGMM del 05 de agosto del 2010; La Resolución ADM No ; la Resolución ADM 567-A-2010 del 08 de septiembre de 2010 y Ley No.13 del 23 de Enero de 1957 orgánica de Archivos Nacionales de la República de Panamá. Notas: Las leyes o resoluciones vigentes para la retención de los documentos tendrán prioridad de cumplimiento Disposición de los registros Los registros son conservados durante un período de tiempo determinado y al finalizar el período son destruidos. a. Cuando el tiempo de retención ha finalizado los registros deben ser dispuestos de manera apropiada. b. Los registros de trabajo deben ser eliminados con la consideración prevista para mantener la confidencialidad del cliente. c. Los registros sólo deben ser eliminados por personal autorizado para tal fin y tomando en cuenta los lineamientos establecidos en las resoluciones y leyes descritas en el punto N. Control: PR-CDR-01 Versión: 06 Fecha: 18 de mayo de 2011 Página 12 de 13

13 6. Documentos Relacionados - Norma ISO 9001:2008, Sistema de Gestión de Calidad - Requisitos. - Procedimiento para el Control de los Documentos de Valor (PR-CDR-03). - Procedimiento para el Control y Respaldo de los Registros Electrónicos (PR-CDR-02). - Instructivo para la Elaboración de Documentos (IT-CDR-01-01). - Instructivo para el Control de Documentos Externos Departamento de Control y Cumplimiento (IT-CDR-01-02). - Instructivo para el Control de Revisión y Aprobación de los Documento (IT-CDR-01-03). - Resolución Nº DGMM del 05 de agosto del 2010; - Resolución ADM 567-A-2010 del 08 de septiembre de 2010; - Resolución ADM No ; - Ley No. 13 de 23 de enero de 1957, orgánica de los Archivos Nacionales de la República de Panamá. 7. Formatos Título Lista Maestra de Documentos Lista de Documentos Externos Asignación de Copias Controladas Lista de Enlaces a calidad Matriz de Distribución de Documentos Asignados Código F-CDR F-CDR F-CDR F-CDR F-CDR Modificaciones Fecha Versión Cambio Realizado Revisión por Calidad 18/05/ *Se realizó una modificación general al Procedimiento. *En el punto se especificaron las resoluciones actualizadas que establecen la tabla de vida. 9. Anexo - Anexo 1. Funciones de los Enlaces a Calidad. N. Control: PR-CDR-01 Versión: 06 Fecha: 18 de mayo de 2011 Página 13 de 13