PROCEDIMIENTO GENERAL CONTROL Y GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN Y LOS REGISTROS

Transcripción

1 PROCEDIMIENTO GENERAL CONTROL Y GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN Y LOS Propuesto por: Director Gabinete Ordenación Académica Revisado por: Unidad de Calidad y Evaluación Aprobado por: Vicerrectora de Ordenación Firma Firma Firma Fecha 25/11/2011 Fecha 27/11/2011 Fecha 5/12/2011 Sistema de Gestión de la Calidad de la Planificación Docente de la Universidad de Cádiz Página 1 de 20 ID. FIRMA angus.uca.es PÁGINA 1/20

2 Control del Documento Identificación del documento Este documento se mantiene como documento online. Póngase en contacto con el autor para obtener la última versión Nombre del fichero Procedimiento General Gestion de la documentacion.doc Título Procedimiento General de Control y Gestión de la Documentación y los Registros Autor/es del documento Persona Comisión de trabajo Función Resumen de cambios Versión Fecha Resumen de los cambios Borrador 23/01/2008 Documento base Primera versión 22/07/2009 Documento revisado Segunda versión 01/02/2010 Documento revisado para incorporar las observaciones de la Auditoría Interna Tercera versión No se realizan cambios Cuarta versión 25/11/2011 Se corrige la denominación del Vicerrectorado Distribución del documento Este documento ha sido distribuido a las siguientes personas: Persona Dirección de correo-e Vicerrectora de Ordenación Académica y paloma.braza@uca.es Personal Directora de Secretariado y O. Académica ester.ulloa@uca.es Miembros del Gabinete de O. Académica planificacion.docente@uca.es Decanatos y Direcciones de centros Lista de distribución de Centros Sistema de Gestión de la Calidad de la Planificación Docente de la Universidad de Cádiz Página 2 de 20 ID. FIRMA angus.uca.es PÁGINA 2/20

3 Direcciones de Departamentos Vicedecanos y Subdirectores de O. Académica Coordinadores de Títulos de Grado Lista de distribución de Departamentos Lista de distribución Lista de distribución Sistema de Gestión de la Calidad de la Planificación Docente de la Universidad de Cádiz Página 3 de 20 ID. FIRMA angus.uca.es PÁGINA 3/20

4 ÍNDICE 1. Objeto Alcance Descripción Control de la documentación Identificación Emisión/Revisión de la documentación Responsabilidades Documentación en vigor, distribución y control Mantenimiento y archivos de documentos Control de la documentación de equipos Requisitos y documentación externa aplicable al sistema de gestión Control de los registros Emisión de los registros Archivo de los registros Procesado de los registros Explotación de los registros Guía de elaboración de procedimientos Realización Estructura Anexo 1. Cuadro de responsabilidades Referencias. Anexo 1. Listado de documentos en vigor Anexo 2. Listado de registros.. 19 Sistema de Gestión de la Calidad de la Planificación Docente de la Universidad de Cádiz Página 4 de 20 ID. FIRMA angus.uca.es PÁGINA 4/20

5 1. OBJETO El objeto del presente procedimiento es definir el sistema que se utiliza para la Planificación Docente en la UCA para asegurar que los documentos, datos y registros relacionados con su Sistema Integrado de Calidad, son los adecuados, están controlados, actualizados y disponibles para el personal que los requiera. 2. ALCANCE Este procedimiento es aplicable a toda la documentación relacionada con el Sistema de Calidad, Manual de Calidad, Procedimientos Generales y Formatos, y otros utilizados para la prestación de los servicios, así como para todos aquellos documentos que se requieran para la adecuada ejecución de los procesos desarrollados incluyendo los documentos externos. A todos los documentos y ficheros establecidos y que contienen los datos resultantes de la aplicación del Sistema de Gestión. 3. DESCRIPCIÓN 3.1. CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN Las actividades que se deben llevar a cabo para el control de la documentación del Sistema Integrado de Calidad son las siguientes: Identificación Los Documentos Generales del Sistema de Gestión se deben identificar con los siguientes códigos: El Manual de Calidad: MC-nn, siendo: nn: nº de revisión del documento (desde 0 hasta 99). Los Procedimientos Generales: PG-XX-nn, siendo: XX: las iniciales del Procedimiento general Sistema de Gestión de la Calidad de la Planificación Docente de la Universidad de Cádiz Página 5 de 20 ID. FIRMA angus.uca.es PÁGINA 5/20

