CONTROL DE LOS REGISTROS (SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD)

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1 Página 1 de 6 CONTROL DE LOS REGISTROS (SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD) ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: Ing. Dora María Arias Lugardo Coordinador de Calidad Ing. Dora María Arias Lugardo Coordinador de Calidad Ing. Omar Velasco Báez Gerente General

2 Página 2 de OBJETIVO Este procedimiento establece los lineamientos que deben ser aplicados en la elaboración para la identificación, colección, ordenamiento, almacenaje y disposición de los registros de calidad. 2.0 CAMPO DE APLICACION Este procedimiento aplica a todos los registros del Sistema de Gestión de Calidad de GMF Mexican Fiber s, S.A. de C.V. 3.0 DOCUMENTOS DE REFERENCIA 3.1 ISO-9000:2005 Fundamentos y Vocabulario. 3.2 ISO-9001:2008 Requisitos del Sistema de Gestión de Calidad. 3.3 MGC-01 Manual de Gestión de la Calidad. 3.4 GMF-PN-01 Control de los Documentos. 4.0 RESPONSABILIDADES 4.1 Es responsabilidad de la Coordinadora de Calidad la actualización, resguardo y difusión de este procedimiento, así como de coordinar las revisiones posteriores. 4.2 Es responsabilidad del Gerente General la aprobación de este documento. 4.3 Es responsabilidad de todo el personal cumplir con lo establecido en este procedimiento y de asegurarse que todos los registros del Sistema de Gestión de Calidad cumplan con lo establecido en este procedimiento. 5.0 TERMINOLOGÍA Y DEFINICIONES

3 Página 3 de REGISTRO: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencias de actividades desempeñadas. 5.2 DATO: Es una representación simbólica (numérica, alfabética, algorítmica etc.), un atributo o una característica de una entidad. 6.0 PROCEDIMIENTO 6.1 IDENTIFICACIÓN Y CODIFICACION Los registros del Sistema de Gestión de Calidad evidencian la conformidad con los requisitos por lo que deben permanecer legibles, fácilmente identificables, recuperables y estar identificados con el nombre o clave del producto o servicio al que se refieren, indicando fecha y área o departamento donde se genera. Para su codificación se deben seguir las indicaciones establecidas en el 6.1 del Procedimiento GMF-PN-01 Control de Documentos. 6.2 ALMACENAMIENTO Y PROTECCIÓN Para que los registros permanezcan legibles, fácilmente identificables y recuperables, deben almacenarse ya sea en forma electrónica y/o impresa. Los registros estarán almacenados en el portal del sistema de gestión de calidad. El generador de los registros especificará su medio de almacenamiento y protección en el formato GMF-FN-01 Listado de Control de Registros de su área de responsabilidad y los almacenará en la carpeta designada para los documentos del Sistema de gestión de calidad. 6.3 RECUPERACIÓN Y RETENCIÓN El Listado de Control de Registros debe indicar el tiempo que se conservarán los registros y el medio de almacenamiento utilizado; después de ese tiempo, los registros debidamente identificados se almacenarán en el archivo muerto de acuerdo a la legislación vigente. 6.4 DISPOSICIÓN

4 Página 4 de 6 Todos los registros del Sistema de Gestión de la Calidad deberán estar disponibles para consulta y uso de los mismos en caso de ser necesario. 6.5 LLENADO DEL LISTADO DEL CONTROL DE REGISTRO CÓDIGO: Se registra en orden alfabético el código de los registros que se están controlando. DESCRIPCION: Se escribe el nombre del registro. TIPO DE ARCHIVO: Se indica la manera en la que se van a conservar los registros, pueden ser en carpetas, folders, o electrónicamente. RESPONSABLE DE GENERARLO: Se escribe el nombre y/o puesto de quien llena esos registros. Para la sección de Archivo y Control se tiene: RESPONSABLE: Se escribe el nombre y/o puesto de quien debe conservar los registros. LUGAR: Se indica el lugar físico o electrónico en donde deben estar los registros para su disposición. TIEMPO DE RETENCION: Se indica el tiempo en que los registros estará disponibles para su consulta en el departamento al que pertenecen 6.6 CONSIDERACIONES IMPORTANTES Una vez cumplido el período de archivo, todos los registros del sistema de gestión de calidad de la empresa permanecerán 2 años en el archivo muerto, al término de éste tiempo se destruirán. Para registros de Capacitación se aplica lo descrito el Procedimiento de Capacitación y Competencia del Personal.

5 Página 5 de ACTUALIZACIÓN DEL LISTADO El listado de Control de Registros debe actualizarse cada año a partir de la fecha última de revisión, se recomienda hacerlo a principio de cada año. 7.0 DISTRIBUCIÓN Este documento se distribuye en forma electrónica a: Omar Velasco de Lara Omar Velasco Báez Dora María Arias Lugardo Ulises Hernández Vázquez Gilberto Marcial Domínguez Margarita Salomé Hernández Andrés Méndez Carrera 8.0 BIBLIOGRAFÍA No aplica debido a que no se utilizo ningún libro de consulta.

6 Página 6 de FORMATOS Y ANEXOS 9.1 GMF-FN-01 LISTADO DEL CONTROL DE REGISTROS FIN DEL DOCUMENTO