PROCEDIMIENTO PARA LA LEGALIZACION DE LOS CONTRATOS 1. OBJETO:

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1 1. OBJETO: Legalización de los contratos de bienes, obras y servicios que CORMAGDALENA suscriba, como requisito jurídico indispensable y sustancial para iniciar la ejecución del contrato. 2. ALCANCE: Aplica al procedimiento para la legalización de los contratos que CORMAGDALENA suscriba, desde el momento en que se firma el acta de adjudicación hasta la suscripción del acta de inicio del contrato como requisito jurídico indispensable y sustancial para iniciar la ejecución del mismo. 3. DOCUMENTOS DE ENTRADA: DOCUMENTO PROVEEDOR ÁREA /PROCESO 1. CDP. Certificado de Disponibilidad Presupuestal CORMAGDALENA 2. RP. Registro Presupuestal CORMAGDALENA 3. CUBS. Catalogo Único de Bienes y Servicios del SICE. Contraloría General de la Nación 4. Registro SICE. Contraloría General de la Nación CODIGO: Página 1 de 12

2 DOCUMENTO 5. Pliego de condiciones o sus equivalentes PROVEEDOR ÁREA /PROCESO CORMAGDALENA 6. Resolución de apertura CORMAGDALENA 7. Comprobante de la publicación en diario de amplia circulación o Gaceta Oficial. 8. Resolución o comunicado de adjudicación. CORMAGDALENA CORMAGDALENA 9. Comunicación de la adjudicación a los participantes 10. Minuta del contrato 11. Documentos de existencia y representación legal de las personas jurídicas, expedido por la entidad competente, en los que conste que su duración no será inferior a la del plazo del contrato y un (1) año más 12. Fotocopia de la cédula de ciudadanía del contratista, o del representante legal de la persona jurídica CORMAGDALENA CORMAGDALENA Contratista Contratista CODIGO: Página 2 de 12

3 DOCUMENTO 13. Todos aquellos documentos necesarios para demostrar la capacidad de la persona que actúa en nombre y representación legal de la entidad o persona jurídica que contrata con CORMAGDALENA. PROVEEDOR AREA / PROCESO Contratista 14. Registro Único Tributario RUT Contratista CODIGO: Página 3 de 12

4 4. POLÍTICAS: El contrato a celebrar, tendrá como antecedentes y parte del mismo las condiciones exigidas en el pliego de condiciones o sus equivalentes y todos los documentos que hacen parte del proceso de selección y adjudicación. El contrato debe contener los elementos esenciales y demás clausulas a que haya lugar de acuerdo con la naturaleza ó tipo de contrato a celebrar, y las condiciones exigidas en el mencionado pliego de condiciones. Los contratos celebrados por CORMAGDALENA constarán por escrito y deben ser suscritos por las partes, las cuales deben acreditar competencia y capacidad para comprometerse. Tratándose de entidades estatales, no será necesario acreditar su existencia, sino únicamente su representación legal y facultades del Representante Legal. Los contratos estatales son intuito personae y, en consecuencia, una vez celebrados no podrán cederse sin previa autorización escrita de CORMAGDALENA. Todos los contratos celebrados por CORMAGDALENA, cuyo valor sea igual o superior a cincuenta (50) salarios mínimos legales mensuales vigentes, deberán publicarse en el Diario Único de Contratación Pública, o en su defecto en algún mecanismo determinado por la autoridad administrativa territorial, que permita a todos los habitantes conocer su contenido. No se publicarán los contratos cuya cuantía sea inferior al 10% de la menor cuantía aún cuando excedan en su valor los cincuenta (50) salarios mínimos legales mensuales vigentes. CODIGO: Página 4 de 12