6 nn: nº de revisión del documento (desde 0 - hasta 99). Los Procedimientos Específicos del Sistema de Calidad se identificarán mediante el siguiente código: PE-XX-YY-nn, donde: XX: Iniciales del Proceso correspondiente YY: nº correlativo (desde 00 - hasta 99) que indica el orden secuencial de preparación del formato en cuestión. nn: nº de revisión del documento (desde 0 - hasta 99). Los documentos correspondientes a Instrucciones Generales de Planificación Docente tendrán la siguiente codificación: IG-YY-ZZ/ZZ, donde: YY: nº correlativo (desde 00 - hasta 99) que indica el orden secuencial preparación ZZ/ZZ: curso correspondiente al que es aplicable la Instrucción de Los documentos correspondientes a las Instrucciones Complementarias de Planificación Docente tendrán la siguiente codificación: IC-XX-YY-ZZ/ZZ, donde: XX: Iniciales del Proceso correspondiente YY: nº correlativo (desde 00 - hasta 99) que indica el orden secuencial de preparación del formato en cuestión ZZ/ZZ: curso correspondiente al que es aplicable la Instrucción Los Formatos del Sistema de Calidad de Planificación Docente tendrán la siguiente codificación: FR-XX-YY-nn, donde: XX: Iniciales del Proceso correspondiente YY: nº correlativo (desde 00 - hasta 99) que indica el orden secuencial de preparación del formato en cuestión nn: nº de revisión del formato (desde 0 - hasta 99). Sistema de Gestión de la Calidad de la Planificación Docente de la Universidad de Cádiz Página 6 de 20 ID. FIRMA angus.uca.es PÁGINA 6/20

7 De forma general, la documentación del Sistema Integrado de Calidad debe reunir los siguientes requisitos: Sus páginas deben estar perfectamente identificadas, contemplando: Nº de página y Nº total de páginas (Ej.: página 3 de 4) Nombre del documento Estado de revisión En la primera página del documento se indicará quién propone, revisa o aprueba dicho documento. Se incluirán aquellas referencias a otros documentos del Sistema de Calidad, que tengan relación con el documento en cuestión Emisión/Revisión de la documentación La propuesta de Emisión/Revisión de documentación es el inicio del proceso de Control de la Documentación y se hará de acuerdo a lo descrito en el Cuadro de Responsabilidades (Anexo 1) por cualquier persona responsable de la Planificación Docente de los Centros o Departamentos, o del Gabinete de Ordenación Académica, presentándose al Vicerrector competente en materia de Planificación Docente, para su evaluación. Las causas fundamentales que pueden dar origen a una propuesta de Emisión/Revisión de los documentos del Sistema de Calidad de la Planificación Docente son las siguientes: 1. Detección de No Conformidad. 2. Cambio de la Política. 2. Cambios en su organización. 3. Cambios o incorporación de actividades. 4. Mejora del Sistema de Calidad de la Planificación Docente (SGCPD). 5. Revisión anual del SGCPD. 7. Cambio en la legislación o normativa aplicable. Una vez realizada una propuesta de emisión/revisión de algún documento del SGCPD, los responsables del Servicio determinarán si es preciso o no realizar dicha emisión/revisión/aprobación. Sistema de Gestión de la Calidad de la Planificación Docente de la Universidad de Cádiz Página 7 de 20 ID. FIRMA angus.uca.es PÁGINA 7/20

8 Responsabilidades Elaboración La responsabilidad de la elaboración de la documentación del SGCPD será del Gabinete de Ordenación Académica (GOA) o, en su caso, de la persona con responsabilidad en el seguimiento y cumplimiento de los objetivos propuestos en el documento elaborado. Revisión y aprobación El responsable de la revisión del documento (Anexo 1) deberá comprobar que éste está completo y de acuerdo con los requisitos fijados por el Sistema de Gestión. En cualquier caso, la revisión y aprobación del documento la realizará el Director del Gabinete de Ordenación Académica. El responsable de la revisión del documento podrá solicitar la colaboración del personal que estime necesario para dicha revisión. Los procedimientos generales, documentos específicos, instrucciones (generales y complementarias), registros, formatos e índices (cuando existan), se actualizarán independientemente cada uno de ellos Documentación en vigor, distribución y control La documentación en vigor del SGCPD será la disponible en la Web de la UCA, y su actualización y distribución corresponde al GOA. También será considerada documentación en vigor, toda aquella que aunque no esté disponible en la Web, sea generada o se use como documentación de apoyo para las distintas actividades o procesos relacionados con el SGCPD. En este caso dicha documentación deberá estar controlada. En algunos casos y para determinados documentos, cuando la distribución no se realice por Web se hará a través de remisión por correo electrónico desde la cuenta institucional planificacion.docente@uca.es a la cuenta institucional de las unidades funcionales (centros, departamentos y servicios) de la Universidad, con solicitud y control automático de acuse de recibo. Copia Controlada: En este caso, para cada documento, se mantiene registro de todas las personas u organizaciones a las que interese enviar copias controladas. A los poseedores de copias controladas de documentos se les enviarán las nuevas revisiones de los mismos, siendo su responsabilidad destruir las copias obsoletas. Las copias controladas deben llevar impresas en el papel el logotipo de la UCA Sistema de Gestión de la Calidad de la Planificación Docente de la Universidad de Cádiz Página 8 de 20 ID. FIRMA angus.uca.es PÁGINA 8/20