5 En los contratos interadministrativos no es necesaria la publicación de acuerdo con el artículo 96 del decreto 2150 de 1995 (Estatuto anti-trámites) El contrato de CORMAGDALENA puede estar perfeccionado, pero no puede ejecutarse hasta tanto no se haya otorgado la aprobación de la garantía única de cumplimiento y que existan las disponibilidades presupuestales correspondientes para la vigencia en que se habrá de ejecutar el contrato. Se incluirán únicamente como riesgos amparados aquellos que correspondan a las obligaciones y prestaciones del respectivo contrato aplicando las siguientes reglas: 1. El valor del amparo del anticipo o del pago anticipado será el equivalente al cien por ciento del monto que el contratista reciba a tal titulo, en dinero o en especie para la ejecución del mismo. 2. El valor del amparo de cumplimiento no será inferior al monto de la cláusula penal pecuniaria ni al diez por ciento del valor del contrato. 3. El valor del amparo de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones, será igual cuando menos al cinco por ciento (5%) del valor total del contrato y deberá extenderse por el termino de vigencia del contrato y tres años más. 4. El valor de los amparos de estabilidad de la obra, calidad del bien o servicio, correcto funcionamiento y provisión de repuestos de los equipos ha de determinarse en cada caso con sujeción a los términos del contrato, teniendo en cuenta el valor final de la obra, bien o servicio contratado. El amparo de estabilidad de la obra no será inferior a cinco años a partir de la fecha de entrega. CODIGO: Página 5 de 12

6 CORMAGDALENA solo aprobará la garantía que ampare el cumplimiento idóneo y oportuno conforme al pliego de condiciones o sus equivalentes, y las cláusulas y condiciones del respectivo contrato. La garantía única no será obligatoria en los contratos de empréstito, interadministrativos y en los de seguros. Para la ejecución del contrato es esencial que exista la disponibilidad presupuestal correspondiente para la vigencia en que se ejecute el contrato, salvo que se trate de la contratación con recursos de vigencias fiscales futuras, caso en el cual deberá obtenerse la certificación de la oficina de presupuesto en tal sentido. Los contratos son base para la causación del impuesto de timbre; corresponde al contratista cancelar este valor en un porcentaje del 0.75% del valor del contrato. Para cada año fiscal (indicar el funcionario o área responsable) informará la cuantía contractual que ocasionará la causación de este impuesto La celebración, renovación o liquidación por parte del contratista, de contratos de cualquier naturaleza suscritos con CORMAGDALENA, requerirá para el efecto, acreditar el cumplimiento de sus obligaciones con los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje cuando a ello haya lugar. CORMAGDALENA, debe verificar y dejar constancia del cumplimiento de las obligaciones del contratista frente a los aportes mencionados durante toda la vigencia del contrato. Para verificar el cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y ejecución del contrato, el supervisor o interventor y el contratista suscribirán el CODIGO: Página 6 de 12

7 acta de iniciación del contrato en la cual con precisión harán constar las instrucciones, observaciones y recomendaciones que consideren oportuno. Cuando se lleve a cabo la contratación mediante la modalidad de mínima cuantía, el contrato podrá constar en un documento firmado por las partes, o mediante intercambio de documentos escritos entre CORMAGDALENA y el contratista, o mediante la factura presentada por el proveedor de bienes o servicios aceptada por CORMAGDALENA, o en órdenes de trabajo, compra o de servicio, o en cualquier otro instrumento definido por CORMAGDALENA siempre que reúna las condiciones de existencia y validez del negocio jurídico. CODIGO: Página 7 de 12

8 5. DISPOSICIONES LEGALES: Ley 80 de 1993, sobre perfeccionamiento de los contratos estatales. Decreto 2150 de 1995, suprime la publicación de los contratos interadministrativos de orden nacional. Decreto 327 de 2002, reglamentario del parágrafo 3º del Artículo 41 de la ley 80 de 1993, sobre la obligación de publicar únicamente para contratos superiores a 50 salarios mínimos mensuales legales vigentes y contratos con solemnidades plenas. Decreto 679 de 1994, sobre el objeto y los riesgos de la garantía única. Decreto 1477 de 1995, por el cual se reglamenta la ley 190 de 1995 en materia de publicación en el diario único de contratación. Decreto 2474 de 2008, por el cual se reglamentan parcialmente la Ley 80 de 1993 y la Ley 1150 de CODIGO: Página 8 de 12