9 Los documentos del SGCPD disponibles en la Web no necesitan firma ya que su disponibilidad indicará su vigencia, aunque en todos deberá figurar el nombre de la persona responsable de su aprobación. La Dirección del GOA, es la responsable del control y distribución de la documentación del SGCPD disponible en la Web, pero no garantiza el estado de revisión de las copias no controladas, y será responsabilidad de la persona que las utilice asegurarse de la vigencia del documento. Para llevar a cabo un control eficaz de la distribución de la documentación se deberá de utilizar el siguiente formato: Lista de Distribución de Documentación Cada documento del sistema de gestión de la calidad de la Planificación Docente contendrá una lista con cada persona o unidad a la que se distribuya documentación. En dicha lista figurará el nombre de la unidad y su dirección de correo destinatario de la documentación, así como los documentos que se le remiten o se ponen a su disposición. Este formato se utilizará igualmente para la distribución de las revisiones o modificaciones de cualquier documento del SGCPD. Distribución desde los servicios Una vez que la documentación del SGCPD ha sido distribuida al Servicio o Unidad correspondiente, será responsabilidad de la Dirección del mismo la distribución o difusión de las actividades o requisitos distribuidos, en una segunda fase, a las personas o bases operativas que considere conveniente o sea de aplicación. Control de las revisiones y modificaciones de la documentación El GOA mantendrá un índice por cada tipo de documento del SGCPD que esté en vigor. Cada vez que los documentos sean modificados, los índices correspondientes deben ser actualizados cambiando su revisión según se indica en el apartado Además, dichos índices deben estar a disposición del personal del servicio al objeto de que puedan verificar en un momento determinado si son poseedores de la última edición en vigor. Modificaciones de la documentación Sistema de Gestión de la Calidad de la Planificación Docente de la Universidad de Cádiz Página 9 de 20 ID. FIRMA angus.uca.es PÁGINA 9/20

10 Al objeto de conseguir y mantener la efectividad de las actividades contempladas en el SGCPD, se deberán llevar a cabo las necesarias revisiones y modificaciones de los Procedimientos y documentos relacionados con el SGCPD. Los cambios introducidos se pueden señalar utilizando marcas (sombreado en el párrafo), del punto del documento afectado, o en el epígrafe correspondiente cuando afecte a distintos cambios del mismo. Dichas marcas deberán borrarse cuando la introducción de otros cambios en el procedimiento exija nuevas marcas, de esta manera se asegurará que las marcas corresponden siempre a las modificaciones hechas respecto de la revisión o edición precedente. Las modificaciones quedarán reflejadas en el registro de modificaciones Mantenimiento y archivos de documentos El GOA debe mantener copia de todas las revisiones de los documentos del Sistema de Gestión de los últimos tres años. Los documentos obsoletos serán archivados informáticamente, hasta cumplir el plazo que permita su destrucción. Cada unidad deberá mantener una carpeta con la documentación obsoleta que se vaya produciendo. Todos los documentos que afectan al SGCPD, deben ser convenientemente archivados y almacenados. Los documentos deben estar protegidos de las influencias medio ambientales, daños, pérdidas y accesos no autorizados. Su localización debe ser fácil y deberán estar accesibles para que puedan ser utilizados en caso de dudas, consulta y aprendizaje. Si en el Servicio se necesitara establecer una gestión documental para elementos o actividades específicas que se relacionen con el SGCPD deberá seguirse lo establecido en este procedimiento como norma de gestión, mantenimiento y archivo Control de la documentación de equipos En cuanto a los manuales o guías de usuarios de las aplicaciones informáticas utilizadas para la prestación del Servicio, éstos deberán ser archivados en lugar accesible y conocido por el personal del Servicio, y será responsabilidad de la Dirección del GOA. Sistema de Gestión de la Calidad de la Planificación Docente de la Universidad de Cádiz Página 10 de 20 ID. FIRMA angus.uca.es PÁGINA 10/20

11 3.2. REQUISITOS Y DOCUMENTACIÓN EXTERNA APLICABLE AL SISTEMA DE GESTIÓN La reglamentación externa que se aplica a los servicios que presta la Planificación Docente estará relacionada en el Listado de Documentos en vigor FR-GD La legislación de Prevención de Riesgos Laborales la posee el Servicio de Prevención actualizada y controlada 3.3. CONTROL DE LOS Un formato tiene el carácter para la UCA de un documento, ahora bien cuando este formato es cumplimentado tiene el carácter de registro. Los registros se definen en los Procedimientos Generales en los que se justifica su utilización; cuando el procedimiento o instrucción no incluye un formato del registro se entiende que este es libre. Existen registros que no tienen formatos predefinidos, pero reciben la misma consideración que los anteriormente establecidos Emisión de los registros La persona que cumplimenta un registro cumple las siguientes reglas: 1. Debe utilizar para su remisión el correo institucional de su Unidad 2. Debe identificarse en el mismo. 3. Todos los registros en soporte papel, han de ser firmados, para poder demostrar a terceros quién es el responsable de su cumplimentación. 4. Los registros generados en los sistemas informáticos contienen la identificación del usuario que accede al sistema y la hora en que se realiza una modificación Archivo de los registros Archivo de registros en papel Cada Unidad funcional archivará los registros que tiene asignados. En general, los ordena en función de la materia que se trate; los encarpeta (en el caso de registros sobre papel) en orden inverso a la fecha de cumplimentación, es decir los más recientes en la superficie y los más antiguos en el fondo. Sistema de Gestión de la Calidad de la Planificación Docente de la Universidad de Cádiz Página 11 de 20 ID. FIRMA angus.uca.es PÁGINA 11/20

12 Se utilizan dos sistemas de archivo: Por fechas Por números correlativos. En el GOA se archivan registros tales como: servicios no conformes, acciones correctoras, auditorías internas, revisiones del Sistema por la Dirección y demás registros establecidos en el SGCPD que le afecten. El tiempo de retención para los registros de los Sistemas de Gestión será de tres años, excepto aquellos registros que requieran un mayor tiempo de archivo por carácter legal (5 años de conservación). Una vez acabado su tiempo de vigencia, se identificará y almacenará como documento obsoleto o se destruirán directamente. En resumen podemos decir que todos los registros deben de guardarse de forma ordenada, de modo que sean rápida y fácilmente localizables. Archivo de registros informáticos Los registros del sistema informático son archivados por el responsable técnico. En estos casos se evita la exposición a fuentes de calor y a campos electromagnéticos, los soportes de los registros no se sitúan sobre CPU, impresoras, fotocopiadoras, fax y monitores. Todos los registros tanto informáticos como en papel se guardan como mínimo durante tres años Procesado de los registros El objetivo de la Dirección del GOA es disponer de una completa información para la correcta aplicación del Sistema. La Dirección del GOA utiliza técnicas de cálculo y gráficos universales y mantiene resúmenes de datos acumulados por periodos de tiempo para su análisis Explotación de los registros La Dirección analiza la información obtenida a partir de los registros realizados. Sistema de Gestión de la Calidad de la Planificación Docente de la Universidad de Cádiz Página 12 de 20 ID. FIRMA angus.uca.es PÁGINA 12/20

13 En las revisiones que se hacen del Sistema de Gestión el Vicerrector competente en materia de Planificación Docente basa sus decisiones en la información procesada y aportada por el GOA, a partir de los registros obtenidos de la aplicación del SGCPD GUÍA DE ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS Se detallan a continuación los pasos y actuaciones a tener en cuenta en el proceso de elaboración de los procedimientos Realización Se describirá por orden cronológico, en la medida de lo posible, la forma de llevar a cabo las actividades y procesos necesarios para cumplir con el propósito del procedimiento. Para cada actividad se deben definir los documentos que hay que preparar y los datos que hay que registrar o referencias a formatos que los contengan. A continuación del esquema se describirán las actividades designadas. Para cada actividad, deben incluirse: 1. Los requisitos previos o preparaciones que aseguran su cumplimiento. 2. Una descripción cronológica, en la medida de lo posible, de su ejecución: Quién tiene que hacer qué, cuándo y cómo 3. Se debe indicar el equipo y los documentos que han de utilizarse, así como los datos que se deben registrar y formularios a cumplimentar. 4. Para cada actividad se indicará claramente la responsabilidad de ejecución y aprobación, o categoría del personal que corresponda. La responsabilidad la asume siempre el responsable del servicio. 5. Conclusión, incluyendo descripciones de registros y fichas e informes a generar y archivo de los mismos Estructura Se utilizará la misma estructura en todos los procedimientos generales del servicio, para hacer más fácil el acceso y comprensión de los mismos. Sistema de Gestión de la Calidad de la Planificación Docente de la Universidad de Cádiz Página 13 de 20 ID. FIRMA angus.uca.es PÁGINA 13/20