9 INICIO PROCESO RESPONSABLE DOCUMENTO SOPORTE ANTECEDENTES 1. ELABORAR MINUTA DEL CONTRATO DEL PROCESO DE SELECCIÓN Y ADJUDICACIÓN Revise la documentación y antecedentes del proceso de MINUTA DEL selección y adjudicación. OFICINA ASESORA JURÍDICA CONTRATO Diligencie la minuta del contrato, teniendo en cuentas las condiciones exigidas y los elementos esenciales de acuerdo con el tipo de contrato y las cláusulas especiales. 2. PERFECCIONAR EL CONTRATO Verifique la capacidad y competencia del contratista según sea persona jurídica o persona natural. Suscriba el contrato por parte de CORMAGDALENA y del contratista. OFICINA ASESORA JURÍDICA DOCUMENTOS PARA DEMOSTRAR LA CAPACIDAD DE LA PERSONA QUE ACTÚA EN NOMBRE DEL CONTRATISTA 3. LEGALIZAR EL CONTRATO Verifique si el valor del contrato es igual o superior a cincuenta (50) salarios mínimos legales mensuales vigentes para efectos de publicación. Realice la publicación en el Diario Oficial y proceda a entregar el comprobante a CORMAGDALENA. Constituya las garantías exigidas por el contrato y entréguelas a CORMAGDALENA. CONTRATISTA MINUTA DEL CONTRATO RECIBO DE PAGO DE LA PUBLICACIÓN GARANTÍA ÚNICA DE CUMPLIMIENTO RECIBO DE PAGO IMPUESTO DE TIMBRE Si se causa el impuesto de timbre, proceda a pagar el mismo y entregue el original del recibo a CORMAGDALENA. 1 CODIGO: Página 9 de 12

10 1 PROCESO RESPONSABLE DOCUMENTO SOPORTE GARANTÍA ÚNICA 4. REVISAR Y APROBAR DOCUMENTOS DE LEGALIZACIÓN DEL CONTRATO Revise los documentos de legalización del contrato. Emita la aprobación de la garantía única y notifique al contratista de la misma. Verifique la existencia del registro presupuestal. Elabore comunicación designando supervisor del contrato. Elabore el acta de inicio del contrato. Obtenga la firma del supervisor y / o interventor y la firma del contratista. Inicie la ejecución del contrato. FIN OFICINA ASESORA JURÍDICA INTERVENTOR Y/O SUPERVISOR CONTRATISTA PUBLICACIÓN EN EL DIARIO OFICIAL PAGO DE IMPUESTO DE TIMBRE ACREDITACIÓN DE APORTES A LA SEGURIDAD SOCIAL Y APORTES PARAFISCALES ACTA DE APROBACIÓN DE LA GARANTÍA REGISTRO PRESUPUESTAL DESIGNACIÓN DE SUPERVISOR CERTIFICADO DE ANTECEDENTES DISCIPLINARIOS CERTIFICADO DE ANTECEDENTES FISCALES CERTIFICADO DE ANTECEDENTES JUDICIALES ACTA DE INICIO DEL CONTRATO CODIGO: Página 10 de 12

11 7. REGISTROS ASOCIADOS DOCUMENTO DOCUMENTOS DE ENTRADA CLIENTE CORMAGDALENA / CONTRATISTA DOCUMENTOS DE SOPORTE: Antecedentes del proceso de selección y adjudicación Minuta del contrato Documentos para demostrar la capacidad de la persona que actúa a nombre del contratista Recibo de pago de la publicación Garantía única de cumplimiento Recibo de pago impuesto de timbre Publicación en el diario oficial Pago de impuesto de timbre Acreditación de aportes a la seguridad social y parafiscales Acta de aprobación de la garantía Registro presupuestal Designación de supervisor Certificado de antecedentes disciplinarios Certificado de antecedentes fiscales Certificado de antecedentes judiciales Acta de inicio del contrato CORMAGDALENA / CONTRATISTA CODIGO: Página 11 de 12

12 8. MODIFICACIONES VERSION DESCRIPCION DE LA MODIFICACION 01 Documento Inicial CODIGO: Página 12 de 12

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