14 Apartados Los procedimientos suelen estructurarse como sigue: 1. Objeto: En este apartado se da una breve descripción de los objetivos que se pretenden lograr con este procedimiento. 2. Alcance: Se definirá en este punto las áreas, actividades y personas a las que afecta cada procedimiento. Se debe mencionar también si el procedimiento tiene una limitación de uso, por ejemplo para un tipo concreto de servicios, o solo es aplicable en una localización geográfica. 3. Descripción: 3.1. Definiciones Deben definirse los conceptos y expresiones siempre que sea necesario. Se definirán todos aquellos conceptos y expresiones que puedan resultar ambiguos o específicos de uso interno Responsabilidades Se definirá el personal que asuma la responsabilidad general de la aplicación del procedimiento Desarrollo: Se tendrá en cuenta que: Los procedimientos deberán ser claros ajustándose totalmente a la forma de realización de la actividad que se describe. El nivel de detalle deberá considerar las características del personal de la UCA que haya de aplicarlos garantizando en cualquier caso la correcta ejecución de la actividad y garantizando su reproducción, en su caso. Sistema de Gestión de la Calidad de la Planificación Docente de la Universidad de Cádiz Página 14 de 20 ID. FIRMA angus.uca.es PÁGINA 14/20

15 4. Referencias: Se pueden incluir aquí las referencias pertinentes al procedimiento: Otros Procedimientos Generales del Sistema de Gestión. Normas internas o externas. Instrucciones desarrolladas por otros estamentos. En el caso de que se deban utilizar conjuntamente con otro procedimiento o documento se hará referencia concreta al documento y al apartado del mismo a seguir, en su caso, no repitiendo en la medida de lo posible, su contenido. Cuando se trate de un documento externo (originado por otro estamento), se incluirá este como anexo al procedimiento siempre que se considere conveniente. Sistema de Gestión de la Calidad de la Planificación Docente de la Universidad de Cádiz Página 15 de 20 ID. FIRMA angus.uca.es PÁGINA 15/20

16 4. ANEXO 1. CUADRO DE RESPONSABILIDADES En el siguiente cuadro se indican los responsables de llevar a cabo cada una de las actividades del control de la documentación de acuerdo al tipo de documento que se trate: ACTIVIDAD PROPUESTA DE EMISIÓN/ REVISIÓN DECISIÓN DE EMISIÓN/REVISIÓN ELABORACIÓN REVISIÓN APROBACIÓN DISTRIBUCIÓN Y CONTROL DIFUSIÓN TIPO DE DOCUMENTO MC PPGG Procedimientos Instrucciones Formatos Específicos Centro, Departamento o GOA Vicerrector competente en materia de Planificación Docente GOA Vicerrector competente en materia de Planificación Docente Directora de Secretariado de O. Académica y Unidad de Calidad y Evaluación Vicerrector competente en materia de CG Planificación Docente GOA GOA Mc: Manual de Calidad PP.GG.: Procedimientos Generales CG: Consejo de Gobierno GOA: Gabinete de Ordenación Académica Sistema de Gestión de la Calidad de la Planificación Docente de la Universidad de Cádiz Página 16 de 20 ID. FIRMA angus.uca.es PÁGINA 16/20

17 5. REFERENCIAS Manual de Calidad Sistema de Gestión de la Calidad de la Planificación Docente de la Universidad de Cádiz Página 17 de 20 ID. FIRMA angus.uca.es PÁGINA 17/20

18 CÓDIGO TIPO IN EX Procedimiento Vicerrectorado de Profesorado y Ordenación Académica FR-GD Revisión 01 Edición 01 Listado de documentos en vigor Anexo 2 EDICIÓN FECHA DESCRIPCIÓN OBSERVACIONES UBICACIÓN Página 1 de 1 ID. FIRMA angus.uca.es PÁGINA 18/20

19 CÓDIGO TIPO IN EX Procedimiento Vicerrectorado de Profesorado y Ordenación Académica FR-GD Revisión 01 Edición 01 Listado de documentos en vigor EDICIÓN FECHA DESCRIPCIÓN OBSERVACIONES UBICACIÓN Página 1 de 1 ID. FIRMA angus.uca.es PÁGINA 19/20

20 [Escribir texto] Página 1 de 1 ID. FIRMA angus.uca.es PÁGINA 20/20